Procedura pentru noul TVA la

incasare, incepand cu 1 ianuarie

2013 in Romania
Continut:

Introducere ......................................................................................................................................... 3
Informatie versiune: ................................................................................................................................ 4
Cum se lucreaza cu noul TVA la incasare? ............................................................................. 5
Sistemul cash – TVA-ul la incasare ........................................................................................... 5
Scurta descriere a schimbarilor ........................................................................................................... 6
Procesul de achizitie: ....................................................................................................................... 6
Procesul de vanzare :....................................................................................................................... 7
Ce trebuie facut in Exact Globe Next ........................................................................................ 8
Setari conturi .................................................................................................................................. 8
Intretinerea codului TVA ............................................................................................................ 9
Tranzactia din jurnal .............................................................................................................................. 10
Gruparea................................................................................................................................................ 11
Facturi de vanzare neplatite dupa 90 de zile ........................................................................................ 13
Solutie incepand cu Actualizarea de produs 407 .............................................................................. 13
Exemplu raport .................................................................................................................................. 14
Comprimarea facturilor multiple .......................................................................................................... 15
Vizualizarea TVA si Decontul de TVA ..................................................................................................... 17
Importul XML ......................................................................................................................................... 18
e-Invoice (Prelucrare) ............................................................................................................................ 18
Legarea casetelor de TVA la Jurnalul pentru cumparari 2013: ............................................................. 19
Legarea casetelor de TVA la Jurnalul pentru vanzari 2013: .................................................................. 20
Legarea casetelor de TVA la Decontul de TVA: ..................................................................................... 21
Introducere

Incepand cu 1 ianuarie 2013, exista o noua lege, referitoare la TVA-ul din Romania. Noile
reguli referitoare la introducerea tranzactiilor pentru TVA-ul la incasare vor fi aplicate
incepand cu 1 ianuarie 2013.

Prima raportare cu noile reguli: februarie 2013 (pentru perioada de raportare = lunara)
sau aprilie 2013 (pentru perioada de raportare = trimestru).

Acest document contine imformatii despre setarile TVA in Exact Globe Next pentru
Romania, conform cu normele legislative.

Echipa Exact, pe baza informatiilor culese din noua legislatie publicata de Ministerul
Finantelor, a dezvoltat o versiune noua, standard pentru TVA ce contine o structura noua
referitor la introducerea tranzactiilor, cu regulile TVA-ului la incasare.

Pentru mai multe informatii referitoare la lege, va rugam accesati:

http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/infotva/Ghid_TVA_laincasare2012.pdf

Important:
Va rugam, luati la cunostinta faptul ca aceasta noua logica este aplicabila doar pentru
versiunile incepand cu Exact Globe 400. Pentru clientii care nu au inca noua logica a
casetelor de TVA, sunt sfatuiti sa actualizeze versiunea Exact Globe, pentru a putea
beneficia de procedura de TVA la incasare.
Informatie versiune:

Versiune Data Descriere / schimbari

1.0 17.12.2012 Versiune initiala
1.1 21.12.2012 Schimbari in procesul de vanzare (V4)
Facturi de vanzare neplatite dupa 90 de zile
1.2 8.2.2013 - Corectie a descrierii proceselor de achizitie si vanzare
prin crearea automata a tranzactiilor aferente
tranzactiilor noi de TVA.
- Adaugarea informatiilor referitoare la legarea
casetelor de TVA la coduri, in intretinerea acestora
1.3 5.3.2013 Adaugarea vizualizarii grafice pentru legarea casetelor
de TVA la Jurnalele pentru cumparari si pentru vanzari
1.4 7.3.2013 Adaugarea vizualizarii grafice pentru legarea casetelor
de TVA la Decontul de TVA
1.5 28.5.2013 Adaugate informatii referitoare la raportul facturilor de
vanzari, mai vechi de 90 de zile
Cum se lucreaza cu noul TVA la incasare?
In Exact Globe Next, sunt doua optiuni, cum se poate declara TVA-ul:
• Dupa data facturii/sistemul de facture (sistemul clasic).
• Dupa data platii/sistemul cash (TVA la incasare). Acest lucru inseamna ca TVA-ul
pentru o factura de vanzare sau de achizitie este declarant doar atunci cand o
plata a facturii este inregistrata. TVA-ul de declarant depinde de suma platita din
factura. Spre exemplu, daca factura este platita partial, TVA-ul aferent, trebuie
declarat partial, proportional cu plata sumei bazei.

Sistemul cash – TVA-ul la incasare

Pentru sistemul cash – TVA la incasare, TVA-ul trebuie calculat la plata facturii si nu
atunci cand este introdusa facture. Din acest motiv, TVA-ul este inregistrat pe un cont de
regularizare (corespondent) (4428) si nu pe un cont normal de TVA de plata sau colectat
(4426 or 4427) la introducerea facturilor.

Dupa o plata partiala sau totala a facturii, TVA-ul (conform % platii) este format din
contul de TVA de incasare sau de TVA de plata (contul de regularizare) la TVA de plata
sau TVA de colectat.
Scurta descriere a schimbarilor

• Data cand o factura trebuie declarata in Decontul de TVA

• Metoda de jurnalizare:
o Folosirea contului 4428 ca si cont de TVA de 'regularizare'
o Tranzactie extra 4426 / 4428 (sau 4428 / 4427) in momentul declararii
TVA
• Sunt doua grupe de companii:
o Cifra de afaceri > 2.250.000,- RON: NU se aplica Sistemul TVA la incasare
(='NON-CASH')
o Cifra de afaceri < 2.250.000,- RON: se aplica Sistemul de TVA la incasare
(='CASH')
o Intrebare: cum va fi intormatia prezentata?
 Raspuns: un registru publicat pe internet. Informatia ar trebui sa fie
prezentata pe factura de catre furnizorii cash

ACHIZITII

Noi Data declararii Folosirea contului

Furnizorul
(beneficiarul) TVA 4428
A1 CASH CASH Data platii Da
A2 CASH NON-CASH Data platii Da
A3 NON-CASH CASH Data platii Da
A4 NON-CASH NON-CASH Data facturii Da

VANZARI

Noi Data declararii Folosirea contului

Debitorul
(furnizorul) TVA 4428
Data platii sau 90
V1 CASH CASH Da
de zile
NON- Data platii sau 90
V2 CASH Da
CASH de zile
V3 NON-CASH CASH Data facturii Nu
NON-
V4 NON-CASH Data facturii Nu
CASH

Informatia referitoare la ce client / furnizor ar aplica sistemul de TVA la

incasare ar trebui prezentata pe factura si sa fie listata pe internet.

Procesul de achizitie:

• A1+A2+A3 (Data declararii TVA = Data platii):

o Este folosit noul cod TVA la incasare (ex. 24C)
o Raport nou care arata facturile platite (inclusiv cele platite partial)
 Dupa data platii in perioada raportata
o Intrarea cu noul TVA este creata automat:
 Data = data platii in perioada raportata
 4426 / 4428
o Atribuirea perioadei decontului de TVA corespunzator cu data platii
(functionalitate standard)
o Prelucrarea decontului de TVA (functionalitate standard)
• A4 (Data declararii TVA-ului = Data facturii)
 o Vechile coduri de TVA sunt folosite
o Nici o modificare

Procesul de vanzare :

• V1+V2 (Data declararii TVA-ului = Data platii sau 90 de zile):

o Este folosit noul cod de TVA la incasare (ex:24V)
o Raport nou care arata facturile:
 Nedeclarate inca si platite (inclusiv cele platite partial) in perioada
raportata
 Deschise mai mult de 90 de zile
o Intrarea cu noul TVA este creata automat:
 Prin data platii in perioada raportata
 4428 / 4427
o Atribuirea perioadei decontului de TVA corespunzator cu data platii
(functionalitate standard)
o Prelucrarea decontului de TVA (functionalitate standard)
• V3+V4 (Data declararii TVA = Data facturii)
o Vechile coduri de TVA sunt folosite
o Nici o modificare
Ce trebuie facut in Exact Globe Next

Setari conturi

O setare "Sistem flexibil de TVA" este disponibila in setarile conturilor pentru a controla
sistemul de TVA la incasare (cash system). Valoarea implicita a acestei setari nu este
selectata:

• Daca setarea nu este selectata – tipul TVA este validat pentru utilizator (Sistemul
facturare sau sistemul numerar/Cash system).
• Daca setarea este selectata – tipul TVA este dezactivat si este setat pe Sistemul
facturare.

Pentru situatia noastra, urmatoarea setare trebuie activata: Sistem flexibil de TVA:
Intretinerea codului TVA

Trei campuri noi sunt adaugate in intretinerea codului TVA:

• Sistemul de TVA la incasare – Aceasta este o bifa implicita si nu este selectata.

Aceasta bifa este disponibila sau vizibila, doar cand bifa Sistem flexibil de TVA
este selectata.
• Cont TVA deductibil – este o selectie in browser pentru toate conturile Neutre cu
exceptia celor care sunt folosite in setarile master.
• Cont TVA de recuperat – este o selectie in browser pentru toate conturile Neutre
cu exceptia celor care sunt folosite in setarile master.

• Codurile de TVA trebuie sa fie legate la aceleasi casete de TVA ca si codurile vechi
Tranzactia din jurnal

Contabilitate/Intrari/Achizitie
Contabilitate/Intrari/Vanzari
Contabilitate/Intrari/Jurnal de O.D.

Atunci cand se va introduce o factura sau o stornare a acesteia in jurnale, TVA-ul va fi

automat atribuit pe contul de TVA deductibil sau pe contul de TVA de recuperat (contul
de regularizare 4428) atunci cand contul de TVA este folosit cu optiunea Sistem flexibil
de TVA. Cu toate acestea, acesta nu este aplicat pe venitul direct/costul direct cu TVA
care poate fi introdus prin Numerar, casa/banca sau jurnal de O.D. TVA-ul va fi automat
inregistrat intr-un TVA deductibil sau TVA de recuperat normal desi codul de TVA folosit
este cu Sistem flexibil de TVA.

Important

Utilizatorul nu trebuie sa ia bifa de Sistem flexibil de TVA, daca exista tranzactii create
folosind codurile de TVA cu Sistem flexibil de TVA. Consecintele daca bifa este activata si
dezactivata in timpul procesului sunt urmatoarele:

• Atunci cand bifa Sistemul flexibil de TVA este schimbata din activ in inactiv,
codul de TVA care a fost creat mai devreme pentru sistemul cash cu contul de
regularizare nu va mai fi valid ca si cont de TVA, pentru Sistemul cash. Acest cod
de TVA va fi recunoscut ca un cont de TVA normal si contul creditor va fi folosit
pentru inregistrarea TVA.
• Atunci cand bifa Sistem flexibil de TVA este schimbata din activ in inactiv,
sistemul nu va mai gasi TVA-ul care a fost inregistrat mai devreme pe contul de
regularizare.
Gruparea

Atunci cand plata facturii este primita (poate fi partiala, totala sau mai mult decat suma
respective) si este reconciliata, anularea (inversarea) TVA-ului se face din contul de TVA
de plata sau din contul de TVA de recuperat (contul de regularizare) la TVA deductibil sau
TVA de recuperat care este definit in intretinerea codului de TVA. Pentru plata partial,
baza TVA si suma TVA proportionale vor fi create conform. Spre exemplu:

Data facturii: 5-12-2012

12.400,00 RON (Venit = 10.000,00 si
Suma facturii:
TVA = 2.400,00)
Data platii: 10-12-2012
Suma platii: 5.000,00

Formula:

Baza proportionala TVA = (Suma platii / Suma totala factura) * Suma venit = (5.000,00
/ 12.400.00) * 10,000.00
= 4032,26

Suma TVA proportionala = (Suma platii / Suma totala factura) * Suma TVA factura
= (5.000,00 / 12.400.00) * 2.400.00
= 967,74

Factura din 5-12-2012 Debit Credit

Creditori 12.400,00
Costuri 10.000,00
TVA de recuperat 4428 2.400,00
Plata din 10-12-2012 Debit Credit
Banca 5.000,00
Debitori 5.000,00
Anularea TVA-ului este
inregistrata in 10-12- Debit Credit
2012
TVA de plata 4428 967,74
TVA de recuperat 4426 967,74

Anularea (inversarea) TVA-ului (tranzactiile de compensare TVA) se face mereu in valuta

implicita. Voidarea manuala pentru aceasta anulare din ecranul Selectare / Cautare sau
Tranzactie nu este posibila. Dar atunci cand gruparea este desfacuta, anularea TVA va fi
automat voidata.
Facturi de vanzare neplatite dupa 90 de zile

Solutie incepand cu Actualizarea de produs 407

Propunerea solutiei este:

• Pe baza unui raport, facturile de vanzare neplatite de mai mult de 90 de zile cu

Sistemul flexibil de TVA, trebuie stornate si o noua facture este creata cu codul
standard de TVA
• Trebuie folosit acelasi numar la referinta
• Factura originala si facture storno pot fi grupate
• Factura noua va aparea in vizualizarea TVA si poate fi declarata in Decontul de
TVA

Urmatoarele fisiere sunt necesare, pentru a avea posibilitatea de rulare a acestui raport,
incepand cu actualizarea de produs 404 (nu se poate folosi in versiunile inferioare,
incepand cu 403 in jos). Pentru instalarea raportului inainte de EG 407, va rugam sa
cereti ajutorul departamentului de suport.

• Eaarlist.rpt – sa fie copiat in \RPT

• GeneralSlicEEH.dll – sa fie copiat in \BIN, trebuie inregistrat via regsvr32.exe
• OUTSTANDINGITEM.dll – sa fie copiat in \BIN, trebuie inregistrat via
regsvr32.exe
• OUTSTANDINGITEM.SLC – sa fie copiat in \BIN
Exemplu raport
Comprimarea facturilor multiple

Comprimarea facturilor multiple inseamna combinarea catorva facturi intr-una singura ce

va fi mai tarziu folosita pentru gruparea cu plata. Facand acest lucru, o linie a tranzactiei
va fi generate in fisierul bancar si acest lucru poate salva costurile bancare taxate per
factura.

Cu toate acestea, implementarea sistemului cash (TVA la incasare) nu poate genera

decontul de TVA din facturile comprimate din cauza complicatiilor tehnice. Din acest
motiv, atunci cand un utilizator incearca sa comprime facturi multiple cu optiunea
"Bilant/Comprimare", un mesaj de atentionare va fi afisat pentru utilizator "Comprimarea
facturilor nu este posibila, atunci cand se foloseste Sistemul cash TVA (TVA la incasare).
Continuati oricum?". Acest lucru se intampla daca una din facturi contine sistemul cash
TVA.

Problema cu rotunjirile

Platile partiale pot duce la probleme de rotunjire mai ales atunci cand au loc plati
multiple. Suma totala pentru anularea (inversarea) bazei si a TVA-ului este posibil sa un
fie egala cu suma totala a bazei si TVA-ului din crearea facturii.

In aceasta situatie, o verificare este facuta, daca aceasta este ultimul sold al facturii
neplatite si de grupat. Atunci compararea este facuta intre soldul TVA-ului contra
totalului sumei TVA-ului. Se va ajusta baza TVA-ului si suma TVA-ului pentru ultima
facture pentru a fi egale cu baza TVA-ului originala si suma TVA-ului create la inceput. De
exemplu:

Suma facturii: 1,190.00

TVA %: 19.00
-
Baza TVA:
1,000.00
Suma TVA: -190.00

Valoarea existent rezultata din 3 plati:

Suma
Plata Baza TVA
TVA
Plata 1 300.00 -252.10 -47.90
Plata 2 400.00 -336.13 -63.87
-
Plata 3 490.00 -411.76
78.24
-
Suma totala 1,190.00 -999.99
190.01
 -
Suma originala pentru intrare -1,000.00
190.00
Diferente -0.01 0.01

Ajustarea bazei TVA-ului si sumei TVA-ului la a treia plata:

Suma
Plata Baza TVA
TVA
Plata 1 300.00 -252.10 -47.90
Plata 2 400.00 -336.13 -63.87
Plata 3 490.00 -411.77 -78.23
-
Suma totala 1,190.00 -1,000.00
190.00
(egala
(egala cu suma cu
initiala) suma
initiala)

* Suma rotunjita cu doua zecimale.

Vizualizarea TVA si Decontul de TVA

Daca este selectata optiunea Sistemul flexibil de TVA, metoda vizualizarii TVA este
dezactivata si setata ca Sistem de facturare.

Atunci cand este selectata optiunea Sistemul flexibil de TVA, baza TVA-ului
proportionala si suma TVA-ului vor fi afisate in vizualizarea TVA-ului conform cu suma
platii (poate fi partial, totala sau mai mult) grupata sau reconciliata cu suma facturii.
Atunci cand o parte de TVA dintr-o anumita factura este atribuita/raportata in decontul
de TVA, utilizatorul poate vizualiza si atribui partea ramasa din TVA , pentru alta perioada
de decont TVA, daca partea ramasa din facture este platita si reconciliata.

Facturile neplatite ce contin tranzactii de tip Sistem cash sau “Diverse” nu vor aparea in
vizualizarea TVA. De exemplu, intrarea cu linia “Diverse” din jurnalul de O.D. este
introdusa prin contul de regularizare. Aceasta nu este o facture si nu se va grupa cu nici
o plata. Din acest motiv, nu va fi afisata in vizualizarea TVA.

Dupa ce perioada de TVA a fost atribuita, editarea intrarilor din jurnalele de vanzari sau
achizitii vor afisa mesajul "Editarea va desface atribuirea perioadei de TVA. Continuati
oricum?". Aceasta este o functionalitate existent si utilizatorul poate alege <Da> sau
<Nu>. Dupa ce decontul de TVA este finalizat, editarea intrarilor din jurnalele de vanzari
si achizitii sau in jurnalele de O.D. va genera mesajul: "TVA: Prelucrat". Aceasta este o
functionalitate existent si utilizatorul nu va putea edita intrarea.

Acelasi lucru se intampla la procesul de degrupare unde utilizatorul nu are permisiunea

sa degrupeze dup ace decontul de TVA final este creat. Acest lucru asigura evitarea
introducerii tranzactiilor dublate. Cu toate acestea, pentru reparatiile de inconsistente,
este permisa degruparea atunci cand exista inconsistente.
Importul XML

Structura curenta a XML nu suporta mediul multi-tax environment si din acest motiv,
aceasta functie nu va fi folosita in Sistemul TVA la incasare.

e-Invoice (Prelucrare)

Verificarea este facuta in timpul imprimarii sau prelucrarii facturii. Codul de TVA de
regularizare din intretinerea TVA va fi folosit pentru inregistrarea TVA-ului pentru
tranzactiile din jurnalul de vanzari daca TVA-ul folosit in facture este cu Sistem TVA la
incasare.
Legarea casetelor de TVA la Jurnalul pentru cumparari 2013:
Legarea casetelor de TVA la Jurnalul pentru vanzari 2013:
Legarea casetelor de TVA la Decontul de TVA: