Tehnica contabilă

Unitatea de studiu 3 DOCUMENTAREA, PROCEDEU AL METODEI

CONTABILITĂŢII

Cuprins
Cuprins..............................................................................................................................55
Obiectivele Unitații de studiu 3........................................................................................55
Timp de studiu...................................................................................................................55
3.1. Documente justificative în contabilitate......................................................................56
3.1.1. Definirea, conținutul și clasificarea documentelor justificative...........................56
3.1.2. Întocmirea, verificarea și arhivarea documentelor justificative............................58
3.2. Registrele de contabilitate și clasificarea lor...............................................................60
3.3. Metode de tehnică contabilă........................................................................................62
3.4. Răspunsuri și comentarii la testele de autoevaluare....................................................66
3.5. Teste grilă.....................................................................................................................67
3.6. Bibliografie..................................................................................................................68

Obiectivele Unităţii de studiu 3

După parcurgerea unităţii de studiu 3 cursanţii vor fi capabili să:
1. cunoască noţiunile generale privind tehnica contabilă;
2. prezinte definiţia, conţinutul şi structura documentelor justificative;
3. clasifice documentel justificative;
4. definească tipizarea şi verificarea documentelor;
5. descrie circuitul documentelor justificative;
6. prezinte elementele esenţiale referitoare la reconstituirea, arhivarea şi păstrarea
documentelor justificative;
7. definească registrele de contabilitate;
8. clasifice registrele de contabilitate;
9. specifice care sunt cele mai utilizate registre de contabilitate;
10. definească metodele de tehnică contabilă;
11. clasifice metodele de tehnică contabilă;
12. prezinte principalele metode de tehnică contabilă.

Totalitatea procedeelor şi mijloacelor folosite în practicarea ştiinţei contabilităţii

alcătuieşte tehnica contabilă1. Nici o înregistrare nu se poate efectua decât pe baza unui act
justificativ, din care să se poată constata natura operaţiunii contabilizate şi elementele ei.
Documentele justificative ale înregistrărilor în contabilitate, registrele de contabilitate,
procedeele pentru rectificare erorilor în contabilitate precum şi metodele de tehnică contabilă
utilizate constituie elementele structurale ale tehnicii contabile.

1
Petriş, R., Bazele contabilităţii, Editura Gorun, Iaşi, 2002, p. 231.

55
 Tehnica contabilă

3.1 Documente justificative în contabilitate

Între procedeele metodei contabilităţii se numără şi documentarea, adică sprijinirea
înregistrării în contabilitate a evenimentelor şi tranzacţiilor pe documente justificative. De altfel,
Legea contabilităţii stabileşte că „orice operaţiune economico-financiară efectuată se
consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în
contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ”2.

3.1.1. Definirea, conţinutul şi clasificarea documentelor justificative

Documentul justificativ poate fi definit ca fiind actul scris întocmit pentru consemnarea la
origine a operaţiunilor contabilizabile servind ca dovadă a înfăptuirii acestora.3 Într-un
document justificativ, pe baza căruia urmează să se facă înregistrările în contabilitate trebuie să
se regăsească următoarele elemente4:
 denumirea documentului;
 denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei
fizice care întocmeşte documentul;
 numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
 menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când
este cazul);
 conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al
efectuării acesteia;
 datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după
caz;
 numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operaţiunii economico-financiare.
În condiţiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative şi
documentele contabile) sunt întocmite şi preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor
informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu.
Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate şi netipizate. Formularele
tipizate sunt suporturi de informaţii în care conţinutul, forma şi formatul sunt prestabilite şi
imprimate. Formularele netipizate sunt suporturi de informaţii în care conţinutul, forma şi
formatul nu sunt prestabilite şi imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea entității economice.
Documentele care servesc la cunoaşterea operaţiilor contabilizate cunosc o mare varietate.
Ele pot fi clasificate:
 După destinaţie:
 documente de dispoziţie – cuprind dispoziţia în vederea executării unor operaţii (de
exemplu, ordinul de plată cuprinde un ordin dat băncii pentru efectuarea unei plăţi în favoarea
unui terţ);
 documente de execuţie – confirmă faptul că operaţiile s-au îndeplinit (de exemplu,
extrasul de cont confirmă faptul că au avut loc încasări sau plăţi în/sau din contul de disponibil);
 documente combinate – reunesc elementele unui document de dispoziţie şi cele ale unui
document de execuţie (de exemplu bonul de consum este, în acelaşi timp, un document prin care
se dispune eliberarea de materiale din gestiune, dar şi un document care justifică consumul de
materiale);

2
*** Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr . 454 din
18.06.2008, art.6, alin. (1).
3
Petriş R., Op.cit. , p. 69.
4
*** Ordin nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr.
910/9.12.2015, Anexa 1, pct. 2.

56
 Tehnica contabilă

 documente contabile – sunt documente care se întocmesc în cadrul compartimentului

contabilităţii pe baza documentelor justificative (de exemplu, registrul de casă se întocmeşte
zilnic pe baza documentelor care justifică încasări şi plăţi în numerar).
 După conţinut:
 documente primare – sunt documente care se referă la operaţiuni de o anumită natură;
 documente centralizatoare – sunt documente care se referă la mai multe operaţiuni de
aceeaşi natură şi care au loc în aceeaşi perioadă de gestiune.
 După locul întocmirii:
 externe – primite din afară, de la corespondenţii unităţii;
 interne – sunt acelea care se întocmesc în cadrul entității economice.
O grupare a documentelor justificative pentru contabilitate pe tipuri de operaţiuni se
prezintă ca în tabelul nr. 5.1:5
Tabelul nr. 5.1 Clasificarea documentelor în funcție de tipul operațiunii
Tipul operaţiunii Documente folosite
Înfiinţarea unei societăţi  Actul constitutiv (contract de societate şi/sau statut)
Modificarea capitalurilor şi repartizarea  Hotărârea adunării generale a acţionarilor sau asociaţilor;
profitului  Actul adiţional la actul constitutiv.
Achiziţii de bunuri şi servicii  Factura ;
 Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (pentru stocuri);
 Proces verbal de recepţie (pentru imobilizări);
 Avizul de însoţire a mărfii;
 Borderou de achiziţii (pentru achiziţiile de la producătorii individuali -
persoane fizice).
Obţinere de bunuri din producţie proprie  Nota de predare (pentru stocuri);
 Proces verbal de recepţie (pentru imobilizări).
Transfer de bunuri între gestiuni  Nota de transfer (dacă gestiunile sunt în aceeaşi incintă);
 Aviz de însoţire a mărfii (dacă gestiunile nu sunt în aceeaşi incintă).
Livrări de bunuri şi prestări de servicii  Pe baza contractului încheiat între furnizor şi beneficiar sau comenzii
întocmite de beneficiar se întocmeşte dispoziţia de livrare;
 Factură;
 Avizul de însoţire a mărfii.
Încasări şi plăţi prin conturi deschise la  Ordin de plată;
bănci  Extras de cont.
Încasări şi plăţi în numerar  Dispoziţie de plată către casierie ;
 Dispoziţie de încasare către casierie;
 Chitanţă;
 Bonul fiscal;
 Foaie de vărsământ;
 Cecul de numerar;
 Registru de casă (întocmit zilnic pe baza documentelor justificative)
 Raportul fiscal de închidere zilnică (pentru vânzarea mărfurilor cu
amănuntul)
Salarii şi alte drepturi de personal  Listă de avans chenzinal;
 Stat de salarii;
 Ordin de deplasare;
 Decont de cheltuieli.
Consumuri de materiale  Bonul de consum;
 Fişa limită de consum.
Obligaţiile faţă de bugetul statului  Decont de TVA;
 Declaraţie privind obligaţiile de plată la bugetul de stat

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea
sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz. În principiu, documentele

5
Istrate, C., Op. cit., p. 71.

57
 Tehnica contabilă

justificative se întocmesc la locul unde a avut loc operaţia pe formulare tipizate sau netipizate.
După completare, documentele sunt supuse operaţiei de prelucrare. Ea constă în sortarea
documentelor pe operaţii, exprimarea în etalon monetar a mărimii operaţiei economice şi
financiare şi, dacă este cazul, cumularea mai multor documente justificative şi obţinerea, pe
această cale, a documentelor centralizatoare. În vedere înregistrării în contabilitate, se face
analiza şi contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor în care
urmează să se reflecte operaţia consemnată în acestea. Înregistrările în contabilitatea sintetică şi
analitică se fac pe bază de documente justificative primare sau pe baza unor documente
centralizatoare în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă
la operaţii de aceeaşi natură şi din aceeaşi perioadă.

3.1.2. Întocmirea, verificarea, circulaţia şi arhivarea documentelor justificative

În cazul operaţiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative,
înregistrările în contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la bază note
justificative sau note de calcul, după caz. În cazul stornărilor, pe documentul iniţial se
menţionează numărul şi data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaţiunii, iar
în nota de contabilitate de stornare se menţionează documentul, data şi numărul de ordine ale
operaţiunii care face obiectul stornării.6 Din punct de vedere metodologic, înregistrările în
contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire
sau de intrare a acestora în unitate, şi sistematic în registrele deschise pe feluri de conturi.
Având rolul de a mijloci introducerea datelor în fluxul de prelucrare şi informare contabilă,
documentele primare sunt supuse unor verificări sub diferite aspecte şi la diverse momente.
După momentul în care se efectuează, verificarea documentelor poate fi7:
 preventivă, respectiv înainte ca operaţia economico-financiară să aibă loc;
 operativă, adică în timpul efectuării operaţiilor economico-financiare;
 postoperativă, şi anume după efectuarea operaţiilor contabilizate.
După aspectele care sunt supuse controlului distingem:8
 verificarea formei;
 verificarea calculelor;
 verificarea fondului.
Verificarea formei constă în urmărirea utilizării formularelor corespunzătoare naturii
operaţiei respective (în cazul documentelor tipizate) sau verificarea elementelor conţinute de
formularele netipizate. În documentele care conţin date se verifică exactitatea acestora.
Verificarea de fond a documentelor se referă la legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea şi
economicitatea operaţiei consemnate.
În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături sau alte
asemenea procedee de corectare a erorilor. Erorile, constatate cu ocazia întocmirii şi verificării
documentelor primare, se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite pentru ca
acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă. Corectarea se face pe
fiecare din exemplarele documentului justificativ greşit şi se confirmă prin semnătura persoanei
sau persoanelor care au întocmit documentul respectiv, menţionându-se şi data când a avut loc
aceasta. La corectarea documentelor care consemnează operaţii de predare-primire de valori
materiale şi a imobilizărilor corporale este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a
predătorului, cât şi primitorului. În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit
corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori

6
*** Ordin nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr.
910/9.12.2015, Anexa 1, pct. 20.
7
Petriş R., Op. cit. , p. 71.
8
Ibidem, p. 71.

58
 Tehnica contabilă

al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul
întocmit greşit se anulează şi se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv. 9
În cazul completării documentelor în sistem informatic, corecturile sunt admise numai
înainte de prelucrarea acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut
modificarea. Documentele înscrise în listele de erori, anulări sau completări, pe baza cărora se
fac modificări în fişiere sau în baza de date, trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de
unitatea beneficiară.
Entităţile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile,
astfel:10
 persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin
decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind
alocarea şi gestionarea numerelor aferente;
 fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce
trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ţine cont de
structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
 entităţile vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii, după
caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau
seria de la care se emite primul document.

Entitățile economice au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a

documentelor contabile şi a documentelor justificative, care stau la baza înregistrării în
contabilitate. Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte
documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la
sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. În cazul în care evidenţa contabilă este
ţinută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe
suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislaţia în vigoare, cu condiţia să poată fi
listate în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.

Termenul de păstrare a documentelor justificative şi contabile este de 10 ani, cu începere

de la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii
şi a situaţiilor financiare anuale care se păstrează timp de 50 de ani. În caz de încetare a activităţii
entității economice, documentele se predau la arhivele statului. Arhivarea documentelor
financiar-contabile în format hârtie se face în conformitate cu prevederile legale şi cu respectarea
următoarelor reguli generale:
 documentele se grupează în dosare, numerotate şi şnuruite;
 gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui
exerciţiu financiar la care se referă acestea.
Dosarele astfel arhivate se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva
degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Evidenţa dosarelor şi documentelor contabile intrate în arhivă, precum şi mişcarea
acestora în decursul timpului, se ţine cu ajutorul registrului de evidenţă curentă. Eliminarea din
arhivă a documentelor cu termenul de păstrare expirat se face de către o comisie sub conducerea
administratorului sau ordonatorului de credite, după caz, cu consemnarea operaţiunii de scădere
într-un proces verbal şi operarea scăderii în registrul de evidenţă curentă al arhivei.

Teste de autoevaluare:
TA 3.1.
1. Cum definiţi documentul justificativ?
2. Care sunt elementele comune (obligatorii) conţinute în structura unui document justificativ?

9
*** Ordin nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr.
910/9.12.2015, Anexa 1, pct. 15.
10
Ibidem, pct. 24.

59
 Tehnica contabilă

3. Cum pot fi clasificate documentele economice?

4. Ce sunt formurale tipizate?
5. De câte feluri este verificarea documentelor după momentul în care se efectuează?
6. Ce înţelegeţi prin verificarea formei unui document?
7. Care sunt cele mai utilizare grafice de circulație d documentelor justificative?
Răspuns:

3.2 Registrele de contabilitate şi clasificarea lor

Registrele de contabilitate oglindesc mijloacele şi resursele unei entităţi economico-
sociale la începutul exerciţiului financiar, modificările lor ulterioare, procesele economice
desfăşurate, situaţia economico-financiară a entităţii la încheierea exerciţiului cât şi rezultatul
realizat (profit sau pierdere). O contabilitate bine organizată presupune utilizarea unor registre în
care operaţiunile întreprinse să fie înregistrate nu numai în ordinea datelor, una după alta, ci şi
sistematizate pe feluri de elemente şi pe genuri de operaţiuni.
Conform Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată11, registrele de contabilitate
obligatorii sunt:
 Registrul-jurnal;
 Registrul-inventar;
 Cartea mare.
Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează zilnic, în
mod cronologic, operaţiune cu operaţiune, fără spaţii libere, toate modificările patrimoniului
unităţii. Operaţiunile economice de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier,
secţie etc.) şi în cursul aceleiaşi zile, pot fi recapitulate într-un document centralizator, în timp
ce unităţile patrimoniale cu un volum mare de operaţiuni pot utiliza pentru detaliere jurnale
auxiliare pentru: operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării-
achitării facturilor, situaţia avansurilor de trezorerie etc. Orice înregistrare în Registrul-jurnal
trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ,
explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile debitoare şi creditoare în care s-au
înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate. Entitățile economice care utilizează
jurnale auxiliare vor înregistra periodic, de regulă lunar, sumele centralizate pe conturi din aceste
jurnale în Registrul-jurnal.
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, grupat,
toate elementele patrimoniale inventariate de entitatea economică, potrivit normelor care
reglementează inventarierea. La sfârşitul fiecărui an, în acest registru se înscriu, într-o formă
recapitulativă, elementele patrimoniale după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea
justifica conţinutul fiecăruia dintre posturile bilanţului. El se completează pe baza inventarierii
faptice a fiecărui element de activ şi de pasiv. Se întocmeşte la înfiinţarea unităţii patrimoniale,
anual la încheierea exerciţiului, cu ocazia fuziunii, divizării sau a lichidării acesteia pe bază de
inventar faptic, precum şi în alte situaţii. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul
anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se
adaugă intrările şi se scad ieşirile de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului
financiar.
Cartea mare este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi
sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor patrimoniale, la

11
*** Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 454 din
18.06.2008, art. 20.

60
 Tehnica contabilă

un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine simbolul
contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi
soldul contului pentru fiecare lună a anului curent. Registrul Cartea mare conţine câte o filă
pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate şi stă la baza întocmirii balanţei de verificare a
conturilor sintetice.
Registrul Cartea mare – şah serveşte la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor
economice şi financiare în unităţile care utilizează metoda de tehnică contabilă „maestru-şah”
sau poate fi suplinit de Fişa de cont pentru operaţii diverse.
Registrul-jurnal şi Registrul-inventar se numerotează şi se şnuruiesc înainte de depunerea
la organele fiscale teritoriale pentru parafare şi înregistrare. Conduse regulat, ele pot fi admise ca
probă în cazul litigiilor entităților economice, în caz de faliment, precum şi în orice alte situaţii.
Totodată, absenţa registrelor de contabilitate sau neţinerea regulată a acestora lipseşte agenţii
economici de mijloacele de probă în relaţiile cu organele fiscale şi dă posibilitatea acestora din
urmă de a stabili obligaţiile faţă de bugetul statului, fără a ţine seama de datele din contabilitate.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru sau foi volante şi listări
informatice legate sub formă de registru, după caz. Numerotarea filelor registrelor se va face în
ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor. Entitățile economice
vor înregistra la organele fiscale volumele următoare de registre contabile, pe măsura completării
celor înregistrate şi parafate anterior, făcând, totodată, dovada completării acestora, fără
ştersături, spaţii libere sau file lipsă. Registrele de contabilitate se utilizează în strictă
concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate încât să
permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate. Ele se
păstrează în arhiva întreprinderii timp de zece ani de la data încheierii exerciţiului financiar în
cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie
reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit reglementărilor emise în
acest scop. Registrele de contabilitate pot fi clasificate din mai multe puncte de vedere, şi
anume:
a) după caracterul conţinutului, registrele de contabilitate pot fi împărţite în:
 registre cronologice, adică registrele în care operaţiunile economice se înregistrează
în ordinea în care au avut ele loc sau în ordinea intrării actelor justificative. Aceste registre, în
general, se numesc „jurnale” (de exemplu: Registrul - jurnal general şi Registrele – jurnal
analitice);
 registre sistematice, adică registrele în care operaţiunile economice sunt
sistematizate pe conturi sintetice şi conturi analitice (de exemplu: Cartea mare sau Maestru
principal);
 registre combinate, adică registrele care prin mecanismul lor fac cu putinţă ca
operaţiunile economice să fie înregistrate atât în ordine cronologică, cât şi sistematizate pe
conturi (de exemplu: Registrul Jurnal - Cartea mare sau Registrele – jurnal auxiliare).
b) după structura conţinutului, registrele de contabilitate pot fi împărţite în:
 registre de evidenţă sintetică, adică registrele în care operaţiunile economice se
înscriu în mod concentrat. Ele arată totalul operaţiunilor sau totalul mişcărilor şi al soldurilor din
conturile sintetice (de exemplu: un registru cronologic de evidenţă sintetică este Registrul-jurnal
general, iar registrul sistematic de evidenţă sintetică este Cartea mare);
 registre de evidenţă analitică, adică registrele în care operaţiunile economice se
înregistrează doar din cadrul unui singur cont sintetic.
c) după forma exterioară, mijloacele de evidenţă contabilă se împart în:
 registre fixe, ce sunt compuse din foi legate în scoarţe (de exemplu: Registrul-
jurnal);
 cartoteci, adică cutii speciale în care se păstrează fişele (foile volante) deschise
pentru fiecare cont;
 bibliorafte, adică clasoare speciale dotate cu un dispozitiv de prindere a foilor
volante.

61
 Tehnica contabilă

Teste de autoevaluare:
TA 3.2.
1. Cum se definesc registrele de contabilitate?
2. Care sunt registrele de contabilitate obligatorii de utilizat pentru reflectarea tuturor
modificărilor gestiunii entităţii economice?
Răspuns:

3.3 Metode de tehnică contabilă

Se face o profundă greşeală când înţelesul noţiunii „sistem” se confundă, în contabilitate,
cu acela al noţiunii de „metodă”. Nu există sistem italian de contabilitate, nici francez, german
sau american, cum nu se poate vorbi de metode în partidă dublă sau simplă12. Profesorul
Dumitru Voina scria următoarele: „metoda este procedeul raţional prin care aplicăm principiile
contabilităţii, pentru a aduce la îndeplinire anumite operaţiuni de calcul contabil, iar sistemul
de contabilitate asociază într-un întreg principiile după care se ţin în evidenţă şi se fac socoteli
în legătură cu valorile şi cu mişcările lor”13 Există doar două sisteme de contabilitate: unul
numit sistemul de contabilitate în partidă dublă (sau sistemul de calcul contabil digrafic) şi altul
numit sistemul de contabilitate simplă.
„Formă de înregistrare contabilă”, „metodă de tehnică contabilă” sau „formă de tehnică
contabilă” sunt termeni care se întâlnesc frecvent în literatura de specialitate pentru a desemna
modalităţile de organizare a ciclului de prelucrare a datelor în contabilitate. În expresiile „formă
de înregistrare contabilă” şi „formă de tehnică contabilă” accentul este pus pe organizarea
structurală a conţinutului, pe sistemul de documente de evidenţă contabilă în care se regăseşte
înregistrată şi prelucrată materia contabilizată dintr-o entitate economico-socială într-un exerciţiu
financiar. Normele metodologice care reglementează întocmirea şi utilizarea formularelor
comune privind activitatea financiară şi contabilă definesc formele de înregistrare în
contabilitate ca „reprezentând sistemul de registre, formulare şi documente contabile corelate
între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate, potrivit
normelor stabilite, a operaţiilor economice şi financiare ce au loc în unităţile patrimoniale, pe
tot parcursul exerciţiului financiar.”14
Expresiile folosite pentru a desemna modalităţile de organizare a ciclului de prelucrare
contabilă a datelor care au în cuprinsul lor cuvântul „metodă” sunt mai în măsură să accentueze
ideea de ordine şi raţionalitate după care să se facă îmbinarea elementelor de tehnică contabilă şi
prin care se realizează în practică funcţiunile contabilităţii în partidă dublă.15
Vom numi metodele prin care se realizează în practică funcţiunile contabilităţii duble –
afirma profesorul universitar Dumitru Rusu – metode de tehnică contabilă16. Ca urmare, în
paginile următoare vom utiliza expresia „metodă de tehnică contabilă” în locul celei de „formă
de înregistrare contabilă”.
Cum sistemul de contabilitate în partidă dublă se pretează la variate forme de aplicare a
fost firesc ca în căutarea celui mai convenabil drum sau a celei mai raţionale căi de urmat pentru
realizarea în practică a funcţiunilor lui să se preconizeze numeroase metode. Ceea ce trebuie să
urmărească orice metodă de tehnică contabilă este proiectarea unui cadru în care operaţiunile de
12
Rusu, D., Bazele contabilităţii, E.D.P., Bucureşti, 1980, p. 288.
13
Voina, D., Contabilitate generală, Editura Academiei, Braşov, 1947, p. 221.
14
*** Ordin nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr.
910/9.12.2015, Anexa 1, pct. 50.
15
Petriş, R., Op. cit., pp. 233-234.
16
Rusu, D., Op. cit., p. 289.

62
 Tehnica contabilă

înregistrare şi calcul să poată fi elaborate clar, exact şi rapid. De-a lungul timpului s-au cristalizat
mai multe metode de tehnică contabilă. După modul cum se fac preluările dintr-un registru în
altul ele pot fi împărţite în:
 metode transcriptive;
 metode copigrafice (transcopiative).
Nota comună a tuturor metodelor transcriptive o constituie faptul că înregistrările se fac
succesiv dintr-un registru într-altul sau în mai multe registre. Metodele copigrafice fac cu putinţă
să se realizeze înregistrări simultane în două sau mai multe evidenţe pe cale copiativă directă.
Metodele transcriptive au la bază registre fixe, cu file legate. Dacă avem în vedere
modul cum se face legătura în procesul prelucrării între registrul cronologic şi registrul
sistematic, în mod nemijlocit sau mijlocit de un jurnal colector, distingem:
 metode transcriptive directe, în rândul cărora pot fi cuprinse:
 metoda italiană clasică;
 metoda italiană dezvoltată (perfecţionistă);
 metoda Jurnal - Cartea mare sau metoda americană;
 metoda logismografică;
 metoda maestru-şah sau metoda cu conturi corespondente;
 metoda cu jurnale multiple.
 metode transcriptive indirecte, în rândul cărora pot fi cuprinse:
 metoda germană;
 metoda franceză.
În funcţie de modalitatea tehnică prin care se face înregistrarea simultană, în rândul
metodelor copigrafice (transcopiative), pot fi cuprinse:
 metode de tehnică contabilă copigrafice (transcopiative) manuale sau metode
copimanugrafice;
 metode copimecanografice sau metode informatice de tehnică contabilă.
În normele contabile17 se precizează că „principalele forme de înregistrare în contabilitate a
operaţiilor economice şi financiare în cazul unităţilor care conduc contabilitatea în partidă dublă
sunt: „pe jurnale”, „maestru-şah” şi forma combinată „maestru-şah cu jurnale”.
În cadrul metodei de tehnică contabilă cu jurnale multiple (sau formei de înregistrare în
contabilitate „pe jurnale” ), principalele formulare ce se utilizează sunt:
 Registrul-jurnal;
 Registrul-inventar;
 Jurnale auxiliare;
 Cartea mare;
 Balanţa de verificare.
Registrul-jurnal se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiunilor
economice consemnate în documentele justificative. Pentru înregistrările care nu au la bază
documente justificative se întocmesc note de contabilitate. Acestea au la bază note justificative
sau note de calcul şi se înregistrează în mod cronologic în Registru-jurnal. În vederea
înregistrării în Registrul-jurnal a operaţiunilor economice şi financiare consemnate în
documentele justificative, se face contarea acestora, indicându-se simbolurile conturilor sintetice
debitoare şi creditoare, în conformitate cu Planul de conturi general elaborat de Ministerul
Finanţelor, precum şi dezvoltarea în analitic a unor conturi de către unităţile patrimoniale. Pe
măsura înregistrării în Registrul-jurnal a documentelor justificative şi contabile, precum şi a
notelor de contabilitate, acestora li se atribuie un număr de ordine, corespunzător datei la care au
fost înregistrate. Entităţile economico-sociale cu un volum restrâns de operaţiuni economice pot
conduce numai Registrul-jurnal pentru reflectarea în contabilitate a activităţii economice şi
financiare.
17
*** Ordin nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr.
910/9.12.2015, Anexa 1, pct. 51.

63
 Tehnica contabilă

Entităţile economice care întocmesc un număr mare de documente justificative vor

conduce, pe lângă Registrul-jurnal, Jurnale auxiliare, pe feluri de operaţii, cum sunt:
 Jurnal – situaţie privind operaţiile contabile;
 Jurnal – situaţie privind operaţiile de casă şi bancă;
 Jurnal privind decontările cu furnizorii;
 Situaţia încasării – achitării facturilor;
 Jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de stocuri;
 Situaţie privind mişcarea stocurilor;
 Jurnal privind salariile şi contribuţia la asigurările sociale;
 Jurnal privind vânzarea produselor şi alte ieşiri;
 Jurnal privind vânzarea mărfurilor şi alte ieşiri;
 Jurnal privind operaţii diverse;
 Situaţie privind avansurile de trezorerie.
În funcţie de condiţiile existente, unităţile patrimoniale pot opta numai pentru unele jurnale
sau situaţii din cele prezentate mai sus, astfel încât în aceste documente să se reflecte orice
modificare adusă patrimoniul unităţii. Lunar, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile
sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii, totaluri care se trec în Registrul-
jurnal, precum şi în Cartea mare. Contabilitatea analitică se poate ţine, fie direct pe aceste jurnale
(pentru unele conturi), fie cu ajutorul celorlalte formulare tipizate comune (fişa de cont analitic
pentru valori materiale, fişa de cont pentru operaţii diverse etc.) sau specifice, folosite în acest
scop. Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operaţiile de credit se întocmeşte şi un
document contabil denumit „situaţie”, pentru operaţiile de debit. De exemplu, la înregistrarea
operaţiilor de casă şi bancă se foloseşte jurnalul pentru creditul contului şi conturile
corespondente debitoare şi „situaţia” pentru debitul contului şi conturile corespondente
creditoare. Înregistrările în „jurnal” şi în „situaţie” se fac în mod cronologic în tot cursul lunii sau
numai la sfârşitul lunii, fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor
centralizatoare întocmite pentru operaţiile aferente lunii respective, care sunt operate cronologic
în acestea.
Cartea mare este documentul de sistematizare şi de sinteză contabilă care cuprinde toate
conturile sintetice şi reflectă existenţa şi mişcarea tuturor elementelor patrimoniale, la un
moment dat. De asemenea, ea serveşte la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor conturilor
sintetice şi stă la baza întocmirii balanţei de verificare a conturilor sintetice. Pentru stabilirea
rulajelor, se preia în Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul
debitor se stabileşte prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale
jurnalelor. Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare
şi creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul anului, care se
înscrie pe rândul destinat în acest scop.
Lunar, se întocmeşte balanţa de verificare a conturilor sintetice, precum şi balanţele de
verificare ale conturilor analitice.
Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactităţii
înregistrărilor contabile şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitică,
precum şi principalul instrument pe baza căruia se întocmeşte bilanţul şi celelalte situaţii
financiare anuale.
În cadrul metodei de tehnică contabilă „maestru-şah”(sau formei de înregistrare în
contabilitate „maestru şah”), principalele formulare ce se utilizează sunt:
 Registrul-jurnal;
 Registrul-inventar;
 Cartea mare – şah;
 Balanţa de verificare.
Registrul-jurnal şi variantele acestuia se utilizează pentru înregistrarea cronologică a
tuturor operaţiunilor economice consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul
metodei de tehnică contabilă cu jurnale multiple. Lunar, în Registrul-jurnal, totalul sumelor

64
 Tehnica contabilă

debitoare şi creditoare trebuie să corespundă cu rulajele curente debitoare şi creditoare din

balanţa de verificare a conturilor sintetice, întocmită pentru luna respectivă.
Cartea mare-şah (fişe sintetice şah)este documentul de sistematizare a înregistrărilor
contabile în conturile sintetice. Înregistrările în fişele sintetice şah se fac pe baza documentelor
justificative, documentelor cumulative şi a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic sau ori de
câte ori este nevoie. Înregistrarea în aceste fişe, deschise pentru fiecare cont sintetic, este
precedată de înregistrarea în Registrul-jurnal. La sfârşitul lunii, pentru fiecare cont sintetic din
Carte mare-şah se stabilesc totaluri la rulajul contului debitor sau creditor şi ale conturilor
corespondente. Totalurile sumelor conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor
sau creditor al contului respectiv. De aici şi o altă denumire sub care este cunoscută această
metodă, aceea de metodă de tehnică contabilă pe conturi corespondente.
Contabilitatea analitică se ţine cu ajutorul formularelor tipizate comune (fişa de cont
pentru operaţii diverse, fişa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor
tipizate specifice folosite în acest scop.
Balanţa de verificare se întocmeşte lunar pe baza totalurilor preluate din Cartea mare-şah,
respectiv din fişele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic. De asemenea, se întocmesc
balanţe de verificare lunare pentru conturile analitice utilizate.
În cazul utilizării metodei de tehnică contabilă „maestru-şah cu jurnale” (sau formei de
înregistrare combinată „maestru – şah cu jurnale”), pe lângă formularele menţionate la metoda
„maestru-şah” se utilizează şi unele jurnale auxiliare specifice metodei de tehnică contabilă cu
jurnale multiple, cum sunt:
 Jurnal privind operaţiile de casă şi bancă pentru creditul conturilor şi Situaţia privind
operaţiile de casă şi bancă de pe verso jurnalului pentru debitul conturilor respective, care, de
obicei, se completează în cursul lunii pentru fiecare cont în parte, înregistrările zilnice făcându-se
pe baza registrului de casă sau a extrasului de cont al băncii, la care sunt anexate documentele
justificative. La sfârşitul lunii, rulajul creditor (din jurnal), respectiv rulajul debitor (din situaţie)
se înscriu în Registrul-jurnal, numerotându-se distinct atât jurnalul, cât şi situaţia. În fişele
deschise distinct în Cartea mare-şah, pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite în
jurnal şi în situaţie se înscriu atât în coloana destinată rulajului debitor sau creditor, cât şi în
coloanele conturilor corespondente.
 Jurnalul privind decontările cu furnizorii, care se utilizează pentru înregistrarea în
cursul lunii a operaţiilor privind decontările cu furnizorii. Înregistrările în acest jurnal se
efectuează zilnic pe baza documentelor justificative (facturi, documente de recepţie etc.),
utilizându-se jurnale separate pentru fiecare categorie de stocuri, pentru lucrări şi servicii. De
asemenea, se înregistrează zilnic şi plata facturilor, respectiv debitarea contului 401 Furnizori.
Fiecare jurnal constituie un centralizator al operaţiunilor respective şi serveşte pentru
înregistrarea totalurilor lunare în Registrul-jurnal cât şi în fişa sintetică a contului deschisă în
Cartea mare-şah. Facturile rămase neachitate până la sfârşitul lunii se transcriu, poziţie cu
poziţie, în Situaţia încasării-achitării facturilor (cu ajutorul acestui formular ţinându-se
contabilitatea analitică a furnizorilor).
 Situaţie privind mişcarea materialelor, care se foloseşte pentru stabilirea, la sfârşitul
lunii, a rulajelor şi a soldurilor fiecărui cont de materiale.
 Situaţie privind avansurile de trezorerie, care se utilizează pentru contabilitatea
analitică a avansurilor spre decontare acordate, precum şi a cheltuielilor decontate. La sfârşitul
lunii, datele din acest document privind decontarea avansurilor pe conturi corespondente
debitoare se transcriu în fişa sintetică deschisă în Cartea mare-şah pentru creditul contului 461
Debitori diverşi, după ce în prealabil au fost înscrise în Registrul-jurnal. La poziţiile nelichidate
se stabileşte soldul debitor (în negru) sau creditor (în roşu sau chenar) pentru fiecare avans în
parte, care se transcrie în formularul ce se foloseşte pentru luna următoare.
Fiecare jurnal sau situaţie constituie document centralizator al operaţiunilor economice
respective şi serveşte pentru înregistrarea totalurilor lunare în evidenţa sintetică.

65
 Tehnica contabilă

La instituţiile publice şi organizaţiile obşteşti se poate folosi metoda de tehnică contabilă

„maestru-şah simplificat”. În acest caz, contabilitatea sintetică se ţine pe Fişe de cont pentru
operaţii diverse, deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare-şah, iar contabilitatea
analitică se ţine pe fişele menţionate la metoda„maestru-şah”. Evidenţa analitică a creditelor
bugetare, plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective se ţine cu ajutorul Fişei pentru operaţii
bugetare.
Metodele informatice de tehnică contabilă18 (alte forme moderne de contabilitate19),
presupun o adaptare a metodelor de tehnică contabilă tradiţionale la utilizarea calculatorului
electronic. Conform art. 22 din Legea contabilităţii nr. 82/1991,republicată, persoanele fizice şi
juridice (prevăzute la art. 1 din aceeaşi lege) care utilizează sisteme informatice de prelucrare
automată a datelor au obligaţia să asigure respectarea normelor contabile şi controlul datelor
înregistrate în contabilitate, precum şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice.
Elaboratorii de programe informatice au obligaţia de a prevedea prin contracte de livrare a
programelor informatice, clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor – program livrate,
precum şi clauze privind eliminarea posibilităţilor de modificare a procedurilor de prelucrare a
datelor de către utilizatori.
Unităţile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul
poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar utilizatorii
(beneficiarii) răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor şi
schimburilor de sistem informatic, produse-program şi sistem de calcul. Dacă entitatea
economică, în cursul acestei perioade a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a
datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate şi versiunile noi ale
produselor-program şi ale echipamentelor de calcul. De asemenea, arhivele pe suport magnetic
trebuie „împrospătate” periodic pentru a le asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea.

Teste de autoevaluare:
TA 3.3.
1. Cum definea prof. D. Rusu conceptul de metodă de tehnică contabilă?
2. Cum se clasifică metodele de tehnică contabilă după modul cum se fac preluările dintr-un
registru în altul?
Răspuns:

3.4. Răspunsuri şi comentarii la testele de autoevaluare

TA 3.1.
1) Documentul justificativ poate fi definit ca fiind actul scris întocmit pentru consemnarea la
origine a operaţiunilor contabilizabile servind ca dovadă a înfăptuirii acestora.
2) Elemente comune (obligatorii) pentru majoritatea categoriilor de documente sunt: denumirea
documentului; denumirea şi sediul unităţii care întocmeşte documentul; compartimentul sau
sectorul care a întocmit documentul; numărul şi data documentului; părţile participante la
efectuarea operaţiunii economice; conţinutul succint al operaţiunii şi temeiul legal al acesteia;
date cantitative şi/sau valorice referitoare la operaţia consemnată; semnăturile persoanelor care
răspund de efectuarea operaţiei economice, a celor care avizează şi a celor în drept să aprobe
operaţiile respective.

18
Petriş, R., Bazele contabilităţii, Editura Gorun, Iaşi, 2002, p. 237.
19
Oprean, I. ş.a., Bazele contabilităţii agenţilor economici din România, Ediţia a-III-a, Editura Intelcredo, Deva,
1998, p. 359.

66
 Tehnica contabilă

3) Documentele economice pot fi clasificate după unul din următoarele criterii: destinație,
conținut și locul întocmirii lor.
4) Formularele tipizate sunt suporturi de informaţii în care conţinutul, forma şi formatul sunt
prestabilite şi imprimate.
5) După momentul în care se efectuează, verificarea documentelor poate fi preventivă, respectiv
înainte ca operaţia economico-financiară să aibă loc; operativă, adică în timpul efectuării
operaţiilor economico-financiare; postoperativă, şi anume după efectuarea operaţiilor
contabilizate.
6) Verificarea formei constă în urmărirea utilizării formularelor corespunzătoare naturii operaţiei
respective (în cazul documentelor tipizate) sau verificarea elementelor conţinute de formularele
netipizate.
7) Indiferent de modul de prezentare a circulaţiei documentelor, sub formă de text sau schemă,
pe baza elementelor expuse mai înainte se pot întocmi: grafice individuale (cuprind documentele
şi lucrările care se execută de către o anumită persoană); grafice de structură (cuprind
documentele şi lucrările din cadrul unui compartiment al entității economice); grafice sintetice
(cuprind toate operaţiile necesare unei anumite lucrări cu un grad ridicat de complexitate).

TA 3.2
1) Registrele de contabilitate se definesc ca fiind documente contabile obligatorii în care unităţile
economice înregistrează periodic, cronologic şi sistematic operaţiile economice şi financiare,
consemnate în documente justificative, care produc modificări în gestiunea acestora.
2) Conform Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, registrele de contabilitate obligatorii
sunt Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare.

TA 3.3.
1) Vom numi metodele prin care se realizează în practică funcţiunile contabilităţii duble – afirma
profesorul universitar D. Rusu – metode de tehnică contabilă.
2) După modul cum se fac preluările dintr-un registru în altul ele pot fi împărţite în metode
transcriptive și metode copigrafice (transcopiative).

3.5. Teste grilă

Alegeţi varianta corectă de răspuns:

1. Documentele justificative sunt definite astfel:

a. acte scrise pentru consemnarea la origine a operaţiunilor contabilizate servind ca dovadă a
înfăptuirii acestora;
b. acte scrise care consemnează operaţiunile efectuate de o unitate, în momentul încasării sau
plăţii acestora;
c. jurnale care consemnează cumulat operaţiunile efectuate de o unitate, pe categorii de
operaţiuni (achiziţii, consumuri, plăţi din casierie etc.);
d. documente scrise care consemnează numai operaţiunile financiare efectuate de unitate.

2. După locul întocmirii, deosebim următoarele tipuri de documente justificative:

a. documente generale sau comune şi documente specifice;
b. documente mixte sau combinate şi documente de execuţie;
c. documente interne şi documente externe;
d. documente primare şi documente centralizatoare.

3. Verificarea de fond a documentelor justificative presupune:

a. legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea și economicitatea operaţiei consemnate;
b. adecvarea documentului la natura operaţiei consemnate;

67
 Tehnica contabilă

c. controlul preluării corecte a datelor cifrice (exactitatea calculelor efectuate);

d. realitatea operaţiei în spaţiul unde urmează să se desfăşoare operaţiunea.

Răspunsuri: 1. – a; 2. – c; 3. –a.

3.6. Bibliografie

1. Budugan, D., Georgescu I., Bazele contabilității, Editura Sedcom Libris, Iaşi, 2003
2. Budugan, D., Georgescu, I., Păvăloaia, L., Bazele contabilităţii. Cadrul conceptual şi aplicaţii,
Editura Universității Al. I. Cuza, Iași, 2014
3. Horomnea E., Budugan, D., Georgescu, I., Istrate, C., Păvăloaia, L., Rusu, A., Introducere în
contabilitate. Concepte şi Aplicaţii, EdituraTipo Moldova, Iaşi, 2015
4. ***OMFP nr. 1802 din 29/12/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind
situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate, publicat în
Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 963 din 30/12/20014
5. *** Legea contabilităţii nr. 82/1991, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
265 din 27.12.1991, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, 454/18.06.2008,
actualizată prin OUG nr. 79/2014
6. *** Ordin nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial,
Partea I, nr. 910/9.12.2015

68