CAPITOLUL 8.

SISTEMUL INFORMAłIONAL
AL GESTIUNII STOCURILOR

Sistemul informaŃional prezintă o importanŃă deosebită pentru gestiunea

eficienŃă a stocurilor. Un sistem informaŃional care să permită cunoaşterea
permanentă a proceselor şi fenomenelor economice ce are legătură directă şi
chiar indirectă în nivelul, structura şi evoluŃia stocurilor. Desigur, există o
multitudine de procese, fenomene şi activităŃi economice ce influenŃează sau
sunt influenŃate de către stocuri, ele referindu-se, în principal, la: determinarea
necesarului de contract, încheierea contractelor cu furnizorii şi beneficiarii,
aprovizionarea cu mărfuri, urmărirea executării contractelor, livrarea mărfurilor
din depozite către magazinele detailiştilor, urmărirea comenzilor cu bene-
ficiarii, inventarierea stocurilor existente în depozite, evidenŃierea cheltuielilor
aferente activităŃii de stocare etc. Toate asemenea activităŃi generează
informaŃii de mare însemnătate pentru fundamentarea deciziilor, astfel încât să
se creeze toate premisele, pe de o parte, pentru preîntâmpinarea abaterilor, iar,
pe de alta, pentru sesizarea lor imediat ce sau produs, în acest fel urmărindu-se
reducerea stocului la limitele normale.1

8.1. Abordarea sistemică a întreprinderii şi procesul decizional

Într-o abordare sistemică agentul economic este alcătuit din urmă-

toarele trei subsisteme (vezi fig. 1):

Fig. nr. 1. Abordarea sistemică a întreprinderii

1
G. Pistol, L. Pistol, ComerŃul interior, Editura Economică, Bucureşti, 2004.

144
 1. Subsistem operaŃional, care asigură transformarea factorilor de
producŃie în bunuri şi servicii;
2. Subsistemul de conducere, care primeşte informaŃii despre sistemul
operaŃional şi acŃionează prin decizii asupra acestuia;
3. Subsistemul informaŃional, care, pe de o parte, evaluează
performanŃele sistemului operaŃional, şi, pe de altă parte, primeşte date despre
mediu pentru a alimenta cu informaŃii sistemul de conducere.
Activitatea de conducere nu este separabilă de informaŃie, deoarece
desfăşurarea sa necesită o bună cunoaştere a universului în care se iau decizii.
Ca urmare a acestei condiŃionări reciproce se impune o abordare unitară a
sistemului de către conducere, avându-se în vedere faptul că insuficienŃele de
unul din subsisteme se vor reflecta în performanŃele întregului sistem.
În cadrul subsistemului informaŃional, majoritatea datelor sunt co-
lectate, prelucrate şi vehiculate pe suporŃi purtători de informaŃie (formulare,
rapoarte, suporŃi magnetici ş.a.) care formează sistemul de evidenŃă al
firmei2. Acesta este alcătuit, la rândul său, din trei componente:
a) sistemul evidenŃă tehnico-operativă (economică), asigură înre-
gistrarea operativă şi sistematică a datelor, ce caracterizează procesele care au
loc în activitatea întreprinderii. Acestea, după o primă prelucrare se transformă
în informaŃii necesare conducerii operative a proceselor tehnico-economice,
respectiv subsistemului operaŃional. EvidenŃa operativă ocupă aproximativ
80% din volumul de evidenŃe, însă, în forma sa primară nu poate furniza o
imagine de ansamblu asupra unei firme;
b) sistemul de evidenŃă contabil, prelucrează datele şi informaŃiile
furnizate de evidenŃa tehnico-operativă, pentru a determina rezultatele
financiare pe o anumită perioadă, fiind expresia cea mai sintetică a
rezultatelor activităŃii tehnico-economice desfăşurată. Furnizează informaŃii
de mare importanŃă în analiza şi fundamentarea deciziilor pe termen lung
privind obiectivele şi acŃiunile viitoare ale unităŃii economice, precum şi
pentru elaborarea măsurilor de utilizare cât mai eficientă a resurselor umane,
materiale şi financiare;
c) sistemul de evidenŃă statistică, asigură o informare postoperativă,
într-o formă sintetică a rezultatelor de ansamblu ale firmei. Are o sferă de
cuprindere mai mare decât evidenŃa contabilă, constituind sursa principală de
informaŃie pentru conducere în vederea evaluării rezultatelor comparativ cu
sarcinile şi resursele stabilite. Totodată, aceste informaŃii stau la baza
previziunilor, a precizării sarcinilor viitoare.
Sistemul informaŃional nu se limitează numai la sistemul de evidenŃă,
existând şi informaŃii neformale care nu mai sunt supuse unei prelucrări
ulterioare.

2
Rusu C., ş.a., Managementul afacerilor mici şi mijlocii, Editura Logos, Chişinău,
199, pag. 411.

145
 ImportanŃa părŃii neformale a sistemului informaŃional este pusă în
evidenŃă de A. Toffler3, prin exemplul firmelor japoneze. Sistemul „doKiKai”
asigură o comunicare neformală importantă pentru tinerii angajaŃi ai firmei,
între ei existând legături atât în firmă, cât şi în afara firmei. Ei schimbă
permanent informaŃii, ocolind astfel canalele informaŃionale formale.

8.2. Sistemul informaŃional al întreprinderii

Sistemul informaŃional cuprinde ansamblul mijloacelor şi proce-

durilor de preluare, clasare, stocare, prelucrare, difuzare şi valorificare a
datelor şi informaŃiilor la nivelul unei unităŃi economico-sociale4. Finalitatea
sistemului informaŃional este furnizarea de informaŃii sub o formă direct
utilizabilă, la momentul oportun, în scopul asigurării bunei funcŃionării a
sistemelor operaŃionale, precum şi a luării deciziilor la diferite nivele. Cu
alte cuvinte, sistemul informaŃional realizează legătura necesară între organele
de conducere şi cele conduse, şi invers, într-un mod dinamic.
Buna conducere a unui agent economic este condiŃionată de existenŃa
unui sistem informaŃional judicios conceput şi implantat, atotcuprinzător,
capabil să furnizeze managerilor la toate nivele ierarhice informaŃii sintetice şi
la nevoie, analitice, de care aceştia au nevoie pentru fundamentarea
deciziilor5.
Sistemul informaŃional nu are un rol în sine, ci este subordonat
sistemului de conducere pentru care a fost creat. Trebuie să permită
managerilor de la orice nivel să pătrundă în procesul intim al fenomenelor, să
examineze critic stările de fapt, să evidenŃieze aspectele pozitive şi negative
precum şi cauzele lor, furnizând suportul documentar pentru elaborarea unor
decizii eficiente, al exercitării controlului aplicării deciziilor luate, semnalând
abaterile de la îndeplinirea obiectivelor fixate6.
Pentru sprijinirea procesului decizional la toate nivelele, sistemul
informaŃional trebuie să îndeplinească o serie de sarcini. Într-o abordare
sumară, acestea ar putea fi:
• asigurarea în timp util, de o structură şi precizie corespunzătoare a
informaŃiilor necesare activităŃii de evidenŃă, analiză şi decizie,
pentru obŃinerea unei eficienŃe maxime;
• realizarea legăturilor informaŃionale între elementele de structură ale
agentului economic, precum şi a legăturilor necesare cu mediul
extern;

3
Toffler A., PowerShift – Puterea în mişcare, Editura Antet, Bucureşti, 1995,
pag. 176.
4
Airinei D., Sisteme expert în activitatea financiar-contabilă, Editura Junimea,
Iaşi, 1997, pag. 62.
5
Mihuleac E., Bazele managementului, Editura Tempus, Bucureşti, 1994, pag. 289.
6
Op. cit., pag. 289.

146
 • cuprinderea întregii activităŃi şi reflectarea fidelă a stării şi
tendinŃelor proceselor economice specifice agentului economic;
• vehicularea rapidă şi prezentarea numai a informaŃiilor efectiv
necesare procesului decizional;
• asigurarea atât a informaŃiilor care se pretează la reprezentări cifrice,
cât şi a informaŃiilor pentru care nu există încă reprezentări
numerice;
• reprezentarea informaŃiilor într-o formă accesibilă beneficiarilor;
• degajarea top-managerilor de deciziile rutiniere, programabile
acestea fiind delegate nivelurilor inferioare. Top-managerii se vor
putea astfel concentra asupra deciziilor neprogramabile, având un
caracter excepŃional şi care cer un mare efort de formalizare;
• furnizarea informaŃiilor specifice şi cu un grad de sintetizare adecvat
fiecărui nivel de conducere;
• asigurarea unui caracter unitar a sistemului de informare, emitându-se
existenŃa în paralel a unor practici contradictorii;
• flexibilitatea sistemului informaŃional, posibilitatea modificării sale
în mod avantajos la apariŃia unor noi situaŃii determinate de
creşterea necesităŃii de informaŃii sau de introducerea unor noi
modalităŃi de prelucrare.

8.3. Impactul sistemelor informaŃionale asupra întreprinderii

Realizarea cu maximum de eficienŃă şi în condiŃiile unor costuri optime

a sarcinilor sistemului informaŃional se poate face cu ajutorul sistemului
informaŃional/informatic pentru conducere. este un set de resurse umane şi
de capital, investite într-o unitate economică, în vederea colectării şi pre-
lucrării datelor necesare producerii informaŃiilor, care vor fi folosite la toate
nivelurile conducerii planificate şi controlului activităŃii organizaŃiei7.
Sistemele informaŃionale pentru conducere au existat dintotdeauna,
într-o formă simplă, evoluând mai apoi în forme tot mai complexe. Ele s-au
transformat treptat în forme tot mai complexe. Ele s-au transformat treptat în
sisteme informatice pentru conducere, odată cu dezvoltarea calculatoarelor
electronice şi a (tele) comunicaŃiilor.
Sistemul informatic este o parte constitutivă a sistemului infor-
maŃional pentru conducere, mai exact acea parte în care operaŃiile se execută
automatizat. Nu trebuie, însă, confundat cu acesta. În timp ce sistemul
informatic tratează cu ajutorul echipamentelor de colectare, memorare,
prelucrare şi transmitere a datelor, al programelor şi modelelor, informaŃia ca

7
Oprea D., Premisele şi consecinŃele informatizării contabilităŃii, Editura Graphix,
Iaşi, 1995, pag. 17.

147
structură formală, sistemul informaŃional se referă la conŃinutul informaŃiilor8.
Cu ale cuvinte, sistemul informatic are o serie mai restrânsă, limitându-se la
prelucrarea automată a structurilor de date şi informaŃii.
Într-o formă schematică, un sistem informatic poate fi prezentat sub
forma unei „cutii negre”, la intrarea căreia se prezintă informaŃii despre
starea sistemului, apoi pe baza unor reguli, proceduri, metode şi mijloace, se
obŃin ieşirile necesare conducerii (fig. 2).

Fig. nr. 2. Sistem informatic (schemă generală)9

Obiectivul unui sistem informatic este de a furniza informaŃiile

necesare activităŃii de conducere la toate nivelele, îndeplinind aceleaşi funcŃii
ca şi sistemul informaŃional pentru conducere, dar mai repede şi mai precis,
datorită utilizării tehnicii electronice de calcul.
Introducerea sistemului informatic în activitatea firmei, pe lângă
efectele asupra productivităŃii şi eficienŃei conducerii, presupune organizarea
şi funcŃionarea mai raŃională a sistemului. Dacă primele aplicaŃii aveau o
orientare strict productivistă, extinderea informatizării a condus la reorga-
nizarea întreprinderii corespunzător noilor sisteme informatice utilizate, la
evoluŃia profesiilor ce intervin în procesele informaŃionale, precum şi la
cultura întreprinderii10.
Treptat, după efectele reorganizării structurilor funcŃionale şi redis-
tribuirea sarcinilor în cadrul acestora, utilizarea sistemelor informatice
determină profunde mutaŃii în cultura managerială.
8
Popescu I.A., Teorie şi practică şi analiza sistemelor de conducere, Editura
Scrisul Românesc, Craiova, 1977, pag. 83.
9
Mihuleac E., Bazele managementului, Editura Tempus, Bucureşti, 1994, pag. 306.
10
Airinei D., Impactul informaticii asupra întreprinderii, în Tribuna Economică,
nr. 23, 1993, pag. 14.

148
 Astfel, de la modelul industrial, marcat de taylorism şi bazat pe muncă,
metode, rigoare şi disciplină, asistăm la trecerea spre modelul cultural al
societăŃii post-industriale, baza pe valori, ca: responsabilitatea individuală,
interes în muncă, autonomie şi creativitate11.
Sistemul informatic pentru conducere devine un instrument de
diagnosticare, simulare, prognozare, control şi evidenŃă, de prelucrare a
informaŃiilor financiare şi a celor rezultate în urma tranzacŃiilor, integrând
unitar sistemul informaŃional.

8.4. Informatizarea activităŃii financiar contabile

Se apreciază că la fiecare cinici ani, volumul de informaŃii vehiculate se

dublează12. Excesul de informaŃii determină o cerere sporită de informaŃii
sintetice, structurate cum sunt informaŃiile financiar contabile. Acest fenomen
este confirmat de economistul american Hybe care arată că, din totalul
informaŃiilor care circulă într-o întreprindere, 80% sunt informaŃii economice
şi 47% sunt informaŃii financiar-contabile13.
Sistemele informatice financiar-contabile sunt în măsură să rezolve una
din problemele pe care sistemele informatice pentru conducere, în general, nu
le abordează, nu le agravează chiar, generate de informaŃii prea abundente
pentru a lua decizii rezonabile14, ele permit posibilitatea sintetizării şi
filtrării informaŃiilor necesare activităŃii de conducere.
Contabilitatea posedă un instrumentar coerent şi bine structurat de
colectare a fluxurilor informaŃional primare şi de prelucrare şi generalizare în
vederea furnizării unor informaŃii de sinteză, şi, la nevoie, analitice destinate
procesului decizional pe diferite nivele ierarhice.
În literatura de specialitate se consideră că „strămoşul” indiscutabil al
sistemului informaŃional într-o unitate este sistemul financiar contabil15.
Contabilitatea a relevat managementului caracterul său, „modelizabil”,
pornind de la privilegiul de a asigura modelarea întreprinderii după reguli şi
principii consacrate.
Nu întâmplător în informatizarea sistemelor informaŃionale s-a pornit
de la contabilitate. ExplicaŃia constă în faptul că, mai întâi, se asigură un mo-
11
Salzman, C., Rentabilisez vos ordinateurs, Informatique et comptabilité, Paris,
1989, pag. 15 Via Airinei D., Sisteme expert în activitatea financiar-contabilă, Editura
Junimea, Iaşi, 1997, pag. 86.
12
Airinei D., Sisteme expert în activitatea financiar-contabilă, Editura Junimea,
Iaşi, 1997, pag. 77.
13
Oprea D., Premisele şi consecinŃele informatizării contabilităŃii, Editura
Graphix, Iaşi, 1995.
14
Airinei D., Sisteme expert în activitatea financiar-contabilă, Editura Junimea,
Iaşi, 1997, pag. 78.
15
Esnault Ch.Hoarau, Comptabilité financiere, Editura P.U.F., Paris, 1994, pag. 11
din G. Roşu C., în Ec., GCF, nr. 6, pag. 46.

149
del complet şi coerent al întreprinderii şi mai apoi, caracterul bine structurat al
sistemului nu presupune dificultăŃi în formalizare.
Majoritatea întreprinderilor au părŃi importante din sistemele in-
formaŃionale informatizate. Sisteme informatice prezente au reluat un sistem
anterior puternic formalizat, bazat pe imprimate şi reguli precise, sporindu-i
performanŃele prin utilizarea tehnicii electronice de calcul.

Caracteristicile calitative ale informaŃiei financiar-contabile

Pentru a răspunde obiectivului de utilitate în luarea deciziilor,
informaŃiile financiar-contabile trebuie să îndeplinească un minim din
caracteristicile următoare16:
RelevanŃa (pertinenŃa), exprimă măsura în care o informaŃie este
furnizată în timp util şi are o valoare predicativă, cât şi o valoare de
confirmare;
Inteligibilitatea obligă la o formă a informaŃiei care să o facă înŃeleasă
destinatarului;
ImportanŃa relativă leagă relevanŃa informaŃiei de costurile pentru
obŃinerea sa;
Fiabilitatea – o informaŃie este fiabilă dacă este atât fidelă şi
verificabilă (dacă informaŃia reprezintă bine ceea ce trebuie să reprezinte), cât
şi neutră;
Compatibilitatea în timp a informaŃiilor, ce implică permanenŃa
metodelor şi în spaŃiu, necesitând o uniformitate a metodelor.

Perspectivele sistemelor informatice

În evoluŃia sistemelor informatice economice oprimă etapă o reprezintă
sistemele de prelucrare a tranzacŃiilor (Transaction Procesing System),
Caracteristice fazei embrionare a activităŃilor de informatizare T.P.S. aveau ca
principal obiectiv colectarea datelor, mai întâi contabile, iar mai apoi privind
marketingul, personalul, fabricaŃia ş.a.

8.5. Organizarea sistemului informaŃional al stocurilor

În cadrul întreprinderii, activele circulante materiale ocazionează

numeroase operaŃii, care pot fi grupate după conŃinutul lor în:
1. OperaŃii de aprovizionare şi conservare;
2. OperaŃii de eliberare din depozit;
16
Feleagă N., ş.a., Contabilitatea aprofundată, Editura Economică, Bucureşti,
1996, pag. 41.

150
 3. OperaŃii de inventariere.
Aceste operaŃiuni sunt consemnate în diferite documente şi evidenŃe
operative distincte.

1. OperaŃiile de aprovizionare şi conservare sunt evidenŃiate în

următoarele documente:
• Comenzile, se emit de către unităŃile patrimoniale către furnizori;
• Contractele economice, se încheie cu furnizorii pe baza comenzilor;
• Registrul de comenzi, este utilizat pentru urmărirea modului în care
sunt realizate contractele de aprovizionare;
• Avizul de însoŃire a mărfii, este un document de însoŃire a stocurilor
pe timpul transportului, document pe baza căruia se întocmeşte factura fiscală,
sau document de primire în gestiunea cumpărătorului;
• Factura fiscală, realizează pe lângă funcŃiile avizului de însoŃire şi pe
cele de transport pentru viza de control financiar preventiv, şi totodată este act
justificativ pentru decontarea contravalorii;
• Nota de întrare-recepŃie, se întocmeşte la sosirea stocurilor de la
furnizor şi la intrarea acestora în depozitul unităŃii;
• Fişa de magazie, este un document de evidenŃă operativă a magaziei
şi se întocmeşte separat pentru fiecare fel, calitate sau sortiment de stocuri
materiale.

2. OperaŃiile de eliberare din depozit sunt evidenŃiate în următoarele

documente:
• Bonul de consum, este utilizat pentru eliberarea din magazie a
stocurilor;
• Fişa limită de consum.

3. OperaŃiile de inventariere sunt evidenŃiate în contabilitate prin

intermediul listelor de inventar.

În legătură cu operaŃiile de intrare şi ieşire a bunurilor, legislaŃia în

vigoare prevede următoarele obligaŃii pentru agenŃii economici:
• Bunurile materiale intrate în patrimoniu se consemnează în documente
adecvate şi se operează în evidenŃa locurilor de depozitare;
• Bunurile primite pentru prelucrare sau în custodie, se recepŃionează şi
se înregistrează distinct ca intrări în gestiune;
• Bunurile materiale în curs de aprovizionare sau sosite dar nere-
cepŃionate se înregistrează distinct în contabilitate ca intrări în patrimoniu;
• Bunurile sosite fără factură se înregistrează ca intrări în gestiune, pe
baza recepŃiei şi a documentelor de însoŃire;
• Bunurile livrate, dar nefacturate, se înregistrează în contabilitate ca
ieşiri din gestiune pe baza documentelor justificative.

151
 Sistemele informatice pentru conducere (Management Information
System) reprezintă pasul următor, de valorificare a informaŃiilor pentru
conducerea tactică, urmate îndeaproape de sistemele de sprijinirea pro-
cesului decizional (Decision Support System). Acestea din urmă nu mai erau
destinate culegerii şi sintetizării informaŃiilor, ci vizau pregătirea deciziei,
rezolvarea problemelor având la bază căutători de tip euristic.
ApariŃia sistemelor expert (Expert Support Systems) face trecerea la
prelucrarea cunoştinŃelor umane, acestea înglobând judecate experŃilor.
Perspectivele sistemelor expert se leagă de multitudinea, complexitatea
şi interdisciplinaritatea cunoştinŃelor cărora decidenŃii, pe toate nivelele
ierarhice, trebuie să le facă faŃă.
Sistemele expert pot atât să asiste, cât şi să înlocuiască decidentul, fiind
capabile să raŃioneze asemeni expertului uman.
O tendinŃă de viitor a sistemelor informatice, care se dezvoltă simŃitor
este sistemul deciziilor de grup (grupware), în contextul globalizării econo-
mice şi sociale şi a dezvoltării fără precedent a reŃelelor de calculatoare.

8.6. Sistemul de prelucrare automată a datelor, calea principală de

asigurare a gestiunii stocurilor

Din punct de vedere financiar, stocurile reprezintă alocări de capital ce

nu pot fi recuperate decât după parcurgerea întregului ciclu de exploatare, mai
precis odată cu realizarea lor. Din această perspectivă, investigaŃia în stocuri
de materii prime, materiale şi obiecte de inventar şi, în general, investiŃiile în
toate categoriile de stocuri constituie cel mai important cont de depozit
neaducător de dobândă.
Gestiunea modernă a stocurilor este departe de a mai considera
eficientă formarea de stocuri cu mult peste necesităŃile exploatării.
Managementul agentului economic trebuie să-şi concentreze eforturile pentru
realizarea unei gestiuni ştiinŃifice a stocurilor, utilizând o suită de modele
economico-matematice de optimizare.
Aportul matematic, uneori complex şi ipotezele abstracte ale gestiunii
stocurilor fac greu abordabile aceste modele17. Sistemele informatice, în speŃă
cele de gestiune a stocurilor, elimină acest inconvenient, oferind suportul
informaŃional şi prelucrările necesare elaborării unor decizii riguros
fundamentale, la toate nivelele funcŃionale.
Organizarea unui circuit raŃional de culegere, pregătirea şi prelucrare a
informaŃiilor cu privire la mişcarea şi transformarea valorilor materiale
constituie premisa trecerii la adoptarea unor metode moderne de gestionare.
În acest context, se impune necesitatea asigurării unui sistem informatic
integrat care să corespundă unei concepŃii unitare privind activitatea

17
Cocris V., Işan V., Economia afacerilor, Editura Graphix, Iaşi, 1995, pag. 132.

152
întreprinderii, în care subsistemul de gestiune a stocurilor ar trebuie să
pornească de la fenomenele reale cu care se confruntă unitatea. În linii mari,
acestea, ar putea fi:
• nerespectarea termenelor contractuale de livrare, ceea ce conduce la
întârzieri în aprovizionare, determină apariŃia „rupturii de stoc”, cu
repercusiuni nefavorabile asupra întregii activităŃii. Pentru a se evita
o asemenea situaŃie se apelează la alte surse de acoperire a nevoilor
materiale, dar care ulterior, prin sosirea comenzilor întârziate,
conduc la formarea de stocuri neraŃionale;
• volumul mare de muncă atras de gestiunea stocurilor, cu deosebire
pe linia determinării stocurilor normate şi a urmăririi mişcării
acestora, face ca acŃiunea de normare să fie limitată la nivel de
grupe de materiale. Avându-se în vedere structura sortimentală a
materialelor folosite în industria prelucrătoare, atunci calculul
normelor de stoc ar trebui să facă necondiŃionat pe sortimente şu
aceasta pentru a se evita suprastocarea unora şi lipsa altora;
• ca urmare, sistemul de gestiune a stocurilor va putea fi capabil să
Ńină pasul cu mutaŃiile ce se manifestă în producŃie şi aprovizionare,
să asigure o informare operativă asupra stării de fapt, în vederea
luării deciziilor pe treptele ierarhice interesate, să susŃină buna
desfăşurare a întregii activităŃi.
Sistemul de gestiune a stocurilor, integrat sistemului informaŃional a
întreprinderii oferă răspuns mai multor pachete de informaŃii:

cunoaşterea operativă, la zi şi selectiv, la cerere a situaŃiei stocurilor
la orice sortopodimensiune de materiale, reper, piesă, subansamblu,
produs finit;

perioada pentru care stocul existent asigură consumul corelat cu
planul de fabricaŃie;

perspectivele reîntregirii stocurilor, adică date intrării şi volumul
următorului lot de livrare (când este vorba de materiale sau produse
care se primesc din afara întreprinderii) şi respectiv data finalizării
fabricaŃiei şi cantitatea de piese şi repere ce se asigură din fabricaŃia
curentă a întreprinderii respective.
Acest pachet de informaŃii constituie sursa de semnalizare, de
informare a organelor de decizie din întreprindere asupra situaŃiei critice a
unor stocuri. În mod practic ar trebui editată zilnic, sau atunci când apare
situaŃia respectivă, lista stocurilor cu nivel zero, perspectiva reaprovizionării
materialelor în cauză şi stocurile care se apropie de nivelul critic, pe baza
căreia personalul din compartimentul aprovizionare urmează să acŃioneze la
furnizori pentru impulsionarea livrărilor.
Un al doilea pachet de informaŃii se referă la stocurile excedente:

situaŃia cantităŃilor în stoc peste nivelul normal şi perspectiva
evoluŃiei în funcŃie de reaprovizionările posibile;

153

lista stocurilor disponibile;

lista stocurilor fără mişcare sau cu mişcare lentă cu prezentarea
duratei de menŃinere în stoc şi a termenului estimativ de absorŃie
(pentru stocurile cu mişcare lentă), în funcŃie de ritmul de consum
realizat anterior.
SelecŃionarea acestor informaŃii presupune constituirea fişierelor cu
norme de stoc (curent, de siguranŃă, de condiŃionare etc.) şi stabilirea
criteriilor precise de încadrare a unui stoc în categoria de mişcare sau cu
mişcare lentă. O dificultate practicată ce nu trebuie neglijată este aceea că
sunt multe cazuri când pentru aceeaşi sortotipodimensiune de materiale sau
produse se Ńin în paralel mai multe fişe de magazie, în funcŃie de diferitele
preŃuri de aprovizionare determinate de sursele de aprovizionare diferite, dar
mişcările nu se efectuează în toate fişele şi astfel este posibil ca unele fişe să
apară cu stocuri fără mişcare, deşi fizic materialul rulează din stoc. În aceste
cazuri este necesar ca în programul calculatorului să se prevadă posibilitatea
însumării cantitative din diferite fişe de magazie care se referă la acelaşi
sortiment, pentru a evita concluziile eronate.
Pe baza informaŃiilor referitoare la stocurile excedentare se acŃionează
în următoarele direcŃii:
• actualizarea listei stocurilor disponibile, pe baza analizei situaŃiilor
stocurilor fără mişcare sau cu mişcare lentă;
• analiza stocurilor al cărui nivel depăşeşte normativul stabilit şi
precizarea cauzelor, a măsurilor şi perspectivelor de reintrare în
normal.
În sfârşit, o a treia categorie de informaŃii privitoare la stocuri sunt cele
în expresie valorică:

situaŃia stocurilor pe categorii:
 materii prime şi materiale;
 materiale consumabile;
 combustibil;
 semifabricate;
 produse finite.

situaŃia încadrării în normativul mijloacelor circulante;

volumul dobânzilor plătite pentru creditele aferente stocurilor, din
care dobânzi penalizatoare.
Aceste informaŃii servesc de regulă la stabilirea unor concluzii şi
măsuri de ansamblu în cadrul analizelor periodice pe bază de bilanŃ.
În domeniul stabilirii normelor de stoc, sistemul informaŃional trebuie
să includă unele fişiere de date şi programe specifice astfel:

fişiere privind intervalele între livrările rezultate din contractele
economice;

fişiere privind nivelul diferitelor categorii de cheltuieli referitoare la
comandarea, primirea, gospodărirea stocurilor;

154

fişiere cu date din perioadele anterioare privind mărimea şi data de
intrare a fiecărui lot, pe sortotipodimensiuni de materiale în vederea
stabilirii intervalelor între livrări şi a abaterilor de la ritmicitatea
aprovizionării;

informaŃiile privind duratele de condiŃionare a diferitelor materiale,
în funcŃie de tehnologia de folosit;

programe de prelucrare pe calculator a diferitelor modele referitoare
la normarea stocurilor.
InformaŃiile şi programele respective permit să se efectueze calcule
operative referitoare la norma de stoc curent, de siguranŃă, de condiŃionare şi
aplicarea practică a acestora.
Sistemul informatic trebuie proiectat şi realizat folosind documentele
de evidenŃă primară şi statisticile existente aprobate în cadrul sistemului
informaŃional:
 notele de intrare-recepŃie;
 dispoziŃiile de livrare;
 fişele limită;
 documente de lansare;
 documente de recepŃie;
 alte documente.
a căror conŃinut de informaŃie trebuie utilizat pentru subsecŃiunea „stocuri” a
sistemului informaŃional şi simultan pentru celelalte secŃiuni (aprovizionare,
desfacere, producŃie, financiar-contabil etc.).
Un asemenea sistem permite obŃinerea pe calculator şi a datelor
necesare pentru raportare, la perioade fixe stabilite sau la cerere, a situaŃiei
stocurilor efective în raport cu cele normate ca şi urmărirea şi controlul
operativ al mişcării stocurilor în vederea prevenirii sau formării celor
neraŃionale.

8.7. Sistem informatic integrat de Gestiune Stocuri

8.7.1. Modulul ISIS

Modulul GESTIUNE STOCURI permite unităŃilor patrimoniale

organizarea evidenŃei şi contabilităŃii analitice a stocurilor conform metodei
operativ-contabile.
Modulul GESTIUNE STOCURI oferă mijloacele necesare iniŃializării
şi controlului stocurilor existente în fiecare gestiune. Pentru fiecare articol din
stoc sunt memorate informaŃii calitative şi cantitative. În cazul articolelor
înregistrate la mai multe preŃuri de gestiune, evidenŃa se face separat, pentru
fiecare preŃ.
Modulul GESTIUNE STOCURI oferă posibilitatea lucrului pe luni
calendaristice definite ca perioade în sistem. Prin menŃinerea informaŃiilor

155
detaliate cu privire la mişcările efectuate asupra stocurilor în lunile anterioare,
se pot realiza rapoarte de analiză privind evoluŃia stocurilor în timp.
Ieşirile din stoc se efectuează conform metodei FIFO (primul intrat,
primul ieşit).
Verificarea concordanŃei între stocurile scriptice rezultate în urma
prelucrării documentelor şi stocurilor reale, existente în gestiuni se realizează
prin intermediul formularelor de inventar, întocmite pe baza datelor existente
în sistem şi a celor completate manual în momentul efectuării controlului.
Modulul GESTIUNE STOCURI permite evaluarea materiilor prime şi
materialelor din producŃia neterminată.
Modulul gestionează documentele de tip: Proces Verbal de Constatare
DiferenŃe Inventar, Bon de Consum, Bon de Transfer la Altă Unitate
Contabilă, Bon de Restituire, Bon de Predare, Fişă Limită de Consum, Proces
Verbal de Casare şi Recuperare, Proces Verbal de Reevaluare şi Bon de
Conversie care descriu mişcările de articole (materii prime, materiale,
semifabricate, produse finite) între gestiunile (magaziile, depozitele, secŃiile
de producŃie) companiei.
Prelucrarea unui document este completă, în sensul că sistemul asigură
nu numai înregistrarea în baza de date a informaŃiilor continue de document,
ci efectuează simultan actualizarea stocurilor pentru articolele specificate în
document şi generarea tranzacŃiilor contabile corespunzătoare.
Acest mod de prelucrare, ce presupune înregistrarea tuturor efectelor
(asupra stocurilor şi în contabilitate) ce decurg din adăugarea, modificarea sau
ştergerea unui document, permite cunoaşterea în timp real a situaŃiei
financiare şi materiale a companiei, contribuind eficient la fundamentarea
deciziilor de aprovizionare, lansare în producŃie şi desfacere.
Modulul GESTIUNE STOCURI oferă suportul necesar fundamentării
deciziei de aprovizionare, lansare în producŃie şi desfacere.

Asistarea utilizatorului în prelucrarea documentelor

• Modulul operează în modulul gestiune de lucru şi perioada curentă

care permite gruparea naturală a documentelor după gestiunea
emitentă şi data emiterii. Gestiunea de lucru se selectează utilizând
un dialog care prezintă structura companiei sub formă arborescentă.
Modulul oferă facilităŃi de asistare a utilizatorului la specificarea
unui articol: afişarea denumirii şi unităŃii de măsură, verificarea
tipului articolului, alegerea preŃului din listă, afişarea stocului
curent, actualizarea automată a valorilor la schimbarea cantităŃii sau
preŃului. Pentru documentele de ieşire din stoc, sistemul avertizează
utilizatorul când cantitatea specificată pe document depăşeşte
cantitatea din stoc sau cantitatea maximă permisă.

156
• Modulul asigură consistenŃă între datele de stoc şi cele de
contabilitate, prevenind modificarea directă a cantităŃilor din stocuri
de către utilizator. Astfel actualizarea stocurilor se realizează
indirect, prin intermediul documentelor. IniŃializarea stocului este
permisă numai în cazul adăugării unei gestiuni sau la instalarea
sistemului.
• Modulul oferă posibilitatea verificării datelor introduse de utilizator
cu cele completate pe formularele primite, prin calculul valorilor pe
linii şi a valorii totale pentru toate tipurile de documente pentru care
aceste valori au sens.
• Modulul permite selectarea unui document introdus anterior, în
vederea modificării sau ştergerii, după criterii multiple de selecŃie:
data documentului, gestiunea predatoare sau primitoare, numărul
extern al documentului sau identificatorul generat de sistem.
• Modulul oferă posibilitatea vizualizării conŃinutului oricărui tip de
document prelucrat, prin generarea unui raport asemănător
formularului primar, raport care poate fi afişat sau tipărit la
imprimantă.
• Modulul permite anularea efectelor unor documente prin facilitatea
de introducere a documentelor „în roşu” (cu cantităŃi negative).
• Modulul oferă mecanismul de închidere / deschidere a perioadelor
comerciale (de prelucrare a documentelor). Acest mecanism previne
prelucrarea documentelor în timpul operaŃiilor de închidere a
perioadei contabile, respectiv efectuarea de corecŃii după închiderea
perioadei contabile.
• Modulul asigură înregistrarea informaŃiilor necesare pentru
generarea rapoartelor de urmărire dinamică a stocurilor, prin
opŃiunea de comutare a perioadei curente a stocului.

SiguranŃa în exploatare

• Accesul la informaŃiile din baza de date este controlat prin

mecanismul de parole şi drepturi de acces structurate pe utilizatori,
gestiuni şi operaŃii.
• Modulul lucrează în modul „tranzacŃional” la salvarea unui
document în baza de date. Dacă operaŃia eşuează, datele revin la
starea anterioară operaŃiei.
• Sistemul este protejat împotriva erorilor de operare. Datele sunt
validate înainte de salvare şi în cazul unei operaŃi greşite, este afişat
un mesaj care indică explicit modalitatea de corectare a erorii.

157
 IniŃializarea sistemului

• Sistemul se poate instala în orice perioadă a anului, fiind necesare:

completarea nomenclatorului de articole, introducerea gestiunilor şi
iniŃializarea stocurilor pe gestiuni cu cantităŃile existente în
momentul instalării.

Integrare în sistemul ISIS

• Modulul GESTIUNE STOCURI generează automat, la salvarea

unui document, tranzacŃiile contabile asociate inserării, modificării
sau ştergerii documentului respectiv. Aceste tranzacŃii sunt exportate
şi prelucrate de modului CONTABILITATE GENERALĂ.
• Modulul GESTIUNE STOCURI utilizează lista de articole
gestionată de modului NOMENCLATOR ARTICOLE.Utilizatorul
poate selecta un articol completând un filtru complex ce poate
cuprinde mai mulŃi parametrii: identificator, cod, tip contabil,
denumire, grupa, atribute grupa.
• Modulul GESTIUNE STOCURI verifică pentru fiecare utilizator
drepturile sale de acces pe o anumită gestiune sau unitate contabilă /
filială şi pentru o anumită operaŃie. Acordarea acestor drepturi ca şi
modificarea sau ştergerea lor se realizează cu modulul SISTEM
CENTRAL. (www.isis.ro)

8.7.2. Modulul TRENDIX

Sistemul Informatic Integrat TRENDIX care rezolvă în detaliu:

• gestiunea cantitativă şi valorică a stocului;
• gestiunea datelor de intrare în stoc şi de expirare a garanŃiei;
• gestiunea tranzacŃiilor de stoc (intrări, ieşiri, transferuri, corecŃii şi
inventare);
• generarea automată a documentelor contabile: Nota de intrare
recepŃie, Bon de consum, Aviz de expediŃie, Nota de transfer.
• vizualizarea informaŃiilor de bază asociate unui articol (stare inventar,
tranzacŃii de stoc cu evidenŃă cantitativă şi valorică, procese de
achiziŃii, furnizorii unui articol).

TRENDIX – STOCURI poate gestiona stocurile şi magaziile în cadrul

oricărui tip de societate comercială atât în evidenŃa en-gros cât şi en-detail.

158
Acest proces se realizează prin parametrizare, aplicaŃia fiind adaptată astfel la
specificul societăŃii comerciale.
• evidenŃa stocurilor se poate organiza pe mai multe nivele, magazii,
gestiuni / depozite şi tipuri articole;
• se pot utiliza mai multe metode de organizare a stocurilor: preŃ
mediu ponderat sau după preŃul unic de intrare;
• evidenŃa stocurilor poate fi urmărită pe diverse perioade de timp
(anual semestrial, trimestrial, lunar, săptămânal, zilnic sau pe
întreaga perioadă de activitate);
• gestiunea documentelor cu regim special.

Actualizare stocuri:
1. Componenta GESTIUNE-STOCURI tratează orice articol tran-
zacŃionat şi stocat în interiorul unei magazii ca produs de stoc. Aceasta
permite crearea, modificarea sau ştergerea precum şi schimbarea codului sau
a preŃului de listă al unui articol existent.
2. Gruparea produselor după mai multe tipuri de stocuri poate fi
definită de utilizator.
3. Definirea unităŃilor de măsură folosite pentru înmagazinarea şi
achiziŃionarea produsului.
4. Definirea unor clase echivalente de produse.

MIŞCĂRI STOCURI
1. GESTIUNE-STOCURI efectuează toate operaŃiile de modificare a
stocului din magazii. Astfel societatea comercială beneficiară poate lucra cu
informaŃii corecte, în timp real, referitoare la cantităŃile existente în stoc.
2. Definirea produselor de stoc corespunde creării unui nomenclator.
a) Intrări
• intrările de marfă pot fi operate pe bază de comandă, aviz sau
factură;
• intrările pe bază de aviz se pot prelua automat în momentul
sosirii facturii;
• retururile către furnizor pot fi parŃiale sau integrale.
Se pot vizualiza şi/sau lista:
1. note parŃiale de intrare recepŃie (N.I.R.) atât în momentul introducerii
cât şi pe un anumit interval de timp;
2. centralizatoare NIR-uri;
3. totaluri contare;
4. situaŃia valorică a importurilor atât în lei cât şi în valută cu
posibilitatea de selecŃie a furnizorilor.

b) Ieşiri

159
 • intrările de marfă pot fi operate pe baza de comandă, aviz sau
factură;
• intrările pe bază de aviz se pot prelua automat în momentul
emiterii facturii;
• retururile de la clienŃi pot fi parŃiale sau integrale.
Se pot vizualiza şi/sau lista:
1. facturi în momentul introducerii, atât pe formulare tip cât şi pe for-
mulare personalizate;
2. centralizatoare facturi;
3. totaluri contare.
4. situaŃia ieşiri-vânzări: facturi, aviz nefacturate, retur la facturi, retur
la avize, facturi directe, avize directe, cu selecŃie pe client sau
magazie/gestiune/depozit;
5. situaŃii în funcŃie de opŃiunea aleasă de ordonare (ex. alfabetic,
cantitativ, valoric);
6. rapoarte de ieşiri în funcŃie de dată şi tipuri de produse;
7. ieşiri pe bază de bon de consum.

c) Mişcări între gestiuni

• permite transferul produselor dintr-o gestiune în alta sau se
creează magazii/gestiuni/depozite noi;
• se pot vizualiza şi lista: mişcări gestiuni, centralizatoare mişcări
între gestiuni.

d) Mişcări între mărfuri

• oferă posibilitatea de a transforma un anumit produs în mai multe
produse păstrând valoarea.
e) Comenzi
• gestionarea comenzilor de la clienŃi către furnizori cu posi-
bilitatea de a se transforma automat în aviz, factura sau mişcarea
între gestiuni (în cazul subunităŃilor);
• gestiunea manoperei de comandă în funcŃie de serviciile solicitate,
efectuate cu transformare automată în factură.
f) Contracte
• permite evidenŃierea onorării contractelor în funcŃie de produsele
şi cantităŃile contractate.
g) Inventar
• se realizează inventarierea produselor de stoc la o anumită dată
în funcŃie de magazie/gestiune/depozit selectat sau pe toate;
• diferenŃele ce se constată între scriptic şi faptic pot fi înregistrate
într-un cont implicit ales de utilizator;

160
 • se pot utiliza şi lista produsele inventariate conform următoarelor
criterii: magazie/gestiune/depozit, ordonare crescătoare sau des-
crescătoare după cantitate plus, cantitate minus, valoare plus,
valoare minus.

ANALIZA STOCURI
1. Lista stocuri se obŃine după mai multe criterii:
• data – poate fi orice dată la care se doreşte vizualizarea stocului;
• produs – se poate selecta un singur produs sau toate produsele;
• preŃ – în funcŃie de preŃul de intrare sau cel de ieşire;
• %TVA – se selectează % de TVA analizat.
2. Mişcări stocuri – permite analiza mişcărilor într-o perioadă selectată
şi generează fişa de magazie, intrări, ieşiri, mişcări de produse între
magazii/depozite/gestiuni conform criteriilor de mai sus.
3. Stocuri fără mişcare – lista stocului de produse ce nu prezintă mişcări.
4. Stocuri pe furnizor – lista stocului de produse detaliată în funcŃie de
furnizor.
5. Lista clienŃi.
6. Lista comenzi.
7. Analiza produselor vândute de client provenite de la un anumit
furnizor, ordonată în funcŃie de preŃul de intrare, adaos vânzare, cantitate.
8. Top vânzări – lista produselor vândute într-o anumită perioadă după
mai multe criterii: cantitate, valoare de vânzare, adaos comercial.
9. Top clienŃi – lista clienŃilor în funcŃie de valoarea mărfurilor cumpărate.
10. Vânzare produs pe zi. (www.trendix.ro)

161