ANTET

 Aprobat în CA din …

FISA CADRU A POSTULUI

SECRETAR

În temeiul Legii educaţiei naţionale nr. 1 / 2011, cu modificările și completările ulterioare, în temeiul
contractului individual de muncă înregistrat în Registrul de evidenţă a contractelor individuale de muncă cu
numărul __________, se încheie astăzi, ______________, prezenta fişă a postului:

1 Numele şi prenumele:
2 Specialitatea:__________________
3 Denumirea postului: secretar
4 Decizia de numire:________
Cerinţe:
- studii: superioare
- studii specifice postului:
1
Relaţii profesionale:
- ierarhice de subordonare: director; director adjunct;
- de colaborare: cu personalul didactic, didactic auxiliar, personalul unităţii de învăţământ;
- de reprezentare a unităţii şcolare.

I. ATRIBUŢII SPECIFICE POSTULUI

1. PROIECTAREA ACTIVITĂȚILOR

Criterii de performanță Indicatori de performanță

1.1 Respectarea planurilor
manageriale ale şcolii
1.2 Implicarea în proiectarea
activităţii şcolii, la nivelul
compartimentului
1.3 Realizarea planificării
calendaristice a compartimentului
1.4 Cunoaşterea şi aplicarea
legislaţiei în vigoare
Cunoașterea și respectarea planurilor manageriale ale școlii;
Elaborarea planului managerial al compartimentului secretariat pe baza
activităţii şcolare anuale, al specificului şi particularităţii unităţii şcolare,
împreună cu secretarul șef al unității;
Se implică direct în buna desfăşurare a activităţii din comportamentul
secretariat
Vine în sprijinul desfășurării activităţii cu metode de lucru noi care să
îmbunătăţească activitatea compartimentului
Urmăreşte realizarea lucrărilor de secretariat de bună calitate.
Întocmeşte, împreună cu secretarul șef, un plan de muncă anual care să
vină în sprijinul activităţii .
Se preocupă de procurarea şi păstrarea documentelor privind legislaţia
şcolară (legi,decrete,Hotărâri Guvernamentale ,Ordine, regulamente
,instrucţiuni)
Aplică legislaţia în vigoare

1
1.5. Folosirea tehnologiei
informatice în proiectare
2.REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR
2.1.Organizarea documentelor
oficiale
2.2 Asigură ordonarea şi arhivarea
documentelor unităţii
2.3 Completarea și gestionarea
documentelor pentru elevi.
Transmiterea pentru prelucrarea
informatică periodică a modificărilor
în SIIR
2.4 Întocmirea şi actualizarea
documentelor de studii ale elevilor
2.5 Alcătuirea de proceduri
3. COMUNICARE ȘI RELAȚIONARE
Folosește tehnologia informatică prin verificarea zilnică a e-mailurilor
şi a diferitelor programe folosite de școală.
Se informează cu privire la achiziţionarea de software care vine în
sprijinul compartimentului secretariat.
Redactează toate documentele de proiectare folosind resursele TIC;
Întocmește documentele pentru examene naționale, evidență a elevilor
etc.
Întocmeşte corect şi la timp documente pentru abonamentele elevilor,a
situațiilor privind numărul de elevi în drept să primească alte ajutoare
ocazionale
Întocmeşte la începutul fiecărui an şcolar ori de câte ori solicită ISJ,
documente de evidență și situații ale elevilor;
Întocmeşte , solicită şi transmite în timp util documentele
compartimentului secretariat
Realizează corect şi la timp documente pentru burse, deconturi
Organizează documentele realizatei, pe compartimente de păstrare şi
răspunde de gestionarea acesteia;
Completează actele de studii (diplome,certificate de absolvire, duplicate,
foi matricole). Se ocupă de completarea registrelor matricole.
Actualizează datele elevilor.
Întocmeşte situațiile statistice ale elevilor și claselor la
începutul/sfârșitul anului școlar , la sfârșitul semestrelor
Completează şi eliberează acte de studii pentru absolvenţii şcolii ( foi
matricole, certificate de echivalare a examenului de capacitate), precum
şi adeverinţele de studii pentru elevii transferaţi la alte unităţi şcolare,
adeverinţe de autentificare, elevilor care sunt transferaţi în străinătate;
coordonează activitatea de întocmire a situațiilor statistice și de
trimiterea lor la termenele stabilite.
Păstrează, organizează şi actualizează permanent a evidenţa elevilor a şi
rezolvă problema privind mişcarea elevilor, în baza hotărârilor
consiliului de administraţie.
Întocmește dosarele pentru elevii înscriși la examenul de bacalaureat.
Participă, sub coordonarea secretarului șef, la activitatea de procurare,
completare, eliberare şi evidenţă a actelor de studii şi a documentelor
şcolare, în conformitate cu prevederile regulamentului privind regimul
juridic al actelor de studii şi al documentelor de evidenţă şcolară în
învăţământul preuniversitar, aprobat prin ordin al ministrului educaţiei
naţionale şi cercetării ştiinţifice;
Participă la alcătuirea de proceduri operaționale specifice
compartimentului secretariat , venind în sprijinul îmbunătăţirii acestora.
2
3.1Asigurarea fluxului informaţional
al compartimentului
3.2 Raportarea periodică pentru
conducerea instituţiei
Transmite situaţiile solicitate.
Stabileşte compartimentul căreia i se adresează fiecare corespondenţă
prin înscrierea în registrul
intrare-ieşire şi o aduce la cunoştinţă de îndată directorului unităţii şi
compartimentului destinatar
Diseminează, împreună cu profesorii diriginţi, directorul şcolii, normele
legislative şcolare în vigoare elevilor , părinţilor, cadrelor didactice şi
personalul didactic - auxiliar şi nedidactic din şcoală
Realizează, împreună cu secretarul șef, raportul anual al activităţii
serviciului secretariat şi îl aduce la cunoştinţă directorului unităţii

3.3 Asigurarea transparenţei Aduce la cunoştinţă tuturor destinatarilor deciziile elaborate în

deciziilor din compartiment
3.4 Evidenţa,gestionarea şi arhivarea
documentelor
3.5 Asigurarea interfeţei privind
comunicarea cu beneficiarii direcţi şi
indirecţi
compartiment şi aprobate de director precum şi toate ordinele/ notele de
serviciu personalului din unitate
Participă la inventarul documentelor din compartiment conform
nomenclatorului arhivistic.
Comunică cu beneficiarii direcți și indirecți ai instituției. Asigură
legătura unităţii şcolare cu I.S.J. Vâlcea , alte unităţi de învăţământ etc.
prin telefon , fax , e-mail

4.MANAGEMENTUL CARIEREI ȘI AL DEZVOLTĂRII PERSONALE

4.1 Identificarea nevoilor proprii de Manifestă interes în îmbunătăţirea activităţii compartimentului
dezvoltare secretariat şi stabileşte corect nevoile proprii de dezvoltare profesională

4.2. Participarea la activităţi de Participă activ la cursuri de formare organizate de terţi parteneri cu
formare privire la gestionarea resurselor umane din instituţia şcolară ( ITM , etc.)
profesională şi dezvoltare în carieră
Se preocupă de permanenta perfecţionare şi îmbunătăţire a pregătirii
profesionale , în vederea aplicării corecte şi complete a reformei
învăţământului
4.3 Participarea permanentă la Participă la cursurile de perfecţionare,instructaje,consfătuiri organizate
instruirile organizate de Inspectoratul de ISJ , CCD, foloseşte cunoştinţele dobândite prin activităţile de
şcolar formare în cadrul activităţii compartimentului
5. CONTRIBUȚIA LA DEZVOLTAREA INSTITUȚIONALĂ ȘI LA PROMOVAREA IMAGINII
ȘCOLII
5.1 Planificarea activităţii Contribuie la promovarea imaginii prin consolidarea unei relaţii bazate
compartimentului prin prisma pe respectarea şi asigurarea unui climat corespunzător principiilor
dezvoltării instituţionale şi educaţional
promovarea imaginii şcolii Utilizează toate mijloacele de care dispune în vederea promovării
unităţii şi contribuie cu propuneri în vederea ofertei educaţionale

5.2 Asigurarea permanentă a
legăturii cu reprezentanţii
comunităţii locale privind activitatea
compartimentului
5.3 Îndeplinirea altor atribuţii
dispuse de şeful ierarhic superior şi /
Asigură legătura permanentă a instituţiei cu comunităţile locale aducând
la cunoştinţă conducerii unităţii toată corespondenţa desfăşurată şi
răspunde de asigurarea în termenele stabilite a feed-back-ului cu aceşti
factori externi
Întocmeşte diverse situaţii necesare procesului instructiv – educativ şi
activităţii de secretariat

3
 sau directorul care pot rezulta din Îndeplineşte alte atribuţii la solicitarea directorului
necesitatea derulării în bune condiţii
Utilizează produsele software din dotarea unităţii
a atribuţiilor aflate în sfera sa de
responsabilitate
5.4 Respectarea normelor,ROI, Respectă prevederile ROI
procedurilor de sănătate şi securitate Respectă normele de sănătate şi securitate în muncă din unitate
a muncii şi de PSI şi ISU pentru
toate tipurile de activităţi desfăşurate Participă la instrucţiunile generale şi periodic al angajaţilor
în cadrul unităţii de învăţământ

6. CONDUITA PROFESIONALĂ
6.1. Manifestarea atitudinii morale şi civice
(limbaj, ţinută, respect, comportament).
6.2. Respectarea şi promovarea deontologiei
profesionale.
Manifestă, prin limbaj, ținută, respect și comportament, o
atitudine morală și civică în relațiile de muncă.
Respecta cu stricteţe codul deontologic
Promovează deontologia profesională

II. ALTE ATRIBUŢII

Salariatul are, in conformitate cu prevederile Legii securitatii si sanatatii in munca nr. 319/2006, urmatoarele
obligatii generale:
1. sa isi desfasoare activitatea, in conformitate cu pregatirea si instruirea sa, precum si cu instructiunile primite
din partea angajatorului, astfel incat sa nu expuna la pericol de accidentare sau imbolnavire profesionala atat
propria persoana, cat si alte persoane care pot fi afectate de actiunile sau omisiunile sale in timpul procesului de
munca;
2. sa utilizeze corect aparatura, obiectele de papetarie, substantele periculoase;

3. sa utilizeze corect echipamentul individual de protectie acordat si, dupa utilizare, sa il inapoieze sau sa il puna la
locul destinat pentru pastrare;

4. sa nu procedeze la scoaterea din functiune, la modificarea, schimbarea sau inlaturarea arbitrara a dispozitivelor
de securitate proprii, in special ale masinilor, aparaturii, uneltelor, instalatiilor tehnice si cladirilor, si sa
utilizeze corect aceste dispozitive;

5. sa comunice imediat angajatorului si/sau lucratorilor desemnati orice situatie de munca despre care au motive
intemeiate sa o considere un pericol pentru securitatea si sanatatea lucratorilor, precum si orice deficienta a
sistemelor de protectie;

6. sa aduca la cunostinta conducatorului locului de munca si/sau angajatorului accidentele suferite de propria
persoana;

7. sa coopereze cu angajatorul si/sau cu lucratorii desemnati, atat timp cat este necesar, pentru a face posibila
realizarea oricaror masuri sau cerinte dispuse de catre inspectorii de munca si inspectorii sanitari, pentru
protectia sanatatii si securitatii lucratorilor;

8. sa coopereze, atat timp cat este necesar, cu angajatorul si/sau cu lucratorii desemnati, pentru a permite
angajatorului sa se asigure ca mediul de munca si conditiile de lucru sunt sigure si fara riscuri pentru securitate
si sanatate, in domeniul sau de activitate;

9. sa isi insuseasca si sa respecte prevederile legislatiei din domeniul securitatii si sanatatii in munca si masurile de
aplicare a acestora;

10. sa dea relatiile solicitate de catre inspectorii de munca si inspectorii sanitari;

11. sa isi insuseasca si sa respecte normele de securitate a muncii si masurile de aplicare ale acestora, aduse la
cunostinta, sub orice forma, de conducerea școlii sau de persoanele desemnate de catre aceasta;

4
12. sa aduca la cunostinta conducatorului locului de munca orice defectiune tehnica sau alta situatie care constituie
un pericol de accidentare sau imbolnavire profesionala;

13. sa isi insuseasca si sa aplice in mod corespunzator masurile stabilite de catre conducere, in planul de evacuare in
caz de aparitie a unei stari de pericol grav sau iminent de accidentare;

14. sa opreasca lucrul la aparitia unei stari de pericol grav si iminent de accidentare si sa informeze de indata
conducatorul locului de munca;

15. sa participe, in mod obligatoriu, la sedintele de instruire pe linia securitatii si sanatatii in munca, sa-si insuseasa
tematica prelucrata si sa sustina testele prevazute de legislatia in vigoare.

16. Sa se prezinte la medicul de medicina muncii pentru efectuarea controlului medical periodic, privind starea de
sanatate.

17. Sa aduca la cunostinta angajatorului sau a Comitetului de Securitate si Sanatate in Munca propuneri referitoare
la imbunatatirea conditiilor de munca.

18. sa nu efectueze manevre si modificari nepermise la echipamente electrice si echipamentele de munca (aparatura
electronica de calcul)

19. sa nu patrunda in zonele de restrictie sau in locurile de munca pentru care nu a fost instruit si sa nu faca
interventii la tablourile electrice, la echipamentele tehnice alimentate cu energie electrica sau la alte
echipamentele tehnice, daca nu este calificat in acest sens, chiar daca acestea nu sunt active;

20. sa nu pastreze sau sa consume bauturi alcoolice in incinta scolii;

21. sa nu conduca autovehicule dupa ce au consumat bauturi alcoolice sau alte substante care afecteaza reflexele
normale si nivelul de concentrare necesar pentru aceasta activitate, precum si in stare de oboseala;

22. sa nu paraseasca locul de munca fara aprobarea sefului ierarhic si sa mentina permanent locul de munca si
echipamentele cu care lucreaza in perfecta ordine si curatenie; în cazul în care părăsirea locului de muncă se
face în interes de serviciu, aceasta se realizează cu acordul sefului ierarhic;
23. sa nu accepte executarea unor activitati pentru care nu este pregatit profesional si instruit pe linie de securitate a
muncii, precum si executarea unor lucrari in afara atributiilor de serviciu;

24. sa respecte interdictiile privind fumatul si utilizarea focului deschis in locuri cu pericol de aprindere a
materialelor si a substantelor combustibile si inflamabile;

25. sa nu execute lucrari si sa nu exploateze echipamente de munca (aparatura electronica de calcul, etc.) pentru
care nu sunt pregatiti profesional, nu poseda autorizatiile prevazute de reglementarile in vigoare, nu poseda
avizele medicale necesare si nu sunt instruiti pe linie de securitate a muncii;

26. sa se deplaseze numai pe traseele de acces stabilite si sa depoziteze materialele si echipamentele numai in
spatiile recomandate de catre seful locului de munca;

27. sa verifice zonele cu echipamentele munca atat la inceperea, cat si la terminarea activitatii, in vederea depistarii
si inlaturarii unor eventuale pericole de accidentare, de incendii, explozii, alte accidente generatoare de astfel de
evenimente;

28. sa coopereze, atat cat ii permit cunostintele si sarcinile sale, cu persoanele fizice sau juridice cu atributii in
domeniul securitatii si sanatatii in munca, in vederea realizarii masurilor de securitate si sanatate in munca.

29. deplasarea de la domiciliu catre scoala si invers sa se efectueze pe traseul scris in fisa de instruire individuala cu
respectarea O.U.G. 195/2002.

Salariatul are următoarele obligaţii principale generale în domeniul PSI, conform Legii nr.307/2006 :

5
 1. să cunoască şi să respecte măsurile de apărare împotriva incendiilor, stabilite de conducătorul instituţiei;
2. să întreţină şi să folosească, în scopul pentru care au fost realizate, dotările pentru apărarea împotriva
incendiilor, puse la dispoziţie de conducătorul instituţiei;
3. să respecte normele de apărare împotriva incendiilor, specifice activităţilor pe care le organizează sau le
desfăşoară;
4. să nu efectueze modificări neautorizate şi fără acordul scris al proprietarului, al proiectantului iniţial al
construcţiei, instalaţiei, echipamentului, dispozitivului sau mijlocului de transport utilizat ori al unui expert
tehnic atestat potrivit legislaţiei în vigoare;
5. să aducă la cunoştinţa conducătorului instituţiei orice defecţiune tehnică ori altă situaţie care constituie pericol
de incendiu.
6. să respecte regulile şi măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoştinţă, sub orice formă, de
conducătorul instituţiei;
7. să utilizeze substanţele periculoase, instalaţiile, utilajele, maşinile, aparatura şi echipamentele, potrivit
instrucţiunilor tehnice, precum şi celor date de conducătorul instituţiei;
8. să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor şi instalaţiilor de apărare
împotriva incendiilor;
9. să comunice, imediat după constatare, conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor de apărare
împotriva incendiilor sau a oricărei situaţii stabilite de acesta ca fiind un pericol de incendiu, precum şi orice
defecţiune sesizată la sistemele şi instalaţiile de apărare împotriva incendiilor;
10. să coopereze cu salariaţii desemnaţi de conducătorul instituției, după caz, respectiv cu cadrul tehnic specializat,
care are atribuţii în domeniul apărării împotriva incendiilor, în vederea realizării măsurilor de apărare împotriva
incendiilor;
11. să acţioneze, în conformitate cu procedurile stabilite la locul de muncă, în cazul apariţiei oricărui pericol
iminent de incendiu;
12. să furnizeze persoanelor abilitate toate datele şi informaţiile de care are cunoştinţă, referitoare la producerea
incendiilor.

      Raspunderea disciplinara:

    Neindeplinirea sarcinilor de serviciu sau indeplinirea lor in mod necorespunzator atrage dupa sine diminuarea
calificativului si/sau sanctionarea disciplinara, conform prevederilor legii.
   
     
Director:

Prof.