Material editat în cadrul

Programul Phare Societate Civilã 2001

iulie 2004 Asociaþia pentru Relaþii Comunitare
Evenimente speciale
1/12 Ce sunt evenimentele speciale?
2/12 Faceþi din eveniment, unul special
3/12 Ce vã poate aduce un eveniment special?
4/12 Evenimentul potrivit, la locul potrivit
5/12 Planificarea evenimentului special
6/12 Care sunt costurile pe care le presupune un eveniment special?
7/12 Ce aºteptãri aveþi de la evenimentul special?
8/12 Cum puteþi scãdea costurile de organizare ºi creºte veniturile?
9/12 Unde va avea loc evenimentul?
10/12 Imaginea ºi promovarea evenimentului
11/12 Vã mulþumim!
12/12 Evaluarea evenimentului
Ce sunt evenimentele speciale?
Evenimentul special este definit de Dicþionarul de Strângere de Fonduri al
NSFRE 1 ca fiind o „modalitate de atragere de fonduri ºi implicare a
oamenilor în susþinerea unei organizaþii sau cauze sociale.”
Astfel de evenimente sunt organizate ocazional cu scopul de a strânge
fonduri, pentru a îmbunãtãþi imaginea organizaþiei în comunitate, pentru
a o face mai vizibilã sau pentru a implica ºi recruta noi voluntari.
Evenimentele speciale sunt de cele mai multe ori, reuniuni care pot lua
forme diverse, de la cine elegante ºi sofisticate la evenimente sportive ºi
concursuri amuzante care au ca scop promovarea organizaþiei ºi
strângerea de fonduri oferind, în acelaºi timp, un cadru degajat ºi de
relaxare celor care participã la eveniment.
Dacã ar fi sã folosim o expresie din limba englezã, am spune cã, de cele mai
multe ori, un eveniment de Fund raising este ºi un eveniment de fun
raising ºi friend raising 2.
Astfel de evenimente sunt gândite pentru a oferi genul de activitãþi la care
publicul þintã sã îºi doreascã sã participe ºi pentru cã sunt interesaþi sau
atraºi de subiectul evenimentului. Toþi cei prezenþi vor ºti cã principalul
scop al evenimentului este strângerea de fonduri ºi promovarea unei cauze
sociale, dar ceea ce se întâmplã în cadrul evenimentului, are un rol
important în luarea deciziei de a participa.
1
National Society of Fund Raising Executives
2
Joc de cuvinte, care în traducere ar însemna „strângere de fonduri” ºi
„strângere de momente de amuzament ºi strângere de prieteni”
Evenimente speciale
1/12 Ce sunt evenimentele speciale?
2/12 Faceþi din eveniment, unul special
3/12 Ce vã poate aduce un eveniment special?
4/12 Evenimentul potrivit, la locul potrivit
5/12 Planificarea evenimentului special
6/12 Care sunt costurile pe care le presupune un eveniment special?
7/12 Ce aºteptãri aveþi de la evenimentul special?
8/12 Cum puteþi scãdea costurile de organizare ºi creºte veniturile?
9/12 Unde va avea loc evenimentul?
10/12 Imaginea ºi promovarea evenimentului
11/12 Vã mulþumim!
12/12 Evaluarea evenimentului
Ce sunt evenimentele speciale?
Evenimentul special este definit de Dicþionarul de Strângere de Fonduri al
NSFRE 1 ca fiind o „modalitate de atragere de fonduri ºi implicare a
oamenilor în susþinerea unei organizaþii sau cauze sociale.”
Astfel de evenimente sunt organizate ocazional cu scopul de a strânge
fonduri, pentru a îmbunãtãþi imaginea organizaþiei în comunitate, pentru
a o face mai vizibilã sau pentru a implica ºi recruta noi voluntari.
Evenimentele speciale sunt de cele mai multe ori, reuniuni care pot lua
forme diverse, de la cine elegante ºi sofisticate la evenimente sportive ºi
concursuri amuzante care au ca scop promovarea organizaþiei ºi
strângerea de fonduri oferind, în acelaºi timp, un cadru degajat ºi de
relaxare celor care participã la eveniment.
Dacã ar fi sã folosim o expresie din limba englezã, am spune cã, de cele mai
multe ori, un eveniment de Fund raising este ºi un eveniment de fun
raising ºi friend raising 2.
Astfel de evenimente sunt gândite pentru a oferi genul de activitãþi la care
publicul þintã sã îºi doreascã sã participe ºi pentru cã sunt interesaþi sau
atraºi de subiectul evenimentului. Toþi cei prezenþi vor ºti cã principalul
scop al evenimentului este strângerea de fonduri ºi promovarea unei cauze
sociale, dar ceea ce se întâmplã în cadrul evenimentului, are un rol
important în luarea deciziei de a participa.
1
National Society of Fund Raising Executives
2
Joc de cuvinte, care în traducere ar însemna „strângere de fonduri” ºi
„strângere de momente de amuzament ºi strângere de prieteni”
Faceþi din eveniment, unul special gale de premiere
De cele mai multe ori, atunci când ne gândim la un eveniment special Fundaþia de Sprijin Comunitar, o
avem în minte o cinã foarte elegantã. Evenimentele speciale pot avea însã organizaþie a cãrei misiune este
forme extrem de diverse. De la formule care au devenit deja clasice, la sprijinirea grupurilor dezavantajate
evenimente inedite care pot aduce beneficii la fel de mari, exemplele pot fi ale comunitãþii prin proiecte
medicale, sociale ºi educationale,
la rândul lor, la fel de variate. Partea bunã este cã, în mare parte, aceste
organizeazã anual o cinã festivã care
exemple pot fi gãsite în România la organizaþii care strâng fonduri din
se adreseazã comunitãþii oamenilor
comunitate, îºi construiesc imaginea ºi cresc vizibilitatea.
de afaceri din Bacãu ºi din þarã. “Gala
Premiilor Comunitãþii Bãcãuane”
aduce împreunã peste 200 de invitaþi,
oameni de afaceri ºi reprezentanþi ai
unor organizaþii ºi instituþii. Sumele
strânse au crescut de la 6.000 USD (la
prima ediþie a Galei, în 2002) la 37.000
USD (la a treia ediþie din 2004).
licitaþii
SOS-Satele Copiilor România, o
organizaþie care activeazã în
domeniul protecþiei copilului, a
organizat o licitaþie cu lucrãri realizate
de copii. Evenimentul a implicat
colaborarea unor persoane publice
din România dispuse sã susþinã cauza
copiilor. În urma licitaþiei, organizaþia
a strâns peste 2.000 USD pentru
finanþarea unui proiect nou.
concerte
Organizaþia Caritas Satu Mare, care oferã
asistenþã socialã persoanelor în nevoie (copii,
bãtrâni, sãraci) a organizat în Austria 3
concerte de muzicã simfonicã susþinute de
un violonist român de renume. Cei 11.500
EURO strânºi în urma celor douã concerte
susþinute au fost folosiþi pentru acoperirea
cheltuielilor cu organizarea concertelor ºi
susþinerea programelor Caritas Satu Mare.
evenimente de sãrbãtori
Dincolo de sãrbãtorile de Crãciun sau Paºte
care sunt exploatate de cele mai multe
organizaþii, existã ºi alte ocazii care pot fi
pretexte pentru organizarea unor
evenimente speciale: de la mai noul Sfânt
Valentin sau Dragobete, la 1 Iunie sau
Halloween, pânã la sãrbãtori ONGiste de
genul Sãptãmânii Voluntarului, Ziua
Internaþionalã de luptã împotriva cancerului,
etc.
Fundaþia Românã pentru Copii, Comunitate ºi
Familie este o organizaþie care are misiunea
de a proteja drepturile copilului, accentuând
rolul responsabil ºi activ al familiei,
comunitãþii ºi statului ºi care sãrbãtoreºte în
fiecare an printr-un eveniment de amploare
ziua de 1 Iunie. Evenimentul adunã peste
5.000 de persoane în cadrul unor evenimente
care se adreseazã în special copiilor. În
aceastã zi au loc reprezentaþii de teatru de
pãpuºi, parada costumelor de carnaval,
concursuri de glume, jocuri, tombole, desene
pe asfalt. Fondurile strânse în 2002 urma
evenimentului, în special din sponsorizãri în
bani, servicii ºi produse au ajuns la 6.000USD.
festivaluri
Comic Relief este o organizaþie
din Marea Britanie care
organizeazã din 1988, cu succes
Festivalul Nasurilor Roºii.Misiunea
organizaþiei este de a susþine
programe de reconstruire a unor
comunitãþi din Africa, de
alfabetizare, prevenþie HIV ºi SIDA,
iar în Marea Britanie de a lupta
împotriva discriminãrii ºi a
violenþei domenstice. Deviza
Festivalului este cã se strâng
fonduri pentru lucruri foarte
serioase, într-o zi în care oamenii
pot sã se simtã bine ºi sã se
amuze. Carnavalul se desfãºoarã
pe strãzile Londrei având în
centru ideea de clown, veselie ºi
culoare. Fondurile se strâng din
diverse concursuri culinare,
întreceri sportive, degustãri de
vin, vânzãri de mascote, tricouri ºi
alte materiale promoþionale ale
festivalului. Festivalul este
susþinut financiar de londonezii
care participã la tot ceea ce oferã
evenimentul, de firme, mass
media ºi personalitãþi publice
cunoscute (actori, cântãreþi, etc).
Fondurile strânse anul acesta se
ridicã la peste 60 de milioane de
lire.
Festivalul Brazilor de Crãciun este
un eveniment de strângere de
fonduri organizat de Salvaþi Copiii
România în preajma sãrbãtorii
Crãciunului. În Romania, prima
ediþie a Festivalului a avut loc în
2001ºi a constat într-o expozitie a
brazilor, o conferinþã de presã ºi
seara de galã. Brazii de Crãciun
sunt realizaþi de cãtre firme de
design sau designeri renumiþi ca
Doina Levinþa ºi se bazeazã pe
conceptul tradiþional al brazilor
decoraþi cu ocazia Crãciunului, dar
maniera de realizare este specificã
fiecãrui artist. Evenimentul oferã
companiilor un cadru ºi o
oportunitate de a sprijini copiii,
prin achiziþionarea la licitaþie a
acestor brazi.
Faceþi din eveniment, unul special gale de premiere
De cele mai multe ori, atunci când ne gândim la un eveniment special Fundaþia de Sprijin Comunitar, o
avem în minte o cinã foarte elegantã. Evenimentele speciale pot avea însã organizaþie a cãrei misiune este
forme extrem de diverse. De la formule care au devenit deja clasice, la sprijinirea grupurilor dezavantajate
evenimente inedite care pot aduce beneficii la fel de mari, exemplele pot fi ale comunitãþii prin proiecte
medicale, sociale ºi educationale,
la rândul lor, la fel de variate. Partea bunã este cã, în mare parte, aceste
organizeazã anual o cinã festivã care
exemple pot fi gãsite în România la organizaþii care strâng fonduri din
se adreseazã comunitãþii oamenilor
comunitate, îºi construiesc imaginea ºi cresc vizibilitatea.
de afaceri din Bacãu ºi din þarã. “Gala
Premiilor Comunitãþii Bãcãuane”
aduce împreunã peste 200 de invitaþi,
oameni de afaceri ºi reprezentanþi ai
unor organizaþii ºi instituþii. Sumele
strânse au crescut de la 6.000 USD (la
prima ediþie a Galei, în 2002) la 37.000
USD (la a treia ediþie din 2004).
licitaþii
SOS-Satele Copiilor România, o
organizaþie care activeazã în
domeniul protecþiei copilului, a
organizat o licitaþie cu lucrãri realizate
de copii. Evenimentul a implicat
colaborarea unor persoane publice
din România dispuse sã susþinã cauza
copiilor. În urma licitaþiei, organizaþia
a strâns peste 2.000 USD pentru
finanþarea unui proiect nou.
concerte
Organizaþia Caritas Satu Mare, care oferã
asistenþã socialã persoanelor în nevoie (copii,
bãtrâni, sãraci) a organizat în Austria 3
concerte de muzicã simfonicã susþinute de
un violonist român de renume. Cei 11.500
EURO strânºi în urma celor douã concerte
susþinute au fost folosiþi pentru acoperirea
cheltuielilor cu organizarea concertelor ºi
susþinerea programelor Caritas Satu Mare.
evenimente de sãrbãtori
Dincolo de sãrbãtorile de Crãciun sau Paºte
care sunt exploatate de cele mai multe
organizaþii, existã ºi alte ocazii care pot fi
pretexte pentru organizarea unor
evenimente speciale: de la mai noul Sfânt
Valentin sau Dragobete, la 1 Iunie sau
Halloween, pânã la sãrbãtori ONGiste de
genul Sãptãmânii Voluntarului, Ziua
Internaþionalã de luptã împotriva cancerului,
etc.
Fundaþia Românã pentru Copii, Comunitate ºi
Familie este o organizaþie care are misiunea
de a proteja drepturile copilului, accentuând
rolul responsabil ºi activ al familiei,
comunitãþii ºi statului ºi care sãrbãtoreºte în
fiecare an printr-un eveniment de amploare
ziua de 1 Iunie. Evenimentul adunã peste
5.000 de persoane în cadrul unor evenimente
care se adreseazã în special copiilor. În
aceastã zi au loc reprezentaþii de teatru de
pãpuºi, parada costumelor de carnaval,
concursuri de glume, jocuri, tombole, desene
pe asfalt. Fondurile strânse în 2002 urma
evenimentului, în special din sponsorizãri în
bani, servicii ºi produse au ajuns la 6.000USD.
festivaluri
Comic Relief este o organizaþie
din Marea Britanie care
organizeazã din 1988, cu succes
Festivalul Nasurilor Roºii.Misiunea
organizaþiei este de a susþine
programe de reconstruire a unor
comunitãþi din Africa, de
alfabetizare, prevenþie HIV ºi SIDA,
iar în Marea Britanie de a lupta
împotriva discriminãrii ºi a
violenþei domenstice. Deviza
Festivalului este cã se strâng
fonduri pentru lucruri foarte
serioase, într-o zi în care oamenii
pot sã se simtã bine ºi sã se
amuze. Carnavalul se desfãºoarã
pe strãzile Londrei având în
centru ideea de clown, veselie ºi
culoare. Fondurile se strâng din
diverse concursuri culinare,
întreceri sportive, degustãri de
vin, vânzãri de mascote, tricouri ºi
alte materiale promoþionale ale
festivalului. Festivalul este
susþinut financiar de londonezii
care participã la tot ceea ce oferã
evenimentul, de firme, mass
media ºi personalitãþi publice
cunoscute (actori, cântãreþi, etc).
Fondurile strânse anul acesta se
ridicã la peste 60 de milioane de
lire.
Festivalul Brazilor de Crãciun este
un eveniment de strângere de
fonduri organizat de Salvaþi Copiii
România în preajma sãrbãtorii
Crãciunului. În Romania, prima
ediþie a Festivalului a avut loc în
2001ºi a constat într-o expozitie a
brazilor, o conferinþã de presã ºi
seara de galã. Brazii de Crãciun
sunt realizaþi de cãtre firme de
design sau designeri renumiþi ca
Doina Levinþa ºi se bazeazã pe
conceptul tradiþional al brazilor
decoraþi cu ocazia Crãciunului, dar
maniera de realizare este specificã
fiecãrui artist. Evenimentul oferã
companiilor un cadru ºi o
oportunitate de a sprijini copiii,
prin achiziþionarea la licitaþie a
acestor brazi.
evenimente sportive
Habitat pentru Umanitate Cluj, o
organizaþie care construieºte case
pentru familii defavorizate, desfãºoarã
anual crosul Habitat cu ocazia
aniversãrii organizaþiei. Crosul este un
eveniment de alergare la care
participanþii îºi gãsesc sponsori
dispuºi sã plãteascã înscrierea lor în
concurs. Fondurile strânse în felul
acesta merg în contul organizaþiei.
Mai mult decât un eveniment de
strângere de fonduri, crosul se
doreºte a fi ºi un prilej de aniversare
pentru organizaþie ºi pentru cei
apropiaþi misiunii sale.
tele-doane
Organizaþia Health Aid, care oferã
servicii alternative la
instituþionalizarea copiilor
abandonaþi afectaþi de virusul HIV, a
organizat în 1999 un tele-don la
finalul cãruia s-au strâns fonduri în
valoare de aproape 85.000 USD. Tele-
don-ul a fost organizat împreunã cu o
televiziune particularã în ascensiune
la acel moment în România, în cadrul
unuei emisiuni de week-end.
Prezentatorul ºi invitaþii Health Aid au
vorbit despre necesitatea ca
societatea civilã sã se implice cât mai
pregnant în astfel de acþiuni în scopul
rezolvãrii problemelor cu care se
confruntã copiii aflaþi în dificultate.
degustãri de vin evenimente gastronomice
Arte Divina, Licitaþia de Vin Românesc Bucãtarul Anului în Bucureºti este cel
Creativitatea joacã un rol important în organizarea unor astfel de
ºi Artã Contemporanã ºi-a propus sã mai însemnat eveniment al
evenimente, care pot lua orice formã ºi dimensiune, totul depinzând de
contribuie la îmbunãtãþirea imaginii Prietenilor Muzeului Naþional de Artã
imaginaþia ºi disponibilitatea celor care se ocupã de organizare. Dincolo de
României prin promovarea ºcolilor de al României din 1999 încoace.
variantele menþionate la care se ºi apeleazã cel mai des, puteþi opta pentru
artã modernã ºi contemporanã ºi a Evenimentul constã într-o competiþie
combinarea unor evenimente sau pentru idei mai inovatoare care pot avea
produselor locale tradiþionale. culinarã între 16 restaurante de frunte
cel puþin la fel de mare succes ºi un impact puternic:
Evenimentul a constat dintr-o din Bucureºti, fiecare restaurant
$ petreceri în aer liber (pe plajã, spre exemplu); secþiune de degustare de vinuri ºi servind 20 de mese oaspeþilor
licitaþie de vin ºi o licitaþie de artã plãtitori la evenimentul din Sala
$ expoziþii cu vânzare; contemporanã. Beneficiile Tronului din Muzeu. Fiecare dintre
$ piese de teatru; organizaþiei au fost de 18.000USD. restaurantele participante îºi oferã
serviciile ºi mâncarea pentru searã.
$ picknick-uri;
Un element important este susþinerea
$ concursuri de dans; venitã din partea companiilor
$ carnavaluri. sponsor ºi a susþinãtorilor individuali.
Peste 80 % din mese sunt
În mãsura în care nu uitaþi scopul pentru care organizaþi evenimentul ºi sponsorizate de companii. Fondurile
rezultatele pe care le aºteptaþi imaginaþia ºi creativitatea sunt ingredientele strânse anual la acest eveniment
care dau gust întregului eveniment. Încercaþi însã sã selectaþi acele idei ajung la 50.000 USD.
care, dincolo de inovaþie, vã conduc spre ceea ce v-aþi propus.
baluri
Balul Muzeului a avut loc pentru
prima datã în 2001 ºi a fost primul Bal
în Sala Tronului dupã mai bine de 45
de ani. A fost un eveniment elegant la
care peste 200 de oaspeþi s-au
bucurat de servicii, mâncare ºi valsuri
de-a lungul unei nopþi, înconjuraþi de
aranjamente florale realizate de cãtre
Prietenii Muzeului. Evenimentul a
reuºit sã strângã peste 23.000 USD.
evenimente sportive
Habitat pentru Umanitate Cluj, o
organizaþie care construieºte case
pentru familii defavorizate, desfãºoarã
anual crosul Habitat cu ocazia
aniversãrii organizaþiei. Crosul este un
eveniment de alergare la care
participanþii îºi gãsesc sponsori
dispuºi sã plãteascã înscrierea lor în
concurs. Fondurile strânse în felul
acesta merg în contul organizaþiei.
Mai mult decât un eveniment de
strângere de fonduri, crosul se
doreºte a fi ºi un prilej de aniversare
pentru organizaþie ºi pentru cei
apropiaþi misiunii sale.
tele-doane
Organizaþia Health Aid, care oferã
servicii alternative la
instituþionalizarea copiilor
abandonaþi afectaþi de virusul HIV, a
organizat în 1999 un tele-don la
finalul cãruia s-au strâns fonduri în
valoare de aproape 85.000 USD. Tele-
don-ul a fost organizat împreunã cu o
televiziune particularã în ascensiune
la acel moment în România, în cadrul
unuei emisiuni de week-end.
Prezentatorul ºi invitaþii Health Aid au
vorbit despre necesitatea ca
societatea civilã sã se implice cât mai
pregnant în astfel de acþiuni în scopul
rezolvãrii problemelor cu care se
confruntã copiii aflaþi în dificultate.
degustãri de vin evenimente gastronomice
Arte Divina, Licitaþia de Vin Românesc Bucãtarul Anului în Bucureºti este cel
Creativitatea joacã un rol important în organizarea unor astfel de
ºi Artã Contemporanã ºi-a propus sã mai însemnat eveniment al
evenimente, care pot lua orice formã ºi dimensiune, totul depinzând de
contribuie la îmbunãtãþirea imaginii Prietenilor Muzeului Naþional de Artã
imaginaþia ºi disponibilitatea celor care se ocupã de organizare. Dincolo de
României prin promovarea ºcolilor de al României din 1999 încoace.
variantele menþionate la care se ºi apeleazã cel mai des, puteþi opta pentru
artã modernã ºi contemporanã ºi a Evenimentul constã într-o competiþie
combinarea unor evenimente sau pentru idei mai inovatoare care pot avea
produselor locale tradiþionale. culinarã între 16 restaurante de frunte
cel puþin la fel de mare succes ºi un impact puternic:
Evenimentul a constat dintr-o din Bucureºti, fiecare restaurant
$ petreceri în aer liber (pe plajã, spre exemplu); secþiune de degustare de vinuri ºi servind 20 de mese oaspeþilor
licitaþie de vin ºi o licitaþie de artã plãtitori la evenimentul din Sala
$ expoziþii cu vânzare; contemporanã. Beneficiile Tronului din Muzeu. Fiecare dintre
$ piese de teatru; organizaþiei au fost de 18.000USD. restaurantele participante îºi oferã
serviciile ºi mâncarea pentru searã.
$ picknick-uri;
Un element important este susþinerea
$ concursuri de dans; venitã din partea companiilor
$ carnavaluri. sponsor ºi a susþinãtorilor individuali.
Peste 80 % din mese sunt
În mãsura în care nu uitaþi scopul pentru care organizaþi evenimentul ºi sponsorizate de companii. Fondurile
rezultatele pe care le aºteptaþi imaginaþia ºi creativitatea sunt ingredientele strânse anual la acest eveniment
care dau gust întregului eveniment. Încercaþi însã sã selectaþi acele idei ajung la 50.000 USD.
care, dincolo de inovaþie, vã conduc spre ceea ce v-aþi propus.
baluri
Balul Muzeului a avut loc pentru
prima datã în 2001 ºi a fost primul Bal
în Sala Tronului dupã mai bine de 45
de ani. A fost un eveniment elegant la
care peste 200 de oaspeþi s-au
bucurat de servicii, mâncare ºi valsuri
de-a lungul unei nopþi, înconjuraþi de
aranjamente florale realizate de cãtre
Prietenii Muzeului. Evenimentul a
reuºit sã strângã peste 23.000 USD.
Ce vã poate aduce un eveniment special? Studiu de caz

Pentru organizaþia care doreºte sã planifice un eveniment special este Caritas Satu Mare a organizat trei
Evenimentele speciale sunt un foarte bun „cârlig” cu care puteþi atrage
important sã ºtie ce poate câºtiga la final ºi care sunt „câºtigurile” pe care concerte de muzicã clasicã care au avut
atenþia mass mediei ºi un mijloc importat de comunicare prin care puteþi
vrea sã îºi concentreze atenþia ºi eforturile. drept principal solist un violonist român
transmite mesajul organizaþiei cãtre comunitatea la care încercaþi sã
celebru. Concertele au avut drept scop
ajungeþi.
$ strângerea de fonduri; strângerea de fonduri pentru organizaþie,
Uneori, evenimentele speciale aduc un câºtig de imagine organizaþiei, ºi fondurile rezultând din vânzarea biletelor.
$ extinderea reþelei de donatori;
abia apoi fonduri. Creºterea vizibilitãþii organizaþiei este de fapt, un pas
$ întãrirea imaginii organizaþiei în comunitate; La primul concert, organizaþia a insistat
important pe drumul strângerii de fonduri.
mai mult pe transmiterea mesajului de
$ recrutarea de noi voluntari; susþinere a unei cauze sociale (extinderea
$ atragerea atenþiei asupra misiunii organizaþiei ºi a cauzei susþinute; unui Centru de Diagnostic ºi Tratament).
Grupul þintã al campaniei au fost medici
$ motivarea donatorilor ºi a consiliului de administraþie de a rãmâne
ºi studenþi de la facultatea de medicinã
aproape de organizaþie.
din Innsbruck. În acest caz, câºtigul
Evenimentele speciale ar trebui însã întotdeauna sã reuºeascã: organizaþiei a fost mai degrabã la nivel de
imagine. Caritas Innsbruck este unul din
$ Sã aducã fonduri noi. În final ceea ce vã intereseazã cel puþin la fel de partenerii ºi sponsorii constanþi ai
mult ca ºi asigurarea vizibilitãþii sunt fondurile pe care le veþi aduce în Organizaþiei Caritas Satu Mare. Pentru
organizaþie ca urmare a acestui eveniment. Nu uitaþi însã cã existã spectatorii prezenþi în salã acest concert
modalitãþi mai simple prin care pot fi atrase fonduri ºi cã ar fi pãcat sã pe lângã muzicã de cea mai înaltã
investiþi într-un eveniment special care în final v-ar aduce fonduri ºi calitate, a însemnat o mãrturie a spiritului
nimic altceva. de solidaritate ºi îndelungatã colaborare
$ Sã facã publicitate organizaþiei ºi sã îi creascã vizibilitatea. Acest lucru La al doilea concert, spectatorii au fost
presupune ca evenimentul sã atragã atenþia publicului þintã prin mai ales melomani care apreciau mai ales
modul în care este promovat ºi prin calitatea sa. Creºterea vizibilitãþii maniera de interpretare a solistului ºi mai
este efectul cumulat al publicitãþii. Cu fiecare eveniment reuºit ºi bine puþin oameni apropiaþi organizaþiei sau
promovat vizibilitatea organizaþiei în comunitate creºte. intersaþi de cauza pe care o susþinea
concertul. Surprinzãtor, în acest caz
fondurile strânse au fost mai importante,
numãrul celor care au audiat concertul a
fost mai mare pentru cã au fost interesaþi
de prezenþa violonistului.
Ce vã poate aduce un eveniment special? Studiu de caz

Pentru organizaþia care doreºte sã planifice un eveniment special este Caritas Satu Mare a organizat trei
Evenimentele speciale sunt un foarte bun „cârlig” cu care puteþi atrage
important sã ºtie ce poate câºtiga la final ºi care sunt „câºtigurile” pe care concerte de muzicã clasicã care au avut
atenþia mass mediei ºi un mijloc importat de comunicare prin care puteþi
vrea sã îºi concentreze atenþia ºi eforturile. drept principal solist un violonist român
transmite mesajul organizaþiei cãtre comunitatea la care încercaþi sã
celebru. Concertele au avut drept scop
ajungeþi.
$ strângerea de fonduri; strângerea de fonduri pentru organizaþie,
Uneori, evenimentele speciale aduc un câºtig de imagine organizaþiei, ºi fondurile rezultând din vânzarea biletelor.
$ extinderea reþelei de donatori;
abia apoi fonduri. Creºterea vizibilitãþii organizaþiei este de fapt, un pas
$ întãrirea imaginii organizaþiei în comunitate; La primul concert, organizaþia a insistat
important pe drumul strângerii de fonduri.
mai mult pe transmiterea mesajului de
$ recrutarea de noi voluntari; susþinere a unei cauze sociale (extinderea
$ atragerea atenþiei asupra misiunii organizaþiei ºi a cauzei susþinute; unui Centru de Diagnostic ºi Tratament).
Grupul þintã al campaniei au fost medici
$ motivarea donatorilor ºi a consiliului de administraþie de a rãmâne
ºi studenþi de la facultatea de medicinã
aproape de organizaþie.
din Innsbruck. În acest caz, câºtigul
Evenimentele speciale ar trebui însã întotdeauna sã reuºeascã: organizaþiei a fost mai degrabã la nivel de
imagine. Caritas Innsbruck este unul din
$ Sã aducã fonduri noi. În final ceea ce vã intereseazã cel puþin la fel de partenerii ºi sponsorii constanþi ai
mult ca ºi asigurarea vizibilitãþii sunt fondurile pe care le veþi aduce în Organizaþiei Caritas Satu Mare. Pentru
organizaþie ca urmare a acestui eveniment. Nu uitaþi însã cã existã spectatorii prezenþi în salã acest concert
modalitãþi mai simple prin care pot fi atrase fonduri ºi cã ar fi pãcat sã pe lângã muzicã de cea mai înaltã
investiþi într-un eveniment special care în final v-ar aduce fonduri ºi calitate, a însemnat o mãrturie a spiritului
nimic altceva. de solidaritate ºi îndelungatã colaborare
$ Sã facã publicitate organizaþiei ºi sã îi creascã vizibilitatea. Acest lucru La al doilea concert, spectatorii au fost
presupune ca evenimentul sã atragã atenþia publicului þintã prin mai ales melomani care apreciau mai ales
modul în care este promovat ºi prin calitatea sa. Creºterea vizibilitãþii maniera de interpretare a solistului ºi mai
este efectul cumulat al publicitãþii. Cu fiecare eveniment reuºit ºi bine puþin oameni apropiaþi organizaþiei sau
promovat vizibilitatea organizaþiei în comunitate creºte. intersaþi de cauza pe care o susþinea
concertul. Surprinzãtor, în acest caz
fondurile strânse au fost mai importante,
numãrul celor care au audiat concertul a
fost mai mare pentru cã au fost interesaþi
de prezenþa violonistului.
Evenimentul potrivit, la locul potrivit Studiu de caz În ce mãsurã organizarea evenimentului presupune implicarea Studiu de caz
voluntarilor? De câþi oameni aveþi nevoie?
Pentru a câºtiga vizibilitate în comunitate ºi fonduri, este important tipul Pentru evenimentul din 2003, pregãtirile Existã o serie de exemple care
pentru cele 3 ore ale Galei Premiilor Încercaþi sã vedeþi în ce activitãþi s-ar implica voluntarii dacã nu aþi demonstreazã eficienþa perseverenþei,
evenimentului pe care îl alegeþi. Dacã, spre exemplu, nu existã o legãturã
Comunitãþii Bãcãuane au început cu 3 organiza evenimentul ºi în ce mãsurã pot fi înlocuiþi în acele activitãþi sau atât prin creºterea fondurilor strânse de la
logicã între evenimentul ales ºi misiunea organizaþiei, nu va rãmâne în
luni înainte ºi au presupus implicarea a 20 pot renunþa la timpul pe care îl alocau acelor sarcini. Asiguraþi-vã, de un an la altul cât ºi prin creºterea
mintea celor la care vreþi sã ajungeþi. Existã o serie de criterii pe care este
de angajaþi ºi voluntari ai Fundaþiei de asemenea cã aveþi destui voluntari care au timpul necesar, abilitãþile, vizibilitãþii organizaþiei.
bine sã le aveþi în vedere atunci când alegeþi un eveniment de strângere de
Sprijin Comunitar care se ocupã de energia ºi disponibilitatea de a se implica în organizare.
fonduri. Încercaþi sã vã puneþi câteva întrebãri înainte de a decide cã aþi Un foarte bun exemplu este organizaþia
gãsit evenimentul potrivit. organizare, de la stabilirea listei de invitaþi
Este acesta genul de eveniment cãruia i se poate asigura repetabilitatea? Salvaþi Copiii, care a realizat anul trecut
ºi contactarea lor, la pregãtirea
Evenimentul este adecvat tipului de organizaþie ºi misiunii pe care o are? cea de a treia ediþie a Festivalului Brazilor
materialelor vizuale, decorarea sãlii, la tot Cel mai reuºit eveniment este unul care devine o tradiþie în comunitate ºi
de Crãciun. Evenimentul are loc în fiecare
ce presupune logistic seara respectivã: care este cunoscut ºi aºteptat de oameni. Aceste evenimente tind sã ia
Puteþi ºti dacã evenimentul la care vã gândiþi se potriveºte organizaþiei, an în preajuma Crãciunului ºi constã într-
înregistrare participanþi, întâmpinarea amploare în timp ºi sã primeascã tot mai multã atenþie dupã câteva ediþii,
punându-vã urmãtoarea întrebare: „Dacã oamenii nu ar ºti nimic despre o expoziþie de brazi scoºi la licitaþie dupã
oaspeþilor ºi înmânarea programului, când sponsorii ºi comunitatea încep sã se obiºnuiascã cu prezenþa anualã a
organizaþia voastrã s-ar gândi la misiunea ei (ar putea intui care este cauza ce sunt decoraþi de designeri
vânzarea biletelor de tombolã, evenimentului.
pe care o susþine) auzind despre acest eveniment?” Ideea este sã atrageþi profesioniºti.
înregistrarea plãþilor ºi eliberarea
acei oameni care pot deveni donatori pentru organizaþie legând cât mai chitanþelor. Multe organizaþii au ajuns la concluzia cã organizarea repetatã a unui
La ediþia din 2002 a Festivalului,
strâns evenimentul de misiunea pe care o aveþi. eveniment anual devine un fel de marcã a organizaþiei, ceva care o
organizaþia a strâns 28.000 EUR, plus
reprezintã ºi pentru care este cunoscutã în comunitate.
Cum este promovatã imaginea organizaþiei prin acest eveniment? donaþii în cãrþi pentru ºcolile care au
beneficiat de aceste fonduri.
Dincolo de a fi adecvat, evenimentul trebuie sã promoveze ºi sã susþinã
coerent imaginea pe care organizaþia ºi-o creeazã. În timp, veþi reuºi sã La ediþie din 2003, suma strânsã a fost de
creaþi o marcã a evenimentelor voastre, iar oamenilor le va fi uºor sã 104.000 EUR, incluzând ºi produsele
asocieze evenimentul cu organizaþia. donate), iar promovarea evenimentului a
fost mult mai intensã decât în cazul
Deºi, în teorie, un eveniment adecvat ar trebui sã promoveze imaginea, nu primelor ediþii.
se întâmplã întotdeauna aºa. Dacã tema ºi tipul evenimentului se potrivesc
organizaþiei, dar este prost organizat, poate afecta negativ imaginea, în loc Studiu de caz
sã o întãreascã.
Experienþa Fundaþiei pentru Sprijin
Comunitar din Bacãu demostreazã cã un
eveniment bine organizat poate creºte
constant de la un an la altul o datã ce
comunitatea se obiºnuieºte cu
evenimentul.

Gala Premiilor Comunitãþii Bãcãuane a

strâns la prima ediþie 6.000 USD, la a doua
16.000 USD, iar la ediþia din 2004 a reuºit
sã adune în câteva ore 37.000 USD.
Evenimentul potrivit, la locul potrivit Studiu de caz În ce mãsurã organizarea evenimentului presupune implicarea Studiu de caz
voluntarilor? De câþi oameni aveþi nevoie?
Pentru a câºtiga vizibilitate în comunitate ºi fonduri, este important tipul Pentru evenimentul din 2003, pregãtirile Existã o serie de exemple care
pentru cele 3 ore ale Galei Premiilor Încercaþi sã vedeþi în ce activitãþi s-ar implica voluntarii dacã nu aþi demonstreazã eficienþa perseverenþei,
evenimentului pe care îl alegeþi. Dacã, spre exemplu, nu existã o legãturã
Comunitãþii Bãcãuane au început cu 3 organiza evenimentul ºi în ce mãsurã pot fi înlocuiþi în acele activitãþi sau atât prin creºterea fondurilor strânse de la
logicã între evenimentul ales ºi misiunea organizaþiei, nu va rãmâne în
luni înainte ºi au presupus implicarea a 20 pot renunþa la timpul pe care îl alocau acelor sarcini. Asiguraþi-vã, de un an la altul cât ºi prin creºterea
mintea celor la care vreþi sã ajungeþi. Existã o serie de criterii pe care este
de angajaþi ºi voluntari ai Fundaþiei de asemenea cã aveþi destui voluntari care au timpul necesar, abilitãþile, vizibilitãþii organizaþiei.
bine sã le aveþi în vedere atunci când alegeþi un eveniment de strângere de
Sprijin Comunitar care se ocupã de energia ºi disponibilitatea de a se implica în organizare.
fonduri. Încercaþi sã vã puneþi câteva întrebãri înainte de a decide cã aþi Un foarte bun exemplu este organizaþia
gãsit evenimentul potrivit. organizare, de la stabilirea listei de invitaþi
Este acesta genul de eveniment cãruia i se poate asigura repetabilitatea? Salvaþi Copiii, care a realizat anul trecut
ºi contactarea lor, la pregãtirea
Evenimentul este adecvat tipului de organizaþie ºi misiunii pe care o are? cea de a treia ediþie a Festivalului Brazilor
materialelor vizuale, decorarea sãlii, la tot Cel mai reuºit eveniment este unul care devine o tradiþie în comunitate ºi
de Crãciun. Evenimentul are loc în fiecare
ce presupune logistic seara respectivã: care este cunoscut ºi aºteptat de oameni. Aceste evenimente tind sã ia
Puteþi ºti dacã evenimentul la care vã gândiþi se potriveºte organizaþiei, an în preajuma Crãciunului ºi constã într-
înregistrare participanþi, întâmpinarea amploare în timp ºi sã primeascã tot mai multã atenþie dupã câteva ediþii,
punându-vã urmãtoarea întrebare: „Dacã oamenii nu ar ºti nimic despre o expoziþie de brazi scoºi la licitaþie dupã
oaspeþilor ºi înmânarea programului, când sponsorii ºi comunitatea încep sã se obiºnuiascã cu prezenþa anualã a
organizaþia voastrã s-ar gândi la misiunea ei (ar putea intui care este cauza ce sunt decoraþi de designeri
vânzarea biletelor de tombolã, evenimentului.
pe care o susþine) auzind despre acest eveniment?” Ideea este sã atrageþi profesioniºti.
înregistrarea plãþilor ºi eliberarea
acei oameni care pot deveni donatori pentru organizaþie legând cât mai chitanþelor. Multe organizaþii au ajuns la concluzia cã organizarea repetatã a unui
La ediþia din 2002 a Festivalului,
strâns evenimentul de misiunea pe care o aveþi. eveniment anual devine un fel de marcã a organizaþiei, ceva care o
organizaþia a strâns 28.000 EUR, plus
reprezintã ºi pentru care este cunoscutã în comunitate.
Cum este promovatã imaginea organizaþiei prin acest eveniment? donaþii în cãrþi pentru ºcolile care au
beneficiat de aceste fonduri.
Dincolo de a fi adecvat, evenimentul trebuie sã promoveze ºi sã susþinã
coerent imaginea pe care organizaþia ºi-o creeazã. În timp, veþi reuºi sã La ediþie din 2003, suma strânsã a fost de
creaþi o marcã a evenimentelor voastre, iar oamenilor le va fi uºor sã 104.000 EUR, incluzând ºi produsele
asocieze evenimentul cu organizaþia. donate), iar promovarea evenimentului a
fost mult mai intensã decât în cazul
Deºi, în teorie, un eveniment adecvat ar trebui sã promoveze imaginea, nu primelor ediþii.
se întâmplã întotdeauna aºa. Dacã tema ºi tipul evenimentului se potrivesc
organizaþiei, dar este prost organizat, poate afecta negativ imaginea, în loc Studiu de caz
sã o întãreascã.
Experienþa Fundaþiei pentru Sprijin
Comunitar din Bacãu demostreazã cã un
eveniment bine organizat poate creºte
constant de la un an la altul o datã ce
comunitatea se obiºnuieºte cu
evenimentul.

Gala Premiilor Comunitãþii Bãcãuane a

strâns la prima ediþie 6.000 USD, la a doua
16.000 USD, iar la ediþia din 2004 a reuºit
sã adune în câteva ore 37.000 USD.
Aþi ales momentul potrivit pentru desfãºurarea evenimentului? Sfat.
Este important sã aflaþi ce altceva se întâmplã în oraº în ziua în care Aflaþi care este „agenda” oraºului
programaþi evenimentul. Este preferabil sã evitaþi suprapunerea cu un
Pe de o parte, existã întâlniri periodice la
eveniment similar sau cu un alt eveniment important pentru oraº care va
care de cele mai multe ori sunt prezenþi
atrage cel puþin o parte dintre invitaþii ºi ziariºtii pe care îi doriþi prezenþi.
ziariºtii (întâlniri ale primãriei, consiliului
Ce buget puteþi aloca pentru organizarea unui eveniment special? local, vizite oficiale) ºi despre care puteþi
afla uºor detalii fie vorbind cu un ziarist
Cele mai multe evenimente speciale solicitã un buget înainte de a avea apropiat, fie cerând informaþii instituþiilor
certitudinea cã vor fi strânºi bani. Bugetul alocat unui eveniment ar trebui publice. Cel puþin o parte din aceste
sã nu depãºeascã suma pe care organizaþia ºi-ar putea permite, în cel mai întâlniri se desfãºoarã în aceeaºi zi din
rãu caz, sã o piardã. Aceºti bani trebuie sã fie disponibili, nu planificaþi deja sãptmânã sau din lunã. Încercaþi sã evitaþi
pentru alte activitãþi la sfârºitul evenimentului, în speranþa cã vor fi programarea unui eveniment în ziua de
recuperaþi. În felul acesta, veþi evita situaþia în care ar trebui sã achitaþi la ºedinþã a consiliului local, dacã prezenþa
final costuri pentru care nu s-au strâns fonduri. presei la eveniment este importantã
pentru organizaþie.
Pe de altã parte, existã evenimentele
similare cu al vostru. Evitaþi sã desfãºuraþi
evenimentul de strângere de fonduri în
aceeaºi zi cu cel al altei organizaþii. În
mãsura în care acest lucru este posibil,
lãsaþi un spaþiu de o sãptãmânã sau douã
între cele douã evenimente.
În unele cazuri astfel de suprapuneri pot
fi evitate. Existã însã situaþii în care
organizaþia nu are nici un control asupra
celorlalte evenimente.
Studiu de caz. Studiu de caz.
Ghinion ºi coincidenþã Vreme rea
O organizaþie din Bucureºti a programat O organizaþie care programase un
o licitaþie la World Trade Center în eveniment sportiv în aer liber a avut
Bucureºti chiar pe 11 Septembrie 2001, neplãcuta surprizã sã rãmânã fãrã nici un
data atacului terorist asupra turnurilor reprezentant al presei pentru cã în
din New York. Aceastã ironicã coincidenþã noaptea dinaintea evenimentului a
a fãcut ca o mare parte dintre invitaþi sã plouat foarte tare. Acest lucru a afectat
refuze sã participe la eveniment în numãrul de participanþi la eveniment,
ultimul moment. deºi organizaþia nu avea cum sã previnã
ploaia torenþialã dinaintea
În acest caz, organizaþia nu mai putea evenimentului.
face nimic altceva decât cel mult sã
anuleze evenimentul.
“Din nefericire, evenimentul a avut loc
imediat dupã atacul din 11 septembrie
2002 ºi în mod ironic, sala aleasã cu douã
luni înainte a fost Sala New York din
Centrul de Conferinþe World Trade Center.
Cred cã e cinstit sã spun cã o parte dintre
invitaþi au refuzat sã participe la
eveniment din cauza locaþiei.”
A.D. — coordonator strângere de fonduri
Aþi ales momentul potrivit pentru desfãºurarea evenimentului? Sfat.
Este important sã aflaþi ce altceva se întâmplã în oraº în ziua în care Aflaþi care este „agenda” oraºului
programaþi evenimentul. Este preferabil sã evitaþi suprapunerea cu un
Pe de o parte, existã întâlniri periodice la
eveniment similar sau cu un alt eveniment important pentru oraº care va
care de cele mai multe ori sunt prezenþi
atrage cel puþin o parte dintre invitaþii ºi ziariºtii pe care îi doriþi prezenþi.
ziariºtii (întâlniri ale primãriei, consiliului
Ce buget puteþi aloca pentru organizarea unui eveniment special? local, vizite oficiale) ºi despre care puteþi
afla uºor detalii fie vorbind cu un ziarist
Cele mai multe evenimente speciale solicitã un buget înainte de a avea apropiat, fie cerând informaþii instituþiilor
certitudinea cã vor fi strânºi bani. Bugetul alocat unui eveniment ar trebui publice. Cel puþin o parte din aceste
sã nu depãºeascã suma pe care organizaþia ºi-ar putea permite, în cel mai întâlniri se desfãºoarã în aceeaºi zi din
rãu caz, sã o piardã. Aceºti bani trebuie sã fie disponibili, nu planificaþi deja sãptmânã sau din lunã. Încercaþi sã evitaþi
pentru alte activitãþi la sfârºitul evenimentului, în speranþa cã vor fi programarea unui eveniment în ziua de
recuperaþi. În felul acesta, veþi evita situaþia în care ar trebui sã achitaþi la ºedinþã a consiliului local, dacã prezenþa
final costuri pentru care nu s-au strâns fonduri. presei la eveniment este importantã
pentru organizaþie.
Pe de altã parte, existã evenimentele
similare cu al vostru. Evitaþi sã desfãºuraþi
evenimentul de strângere de fonduri în
aceeaºi zi cu cel al altei organizaþii. În
mãsura în care acest lucru este posibil,
lãsaþi un spaþiu de o sãptãmânã sau douã
între cele douã evenimente.
În unele cazuri astfel de suprapuneri pot
fi evitate. Existã însã situaþii în care
organizaþia nu are nici un control asupra
celorlalte evenimente.
Studiu de caz. Studiu de caz.
Ghinion ºi coincidenþã Vreme rea
O organizaþie din Bucureºti a programat O organizaþie care programase un
o licitaþie la World Trade Center în eveniment sportiv în aer liber a avut
Bucureºti chiar pe 11 Septembrie 2001, neplãcuta surprizã sã rãmânã fãrã nici un
data atacului terorist asupra turnurilor reprezentant al presei pentru cã în
din New York. Aceastã ironicã coincidenþã noaptea dinaintea evenimentului a
a fãcut ca o mare parte dintre invitaþi sã plouat foarte tare. Acest lucru a afectat
refuze sã participe la eveniment în numãrul de participanþi la eveniment,
ultimul moment. deºi organizaþia nu avea cum sã previnã
ploaia torenþialã dinaintea
În acest caz, organizaþia nu mai putea evenimentului.
face nimic altceva decât cel mult sã
anuleze evenimentul.
“Din nefericire, evenimentul a avut loc
imediat dupã atacul din 11 septembrie
2002 ºi în mod ironic, sala aleasã cu douã
luni înainte a fost Sala New York din
Centrul de Conferinþe World Trade Center.
Cred cã e cinstit sã spun cã o parte dintre
invitaþi au refuzat sã participe la
eveniment din cauza locaþiei.”
A.D. — coordonator strângere de fonduri
Planificarea evenimentului special
Privind lucrurile în mod pragmatic, un eveniment special trebuie sã
funcþioneze pe principiile unei afaceri, de vreme ce scopul final este acela
de a aduna bani. Ca urmare, este bine sã aveþi mereu în minte considerente
care þin de costurile, calitatea ºi unicitatea evenimentului.
Dacã sunteþi pregãtiþi pentru un eveniment special ºi lucrurile ies bine,
evenimentul vã ajutã sã deveniþi mai vizibili ºi mai prezenþi în comunitate,
sã construiþi relaþii, sã vã simþiþi bine ºi sã strângeþi bani. Dacã însã nu
sunteþi pregãtit pentru eveniment, comunitatea va rãmâne cu impresia cã
organizaþia nu reuºeºte sã se autoadministreze ºi îºi va pierde din
credibilitate.
Planificarea evenimentului presupune luarea unor decizii înainte de a vã
pune pe treabã:
$ Cine va coordona evenimentul?
$ Ce buget puteþi acorda organizãrii evenimentului?
$ Cui se adreseazã evenimentul?
$ Cum va fi promovat?
$ Ce vreþi sã obþineþi în urma acestui eveniment?
$ Vã permiteþi sã organizaþi evenimentul?
Mai întâi încercaþi sã estimaþi costul total ºi mai ales cheltuielile care
trebuie achitante în avans ºi costurile pe resursele umane ce vor fi
implicate în organizare. În felul acesta, înainte de a depune eforturi de
planificare veþi vedea dacã dispuneþi de personal ºi fonduri suficiente
pentru evenimentul la care v-aþi gândit.
Sfat
Pentru a nu suferi un eºec financiar este
important sã nu supraevaluaþi puterea
financiarã realã a organizaþiei ºi
potenþialul evenimentului de a atrage
donatorii pe care vã bazaþi. Nu mizaþi pe
un eveniment care depãºeºte puterile
organizaþiei, în speranþa cã banii strânºi
vor acoperi cheltuielile pe care nu le
puteþi achita înaintea evenimentului.
Pe de altã parte, cu cât evenimentul este
mai atent planificat, þinând cont de detalii
ºi investind în promovare, ºansele voastre
de succes cresc.
Nu cãdeþi însã în extrema cealaltã, în care
de teama pierderii banilor ºi a timpului
investit alegeþi sã organizaþi un
eveniment care nici nu vã solicitã, dar
care nici nu vã oferã vreun câºtiguri în
fonduri, imagine sau vizibilitate. Încercaþi
sã gãsiþi calea de mijloc, în care sã
exploataþi la maxim resursele ce pot fi
alocate organizãrii unui eveniment
pentru a obþine rezultate maxime.
Pe scurt, nu ezitaþi sã fiþi îndrãzneþi atunci
când plãnuiþi un eveniment, dar nu uitaþi
sã fiþi realiºti atunci când stabiliþi bugetul.
Puteþi ajusta dimensiunea evenimentului la posibilitãþile organizaþiei sau Sfat
lua în cosiderare alte tipuri de evenimente mai puþin costisitoare, pe care vi
le puteþi permite mai uºor. Uneori, este preferabil sã renunþaþi la Este important sã obþineþi chitanþe,
eveniment, decât sã periclitaþi imaginea ºi încrederea în organizaþie. facturi pentru tot ceea ce se
achiziþioneazã pentru eveniment.
Planificarea unui evenimnet special presupune o colaborare continuã între
Dacã plãnuiþi sã vindeþi sau licitaþi diverse
coordonatorul evenimnetului, comitetul de organizare ºi persoanele
desemnate sã ducã la capãt sarcinile stabilite. obiecte în cadrul evenimentului, nu uitaþi
sã aveþi cu voi un chitanþier/facturier.
Coordonatorul evenimentului
Este important sã existe un coordonator al evenimentului, care sã se Sfat
asigure cã toþi cei implicaþi în organizare îºi duc la capãt sarcinile în
Pentru a menþine lucrurile cât mai
termenul limitã stabilit. Responsabilitãþile coordonatorului includ:
organizate puteþi þine un dosar cu
separatoare pentru: termene limitã ºi
$ atribuirea responsabilitãþilor,
responsabilitãþi, buget, sponsori,
$ formarea unei echipe de organizare,
corespondenþã, partea de amuzament
$ supravegherea calendarului ºi a bugetului. din eveniment, invitaþii ºi materiale de
promovare, cazare ºi transport,
Coordonatorul poate fi directorul executiv al organizaþiei (dacã are timpul
înregistrãri participanþi, desfãºurãtorul
necesar pentru eveniment), coordonatorul de strângere de fonduri (dacã
evenimentului (cu momentele din searã
organizaþia are un astfel de angajat) sau poate angaja o personã pe ºi cu timpul necesar pentru fiecare), ºi alte
perioadã detrerminatã pentru a se ocupa de organizare (dacã îºi poate
secþiuni care vi se par importante în
permite un cost suplimentar pentru salariu). Puteþi apela ºi la un voluntar, organizarea evenimentului.
deºi în acest caz trebuie sã vã asiguraþi cã are timpul, implicarea ºi mai ales
experienþa ºi abilitãþile necesare pentru a duce la capãt responsabilitãþile ce
îi revin.
O altã persoanã trebuie sã fie responsabilã cu supervizarea costurilor
achitate ºi a donaþiilor strânse.
Planificarea evenimentului special
Privind lucrurile în mod pragmatic, un eveniment special trebuie sã
funcþioneze pe principiile unei afaceri, de vreme ce scopul final este acela
de a aduna bani. Ca urmare, este bine sã aveþi mereu în minte considerente
care þin de costurile, calitatea ºi unicitatea evenimentului.
Dacã sunteþi pregãtiþi pentru un eveniment special ºi lucrurile ies bine,
evenimentul vã ajutã sã deveniþi mai vizibili ºi mai prezenþi în comunitate,
sã construiþi relaþii, sã vã simþiþi bine ºi sã strângeþi bani. Dacã însã nu
sunteþi pregãtit pentru eveniment, comunitatea va rãmâne cu impresia cã
organizaþia nu reuºeºte sã se autoadministreze ºi îºi va pierde din
credibilitate.
Planificarea evenimentului presupune luarea unor decizii înainte de a vã
pune pe treabã:
$ Cine va coordona evenimentul?
$ Ce buget puteþi acorda organizãrii evenimentului?
$ Cui se adreseazã evenimentul?
$ Cum va fi promovat?
$ Ce vreþi sã obþineþi în urma acestui eveniment?
$ Vã permiteþi sã organizaþi evenimentul?
Mai întâi încercaþi sã estimaþi costul total ºi mai ales cheltuielile care
trebuie achitante în avans ºi costurile pe resursele umane ce vor fi
implicate în organizare. În felul acesta, înainte de a depune eforturi de
planificare veþi vedea dacã dispuneþi de personal ºi fonduri suficiente
pentru evenimentul la care v-aþi gândit.
Sfat
Pentru a nu suferi un eºec financiar este
important sã nu supraevaluaþi puterea
financiarã realã a organizaþiei ºi
potenþialul evenimentului de a atrage
donatorii pe care vã bazaþi. Nu mizaþi pe
un eveniment care depãºeºte puterile
organizaþiei, în speranþa cã banii strânºi
vor acoperi cheltuielile pe care nu le
puteþi achita înaintea evenimentului.
Pe de altã parte, cu cât evenimentul este
mai atent planificat, þinând cont de detalii
ºi investind în promovare, ºansele voastre
de succes cresc.
Nu cãdeþi însã în extrema cealaltã, în care
de teama pierderii banilor ºi a timpului
investit alegeþi sã organizaþi un
eveniment care nici nu vã solicitã, dar
care nici nu vã oferã vreun câºtiguri în
fonduri, imagine sau vizibilitate. Încercaþi
sã gãsiþi calea de mijloc, în care sã
exploataþi la maxim resursele ce pot fi
alocate organizãrii unui eveniment
pentru a obþine rezultate maxime.
Pe scurt, nu ezitaþi sã fiþi îndrãzneþi atunci
când plãnuiþi un eveniment, dar nu uitaþi
sã fiþi realiºti atunci când stabiliþi bugetul.
Puteþi ajusta dimensiunea evenimentului la posibilitãþile organizaþiei sau Sfat
lua în cosiderare alte tipuri de evenimente mai puþin costisitoare, pe care vi
le puteþi permite mai uºor. Uneori, este preferabil sã renunþaþi la Este important sã obþineþi chitanþe,
eveniment, decât sã periclitaþi imaginea ºi încrederea în organizaþie. facturi pentru tot ceea ce se
achiziþioneazã pentru eveniment.
Planificarea unui evenimnet special presupune o colaborare continuã între
Dacã plãnuiþi sã vindeþi sau licitaþi diverse
coordonatorul evenimnetului, comitetul de organizare ºi persoanele
desemnate sã ducã la capãt sarcinile stabilite. obiecte în cadrul evenimentului, nu uitaþi
sã aveþi cu voi un chitanþier/facturier.
Coordonatorul evenimentului
Este important sã existe un coordonator al evenimentului, care sã se Sfat
asigure cã toþi cei implicaþi în organizare îºi duc la capãt sarcinile în
Pentru a menþine lucrurile cât mai
termenul limitã stabilit. Responsabilitãþile coordonatorului includ:
organizate puteþi þine un dosar cu
separatoare pentru: termene limitã ºi
$ atribuirea responsabilitãþilor,
responsabilitãþi, buget, sponsori,
$ formarea unei echipe de organizare,
corespondenþã, partea de amuzament
$ supravegherea calendarului ºi a bugetului. din eveniment, invitaþii ºi materiale de
promovare, cazare ºi transport,
Coordonatorul poate fi directorul executiv al organizaþiei (dacã are timpul
înregistrãri participanþi, desfãºurãtorul
necesar pentru eveniment), coordonatorul de strângere de fonduri (dacã
evenimentului (cu momentele din searã
organizaþia are un astfel de angajat) sau poate angaja o personã pe ºi cu timpul necesar pentru fiecare), ºi alte
perioadã detrerminatã pentru a se ocupa de organizare (dacã îºi poate
secþiuni care vi se par importante în
permite un cost suplimentar pentru salariu). Puteþi apela ºi la un voluntar, organizarea evenimentului.
deºi în acest caz trebuie sã vã asiguraþi cã are timpul, implicarea ºi mai ales
experienþa ºi abilitãþile necesare pentru a duce la capãt responsabilitãþile ce
îi revin.
O altã persoanã trebuie sã fie responsabilã cu supervizarea costurilor
achitate ºi a donaþiilor strânse.
Comitetul de organizare Stabilirea calendarului evenimentului Sfat
Responsabilitatea comitetului de organizare este de a planifica Pentru o searã de câteva ore, cum a fost cazul Galei Anuale a Premiilor Pentru a vã asigura cã totul va fi gata la
evenimentul, nu de a îndeplini fiecare sarcinã. Dupã planificare, sarcinile Comunitãþii Bãcãuane, organizatã de Fundaþia de Sprijin Comunitar a fost timp, o opþiune este sã încercaþi sã
sunt delegate echipei care se ocupã de finalizarea acestora. nevoie de o planificare de cel puþin trei luni pentru a asigura succesul serii. programaþi lucrurile pornind de la ziua în
care se va desfãºura evenimentul. Dacã
Comitetul de organizare are trei principale atribuþii: Au fost vizate toate societãþile comerciale, bãncile, instituþii medicale ºi
acesta este programat pe 8 Mai, gândiþi-
guvernamentale, organizaþii neguvernamentale si persoane fizice,
$ detalierea sarcinilor; vã ce aveþi de fãcut în 7 Mai. ªi ca în 7 Mai
alcãtuindu-se astfel lista invitaþilor. Pentru înregistrarea ºi menþinerea la zi
sã puteþi face ce v-aþi propus, ce trebuie
$ stabilirea calendarului evenimentului; a tuturor acestor date ºi contactelor ulterioare, a fost proiectatã o bazã de
sã faceþi în 6 Mai, etc.? În felul acesta
date în Microsoft Access, iar lista de e-mail-uri a fost organizatã în dosare
$ stabilirea bugetulului. puteþi sã vã daþi cel mai bine seama dacã
ºi sub-dosare distincte, având mesajele trimise ºi recepþionate de la acelaºi
evenimentul poate avea loc la data la
Detalierea sarcinilor grup de persoane în acelaºi dosar. În paralel, s-a lucrat la rezervarea sãlii de
care l-aþi programat sau trebuie sã faceþi
restaurant, la alcãtuirea meniului ºi a modului de decorare a sãlii, precum
Comitetul de organizare stabileºte ce trebuie fãcut, pânã când trebuie unele schimbãri la date.
ºi la alcãtuirea programului serii (desfãºurãtorul Galei a fost pregãtit cu o
terminate sarcinile distribuite, care este timpul pe care îl are la dispoziþie precizie de 1-2 minute ºi a cuprins 21 de pagini!). Luaþi în considerare ºi faptul cã 90 de zile
pentru sarcinã ºi care este persoana cea mai potrivitã în termeni de pânã la eveniment înseamnã doar 60 de
eficienþã. O datã ce sarcinile, bugetul ºi calendarul au fost stabilite, puteþi împãrþi zile lucrãtoare ºi cã angajaþii care se
responsabilitãþile în echipã. Este bine sã propuneþi termene limitã mai ocupã de eveniment au ºi alte
Un tabel cum este cel de mai jos, în care notaþi toate detaliile, pot sã ajute strânse decât cele pe care vã bazaþi pentru a vã asigura cã, fie ºi cu o responsabilitãþi în organizaþie pentru care
mult în organizare ºi în respectarea termenelor limitã. întârziere, aveþi lucrurile gata la timp. au nevoie de timp. Consultaþi-vã cu
Sã stabileascã bugetul voluntarii pentru a afla cât mai exact de
ce timp dispun în acea perioadã pentru
Completarea constantã a unui tabel simplu, cum este cel de pe pagina organizaþie.
ce? când? cine? termen limitã urmãtoare vã ajutã sã fiþi la curent cu tot ceea ce s-a cheltuit pentru
eveniment ºi cu situaþia bugetului - unde aþi depãºit costul estimat, unde
aþi cheltuit mai puþin ºi care este raportul între costurile estimate ºi
costurile reale. Acelaºi lucru este valabil ºi pentru capitolul de venituri.
Comitetul de organizare Stabilirea calendarului evenimentului Sfat
Responsabilitatea comitetului de organizare este de a planifica Pentru o searã de câteva ore, cum a fost cazul Galei Anuale a Premiilor Pentru a vã asigura cã totul va fi gata la
evenimentul, nu de a îndeplini fiecare sarcinã. Dupã planificare, sarcinile Comunitãþii Bãcãuane, organizatã de Fundaþia de Sprijin Comunitar a fost timp, o opþiune este sã încercaþi sã
sunt delegate echipei care se ocupã de finalizarea acestora. nevoie de o planificare de cel puþin trei luni pentru a asigura succesul serii. programaþi lucrurile pornind de la ziua în
care se va desfãºura evenimentul. Dacã
Comitetul de organizare are trei principale atribuþii: Au fost vizate toate societãþile comerciale, bãncile, instituþii medicale ºi
acesta este programat pe 8 Mai, gândiþi-
guvernamentale, organizaþii neguvernamentale si persoane fizice,
$ detalierea sarcinilor; vã ce aveþi de fãcut în 7 Mai. ªi ca în 7 Mai
alcãtuindu-se astfel lista invitaþilor. Pentru înregistrarea ºi menþinerea la zi
sã puteþi face ce v-aþi propus, ce trebuie
$ stabilirea calendarului evenimentului; a tuturor acestor date ºi contactelor ulterioare, a fost proiectatã o bazã de
sã faceþi în 6 Mai, etc.? În felul acesta
date în Microsoft Access, iar lista de e-mail-uri a fost organizatã în dosare
$ stabilirea bugetulului. puteþi sã vã daþi cel mai bine seama dacã
ºi sub-dosare distincte, având mesajele trimise ºi recepþionate de la acelaºi
evenimentul poate avea loc la data la
Detalierea sarcinilor grup de persoane în acelaºi dosar. În paralel, s-a lucrat la rezervarea sãlii de
care l-aþi programat sau trebuie sã faceþi
restaurant, la alcãtuirea meniului ºi a modului de decorare a sãlii, precum
Comitetul de organizare stabileºte ce trebuie fãcut, pânã când trebuie unele schimbãri la date.
ºi la alcãtuirea programului serii (desfãºurãtorul Galei a fost pregãtit cu o
terminate sarcinile distribuite, care este timpul pe care îl are la dispoziþie precizie de 1-2 minute ºi a cuprins 21 de pagini!). Luaþi în considerare ºi faptul cã 90 de zile
pentru sarcinã ºi care este persoana cea mai potrivitã în termeni de pânã la eveniment înseamnã doar 60 de
eficienþã. O datã ce sarcinile, bugetul ºi calendarul au fost stabilite, puteþi împãrþi zile lucrãtoare ºi cã angajaþii care se
responsabilitãþile în echipã. Este bine sã propuneþi termene limitã mai ocupã de eveniment au ºi alte
Un tabel cum este cel de mai jos, în care notaþi toate detaliile, pot sã ajute strânse decât cele pe care vã bazaþi pentru a vã asigura cã, fie ºi cu o responsabilitãþi în organizaþie pentru care
mult în organizare ºi în respectarea termenelor limitã. întârziere, aveþi lucrurile gata la timp. au nevoie de timp. Consultaþi-vã cu
Sã stabileascã bugetul voluntarii pentru a afla cât mai exact de
ce timp dispun în acea perioadã pentru
Completarea constantã a unui tabel simplu, cum este cel de pe pagina organizaþie.
ce? când? cine? termen limitã urmãtoare vã ajutã sã fiþi la curent cu tot ceea ce s-a cheltuit pentru
eveniment ºi cu situaþia bugetului - unde aþi depãºit costul estimat, unde
aþi cheltuit mai puþin ºi care este raportul între costurile estimate ºi
costurile reale. Acelaºi lucru este valabil ºi pentru capitolul de venituri.
Veniturile ºi costurile estimate trebuie sã se apropie cât mai mult de cele
reale. Ca sã evitaþi diferenþele mari, e nevoie sã vã cunoaºteþi bine donatorii
ºi potenþialul lor. Ca sã puteþi estima corect costurile, daþi telefoane la
diferiþi furnizori pentru a avea o ideea cât mai clarã despre preþul
serviciului/produsului de care aveþi nevoie.
Evident, este de dorit sã obþineþi cât mai multe reduceri sau donaþii în
naturã. Atenþie însã la ceea ce treceþi în buget ºi costurile reale pe care le
suportaþi. Este bine sã prevedeþi în buget ºi costuri pentru astfel de
produse. În felul acesta, aveþi fonduri pentru a plãti un obiect pe care v-aþi
fi aºteptat sã îl primiþi ca donaþie sau sã acoperiþi o serie de cheltuieli
neprezãzute.
În mãsura în care acest lucru este posibil, încercaþi sã achitaþi o serie de
costuri dupã desfãºurarea evenimentului.
Care sunt costurile pe care le presupune evenimentul?
Atunci când fixaþi bugetul alocat evenimentului, aveþi în vedere:
$ costul de închiriere a sãlii;
$ costul mâncãrii ºi a bãuturii;
$ costurile de personal;
$ costurile pentru materialele promoþionale (afiºe, invitaþii, diplome,
broºuri de prezentare, programul serii, premii, etc.);
$ costul pentru închirierea echipamentului audio-vizual;
$ costuri pentru trimiterea prin poºtã a invitaþiilor;
$ costuri suplimentare sau neprevãzute.
Dacã ar fi sã clasificãm costurile care
trebuie estimate în organizarea
evenimentului, pentru ca în final diferenþa
costuri estimate vs. costuri reale sã fie cât
mai micã, aceastã clasificare ar include:
$ Costuri directe care includ toate
costurile tangibile pe care organizaþia
trebuie sã le suporte de la catering, la
închirierea localului, la flori, fotograf,
etc.
$ Dincolo de aceste costuri, trebuie avute
în vedere costurile cu personalul care
se implicã în organizarea
evenimentului. Aici trebuie avut în
vedere timpul pe care angajaþii ºi
voluntarii îl investesc în organizarea
evenimentului ºi transformarea acestui
timp în banii cu care ar fi plãtiþi pe
acest timp.
Cel mai aproape de costul real al unui eveniment puteþi fi atunci când luaþi Studiu de caz
în considerare costurile directe ºi pe cele avute cu angajaþii ºi voluntarii.
Un exemplu fericit este cel al SOS – Satele
Analizaþi numãrul de persoane care vã aºteptaþi sã participe la eveniment. Copiilor România, care a organizat o
Este de cele mai multe ori, este cifra cel mai greu de apreciat. Încercaþi însã licitaþie cu lucrãri de ceramicã, picturi ºi
sã o estimaþi, luând în considerare evenimente anterioare, realþiile þesãturi ale copiilor. Organizaþia a plãnuit
constante cu donatorii, etc. Dacã aveþi ºi costurile estimate, puteþi împãrþi sã strângã fonduri în valoare de 800 USD.
numãrul invitaþilor la costuri pentru a afla care e suma pe care trebuie sã o Suma la care a ajuns la finalul
plãteascã fiecare invitat pentru a acoperi costul. Apoi împãrþiþi profitul pe evenimentului a fost însã mult mai mare
care vi l-aþi fixat pentru a estima suma medie pe care vreþi sã o obþineþi de 2.160 USD.
la cei care participã la eveniment.
Rezultatul neaºteptat al licitaþiei nu a
În cazul Galei Fundaþiei de Sprijin Comunitar, numãrul invitaþilor a fost, venit doar pentru cã licitaþia a fost foarte
în medie de 260 la fiecare dintre cele trei ediþii. bine condusã ºi antrenantã pentru
invitaþi, ci ºi pentru cã organizaþia a reuºit
Profilul invitaþilor este de 40% companii (multi)naþionale, 50% companii
sã economiseascã o mare parte din
locale ºi 10% ONG-uri partenere.
costuri prin obþinerea de sponsorizãri.
În funcþie de caracteristicile participanþilor ºi de capacitatea financiarã a
acestora, au fost stabilite preþurile locurilor în salã (între 100 ºi 1,000
Euro).
Situaþia în care vindeþi locuri sau bilete participanþilor este una în care
estimarea este posibilã. Existã însã ºi situaþii mai complicate în care este
vorba de o licitaþie sau de donaþii unde este mai dificil sã faci estimãri. În
cazul unei licitaþii mersul lucrurilor depinde mult de dinamica invitaþilor
ºi de impresia pe care lucrãrile licitate o lasã.

diferente venituri venit estimat venit real venit total diferente costuri cost estimat cost real cost total
Veniturile ºi costurile estimate trebuie sã se apropie cât mai mult de cele
reale. Ca sã evitaþi diferenþele mari, e nevoie sã vã cunoaºteþi bine donatorii
ºi potenþialul lor. Ca sã puteþi estima corect costurile, daþi telefoane la
diferiþi furnizori pentru a avea o ideea cât mai clarã despre preþul
serviciului/produsului de care aveþi nevoie.
Evident, este de dorit sã obþineþi cât mai multe reduceri sau donaþii în
naturã. Atenþie însã la ceea ce treceþi în buget ºi costurile reale pe care le
suportaþi. Este bine sã prevedeþi în buget ºi costuri pentru astfel de
produse. În felul acesta, aveþi fonduri pentru a plãti un obiect pe care v-aþi
fi aºteptat sã îl primiþi ca donaþie sau sã acoperiþi o serie de cheltuieli
neprezãzute.
În mãsura în care acest lucru este posibil, încercaþi sã achitaþi o serie de
costuri dupã desfãºurarea evenimentului.
Care sunt costurile pe care le presupune evenimentul?
Atunci când fixaþi bugetul alocat evenimentului, aveþi în vedere:
$ costul de închiriere a sãlii;
$ costul mâncãrii ºi a bãuturii;
$ costurile de personal;
$ costurile pentru materialele promoþionale (afiºe, invitaþii, diplome,
broºuri de prezentare, programul serii, premii, etc.);
$ costul pentru închirierea echipamentului audio-vizual;
$ costuri pentru trimiterea prin poºtã a invitaþiilor;
$ costuri suplimentare sau neprevãzute.
Dacã ar fi sã clasificãm costurile care
trebuie estimate în organizarea
evenimentului, pentru ca în final diferenþa
costuri estimate vs. costuri reale sã fie cât
mai micã, aceastã clasificare ar include:
$ Costuri directe care includ toate
costurile tangibile pe care organizaþia
trebuie sã le suporte de la catering, la
închirierea localului, la flori, fotograf,
etc.
$ Dincolo de aceste costuri, trebuie avute
în vedere costurile cu personalul care
se implicã în organizarea
evenimentului. Aici trebuie avut în
vedere timpul pe care angajaþii ºi
voluntarii îl investesc în organizarea
evenimentului ºi transformarea acestui
timp în banii cu care ar fi plãtiþi pe
acest timp.
Cel mai aproape de costul real al unui eveniment puteþi fi atunci când luaþi Studiu de caz
în considerare costurile directe ºi pe cele avute cu angajaþii ºi voluntarii.
Un exemplu fericit este cel al SOS – Satele
Analizaþi numãrul de persoane care vã aºteptaþi sã participe la eveniment. Copiilor România, care a organizat o
Este de cele mai multe ori, este cifra cel mai greu de apreciat. Încercaþi însã licitaþie cu lucrãri de ceramicã, picturi ºi
sã o estimaþi, luând în considerare evenimente anterioare, realþiile þesãturi ale copiilor. Organizaþia a plãnuit
constante cu donatorii, etc. Dacã aveþi ºi costurile estimate, puteþi împãrþi sã strângã fonduri în valoare de 800 USD.
numãrul invitaþilor la costuri pentru a afla care e suma pe care trebuie sã o Suma la care a ajuns la finalul
plãteascã fiecare invitat pentru a acoperi costul. Apoi împãrþiþi profitul pe evenimentului a fost însã mult mai mare
care vi l-aþi fixat pentru a estima suma medie pe care vreþi sã o obþineþi de 2.160 USD.
la cei care participã la eveniment.
Rezultatul neaºteptat al licitaþiei nu a
În cazul Galei Fundaþiei de Sprijin Comunitar, numãrul invitaþilor a fost, venit doar pentru cã licitaþia a fost foarte
în medie de 260 la fiecare dintre cele trei ediþii. bine condusã ºi antrenantã pentru
invitaþi, ci ºi pentru cã organizaþia a reuºit
Profilul invitaþilor este de 40% companii (multi)naþionale, 50% companii
sã economiseascã o mare parte din
locale ºi 10% ONG-uri partenere.
costuri prin obþinerea de sponsorizãri.
În funcþie de caracteristicile participanþilor ºi de capacitatea financiarã a
acestora, au fost stabilite preþurile locurilor în salã (între 100 ºi 1,000
Euro).
Situaþia în care vindeþi locuri sau bilete participanþilor este una în care
estimarea este posibilã. Existã însã ºi situaþii mai complicate în care este
vorba de o licitaþie sau de donaþii unde este mai dificil sã faci estimãri. În
cazul unei licitaþii mersul lucrurilor depinde mult de dinamica invitaþilor
ºi de impresia pe care lucrãrile licitate o lasã.

diferente venituri venit estimat venit real venit total diferente costuri cost estimat cost real cost total
Ce aºteptãri aveþi de la eveniment? Studiu de caz
Prietenii Muzeului Naþional de Artã al
În mod evident, dacã vã propuneþi sã faceþi o cãruþã de bani în urma
României este o organizaþie a cãrei
evenimentului sunt ºanse mari sã fiþi dezamãgiþi la final. Atunci când
misiune este aceea de a strânge fonduri
planificaþi, încercaþi sã vedeþi ce obiective ar trebui atinse pentru a
pentru acest Muzeu. Organizaþia
considera evenimentul un succes. Care ar fi indicatorii unui eveniment
desfãºoarã mai multe campanii de
reuºit? Numãrul de oameni prezenþi? Publicitatea asiguratã prin presã?
strângere de fonduri, în urma cãrora se
Fondurile strânse? Costurile restrânse?
strâng anual aproximativ 100.000 USD.
În ceea ce priveºte fondurile strânse, succesul evenimentului va fi foarte
Evenimentele prin care se strâng fonduri
greu de evaluat dacã nu stabiliþi o sumã pe care vã propuneþi sã o strângeþi
sunt Bucãtarul Anului în Bucureºti, Balul
la final. Suma trebuie stabilitã nu la întâmplare, nici dupã nevoile
Muzeului, Arte Divina, Prima Licitaþie de
organizaþiei, ci dupã potenþialul pe care evenimentul îl are de a atrage
Vin Românesc, concerte ºi spectacole.
fondurile.

Pentru asta este important sã identificaþi baza de susþinãtori, (fie cã este

vorba de membri ai organizaþiei ºi board, de persoane fizice, de sectorul de
afaceri) pe care o vizaþi în cadrul acestui eveniment ºi apoi sã analizaþi
potenþialul acestui grup de a dona pentru susþinerea organizaþiei.

Un plan de strângere de fonduri ar trebui sã þinteascã categoria cea mai

potrivitã de donatori ºi sã stabileascã suma pe care doreºte sã o strângã de
la aceºtia. Suma e stabilitã în funcþie de evaluarea ºi prospectarea
donatorilor din categoria vizatã.

Cauza pentru care se strâng fonduri are, în general o influenþã puternicã

asupra succesului evenimentului. Statisticile aratã cã atât sectorul de
afaceri cât ºi populaþia sunt mai degrabã interesate de a susþine cauze
sociale (sãnãtate, servicii sociale) ºi cel mai puþin interesate de a susþine
domenii ca mediu, culturã sau apãrarea drepturilor omului. Concluzia
fireascã ar fi cã e greu sã ai succes în strângerea de fonduri organizând
evenimente în domeniile menþionate mai devreme. Cu toate acestea, o
prospectare atentã a mediului ºi a potenþialilor donatori poate duce la
strângerea unor fonduri importante.
Ce aºteptãri aveþi de la eveniment? Studiu de caz
Prietenii Muzeului Naþional de Artã al
În mod evident, dacã vã propuneþi sã faceþi o cãruþã de bani în urma
României este o organizaþie a cãrei
evenimentului sunt ºanse mari sã fiþi dezamãgiþi la final. Atunci când
misiune este aceea de a strânge fonduri
planificaþi, încercaþi sã vedeþi ce obiective ar trebui atinse pentru a
pentru acest Muzeu. Organizaþia
considera evenimentul un succes. Care ar fi indicatorii unui eveniment
desfãºoarã mai multe campanii de
reuºit? Numãrul de oameni prezenþi? Publicitatea asiguratã prin presã?
strângere de fonduri, în urma cãrora se
Fondurile strânse? Costurile restrânse?
strâng anual aproximativ 100.000 USD.
În ceea ce priveºte fondurile strânse, succesul evenimentului va fi foarte
Evenimentele prin care se strâng fonduri
greu de evaluat dacã nu stabiliþi o sumã pe care vã propuneþi sã o strângeþi
sunt Bucãtarul Anului în Bucureºti, Balul
la final. Suma trebuie stabilitã nu la întâmplare, nici dupã nevoile
Muzeului, Arte Divina, Prima Licitaþie de
organizaþiei, ci dupã potenþialul pe care evenimentul îl are de a atrage
Vin Românesc, concerte ºi spectacole.
fondurile.

Pentru asta este important sã identificaþi baza de susþinãtori, (fie cã este

vorba de membri ai organizaþiei ºi board, de persoane fizice, de sectorul de
afaceri) pe care o vizaþi în cadrul acestui eveniment ºi apoi sã analizaþi
potenþialul acestui grup de a dona pentru susþinerea organizaþiei.

Un plan de strângere de fonduri ar trebui sã þinteascã categoria cea mai

potrivitã de donatori ºi sã stabileascã suma pe care doreºte sã o strângã de
la aceºtia. Suma e stabilitã în funcþie de evaluarea ºi prospectarea
donatorilor din categoria vizatã.

Cauza pentru care se strâng fonduri are, în general o influenþã puternicã

asupra succesului evenimentului. Statisticile aratã cã atât sectorul de
afaceri cât ºi populaþia sunt mai degrabã interesate de a susþine cauze
sociale (sãnãtate, servicii sociale) ºi cel mai puþin interesate de a susþine
domenii ca mediu, culturã sau apãrarea drepturilor omului. Concluzia
fireascã ar fi cã e greu sã ai succes în strângerea de fonduri organizând
evenimente în domeniile menþionate mai devreme. Cu toate acestea, o
prospectare atentã a mediului ºi a potenþialilor donatori poate duce la
strângerea unor fonduri importante.
Cum puteþi scãdea costurile de organizare ºi
creºte veniturile?
Cheltuielile au inclus costul invitaþiilor,
"Pentru a maximiza venitul în urma unui eveniment special, organizatorii publicarea catalogului de prezentare a
trebuie sã strângã cea mai mare sumã de bani pe care fiecare donator este lucrãrilor ºi fotografiile fãcute în timpul
dispus sã o dea. Donaþiile fãcute sunt rezultatul a doi factori: bogãþie ºi evenimentului. Un avantaj important a fost
motivaþie. De aceea, pentru a maximiza venitul, organizatorii trebuie sã ºi faptul cã obiectele vândute la licitaþie au
segmenteze audienþa în funcþie de venitul invitaþilor (diferenþirea fost obþinute gratuit, prin donaþiile
preþurilor) ºi sã-i motiveze sã participe." 3 copiilor.
Pentru a vã maximiza profitul, obþinerea unor sponsorizãri în bani, În schimbul susþinerii venite din partea
servicii sau produse - din partea unor companii este esenþialã. Este modul companiilor, organizaþia poate menþiona
cel mai eficient de a reduce o parte importantã din costuri. În acest fel, pot numele firmei pe posterele evenimentului,
fi acoperite costuri ce þin de tipãrirea materialelor, divertisment, pe invitaþii, bilete, broºuri etc.
echipament audio-vizual, etc.
Cei care doneazã sume care trec peste un
Licitaþia organizatã de SOS-Satele Copiilor România a fost un eveniment anumit nivel pot primi un titlu onorific de
de strângere de fonduri din comunitate care a reuºit sã adune peste 2.000 “Prieten al organizaþiei”. Se pot crea astfel
USD în vreme ce costurile cu organizarea evenimentului au fost de de categorii de prieteni sau de sponsori.
aproximativ 200 USD. Fundaþia de Sprijin Comunitar,
organizatorul Galei Premiilor Comunitãþii
“Am gãsit sponsori care ne-au oferit spaþiu pentru desfãºurarea licitaþiei, Bãcãuane are categorii de sponsor de aur
au oferit cocktail-urile ºi au tipãrit invitaþiile gratuit. Am gãsit VIP-uri care sau de argint, în funcþie de sumele cu care
au acceptat sã participe la licitaþie.” 5 contribuie. Acest semn de apreciere publicã
exercitã o anumitã presiune asupra
donatorului, în ceea ce priveºte suma pe
care o va dona data viitoare ºi îi face pe alþii
sã doreascã aceeaºi recunoaºtere publicã.
În plus, pot fi recompensaþi cu locuri bune
în salã, în semn de recunoºtinþã pentru
suportul oferit.
3
(Daniel Webber, Just The Ticket — Understanding charity fundraising events,
New Philanthropy Capital, pg. 11)
4
(Angela Dogaru — coordonator strângere de fonduri SOS-Satele Copiilor
România)
Sfat
Posturile radio sunt, de obicei receptive la
Un mod eficient de a reduce din costurile pentru publicitate este de a gãsi cererile organizaþiilor de a difuza astfel de
parteneri media pentru eveniment. În felul acesta, radioul, televiziunea vã anunþuri, mai ales dacã sponsorii
vor aloca, în general timp pentru a face publicitate evenimentului. Având evenimentului sunt dispuºi sã cumpere
parteneri media, vã va fi mult mai uºor sã convingeþi diverse companii sã se spaþiu publicitar pentru companie.
alãture ca sponsori ai evenimentului. Încercaþi sã alegeþi canale media care
se adreseazã publicului pe care îl vizaþi: orice revistã, post radio sau
televiziune vã poate trimite o descriere a profilului ascultãtorului/cititorului Studiu de caz
/telespectatorului.
Fundaþia Românã pentru Copii,
Pentru a avea succes în încercarea de a gãsi sponsori trebuie sã fiþi foarte Comunitate ºi Familie, care organizeazã
clari în ceea ce solicitaþi ºi în ceea ce puteþi oferi în schimb. Încercaþi sã „Ziua Minunilor” în 1 Iunie s-a dovedit
subliniaþi ºi avantajele ce rezultã pentru firme prin implicarea în eveniment. eficientã în abordarea sponsorilor. În
Aveþi în vedere ºi faptul cã cele mai multe companii oferã sponsorizãri colaborare cu partenerii media ai
pentru a-ºi întãri poziþia ºi imaginea în comunitate. evenimentului, a fost conceputã o ofertã
pentru sponsori: pachete de sponsorizare
Avantajele fiscale pot fi un motiv în plus care ar convinge companiile sã
care au inclus promovarea în cotidianele
devinã sponsori. Una din schimbãrile majore pe care le introduce Codul
ºi sãptãmânalele clujene, spot TV, spoturi
Fiscal se referã la scãderea din impozitul datorat statului în limitele a 0.3 la
audio, promovarea pe panouri publicitare
mie din cifra de afaceri sau de 20% din impozitul datorat pe profit. Asta
amplasate în 6 puncte din oraº, afiºe ºi
înseamnã cã firmele plãtesc impozitul diminuat cu contravaloarea
fluturaºi, bannere la locul evenimentului,
sponsorizãrilor din anul respectiv.
posibilitatea de sampling, amplasare de
puncte de vânzare. Pachetele de
În acest context, avantajul pentru companii este unul real.
sponsorizare au fost diferenþiate în
„Este de aceea important ca atunci când comunicaþi cu un potenþial sponsor funcþie de participarea sponsorilor: de la
sã îi explicaþi cã dacã respectã baremurile legale sponsorizarea nu îl costã 2.000 USD la 1.000.000 lei.
practic nimic, ea fiind compensatã de scãderea impozitului.” 6
5
(Ghid Fiscal pentru ONG-uri — Asociaþia pentru Relaþii Comunitare, pg. 7)
Cum puteþi scãdea costurile de organizare ºi
creºte veniturile?
Cheltuielile au inclus costul invitaþiilor,
"Pentru a maximiza venitul în urma unui eveniment special, organizatorii publicarea catalogului de prezentare a
trebuie sã strângã cea mai mare sumã de bani pe care fiecare donator este lucrãrilor ºi fotografiile fãcute în timpul
dispus sã o dea. Donaþiile fãcute sunt rezultatul a doi factori: bogãþie ºi evenimentului. Un avantaj important a fost
motivaþie. De aceea, pentru a maximiza venitul, organizatorii trebuie sã ºi faptul cã obiectele vândute la licitaþie au
segmenteze audienþa în funcþie de venitul invitaþilor (diferenþirea fost obþinute gratuit, prin donaþiile
preþurilor) ºi sã-i motiveze sã participe." 3 copiilor.
Pentru a vã maximiza profitul, obþinerea unor sponsorizãri în bani, În schimbul susþinerii venite din partea
servicii sau produse - din partea unor companii este esenþialã. Este modul companiilor, organizaþia poate menþiona
cel mai eficient de a reduce o parte importantã din costuri. În acest fel, pot numele firmei pe posterele evenimentului,
fi acoperite costuri ce þin de tipãrirea materialelor, divertisment, pe invitaþii, bilete, broºuri etc.
echipament audio-vizual, etc.
Cei care doneazã sume care trec peste un
Licitaþia organizatã de SOS-Satele Copiilor România a fost un eveniment anumit nivel pot primi un titlu onorific de
de strângere de fonduri din comunitate care a reuºit sã adune peste 2.000 “Prieten al organizaþiei”. Se pot crea astfel
USD în vreme ce costurile cu organizarea evenimentului au fost de de categorii de prieteni sau de sponsori.
aproximativ 200 USD. Fundaþia de Sprijin Comunitar,
organizatorul Galei Premiilor Comunitãþii
“Am gãsit sponsori care ne-au oferit spaþiu pentru desfãºurarea licitaþiei, Bãcãuane are categorii de sponsor de aur
au oferit cocktail-urile ºi au tipãrit invitaþiile gratuit. Am gãsit VIP-uri care sau de argint, în funcþie de sumele cu care
au acceptat sã participe la licitaþie.” 5 contribuie. Acest semn de apreciere publicã
exercitã o anumitã presiune asupra
donatorului, în ceea ce priveºte suma pe
care o va dona data viitoare ºi îi face pe alþii
sã doreascã aceeaºi recunoaºtere publicã.
În plus, pot fi recompensaþi cu locuri bune
în salã, în semn de recunoºtinþã pentru
suportul oferit.
3
(Daniel Webber, Just The Ticket — Understanding charity fundraising events,
New Philanthropy Capital, pg. 11)
4
(Angela Dogaru — coordonator strângere de fonduri SOS-Satele Copiilor
România)
Sfat
Posturile radio sunt, de obicei receptive la
Un mod eficient de a reduce din costurile pentru publicitate este de a gãsi cererile organizaþiilor de a difuza astfel de
parteneri media pentru eveniment. În felul acesta, radioul, televiziunea vã anunþuri, mai ales dacã sponsorii
vor aloca, în general timp pentru a face publicitate evenimentului. Având evenimentului sunt dispuºi sã cumpere
parteneri media, vã va fi mult mai uºor sã convingeþi diverse companii sã se spaþiu publicitar pentru companie.
alãture ca sponsori ai evenimentului. Încercaþi sã alegeþi canale media care
se adreseazã publicului pe care îl vizaþi: orice revistã, post radio sau
televiziune vã poate trimite o descriere a profilului ascultãtorului/cititorului Studiu de caz
/telespectatorului.
Fundaþia Românã pentru Copii,
Pentru a avea succes în încercarea de a gãsi sponsori trebuie sã fiþi foarte Comunitate ºi Familie, care organizeazã
clari în ceea ce solicitaþi ºi în ceea ce puteþi oferi în schimb. Încercaþi sã „Ziua Minunilor” în 1 Iunie s-a dovedit
subliniaþi ºi avantajele ce rezultã pentru firme prin implicarea în eveniment. eficientã în abordarea sponsorilor. În
Aveþi în vedere ºi faptul cã cele mai multe companii oferã sponsorizãri colaborare cu partenerii media ai
pentru a-ºi întãri poziþia ºi imaginea în comunitate. evenimentului, a fost conceputã o ofertã
pentru sponsori: pachete de sponsorizare
Avantajele fiscale pot fi un motiv în plus care ar convinge companiile sã
care au inclus promovarea în cotidianele
devinã sponsori. Una din schimbãrile majore pe care le introduce Codul
ºi sãptãmânalele clujene, spot TV, spoturi
Fiscal se referã la scãderea din impozitul datorat statului în limitele a 0.3 la
audio, promovarea pe panouri publicitare
mie din cifra de afaceri sau de 20% din impozitul datorat pe profit. Asta
amplasate în 6 puncte din oraº, afiºe ºi
înseamnã cã firmele plãtesc impozitul diminuat cu contravaloarea
fluturaºi, bannere la locul evenimentului,
sponsorizãrilor din anul respectiv.
posibilitatea de sampling, amplasare de
puncte de vânzare. Pachetele de
În acest context, avantajul pentru companii este unul real.
sponsorizare au fost diferenþiate în
„Este de aceea important ca atunci când comunicaþi cu un potenþial sponsor funcþie de participarea sponsorilor: de la
sã îi explicaþi cã dacã respectã baremurile legale sponsorizarea nu îl costã 2.000 USD la 1.000.000 lei.
practic nimic, ea fiind compensatã de scãderea impozitului.” 6
5
(Ghid Fiscal pentru ONG-uri — Asociaþia pentru Relaþii Comunitare, pg. 7)
Combinaþi evenimente.
În cadrul unei cine elegante puteþi veni cu
un alt eveniment de strângere de fonduri,
care sã ofere ºi un moment de
divertisment.
Studiu de caz
În cazul Galei Premiilor Comunitãþii Bãcãuane, strângerea
de fonduri se realizeazã, în principal din vânzarea
meselor cãtre societãþile comerciale, bãncile ºi omenii de
afaceri invitaþi. La evenimentul din 2004, oferta pentru
cumpãrarea locurilor la eveniment a diferit în funcþie de
categoria de sponsor:
$ masa “de aur” de 8 locuri a costat 1,000 Euro;
$ un loc în salã 125 Euro.
Programul serii a cuprins, în afara momentelor înmânãrii
premiilor, o combinaþie de mai multe evenimente care
au avut ca rol asigurarea momentelor de destindere ºi
strângerea de fonduri:
$ un loc în salã 125 Euro.licitaþii de obiecte (au fost
licitate 5 tablouri ºi 6 pachete de servicii adresate
beneficiarilor FSC;
$ donaþii în numerar fãcute direct în cutiile de donaþii
amplasate în salã;
$ vânzarea biletelor la tombola cu premii (oferite de
cãtre companiile prezente la Galã);
$ oferte de susþinere a activitãþii FSC fãcute de diverºi
participanþi (sponsorizarea unei tabere pentru copiii
din grupul vocal “Zmeuris” al FSC).
Un alt aspect important a fost menþionarea sponsorilor
în toate materialele informative legate de organziarea
galei: invitaþii, programul serii, scrisori, buletinul
informativ al organziatiei.
Gala din 2004 a avut peste 250 de oaspeþi, oameni de
afaceri, reprezentanþi ai autoritãþilor locale ºi sectorului
Studiu de caz
Câteva lucruri meritã menþionate legat de aceastã idee a combinãrii de Un exemplu similar de combinare a
evenimente, care poate fi mai mult sau mai puþin beneficã evenimentului. evenimentelor îl are un ONG care a
organizat un bal având drept scop
Evenimentele incluse în cadrul serii (gen tombolã, licitaþii) sunt binevenite
strângerea de fonduri pentru renovarea ºi
pentru a oferi momentele de divertisment, dar este preferabil sã nu dureze
dotarea unui centru pentru persoane fãrã
prea mult. Dacã tot ceea ce se întâmplã în seara respectivã este compus din
adãpost. Evenimentul s-a adresat
evenimente mãrunte programate unul dupã altul, oamenii vor sfârºi prin a
oamenilor de afaceri din Braºov,
nu mai ºti dacã au participat la un cocktail, la o tombolã sau la o licitaþie.
directorilor de instituþii publice ºi
De asemenea, este bine ca prin ceea ce se întâmplã în seara respectivã cei organizaþiilor neguvernamentale.
prezenþi sã nu uite pentru ce se strâng banii, care este cauza pe care o Balul a combinat o prezentare de modã, o
susþineþi. În acest sens, implicarea beneficiarilor (în susþinerea cu obiecte a
expoziþie de icoane de lemn, tablouri pe
licitaþiei, tombolei, etc) este binevenitã. sticlã ºi sculpturi cu vânzare la licitaþie, o
Este preferabil ca tot ceea ce se întâmplã în cadrul evenimentuºlui sã poatã reprezentaþie de dans modern ºi o
fi asociat cu cauza pe care o susþine evenimnetul. tombolã.
Un lucru legat de creativitatea în strângerea de fonduri se referã ºi la La finalul serii s-au strâns peste
abilitatea de a gãsi idei noi pentru seara respectivã sau de a le da o formã 100.000.000 lei.
diferitã pentru a fi asociate cu cauza ºi organizaþia.
Încercaþi sã diferenþiaþi evenimentul de cel al altor organizaþii, pentru a-i
crea o identitate ºi pentru a-l face uºor de reperat pentru sponsori ºi
donatori. Dacã le oferiþi altceva în seara respectivã, sau dacã le pregãtiþi
ceva dintr-o perspectivã personalã, vor fi mai interesaþi sã participe.
Combinaþi evenimente.
În cadrul unei cine elegante puteþi veni cu
un alt eveniment de strângere de fonduri,
care sã ofere ºi un moment de
divertisment.
Studiu de caz
În cazul Galei Premiilor Comunitãþii Bãcãuane, strângerea
de fonduri se realizeazã, în principal din vânzarea
meselor cãtre societãþile comerciale, bãncile ºi omenii de
afaceri invitaþi. La evenimentul din 2004, oferta pentru
cumpãrarea locurilor la eveniment a diferit în funcþie de
categoria de sponsor:
$ masa “de aur” de 8 locuri a costat 1,000 Euro;
$ un loc în salã 125 Euro.
Programul serii a cuprins, în afara momentelor înmânãrii
premiilor, o combinaþie de mai multe evenimente care
au avut ca rol asigurarea momentelor de destindere ºi
strângerea de fonduri:
$ un loc în salã 125 Euro.licitaþii de obiecte (au fost
licitate 5 tablouri ºi 6 pachete de servicii adresate
beneficiarilor FSC;
$ donaþii în numerar fãcute direct în cutiile de donaþii
amplasate în salã;
$ vânzarea biletelor la tombola cu premii (oferite de
cãtre companiile prezente la Galã);
$ oferte de susþinere a activitãþii FSC fãcute de diverºi
participanþi (sponsorizarea unei tabere pentru copiii
din grupul vocal “Zmeuris” al FSC).
Un alt aspect important a fost menþionarea sponsorilor
în toate materialele informative legate de organziarea
galei: invitaþii, programul serii, scrisori, buletinul
informativ al organziatiei.
Gala din 2004 a avut peste 250 de oaspeþi, oameni de
afaceri, reprezentanþi ai autoritãþilor locale ºi sectorului
Studiu de caz
Câteva lucruri meritã menþionate legat de aceastã idee a combinãrii de Un exemplu similar de combinare a
evenimente, care poate fi mai mult sau mai puþin beneficã evenimentului. evenimentelor îl are un ONG care a
organizat un bal având drept scop
Evenimentele incluse în cadrul serii (gen tombolã, licitaþii) sunt binevenite
strângerea de fonduri pentru renovarea ºi
pentru a oferi momentele de divertisment, dar este preferabil sã nu dureze
dotarea unui centru pentru persoane fãrã
prea mult. Dacã tot ceea ce se întâmplã în seara respectivã este compus din
adãpost. Evenimentul s-a adresat
evenimente mãrunte programate unul dupã altul, oamenii vor sfârºi prin a
oamenilor de afaceri din Braºov,
nu mai ºti dacã au participat la un cocktail, la o tombolã sau la o licitaþie.
directorilor de instituþii publice ºi
De asemenea, este bine ca prin ceea ce se întâmplã în seara respectivã cei organizaþiilor neguvernamentale.
prezenþi sã nu uite pentru ce se strâng banii, care este cauza pe care o Balul a combinat o prezentare de modã, o
susþineþi. În acest sens, implicarea beneficiarilor (în susþinerea cu obiecte a
expoziþie de icoane de lemn, tablouri pe
licitaþiei, tombolei, etc) este binevenitã. sticlã ºi sculpturi cu vânzare la licitaþie, o
Este preferabil ca tot ceea ce se întâmplã în cadrul evenimentuºlui sã poatã reprezentaþie de dans modern ºi o
fi asociat cu cauza pe care o susþine evenimnetul. tombolã.
Un lucru legat de creativitatea în strângerea de fonduri se referã ºi la La finalul serii s-au strâns peste
abilitatea de a gãsi idei noi pentru seara respectivã sau de a le da o formã 100.000.000 lei.
diferitã pentru a fi asociate cu cauza ºi organizaþia.
Încercaþi sã diferenþiaþi evenimentul de cel al altor organizaþii, pentru a-i
crea o identitate ºi pentru a-l face uºor de reperat pentru sponsori ºi
donatori. Dacã le oferiþi altceva în seara respectivã, sau dacã le pregãtiþi
ceva dintr-o perspectivã personalã, vor fi mai interesaþi sã participe.
Unde va avea loc evenimentul? Sfat Sfat

De cele mai multe ori locaþiile sunt alese Dacã aveþi nevoie de un anume
Existã patru factori importanþi care trebuie luaþi în considerare atunci O organizaþie care, de pildã strânge fonduri pentru conservarea operelor
în urma recomandãrilor celor care au fost echipament tehnic (microfoane, lumini
când stabiliþi locul de desfãºurare: tipul locaþiei, costul de închiriere, de artã poate þine evenimentul special într-o clãdire în curs de renovare
acolo în diverse ocazii. Luaþi însã în pentru scenã, retroproiector,
spaþiul ºi facilitãþile avute la dispoziþie. pentru care se strâng fondurile. În felul acesta, invitaþii vor fi probabil mai
considerare faptul cã, în calitate de videoproiector) aflaþi din timp dacã
generoºi decât dacã evenimentul ar fi plasat într-o altã locaþie, unde li s-ar locaþia dispune de ele. Dacã nu, va trebui
Locaþiile sunt ºi ele diverse, la fel ca evenimentele ce pot fi organizate. invitati, aceºtia au vãzut doar “produsul
povesti doar despre clãdirea pentru care se strâng fondurile. În acest caz, sã faceþi singuri rost de ele.
Hoteluri, clãdiri publice, restaurante, biserici, spaþii deschise. Nu excludeþi final”. Verificaþi câtã muncã ºi investiþie
trebuie sã asiguraþi totuºi confortul invitaþilor, restaurând un colþ sau un
locuri mai puþin convenþionale cum sunt curþile interioare ale unor muzee, presupune amenajarea locului, cât este
etaj al clãdirii în care sã desfãºuraþi evenimentul. Puteþi beneficia de multe ori de reduceri
câmpuri deschise, reºedinþele unor celebritãþi, muzee, o cetate veche, plaja, de accesibil ºi cât de mult se pliazã pe
la închirirerea unor echipamente (audio,
dacã acestea se potrivesc cu evenimentul pe care îl doriþi. tipul de eveniment pe care îl organizaþi Încercaþi sã fiþi cât mai creativ ºi uneori neconvenþional în alegerea locaþiei, video sau lumini) dacã încercaþi sã
înainte de a-l închiria. care are un rol important în desfãºurarea evenimentului ºi în impresia pe
Hotelurile, deºi au preþuri mai ridicate, prezintã avantajul unor spaþii mai cãutaþi. Existã, de asemenea, organizaþii
care o lasã participanþilor. neguvernamentale care închiriazã astfel
elegante ºi largi, al teraselor, al camerelor ce pot fi închiriate la locul de O modalitate de „a cerceta” posibilitãþile
desfãºurare a evenimentului. În plus, în preþ sunt, de obicei, incluse costul este consultarea unor reviste, ziare care de echipament ºi care vã pot oferi un preþ
Spaþiile deschise includ parcuri, grãdini botanice, plaje, terenuri de sport,
mâncãrii ºi al bãuturii. au rubrici de prezentare a unor localuri ºi rezonabil ºi negociabil.
etc. Înainte de eveniment asiguraþi-vã însã cã aveþi toate aprobãrile
chiar ºi consultarea catalogului Pagini necesare.
Clãdirile publice sunt o opþiune dacã aveþi nevoie de un spaþiu cu Aurii.
rezonanþã pentru un concert. Alegând filarmonica sau sala de operã puteþi Alegerea dimensiunii locaþiei este partea cea mai dificilã. Pentru acelaºi
Studiu de caz
fi sigur cã n-o sã aveþi probleme cu sunetul ºi rezonanþa. numãr de invitaþi, dimensiunile spaþiului pot sã difere semnificativ în Habitat pentru Umanitate Cluj, care a
funcþie de tipul evenimentului: cocktail, unde de obicei oamenii rãmân în organizat un eveniment sportiv în aer
Bisericile pot fi locaþii potrivite mai ales pentru concerte simfonice,
picioare sau o cinã elegantã, unde oamenii stau aºezaþi la mese. liber a trebuit sã se asigure cã respectã
datoritã rezonanþei fonice ºi a semnificaþiei locului care înclinã spre
meditaþie. regulile pe care un astfel de eveniment le
impune pentru a asigura asistenþa
Reºedinþa unei celebritãþi este o bunã locaþie pentru cã oamenii sunt, în medicalã ºi siguranþa participanþilor.
general curioºi sã vadã astfel de locuri. Încercaþi sã implicaþi celebritãþi care
au manifestat interes faþã de cauza pentru care militaþi sau faþã de „A fost destul de complicatã partea
organizaþia voastrã. legatã de oficialitãþi ºi de regulile ce
trebuie respectate atunci când organizezi
un astfel de eveniment: anunþarea
jandarmilor, anunþarea poliþiei, solicitarea
asistenþei medicale a celor de la SMURD
pe toatã durata cross-ului. Dar toate
lucrurile astea au fost obþinute gratuit,
deºi în mod normal ºi jandarmii ºi
SMURD-ul oferã servicii plãtite.”

Delia Popa, Director Executiv — Habitat

pentru Umanitate Cluj
Unde va avea loc evenimentul? Sfat Sfat

De cele mai multe ori locaþiile sunt alese Dacã aveþi nevoie de un anume
Existã patru factori importanþi care trebuie luaþi în considerare atunci O organizaþie care, de pildã strânge fonduri pentru conservarea operelor
în urma recomandãrilor celor care au fost echipament tehnic (microfoane, lumini
când stabiliþi locul de desfãºurare: tipul locaþiei, costul de închiriere, de artã poate þine evenimentul special într-o clãdire în curs de renovare
acolo în diverse ocazii. Luaþi însã în pentru scenã, retroproiector,
spaþiul ºi facilitãþile avute la dispoziþie. pentru care se strâng fondurile. În felul acesta, invitaþii vor fi probabil mai
considerare faptul cã, în calitate de videoproiector) aflaþi din timp dacã
generoºi decât dacã evenimentul ar fi plasat într-o altã locaþie, unde li s-ar locaþia dispune de ele. Dacã nu, va trebui
Locaþiile sunt ºi ele diverse, la fel ca evenimentele ce pot fi organizate. invitati, aceºtia au vãzut doar “produsul
povesti doar despre clãdirea pentru care se strâng fondurile. În acest caz, sã faceþi singuri rost de ele.
Hoteluri, clãdiri publice, restaurante, biserici, spaþii deschise. Nu excludeþi final”. Verificaþi câtã muncã ºi investiþie
trebuie sã asiguraþi totuºi confortul invitaþilor, restaurând un colþ sau un
locuri mai puþin convenþionale cum sunt curþile interioare ale unor muzee, presupune amenajarea locului, cât este
etaj al clãdirii în care sã desfãºuraþi evenimentul. Puteþi beneficia de multe ori de reduceri
câmpuri deschise, reºedinþele unor celebritãþi, muzee, o cetate veche, plaja, de accesibil ºi cât de mult se pliazã pe
la închirirerea unor echipamente (audio,
dacã acestea se potrivesc cu evenimentul pe care îl doriþi. tipul de eveniment pe care îl organizaþi Încercaþi sã fiþi cât mai creativ ºi uneori neconvenþional în alegerea locaþiei, video sau lumini) dacã încercaþi sã
înainte de a-l închiria. care are un rol important în desfãºurarea evenimentului ºi în impresia pe
Hotelurile, deºi au preþuri mai ridicate, prezintã avantajul unor spaþii mai cãutaþi. Existã, de asemenea, organizaþii
care o lasã participanþilor. neguvernamentale care închiriazã astfel
elegante ºi largi, al teraselor, al camerelor ce pot fi închiriate la locul de O modalitate de „a cerceta” posibilitãþile
desfãºurare a evenimentului. În plus, în preþ sunt, de obicei, incluse costul este consultarea unor reviste, ziare care de echipament ºi care vã pot oferi un preþ
Spaþiile deschise includ parcuri, grãdini botanice, plaje, terenuri de sport,
mâncãrii ºi al bãuturii. au rubrici de prezentare a unor localuri ºi rezonabil ºi negociabil.
etc. Înainte de eveniment asiguraþi-vã însã cã aveþi toate aprobãrile
chiar ºi consultarea catalogului Pagini necesare.
Clãdirile publice sunt o opþiune dacã aveþi nevoie de un spaþiu cu Aurii.
rezonanþã pentru un concert. Alegând filarmonica sau sala de operã puteþi Alegerea dimensiunii locaþiei este partea cea mai dificilã. Pentru acelaºi
Studiu de caz
fi sigur cã n-o sã aveþi probleme cu sunetul ºi rezonanþa. numãr de invitaþi, dimensiunile spaþiului pot sã difere semnificativ în Habitat pentru Umanitate Cluj, care a
funcþie de tipul evenimentului: cocktail, unde de obicei oamenii rãmân în organizat un eveniment sportiv în aer
Bisericile pot fi locaþii potrivite mai ales pentru concerte simfonice,
picioare sau o cinã elegantã, unde oamenii stau aºezaþi la mese. liber a trebuit sã se asigure cã respectã
datoritã rezonanþei fonice ºi a semnificaþiei locului care înclinã spre
meditaþie. regulile pe care un astfel de eveniment le
impune pentru a asigura asistenþa
Reºedinþa unei celebritãþi este o bunã locaþie pentru cã oamenii sunt, în medicalã ºi siguranþa participanþilor.
general curioºi sã vadã astfel de locuri. Încercaþi sã implicaþi celebritãþi care
au manifestat interes faþã de cauza pentru care militaþi sau faþã de „A fost destul de complicatã partea
organizaþia voastrã. legatã de oficialitãþi ºi de regulile ce
trebuie respectate atunci când organizezi
un astfel de eveniment: anunþarea
jandarmilor, anunþarea poliþiei, solicitarea
asistenþei medicale a celor de la SMURD
pe toatã durata cross-ului. Dar toate
lucrurile astea au fost obþinute gratuit,
deºi în mod normal ºi jandarmii ºi
SMURD-ul oferã servicii plãtite.”

Delia Popa, Director Executiv — Habitat

pentru Umanitate Cluj
Imaginea ºi promovarea evenimentului
Afiºul Puteþi apela la reclame pe diferite canale
media (televiziune, radio, ziare sau reviste),
Primul contact pe care cei mai mulþi oameni îl au cu evenimentul este
în funcþie de audienþa la care doriþi sã
afiºul sau invitaþia. Acestea trebuie sã „atragã privirea” ºi sã strârneascã
ajungeþi ºi de preþurile pe care sunteþi
interesul de a afla mai multe.
dispuºi sã le plãtiþi. De cele mai multe ori,
Indiferent cât de reuºit este evenimentul pe care îl pregãtiþi, dacã nu îl dacã negociaþi ºi colaboraþi cu mass media,
faceþi cunoscut, oamenii nu vor ºti despre el, ºi din aceastã cauzã nici nu puteþi obþine reduceri considerabile.
vor participa. Nu este suficient sã contactaþi oamenii pentru a le vinde
În ceea ce priveºte transmiterea
bilete la un eveniment. Trebuie sã îl faceþi cunoscut, iar pentru asta lucrul
informaþiilor despre eveniment, puteþi
cu mass media este esenþial. Comunicatele de presã, telefoanele ºi în
folosi telefonul, mail-ul sau faxul. Nu uitaþi
general, o relaþie de duratã cu presa sunt esenþiale pentru a face
nici site-ul organizaþiei pe care pot fi puse
evenimentul cunoscut în comunitate.
informaþii detaliate despre eveniment.
Plasaþi afiºele care anunþã evenimentul în preajma locurilor frecventate de
publicul vostru þintã: universitãþi ºi ºcoli (dacã se adreseazã tinerilor), Sfat
restaurante ºi cluburi elegante (dacã se adreseazã oamenilor de afaceri),
parcuri, terenuri de sport, cluburi sportive, (dacã se adreseazã celor Dacã vizaþi sectorul de afaceri, rugaþi o
interesaþi de activitãþi în aer liber), teatre, filarmonici, ºcoli de artã dacã îi companie care trimite în mod regulat
vizaþi de cei interesaþi de acþiuni culturale. mailing-uri sã vã permitã sã includeþi în
plic ºi informaþii despre evenimentul pe
Mesajul pe care îl transmiteþi prin afiº trebuie sã fie simplu, concis, scurt, care îl pregãtiþi. Nu uitaþi nici buletinul
de impact ºi uºor de asociat cu misiunea organizaþiei. informativ intern pe care unele companii
obiºnuiesc sã îl scoatã pentru angajaþi.
Imaginea pe care o transmiteþi va fi asociatã imediat cu evenimentul.
Mesajul trebuie sã transmitã prin imagine ºi cuvânt esenþa evenimentului
O datã ce aþi trimis invitaþiile, începeþi sã
ºi a ceea ce vreþi sã transmiteþi. daþi telefoane. În acest fel puteþi face sã
creascã semnificativ participarea la
eveniment. În mod normal oamenii
aºteaptã pânã în ultimul moment pentru
a se decide dacã participã sau nu la un
eveniment.
Studiu de caz Studiu de caz
Organizaþia Salvaþi Copiii, care lucreazã O organizaþie care a desfãºurat o
în domeniul protecþiei copilului, campanie mass media de promovarea a
organizaþiilor neguvernamentale ºi a
organizeazã în fiecare an Festivalului
comportamentului filantropic a reuºit sã
Brazilor de Crãciun.
obþinã reduceri de 50% la revistele în
În perioada premergãtoare care ºi-a publicat mesajele pe perioada
evenimentului de anul trecut, unui an.
organizaþia a dus o campanie media
prin care anunþa evenimentul ºi scopul În acest caz, a fost vorba de insert-uri ºi
tipãrirea mesajului în reviste lunare
pentru care sunt colectate fondurile.
distribuite la nivel naþional ºi de o revistã
Imaginea apãrutã în presa naþionalã
sãptãmânalã. Chiar dacã organizaþia nu
era puternicã ºi ºocantã reprezentând
ºi-a permis de fiecare datã inserarea
un copil fotografiat de jos în sus care îºi
întinde mâinile lovite, muncite ºi mesajului în întregul tiraj al revistelor, a Afiºul Festivalului Brazilor de
îmbãtrânite spre privitor. Fondurile fost posibilã ºi negocierea unui numãr Crãciun menþine cromatica ºi
strânse în timpul campaniei din 2003 de exemplare în care a apãrut mesajul. design-ul de la baza imaginii de
promovare apãrutã în presã. În
au fost destinate reintegrãrii ºcolare a felul acesta este uºor de fãcut
Revistele au fost selectate þinându-se
copiilor care muncesc, din douã centre legãtura între afiºul Festivalului ºi
cont de publicul þintã clasa mijlocie
de zi ºi se adresa în special imaginea de promovare care punea
superioarã ºi sectorul de afaceri care accentul pe cauza pentru care se
reprezentanþilor sectorului de afaceri.
prezintã cel mai mare potenþial pentru strâng fondurile.
mesajul campaniei.
Calitatea mesajului vine din Imaginea pune în prim plan cauza
impactul pe care îl are contradicþia pentru care se strâng fondurile.
dintre un zâmbet timid ºi mâinile Elementele de identificare - sigla
lovite ºi supradimensionate, care organizaþiei ºi logo-ul Festivalului
ne agreseazã privirea. Mesajul („Lumea bunã face lumea mai
transmis prin imagine este cã bunã!”) - care apar la baza
realitatea acestor copii existã ºi cã posterului au rolul de a face
ne stã în putere sã intervenim legãtura cu campaniile trecute ºi de
pentru a schimba ceva. a reaminti numele organizaþiei
celor care vãd mesajul.
Mesajul explicit apare în dreapta
jos ºi enunþã cauza pentru care se
strâng fonduri: „Festivalul Brazilor
de Crãciun strânge bani pentru
copii siliþi sã cerºeascã, sã spele
parbrize, sã care, sã vândã, sã se
vândã, sã munceascã oriunde
numai sã facã bani.”
Imaginea ºi promovarea evenimentului
Afiºul Puteþi apela la reclame pe diferite canale
media (televiziune, radio, ziare sau reviste),
Primul contact pe care cei mai mulþi oameni îl au cu evenimentul este
în funcþie de audienþa la care doriþi sã
afiºul sau invitaþia. Acestea trebuie sã „atragã privirea” ºi sã strârneascã
ajungeþi ºi de preþurile pe care sunteþi
interesul de a afla mai multe.
dispuºi sã le plãtiþi. De cele mai multe ori,
Indiferent cât de reuºit este evenimentul pe care îl pregãtiþi, dacã nu îl dacã negociaþi ºi colaboraþi cu mass media,
faceþi cunoscut, oamenii nu vor ºti despre el, ºi din aceastã cauzã nici nu puteþi obþine reduceri considerabile.
vor participa. Nu este suficient sã contactaþi oamenii pentru a le vinde
În ceea ce priveºte transmiterea
bilete la un eveniment. Trebuie sã îl faceþi cunoscut, iar pentru asta lucrul
informaþiilor despre eveniment, puteþi
cu mass media este esenþial. Comunicatele de presã, telefoanele ºi în
folosi telefonul, mail-ul sau faxul. Nu uitaþi
general, o relaþie de duratã cu presa sunt esenþiale pentru a face
nici site-ul organizaþiei pe care pot fi puse
evenimentul cunoscut în comunitate.
informaþii detaliate despre eveniment.
Plasaþi afiºele care anunþã evenimentul în preajma locurilor frecventate de
publicul vostru þintã: universitãþi ºi ºcoli (dacã se adreseazã tinerilor), Sfat
restaurante ºi cluburi elegante (dacã se adreseazã oamenilor de afaceri),
parcuri, terenuri de sport, cluburi sportive, (dacã se adreseazã celor Dacã vizaþi sectorul de afaceri, rugaþi o
interesaþi de activitãþi în aer liber), teatre, filarmonici, ºcoli de artã dacã îi companie care trimite în mod regulat
vizaþi de cei interesaþi de acþiuni culturale. mailing-uri sã vã permitã sã includeþi în
plic ºi informaþii despre evenimentul pe
Mesajul pe care îl transmiteþi prin afiº trebuie sã fie simplu, concis, scurt, care îl pregãtiþi. Nu uitaþi nici buletinul
de impact ºi uºor de asociat cu misiunea organizaþiei. informativ intern pe care unele companii
obiºnuiesc sã îl scoatã pentru angajaþi.
Imaginea pe care o transmiteþi va fi asociatã imediat cu evenimentul.
Mesajul trebuie sã transmitã prin imagine ºi cuvânt esenþa evenimentului
O datã ce aþi trimis invitaþiile, începeþi sã
ºi a ceea ce vreþi sã transmiteþi. daþi telefoane. În acest fel puteþi face sã
creascã semnificativ participarea la
eveniment. În mod normal oamenii
aºteaptã pânã în ultimul moment pentru
a se decide dacã participã sau nu la un
eveniment.
Studiu de caz Studiu de caz
Organizaþia Salvaþi Copiii, care lucreazã O organizaþie care a desfãºurat o
în domeniul protecþiei copilului, campanie mass media de promovarea a
organizaþiilor neguvernamentale ºi a
organizeazã în fiecare an Festivalului
comportamentului filantropic a reuºit sã
Brazilor de Crãciun.
obþinã reduceri de 50% la revistele în
În perioada premergãtoare care ºi-a publicat mesajele pe perioada
evenimentului de anul trecut, unui an.
organizaþia a dus o campanie media
prin care anunþa evenimentul ºi scopul În acest caz, a fost vorba de insert-uri ºi
tipãrirea mesajului în reviste lunare
pentru care sunt colectate fondurile.
distribuite la nivel naþional ºi de o revistã
Imaginea apãrutã în presa naþionalã
sãptãmânalã. Chiar dacã organizaþia nu
era puternicã ºi ºocantã reprezentând
ºi-a permis de fiecare datã inserarea
un copil fotografiat de jos în sus care îºi
întinde mâinile lovite, muncite ºi mesajului în întregul tiraj al revistelor, a Afiºul Festivalului Brazilor de
îmbãtrânite spre privitor. Fondurile fost posibilã ºi negocierea unui numãr Crãciun menþine cromatica ºi
strânse în timpul campaniei din 2003 de exemplare în care a apãrut mesajul. design-ul de la baza imaginii de
promovare apãrutã în presã. În
au fost destinate reintegrãrii ºcolare a felul acesta este uºor de fãcut
Revistele au fost selectate þinându-se
copiilor care muncesc, din douã centre legãtura între afiºul Festivalului ºi
cont de publicul þintã clasa mijlocie
de zi ºi se adresa în special imaginea de promovare care punea
superioarã ºi sectorul de afaceri care accentul pe cauza pentru care se
reprezentanþilor sectorului de afaceri.
prezintã cel mai mare potenþial pentru strâng fondurile.
mesajul campaniei.
Calitatea mesajului vine din Imaginea pune în prim plan cauza
impactul pe care îl are contradicþia pentru care se strâng fondurile.
dintre un zâmbet timid ºi mâinile Elementele de identificare - sigla
lovite ºi supradimensionate, care organizaþiei ºi logo-ul Festivalului
ne agreseazã privirea. Mesajul („Lumea bunã face lumea mai
transmis prin imagine este cã bunã!”) - care apar la baza
realitatea acestor copii existã ºi cã posterului au rolul de a face
ne stã în putere sã intervenim legãtura cu campaniile trecute ºi de
pentru a schimba ceva. a reaminti numele organizaþiei
celor care vãd mesajul.
Mesajul explicit apare în dreapta
jos ºi enunþã cauza pentru care se
strâng fonduri: „Festivalul Brazilor
de Crãciun strânge bani pentru
copii siliþi sã cerºeascã, sã spele
parbrize, sã care, sã vândã, sã se
vândã, sã munceascã oriunde
numai sã facã bani.”
Invitaþia Studiu de caz
Încercaþi sã faceþi invitaþiile ºi afiºele provocatoare sau sã gãsiþi un element Dincolo de elementul de creativitate, Prietenii Muzeului de Artã au conceput o invitaþie prin
care “sã prindã invitatul”. Este unul dintre momentele în care puteþi da invitaþiile trebuie sã includã: care era anunþat evenimentul lor de strângere de fonduri
dovadã de creativitate ºi originalitate. Nu trebuie sã fiþi în orice situaþie „Cel mai bun bucãtar al Bucureºtiului.”
foarte sobri pentru a pãrea profesioniºti. O invitaþie pe care sã scrie „O sã $ numele evenimentului;
fie nevoie sã trageþi niºte sfori ca sã puteþi participa la evenimnetul nostru” Primul paragraf anunþa cã este a patra ediþie a acestui
$ numele organizatorului;
ºi care sã aibã înãuntru un siret, este o ideea amuzantã care ar putea sã eveniment ºi menþiona organizatorii.
$ data, ora ºi locul de desfãºurare;
binedispunã invitatul ºi mai ales sã-l facã sã þinã minte invitaþia pe care i-
Al doilea paragraf menþioneazã cã în concurs sunt
aþi adresat-o. $ scopul ºi tema;
implicate 16 restaurante din Bucureºti ºi cã locurile sunt
Invitaþia începe sã fie tot mai rar o hârtie cu un text tiparit: poate fi o
$ termenul limitã pentru confirmãri; limitate.
cãrãmidã pentru un eveniment de construcþie/renovare, un ghiveci cu o $ cerinþe de vestimentaþie; Al treilea paragraf anunþã cã fondurile strânse for merge
floare pentru un eveniment de mediu, obiecte confecþionate de copii $ date de contact pentru rãspuns sau cãtre Muzeul de Artã al României.
pentru un eveniment care strânge fonduri pentru ei, un coº cu fructe, un
un plic cu adresa organizaþiei;
balon cu heliu, o mascotã care doriþi sã fie imaginea evenimentului sau a Urmãtorul paragraf menþioneazã care a fost suma
organizaþiei etc. Mascota poate sã poarte costume diferite, în funcþie de $ programul serii; strânsã la ediþia precedentã, care este suma la care sperã
natura evenimentului: tricou pentru eveniment sportive, costum pentru o $ menþiuni legate de costul sã se ajungã acum ºi care sunt programele Muzeului care
cinã, pescar, vioarã pentru concert, etc. Mascota poate da unitate participarii ºi modalitãþile de platã vor fi susþinute cu aceste fonduri.
evenimentelor ºi sã le facã mai uºor de asociat cu organizaþia. (când este cazul).
Al cincilea paragraf oferã datele evenimentului: unde,
E adevãrat cã astfel de invitaþii solicitã mai multã bãtaie de cap, dar s-ar când va avea loc, datele de contact ale organizaþiei.
putea sã merite efortul. Dacã daþi dovadã de creativitate vor fi un stimulent
pentru invitat de a participa la eveniment. Urmeazã misiunea organizatorilor.

Ultimul paragraf menþioneazã costul unui loc în salã ºi

recunoaºterea simbolicã pe care o primesc sponsorii.
Invitaþia Studiu de caz
Încercaþi sã faceþi invitaþiile ºi afiºele provocatoare sau sã gãsiþi un element Dincolo de elementul de creativitate, Prietenii Muzeului de Artã au conceput o invitaþie prin
care “sã prindã invitatul”. Este unul dintre momentele în care puteþi da invitaþiile trebuie sã includã: care era anunþat evenimentul lor de strângere de fonduri
dovadã de creativitate ºi originalitate. Nu trebuie sã fiþi în orice situaþie „Cel mai bun bucãtar al Bucureºtiului.”
foarte sobri pentru a pãrea profesioniºti. O invitaþie pe care sã scrie „O sã $ numele evenimentului;
fie nevoie sã trageþi niºte sfori ca sã puteþi participa la evenimnetul nostru” Primul paragraf anunþa cã este a patra ediþie a acestui
$ numele organizatorului;
ºi care sã aibã înãuntru un siret, este o ideea amuzantã care ar putea sã eveniment ºi menþiona organizatorii.
$ data, ora ºi locul de desfãºurare;
binedispunã invitatul ºi mai ales sã-l facã sã þinã minte invitaþia pe care i-
Al doilea paragraf menþioneazã cã în concurs sunt
aþi adresat-o. $ scopul ºi tema;
implicate 16 restaurante din Bucureºti ºi cã locurile sunt
Invitaþia începe sã fie tot mai rar o hârtie cu un text tiparit: poate fi o
$ termenul limitã pentru confirmãri; limitate.
cãrãmidã pentru un eveniment de construcþie/renovare, un ghiveci cu o $ cerinþe de vestimentaþie; Al treilea paragraf anunþã cã fondurile strânse for merge
floare pentru un eveniment de mediu, obiecte confecþionate de copii $ date de contact pentru rãspuns sau cãtre Muzeul de Artã al României.
pentru un eveniment care strânge fonduri pentru ei, un coº cu fructe, un
un plic cu adresa organizaþiei;
balon cu heliu, o mascotã care doriþi sã fie imaginea evenimentului sau a Urmãtorul paragraf menþioneazã care a fost suma
organizaþiei etc. Mascota poate sã poarte costume diferite, în funcþie de $ programul serii; strânsã la ediþia precedentã, care este suma la care sperã
natura evenimentului: tricou pentru eveniment sportive, costum pentru o $ menþiuni legate de costul sã se ajungã acum ºi care sunt programele Muzeului care
cinã, pescar, vioarã pentru concert, etc. Mascota poate da unitate participarii ºi modalitãþile de platã vor fi susþinute cu aceste fonduri.
evenimentelor ºi sã le facã mai uºor de asociat cu organizaþia. (când este cazul).
Al cincilea paragraf oferã datele evenimentului: unde,
E adevãrat cã astfel de invitaþii solicitã mai multã bãtaie de cap, dar s-ar când va avea loc, datele de contact ale organizaþiei.
putea sã merite efortul. Dacã daþi dovadã de creativitate vor fi un stimulent
pentru invitat de a participa la eveniment. Urmeazã misiunea organizatorilor.

Ultimul paragraf menþioneazã costul unui loc în salã ºi

recunoaºterea simbolicã pe care o primesc sponsorii.
Vã mulþumim! Sfat Evaluarea evenimentului

Pentru a menþine relaþia cu sponsorii, la O primã evaluare a ceea ce s-a întâmplat o puteþi face chiar dupã ce
Nu uitaþi ca dupã eveniment sã le mulþumiþi tuturor celor care au fost Întotdeauna este utilã o discuþie
câteva sãptãmâni dupã eveniment, invitaþii au plecat. Dacã aþi rãmas cu un sentiment plãcut ºi sunteþi
implicaþi în eveniment. relaxatã ºi deschisã cu echipa implicatã
contactaþi-i încã o datã pentru a vedea mulþumit, probabil cã lucrurile au mers bine. Încercaþi sã vedeþi dacã
oamenii au zâmbit, dacã evenimentul este menþionat în presã, dacã în organizare. Vã ajutã sã vedeþi cum a
Este uºor sã uitaþi un nume sau douã din lista celor care v-au ajutat, dar dacã sunt interesaþi sã susþinã acþiuni
oamenii vã spun cã au auzit derspre eveniment, dacã invitaþii vã trimit un fost perceput evenimentul de fiecare,
este inacceptabil! Pe mãsurã ce organizaþi evenimentul, încercaþi sã þineþi o viitoare ale organizaþiei. În felul acesta
puteþi vedea ºi care a fost percepþia lor mesaj de mulþumire. cum s-a comunicat în echipã, care au
listã a celor care v-au oferit sprijinul, pentru a le putea mulþumi la
despre eveniment. Dacã experienþa a fost lipsurile în echipã, etc.
momentul potrivit.
Toate aceate detalii vã pot crea o idee despre succesul evenimentului.
fost una plãcutã, sunt ºanse mari sã îi Este bine sã întrebaþi, în mãsura în care
Modalitãþile prin care puteþi spune „mulþumesc” merg de la o vizitã aveþi alãturi ºi la evenimentele viitoare. Încercaþi însã sã nu vã opriþi doar la acest nivel. acest lucru este posibil, câþiva dintre
personalã la centrul voluntarilor care s-au implicat în eveniment, la o cinã
participanþii la eveniment pentru a
de mulþumire cu echipa implicatã în planificare, la o scrisoare ºi un Nu uitaþi cã aþi pornit evenimentul pe principiile unei afaceri ºi cã la final,
vedea cum a fost perceput de invitaþi.
telefon, la o menþiune în broºura organizaþiei. este bine sã devenþi din nou pragmatici, pentru a vedea dacã v-aþi atins
Încercaþi sã gãsiþi persoane critice ºi
obiectivele fixate, pentru a înþelege mai bine ce a mers ºi ce nu a mers, ce
Dintre acestea cele mai des folosite sunt scrisoarea de mulþumire ºi dispuse sã vã ofere o opinie sincerã.
trebuie schimbat data viitoare, ce detalii au fost omise. Încercaþi sã
telefoanele.
rãspundeþi la o serie de întrebãri care vã oferã indicatori pentru succesul La întâlnirea de evaluare faceþi un
Odatã ce fondurile au fost strânse ºi evenimentul încheiat scrieþi evenimentului: raport cu date cantitative legate de
sponsorilor o scrisoare de mulþumire însoþitã de un mini-raport în care sã numãrul de participanþi, costurile
$ Obiectivul propus a fost realist? totale, fonduri strânse, profit, pentru a
menþionaþi:
$ Structura campaniei a fost bine construitã? vedea mai bine rezultatele.
Câþi oameni au participat la eveniment
$ Au fost strânse fondurile pe care vi le-aþi propus? În semn de recunoºtinþã pentru toþi cei
Ce fonduri au fost strânse în cadrul evenimentului $ Care au fost costurile? implicaþi invitaþi echipa care s-a ocupat
de eveniment la o dupã amiazã relaxatã
Cum vor fi cheltuite fondurile $ Au participat oamenii pe care aþi contat?
prin care sã apreciaþi efortul lor.
Anexaþi cópii ale materialelor promoþionale în care apare numele
sponsorului sau fotografii de la eveniment în care apare sigla sponsorului
sau reprezentatul la eveniment.
Vã mulþumim! Sfat Evaluarea evenimentului

Pentru a menþine relaþia cu sponsorii, la O primã evaluare a ceea ce s-a întâmplat o puteþi face chiar dupã ce
Nu uitaþi ca dupã eveniment sã le mulþumiþi tuturor celor care au fost Întotdeauna este utilã o discuþie
câteva sãptãmâni dupã eveniment, invitaþii au plecat. Dacã aþi rãmas cu un sentiment plãcut ºi sunteþi
implicaþi în eveniment. relaxatã ºi deschisã cu echipa implicatã
contactaþi-i încã o datã pentru a vedea mulþumit, probabil cã lucrurile au mers bine. Încercaþi sã vedeþi dacã
oamenii au zâmbit, dacã evenimentul este menþionat în presã, dacã în organizare. Vã ajutã sã vedeþi cum a
Este uºor sã uitaþi un nume sau douã din lista celor care v-au ajutat, dar dacã sunt interesaþi sã susþinã acþiuni
oamenii vã spun cã au auzit derspre eveniment, dacã invitaþii vã trimit un fost perceput evenimentul de fiecare,
este inacceptabil! Pe mãsurã ce organizaþi evenimentul, încercaþi sã þineþi o viitoare ale organizaþiei. În felul acesta
puteþi vedea ºi care a fost percepþia lor mesaj de mulþumire. cum s-a comunicat în echipã, care au
listã a celor care v-au oferit sprijinul, pentru a le putea mulþumi la
despre eveniment. Dacã experienþa a fost lipsurile în echipã, etc.
momentul potrivit.
Toate aceate detalii vã pot crea o idee despre succesul evenimentului.
fost una plãcutã, sunt ºanse mari sã îi Este bine sã întrebaþi, în mãsura în care
Modalitãþile prin care puteþi spune „mulþumesc” merg de la o vizitã aveþi alãturi ºi la evenimentele viitoare. Încercaþi însã sã nu vã opriþi doar la acest nivel. acest lucru este posibil, câþiva dintre
personalã la centrul voluntarilor care s-au implicat în eveniment, la o cinã
participanþii la eveniment pentru a
de mulþumire cu echipa implicatã în planificare, la o scrisoare ºi un Nu uitaþi cã aþi pornit evenimentul pe principiile unei afaceri ºi cã la final,
vedea cum a fost perceput de invitaþi.
telefon, la o menþiune în broºura organizaþiei. este bine sã devenþi din nou pragmatici, pentru a vedea dacã v-aþi atins
Încercaþi sã gãsiþi persoane critice ºi
obiectivele fixate, pentru a înþelege mai bine ce a mers ºi ce nu a mers, ce
Dintre acestea cele mai des folosite sunt scrisoarea de mulþumire ºi dispuse sã vã ofere o opinie sincerã.
trebuie schimbat data viitoare, ce detalii au fost omise. Încercaþi sã
telefoanele.
rãspundeþi la o serie de întrebãri care vã oferã indicatori pentru succesul La întâlnirea de evaluare faceþi un
Odatã ce fondurile au fost strânse ºi evenimentul încheiat scrieþi evenimentului: raport cu date cantitative legate de
sponsorilor o scrisoare de mulþumire însoþitã de un mini-raport în care sã numãrul de participanþi, costurile
$ Obiectivul propus a fost realist? totale, fonduri strânse, profit, pentru a
menþionaþi:
$ Structura campaniei a fost bine construitã? vedea mai bine rezultatele.
Câþi oameni au participat la eveniment
$ Au fost strânse fondurile pe care vi le-aþi propus? În semn de recunoºtinþã pentru toþi cei
Ce fonduri au fost strânse în cadrul evenimentului $ Care au fost costurile? implicaþi invitaþi echipa care s-a ocupat
de eveniment la o dupã amiazã relaxatã
Cum vor fi cheltuite fondurile $ Au participat oamenii pe care aþi contat?
prin care sã apreciaþi efortul lor.
Anexaþi cópii ale materialelor promoþionale în care apare numele
sponsorului sau fotografii de la eveniment în care apare sigla sponsorului
sau reprezentatul la eveniment.
Material editat în cadrul
Programul Phare Societate Civilã 2001
iulie 2004 Asociaþia pentru Relaþii Comunitare