Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1. Şedinţa.
Şedinţa este cea mai utilizată metodă de conducere, dar de multe ori şi cea mai puţin
pregătită, de unde şi rezultatele mai puţin bune.
Şedinţa constă din reuniunea mai multor persoane pentru un interval scurt de timp, sub
conducerea unui şef (comandant) în vederea soluţionării în comun a unor sarcini cu caracter
informaţional sau decizional.
Dintr-un studiu recent reiese că, frecvenţa şi importanţa şedinţelor cresc proporţional cu
înaintarea pe scara ierarhică, astfel că, un şef execută şi petrece aproape 20 ore pe
săptămână în şedinţe.
- de informare;
- decizionale;
- de organizare;
- de exploatare;
- eterogene.
- pregătirea;
- deschiderea;
- desfăşurarea;
1. a) stabilirea unei ordini de zi eficiente care constă în: specificarea datei, locului, orei
de începere şi orei de închidere a şedinţei, formularea problemelor de dezbătut în
mod clar, inteligibil şi care să stârnească interesul, stabilirea timpului alocat fiecărei
probleme, indicarea materialului ce trebuie consultate înainte de şedinţă, distribuirea
ordinei de zi tuturor membrilor grupului din timp, stabilirea nominală a participanţilor;
2. b) conducătorul are obligaţia să acorde totală atenţie pregătirii ordinei de zi a
şedinţei, a sălii unde are loc şedinţa care trebuie să fie confortabilă şi adecvată
acestei întruniri, asigurarea din timp a materialelor necesare participanţilor,
punctualitatea de care trebuie să dea dovadă, începând desigur cu el;
3. c) abordarea problemelor în ordinea în care sunt menţionate în material, evitarea
digresiunilor, evitarea monopolizării discuţiei de către un singur participant, ţinerea
sub control a şedinţei şi crearea unui climat propice în care fiecare participant să
poată comunica liber, deschis şi cinstit, urmând să se aprecieze la terminarea
şedinţei soluţiile adoptate.
Modul cum se acordă atenţie organizării unei şedinţe influenţează puternic succesul
acesteia. Pentru organizarea în condiţii bune a unei şedinţe se cere, ca să se determine
câteva lucruri-cheie, cum ar fi:
1. Tipul de şedinţă.
Şedinţele oficiale – sunt determinate de statutul lor legal, ori de faptul că, pentru
organizarea lor trebuie respectate anumite reguli şi dispoziţii legale. Exemple de şedinţe
oficiale: şedinţe organizate de un consiliu local, a unei instanţe judecătoreşti, etc.
Şedinţele neoficiale – sunt realizate prin constrângeri mai puţine, dar trebuie să
îndeplinească următoarele:
Şedinţele neoficiale sunt mai relaxante din punct de vedere al modului cum sunt conduse şi
cum se comportă participanţii, dar trebuie să fie asigurată buna lor organizare.
b.Ordinea de zi.
Toate şedinţele trebuie să aibă o ordine de zi care să indice subiectele ce vor fi discutate.
Ordinea de zi reprezintă un instrument de lucru care acţionează ca o busolă ce nu permite
nimănui să se abată de la direcţia prestabilită şi conţine:
- diverse;
- data următoarei şedinţe.
1. Stabilirea participanţilor.
La şedinţă, se recomandă a participa persoanele care au rezultate mai bune, iar cu cât
participă mai multe persoane, şedinţa trebuie organizată mai bine, mai atent. Participanţii la
şedinţă trebuie să realizeze următoarele:
Calitatea unei şedinţe este dată de oamenii care participă la ea, dar se impune şi verificarea
dacă toţi participanţii sunt absolut necesari.
Aşezarea sălii, a scaunelor, să fie de aşa natură ca toţi participanţii să aibă contact vizual cu
conducătorul şedinţei.
Pentru a conduce eficient o şedinţă, când se stabileşte ordinea de zi, să se împartă timpul
alocat întregii şedinţe în perioade destinate fiecărui subiect în parte. Pentru ca o şedinţă să
fie eficientă, se cere ca liderul să respecte anumite reguli:
- să ştie ce reguli se aplică în cazul şedinţelor oficiale pe care le organizezi (şedinţele
neoficiale au şi ele nevoie de un oarecare formalism în organizare);
- să se asigure că, ordinea de zi a şedinţei este trimisă din timp tuturor participanţilor;
- să se asigure că, fiecare din participanţi ştie cine sunt coparticipanţii şi,să îi poată
vedea;
Şedinţele adună, laolaltă, mai mulţi oameni, se formează grupuri de persoane, iar ca şedinţa
să fie eficientă şi să se obţină rezultatele scontate, se impune succesiunea a patru etape
diferite.
- “Furtuna” – după ce participanţii şi-au ocupat poziţiile, vor începe să “se deschidă”, vor
fi antrenaţi în discuţii, hărţuieli verbale, se provoacă unii pe alţii, se testează impresiile
formate astfel că, şedinţa devine dezorganizată şi greu de controlat.
1. Dinamica grupului
Când deciziile sunt luate de un grup de persoane, ele sunt deseori substanţial diferite de
deciziile care ar fi fost luate de o singură persoană. Motivul este reprezentat de acel “spirit
de turmă” care intră în joc când participanţii la şedinţă sunt supuşi la diferite presiuni. Avem
două forme de presiuni exercitate de grup:
- presiune exercitată de grup în timpul discuţiei – are loc atunci când oamenii se tem să
nu se facă de râs, devin mai conştienţi de ceea ce gândesc şi uneori, se îndoiesc de propriul
raţionament. Când conduci o şedinţă nu te lăsa păcălit de aparenţa absenţă a obiecţiilor,
care creează iluzia unanimităţii părerilor;
Persoana care conduce şedinţa trebuie să fie imparţială, să-i încurajeze pe toţi participanţii,
să contribuie la discuţii, să discute orice propunere şi să nu evite exprimarea unor păreri
personale.
- să înţelegi cât de importantă este parcurgerea celor patru etape ale formării unui grup
coerent în cadrul unei şedinţe;
- să consideri că, gândirea şi comportamentul individual pot fi afectate de către grup;
- este conştient de faptul că, unii nu vor reveni asupra opiniei exprimate în timpul
şedinţei, pentru a nu fi consideraţi nehotărâţi;
- apreciezi că, oamenii aflaţi în grupuri iau decizii mai riscante, decât dacă le-ar fi luat
fiecare în parte;
- cunoscând dinamica grupului, ai o altă viziune asupra şedinţelor şi a modului cum
trebuie ele conduse.
Pentru eficienţa şedinţei, liderul impune parcurgerea unor proceduri cu privire la scopul
şedinţei, respectarea limitelor de timp, direcţionarea discuţiilor, ţinerea “în frâu” a oricărui
comportament turbulent, rezumarea rezultatelor şi acţiunile ce vor fi întreprinse.
1. a)Începerea şedinţei
Este de o importanţă majoră ca, cel care conduce şedinţa să ţină ochii pe cea şi să
împiedice orice pierdere de timp. Reguli ce se pot folosi:
- punerea unui ceas de mână la vedere, pentru a suna mai devreme cu zece minute de
terminarea şedinţei;
- terminarea şedinţei la timp, sau chiar mai devreme, dacă lucrările au fost terminate.
1. c)Direcţionarea discuţiei
Se face prin:
Sunt situaţii când comportamentul indivizilor sau schimburile violente de cuvinte pot
determina situaţii neplăcute, astfel încât, conducătorul şedinţei trebuie să preia comanda şi
să realizeze următoarele:
1. e)Limpezirea discuţiilor
- identificarea punctelor asupra cărora s-a căzut de comun acord, precum şi punctele
care nu au fost soluţionate şi comunicarea lot tuturor participanţilor;
Procesul – verbal
Constituie documentul care conţine înregistrarea rezultatelor discuţiilor purtate, pentru ca,
ulterior, oricine să poată cunoaşte conţinutul şedinţei şi ceea ce s-a hotărât. Procesul-verbal
va fi întocmit de către o persoană care este desemnată să înregistreze discuţiile purtate şi
ceea ce s-a concluzionat – denumită “secretarul” de şedinţă.
- partea de sus a paginii – titlul – care să indice despre ce s-a discutat la şedinţă;
- o listă a celor prezenţi;
- procesul-verbal încheiat să fie succint, să constituie un impuls pentru toţi cei care au
participat la discuţii.
2. Delegarea.
Delegarea reprezintă una din metodele cea mai frecvent utilizată în conducere şi constă în
“atribuirea temporară, de către un cadru de conducere, a uneia din sarcinile sale de serviciu,
unui subordonat, însoţită de competenţa şi responsabilitatea corespunzătoare”.
- desemnarea;
Delegarea este o activitate esenţială în munca managerilor pentru că, de cele mai multe ori,
aceştia nu pot face totul singuri.
Activitatea sau domeniul pe care îl conduci poate evolua şi se obţin rezultate pozitive numai
dacă managerul va delega o parte din munca sa – respectiv, să predea o parte din
autoritatea şi controlul său altei persoane, iar pe parcurs să se asigure că, totul merge bine.
- problema ce ar urma să fie soluţionată prin delegare este considerată de manager ca
fiind o problemă pe care numai el o poate rezolva;
- delegarea ar fi o pierdere de timp pentru a-i explica persoanei delegate – ce şi cum să
rezolve problema – pe când managerul o va soluţiona chiar el între timp;
- teama că, persoana delegată va da greş şi trebuie ca problema să fie refăcută de
manager;
Acestea ar fi principalele motive, pentru care managerii evită delegarea şi care, în urma
studiilor efectuate, acestea s-ar defini prin:
Lipsa încrederii în alte persoane duce la încălcarea unui principiu de bază al delegării şi
anume – neamestecul în sarcinile pe care le-ai delegat.
Ce să delegi?
Decizia de a delega este provocată de obicei de observaţia că, ai prea multe de făcut şi nu
poţi acorda fiecărei sarcini atenţia cuvenită. Când vrei să delegi o sarcină pentru faptul că,
nu ai chef să o rezolvi, se face o mare greşeală.
- sarcini pe care trebuie să le delegi – cele care le-ai făcut tot timpul şi nu are rost să te
ocupi de ele;
- sarcini pe care este indicat să le delegi – cele care au devenit pentru manager rutină;
- sarcini pe care ai putea să le delegi – acestea sunt din acelea de care alţii s-ar ocupa,
dacă ar fi instruiţi corespunzător;
- sarcini pe care trebuie să le păstrezi pentru tine – acestea sunt responsabilităţile tale
principale (planificarea strategică a activităţii organizaţiei, selectarea personalului,
monitorizarea performanţelor, evaluarea rezultatelor, etc).
Sarcina delegată trebuie analizată anterior şi să identificăm la ea următoarele trăsături
caracteristice:
Cui delegăm?
După ce am decis ce activităţi pot face obiectul delegării, trebuie să decidem cine le poate
face. Este clar că, experienţa şi cunoştinţele diferă de la o persoană la alta. Unii sunt
deosebit de capabili, însă nu li s-a oferit încă ocazia de a-şi dovedi competenţa. Alţii au
capacitatea de a învăţa cu uşurinţă, dar trebuie să fie instruiţi şi încurajaţi.
Aşadar, primul lucru care trebuie făcut este acela de a-I analiza cu mare atenţie pe cei din
jur.
Analiza calităţilor
Când decidem cui putem delega o anumită sarcină, trebuie început prin a face două liste: –
una cu calităţile, cunoştinţele şi experienţa necesară pentru rezolvarea problemei şi una cu
persoanele disponibile şi cu calităţile, cunoştinţele şi experienţa fiecăruia. În urma
consultării celei de-a doua liste, se va descoperi că, oamenii cărora li se pot delega sarcini,
pot fi încadraţi în trei categorii principale: cei capabili şi experimentaţi, cei destul de
experimentaţi care au nevoie de ajutor şi cei care trebuie să înveţe cum să procedeze.
Doar aflând din ce categorie face parte fiecare persoană, managerul va fi capabil să vină în
sprijinul celor care au nevoie de ajutor, lăsându-i pe ceilalţi să lucreze aşa cum cred ei de
cuviinţă. Dacă nu se procedează corect, e posibil să lase persoane neexperimentate să se
lupte cu o problemă pe care nu o pot “dovedi” şi să fie iritaţi cei experimentaţi, băgându-şi
nasul în activitatea lor, pe care, de altfel, ar fi perfect capabili să o rezolve singuri.
Prin sprijinul acordat, selectiv, în funcţie de categoria din care face parte fiecare, trebuie să
fie ajutaţi să progreseze cei care mai au de învăţat şi să fie motivaţi cei care sunt deja
competenţi.
Pentru ca delegarea să fie eficientă trebuie ca cei asupra cărora s-a decis să li se delege
sau să li se încredinţeze o sarcină să cunoască toate detaliile şi să se simtă sprijiniţi.
Pentru a şti exact ce li se cere, ei trebuie să fie la curent cu:
- responsabilităţile pe care le implică sarcina delegată, astfel încât să le fie clar, de la
început, ce implică succesul sau insuccesul activităţii lor;
- nivelul autorităţii cu care sunt investiţi pentru ducerea la bun sfârşit a activităţii
delegate;
- standardul de calitate pe care-l dorim atins şi timpul pus la dispoziţie, astfel încât
oamenii să ştie precis ce şi cât se aşteaptă de la ei.
Delegarea ideală – presupune încredinţarea unei sarcini persoanei care o va executa cel mai
bine şi care, în plus, o va găsi stimulantă şi provocatoare.
Există posibilitatea ca atunci când pentru rezolvarea anumitor probleme nu este folosită
persoana potrivită, atunci trebuie delegate doar o parte din probleme, pe care este capabilă
a le soluţiona.
După ce s-a decis ce sarcini vor fi delegate şi cui anume, trebuie să fie informată corect
acea persoană aleasă.
Punerea în temă
Punerea în temă a persoanei delegate trebuie făcută printr-o prezentare a sarcinii pe care
dorim să o delegăm, astfel:
Discutarea detaliilor
Discutarea detaliilor înseamnă să se explice ce presupune sarcina delegată, ce
responsabilităţi implică ea şi ce autoritate va fi cedată.
Această discuţie are rolul de a permite celor cărora le sunt delegate sarcini, să înţeleagă
exact ce au de făcut şi să analizeze din start modurile posibile de rezolvare a problemei.
Descrierea contextului
După ce s-au precizat toate detaliile muncii cu care este delegată va trebui să se descrie
contextul acestei munci, pentru ca persoana delegată să nu fie nevoită să facă faţă altor
situaţii pentru care nu este pregătită.
- o scurtă trecere în revistă a prezentărilor anterioare, ce a mers bine şi ce a mers prost
la fiecare dintre ele;
- formula folosită până acum şi motivul pentru care ea s-a păstrat;
Este esenţial ca cel care va ocupa în continuare de treaba respectivă să ştie nu numai ce să
facă, ci şi la ce se poate aştepta.
Este esenţial ca pregătirea să reprezinte un efort comun, adică este întotdeauna mai bine
să se lucreze împreună cu cel căruia i se predă sarcina, decât să i se dicteze punct cu
punct, cum se vrea să se procedeze.
- îndrumarea oamenilor astfel încât ei să-şi folosească iniţiativa şi logica proprie;
- să se dea informaţii suplimentare dacă încă nu s-au lămurit asupra problemei sau, şi
mai bine, să li se spună unde pot găsi aceste informaţii şi să fie lăsaţi să le caute;
În alte cazuri, când pentru îndeplinirea sarcinii este necesară o anumită deprindere,
instruirea este un element vital al pregătirii. În general, când se instruieşte o persoană,
trebuie parcurse patru etape:
- persoana care este instruită să încerce singură, în timp ce managerul va interveni
numai dacă este nevoie;
Monitorizarea procesului
O parte din timpul pe care managerul îl economiseşte delegând sarcinile, trebuie să fie
dedicat monitorizării progresului efectuat. Aceasta nu trebuie să-i ia mai mult de o fracţiune
din timpul câştigat, dar este un aspect vital al delegării.
În unele cazuri, în funcţie de oamenii cărora le-a fost delegată o sarcină, s-ar putea să fie
suficientă o singură verificare, la final. În alte cazuri, va trebui să se stea permanent de
“gardă” pentru a vedea orice nor întunecat încă din momentul când apare la orizont. Practic,
se poate face acest lucru monitorizând activităţile efectuate la numite intervale, urmărind:
- ce ar fi trebuit să se întâmple;
- dacă este vreo diferenţă substanţială între cele două elemente.
Dacă diferenţa este remarcabilă, este clar că, se simte nevoia unui ajutor din partea
managerului, trebuind să se declanşeze o acţiune de corectare, pentru a pune lucrurile la
locul lor, apoi vor fi luate măsuri, în funcţie de dimensiunile necazului, astfel:
- probleme minore – când evenimentele sunt doar puţin ieşite din matcă, se va planifica
o şedinţă pentru a discuta posibilele dificultăţi;
- probleme majore – când se pare că, lucrurile sunt relativ grave, managerul participă la
rezolvarea dificultăţilor;
Cei care se ocupă de sarcina delegată sunt conştienţi probabil că, situaţia a ieşit de sub
control, deci nu foloseşte la nimic să le faci morală.
Recapitularea
- să se întrebe persoana în cauză dacă a învăţat ceva din sarcinile de care s-a ocupat şi
să fie ajutată să identifice zonele în care sunt necesare îmbunătăţiri.
Recunoaşterea meritelor
Odată ce angajaţii au dus la bun sfârşit sarcinile ce le-au fost încredinţate sau delegate,
succesul lor trebuie să fie pe deplin recunoscut. Cum delegarea constă, în esenţă, în
“pasarea” unei părţi din autoritate pentru sarcină, în timp ce managerul rămâne principalul
răspunzător pentru rezultatele finale, tentaţia de a se împăuna cu rezultatele obţinute de
alţii se dovedeşte uneori foarte mare. Dacă se doreşte asigurarea că, angajaţii vor accepta
în continuare sarcinile managerului şi, în plus, vor lucra cu plăcere pentru finalizarea lor,
recunoaşterea publică a eforturilor şi a meritelor lor este esenţială. Atât timp cât managerul
a delegat sarcina, nu este cazul să dovedească că, o poate rezolva mai bine decât alţii.
În acest sens, chiar dacă ţi se pare că, oamenii se descurcă perfect cu sarcina pe care le-a
fost delegată, ei au totuşi nevoie de o verificare şi încurajare.
Trebuie urmărit progresul realizat de către cei cărora le-au fost delegate sarcini, fără a da
senzaţia că, li se urmăreşte fiecare mişcare. Dimpotrivă, ei trebuie să creadă că, sunt liberi
să-şi vadă de treabă şi să ia orice decizie, fiind doar urmăriţi de la distanţă.
Delegarea este un proces cu profunde implicaţii psihologice. Dacă managerul este pregătit
să predea sarcinile va trebui să acorde oamenilor încrederea sa, şi înţelegere faţă de
greşelile lor. În asemenea condiţii, oamenii se vor implica puternic şi vor da, în schimb, ceea
ce au mai bun. Numai dacă managerul va avea o atitudine corectă atunci va genera şi la
ceilalţi acelaşi tip de atitudine.
Acest lucru depinde numai de manager care trebuie să câştige încrederea celorlalţi pas cu
pas, astfel:
- să-şi manifeste aprecierea faţă de eforturile pe care ceilalţi le fac pentru a ajunge la
rezultatele finale, (un simplu “mulţumesc”, sincer şi direct, poate face minuni);
- să nu permită ca cei cărora le-a delegat o sarcină să fie declaraţi vinovaţi, dacă ceva
merge prost. Aceştia trebuie apăraţi în public şi, dacă e cazul, să fie observaţi în particular.
Dacă intervin dificultăţi, oamenii au nevoie de certitudinea că, managerul va fi acolo lângă ei
şi le va fi loial. Altfel, îşi vor pierde încrederea în el şi nu vor pune tot sufletul în rezolvarea
sarcinii, întrucât se vor gândi că, la primul necaz îi va lăsa baltă. Cu cât oamenii acestuia vor
fi mai siguri că nu vor fi abandonaţi, cu atât ei vor fi mai încrezători în manager.
Dacă managerul nu şi-a făcut cunoscută intenţia de a trece cu vederea anumite greşeli,
oamenii vor evita să vină la el cu problemele lor. În final, dacă o va face, va fi probabil prea
târziu şi va trebui să facă faţă unei crize pe care ar fi putut-o evita. O situaţie de criză îi va
afecta munca, dar va afecta în egală măsură şi entuziasmul persoanei care se ocupă de
sarcină.
Pentru a obţine această angajare totală, oamenii trebuie să fie convinşi că:
- au un anumit grad de autonomie, deci pot acţiona cum consideră de cuviinţă pentru a
obţine rezultatele dorite;
- li s-a încredinţat sarcina deoarece s-a considerat că, sunt capabili să o rezolve.
Toate acestea vor contribui la deplina angajare a oamenilor în munca lor, îi vor încuraja să
trateze sarcina cu maximă seriozitate. Munca va deveni un prilej de mândrie profesională şi
de satisfacţie şi nu ceva ce trebuie făcut pentru că, aşa li s-a cerut sau pentru a trece
timpul. Implicarea dă naştere la conştiinciozitate şi creează de multe ori impulsul necesar
trecerii peste părţile mai dificile sau mai puţin plăcute ale muncii oamenilor.
Dacă managerul nu se asigură că, există dorinţă şi interes din partea indivizilor care
primesc sarcina, nu va avea garanţia că, aceasta va fi făcută cum trebuie, sau măcar că,
sarcina va fi dusă până la capăt într-un fel sau altul, ceea ce va face delegarea un eşec total.
Avantajele delegării
Delegarea unei sarcini nu înseamnă nici pe de parte transferarea unei activităţi din agenda
managerului în cea a altcuiva.
Deşi delegarea este un proces destul de complex, avantajele pe care le oferă sunt atât de
mari şi de importante ca şi efortul depus.
- reuşeşti să faci mai multe, chiar şi lucruri pe care ţi-ai dorit întotdeauna, dar nu ai avut
niciodată timp;
- îi cunoşti mai bine pe oamenii cu care lucrezi şi îmbunătăţeşti relaţiile cu ei;
- îi ajuţi pe ceilalţi să se dezvolte din punct de vedere profesional şi le induci încredere
în sine;
3. Analiza – diagnostic.
Analizele-diagnostic se pot clasifica după mai multe criterii, cele mai reprezentative fiind:
Diagnosticarea parţială se referă la unul din domeniile de bază ale firmei. Activitatea dintr-o
organizaţie poate fi segmentată în următoarele domenii semnificative: financiar, comercial,
producţie, factor uman, cercetare-dezvoltare şi managerial. Acest tip de analiză-diagnostic
se efectuează când sunt evidente deficienţele într-un anumit domeniu de activitate.
Diagnosticul de specialitate este axat pe o problemă majoră, cum ar fi: calitatea produselor,
costurile de producţie, rentabilitatea firmei sau a unor grupuri de produse.
- realizarea unui sistem de conducere managerială care să dea o structură echilibrată
unităţii şi să asigure îndeplinirea corespunzătoare a funcţiunilor sale;
- prevenirea fenomenelor producătoare de dezechilibru structural sau de tulburări
funcţionale ca urmare a unor factori interni şi externi a căror integrare în sistem produc
multe perturbări;
- investigaţia şi analiza;
- postdiagnosticul.
Pregătirea analizei-diagnostic
Colectivul de diagnosticare poate fi constituit numai cu specialişti din afara acesteia, sau pe
principiu mixat, participând alături de specialiştii din firmă şi specialişti din afara acesteia.
Rezultatele bune se obţin prin constituirea unor colective mixte, întrucât se îmbină
cunoaşterea în detaliu a activităţii de către specialiştii din organizaţie cu obiectivitatea şi
experienţa specialiştilor, în elaborarea unor astfel de studii, din afara acesteia. De altfel, în
practica mondială se realizează studii de diagnosticare cu participarea consultanţilor în
managementul din afara organizaţiilor diagnosticate.
Investigaţia şi analiza
Postdiagnosticul
- difuzarea studiului elaborat către organele conducerii participative, către conducerea
de vârf;
Un interviu eficient este acela care pornind de la o viziune proprie se poate descoperi şi
reţine cu suficientă precizie punctul de vedere al interlocutorului.
- să nu influenţeze răspunsul sau să conducă la răspunsuri de tip “da” sau “nu”;
- întrebările trebuie să se refere la fapte şi nu la persoane, deşi sunt admise întrebări cu
privire la stilul de muncă, relaţiile de serviciu, climatul de muncă;
1. a) Generalităţi(10%):
1. d) Elaborarea recomandărilor(30%)
2. e) Programul acţiunilor viitoare(10%)
- să fie însoţit de documente, tabele care să înlesnească înţelegerea deplină şi rapidă;