Comunicare eficientă în echipă: Ghid de bune practici

Comunicarea eficientă este lipiciul care ține o echipă împreună. Fără o comunicare
adecvată, o echipă este ca un motor care a fost împărțit în mai multe părți care nu reușesc să
coopereze și să alimenteze astfel încât să meargă înainte. Fiecare membru al echipei are propriile
sarcini și proiecte individuale, dar împreună toți creează o „mașină” un „tablou” o „imagine”
completă a companiei. Prin implementarea practicilor de comunicare inteligentă, vă veți asigura
că toate părțile echipei sunt alimentate cu motivația necesară, cu sarcinile corecte și funcționează
ca un tot unitar.

Iată 6 cele mai bune practici care arată cum să îmbunătățim comunicarea în echipă.

1. Încurajați membrii echipei să ofere feedback - și solicitați-l!

Feedback-ul este unul dintre cele mai frecvente puncte de contact între membrii echipei,
dar și între echipe și supervizori. Asigura-te că ai implementat deja în echipa ta practici sănătoase
de feedback. Feedback-ul detaliat și constructiv ar trebui să devină o normă de bună practică.
Dacă trimiți lucrarea ta unui membru al echipei cu o notă de îmbunătățit, feedback-ul tău trebuie
să fie luat în considerare, discutat și perceput ca un mod de îmbunătățire a lucrului nu ca un atac
personal.
Nimeni nu este un cititor de gânduri sau fețe, nici măcar cei mai buni comunicatori din
echipa ta. Tocmai de aceea feedback-ul dat echipei trebuie să antreneze echipa, mai degrabă
decât să creeze limite. Comunicarea deschisă este esențială pentru succesul unei echipei, așa că
asigură-te că a-ți creat la nivel de companie aceste practice ca standarde de lucru. Nimic nu ajută
echipele mai mult decât o cultură a companiei.
De asemenea, încurajează o conversație bidirecțională care îi ajută pe toți să se
autoevalueze și să-și îmbunătățească performanța pe termen lung.
2. Utilizați instrumentele de gestionare a proiectelor

Instrumente de gestionare a proiectelor oferă un spațiu comun unde toți membrii echipei
pot să lucreze împreună, să vadă ce face fiecare și ce mai are de făcut. Vizualizați sarcinile
proiectului pe un singur bord pentru a crește transparența echipei și pentru a ajuta membrii
echipei să economisească timp pentru a-și trimite reciproc mesaje despre ce lucrează în acest
moment și ce sarcini au îndeplinit. O singură privire la acest tablou este suficientă pentru a
obține toate informațiile.

3. Educați-vă echipa despre cele mai bune forme de comunicare

Forma de comunicare scrisă poate dura de 3 ori mai mult decât cea verbal iar mesajul
poate fi foarte ușor de interpretat. Dacă poți transmite în 5 minute un mesaj sau o explicație, ai
nevoie în jur de 15 – 30 de minute pentru a face Acela-și lucru în scris. Ajută echipa să aleagă
cele mai bune canale de comunicare, adaptate nevoilor lor.

4. Atribuiți roluri și responsabilități

Asigurate că membrii echipei tale știu ce li se cere - ce trebuie să facă și cum trebuie să
facă. Clarifică rolurile și responsabilitățile pentru a evita comunicarea greșită și alte probleme
care apar din așteptările divergente.

Poți face mult mai mult decât să trasezi responsabilități și să te aștepți ca membrii echipei
să preia de acolo. Atribuie să atribui fiecărei persoane responsabilitățile potrivite astfel încât să
primească acele responsabilități, să și le asume și să îndeplinească sarcinile eficient, inspirat de
motivația intrinsecă. Evită micro-managementul, altfel echipa ta va petrece mai mult timp
raportând decât să-și îndeplinească sarcinile.
5. Creați o bază de date cu informații utile pentru membri echipei
Căutarea unor informații, prezentări sau documente, necesită mult timp, dezorganizarea
la nivel de echipă costă. De aceea, trebuie să creezi un depozit central unde să ții toate
documentele, prezentările, și informările utile echipei, la care să aibă acces și să poată contribui
în mod liber. Acestă bază concentrate de documente va servi drept punct de referință pentru toți
cei implicați în proiectele comune. În loc să se piardă în atașamentele de e-mail, fiecare membru
al echipei poate accesa un spațiu dedicat tuturor informațiilor esențiale ale proiectului și
livrabilelor produse până acum.
Poate fi la fel de simplu ca un folder partajat în cloud sau o platformă wiki a companiei -
rezultatul este același: mai puțin timp pierdut la contactarea colegilor pentru informații.

Investiți în dezvoltarea practicilor eficiente de comunicare în echipă.

Promovarea unei bune comunicări într-o echipă este un proces complex care tine și de
așteptările, experiența și preferințele membrilor echipei. Companiile cu o cultură puternică a
managementul echipei au implementat practice de comunicare și promovează transparența la
fiecare pas al proiectului.