CAPITOLUL 5

DOCUMENTE AFERENTE CONTABILITATII

MARFURILOR SI AMBALAJELOR IN UNITATI CU
AMANUNTUL

Pentru inregistrarea cronologica si sistematica a operatiunilor

economice privind intrarile si iesirile aferente stocurilor de marfuri si
ambalaje, contabilitatea foloseste o serie de documente de evidenta. Din
categoria acestora, fac parte: factura fiscala, avizul de insotire al marfii, nota
de receptie si constatare de diferente, chitanta, borderoul de vanzare zilnica,
jurnalul de cumparari, jurnalul de vanzari, registrul de casa, raportul de
gestiune zilnica, fisa de magazie si monetarul.

Factura fiscala,formular cu regim special de inscriere si numerotare,

tiparit in blocuri de cate 150 file, formate din 50 de seturi cu cate 3 file in
culori diferite: albastru, rosu si verde.
Serveste ca:
 document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a
produselor si marfurilor livrate;
 document de insotire a marfii pe timpul transportului;
 document jusitficativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a
cumparatorului.
Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei
exemplare, la livrarea marfurilor de catre compertimentul de desfacere sau
alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de
insotire al marfii sau a altor documente tipizate si se semneaza de catre
compartimentul emitent.
Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii datorita
unor conditii obiective si cu totul exceptionale, marfurile livrate sunt
insotite, pe timpul transportului, de avizul de insotire al marfii. In vederea
corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire al
marfii se inscrie in formularul de factura.
Factura fiscala se intocmeste numai de catre platitorii de TVA.
Circula:
la furnizor:
 la compartimentul in care se efectueaza operatiunea de control financiar
preventiv pentru acordarea vizei; viza de control financiar preventiv se
acorda numai pe exemplarul 3;
 la persoanele autorizate sa dispuna incasari in contul de la banca al
unitatii;

24
 CAPITOLUL 5

 la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele

operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor;
 la comparimentul financiar – contabil pentru inregistrarea in
contabilitate.
 la cumparator:
 la compartimentul de aprovizionare pentru confirmarea operatiunii,
avand atasat exemplarul din avizul de inostire al marfii care a insotit
produsul;
 la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar
preventiv pentru acordarea vizei;
 la compartimentul financiar – contabil, pentru acceptarea platii, precum
si pentru inregistrarea in contabilitate.
Se arhiveaza:
 la furnizor la compartimentul desfacere si la compartimentul financiar
– contabil;
 la cumparator la compartimentul financiar – contabil.

Avizul de insotire la marfii, formular cu regim special de tiparire,

inscriere si numerotare, tiparit in blocuri a cate 150 file, formate din 50 de
seturi a cate 3 file, in culori diferite: albastru – exemplarul 1, rosu –
exmplarul 2, verde – exemplarul 3.
Serveste ca:
 document de insotire a marfii pe timpul transportului;
 document ce sta la baza intocmirii facturii;
 dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta,
dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati;
 document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea
primitoare in cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.
Se intocmeste in trei exmplare de catre unitatile care nu au
posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii marfurilor, datorita unor
conditii obiective si cu totul exceptionale, facandu – se mentiunea ”Fara
factura”.
Se emite, pe masura livrarii, de catre compartimentul desfacere, care
semneaza pentru intocmire. Pe avizul de insotire al marfii, emis pentru valori
materiale trimise pentru prelucrarea la terti sau pentru vanzarea in regim de
consignatie, dupa caz. In celelalte situatii decat cele prevazute mai sus se
face mentiunea cauzei pentru care s – a intocmit avizul de insotire al marfii
si nu factura.
Circula:

25
 CAPITOLUL 5

la furnizor:
 la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru
semnare de primire ( exemplarul 1 );
 la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in
evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii ( exemplarele 2 si 3 );
 la compartimentul financiar – contabil, atasat la factura ( exemplarul 3 ).
 la cumparator:
 la magazie, pentru incarcarea in gestiune a marfurilor, dupa efectuarea
receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor
( exemplar 1 );
 la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor
aprovizionate in evidenta acestuia ( exemplar 1 );
 la compartimentul financiar – contabil, pentru inregistrarea in
contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura ( exemplar 1 );
In cazul valorilor materiale prelucrate la terti, pentru exemplarul
respectiv se face mentiunea ”Din prelucrare la terti”.
Se arhiveaza:
 la furnizor la compartimentul desfacere ( exemplarul 2 ), la
compartimentul financiar – contabil ( exemplarul 3 )
 la cumparator la compartimentul financiar – contabil, atasat la
exmplarul 1 al facturii.

Nota de receptie si constatare de diferente, circula in format A 4, X

4, tiparit pe ambele fete in blocuri de 150 de file.
Serveste ca:
 document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
 document justificativ pentru incarcarea gestiunii;
 act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele
constatate la receptie;
 document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul:
 bunurilor materiale cuprinse intr – o factura sau aviz de insotire al marfii

care fac parte din gestiuni diferite;

 bunurilor materiale primite spre prelucrare in custodie sau in pastrare;

 bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

 bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;

 bunurilor materiale care care prezinta diferente la receptie;

 marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare

cu amanuntul sau en – gross.

26
 CAPITOLUL 5

In cazurile mentionate mai sus, precum si pentru materialele nestocate

a caror valoare se inregistreaza direct pa cheltuieli, receptia si incarcarea in
gestine se fac pe baza documentului de livrare care insotesc transportul
( factura, avizul de insotire al marfii etc ).
Se inotcmeste in doua exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul
de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii
receptiei legal constituita.
In cazul cand bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate
un formular pentru fiecare transa care se anexeaza apoi la factura sau la
avizul de insotire al marfii.
Circula:
 la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale
recepitonate ( toate exemplarele );
 la compartimentul financiar – contabil, pentru intocmirea formelor
privind lichidarea diferentelor constatate, precum si pentru inregisrarea
in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare;
 la unitatea furnizoare ( exemplarul 2 ) si la unitatea de transport
( exemplarul 3 ), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
Se arhiveaza la compartimentul financiar – contabil.

Chitanta, formular cu regim special de tiparire, inscriere si

numerotare, tiparit in carnete a cate 100 file.
Serveste ca:
 document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria
unitatii;
 document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in
contabilitate
Se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata, de
catre casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.
Circula la depunator ( exemplarul 1, custampila unitatii ). Exemplarul
2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor
efectuate in registrul de casa.
Se arhiveaza la compartimentul financiar – contabil, dupa utilizarea
completa a carnetului.
Chitanta fiscala, formular cu regim special de tiparire, inscriere si
numerotare. Se distribuie numai platitorilor de TVA, tiparit in carnete cu 100
file.
Serveste ca:
 document justificativ privind cumpararea unor bunuri, in conditiile in
care nu se intocmeste factura;

27
 CAPITOLUL 5

 document justificativ de inregistrare in contabilitate, atunci cand este

insotit de bonul eliberat de la casa de marcat, Bonul de vanzare sau
Chitanta de deducere a TVA.
Se intocmeste in doua exemplare de catre vanzator sau de catre
purtatorul de servicii. Eliberarea chitantei se face dupa ce bunurile si
serviciile au fost achitate, in care sens s – a eliberat bonul de la casa de
marcat, Bonul de vanzare sau Chitanta. Chitanta fiscala nu inlocuieste
chitanta, care se intocmeste pentru incasarile in numerar la casieria unitatii.
Chitanta fiscala nu este utilizata pentru vanzarea bunurilor en – gross.
Circula:
 la cumparator pentru inregistrarea in jurnalul pentru cumparari;
 la furnizor in cazul in care este scutit de obligatia emiterii facturii.
Se arhiveaza:
 la cumparator, la compartimentul financiar – contabil, inpreuna cu
bonul de la casa de marcat, bonul de vanzare sau factura eliberata de
vanzator;
 la furnizor, dupa utilizarea completa a carnetului.

Jurnalul pentru vanzari, format X 4, tiparit pe ambele fete in carnete

de 100 file.
Serveste ca:
 jurnal auxiliar pentru inregistrarea vanzarilor marfurilor;
 document de stabilire a taxei pe valoare adaugata colectata;
 document de control al unor operatii inregistrate in contabilitate.
Se intocmeste intr – un singur exemplar, avand paginile numerotate, in
care se inregistreaza zilnic sau lunar, dupa caz, fara stersaturi si spatii libere,
elementele necesare pentru determinarea corecta a TVA clectata datorata.
Acest jurnal se completeaza la compartimentul financiar – contabil pe baza
documentelor tipizate comune si specifice privind vanzarea marfurilor,
precum si pe baza Borderoului de vanzari.
Circula la compartimentul financiar – contabil pentru verificarea
sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoare la
TVA.
Se arhiveaza la compartimentul financiar – contabil.

Jurnalul pentru cumparari, tiparit pe format X 4, pe ambele fete, in

carnete a 50 si 100 file.
Serveste ca:
 jurnal auxiliar pentru inregistrarea cumpararilor de marfuri;

28
 CAPITOLUL 5

 document de stabilire lunara a TVA deductibila;

 document de control al unor operatiuni de inregistrare in contabilitate.
Se inotcmeste intr – un singur exemplar, avand paginile numerotate, in
care se inregistreaza zilnic, fara stersaturi si spatii libere, elementele
necesare pentru determinarea corecta a TVA deductibila.
Se intocmeste un jurnal separat pentru bunurile necesare pentru
nevoile firmei si altul pentru marfuri ce se vand ca atare. Acest jurnal se
completeaza la compartimentul financiar – contabil pe baza documentelor
tipizate privind cumpararile de valori materiale sau de prestari de servicii.
Circula la compartimentul financiar – contabil pentru verificarea
sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoare la
TVA.
Se arhiveaza la comparimentul financiar – contabil.

Fisa de magazie, format A 5, tiparita pe ambele fete, in foi volante, pe

carton.
Serveste ca:
 document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si
stocurilor de valori materiale, cu una sau cu doua unitati de masura,
dupa caz;
 document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ –
contabile (solduri);
 sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al
stocurilor de valori materiale.
Se inotcmeste intr – un singur exemplar, separat pentru fiecare fel de
material si se completeaza de catre:
 compartimentul financiar – contabil la deschiderea fisei si la verificarea
inregistrarilor. In coloana ”Data si semnatura de control” semneaza si
organul de control financiar cu ocazia verificarii gestiunii;
 gestionar sau persoana desemnata, care completeaza coloanele
privitoare la intrari, iesiri si stoc.
Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor
materiale pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual
subgrupe sau in ordine alfabetica.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in
custodie se intocmesc fise distincte care se tin separat de cele ale valorilor
materiale proprii.
In scopul tinerii corecte a evidentei la magazie, persoanele desemnate
de compartimentul financiar – contabil verifica inopinat, cel putin o data pe
luna, modul cum se fac inregistrarile in fisele de magazie.

29
 CAPITOLUL 5

Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document.

Stocul se poate stabili dupa fiecare operatie inregistrata si obligatoriu zilnic.
Nu circula, fiind un document de inregistrare.
Se arhiveaza la compartimentul financiar – contabil.

30