Monografie profesională

SPECIALIST FORMARE

1.Natura activităţii

1.1. Descrierea activităţilor specifice ocupaţiei

Specialistul in formare este o persoană cu expertiza in domeniul sau de activitate, avand ca obiectiv adresarea nevoilor de
invatare din cadrul organizatiei in care activeaza, incadrandu-se in resursele disponibile si in termenele prevazute.

In indeplinirea obiectivului sau, specialistul in formare este responsabil de implementarea intregului proces de invatare
pentru angajati, parcurgand pentru aceasta mai multe etape precum: analiza nevoilor de formare din organizatie,
centralizarea nevoilor de instruire, crearea planului de formare impreuna cu managerul direct, analizarea furnizorilor
interni/externi si a solutiilor de formare existente, conceperea bugetulului si propunerea spre aprobare, organizarea
sesiunilor de formare propriu-zise, urmarirea implementarii programelor de formare conform planului, operarea
ajustarilor necesare pe parcursul procesului, colectarea informatiilor referitoare la impactul programelor de formare.

Activităţile sale complementare se referă la implicarea in diverse proiecte sociale sau de comunicare, interes pentru
propria dezvoltare profesionala continua, prin participarea la seminarii, cursuri, conferinte; prin urmarirea informatiilor
relevante din piata; prin cunoasterea bunelor practici existente in domeniul sau de activitate s.a.m.d.

1.2. Sarcinile de serviciu în ordinea importanţei lor

Cea mai importanta sarcina de serviciu a Specialistului in formare o reprezinta implementarea procesului de invatare in
cadrul organizatiei. In acest scop, acesta desfasoara de regula urmatoarele activitati:
 Identifica nevoile de invatare in organizatie, analizand rezultatele chestionarelor de evaluare a performantelor
si/sau discutand cu managerii de departmente/echipe;
 Centralizeaza nevoile de instruire si creaza planul de formare, impreuna cu managerul direct;
 Poate negocia si asigura suport in luarea decizei de selectare a furnizorilor externi de formare;
 Mentine contactul/relatiile cu furnizorii externi selectati si/sau cu formatorii interni;
 Concepe bugetul de formare, aferent planului de formare agreat si ofertelor furnizorilor selectati, asigurandu-se
de incadrarea cheltuielilor in acesta pe parcursul intregului proces;
 Pregateste si organizeaza sesiunile de formare;
 Poate pregati/organiza sesiunile de orientare pentru noii angajati;
 Urmareste implementarea sesiunilor de invatare conform planului de formare;
 Analizeaza feedback-ul participantilor la sesiunile de invatare si propune masuri de imbunatatire, alaturi de
formatori / furnizori externi;
 Poate crea curricule de formare si poate sustine sesiuni de formare, in cazuri bine definite;
 Mentine legatura cu toate departamentele din cadrul companiei in vederea actualizarii informatiilor privind
procesul de formare
 Realizeaza rapoartele asupra activitatii de formare si a rezultatelor obtinute;
 Se ocupa de activitati administrative conexe cu procesul de formare;
  Indeplineste alte sarcini trasate de superiorul ierarhic in legatura cu domeniul de activitate

Specialistul in formare este de asemenea responsabil cu imbunatatirea in permanenta a cunostintelor sale tehnice si de
specialitate, participand spre exemplu la diverse seminarii, conferinte, cursuri si fiind la curent cu noutatile si cu bunele
practici in domeniu. In plus, asigura documentarea si transferul experientei si informatiilor la care are acces in cadrul
echipei sale.

In toate aceste sarcini si activitati Specialistul in formare trebuie sa pastreze confidenţialitatea informatiilor privind datele
personale ale angajatilor, initiativele si proiectele in care este implicat la nivelul organizatiei. De asemenea, el trebuie sa
respecte principiile de etica in afaceri si standardele profesionale existente in domeniul sau de activitate.

2.Tipologia solicitărilor

2.1.Tipurile de activităţi şi importanţa lor în practicarea ocupaţiei

Activităţile specifice ocupatiei sunt cele legate de coordonarea procesului de formare in cadrul organizatiilor. Tipologia
activitatilor include identificarea şi obţinerea informaţiilor necesare desfasurarii activitatii proprii, analiza si evaluarea
nevoilor de formare in organizatie si a pietei furnizorilor de formare, luarea deciziilor aferente propriilor
atributii, comunicarea, interactiunea si consilierea clientilor interni, gestionarea relatiei cu furnizorii de servicii,
raportarea activitatii realizate si a indicatorilor obtinuti, gestionarea resurselor de care dispune, asigurarea indirect a
suportului pentru derularea activitatilor generale ale organizatiei.

2.2. Abilităţile necesare practicării ocupaţiei

In desfasurarea activitatii sale, Specialistul in formare trebuie sa dezvolte si sa utilizeze in mod frecvent o serie de abilitati
necesare livrarii unor rezultate de calitate.

Din punctul de vedere al coordonarii procesului de formare, Specialistul in formare trebuie sa demonstreze foarte bune
abilitati de organizare si planificare, comunicare, eficienta intepersonala, gandire analitica, capacitatea de a opera cu cifre,
flexibilitate si adaptare, negociere si persuasiune, precum si intelegerea contextului de afaceri in care opereaza
organizatia.

Nu in ultimul rand, rezistenta la stres, incadrarea in termene si prioritizarea actiunilor reprezinta abilitati importante in
activitatea unui specialist in formare, avand in vedere ritmul dinamic de crestere al afacerilor in Romania si volumul
mare de munca specific proiectelor de resurse umane.

2.3. Competenţele necesare practicării ocupaţiei

Competentele Specialistului in formare, intelese ca si cumul al abilitatilor si cunostintelor unei persoane, sunt de
asemenea variate. Printre cele mai importante mentionam stapanirea foarte buna a metodelor si instrumentelor specifice
procesului de formare, managementul proiectelor, lucrul in echipa, orientarea spre rezultat, orientarea spre client,
rationamentul numeric.

Cat priveste atitudinile necesare unui specialist in formare, printre cele mai importante se numara proactivitatea,
profesionalismul, atitudinea pozitiva, dorinta de autodezvoltare.

2.4. Condiţiile psiho-sociale ale mediului de muncă

Specialistul in formare este in general angajat cu contract individual de munca al organizatiei in cadrul careia activeaza.
Programul său de lucru se desfăşoară în zilele lucrătoare, dar, dacă sunt solicitări, Specialistul in formare poate lucra şi în
zilele de sâmbătă sau duminică.

Munca sa se desfăşoara in general la sediul firmei, presupunand deplasări moderate în teritoriu sau in strainatate,
întâlniri cu furnizorii de servicii, participarea la programe de formare desfasurate in afara sediului organizatiei, întâlniri
prilejuite de conferinţe, etc. În esenţă, spaţiul disponibil de lucru este biroul personal, dotat cu aparatură de
telecomunicaţii, echipamente de birou şi calculator cu echipamente software necesare.

Munca unui specialist in formare este suficient de solicitanta din punct de vedere psihic. Exista foarte multe variabile
care trebuie ţinute sub control în activitatea acestuia, incepand cu gestionarea unui numar mare de participanti la
sesiunile de formare, adaptarea la cultura organizationala specifica si continuand cu dinamica mediului de afaceri si
volumul de activitate aferent acestei dinamici.

3. Evaluări ale schimbărilor în conţinutul muncii, pe termen mediu şi lung

Ocupaţia de Specialist in formare este o ocupaţie dinamica, strans legata de dezvoltarea continua a domeniului afacerilor
in Romania, prin cresterea in volum a organizatiilor si prin orientarea acestora spre eficientizarea proceselor si spre
cresterea productivitatii muncii.

Sarcinile specifice ocupatiei de specialist in formare au o lunga traditie, initial regasindu-se sub forma organizarii
cursurilor de perfectionare/recalificare. Ulterior, odata cu aparitia investitorilor straini strategici in Romania, conceptele
si instrumentele de invatare s-au diversificat, iar piata serviciilor suport a cunoscut o dezvoltare accentuata. Pentru viitor
se previzioneaza consolidarea rolului strategic al departamentului de resurse umane in organizatie, orientarea practicilor
de resurse umane spre client, cresterea nivelului productivitatii muncii, fapt ce va duce la o crestere a rolului
specialistului in formare in organizatiile din Romania.

4.Nivelurile de pregătire şi perfecţionare

4.1.Profesiile persoanelor care exercită această ocupaţie

Specialistii in formare sunt in general persoane cu pregătire superioară, cu pregătiri diverse în domeniul economic,
ştiinţe sociale, stiinte umaniste, financiar, tehnic, administrativ, sau absolvenţi ai oricaror altor instituţii de învăţământ
superior.

4.2.Cunoştinţele specifice necesare practicării ocupaţiei

Cunoştinţele Specialistului in formare se referă, dar nu se limiteaza la managementul proceselor si procedurilor de
formare, cunoasterea conceptelor legate de formare (mentorat, training, coaching, dezvoltarea echipelor, mentorat, e-
learning, rotatia pe posture etc), comunicare interna, proceduri de achizitii, orientare către clienţi.
4.3.Nivelul de educaţie necesar practicării ocupaţiei şi evoluţia acestuia
Specialistii in formare nu pot fi decât persoane cu studii superioare de lungă durată, absolvenţi ai unei palete largi de
facultăţi care şi-au însuşit cunoştinţele necesare şi au dobândit experienţă relevanta în domeniu.

4.4.Necesităţi de pregătire/specializare
Pregătirea în instituţii de învăţământ superior este necesara, dar pentru practicarea cu succes a ocupatiei de Specialist in
formare este esential ca aceasta sa fie completata prin experienta practica in implementarea unor procese de formare si
utilizarea unei game de instrumente de formare cat mai variate.

Contactul cu diverse departamente din cadrul organizatiei este de asemenea esential, oferind Specialistului in formare o
perspectiva de ansamblu si idei inovative in dezvoltarea si implementarea proceselor si procedurilor de formare /
invatare in organizatie.

Un alt element esential al pregatirii si specializarii Specialistului in formare este dezvoltarea profesionala continua, prin
participarea la cursuri de instruire, la seminarii sau la conferinte de specialitate; prin urmarirea ultimelor noutati in
domeniul de activitate si citirea publicatiilor de specialitate; prin accesul la bune practici si schimburi de experienta cu
colegi de breasla.

5.Ocupaţii înrudite

Relaţii între ocupaţii – lanţuri ocupaţionale

In cadrul organizatiei, Specialistul in formare interactioneaza in linie ierarhica superioara cu managerul direct, care poate
fi coordonator formare, manager formare, manager resurse umane sau director resurse umane. Pe linie
functionala/orizontala, specialisti in formare colaboreaza frecvent cu managerii departamentelor, cu formatorii interni
si/sau cu furnizorii externi si de asemenea cu specialisti in compensatii si beneficii si cu administratorii de training, daca
exista.

In cazul in care in cadrul unei organizatii aceasta ocupatie nu exista, atributiile de formare revin generalistilor in resurse
uman, managerului de resurse umane sau chiar managerului general.

In ceea ce priveste evolutia in cariera, exista mai multe optiuni pentru specialistul in formare. O optiune de dezvoltare
frecvent intalnita este aceea de formator intern. Un alt traseu de cariera poate fi acela de dezvoltare pe orizontala,
specialistul in formare putand alege intre ocupatii de generalist, de specializare in problematici de dezvoltare (cum ar fi
specialist dezvoltare organizationala, consilier de cariera etc) sau de specializare mai tehnica (de exemplu compensatii si
beneficii, relatii de munca). Evolutia ierarhica spre functia de manager formare sau cea de manager resurse umane este
de asemenea posibila. Intrarea in sectorul serviciilor suport in formare este o alta optiune de dezvoltare din aceasta
ocupatie.

6.Concluzii

Specialistul in formare este o persoană cu expertiza in domeniul sau de activitate, avand ca obiectiv adresarea nevoilor de
invatare din cadrul organizatiei in care activeaza, incadrandu-se in resursele disponibile si in termenele prevazute.
In indeplinirea obiectivului sau, specialistul in formare este responsabil de implementarea intregului proces de invatare
pentru angajati, parcurgand pentru aceasta mai multe etape precum: analiza nevoilor de formare din organizatie,
centralizarea nevoilor de instruire, crearea planului de formare impreuna cu managerul direct, analizarea furnizorilor
interni/externi si a solutiilor de formare existente, conceperea bugetulului si propunerea spre aprobare, organizarea
sesiunilor de formare propriu-zise, urmarirea implementarii programelor de formare conform planului, operarea
ajustarilor necesare pe parcursul procesului, colectarea informatiilor referitoare la impactul programelor de formare.

Activităţile specifice ocupatiei sunt cele legate de coordonarea procesului de formare in cadrul organizatiilor. Tipologia
activitatilor include identificarea şi obţinerea informaţiilor necesare desfasurarii activitatii proprii, analiza si evaluarea
nevoilor de formare in organizatie si a pietei furnizorilor de formare, luarea deciziilor aferente propriilor
atributii, comunicarea, interactiunea si consilierea clientilor interni, gestionarea relatiei cu furnizorii de servicii,
raportarea activitatii realizate si a indicatorilor obtinuti, gestionarea resurselor de care dispune, asigurarea indirect a
suportului pentru derularea activitatilor generale ale organizatiei.

Din punctul de vedere al coordonarii procesului de formare, Specialistul in formare trebuie sa demonstreze foarte bune
abilitati de organizare si planificare, comunicare, eficienta intepersonala, gandire analitica, capacitatea de a opera cu cifre,
flexibilitate si adaptare, negociere si persuasiune, precum si intelegerea contextului de afaceri in care opereaza
organizatia. Nu in ultimul rand, rezistenta la stres, incadrarea in termene si prioritizarea actiunilor reprezinta abilitati
importante in activitatea unui specialist in formare, avand in vedere ritmul dinamic de crestere al afacerilor in Romania si
volumul mare de munca specific proiectelor de resurse umane. Competentele Specialistului in formare, intelese ca si
cumul al abilitatilor si cunostintelor unei persoane, sunt de asemenea variate. Printre cele mai importante mentionam
stapanirea foarte buna a metodelor si instrumentelor specifice procesului de formare, managementul proiectelor, lucrul
in echipa, orientarea spre rezultat, orientarea spre client, rationamentul numeric.

Specialistii in formare sunt in general persoane cu pregătire superioară, cu pregătiri diverse în domeniul economic,
ştiinţe sociale, stiinte umaniste, financiar, tehnic, administrativ, sau absolvenţi ai oricaror altor instituţii de învăţământ
superior. Pregătirea în instituţii de învăţământ superior este necesara, dar pentru practicarea cu succes a ocupatiei de
Specialist in formare este esential ca aceasta sa fie completata prin experienta practica in implementarea unor procese de
formare si utilizarea unei game de instrumente de formare cat mai variate. Cunoştinţele Specialistului in formare se
referă, dar nu se limiteaza la managementul proceselor si procedurilor de formare, cunoasterea conceptelor legate de
formare (mentorat, training, coaching, dezvoltarea echipelor, mentorat, e-learning, rotatia pe posture etc), comunicare
interna, proceduri de achizitii, orientare către clienţi.