2.

Documente - în perioada implementării, echipa de implementare își stabilește și desfășoară

activităţile ţinând cont de două tipuri de documente, necesar a fi cunoscute atât de către membrii
echipei cât și de către conducerea instituţiei /organizaţiei:

a. Documente externe – elaborate de Comisia Europeană (contractul de finanţare, anexele la contract,

ghidurile de utilizare ale instrumentelor IT) și de AN (fișe de monitorizare periodică, notificări, prezentul
Ghid).

b. Documente interne – elaborate de conducerea instituţiei / echipa de implementare în vederea

implementării proiectului (decizii, proceduri și instrumente, note de fundamentare ale unor decizii
interne, planuri de monitorizare/ evaluare/diseminare/pregătire a participanţilor, pontaje, etc).

Cine comunică cu Agenţia? Reprezentantul legal al Beneficiarului /Coordonatorului- în special pentru

aspecte contractuale; Coordonatorul de proiect sau persoana de contact-toate aspectele legate de
managementul de proiect; Persoanele de contact ale partenerilor beneficiari în proiect-dacă este cazul.

Definitivarea echipei de implementare și a alocării sarcinilor. Echipa de implementare va fi definitivată

atât la nivelul Beneficiarului/ Coordonatorului, cât și la nivelul parteneriatului, cuprinzând membri din
partea tuturor instituŃiilor partenere (în cazul consorţiilor naţionale). Echipa trebuie să conţină
personal suficient astfel încât să fie acoperite toate sarcinile din proiect (manager de proiect, responsabil
financiar, responsabil activităţi logistice, responsabil comunicare, responsabil monitorizare și evaluare
etc.). În interiorul echipei, comunicarea se va face regulat, inclusiv prin sedinţe, reuniuni periodice etc.,
iar Beneficiarul / Coordonatorul va păstra dovezi în acest sens (ex. copii după email-uri, minute ale
reuniunilor), acestea putând fi solicitate ulterior de către AN. Cu titlu de recomandare, etapele acestui
proces sunt: • stabilirea echipei de implementare, prin decizie internă emisă de director/manager; •
stabilirea responsabilităţilor și întocmirea unor fișe de post în concordanţă; • organizarea echipei:
parcurgerea formularului de candidatură, stabilirea calendarului întâlnirilor de lucru prin corelarea cu
activităŃile proiectului (actualizat permanent), stabilirea și definitivarea documentelor interne/externe
de lucru.