MANAGEMENTUL FIRMEI

Curs 5
Sistemul Informaţional şi
Comunicarea

Cătălina RADU

Ce este sistemul
informaţional?
 Sistemul informaţional este ansamblul de date,
informaţii, circuite şi fluxuri informaţionale,
proceduri şi mijloace de tratare a informaţiilor
care sunt necesare pentru fundamentarea,
stabilirea şi realizarea obiectivelor firmei.
 Sistemul informaţional ≠ Sistemul informatic!!!
 Sistemul informatic este acea componentă a
sistemului informaţional care vizează
culegerea, transmiterea, prelucrarea şi
stocarea informaţiilor cu ajutorul mijloacelor
electronice de calcul.

1
 Componentele sistemului
informaţional (1)

1. Data este descrierea cifrică sau letrică a

unor acţiuni, fapte, procese, fenomene
care privesc mediul intern sau extern al
firmei.
2. Informaţia este o dată care a fost supusă
unui proces de prelucrare şi aduce un plus
de cunoaştere pentru destinatar,
furnizându-i elemente noi, valorificabile în
exercitarea sarcinilor şi realizarea
obiectivelor ce-i revin.

Componentele sistemului
informaţional (2)

3. Circuitul informaţional reprezintă traseul

parcurs de date şi informaţii de la emiţător
la receptor.
4. Fluxul informaţional este ansamblul de
date şi informaţii deplasate pe trasee
prestabilite, cu o anumită viteză şi
frecvenţă, cu ajutorul unor suporţi
informaţionali, între emiţător şi receptor.

2
 Componentele sistemului
informaţional (3)
5. Procedura informaţională reprezintă
ansamblul elementelor prin care se
stabilesc şi se utilizează modalităţile de
culegere, înregistrare, prelucrare şi
transmitere a informaţiilor cuprinse în
anumite circuite şi fluxuri informaţionale.
6. Mijloacele de tratare a informaţiilor se
referă la modalităţile de colectare,
înregistrare, stocare, prelucrare şi
transmitere a datelor şi informaţiilor.

Tipologia informaţiilor (1)

 După modul de exprimare:

- informaţii orale;
- informaţii scrise;
- informaţii audio-vizuale.

 În funcţie de gradul de prelucrare:

- informaţii primare (de bază);
- informaţii intermediare;
- informaţii finale.

3
 Tipologia informaţiilor (2)

 În funcţie de direcţia vehiculării:

- informaţii descendente;
- informaţii ascendente;
- informaţii orizontale.
 În funcţie de provenienţă:
- informaţii exogene (din exterior);
- informaţii endogene (din interior).
 În funcţie de obligativitate:
- informaţii imperative;
- informaţii nonimperative (indicative).

Calitatea unei informaţii

este dată de...
 Realism (reflectă fidel situaţia şi mediul)
 Complexitate (se au în vedere diferite variabile de
natură tehnică, economică, social-culturală, etc.)
 Claritate şi concizie (economie de mesaje!)
 Oportunitate (culegerea, înregistrarea,
transmiterea şi prelucrarea în timp util)
 Dinamism (descrierea proceselor în evoluţie)
 Adaptabilitate (mod de prezentare adaptat la
specificul receptorului)
 Precizie şi siguranţă (esenţa, fără ambiguităţi!)

4
 Clasificarea fluxurilor
informaţionale
 În funcţie de direcţia de vehiculare:
- fluxuri verticale (descendente sau ascendente);
- fluxuri orizontale;
- fluxuri oblice.
 După conţinut:
- fluxuri omogene;
- fluxuri eterogene.
 În funcţie de frecvenţa producerii:
- fluxuri permanente;
- fluxuri temporare;
- fluxuri periodice;
- fluxuri ocazionale.

Exercițiu

 Un grup de 5-8 studenți

 Instrucțiuni
 Ceilalți urmărim cu atenție procesul

5
 Deficienţele majore ale
sistemului informaţional (1)
1. Distorsiunea constă în modificarea
neintenţionată a mesajului informaţional pe
parcursul culegerii, prelucrării şi transmiterii de
la emiţător la receptor (diferenţe de pregătire,
suporţi informaţionali neadecvaţi, etc.).
2. Filtrajul constă în modificarea intenţionată a
conţinutului unei informaţii datorită intervenţiei
pe parcursul tratării informaţiilor a unor
persoane interesate în modificarea mesajului
informaţional adresat beneficiarului.

Deficienţele majore ale

sistemului informaţional (2)
3. Redundanţa constă în înregistrarea,
prelucrarea şi transmiterea repetată a unor
date şi informaţii.
4. Supraîncărcarea canalelor de comunicare
constă în culegerea, prelucrarea şi
transmiterea de date şi informaţii inutile.
5. Scurtcircuitarea este o formă subtilă a
dezinformării prin care unele persoane sau
subdiviziuni organizatorice sunt eliminate
intenţionat din circuitul sau fluxul informaţional

6
 Ce este comunicarea?

 Comunicarea este un transfer de informaţie

de la un emitent (expeditor) la un primitor
(receptor), în condiţiile înţelegerii corecte de
către primitor a mesajului.
 Eficacitatea comunicării implică realizarea
aceluiaşi înţeles la cei doi subiecţi, a
semnificaţiei ce face obiectul comunicării.
 Legătură strânsă informaţie-comunicare.

Funcţiile comunicării: de ce
comunicăm într-o organizaţie?

 Operaţionalizarea funcţiilor manageriale;

 Stabilirea şi menţinerea relaţiilor dintre
angajaţi;
 Relevarea posibilităţilor de îmbunătăţire a
performanţelor individuale şi generale ale
organizaţiei (feedback);
 Identificarea, cunoaşterea şi utilizarea
corectă a diferitelor tipuri de nevoi şi
stimulente;
 Instaurarea relaţiilor corecte şi eficiente.

7
 Scopurile primare ale
comunicării
 Control
 Instrucţie
 Motivaţie
 Feedback şi evaluare
 Schimb de informaţii
 Nevoi sociale

Fiecare mesaj poate servi mai multor scopuri.

Procesul de comunicare (1)

8
Procesul de comunicare (2)

 Emitentul: individul, grupul sau firma/

organizaţia interesată în a comunica ceva
celeilalte părţi;
 Codificarea: procesul prin care mesajul este
transformat dintr-o idee într-un simbol care
poate fi transmis;
 Canalul de transmitere: mijlocul de
transmitere (ex: undele sonore);
 Decodificarea: procesul prin care receptorul
interpretează mesajul;

Procesul de comunicare (3)

 Receptorul: un individ, un grup sau o firmă/

organizaţie, care decodifică mesajul, face un
efort pentru a-l înţelege şi a răspunde;
 Feedback: răspunsul receptorului la mesaj;
 Perturbaţii: disturbare în procesul
comunicării care produce deformarea
comunicării (cea mai frecventă perturbaţie:
zgomotul)

9
 Mesajul transmis

 KISS (“Keep It Short and Simple)

 Exemplu Filip al II-lea al Macedoniei şi

Sparta

Tipuri de comunicare
organizaţională (1)
 După canalul de comunicare:
- comunicarea formală;
- comunicarea informală: mai rapidă, dar cu
distorsiuni şi filtraje.
 În funcţie de sensul circulaţiei mesajului şi
poziţia emitentului faţă de primitor:
- comunicarea descendentă (ex: instrucţiuni);
- comunicarea ascendentă (ex: rapoarte);
- comunicarea orizontală sau laterală;
- comunicarea diagonală.

10
 Tipuri de comunicare
organizaţională (2)
 După modul de transmitere:
- comunicarea scrisă;
- comunicarea verbală;
- comunicarea paraverbală şi nonverbală
(90% dintr-un mesaj!).
 După modul de desfăşurare:
- comunicarea reciproc directă;
- comunicarea reciproc indirectă;
- comunicarea unilaterală directă;
- comunicarea unilaterală indirectă.

Tipuri de comunicare
organizaţională (3)
 În funcţie de traseul parcurs şi de
completitudinea etapelor:
- comunicarea unilaterală (un singur sens, de
la emitent la receptor): control exclusiv al
emitentului, desfăşurare mai rapidă,
presupunerea concordanţei mesajelor
transmise şi a celor receptate;
- comunicarea bilaterală (două sensuri,
emitent-receptor şi receptor-emitent): pare
mai dezorganizată.

11
 Factori de influenţă în
procesul de comunicare

 Factori externi: mediul ambiant, modificarea

tehnicii şi tehnologiilor, nivelul de educaţie

 Factori interni: parametrii structurii

organizatorice, modul de proiectare şi de
funcţionare a sistemului informaţional, stilul
de management, tipul de cultură
organizaţională.

Bariere în comunicare

 Diferenţele de percepţie;
 Diferenţele de statut;
 Diferenţele de cultură;
 Problemele semantice;
 Zgomotul.

12
 Ascultarea activă

 Oamenii gândesc mai repede decât vorbesc

şi de aceea nu ascultă întregul mesaj care li
se transmite, fiind preocupaţi de pregătirea
propriului lor răspuns;
 Tehnica ascultării active constă în
receptarea, decodificarea şi verificarea
mesajului prin dialog imediat cu emitentul.

?
13