Manual Fidelio V8

Manual de utilizare
Fidelio V8 Small Business Edition

Bd. Dimitrie Pompei, nr.8
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
CUPRINS
I. INTRODUCERE...................................................................................................................................................... 2
1.1. BARA DE INSTRUMENTE .................................................................................................................................. 3
1.2. MENIUL DE ACCES RAPID ................................................................................................................................ 3
1.3. ECRANUL SCURTATURI.................................................................................................................................... 4
1.4. TASTE RAPIDE .................................................................................................................................................... 4
II. OGLINDA HOTELULUI......................................................................................................................................... 6
III. REZERVARI ....................................................................................................................................................... 7
3.1. CĂUTAREA UNEI REZERVĂRI ......................................................................................................................... 8
3.2. CREAREA UNEI NOI REZERVĂRI................................................................................................................... 10
3.3 EDITAREA UNEI REZERVĂRI .......................................................................................................................... 13
3.4. OPŢIUNI UNEI REZERVARI ............................................................................................................................. 17
3.6 PROCEDURI........................................................................................................................................................ 30
IV. RECEPTIE ........................................................................................................................................................ 49
4.1. Sosiri ................................................................................................................................................................... 49
4.2. Blocare Camere .................................................................................................................................................... 50
4.3. CAZARE ............................................................................................................................................................. 52
4.4. STATUS HOTEL................................................................................................................................................. 54
V. CASIERIE ............................................................................................................................................................. 56
5.1. PLATA ................................................................................................................................................................ 57
5.2. CONTURI FINANCIARE ................................................................................................................................... 59
5.3. DESCHIDEREA UNEI NOTE DE PLATA .......................................................................................................... 60
VI. RELATII CLIENTI ............................................................................................................................................ 88
6.1. PROFILE ............................................................................................................................................................. 89
6.2. CALENDAR...................................................................................................................................................... 103
6.3. RAPOARTE SI DIAGRAME............................................................................................................................. 104
VII. ADMINISTRARE CAMERE ........................................................................................................................... 105
7.1. SERVICIUL DE ETAJ....................................................................................................................................... 105
7.2. DEZAFECTATA ............................................................................................................................................... 108
7.3. ISTORIC CAMERE........................................................................................................................................... 108
7.4. SITUATIA ACTUALA (STATUT HOTEL) ...................................................................................................... 108
VIII. DIVERSE ........................................................................................................................................................ 110
IX. SETARI ........................................................................................................................................................... 111
X. FERESTRE .......................................................................................................................................................... 111
BIT SOFT SRL CUI: RO 6520428 J40/21722/1994 RO35PIRB4216722639001000 PIRAEUS BANK Bucuresti Capital Social:200.000 RON
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
I. INTRODUCERE
Pentru a începe o noua sesiune de lucru:
1. Dublu clic pe iconiţa de Fidelio Versiunea 8 de pe desktop
2. Va apărea ecranul de autentificare:
- Se introduce numele de utilizator in câmpul Utilizator

- Si Tab pentru a introduce parola in câmpul Parola
- Se apăsa pe butonul Acces
In acest moment se va deschide ecranul principal al programului:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Acest ecran este impartit in trei câmpuri importante:
1.1. BARA DE INSTRUMENTE
De aici se pot accesa toate funcţiile programului. Pentru a accesa funcţia dorita, apăsaţi pe categoria din
care face parte, apoi selectaţi-o din sub meniul afişat.
De exemplu pentru o rezervare noua apăsaţi pe “Rezervare” apoi pe “Rezervare noua”
1.2. MENIUL DE ACCES RAPID
De aici se pot accesa majoritatea funcţiilor uzuale ca : rezervări unde se pot căuta, vizualiza si crea
rezervări, profile, se3 pot administra camerele, se poate intra in modulul casierie unde se pot face plaţi, se
pot vedea rapoarte si diagrame ale hotelului, se poate vedea activitatea recepţionerului (utilizatorului).
Bara de acces rapid este impartita pe secţiuni, fiecare buton conţine mai multe module.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Acest meniu se afla in partea dreapta a ecranului. Pentru a-l accesa se foloseşte Butonul “Scurtătura”
din ecranul principal.
Pentru a selecta o categorie apăsaţi pe iconiţa corespunzătoare. De exemplu, pentru a face o rezervare
apăsaţi pe iconiţa “Rezervare” si ecranul de rezervări se deschide.
1.3. ECRANUL SCURTATURI
Este ecranul principal al opţiunii selectate, aşa cum este in imaginea de mai sus, după ce s-a selectat
butonul “Rezervare” fie din bara de meniul, fie din meniul din dreapta vor apărea informaţii despre
rezervările existente si opţiuni legate de rezervări cum ar fi: căutarea, editarea sau crearea.
1.4. TASTE RAPIDE
De aici se pot apela direct diverse funcţii uzuale fără sa mai deschidem meniurile specifice.
Funcţia “Maximum Disponibil” ne afişează disponibilul de vânzare pentru intervalul de timp selectat.
Restul funcţiilor se regăsesc in celelalte meniuri.
Aceasta funcţie sa găseşte numai in acest meniu.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Se poate naviga prin meniu folosind tastele de accelerare, care ne permit un acces mult mai rapid in
anumite câmpuri prin apăsarea tastei CTRL+ litera subliniata din meniu.
Tasta Rapida Descriere

F3 Jurnalul de conferinţe
F4 Calendar
CTRL+A Sosiri
CTRL+B Plaţi
CTRL+D Disponibilul
CTRL+E Postări
CTRL+G Grupuri
CTRL+H Statut hotel
CTRL+I In hotel
CTRL+L Tarife
CTRL+M Mesaje
CTRL+N Rezervare noua
CTRL+P Profile
CTRL+Q Rezervare Rapida
CTRL+R Interogare tarife
CTRL+S Căutare camera
CTRL+T Carte de telefoane
CTRL+U Actualizare rezervare
SHIFT+ALT+R Calculator valuta
Pentru a deschide meniul de taste rapide se accesează opţiunea “Taste Rapide” din bara meniu.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
II. OGLINDA HOTELULUI
Ecranul implicit la pornire va fi “Oglinda Hotelului”. Daca nu apare implicit la logarea in aplicaţie se
foloseşte combinaţia de taste CTRL + L. Închiderea ferestrelor se face cu F10.
Din acest ecran se vizualizează toate rezervările aşteptate, cazate, eliberate din hotel, se vizualizează
starea camerelor (murdara, curata, dezafectata), din acest ecran se pot face rezervări pe camere, se pot caza
si elibera, muta si partaja rezervările.
In partea stânga sunt afişate informaţii referitoare la camerele din hotel:

 număr camera
 tip camera
 statut camera (verde=curata, galbena=murdara, roşie = murdara ocupata,
negru=dezafectata). Pentru schimbarea statutului se face clic cu butonul din dreapta
de la Mouse pe căsuţa colorata si apare meniul:
In partea de jos a ferestrei sunt câmpuri de căutare selectiva si opţiuni de afişare.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
O scurta explicaţie a câmpurilor este prezentata in cele ce urmează:
De la – Pana la: de aici se aleg data de la care si pana la care sa afişeze pe ecran camerele din hotel.
Camera – se poate alege afişare numai a unei anumite camere din hotel, un număr de camere sau toate
camerele.
Tip camera – afişează numai un tip de camera, mai multe tipuri sau toate.
Caracteristici Cam – afişează numai camerele care conţin acele caracteristici.
Nume – căutarea unui turist din hotel folosind numele lui.
Butoane – se schimba forma sub care sunt afişate camerele ocupate din hotel.
Detalii – daca se bifează aceasta opţiune, in partea dreapta a ecranului apar informaţii despre rezervarea
din camera selectata.
Legenda – daca se bifează aceasta opţiune in partea dreapta a ecranului este afişata legenda ecranului.
Aici se poate vizualiza descrierea imaginilor asociate rezervărilor (cazata, eliberata, mutate, partajata)
Afişare normala – este afişarea care tine seama de opţiunea “de la – pana la”
Afişare saptamanala – se afişează camerele numai pe o saptamana.
Câteva camere – sunt afişate un număr mai mic de camere.
Multe camere – sunt afişate mai multe camere.
Mărire/Micşorare – se schimba dimensiunile coloanelor si linilor de pe ecran.
Coloana gri închis reprezintă data economica in care se lucrează.

Camerele ocupate sunt afişate sub forma unor benzi colorate pe care sunt trecute numele si prenumele
turistului cazat si după caz o bifa verde (daca este cazat) sau o bifa roşie (daca este eliberata). O rezervare
necazata nu are trecuta nici o bifa.
Pentru a face o rezervare noua sau o cazare noua puneţi Mouse-ul pe data sosirii apoi trageţi pana pe
data plecării. Se va deschide automat un meniu din care selectam “Rezervare noua”, “Cazare” sau “DZ –
DE” (schimbare status camera in Dezafectata sau cu Defecţiuni – vezi cap. Administrare camere).
Daca se alege rezervare noua se deschide meniul de editare al rezervării (vezi capitolul Rezervări)
Daca alegem cazare (numai pentru rezervări existente) se face cazarea. Acest lucru este semnalat printr-
o bifa de culoare verde pusa pe camera respectiva.
Daca bifa este de culoare roşie înseamnă ca acea camera a fost eliberata.
Pentru camerele cazate meniul mai conţine:
 editare – se pot modifica datele profilului (vezi cap. Rezervări)
 anulare cazare – se poate anula cazarea numai daca nu au fost postate servicii sau
plaţi.
 eliberare – se deschide meniul de note de plata pentru a face eliberarea (vezi cap.
Casierie)
 mutare in alta camera – se poate muta in alta camera. Atenţie pe ce coloana va aflaţi
(data) pentru ca mutarea se va face începând cu data respectiva.
III. REZERVARI
Funcţia “Rezervări” poate fi accesata fie din bara de instrumente de la iconiţa “Rezervări”, fie din
meniul de acces rapid din stânga ecranului, iconiţa cheie “Rezervări”(vezi cap. Introducere)
După ce se selectează aceasta opţiune va apărea ecranul principal al rezervărilor de unde se

vizualizează, se editează si se creează rezervări.
Căutare rezervare
Ecranul principal al rezervărilor este impartit in patru secţiuni distincte:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Câmpul de căutare – consta in mai multe criterii de baza in căutarea rezervării, ca Nume, Prenume,
Număr de confirmare, Tipul rezervării, Nr. camerei, Compania, Agenţia, Grupul, Caracteristici si un câmp
avansat de căutare.
Rezultatele cautarii – sunt returnate in tabel, incluzând numai numărul de camere, sosirea, plecarea,
tipul, starea rezervării, numărul camerei, tipul de camera, agentul, compania sau sursa de informaţie, numărul
grupul si codul blocului.
Reprezentarea arborescenta – Acest ecran apare numai când este selectata o rezervare si prezintă o
lista cu toate detaliile unei rezervări ca tipul de camera, codul de piaţa, sursa, plaţi fixe, pachete ataşate,
profil – adresa, contact, legături, istorie si rezervări viitoare.
Pagina HTML – o pagina editabila unde se găsesc detaliile generale ale unei rezervări.
3.1. CĂUTAREA UNEI REZERVĂRI
Căutarea de baza
In mare parte căutarea este intuitiva, se pot introduce date in mai multe câmpuri ca: nume, prenume,
numărul confirmării pentru a restrânge căutarea. Daca nu este completat nici un câmp atunci vor fi afişate
toate rezervările in ordine alfabetica. Tabelul 1 explica câmpurile din căutarea de baza.
Tabel 1: Ecranul de căutare al rezervări

Câmp Informaţie
Nume Numele profilului asociat (turistului)
Prenume Prenume profilului asociat (turistului)
Confirmare Nr. Căutarea după numărul confirmării.
Tip rez. Căutare după un anumit tip de rezervare, ca rezervări definitive, preliminare, sau se
poate alege dintr-o lista de rezervări pre-definite.
Camera Nr. Căutarea unei rezervări asociate unei anumite camere.
Căutare Avn. Se pot alege dintr-o lista derulanta câmpurile de căutare disponibile. De exemplu se
alege “Sosire” “Egala cu” si apoi se selectează o data in calendar. Se va returna o
lista de sosiri in ziua respectiva.
Caracteristici Căutare după caracteristicile specifice rezervării. Se selectează din lista atributele
definite. Caracteristicile unei rezervări sunt tratamente speciale pe care le clientul le
doreşte sa fie plasate in camera lui. De exemplu ‘şampanie’, ‘ziare’ sau ‘flori’.
Companie Compania de care aparţine turistul, daca este cazul. Se poate alege dintr-o lista daca
se vrea căutarea după profilele de companii existente sau crearea unui nou profil.
Agenţia Agenţia de turism. Se poate alege dintr-o lista daca se vrea căutarea după profilele
de agenţii existente.
Grup Căutarea după un anumit grup, lista derulanta permite alegerea după tipurile de grup
existente.
Căutarea avansata a unei rezervări
Exista mai multe câmpuri de căutare in “Căutare avn.”. Căutarea avansata este formata din 3 câmpuri
de selecţie:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
 Primul da posibilitate de alegere dintr-o lista derulanta.

 Al doilea limitează câmpul de căutare la un al doilea nivel sau da posibilitatea alegerii condiţiilor.
 Al treilea necesita o valoare care corespunde condiţiei.
Simboluri
Căutarea se poate utiliza si folosind simbolul (%). Acestea sunt de ajutor in câmpul de nume. De
exemplu , M%ller va returna Miller, Muller, %Bank va returna Investment Bank, American Bank.
Începerea cautarii
Pentru activarea cautarii, trebuie apăsat butonul “Căutare” plasat in dreapta sus. Datorita timpilor de
căutare in baze de date mari, s-au implementat doua opţiuni de căutare. Prima este atunci când se apăsa
butonul “Căutare”, căutarea returnează rezervările care corespund câmpului de interogare, iar a doua
apăsând butonul “Căutare Generala” care va returna toate rezervările existente.
Formularul de interogare poate fi şters apăsând butonul “Curata”.
Secţiunea de afişare a rezervărilor
Secţiunea de afişare a rezervărilor este reprezentata de un tabel in care sunt returnate rezultatele
cautarii. Aceasta prezintă in partea de sus mai multe ferestre (taburi). Fiecare tab permite selectarea
rezervărilor după starea lor. Aceasta secţiune este arătata in imaginea de mai jos.
Tabelul 2 explica aceste ecrane.

Tabelul 2: Ferestrele de selecţie a rezervărilor.
Scurtarea cautarii
Se poate căuta si in tabelul rezultatelor afişate cu ajutorul butonului “Căuta in Tabel”
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
3.2. CREAREA UNEI NOI REZERVĂRI
Înainte de a face o noua rezervare trebuie verificat tariful pe camera si disponibilitatea camerelor. Acest
lucru se poate face apăsând tasta rapida CTRL + R pentru disponibilitate tarif pe camera sau CTRL + D
pentru tipul de camere sau se verifica “Oglinda Hotel”. După ce s-a verificat se poate face o noua rezervare
apăsând tasta “Nou” din ecranul de căutare al rezervării sau folosind tasta rapida CTRL + N. Fiecare
rezervare trebuie sa aibă un profil ataşat, de aceea selectând o noua rezervare Suite8 va arata ecranul de
căutare al profilului, de acolo se poate căuta profilul după criteriile enunţate mai sus sau se poate crea unul
nou din ecranul de rezultate.
Nota: Întotdeauna o rezervare va fi asociata unui profil dar nu mereu unei camere.
Obs.: La crearea unei noi rezervări se introduce mereu in ecranul de căutare al profilului numele
turistului, pentru a nu crea profile identice in cazul in care turistul a mai fost cazat înainte in
hotel!Profilelenu se pot şterge!!.
Din ecranul principal al cautarii profilului se poate căuta, crea sau edita un profil existent
Tab Opţiune
Sosire Fereastra de sosiri afişează toate sosirile aşteptate intr-o
anumita data. Implicit este data curenta si sosirile aşteptate.
Se poate schimba afişarea, selectând o anumita data si de
asemenea rezervările pentru acea data. Butoanele din partea
dreapta permit editarea, cazarea sau revocarea rezervării sau
accesarea opţiunilor ei (copiere, plata, partaj, istoric, etc.).
In hotel Acest ecran va arata toate rezervările care vor fi in casa la
o anumita data. Aici rezervările pot fi aşteptate, cazate sau
neonorate. Se pot modifica cu butonul “Editare” sau se pot
accesa opţiunile rezervării cu butonul “Opţiuni”.
Depinzând de starea rezervării, se poate caza sau anula.
Plecare Toate rezervările având data de plecare la data selectata.
Starea lor poate fi expirata (neonorate). Butoanele
disponibile “Editare” si “Opţiuni”.
Tot Se pot vedea toate rezervările inclusiv istoric oaspeţi care au
stat la înainte la proprietate. Se pot vedea rezervările
revocate. Se pot vedea rezervările neonorate dar care nu au
fost anulate, etc.
Căutarea poate fi activata apăsând Căutare Gen. Aceasta
fereastra va returna toate rezervările care corespund
criteriului de căutare. Daca rezervările au starea Neonorat
sau Anulate va fi disponibil inca un buton Reiniţiază.
Conturi financiare Aceasta fereastra va arata toate conturile financiare. Butoane
ca “Editare” permit editarea contului financiar sau ca
“Opţiuni” – selectarea postărilor serviciilor. Butonul Nou
creează un nou cont financiar.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabel 3: Opţiunile de Profil Nou

Câmp Informaţie
Individual Persoana fizica
Angajat Petrom Profil particular de angajat al unei firme prestatoare de servicii sau
proprietara a hotelului.
Firma Profil de companie
Sursa Sursa rezervării de exemplu Biroul Central de Rezervări
Agenţie de turism Profil de agenţie de turism
Uz intern Profil particular de angajat al hotelului.
Nota: Tipurile profilelor disponibile sunt dependente de configuraţia hotelului.
Se poate introduce numai numele, restul de informaţii se pot introduce mai târziu. In tabelul de mai jos
se explica pe rând câmpurile tuturor opţiunilor care pot fi completate, cu menţiunea câmpurile îngroşate
sunt obligatorii.
Ecranul de introducere al unui profil individual este prezentat in imaginea de mai jos:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabelul 4: Fereastra de profil: Individual
Câmp Explicaţie
Nume Introducerea numelui turistului (daca sunt stabilite reguli de scriere se
vor respecta, de exemplu capitalizarea – scrierea cu litere mari de tipar).
Aşa cum este introdus numele in Ecranul de profil aşa va apărea pe
scrisori si facturi. Căutările nu sunt afectate de capitalizarea literelor.
Prenume Prenumele turistului.
Limba Se poate alege dintr-o lista derulanta, este limba care i se adresează si in
care primeşte corespondenta. Este folosita de asemenea la telefoanele de
trezire si mesageria vocala.
Adresa Adresa turistului. Se pot asocia un număr nelimitat de adrese. Butoanele
asociate adresei sunt “Salvare”, “Nou”, “Editare” si “Ştergere”
Prima Bifarea acestui buton daca adresa este primara. Implicit prima adresa
introdusa este primara.
Tara Selectarea codului tarii dintr-o lista derulanta.
Cod P. Codul poştal.
Oraş Câmpul unde se introduce oraşul.
Judeţ Introducerea judeţului. Se alege dintr-o lista derulanta.
Strada Strada si numărul profilului (turistului)
Contact Un număr nelimitat de contacte pot fi asociate unui profil
Opţiunile sunt: “Nou”, “Editare”, “Şterge con.”
Tip Se selectează tipul de contact dintr-o lista derulanta
Valoare Introducerea valorii tipului de contact, de exemplu numărul de telefon,
adresa de posta electronica, pagina de internet
Nota: Daca exista o conexiune la internet, posta electronica poate fi
transmisa direct din V8 (cu MS Outlook).
Prima Se selectează acest buton daca se vrea ca metoda de contact sa fie
primara.
Metoda de contact primara poate fi definita pentru fiecare tip de
comunicaţie, de exemplu telefon primar, fax, email primar, etc.
Contact primar Este afişat numai daca individul este legat de o companie. Defineşte
individul ca principala persoana de contact a companiei.
Activ Implicit butonul este bifat, profilul este activ. Daca se de-bifează profilul
este inactiv (opus ştergerii), se introduce un motiv pentru a seta profilul
ca inactiv. Profilul va exista, dar fi marcat cu roşu, ca inactiv.
Data de naştere Data de naştere a oaspetelui.
Locul Naşterii Locul de naştere al turistului
Naţionalitatea Se selectează dintr-o lista derulanta
Preferinţe Selectare camerelor sau categoriilor preferate de oaspete dintr-o lista
derulanta. Pot fi de asemenea excluse camere sau categorii. Selectările
vor fi luate in considerare atunci când se face căutarea in ecranul de
căutare al camerei pe rezervare.
Caracteristici Se alege caracteristica dintr-o lista derulanta, de exemplu camere pentru
camera fumători/nefumători, etajul preferat, langa lift, etc. Lista se poate
configura după preferinţe. Când se blochează camera sau se cazează,
Fidelio V8 căuta camerele cu aceste caracteristici.
Status credit C – bani lichizi - Oaspetele poate fi acceptat numai cu bani lichizi. Un
mesaj de avertizare va fi afişat când se va face rezervarea pentru acest
oaspete. Se poate introduce un motiv pentru starea de plata.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
R - Restricţionat Oaspetele este pus intr-o lista restricţionata Aceasta

indica ca hotelul nu doreşte sa primească acest oaspete. Se va afişa un
mesaj de avertizare când se selectează un profil restricţionat pentru
camere noi sau rezervare de conferinţa. Se poate introduce un motiv
pentru restricţionare.
A – Cont contabil - Oaspetelui i s-a aprobat facturarea prin cont contabil.
Se poate da si un motiv pentru contul contabil.
Info card turist Apăsaţi Nou pentru a introduce un nou card turist, Editează pentru a
edita un card existent sau ştergere card pentru a-l şterge.
Tip Tipul cardului turist, se selectează dintr-o lista derulanta.
Număr Numărul cardului.
Card de credit Apăsaţi Nou pentru a introduce un nou card de credit, Editează pentru a
edita un card existent sau ştergere card pentru a-l şterge.
Tipul cardului Se selectează tipul cardului dintr-o lista derulanta Numărul cardului
Nr. Card Numărul cardului de credit.
Expira Data de expirare a cardului.
Nume titular Numele de pe cardul de credit.
Se mai pot adăuga Informaţii Suplimentare (Tabel 5), Note sau Legături Profile
Tabelul 5: Ecranul de Informaţii suplimentare
Câmp Descriere
Cod VIP VIP indica tratarea speciala a unui oaspete. Diferite nivele de VIP se pot
asocia cu culori, in fereastra cu camere oaspeţii care beneficiază de tratament
special apar in culori diferite. Daca este selectata culoarea unei rezervări
aceasta va avea o prioritate mai mare in fereastra de camere, si astfel
oaspetele va fi afişat in culoarea respectiva chiar daca are o alta culoare
asociata tratamentului VIP.
Coduri tarif Daca oaspetele are tarif special, trebuie introdus aici. Tariful este sugerat de
fiecare data când se face o noua rezervare si se verifica tarifele.
Salvare profil Se bifează pentru înregistrarea profilului.
Documente Personale Opţiunile care apar sunt “Nou”, “Editare” si “Şterge”.
Tipul de document Se selectează dintr-o lista derulanta.
Nume turist Numele oaspetelui
Nume in Doc. Numele turistului cum trebuie sa apară in document
Număr Numărul documentului, e.g. ID # sau Paşaport #
Tara Se selectează dintr-o lista derulanta.
Naţionalitatea Se selectează dintr-o lista derulanta.
Valid de la - Valid Pana Datele de validitate ale documentului
la
Emis de Tara/Autoritate
Locul Emiterii Locul unde a fost emis documentul
3.3. EDITAREA UNEI REZERVĂRI
După ce a fost creat profilul va apărea ecranul de editare al rezervării pentru a introduce detaliile. De
asemenea câmpurile îngroşate sunt obligatorii.
Fereastra de editare a unei rezervări este impartita in 2 secţiuni:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
1. Partea de sus arata toata informaţia unui profil. Daca se apăsa butonul Selectare din partea dreapta a
profilului se va deschide fereastra principala de căutare a profilului. Se poate edita profilul, se pot adăuga
sau schimba informaţii, se pot verifica preferinţele. Daca se bifează butonul HTML, se pot vedea detaliile
in format de pagina web.
2. Partea de jos permite sa se adauge detaliile rezervării cum are fi zilele sejurului, ora de sosire si ora
de plecare, tipul camerei, numărul de persoane din camera.
Ecranul principal de editare al unei rezervări este prezentat in imaginea de mai jos :
Acest ecran cuprinde in partea de sus mai multe taburi. Aceste taburi (ferestre) sunt prezentate in
tabelul 6.
Tabel 6: Editarea unei rezervări

Tab Informaţie
Rezervare Informaţii despre profil si detaliile rezervării
Profile Profilele ataşate
Grila Detaliile rezervării in forma de table
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Caracteristici Unde se pot posta servicii speciale

Credit Cards Unde se pot introduce informaţii legate de cartile de credit ale
oaspetelui
Note Aici se pot introduce note pentru rezervare, profil sau alte profile
asociate
Tabelul cu detaliile rezervării

Tabelul 7: Câmpurile din editarea rezervării
Câmp Informaţie
Sosire Data implicita de sosire este data curenta. Data poate fi selectata din
calendar. Acesta este un câmp obligatoriu
Nopţi Numărul de nopţi pentru cazare, se poate introduce data de plecare in
câmpul din dreapta, V8 calculând nopţile. Pentru camerele de zi se poate
introduce 0 ca nopţi
Plecare Data de plecare a turistului. Daca s-a introdus numărul de nopţi, se va
afişa automat. Este un câmp obligatoriu
Ora Doua câmpuri unde se introduce ora sosirii, respectiv plecării turistului
Numărul de camere Numărul de camere pe rezervare. Daca este nevoie de mai multe camere
de acelaşi tip, se poate pune pe aceasta rezervare si apoi se poate imparti
rezervarea înainte de cazare. Daca oaspetele vrea sa rezerve doua camere
duble si una single trebuie ca se rezerve cele 2 camere duble pe aceasta
rezervare si apoi sa se mai adauge o noua rezervare din opţiuni cu tipul
de camera single.
Adulţi Numărul de adulţi pe camera.
Copii Numărul de copii pe camera
Tipul de camera Se alege tipul de camera sau se selectează dintr-o lista derulanta. Acest
câmp este obligatoriu.
Tip tarif Introducerea unui tarif, sau selectarea lui dintr-o lista de tarife disponibile
pentru fiecare tip de camera.
Camera Se poate scrie numărul camerei, daca oaspetele doreşte o anumita camera
si se ştie ca acea camera este disponibila. Pentru a verifica
disponibilitatea se apăsa pe butonul de langa numărul camerei si se
deschide ecranul de căutare al camerelor. Daca se alege o camera care nu
corespunde criteriilor de alegere, Suite8 va întreba daca se doreşte
schimbarea tipului de camera cu cel corespunzător numărului de camera
ales.
Valoare Valoarea este introdus automat daca a fost ales un tarif din lista de tarife
disponibile. Daca nu s-a introdus un tarif, Suite8 permite adăugarea
preţului manual.
Nota: daca s-a introdus un tarif din lista, acesta se poate rescrie manual
si acesta va apărea pe factura
Preţ manual Daca a fost introdus un preţ in tarifare fara sa se scrie un cod de tarifare
sau prin suprascrierea preţului calculat din codul de tarifare, trebuie sa se
bifeze aceasta opţiune pentru a indica ca tariful este introdus manual.
Daca un cod tarifar a fost introdus si apoi schimbat manual fara ca “Preţ
manual” sa fie selectat, atunci preţul calculat din codul tarifar va fi afişat
si nu preţul manual introdus.
Tipul de rezervare Aici se poate introduce daca rezervarea este garantata sau negarantata.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Cele garantate vor fi deduse din ecranul de disponibilitati, in timp ce cele

negarantate nu vor fi scoase.
Segmentul de piaţa Se poate introduce segmentul de piaţa sau se poate alege dintr-o lista
derulanta
Caracteristici camera Se aleg dintr-o lista derulanta. Daca asupra profilului s-au aplicat
caracteristici ale camerei, acestea vor fi copiate in ecranul de editare al
rezervării.
Culoare Ce culoare a rezervării sa fie afişata in fereastra cu camere CTRL + L.
Aceasta poate folosi la grupuri sau la oaspeţi speciali.
Observaţii Câmp de text care poate apare in ecranul de facturare in pagina HTML.
Discount Acest câmp permite sa se introducă o suma de reducere. Suma introdusa
se va deduce din preţul camerei, tariful si preţul nou calculat for fi afişate
in coltul din stânga jos al ecranului. Daca se introduce o valoare cu
semnul minus, aceasta va fi adăugata tarifului.
Discount % In acest câmp se poate introduce o valoare procentuala a reducerii. Daca
se completează ambele câmpuri, se va aplica reducerea ambelor.
Motivul Motivul pentru reducere. Se poate selecta dintr-o lista derulanta.
Selectarea unui tarif din lista de tarife
Pentru a selecta un tarif rezervării
Se apăsa butonul de langa câmpul de tarif. Va apărea următorul ecran:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Acest ecran este divizat in 4 secţiuni:
1. Partea de sus arata tipul de camere disponibile, numărul de camere disponibile pe tipul de camera,
tarifele si codul tarifelor. Un indicator arata cărui profil aparţine tariful.
2. Partea de jos a ecranului arata următoarea informaţie:

Secţiunea cu Informaţii Generale arata o descriere o tarifului, a tipului de camera si preţul cu TVA si
fara al camerei pe întreg sejurul si pe noapte.
Informaţii Restricţie Tarif afişează diverse restricţionări ca aproape de sosire sau durata minima de
sejur. Aceste restricţionări pot fi setate manual sau printr-o interfaţa automata.
3. Filtru Rezervare poate fi folosit pentru filtrarea codurilor de tarif. Filtrul poate fi schimbat selectând
unul din butoanele radio disponibile
4. In partea de jos a ecranului este afişata data rezervării pentru o noapte implicit. Daca rezervarea este
pentru mai multe nopţi apare butonul Următorul cu ajutorul căruia se poate naviga pe zile.
Plata rezervării – vezi capitolul Casierie
3.4. OPŢIUNI UNEI REZERVARI
3.4.1 Din ecranul principal de editare al rezervării.

Acest buton se afla in partea dreapta de jos a ecranului
Nota: Aceste opţiuni depind de starea rezervării, unele fiind indisponibile. De exemplu daca
se selectează o rezervare cu statusul “cazat” opţiunea Depozite solicitate va fi indisponibila.
Aceasta opţiune este disponibila numai la rezervările Aşteptate
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Copiere
Aici se creează o copie a rezervării deschise, dar cu alt nume. Suite 8 va afişa o copie a rezervării si se
poate selecta un alt profil. Toate detaliile rezervării exceptând profilul oaspetelui si notele rezervării si
cartile de credit ale turistului si rezervării vor fi copiate noii rezervări.
Autorizaţie suplimentara
Aceasta opţiune este valabila numai când este conectata o interfaţa de citire a cardurilor. Cu un cititor
de carduri, numit si interfaţa EFT, este posibil sa se facă reguli de aprobare a plaţii. Calculul poate fi de
exemplu durata de şedere multiplicata cu tariful pe camera. Depinzând de cheltuielile pe care oaspetele le
poate face in timpul şederii la hotel, poate fi necesara obţinerea unei aprobări de plata de la compania
emitenta a cardului de credit. Se selectează aceasta opţiune daca se doreşte aceasta autorizaţie.
Următoarele opţiuni :
Plata
Relaţii de plata
Sunt discutate in capitolul Casierie
Scrisoare de confirmare
Aceasta opţiune va deschide un ecran ca cel prezentat mai jos. Acest ecran este impartit in trei secţiuni.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
 Prima secţiune este alegerea dintr-o lista a şabloanelor pre-definite de scrisori.
 A doua secţiune oferă informaţii despre profilele asociate. Ecranul cu detalii arata toate adresele
profilului, adresa primara, si ce contact este selectat. Daca exista mai multe profile ataşate, se poate
selecta profilul căruia i se adresează scrisoarea.
 A treia secţiune da informaţii despre istoricul scrisorilor trimise acestei rezervări.
Pentru a trimite o scrisoare de confirmare se selectează un model, limba si informaţiile despre profil
care trebuiesc folosite in scrisoare. Pentru a edita scrisoarea se foloseşte “Editare”. Scrisoarea este generata
si afişata pe ecran.
Servicii cu valoare fixa
Se selectează aceasta opţiune daca se doreşte adăugarea unui serviciu cu valoare fixa in rezervare.
Aceste servicii sunt folosite pentru a posta cheltuielile zilnice pe camera, taxa pachetelor, de exemplu un
animal de casa, parcarea sau un pat in plus. Suite 8 postează aceste cheltuieli fixe automat in timpul
închiderii de zi sau când se alege opţiunea de plata a cheltuielilor zilnice in modulul casierie.
Pentru a adăuga servicii cu valoare fixa, se selectează din meniu, va apărea ecranul cu servicii fixe.
Adăugarea unui serviciu fix
 Se foloseşte butonul “Adăuga”

 Se selectează codul departamentului dorit.
 Se introduce cantitatea
 Se introduce suma
 Si “OK” pentru a salva.
Adăugarea serviciilor fixe pe zile
Ataşarea serviciilor fixe pe zile poate deveni necesara daca anumite cheltuieli se aplica numai pentru
câteva zile ale şederii oaspetelui. De exemplu, daca oaspetele a închiriat o maşina pentru câteva zile si ar
vrea sa închirieze un loc de parcare pentru aceste zile. Pentru a adăuga serviciile fixe pentru anumite zile.
Se selectează zilele din partea inferioara a ecranului
Toate zilele – pentru a adăuga serviciile cu valoare fixa pe toata perioada şederii turistului
Zilele după – pentru a adăuga serviciile cu valoare fixa numai după o zi specifica sau după o data
specifica a rezervaţiei lăsând-o legata de ea pana la sfârşitul şederii.
O zi – daca se selectează aceasta, serviciul este legat de rezervare pentru o singura zi care poate fi
specificata in calendar.
După ce s-au specificat zilele se foloseşte butonul Adăuga si se urmează paşii descrişi mai sus la
adăugarea serviciului fix.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Istoric & Viitor
Selectarea opţiunii Istoric & Viitor pentru a se vedea rezervările trecute si viitoare ale turistului. Ecranul
care va apare este prezentat mai jos:
Opţiunile afişate depind de starea rezervărilor trecute si viitoare. Se pot afişa următoarele opţiuni:
Istoricul arata toate rezervările trecute pentru oaspete daca a mai stat la proprietate. Se arata si
rezervările cu starea Neonorat
In hotel arata toate rezervările turistului pe ziua curenta sau rezervările cazate.
Viitor arata viitoarele rezervări.
Remarca: Coloana de venit nu este calculata pe rezervările viitoare
Anulari va arata toate rezervările anulate ale turistului
Butoanele de “Extindere” si “Restrângere” pot fi folosite pentru a schimba modul de afişare.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Plan masa
Se selectează aceasta opţiune pentru a introduce numărul de mese de mic dejun, prânz sau cina pe zilele
rezervării.
Fisa de înregistrare
Se foloseşte pentru printarea unei fise de înregistrare pentru turist. Se pot selecta după modele pre-
definite dintr-o lista derulanta. Aceasta funcţie este folositoare atunci când rezervarea si cazarea se petrec in
acelaşi timp, atunci când oaspetele apare la hotel fara rezervare.
Partajare rezervări
Partajarea rezervărilor este folosita pentru cazul in care 2 turişti cazaţi in acelaşi hotel dar având
rezervări pe camere diferite doresc sa se cazeze in aceeaşi camera sau daca se vrea impartirea plaţii
serviciilor pe turiştii cazaţi intr-o camera. De exemplu, daca pe o rezervare sunt cazaţi doi turişti intr-o
camera, iar aceştia doresc ca factura sa iasă pentru fiecare in parte, atunci se foloseşte partajul, se introduc
cele 2 profile in partaj, se face distribuirea preţului tarifelor per oaspete si se emite factura separat.
Partajarea cu o rezervare noua
Se selectează aceasta opţiune daca se vrea partajarea rezervării existente cu o noua rezervare. Va apărea
ecranul de profile, de unde se poate alege, crea sau modifica un profil. Suite8 va arata un mesaj de
confirmare întrebând daca rezervarea partajata va deveni rezervarea pe numele căreia va apărea nota de
plata.
Daca se selectează “Yes” rezervarea originala va fi “Maşter” iar cea de a doua “Slave”. Daca se
selectează “No” sistemul va considera cele doua rezervări partajate independente. Rezervările „maşter” si
„slave” vor fi identificate ca o singura rezervare dar cu doua nume diferite. In funcţie de drepturile
utilizatorului se pot schimba dependinţele.
Selectând butonul “Partaj” aflat in coltul din stânga jos al ecranului de editare al rezervări va apărea
următorul ecran:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Fidelio va arata toate rezervările partajate corespunzătoare. Numele rezervării in modul de editare este
afişat in culoarea roşie. In partea de jos a ecranului sunt filtrele de afişare si legenda
Daca este selectat butonul radio “Partaje”, in partea din dreapta vor apărea următoarele butoane:
Tabelul 8: Butoanele de partajare
Buton Sarcini
Editare Rez. Selectarea rezervării(lor) care se vor editate fie cu săgeţile sus/jos fie
plasând cursorul deasupra uneia. Acest buton va deschide ecranul de
editare al rezervării.
Fara partaj Se foloseşte daca se vrea ruperea partajării
Partaj Daca se vrea combinarea partajărilor. De exemplu daca 2 rezervări sunt
partajate pentru 2 nopţi dar nu si pentru a treia noapte se poate folosi
butonul Partaj pentru a combina partajul pentru cea de a treia noapte.
Sus, Jos Pentru a schimba ordinea rezervaţiilor partajate
Închide Întoarcere la ecranul de editare al rezervării
Pentru a schimba sau a vedea preţul pentru toate rezervările partajate se bifează butonul “Preţ”. Acesta
va arata preţul pentru fiecare rezervare.
Nota: Pentru a defini partajările se foloseşte opţiunea “Afişare Partaje” de la butonul “Opţiuni” din
ecranul principal al rezervărilor.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Ecranul care se va deschide este cel arătat precedent.
Tabelul 9: Ecranul de partajare când este selectat preţul

Buton Sarcini
Editare rez. Vezi tabelul 8.
Fara partaj Vezi tabelul 8.
Partaj Vezi tabelul 8.
Preţ Introducerea unui preţ manual sau selectarea lui prin poziţionarea
cursorului pe numele si data dorita. Pentru o selectare multipla se tine
apăsata tasta CTRL sau se selectează cu Mouse-ul.
Aplicare preţ Aplicarea preţului rezervărilor selectate.
Preţ zero Selectarea numelor si datelor pentru care sa nu se aplice cheltuieli. De
exemplu daca o rezervare va fi facturata cu întregul tarif pe camera iar
la rezervarea partajata nu se aplica plata tarifului de camera.
Preţ calculat Se selectează numele si se foloseşte acest buton pentru a vedea preţul
exact calculat. Acest preţ cuprinde tarifele in timpul şederii. De
exemplu doua rezervări sunt partajate pe 2 nopţi. Primul partaj are un
pachet ce calculează micul dejun pe persoana iar partajarea este pentru
prima noapte. Atunci preţul calculat pentru aceasta rezervare in cea de
a doua noapte va adăuga mic dejunul numai pentru o persoana.
Preţ distribuit Se foloseşte acest buton pentru a distribui preţul intre toate rezervările
partajate selectate. De exemplu daca preţul intrat este de 200.00 RON,
se selectează toate zilele si numele si apoi se apăsa “Preţ distribuit”.
Daca existau 2 profile, preţul fiecărei rezervări este 100.00 RON.
Sus Vezi tabel 8.
Jos Vezi tabel 8.
Închide Vezi tabel 8.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Ecranul cu Preţ calculat are aceleaşi butoane si aceleaşi funcţionalitate ca in Tabelul 8.
Partajarea cu o rezervare existenta
Când se selectează aceasta partajare Suite 8 va afişa ecranul cu rezervări de unde se poate selecta una
existenta. După ce selectează rezervarea care se vrea partajata, vor urma aceleaşi opţiuni ca Partajarea cu o
noua rezervare.
Sarcini
Sarcinile sunt mesaje adresate departamentelor din hotel. Sunt folosite pentru a reaminti acelor
departamente sau personalului masuri de luat sau informaţii legate de rezervare. O sarcina poate fi pusa de
exemplu departamentului Serviciu etaj pentru a pune un pat in plus in camera oaspetelui in timpul şederii
lui. Sarcinile necesita o instrucţiune (text) si instrucţiune data.
Tabelul 10 : Butoanele de sarcini
Buton Descriere
Nou O nou sarcina
Editare Editarea unei sarcini existente.
Resolve Rezolvarea unei sarcini sau nerezolvarea ei
Şterge Ştergerea unei sarcini.
Închide Întoarcerea la ecranul principal.
Istoric utilizator
Afişarea istoricului schimbărilor făcute rezervării.

Ecranul este impartit in 2 secţiuni. Partea de sus arata numele turistului si data de sosire si de plecare.
Partea de jos da informaţii detaliate cu privire la schimbări
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabelul 11: Numele coloanelor in Istoric utilizator

Câmp Informaţii
Data Data si ora la care a fost făcuta modificarea. Este data staţiei unde s-a făcut
modificarea.
Text O scurta descriere a schimbărilor
Utilizator Numele utilizatorului care face modificarea
Staţie Numele calculatorului pe care s-au făcut modificările.
Partajarea principala
Se poate schimba starea unei rezervări partajate.
Partaj independent
Daca o rezervare este Principala sau Secundara se poate schimba starea ei intr-o rezervare independenta
3.4.2 Opţiunile rezervării din ecranul principal
Meniul de rezervări din ecranul este uşor diferit de cel din ecranul de editare
Copiere
Are acelaşi rol cu cel din ecranul de configurare, diferenţa consta in lipsa ecranului de selectare a unui
profil nou. Aceasta opţiune este folositoare daca turistul cere o rezervare identica pentru alta perioada sau
daca are nevoie de 2 camere dar nu ştie numele celei de a doua.
Celelalte opţiuni din meniu au fost explicate in fereastra de editare a unei rezervări.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Opţiunile in plus:
Reinstalare
Aceasta opţiune va fi activa numai in cazul rezervărilor anulate sau neonorate
Impartire
Aceasta opţiune este valabila numai daca se selectează o rezervare cu mai multe camere. Înainte de
cazarea oaspetelui, rezervările cu mai multe camere trebuie impartite la singura camera per rezervare pentru
a desemna numărul camerei. Exista 2 opţiuni:
 Impartire una
 Impartire toate
Se selectează “Impartire una” daca se vrea impartirea numai a unei camere. Aceasta va crea o copie a
rezervării selectate. Se poate selecta un alt profil daca se ştie numele turistului sau lăsa numele original daca
nu se ştie.
Se selectează “Impartire toate” daca se vrea impartirea tuturor camerelor din rezervarea originala. De
exemplu daca rezervarea originala are 5 camere single pe numele Popescu, se vor găsi 5 rezervări identice
pe acest nume.
Anulare cazare
Aceasta opţiune este valabila numai in cazul rezervărilor cazate in ziua respectiva si daca nu au fost
adăugate servicii in contul turistului. Când se anulează cazarea, Suite8 va da utilizatorului situaţia camerei.
Daca oaspetele a mai fost in camera poate deveni necesar schimbarea stării camerei.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Anulare Eliberare
Aceasta opţiune este activa numai la rezervările eliberate in ziua respectiva. Permite utilizatorului sa re-
cazeze oaspetele.
Explicarea opţiunilor ce apar in ecranul cu comenzi rapide din partea dreapta
Mutare camera
Se selectează acest ecran daca se vrea sa se vadă camerele programate pentru a fi mutate. Mutarea de
camera poate fi programata din meniul de editare al unei rezervări selectând un număr de camera diferit.
Daca oaspetele are statusul cazat Suite 8 va întreba daca se va muta si oaspetele in acelaşi timp. Se
selectează “Da” daca oaspetele se muta direct in camera respectiva sau “Nu” daca se doreşte rezervarea
camerei pentru oaspete care vine mai târziu in timpul zilei.
Acest ecran este impartit in doua secţiuni

Cea de sus arata informaţii despre rezervările care au fost programate pentru mutarea de camera.
Secţiunea de jos a ecranului arata informaţii despre rezervarea prezenta in camera programata spre
mutare.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Conturi financiare
Conturile financiare nu influenţează disponibilitatea hotelului si pot fi folosite pentru a posta servicii
conturilor care nu sunt de oaspeţi. De exemplu conturi permanente ca conturile de persoana, conturile POS
sau alte conturi interne folosite la postarea corecţiilor sau altor servicii pentru cei ce vin si cer servicii fara a
se caza, pentru plaţi restante sau pentru cei care au eliberat camera dar au postata o interfaţa automata de
plata. Conturile financiare sunt folosite pentru rezervarea de conferinţe si plaţi ale facturii telefonice de la
conferinţa, pentru vânzarea de produse sau servicii la recepţie.
Fereastra principala a conturilor financiare are aceeaşi structura ca cea a rezervărilor. Câmpul de
interogare, rezultatele cautarii si pagina HTML. Câmpurile sunt intuitive.
Tabelul 12: Ecranul de căutare al conturilor financiare

Câmp Informaţie
Nume, Prenume Numele si prenumele profilului ataşat contului financiar
Data de Început Data de la care contul este cazat
Data de sfârşit Data de la care contul este eliberat.
Nr. Cont Numărul de cont
Descriere Descrierea contului financiar arata contul grupului si/sau numărul contului.
Compania Introducerea numelui companiei ataşat contului. Se poate introduce manual sau se
poate selecta dintr-o lista de profile existente.
Agenţie Numele agenţiei ataşat contului financiar. Se poate introduce manual sau se poate
selecta dintr-o lista de profile existente.
Sursa Numele sursei ataşat contului financiar. Se poate introduce manual sau se poate
selecta dintr-o lista de profile existente.
Cont financiar nou
Pentru a introduce un cont financiar nou se foloseşte butonul “Nou”. Este afişat următorul ecran:
Toate câmpurile trebuiesc completate. Aceasta opţiune este disponibila si din modulul de casierie la
Plata unde este si prezentata.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
3.5 Rezervare de grup
Pentru a accesa aceasta opţiune se selectează butonul “Rezervări Grup”. Se va deschide ecranul
principal de căutare al rezervărilor de grup. Acest modul este folosit pentru a introduce si administra
rezervări similare, ca un grup de turişti care vine pentru acelaşi lucru in acelaşi timp si sta aceeaşi perioada
de timp.
Căutarea rezervării de grup
Ecranul principal este divizat in 4 secţiuni exact ca cel de căutare al rezervării simple.
Rezervare noua de grup
Pentru adăugarea unei noi rezervări de grup se apăsa butonul “Nou”
Ecranul pentru grup nou consta in trei secţiuni, fiecare fiind reprezentata de o fereastra.
Tabel 13: Ecranul de rezervare grup

Secţiune Informaţie
Căutare Unde se introduce date ca Nume Grup, Contact, etc. si se pasa
butonul “Căutare”
Rezultate Unde se afişează rezultatele cautarii.
Pagina HTML Secţiune unde se găsesc detaliile despre rezervare
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
La crearea unui nou grup va apărea unu ecran ale cărui câmpuri sunt explicate in Tabelul 12
Tabelul 14: Opţiunile de editare a unui grup nou

Câmp Informaţie
Şablon
Numele modelului de grup. Se apăsa pentru a selecta un
şablon sau a crea unul nou.
Nume Numele grupului este completat automat cu numele modelului.
Contact Numele persoanei de contact.
Limba Selectarea limbii dintr-o lista derulanta
Tara Tara persoanei de contact
Data de început Se poate introduce manual sau din calendar. Implicit este data
curenta.
Nopţi Numărul de nopţi pentru sejur, sau se poate selecta data de
plecare, iar Suite8 va calcula numărul de nopţi.
Data de sfârşit Data de plecare a grupului. Se poate introduce manual sau din
calendar.
Activ Este selectat implicit. Daca se de-bifează acest grup va fi inactiv.
Se poate seta un grup ca inactiv numai daca toate rezervările au
fost anulate.
Lista camere De unde se pot alege camerele rezervate grupului
Comentariu Se pot adăuga comentarii adiţionale.
Şablonul de grup este profilul grupului. Fiecare grup trebuie sa aibă un şablon ataşat, dar un şablon
poate fi folosit de mai multe ori. In câmpul de şablon se selectează , va fi afişat ecranul de căutare al
profilului.
Adăugarea, editarea si ştergerea au aceleaşi funcţii in ecranul de profile.
3.6. PROCEDURI
3.6.1 Crearea unei rezervări pe un profil individual
Crearea unei noi rezervări se poate face fie din “Oglinda Hotel” fie din ecranul principal al rezervărilor.
Atunci când se vrea creata o noua rezervare din “Oglinda Hotel” se procedează in felul următor
Se selectează camera pe care se vrea rezervarea, se tine apăsat butonul din stânga al Mouse-ului si se
trage pe cate zile se doreşte sejurul. In momentul in care se termina cu selectarea zilelor va apărea un ecran
cu opţiuni din care se alege “Rezervare Noua”
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Daca se creează din ecranul principal al rezervării, paşii care trebuiesc urmaţi sunt puţin diferiţi.
Se introduc in secţiunea de căutare datele numelui rezervării (se pot introduce numai primele litere din
nume), pentru a se asigura ca acea rezervare sa mai existe, se apăsa butonul “Căutare”. Daca nu s-a găsit
nici o rezervare cu acel nume se creează una noua apăsând butonul “Nou”.
Nota: După folosirea fie a butonului “Rezervare noua” din “Oglinda Hotel” fie a butonului “Nou” din
ecranul principal al rezervării ecranul care va apare este cel al cautarii profilului.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Ecranul de căutare al profilului este structurat la fel cu cel al rezervării. Are trei secţiuni distincte, cea
de sus având câmpurile de interogare, cea din mijloc afişând rezultatele cautarii iar cea de jos, pagina
HTML afişând detaliile profilului selectat.
Paşii care trebuiesc urmaţi sunt aceeaşi cu cei de creare a unei rezervări noi (căutare, daca exista se
selectează din tabelul de rezultate daca nu exista se creează unul nou cu ajutorul butonului “Nou”).
!!Atenţie: Totdeauna se căuta profilul si apoi se creează unul nou daca nu este găsit. Acest lucru
permite sa nu se creeze profile identice. Profilele din Fidelio nu se mai pot şterge!!.
După apăsarea butonului “Nou” (3 in imaginea de mai sus) va apărea următorul ecran.
De aici se selectează tipul de profil dorit, in acest caz individual, se apăsa butonul “OK” pentru
confirmare.
Nota: Crearea celorlalte profile decurge la fel numai ca trebuiesc completate alte câmpuri.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Ecranul ce se va deschide este cel al profilului individual, unde trebuie completate câmpurile cu
informaţii despre turist. Câmpurile au fost explicate in secţiunea “Profil nou”. Aici se pot introduce date cu
privire la adresa oaspetelui, date de contact, ca telefon, e-mail., fax, informaţii despre numărul buletinului
sau a paşaportului, etc.
După ce au fost completate toate câmpurile necesare se apăsa butonul “OK” pentru confirmare.
Următorul ecran care va apare va fi cel de editare al rezervării.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Aici se pot introduce detalii despre rezervare ca durata sejurului, ora de venire sau plecare, numărul
camerelor rezervate, numărul de persoane dintr-o camera, tipul camerei, tariful, tipul rezervării si segmentul
de piaţa. Daca profilul aparţine de o companie sau de o agenţie de turism se poate asocia acesteia. Din acest
ecran se mai pot defini relaţiile de plata si se poate face plata.
Observaţii: Câmpurile îngroşate sunt obligatorii
Nota: Daca se intra in acest ecran plecând din “Oglinda Hotel” câmpurile Nr. .camerelor si Camera
vor fi completate înainte.
După ce s-au completat toate câmpurile se apăsa butonul “OK”. In momentul acesta rezervarea va
apărea in ecranul principal al rezervărilor si in ecranul “Oglinda Hotel” unde va fi reprezentata ca o bara
colorata ce acoperă zilele sejurului. De aici se poate face cazarea (momentul in care turistul isi ia in primire
camera) sau anularea rezervării (numai in cazul in care nu s-au postat servicii).
Cazarea unei rezervări se face fie apăsând butonul din dreapta al Mouse-ului pe ea din “Oglinda Hotel”,
fie din ecranul rezervărilor folosind butonul “Cazare” din partea dreapta a tabelului cu rezultate. In acelaşi
mod se poate face si eliberarea numai in cazul in care s-a efectuat plata.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Daca plata serviciilor se va face in avans, se foloseşte butonul “Editează” pentru a intra din nou in
ecranul de editare al rezervării, de unde se va folosi butonul “Plata”. Plata si relaţiile de plata sunt tratate
ulterior.
3.6.2 Partajarea a doua rezervări.
Rezervările se pot partaja tot din doua locaţii: “Oglinda Hotel” sau din ecranul principal “Rezervări”.
Partajul este folosit pentru a scoate cheltuielile separate pe fiecare oaspete din camera.
Ecranul principal al rezervărilor:
Apar 2 situaţii:
a. Când se face partajarea cu o rezervare noua
b. Când se face partajarea cu o rezervare existenta.
Pentru primul caz se face prima rezervare după care din ecranul de rezervări se alege Opţiuni>Partaj cu
o noua rezervare. Paşii care trebuiesc urmaţi sunt aceiaşi cu cei de creare al rezervărilor discutaţi mai sus,
cu precizarea ca rezervările nou create vor fi partajate si vor imparti aceeaşi camera(e).
Cealaltă modalitate de partajare a rezervărilor este cea din “Oglinda Hotel”. Se creează cele doua
rezervări si apoi se trage una peste alta daca sunt in camere diferite. Aici poate fi cazul in care 2 turişti
având rezervări pe camere diferite, se hotărăsc la recepţie sa stea împreuna.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Al doilea caz in care cele 2 rezervări exista, din ecranul rezervări se alege acelaşi buton si se selectează
“Partaj cu rez. existenta”. Se căuta rezervarea si se selectează. In ecranul de detalii al rezervări va apărea
scris cu roşu “Partaj”.
Din “Oglinda Hotel” se selectează rezervarea cu butonul din stânga al Mouse-ului si trăgând-o peste
cealaltă rezervare. Vor apărea 2 mesaje de confirmare. Unul dintre ele va întreba daca rezervarea partajata
va fi si rezervarea principala, adică pe numele căreia va apărea factura.
Pot apărea cazuri când partajul celor 2 rezervări sa fie pe zile diferite. Atunci se stabilesc relaţiile de
partaj numai in zilele in care rezervările sunt partajate.
Inca un pas important care trebuie urmat este cel al partajării serviciilor. Pentru a face acest lucru se
foloseşte opţiunea “Afişare partaje” din meniul Opţiuni din ecranul principal cu rezervări.
Nota: Nu se foloseşte butonul “Partaje” din ecranul de editare al rezervării.
Din ecranul care va apărea se va folosi din secţiunea “Afişare” butonul “Preţ”. Se vor selecta zilele in
care sunt partajate rezervările si apoi se va selecta butonul “Preţ distribuit” pentru a imparti plata la fiecare
oaspete din camera. De exemplu, daca preţul pe camera este 400 RON si partajarea este pe 2 nopţi, cealaltă
rezervare având o noapte in plus, daca se selectează cele doua nopţi de partaj si se foloseşte butonul “Preţ
distribuit” preţul se va modifica in 200 RON pentru fiecare profil cazat in camera.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
După ce s-a stabilit preţul, se închide fereastra si se verifica plata. Ar trebui ca fiecare din oaspeţi sa
aibă jumate din tarif afişat in ecranul de plaţi. Afişarea plaţii si a facturilor este discutata in capitolul
Casierie.
3.6.3 Crearea unei rezervări de grup
Pentru a crea o rezervare de grup se foloseşte iconiţa „Rezervare Grup” din bara de „Scurtături” din
partea stânga a ecranului.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Va apărea ecranul de rezervare pentru grupuri, unde se pot căuta rezervările de grup existente sau
şabloanele de grup.
Câmpurile de căutare sunt explicite.
Procedura de lucru:
a. Se căuta grupul respectiv, după nume sau persoana de contact, daca nu se găseşte
b. Se creează unul nou cu butonul „Nou” aflat in partea dreapta a ecranului.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
După ce am folosit acest buton Fidelio va arata ecranul de creare al grupului „Grup Nou” ca cel arătat
mai jos:
Primul lucru care îl facem, este şablonul de grup, acest lucru se realizează apăsând butonul din
partea dreapta al câmpului „Şablon”. Ecranul de editare al şablonului este prezentat mai jos:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Aici se căuta Şablonul, iar daca nu exista se creează unul nou, folosind butonul „Nou”.
Ecranul de creare al unui şablon „Group template” nou :
Unde:
1 – Numele şablonului
2 – Persoana de contact a grupului - Folosind butonul Fidelio ne va arata ecranul de „Căutare
Profil”, unde se poate selecta un profil existent sau se poate crea unul nou.
3 – Limba – limba de origine a grupului
4 – Tara – tara de origine a grupului
5 – State – Statul, judeţul tarii grupului.
Aceste câmpuri sunt obligatorii, după ce au fost completate se apasă butonul „Salvare”
După ce s-a creat şablonul grupului, se selectează din ecranul de rezervări a grupului folosind butonul
„Editare”, Fidelio afişând ecranul de editare a grupului „Edit group”
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Acesta este ecranul in care se pot face rezervările grupului, se poate seta data de început si de sfârşit a
rezervării pentru grupul respectiv, număr de nopţi de sejur, se pot aloca camerele.
Pentru a face o rezervare pentru grupul respectiv se urmează următorii paşi:
c. Se foloseşte butonul „Nou” din partea dreapta mijloc a ecranului, va aprea ecranul de editare
al rezervării. Acest ecran este aproape identic cu cel de editare al unei rezervări pe profil
individual. De aici se poate alege perioada sejurului, numărul camerelor, numărul de adulţi
pe camera, tipul de camera, tariful, tipul rezervării, segmentul de piaţa si aici câmpurile
îngroşate fiind obligatorii.
Ecranul acesta este reprezentat mai jos:
După ce toate câmpurile obligatorii au fost completate se apasă butonul „OK”, aceasta fereastra
închizându-se si revenind in ecranul de editare al grupului. Rezervarea nou creata o sa apară in partea de
mijloc a ecranului.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
d. In momentul acesta avem rezervarea de grup creata. Pentru a imparti pe camere persoanele
grupului trebuie selectata si folosit butonul „Împart” din dreapta ecranului. In momentul
acesta Fidelio ne va întreba in cate rezervări sa impartim rezervarea grupului. In cazul de fata
in care avem 5 camere alocate grupului vom imparti in 5 rezervări.
După ce confirmam, Fidelio va crea 5 rezervări cu nume generice, pe care le putem edita fie in
acest moment, fie când se cazează grupul. In genere, acum putem numai aloca camerele, ca la cazarea
grupului când avem toate datele despre profilele individuale sa putem sa completam informaţiile.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
De aici putem anula o rezervare sau putem edita rezervarea respectiva. In momentul in care se apasă
„Salvare” si daca s-au ales camerele pentru fiecare rezervare in parte, vom vedea in „Oglinda Hotel”
rezervările de grup nou-create.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
3.6.4 Procedura cazare grup cu camere in partaj
1. Se face rezervarea de grup: | Meniul principal | Rezervare Grup |
2. Se creează Şablonul grupului: | Şabloane | | Nou |
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
3. Se introduc datele grupului: | Grupuri | | Nou | , se alege şablonul grupului creat la pct. 2 | Şablon|
si se completează automat toate datele de identificare ale grupului.
4. Se ataşează numărul de camere rezervate de grup: | NOU |
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
5. Se completează datele rezervării. Atenţie la numărul de persoane din camere “Adulţi”. Se trece
numărul de persoane care vor sta intr-o camera si nu numărul total de turişti din grup.
Pentru mai multe tipuri de camere se fac mai multe rezervări, respectând procedura de la pct. 4, 5.
6. In ziua sosirii grupului se selectează tipul de camere rezervate si se apasă pe |IMPART|
In fereastra din partea de jos vor apărea rezervările detaliate. Alegem rezervarea dorita apoi apăsam
|EDITARE PROFIL| si introducem datele turistului.
După aceea selectam |OPTIUNI| |CAZARE| si selectam camera dorita.
Se repeta procedura de la pct. 6 pana sunt cazaţi toţi turiştii.
ATENTIE!!! Pentru rezervările neonorate se selectează rezervarea si se alege opţiunea

|ANULARE REZ|. Daca nu se face acest lucru, un veţi putea face închiderea de zi.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
7. Se face legătura cu o camera teoretica – camera plătitoare -
Se alege |CONT FINANCIAR| |LEG. NOUA| |CF NOU| apoi se continua cu procedura standard de
creare a unei camere teoretice noi.
După ce a fost făcuta camera teoretica se salvează grupul |SALVARE|
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
8. Se face relaţia de plata dintre camerele grupului si camera plătitoare. Se selectează o camera apoi se
selectează |OPTIUNI| |RELATII DE PLATA| si se urmează procedura de creare a unei relaţii de plata.
După ce se face relaţia de plata ne întreabă daca dorim sa aplicam relaţia pentru toate camerele.
I. Pentru introducerea celui de-al doilea turist se procedează astfel.
1. Se introduce o rezervare noua (pentru al doilea turist) conform procedurii de la pct. 5,6,8.
2. Se deschide fereastra de rezervări (Ctrl + A) apoi se selectează turistul deja cazat si se alege
|OTIUNI| |PARTAJ CU O REZ. EXISTENTA|, se selectează rezervarea de la grup. Se completează restul
datelor cerute apoi se alege opţiunea |PARTAJ|
Se selectează toate zilele pentru ambele camere, se alege opţiunea |PRET|, se introduce preţul
dorit pentru fiecare turist si se apasă pe |APLICARE PRET|. In acest moment tariful camerelor se modifica
la valoarea introdusa.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
3. Cazarea camerei se face de la grup |OPTIUNI| |CAZARE|
IV. RECEPTIE
Pentru a deschide Bara De Instrumente din meniul Recepţie, clic pe butonul Recepţie
O alta metoda de accesare a modulului Recepţie este folosirea opţiunii “Recepţie” direct din bara de
meniu a ecranului principal.
4.1. Sosiri
Fidelio 8 va permite sa vizualizaţi sosirile, oaspeţii cazaţi incluzând pe cei fara rezervare si rezervările
anulate.
Pentru a deschide ecranul de sosiri:
Se foloseşte iconiţa “Sosiri” din meniul “Acces rapid” pentru a deschide ecranul principal de rezervări.
Criteriile de căutare sunt identice cu cele de la rezervări si sunt descrise in capitolul Rezervări.
Tab-ul “Sosiri” arata toate sosirile din data specificata. Data implicita data reala din sistem. Cu ajutorul
butoanelor din partea dreapta se pot efectua următoarele operaţiuni:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabelul 15: Ecranul rezervări  Opţiunile din pagina de “Sosiri”

Buton Opţiune
Nou Deschide ecranul de căutare / introducere profile
Editare Editează o rezervare sau vizualizează detaliile rezervării.
Cazare Cazează un oaspete.
Anulare Rez Anulează o rezervare.
Opţiuni De aici se pot adăuga rezervări, introduce instrucţiuni
referitoare la plata, mesaje si comentarii.
4.2. Blocare Camere

Selectează “blocare camera” pentru a rezerva numerele de camera rapid înainte ca oaspetele sa
se cazeze. Se poate folosi aceasta funcţionalitate de asemenea pentru orice data in viitor. Este posibil sa se
rezerve numere doar pentru un grup specific de oaspeţi.
Exemplu este cazul când se rezerva un număr de camere pentru un grup care va veni pe viitor,
iar pentru asta trebuie sa se ştie disponibilul hotelului in acea zi pentru a mai face cazarea.
Ecranul este impartit in trei secţiuni:
 Partea din stânga conţine criteriile de căutare privind rezervările;

 Partea din mijloc este folosita pentru căutarea camerelor in funcţie de anumite criterii;
 Partea de sus este listat Statusul hotelului. Implicit starea camerelor este setata
“curata”.
Partea de jos a ecranului afişează rezultatele căutării:
 In partea stânga sunt listate rezervările ce îndeplinesc criteriile de căutare (butonul
actualizează lista de rezervări).
 In partea dreapta sunt listate camerele disponibile care îndeplinesc condiţiile stabilite
(Butonul actualizează lista camerelor).
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabelul 16: Câmpurile de interogare ale camerelor blocate

Câmp Informaţie
Data de început Se introduce data de început pentru care dorim blocarea
camerelor.
Pana la data Data de sfârşit pana la care se păstrează camera blocata.
Nume Grup Numele grupului daca se doreşte blocarea camerelor pentru
grup.
Nume Turist Numele oaspetelui daca se doreşte blocarea unei camere
pentru un turist.
Numai rezervările neblocate Se bifează aceasta opţiune pentru a vizualiza doar
rezervările ce nu au rezervate camere.
Tip camera Se selectează tipul de camera
Caracteristici camera Se selectează preferinţele camerei din cele definite in
sistem.
Etaj Se introduce numărul de etaj.
Plecări camere Se bifează daca se doreşte sa apară in lista si camerele care
urmează sa se elibereze azi.
Ignora Caract. Cam. Profil Se bifează daca se doreşte sa se ignore preferinţele pentru
o camera din profilul oaspetelui.
Ignor caract. Cam. Rezervare Se bifează daca se doreşte sa se ignore preferinţele pentru
o camera din rezervarea turistului.
Incl. out of service Se bifează daca se doreşte ca in lista sa apară si camerele
scoase din folosinţa.
Afişează doar cam. preferate / tipurile de Se bifează doar daca se doreşte ca in lista sa apară si
cam. pt. tipul de camera rezervat camerele/tipurile de camera din profil care se potrivesc cu
cele din rezervare.
Afişează doar camerele preferate/tipuri Se bifează doar daca se doreşte listarea camerelor/tipurilor
de camere de camere din profilul rezervării selectate
Pe linia de jos a ecranului mai găsim câteva butoane, NOTE, EDITARE PROFIL, EDITARE
REZERVARE, CAZARE, ASIGNEAZA CAM. AUTOMAT explicate in tabelul de mai jos.
Tabelul 17: Butoanele care apar in partea de jos a ecranului „Blocare Camere”
NOTE Pentru a vizualiza notele ataşate la un profil.
EDITARE PROFIL Editează profilul si vizualizează detaliile profilului.
EDITARE REZERVARE Editează rezervarea si vizualizează detaliile rezervării.
CAZARE Cazează rezervarea curenta.
ASIGNEAZA CAM. AUTOMAT Rezerva automat un număr de camera la rezervarea
curenta.
Cum se blochează automat o camera:
Apăsând pe butonul BLOCHEAZA CAM. AUTOMAT apare următorul dialog:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Iar următoarele criterii din ecran se pot folosi la blocarea automata a camerelor.
Tabel 18
Etaj Daca se doreşte asignarea camerelor pe un anumit etaj.
Începând cu camera Se introduce numărul de la care se începe asignarea
camerelor.
Camere libere noaptea trecuta Se selectează pentru a fi sigur ca se blochează numai
camerele libere.
Camere eliberate azi Se selectează dace se doreşte sa se blocheze si camere care
se vor elibera azi.
Camerele curate doar Doar camerele cu statutul de camere curate
Include si camerele scoase din folosinţa Se selectează camerele care sunt scoase din folosire.
4.3. CAZARE
4.3.1. Cazare
Pentru a efectua o cazare din rezervare:

Se selectează rezervarea respectiva si se apăsa butonul “Cazează” din partea dreapta a ecranului. Daca
nu a fost atribuit un număr de camera in rezervare va apărea ecranul “Dialog de căutare camere”:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Implicit datele din rezervare sunt introduse in ecranul de căutare. Sunt setate ca atare numai camerele
care au statutul de “camere curate”. Se poate restrânge aria de căutare prin introducerea numărului de
camera sau selectând anumite caracteristici ale camerei din lista disponibila. Daca oaspetele are preferinţe
pentru un anumit etaj, acesta poate fi selectat din lista cu etajele disponibile. Daca nu a fost găsita nici o
camera care sa îndeplinească criteriile de căutare se pot include camerele care urmează sa se elibereze si
camerele scoase din uz.
Pentru a extinde căutarea pot fi incluse si camerele cu statut de “camere murdare”.
Odată ce unei rezervări a fost asignat un număr de camera, oaspetele este cazat in sistem.
Daca o nota a fost introdusa, ea va fi afişata in momentul cazării.
4.3.2. Anularea cazării
Daca se doreşte anularea cazării (numai pentru camere fără postări), din meniul “OPTIUNI” se
selectează “ANULEAZA CAZARE” si se deschide următorul dialog pentru a-i rezerva un nou statut camerei
respective.
După selectarea statutului unei camere, se confirma anularea cazării:
Anularea cazării este permisa numai in ziua sosirii si daca nu s-a postat nimic pe acea camera
Pentru a caza o persoana fără rezervare:
Daca un oaspete intra in hotelul nostru fără rezervare, poţi apăsa butonul “FARA REZERVARE”.
Acesta va deschide ecranul de căutat profile. Odată ce a fost selectat un profil sau creat, se va lansa ecranul
de editat rezervarea pentru a ne permite introducerea detaliilor. Rezervarea unui număr de camera si cazarea
oaspetelui.
Toate rezervările marcate prin FARA REZERVARE se vor număra ca FARA REZERVARE in
ecranul Starea Hotelului
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Oaspeţi din Hotel (In-house Guests)
Selectează Oaspeţii din hotel pentru a vizualiza si a modifica informaţia din rezervare ori profilele
oaspeţilor din hotel. Criteriile de selecţie si opţiunile sunt identice cu navigatorul de rezervări, cu excepţia
DEPOSIT REQUESTED si LISTA DE ASTEPTARE. Aceste doua opţiuni nu sunt disponibile in Oaspeţii
din hotel.
4.4. STATUS HOTEL

Pentru a vizualiza statutul hotelului: Din bara de instrumente pentru Taste rapide  Statut Hotel sau
(CTRL+H)
Se va deschide următoarea fereastra:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Pentru a reactualiza statutul hotelului se foloseşte butonul Actualizează
Tabel 19: Ecranul de Status Hotel

Număr total de camere Afişează numărul total de camere din hotel.
Număr total de cam. pt. vânzare Disponibilul de camere pentru vânzare.
Sosiri aşteptate Cam. Numărul de camere care se aşteaptă sa se ocupe azi.
PAX Numărul de persoane care trebuie sa sosească azi.
Sosiri actuale Cam. Numărul de camere care au sosit azi.
PAX Numărul de persoane care au sosit azi.
Sosiri cam. asignate Cam. Numărul de camere care sunt aşteptate azi si au in
rezervare asignate o camera.
PAX Numărul de persoane care sunt aşteptate azi si au
deja rezervata o camera.
Plecări aşteptate Cam. Numărul de camere care se aşteaptă sa se elibereze
azi.
PAX Numărul de persoane care sunt aşteptate sa elibereze
camerele azi.
Plecările actuale Cam. Numărul de camere care au fost eliberate pana
acum.
PAX Numărul de persoane care au plecat pana acum.
Camere de zi Cam. Numărul de camere care au fost ocupate in timpul
zilei nu si peste noapte.
PAX Numărul de persoane care au stat in hotel in timpul
zilei dar nu si peste noapte.
Fără rezervare Cam. Numărul de camere care nu au fost rezervare si au
fost cazate.
Numărul de persoane care nu au avut rezervare si au
fost cazate.
Rezervare in aceeaşi zi Cam. Numărul de camere care au fost rezervate si cazate
in aceeaşi zi.
PAX. Numărul de persoane care au avut rezervare si s-au
cazat in aceeaşi zi.
Camere de mutat Cam. Numărul camerelor care sunt programate pentru
mutare.
PAX Numărul persoanelor care sunt programate pentru
schimbarea camerelor.
Gradul de ocupare Cam. Numărul de camere ocupate din hotel.
PAX Numărul de oaspeţi din hotel.
% Procentul camerelor ocupate in acest moment.
INTRETINEREA HOTELULUI
Camere curate Total Numărul total de camere curate
Ocupate Numărul total de camere ocupate curate
Libere Numărul total de camere libere curate
Camere murdare Total Numărul total de camere murdare
Ocupate Numărul total de camere ocupate murdare.
Libere Numărul total de camere murdare libere.
Total Ocupate Numărul total de camere curate si murdare ocupate
Libere Numărul total de camere curate si murdare libere
Dezafectate Total Numărul total de camere dezafectate
Ocupate Acest număr este mereu 0 pentru ca o camera
dezafectata nu poate fi ocupata.
Libere Numărul total de camere dezafectate libere.
Scoase din folosinţa Total Numărul total de camere libere scoase din folosinţa.
Ocupate Numărul total de camere ocupate scoase din
folosinţa.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Libere Numărul total de camere libere scoase din folosinţa

STATUTUL HOTELULUI
Media tarifelor de camere Media tarifelor de camere
Disponibile la noapte Numărul de camere disponibile pentru la noapte.
Repartizări Cam. Numărul de camere ocupate de turişti ce fac parte
dintr-un bloc.
PAX Numărul de turişti care fac parte dintr-un grup.
Grupuri Cam. Numărul de camere care sunt ocupate de persoane
prin intermediul unei rezervări de grup.
PAX Numărul de persoane cazate prin intermediul unei
rezervări de grup
Grupuri si repartizări Cam. Numărul de camere care sunt ocupate de persoane
ce aparţin unui grup
PAX
Individuali Cam. Numărul de camere ce sunt ocupate de turişti ce nu
fac parte dintr-un bloc.
PAX Numărul de persoane cazate care nu fac parte dintr-
un bloc.
Oaspeţi in hotel Cam. Numărul total de camere care sunt ocupate peste
noapte, incluzând grupurile, turişti, si repartizările.
PAX Numărul total de oaspeţi care rămân peste noapte,
incluzând grupurile, turişti, si repartizările.
CONTURI FINANCIARE
Vezi cap. Casierie
V. CASIERIE
Modulul de CASIERIE din Fidelio permite folosirea tuturor funcţiilor de casa ale unui hotel. Aceasta
funcţie permite vizualizarea istoricului plaţilor, permite efectuarea schimbului valutar, menţinerea ratelor de
schimb, postarea de servicii si închiderea casei.
Modulul de casierie permite totodată selectare oricărui turist cazat prin accesarea ecranului de plata si
postarea, modificarea sau transferul plaţilor, vizualizarea facturilor, imprimarea chitanţelor informative sau
eliberarea turistului.
Pentru a avea un control mai bun, fiecare recepţionist sau casier are un număr de casa sau fiecare casier
poate avea un sertar de bani. Pentru a administra acest lucru Fidelio V8, arata un ecran de conectare al
casierului de fiecare data când se postează servicii sau se schimba lucruri legate de sertarul de bani. Suite8
oferă posibilitatea configurării fondurilor de casa in diferite monede cu funcţionalitatea de administra casa
per moneda, este posibil de asemenea de a schimba intr-o alta moneda decât cea locala. Cu închiderea casei
Suite8 oferă raportul detaliat al tranzacţiilor fiecărui casier in ziua respectiva.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Opţiunile din meniul CASIERIE sunt prezentate in imaginea următoare:
5.1. PLATA
Accesarea ecranului pentru note de plata:
Din meniul CASIERIE se alege opţiunea PLATA
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
sau CTRL+B din meniul “Taste Rapide”
Se apăsa pe PLATA pentru a posta nota de plata unei camere ocupate. Este de asemenea posibil de a
vizualiza, modifica, transfera plaţi sau elibera chitanţa din meniul de plata. După ce se va introduce un
număr de casier si o parola valida se va deschide ecranul principal de căutare a plaţilor. Pentru a accelera
căutarea este posibila adăugarea numărului de camera care va deschide direct nota de plata a turistului cazat
in aceea camera. Daca nu s-a introdus nici un număr de camera se va deschide ecranul cu notele de plata ale
tuturor turiştilor cazaţi.
Ecranul de căutare note de plata
Ecranul principal este impartit in 2 zone: Rezultate căutare si filtre
Zona unde sunt afişate filtrele este la rândul ei, alcătuita din 5 grupe:
1. General - unde căutarea se poate face după numărul de camera, numele oaspetelui sau
numele grupului;
2. Rezervare – se căuta după statut: cazat, eliberat, aşteptat, aşteptat sa plece;
3. Cont financiar – cazat, eliberat, aşteptat, aşteptat sa plece;
4. Sold – sold zero, deschis, tot;
5. Filtru data – după o anumita data sau perioada.
Se bifează „Aplica Filtru” si se apasă „Actualizează”
Tabel 20: Butoanele de căutare din ecranul de Note

Selectează Se selectează un oaspete sau un cont si se apasă selectează
pentru a deschide nota respectiva
Cont financiar nou Deschide o camera teoretica noua
Actualizează Reactualizează ecranul de note de plata.
Elib. toate soldurile 0 Elib. toate soldurile egale cu 0
Nota: Aceste opţiuni pot fi accesate selectând o rezervare sau un cont financiar si apăsând butonul
dreapta al Mouse-ului.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
5.2. CONTURI FINANCIARE
Din meniul de rezervări se alege CF NOU pentru a caza o noua camera teoretica. Camerele teoretice nu
afectează disponibilul hotelului si sunt folosite pentru a posta diverse servicii si plaţi pentru clienţii care nu
sunt cazaţi in hotel (trecere in plaţi restante) sau pentru a posta servicii si plaţi in avans.
Trecerea in plaţi restante înseamnă scoaterea unui turist din diagrama hotelului cu tot cu solduri
(indiferent daca sunt pe plus sau minus) si păstrarea acestuia pe o camera teoretica pana la stingerea
soldului.
In momentul in care alegem sa creăm o camera teoretica noua se va deschide ecranul de dialog pentru
definirea camerei teoretice:
Daca data de început este identica cu data reala se poate caza camera prin apăsarea butonului OK.
Tabel 21 : Ecranul de cont financiar.

Grup Se selectează din lista pre-definita tipul camerei teoretice.
Pentru trecerea in plaţi restante se selectează “PM Conturi
Teoretice”
Interval date Perioada in care este valabila camera teoretica (cat timp se
păstrează soldul camerei)
Profil Profilul de care este legata camera. In general se foloseşte
profilul clientului de la care provine soldul. Exista si
excepţii pentru sumele ramase pe camera si pentru care nu
exista un plătitor imediat. Acestea se trec pe camera 9500
Internal – Lost Postings
Contul Nr. Contul de care este legata camera.
Număr Desc. Descrierea numărului de cont.
Piaţa Se alege codul de piaţa (XX – Teoretice)
Descriere Descrierea camerei teoretice si a numărului de cont. Se
trec cat mai multe detalii referitoare la trecerea in plaţi
restante.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
5.3. DESCHIDEREA UNEI NOTE DE PLATA

In momentul in care un oaspete este cazat in hotel sau se deschide un nou cont (camera teoretica) in
hotel, Fidelio 8 aloca acestuia o nota de plata. Oricum in aceasta nota de plata se pot deschide nenumărate
ferestre. Depinde de relaţiile de plata, nota poate fi impartita in mai multe ferestre. Exemplu: un client cazat
in hotel va plaţi pentru minibar si telefon iar restul îl va plaţi compania la care lucrează, in acest caz vom
avea 2 ferestre: una cu serviciile minibar si telefon iar alta cu restul serviciilor pe care compania le va
achita.
Ecranul este impartit in trei zone:

1. Zona de sus (poate fi configurata de utilizator in format HTML) prezintă informaţii despre rezervare,
instrucţiunile de plata, note, sold;
2. Zona de mijloc arata toate ferestrele care au fost create cu informaţia respectiva. Fereastra noua pentru
a crea o noua fereastra.
3. Zona de jos ne permite sa adăugam servicii, sa împărţim nota, sa plătim, sau sa transferam si ne permite
sa accesam rezervările, opţiunile pentru eliberare, si eliberarea clientului.
Tabel 21: Opţiunile câmpului inferior

Postări Permite postarea manuala a unor servicii;
Plaţi Efectuează o plata;
Împărţire Împarte nota selectata;
Transfer Transfera postările selectate către o alta fereastra, camera sau
cont;
Rezervare Deschide ecranul de rezervări;
Opţiuni Pentru retipărirea facturilor, Informaţii despre nota, plăţile
efectuate, introducerea instrucţiunilor de plata, postează
plăţile zilnice;
Opţiuni ELB Opţiuni eliberare. Eliberează fereastra, factura clientului sau
contului respectiv. Creează o nota de plata provizorie, se
postează in avans;
Eliberare Eliberează clientul sau o camera teoretica
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
5.3.1. SERVICII
In momentul in care a fost selectata o factura, utilizatorul trebuie sa aleagă o fereastra pentru a posta
servicii. Se selectează fereastra in care se vrea postarea serviciilor si se apasă pe butonul Servicii pentru a
posta manual. Daca exista instrucţiuni de rutare, Suite8 va întreba daca se vor adăuga si aceste instrucţiuni
de plata si apoi va distribui plăţile in ferestrele corecte.
Se va deschide ecranul de postare manuala a serviciului.
Ecranul este împărţit in 4 secţiuni:
1. Partea de sus afişează informaţii despre postările efectuate;

2. Partea din mijloc conţine informaţii referitoare la client, număr camera, nume, data sosirii si a plecării,
soldul total al clientului;
3. Partea din mijloc afişează informaţii despre departamentul selectat. Preţul si cantitatea se introduc
manual, totalul este calculat automat. De exemplu daca dorim sa postam un serviciu de minibar, alegem
din câmpul “Dept.” serviciul “minibar” apoi trecem preţul in câmpul “Preţ”, cantitatea (daca este
cazul) in câmpul “Cantitate”. In acest moment in câmpul “Suma” va apărea totalul calculat automat.
Daca dorim sa apară si un comentariu in dreptul postării, scriem comentariul in câmpul “Comentariu”.
Din câmpul “Aranjament” putem selecta numele sub care sa apară pe nota de plata serviciul respectiv.
Atenţie, acesta “masca” este folosita numai pentru tipărirea pe nota de plata. Serviciul este înregistrat in
rapoarte la departamentul din care face parte. Din câmpul “Fereastra” alegem in care fereastra a notei
de plata sa se posteze acest serviciu
4. In partea inferioara se poate introduce un comentariu referitor la serviciu si alegerea unei ferestre de
care aparţine serviciul.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabelul 23: Câmpurile ecranului de postare manuala

Nume Descriere
Zona 1
Camera Numărul de camera al clientului;
Nume Numele clientului sau al contului;
Departament Codul departamentului;
Serviciu Suma postata pe un departament (In funcţie de cum au fost
configurate taxele suma poate sa includă taxa sau sa o
excludă). Daca taxa a fost configurata sa apară ca linie
separata atunci ea va fi listata imediat sub departamentul
respectiv;
Curs Codul valutei;
Observaţii Comentariul introdus in ecranul de postare manuala;
Fereastra Numărul ferestrei in care este direcţionata postarea;
Preţ Suma totala;
Cantitate Cantitatea
Cuvere X
Aranjament Secţia
Zona 2
Camera Numărul de camera;
Total Servicii Totalul serviciilor postate
Nume Numele clientului;
Sosire Data sosirii;
Plecare Data plecării;
Departament Codul departamentului. Se selectează dintr-o lista derulanta
Descriere Descrierea departamentului. Aceasta poate fi schimbata de
utilizator
Câmpul suplimentar de Acesta conţine codul [] si descrierea codului de
descriere departament. Acesta nu poate sa fie schimbat
Balanţa Soldul tuturor ferestrelor;
Preţ Preţul serviciului. Daca s-a adăugat preţul pe unitate
departamentului selectat, acesta va fi afişat automat.
Cantitate Cantitatea
Total Suma totala calculata automat;
Curs Daca se plăteşte intr-o alta moneda se poate selecta din lista
cursul dorit.
Curs valutar Cursul de schimb (completat automat)
Preţ baza curs Suma in valuta pe unitate;
Preţ total curs Suma totala in valuta.
Comentariu Comentariu la libera alegere;
Aranjament Textul care apare pe factura pentru departamentul respectiv.
Se alege dintr-o lista derulanta
Fereastra Fereastra câtre care este direcţionata postarea respectiva;
Nou Creează o noua fereastra de plata
Pre-sosiri Nu este folosit inca
Blochează Info client Se bifează daca se doreşte blocarea informaţiei despre client
(doar vizualizare)
Blochează info. Departament Se bifează daca se doreşte blocarea informaţiei despre
departament (doar vizualizare)
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
5.3.2. PLATI
După ce se postează serviciile dorite cu butonul Încarcă se foloseşte butonul Închide/Salvare ecranul se
va închide aducând in prim-plan ecranul principal de la PLATI. Se selectează rezervarea sau contul
financiar după care se apăsa Selectare. Se va deschide următorul ecran:
Din acest ecran se alege serviciul care se vrea plătit din fereastra dorita si se apăsa butonul Plaţi. Se va
deschide următorul ecran:
Selectează modalitatea de plata din lista. Implicit, soldul din fereastra respectiva este afişat in câmpul
Suma. Daca se doreşte alta suma de plata se introduce tot in acest câmp suma respectiva. Se apăsa butonul
Încarcă. Pentru a curata ecranul, Curata. Carti de credit daca se doreşte activarea ecranului pentru carti de
credit si legarea unei carti de credit de rezervarea respectiva.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabel 24: Opţiunile pentru plata

Departament Plata Se alege câtre ce departament de plata (mod plata)
se face plata;
Suma Suma de plata;
Suma in valuta Daca plata este in valuta in acest câmp va fi
afişata valoarea ei in valuta;
Comentariu Text la libera alegere;
5.3.3. IMPARTIRE
Se alege o postare si se apăsa butonul „Împart”
Aceasta opţiune este folosita pentru a împărţii o postare in mai multe parţi.
5.3.4. TRANSFERURI
Se pot transfera diverse servicii câtre alta camera. Acest lucru se poate face si apăsând butonul din
dreapta al Mouse-ului.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Este posibila o transferarea mai multor departamente câtre o camera.
Tabel 25: Opţiunile transferului de servicii.

Câmp Descriere
Camera selectata Afişează numărul camerei, numele clientului, nr.
ferestrei (doar vizualizare);
La camera Se alege camera câtre care se transfera serviciile;
La fereastra In cazul mai multor ferestre este posibil sa ne alegem
una din ele;
Nume Este completat automat in momentul in care se alege
camera/contul unde vrem sa transferam.
Transfer serviciile select. pe ecran Se selectează aceasta opţiune daca se doreşte
transferarea postărilor selectate pe ecran si deschide
nota pentru contul oaspetelui unde este transferata
plata serviciului.
Cod depart. Se selectează departamentul pentru transfer;
Toate Codurile D Se transfera toate departamentele;
Cod Aranjamente Se selectează dintr-o lista derulanta;
Interval date Se alege data de la care se doreşte transferarea
serviciilor.
5.3.4.1. Procedura de plaţi restante
Atunci când o persoana pleacă din hotel fara sa plătească sau plăteşte in avans pentru serviciile
hotelului se foloseşte contul financiar (CF).
Paşii care trebuiesc urmaţi in momentul in care o persoana a plecat fara sa plătească sunt:
1. Se creează o rezervare a unui cont financiar pe o camera virtuala, camerele virtuale care corespund
camerelor reale ale hotelului sunt notate cu 8000.
De exemplu camera 101 a plecat fara sa plătească, atunci se va crea in camera 8101 corespunzătoare o
rezervare a unui cont financiar nou cu numele profilului asociat rezervării camerei 101.
Se creează un cont financiar nou (CF Noua) cu numele celui care a stat in camera 101 in acest caz.
Ecranul de Cont Financiar Nou este reprezentat mai jos:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Pentru a selecta profilul dorit se foloseşte butonul din dreapta câmpului „Profil”. Apăsând acest
buton ni se va deschide ecranul de „Căutare Profil” de unde se găseşte profilul căutat si se selectează
folosind butonul din dreapta „Selectare”
Ecranul de creare a unui profil nou va fi completat cu numele profilului.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
In momentul acesta se apasă butonul „OK” creându-se astfel rezervarea pe camera virtuala.
2. După ce am creat aceasta rezervare, pentru a elibera camera reala, in cazul nostru 101 trebuie sa
intram in ecranul de plata al camerei respective si sa transferam toate serviciile către camera virtuala. Pentru
a face acest lucru trebuie sa folosim butonul „Transfer” aflat in partea de jos a ecranului.
Ecranul de transfer este reprezentat mai jos:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Paşii care trebuiesc urmaţi sunt :
1. Se alege camera către care vrem sa transferam serviciile. Folosim butonul pentru a avea o lista
de camere disponibile. !! Atenţie: daca nu am făcut pasul 1 – crearea rezervării pe camera virtuala. nu va
apărea camera virtuala in lista !!.
După ce am găsit aceasta camera se apasă butonul „Selectare”

2. Se aleg codurile de departament pe care vrem sa le transferam (serviciile ne achitate) fie pe categorii,
fie toate bifând opţiunea „Toate Codurile D”. Si
3. Se confirma apăsând butonul „OK”.
In momentul acesta trebuie sa avem fereastra de plata a camerei respective fara nici un serviciu, toate
serviciile fiind transferate camerei 8101 (cea virtuala). Acum putem elibera camera reala, atenţie ca la
închiderea de zi Fidelio o sa ne reamintească ca rezervarea din camera 8101 fie trebuie prelungita fie soldul
ei trebuie plătit. In momentul închiderii de zi in camera virtuala Fidelio nu va posta servicii automat, soldul
iniţial transferat ramanand pana la achitarea lui.
5.3.5. REZERVĂRI
Butonul Rezervări din ecranul notei de plata ne permite editarea rezervării notei selectate. In funcţie de
drepturile utilizatorului pot fi disponibile toate meniurile din ecranul editorului de rezervări.
5.3.6 OPŢIUNI PLATA
Butonul Opţiuni permite accesarea opţiunilor din nota de plata.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
5.3.6.1. Retipărire Factura
Aceasta opţiune se foloseşte doar daca s-a mai tipărit factura. Este folosita pentru a copia o nota de
plata fără a genera alt număr de factura.
5.3.6.1. Fisa cont informativa
Se foloseşte pentru eliberarea unei fisa cont cu caracter informativ.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabel 26: Opţiunile ecranului pentru forma facturii.

Câmp Descriere
Client Numele clientului de pe factura;
Fereastra Numărul ferestrei din factura;
Balanţa Soldul ferestrei;
Stil Se alege stilul de printare al informaţiei;
Afişează detalii telefoane pe factura Afişează detalii despre telefoanele clientului
(număr apelat);
Tipărire Tipăreşte factura;
Afis. Înainte Vizualizare factura pe ecran;
Fără tipărire Se eliberează factura dar nu este tipărita.
5.3.6.3. Procedura Stornare factura
Pentru corectarea unei facturi întocmita greşit se procedează in felul următor:
1. Din ecranul Plata (Fisa Contului) se anulează serviciile încărcate in avans cu Opţiuni ELB / Anulare
Servicii in Avans.
2 Se selectează toate celelalte serviciile facturate folosind butonul din partea stânga Mouse-ului si tasta
Shift ,după care apăsam click dreapta si din meniul afişat alegem funcţia Anulare Servicii/Anulare
Servicii Selectate, ca in imaginea de mai jos.
Trebuie sa completaţi motivul anularii serviciilor deoarece este obligatoriu.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
3. După ce au fost corectate toate serviciile, se selectează aceeaşi forma de plata cu care s-a închis nota
greşita din Opţiuni ELB / Nota Intermediara si se emite Factura Storno (cu minus).
Motivul plaţii negative este de asemenea obligatoriu.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
4.
a. Pentru încărcarea serviciilor in avans (ex: cazare,taxe) veţi folosi pt. zilele de cazare ulterioare datei
economice Încărcare Servicii in Avans ;
b. Pt. cazarea din data curenta si servicii pe care doriţi sa le incarcati mai repede va trebui sa le selectaţi
din Factura Storno folosind tasta Shift si butonul din stânga Mouse-lui ,după care apăsam click dreapta si din
meniul afişat alegem funcţia Anulare Servicii.. Aceste servicii se vor încărca înapoi in fisa contului , astfel incat
după ce veţi fi făcut modificările (Ex: s-a greşit denumirea societatii sau forma de plata, etc.) sa puteţi sa
închideţi nota de plata corect.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
5.3.6.4. Împrumut
Se foloseşte aceasta opţiune daca s-au scos bani din sertar pentru oaspete. De exemplu, daca un oaspete
a ajuns cu taxiul si nu a avut bani lichizi sa-l plătească, recepţionerul sau casierul poate plăti taxiul. Aceasta
plata este postata pe camera oaspetelui in cauza, dar nefiind un venit al hotelului trebuie sa fie pus intr-un
departament non-profit. De fiecare data când este postat un împrumut pe nota de plata a oaspetelui, suma
este scăzuta din banii casei care face plata.
5.3.6.5. Profil
Se poate modifica profilul existent. Daca exista mai multe ferestre cu profile diferite, trebuie selectata
mai intai fereastra cu profilul căutat.
Se pot face diverse legături intre postările si plăţile de la mai multe camere. Adică o camera poate
prelua o parte din plata soldului altei camere sau îl poate prelua integral.
In prima fereastra care se deschide se selectează serviciile care vor fi plătite de alta camera. De exemplu
oaspetele poate fi intr-o călătorie de afaceri si compania va plăti pentru cazare si mic dejun. Aceste
instrucţiuni de plata vor fi adăugate codurilor de departamente specifice si apoi vor fi rutate automat altei
ferestre. Când oaspetele este eliberat, el va plăti numai pentru cheltuielile individuale si nu va vedea factura
pentru cazare si mic dejun.
5.3.6.6. Relaţii de plata
Ecranul pentru instrucţiunile de plata.
De aici se poate crea, edita sau şterge o instrucţiune de plata.
Ecranul pentru instrucţiune de plata noua :
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Suite8 oferă un număr nelimitat de ferestre de instrucţiuni de plata. Implicit crearea unei noi instrucţiuni
va fi intr-o ordine secvenţiala. Fereastra 1 va fi rezervata pentru serviciile care nu sunt rutate câtre alte
ferestre. Când se intra pentru prima data in instrucţiunile de plata, fereastra care va apărea este fereastra 2.
Se introduce intervalul de timp in care este valida instrucţiunea. Implicit este întreaga perioada.
Se selectează codul/codurile de departament dintr-o lista derulanta. „.” va selecta toate codurile
disponibile. Cu butonul Exclud se pot exclude anumite coduri de departament. Cu butonul Includ se pot
adăuga câteva coduri de departament.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Se bifează următoarele opţiuni pentru:
- Aceeaşi Cam. – Daca este selectat, plata va fi rutata aceleaşi camere, daca nu este bifat plata va fi rutat
altei camere.
- Afiş. Nota - Daca se foloseşte o interfaţa video, bifarea acestei opţiuni va permite oaspetelui
vizualizarea ferestrei de plata din camera lui. Fereastra 1 este fereastra care se vede implicit
- Video Eliberare – daca se foloseşte o interfaţa video, bifarea acestei opţiuni permite oaspetelui
sa facă eliberarea acestei ferestre din camera lui, De obicei aceasta opţiune este disponibila pentru oaspeţii
care plătesc cu card de credit.
Se selectează numele pentru fereastra de plata. Alegerea poate fi făcuta dintr-o lista de profile legate. Se
pot ruta de asemenea codurile de departament altui profil si se pot alege numele.
Daca nu este bifata opţiunea Aceeaşi Camera, se poate selecta alta camera, căutarea va fi implicit la
sosirile din aceeaşi zi si oaspeţilor cazaţi la acea data.
Daca este de-bifata aceasta opţiune, plata poate fi rutata unui cont financiar. Se poate selecta sau crea
un nou cont financiar.
Daca este cunoscuta metoda de plata, se poate selecta dintr-o lista de metode de plata disponibile si va
fi ca implicit la eliberare.
Daca s-a ales un card de credit ca metoda de plata trebuie sa se adauge un număr de card valid. Adresa
primara si contul vor fi adăugate automat. Daca profilul are si un contact ataşat, se poate alege din lista.
Se mai poate edita profilul apăsând butonul Editare. După ce toate datele au fost introduse se foloseşte
butonul OK. Daca se schimba o instrucţiune existenta Suite8 va întreba daca se vor aplica aceste modificări.
5.3.6.6.1. Exerciţiu 1. Relaţii de plata pe aceeaşi camera (relaţii de plata pe firma)
Crearea unei rezervări care are un profil asociat unei companii, si eliberarea facturii pe aceasta
companie.
Paşii care trebuie urmaţi:
1. Crearea unei rezervări (vezi procedura de creare rezervărilor, pag. 32). La editarea profilului mai
apare un pas suplimentar, cel al asocierii companiei.
A Paşii care trebuie urmaţi sunt aceiaşi ca la crearea rezervări, după ce se completează toate
informaţiile profilului, se foloseşte câmpul „Companie” din dreapta sus aşa cum este arătat in figura de mai
jos:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
B După ce se apăsa pe săgeata din dreapta câmpului companie (cea semnalata printr-o săgeata
roşie) va apărea ecranul de „Căutare profile” (se verifica bara albastra de sus). Aici se poate caută si selecta
un profil existent sau se poate crea unul nou. Aceste etape se cunosc de la crearea profilului, cu menţiunea
ca la alegerea profilului se alege opţiunea „Select Type” de unde se alege „Firma”, vezi ecranul de mai jos.
Se apăsa OK Va apărea ecranul de editare al profilului de companie, unde se completează

datele. După ce s-au completat toate datele disponibile se apăsa OK. Atenţie: Fiecare secţiune de
date(adresa, contact, informaţii companie) se completează cu „Nou” si „OK”.
In momentul acesta va apărea in ecranul de editării al rezervării in câmpul „Companie”
companie pe care am introdus-o. Ar trebui sa apară un ecran ca cel de jos.
Remarca: Acelaşi mod se face si pentru „Agenţie Turism”, numai ca profilul care trebuie ales din
„Select Type” este cel de agenţie de turism.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Daca a apărut compania in câmpul dorit se definesc relaţiile de plata.
2. Accesarea instrucţiunilor de plata. Tot din acest ecran se apăsa butonul „Opţiuni”, va apărea o lista cu
opţiuni din care se va alege „Relaţii de plata”. Ecranul care va apărea este asemănător cu cel de jos:
Din acest ecran se pot defini relaţii de plata nou sau se pot edita relaţii de plata existente.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
3. Se vrea ca factura sa iasă pe firma. Pentru aceasta se face o noua instrucţiune apăsându-se pe butonul
„Nou”. Ecranul care va apărea este cel de jos.
In acest ecran se aleg codurile departament (serviciile) care se plătesc de care firma, se verifica sa fie
selectata opţiunea „Aceeaşi Camera” si apoi se selectează din câmpul „Nume” compania asociata apăsând
săgeata din dreapta jos (daca s-a asociat corect compania, ar trebui sa apară alături de numele rezervării.).
Celelalte câmpuri sunt opţionale.
Se apăsa OK. In momentul acesta in ecranul de instrucţiuni ar trebui sa apară si aceasta noua relaţie.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Se apăsa INCHIDE, se ajunge in ecranul de editare al rezervării, aici se apăsa OK.

Se face cazarea, daca nu a fost făcuta, iar daca se face plata in avans, se încarcă serviciile si se face
noua. In ecranul de Plăti ar trebui sa avem doua ferestre, una cu numele oaspetelui si alta cu numele firmei.
In acest ecran se observa ca platile au fost preluate de firma (fereastra din dreapta), de aici se poate
elibera factura.
Observaţie: In pagina de sus (pagina HTML) cu detalii, a se remarca ca la Plata apare relaţia de plata,
unde „LF” este codul departamentului rutat si „->” este direcţia înspre care este rutat. In acest caz compania
care suporta plata.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Nota: Daca profilului i-au mai fost adăugate servicii care nu se vor facturate pe firma, acestea se
postează in fereastra din dreapta (având numele lui) si se scoate factura pe persoana fizica.
Pentru detalii la eliberarea unei facturi, a se vedea capitolul Plăti.
5.3.6.6.2. Exerciţiul 2 : Relaţii de plata in camere diferite (plata a mai multor camere pe o singura
camera)
Se vrea ca plata serviciilor postate unei camere sa fie trimisa unei alteia. Aceasta din urma plăteşte pe
langa serviciile postate ei si serviciile camerei căreia ii s-au dat instrucţiunile de plata (relaţiile de plata)
Paşii care trebuie urmaţi sunt :
1. Se creează rezervarea (vezi procedura de creare a unei rezervări).

2. Din ecranul de editare al rezervării se foloseşte butonul „Opţiuni”, si se alege relaţii de plata.
Vezi imaginea de mai jos.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
In ecranul de instrucţiuni se procedează la fel ca la exerciţiul 1.

3. Din ecranul de instrucţiune de plata noua se aleg departamentele de plata (serviciile) care se vor
transferate, se de-selectează butonul „Aceeaşi camera”, in acest moment butonul din dreapta câmpului
„Alta Camera” va fi disponibil. Ecranul care ar trebui sa apară este prezentat in imaginea următoare:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
După ce se apăsa butonul de la alta camera va apărea un ecran de căutare (ecranul de căutare a
rezervărilor, vezi rezervări) de unde se poate căuta (după nume sau după camera) camera care trebuie sa
preia plata sau se poate crea o rezervare noua.
Daca se selectează o rezervare existenta se apăsa „Selectare” din partea dreapta a ecranului din mijloc,
ecranul care va apărea va avea completat numărul camerei care preia plata serviciilor si numele care este
asociat rezervării pe camera respectiva.
Se apăsa OK. In acest moment avem definita relaţia de plata pe camere diferite. Acest lucru se vede in
ecranul de instrucţiuni de plata.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
După apăsarea butonului INCHIDE, se va reveni in ecranul principal de editare al rezervării. La

închiderea acestui ecran prin apăsarea butonului OK, programul va întreba daca doriţi sa efectuaţi relaţiile
de plata.
!Atenţie! In momentul in care se definesc astfel de relaţii de plata pe o camera (implicit rezervare),
codurile de departament (serviciile) rutate nu vor mai apare in ecranul de plata al camerei pe care s-a definit
relaţia de plata ci vor apare la camera care preia plata.
In acest mod se pat defini mai multe relaţii de plata ca: transfer de plata pe firma in acelaşi timp transfer
de servicii de la o camera (sau mai multe) către camera care are plata pe firma. In acest caz Fidelio va
prelua serviciile rutate de la celelalte camere, si le va adăuga camerei care plăteşte. Daca unele coduri de
departament au fost rutate către firma, acestea vor fi preluate automat de către firma.
5.3.6.7. Reinstalare
Aceasta opţiune va fi valabila numai pentru rezervarea sau contul financiar care are starea „eliberat”.
Este posibil sa se configureze o distribuţie automata unui nou număr de factura de fiecare data când este
folosit acest buton.
5.3.6.8. Istoric & Viitor.
Unde se pot vedea rezervările trecute, anulate si neonorate ale oaspetelui. Ecranul care va apărea:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tab el 27: Coloan ele din ecran ul de Istoric&V iitor

Nume Informaţie
Camera nr. Arata numărul camerei in care a fost sau va fi cazat oaspetele;
Tarif Tariful la care a fost cazat;
Sosire Data actuala/de sosire a oaspetelui;
Plecare Data actuala/de plecare a oaspetelui;
Nopţi Numărul de nopţi cat a fost cazat sau va fi cazat oaspetele;
Nopţi Adult Numărul de nopţi înmulţit cu numărul de adulţi pe rezervarea
oaspetelui;
Venit Venitul total pe care l-a produs oaspetele. Aceasta este valabila
numai in istoric.
5.3.7 OPTIUNI ELIBERARE
Întrerupere sejur – se eliberează camera daca are soldul 0, chiar daca data plecării nu este data curenta.
Se poate selecta stilul de nota de plata dintr-o lista derulanta.
Nota intermediara – se poate face o nota de plata parţiala, totala sau in avans pentru o camera.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Nu Închide Fisa Cont - Eliberarea camerei prin trecerea soldului in plăti restante. Se selectează aceasta
opţiune daca oaspetele a eliberat camera dar nu s-a emis factura. Aceasta opţiune va elibera camera dar nu
va închide fisa de cont. Fisele de cont deschise se vor găsi in Plecări aşteptate.
Servicii in avans – se pot posta servicii in avans pe o camera sau pe o rezervare necazata, respectiv
tariful de cazare pentru tot sejurul sau pentru o zi.
Anulare servicii in avans – anularea acestor servicii numai daca sunt in aceeaşi zi.
5.3.8. ELIBERARE
De aici se face eliberarea camerelor cu sold 0 sau se întocmeşte nota de plata pentru cele cu sold diferit
de 0 apoi se eliberează.
Mesajul de confirmare care apare:
In cazul in care camera are sold se deschide fereastra de plăti (vezi plăţile).
ALTE OPTIUNI
5.3.9. JURNAL SERVICII
Se pot vedea toate serviciile postate pe camere, aranjament, cod de departament, numărul casierului sau
date specifice.
Partea inferioara cuprinde filtrele de afişare.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
5.3.10. FUNCTII CASIER:
ISTORIC PLATI – se vizualizează toate plăţile efectuate astăzi de câtre casier

STATUT CASIER –statutul casierului: deschis sau închis.
Acest ecran este numai de previzualizat si arata starea sertarelor de bani cu număr, starea curenta,
maximul deschideri pe zi, frecventa de deschidere si daca au fost folosite de un singur utilizator sau de mai
mulţi.
MODIFICARE STOC CASIER – se poate marii sau micşora plafonul de casa al casierului
DEPOZITE – se pot constitui sau anula depozite la cerere.

CURS VALUTAR – de aici se poate schimba cursul valutar si de asemenea se poate vedea cum a
evoluat cursul pe o perioada de timp.
CABINA TELEFONICA – se selectează aceasta opţiune daca se vrea facturarea apelurilor telefonice
făcute din cabina telefonica sau din camera.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
5.3.11. INCHIDERE CASIER
Se selectează aceasta opţiune pentru a închide registrul de casa, se verifica postările făcute in timpul
zilei si se număra banii din casa. Se introduce numărul de casa care se vrea închis.. După introducerea
parolei apare fereastra:
Se poate selecta un cod de departament pentru a se vedea detaliile :
In acest tabel putem vedea toata balanţa casierului pe ziua in curs. Apoi se tastează OK si putem lista
(sau nu) raportul detaliat cu încasări.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Pagina următoare va afişa soldul curent al casei. Acum se verifica daca soldul actual per moneda in
registrul de casa este egal cu cel calculat pe ecran.
!!In acest moment se verifica OBLIGATORIU ca sumele afişate pe ecran sa fie si in sertar.!!
Daca suma afişata pe ecran nu corespunde sumei aflate in sertar verificaţi încă odată plăţile (daca au
fost eliberate toate notele si bonurile fiscale) sau daca au fost anulate anumite note si nu s-au operat in
sistem.
A se vedea procedura de închidere de zi, anexata manualului.
5.3.12. CONT TRECATOR
Se deschide un cont financiar pe care se poate face o încasare fără a fi cazat turistul in hotel. In general
se foloseşte pentru a incasa servicii de tipul “telefon din recepţie” de la clienţi necazaţi in hotel.
VI. RELATII CLIENTI

Pentru a deschide Bara De Instrumente din meniul Relaţii cu clienţii, clic pe butonul Relaţii cu clienţii.
De aici se pot crea sau modifica profile, se pot organiza sau verifica evenimente in calendar sau se pot
lista rapoarte.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
O alta metoda de accesare a modulului Informaţii clienţi este accesarea opţiuni “Informaţii clienţi”
direct din bara de meniu a ecranului principal.
6.1. PROFILE
Profilul clientului
Companiile sunt denumita conturi de câtre vânzători si profile da câtre recepţie, indiferent de modul in
care sunt definite informaţiile trebuiesc folosite de toate departamentele.
Versiunea 8 a fost proiectata astfel incat sa existe o integrare adevărata intre cele doua arii.
Aceasta permite utilizatorului sa vadă nu numai informaţia consolidata pe total cont/profil cat si
individual daca se doreşte.
Caracteristici ale programului:

- Capacitatea de a stoca date despre un număr nelimitat de clienţi – companii sau individuali ca s
prospecti
- Posibilitatea de a defini profile multiple.
- Opţiunea de creare a unor legături. Aceste legături se pot face intre conturi/profile si contact,
conturi/profile cu conturi/profile si contact cu contact.
- Conceptul de proprietate permite legarea unui număr nelimitat de vânzări, catering si manager de
servicii, cu un cont si atribuirea de roluri distincte a acelor manageri.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
- Sistemul urmăreşte informaţia generala cum ar fi adresa si mai specific informaţii referitoare la
segmentul de piaţa, potenţialul de venituri etc.
- Posibilitatea de a defini mai multe adrese si modalităţi de comunicare pentru un client, cu
posibilitatea de a o alege pe cea principala.
- Posibilitatea de creare a unor legături ierarhice de tip înregistrare principala, înregistrare secundara.
- Sprijinirea unui concept privat, respectiv persoane care nu sunt legate de un profil de client.
- O interfaţa de email care permite utilizatorului sa facă un dublu clic pe email si acesta este trimis
imediat din suita 8.
- Vizualizarea in format HTML in fereastra de căutare profile
- Abilitatea de a crea o organigrama pe baza contactelor si a relaţiilor dintre ele aşa cum sunt definite
in sistem.
6.1.1. PROFILE CLIENT
Profilul reprezintă o înregistrare de informaţii referitoare la un oaspete individual companie, agenţie de

turism, sursa, vânzător, organizator de evenimente. Profilele cuprind informaţii de baza constante cum ar fi:
numele oaspetelui, agenţiei, companii etc., adresa, limba ca si informaţii de marketing, legături cu alte
profile, observaţii si informaţii statistice despre sejururile trecute si viitoare in alte hoteluri si rezervări
pentru conferinţe.
Ecranul de profile este aşa zisul “Navigator” si este împărţit in 4 zone distincte:
 Căutare – consta in criterii de căutare multiple pentru profilul de baza si o opţiune de căutare avansata.
 Rezultatele căutării – afişate in format tabel
 Prezentare detaliata – o lista “arbore” a tuturor detaliilor asociate profilului: adresa, comunicare,
legături, rezervări, istoric.
 O pagina HTML – vizualizare in format HTML, care prin definiţie este in format lista sau in format
“mare” in care informaţiile sunt aşezate in format netabelat.
Căutare in profile:
Introducerea unei întrebări
Fereastra de căutare este împărţita in trei zone:
1. Criterii de căutare de baza.
2. Căutare după criterii avansate (cu detalii)
3. Selectarea modului de afişare profile
Puteţi sa completaţi mai multe câmpuri pentru a restrânge criteriul de căutare. Căutarea propriu zisa este
afişata in format script intr-o fereastra din partea dreapta a ecranului. Daca nu se introduce nici un fel de
data se afişează lista profilelor in ordine alfabetica.
Criteriile de căutare de baza se regăsesc in tabelul 28.
Tabelul 28
Nume câmp Descriere
Nume Numele clientului, prenumele pentru turişti
Primul nume Numele clientului
Oraşul Oraşul in care locuieşte
ID Număr de ordine generat de suita 8
Tip Tipul de profil
Principale Căutare numai in înregistrări principale
Membrii familiei Membrii familiei sunt afişaţi daca se bifează acest câmp chiar
daca in profile este activata opţiunea “ascunde membrii
familiei”
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Căutare avansata pentru profile:

Căutarea avansata pentru profile este împărţita in trei secţiuni:
 Va permite sa selectaţi dintr-o lista de posibilităţi.
 Cel de-al doilea limitează căutarea la cel de-al doilea nivel sau oferă posibilitatea de a alege anumite
condiţii.
 Cel de-al treilea necesita introducerea unei valori sau selectarea de câtre utilizator a unei valori dintr-o
lista.
6.1.2. AFIŞARE PROFIL:
Selectând afişarea profilului puteţi sa limitaţi din total profiluri la profile active sau inactive, sau numai
cele pentru recepţie, sau numai profilele pentru conferinţe etc.
Criteriile de afişare profile se regăsesc in tabelul următor.
Status Descriere
Tot Toate profilele indiferent de status
Numai active Se afişează numai cele active
Numai inactive Se afişează numai cele inactive
Simboluri
Criteriile de căutare pot fi înlocuite si cu simboluri (%) de exemplu M%ller si ne afişează Muller,
Miller sau %Bank si obţinem Investment Bank, American Bank, sau Fidelio% obţinem Fidelio Gmbh,
Fidelio Inc.
Pornirea cautarii
Pornirea catarii se face apăsând pe butonul “CAUTARE”. Exista doua tipuri de căutare ce pot fi
folosite. Prima căutare se face apăsând butonul “căutare” si sunt afişate profilele ce conţin o parte din
criteriul de căutare. Al doilea tip de căutare este cea căutare avansata adică sunt afişate toate profilele ce
corespund criteriului de căutare.
Afişarea listei cu profilul specificat. De exemplu daca specificaţi sa se caute după prenume :”Thomas”
in lista de căutare vor apărea toate profilele in care prenumele este Thomas. Criteriul de căutare poate fi
foarte uşor şters apăsând butonul “ştergere”.
Căutare detaliata
Odată ce căutarea este pornita ea poate fi detaliata prin apăsarea butonului “găseşte”
Butonul “găseşte” poate fi folosit pentru:
 Pentru căutare peste tot sau numai in zona specificata.
 Sa caute un text anume.
 Sa caute prin toate înregistrările un cuvânt anume.
6.1.3. CREARE PROFIL
Pentru a crea un profil nou:

In fereastra de căutare profile apăsa butonul “profil nou” si alege tipul de profil dorit.
Fereastra profilului selectat este afişata.
Ecranul profilelor este alcătuit din 6 ferestre si una opţionala tip tab. Pentru explicaţii detaliate vezi
tabelul 29
Nota: exista doua tipuri distincte de profile, unul pentru individuali si vânzători si al doilea tip pentru
restul de profile
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabelul 29
Câmpuri Descriere
Individual Turist individual
Companie Compania care a făcut rezervarea
Agenţie de turism Agenţia de turism care a făcut rezervarea
Sursa Alta in afara de companie sau agenţie de turism
Vânzător Vânzătorul care a rezervat camera
Organizator evenimente Organizator de evenimente
Nota: tipurile de profile disponibile sunt configurate după necesităţile fiecăruia.
Tabelul 30
Câmpuri Descriere
Profile Înregistrarea informaţiilor despre un turist
individual, companie, agenţie de turism etc.
Detalii O continuare a ferestrei profile
Observaţii Un număr nelimitat de observaţii pot fi ataşate
acestui profil
Marketing Înregistrarea informaţiilor de marketing
Legături cu alte profile In aceasta fereastra se pot face legături intre
profile, pot fi vizualizate legăturile existente,
pot fi modificate sau şterse.
Legături cu documente In aceasta fereastra se pot adăuga documente la
acest profil, se pot modifica sau chiar şterge.
Familia In aceasta fereastra se introduc date despre
membrii familiei si contacte, numele,
prenumele si data naşterii. Pentru fiecare
membru al familiei se creează un profil nou.
Nota: fereastra “membrii familiei” este activa doar daca este activat parametrul “familia”.
6.1.3.1 Crearea profilului pentru un client individual
Pentru a crea un profil pentru un client individual:

Din fereastra de căutare profile apăsa butonul “profil nou” si selectează tipul de profil dorit.
In ecranul de profile va apărea afişat in bara de meniu din partea de sus a ecranului: “profil individual
nou”
Câmpul prenume are literele îngroşate. Acest lucru indica faptul ca este un câmp obligatoriu de
completat. Toate celelalte câmpuri sunt opţionale.
Completaţi câmpurile opţionale fie introducând informaţiile dorite, fie alegând informaţiile dintr-o lista.
In celelalte câmpuri, adresa, comunicaţii si informaţii client, se pot introduce mai multe înregistrări
separate si care pot fi ordonate intr-un anume fel sau se pot edita sau şterge.
Nota: verificaţi daca numele a fost scris corect. Numele introdus in fereastra de profile va apărea pe
scrisori si note de plata. Pentru căutare nu contează daca este scris cu litere mari sau mici.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabelul 31: Fereastra profile – clienţi individuali

Câmpuri Descriere
Prenume Introduceţi prenumele clientului. . Numele
introdus in fereastra de profile va apărea pe
scrisori si note de plata. Pentru căutare nu
contează daca este scris cu litere mari sau mici.
Iniţiala Introduceţi iniţiala numelui
Numele Introduceţi numele de familie
Abrevierea numelui pentru scrisori Introduceţi numele pe care clientul îl prefera in
corespondenta sau conversaţie. De exemplu pe
client îl cheamă David dar prefera sa I se spună
Dave.
Poziţia in cadrul firmei Introduceţi poziţia pe care o deţine clientul in
cadrul firmei in care lucrează.
Departamentul in care lucrează Introduceţi numele departamentului in care
lucrează clientul.
Limba In acest câmp limba este aleasa dintr-o lista .
verificaţi daca aceasta este limba pentru
conversaţie si pentru corespondenta.
Titluri Este folosit pentru a evidenţia titlurile deţinute
de un client: lord, lady etc.
Formula de întâmpinare Alegeţi formula de întâmpinare din lista.
Mesaj de început pentru scrisori Se completează automat cu formula de
întâmpinare. Se poate schimba la cerere.
Opţiuni de contact Opţiunile de contact sunt însuşi profilul chiar
daca exista legături cu profile afişate in lista.
Adresa Se pot introduce un număr nelimitat de adrese
pentru un profil, dar una singura pentru tipul de
adresa. Una dintre adresele introduse trebuie
definita ca principala.
Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce o
adresa noua, butonul “editare” pentru a edita o
adresa existenta si butonul “ştergere adresa”
pentru a şterge o adresa existenta.
Tip de adresa Alegeţi din lista afişata
Principala Alegeţi aceasta opţiune pentru adresa
principala. Aceasta opţiune este pusa implicit la
prima adresa introdusa.
Tara Alegeţi tara din lista
Cod poştal Codul poştal
Oraşul Alegeţi oraşul din lista
Statul Alegeţi codul statului din lista
Strada 1 Rândul 1 din adresa
Comunicaţii Un număr nelimitat de comunicaţii pot fi legate
de acest profil.
Apăsa butonul “nou” pentru a introduce un nou
tip de comunicaţie, butonul “edit” pentru a
edita un tip de comunicaţie existent sau butonul
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
“ştergere” pentru a şterge un tip de

comunicaţie existent.
Tip Alegeţi un tip de comunicaţie din lista
Valoare Introduceţi o valoare pentru tipul de
comunicaţie, exemplu: număr de telefon, fax,
adresa de email etc.
Principal Alegeţi aceasta fereastra opţiune pentru metoda
principala de comunicaţie. Metoda principala
de comunicaţie poate fi definita pentru fiecare
tip de comunicare, telefon, fax, email etc.
Contact principal Este afişat numai daca turistul este legat de o
companie. Acesta va fi contactul principal
pentru companie.
Adresa de corespondenta Este afişat numai daca turistul este legat de o
companie. Se configurează contactul pentru a
primi corespondenta.
Frecventa contactului Se trece numărul de săptămâni după care
clientul sa fie contactat. Uzual se trece 26 sau
52 adică de doua ori pe an sau o singura data.
Aceasta v-a crea automat o tema in cadrul
“teme si activităţi”. După ce aceasta tema este
completata se generează alta la intervalul de
săptămâni stabilit.
Activ Implicit aceasta opţiune este bifata indicând
faptul ca profilul este activ. De-bifarea opţiunii
înseamnă ca profilul nu mai este activ (dar nici
şters) si introduci un motiv pentru care l-aţi
trecut in aceasta stare.
Afişare Daca selectaţi butonul CCM adică modulul
pentru conferinţe si catering atunci acest profil
poate fi văzut numai in acel modul. Daca
alegeţi butonul “recepţie” atunci acesta va fi
vizibil numai in acel modul. Profilul este setat
implicit pentru a fi afişat in toate modulele.
Director vânzări Daca se cunoaşte alegeţi din lista. Daca nu
lăsaţi spaţiul gol.
Data naşterii Introduceţi data naşterii.
Nota: se poate introduce numai luna
Locul naşterii Introduceţi locul naşterii
Genul Selectaţi genul clientului, masculin, feminin
Naţionalitatea Selectaţi naţionalitatea din lista
Moneda preferata Se poate alege din lista o moneda preferata
pentru plata.
Informaţia este doar cu titlu de propunere.
Camere preferate / categorii de camere Puteţi alege din lista o camera sau un tip de
camera pe care clientul o prefera. Toate
celelalte tipuri de camere vor fi excluse in
momentul cazării.
Preferinţe Alegeţi din lista preferinţele clientului: camera
de fumători sau nefumători, etajul preferat, sa
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
fie lângă lift. După ce a-ti înregistrat

preferinţele clientului, Fidelio 8 va căuta pentru
cazare numai camerele care corespund
cerinţelor clientului.
Nivelul de creditare C – numai cash. Clientul respectiv poate achita
numai cash. Un mesaj de avertizare va apărea
când se creează o comanda pentru acest client.
Trebuie introdus si un motiv pentru care
clientul este pe lista cash.
R – restricţionat. Clientul va fi introdus pe lista
de restricţie. Acest lucru înseamnă ca hotelul
respectiv nu mai este dispus sa-l primească. Un
mesaj de atenţionare va fi afişat când selectaţi
un profil restricţionat pentru o noua rezervare
de camera sau sala de conferinţe. Trebuie
introdus un motiv pentru care este trecut pe
lista de restricţii.
A- plata virament prin banca. Clientul are
aprobare sa plătească prin OP. Un motiv
trebuie introdus si aici.
Informaţii client Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce un
act de identitate nou, “edit” pentru a edita un
act deja existent si “ştergere” pentru a şterge un
act existent.
Client / credit Alegând unul din cele doua butoane
client/credit ecranul se va schimba pentru a
introduce datele din actul de identitate sau
datele cărţii de credit
Tip Selectaţi tipul cardului de membru din lista.
Număr card Introduceţi cardul clientului si numărul
acestuia.
Carte de credit Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce o
carte de credit noua, “editare” pentru a edita
una deja existenta si “ştergere” pentru a şterge
una existenta.
Tipul cardului Selectaţi din lista
Numărul cardului Introduceţi numărul cardului de credit
Data de expirare Introduceţi data la care expira cardul
Numele deţinătorului Introduceţi numele deţinătorului.
Informaţii suplimentare in profilul clientului
Pentru a adăuga mai multe informaţii in ecranul profile:

Apăsaţi pe meniul “informaţii suplimentare”.
Se deschide fereastra “informaţii suplimentare”
Pentru detalii vezi tabelul 32
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tabelul 32
Câmpul Descriere
Cod VIP VIP indica faptul ca acel client trebuie sa primească un
tratament de VIP si nivelul acestuia sau este un client
obişnuit. Pot fi ataşate culori distincte pentru codurile
VIP. Acestea vor fi afişate pe ecran in fereastra
“oglinda” (CTRL+L)
Tariful Daca clientul are un tarif special, acesta poate fi
introdus aici. Acest tarif iţi va fi sugerat tot timpul când
vei accesa tarifele sau vei face o rezervare noua.
Salvare profil Aceasta opţiune este setata implicit si ne asigura ca
profilul nu va fi şters după un număr de zile specificat
in configurări.
Data nuntii Selectaţi din calendar data aniversara pentru cununie
Ascunde membrii familiei Profilele cu acesta opţiune vor fi afişate doar in căutare
profile daca este bifata opţiunea “membrii familiei”.
Daca aceasta opţiune este bifata iar opţiunea “arata
membrii familiei” nu este bifata pe ecran nu va fi afişat
nimic.
Documente personale Apăsaţi “nou” pentru a adăuga un document nou, “edit”
pentru a edita un document existent si “şterge” pentru a
şterge un document existent.
Tip document Alegeţi tipul de document din lista
Nume client Introduceţi numele clientului
Numele din document Numele clientului scris in document
Număr Numărul documentului
Naţionalitatea Alegeţi naţionalitatea din lista
Valabilitatea documentului Data emiterii si data expirării
Emis de Cine a emis documentul
Locul emiterii Locul unde a fost emis documentul.
Profile – Observaţii
In meniul observaţii se înregistrează observaţii referitoare la client. Observaţiile sunt împărţite in partea
de sus in utilizatori si categorii de observaţii si care pot fi marcate ca vizibile si pentru client. Un contoar
aflat in partea stânga jos ne arata cate observaţii sunt pentru acel profil.
Adăugare / vizualizare observaţii in fereastra căutare profile:

Pentru a adăuga o observaţie noua, selectaţi meniul observaţii si apăsaţi pe butonul “nou”
Selectaţi o categorie de observaţii, completaţi observaţie si bifaţi daca este cazul sa poată fi văzută si de
câtre client.
 Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate din meniul “opţiuni”
 Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate din meniul “observaţii” din fereastra “căutare
profile”
 Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate si din lista profile
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Asociere Profile
Exista mai multe tipuri de asocieri:

 Individual cu companie – un număr nelimitat de turişti/contacte pot fi asociaţi unei companii sau mai
multor companii.
 Individual cu individual – asocierea intre aceste profile este de tipul soţ/soţie, copil/părinte.
 Manager alocări – se pot crea un număr nelimitat de manageri care pot fi legaţi de un profil individual
6.1.3.2. Profilul companiei / agenţiei de turism / sursei
Ecranele de la profilul companiei, profilul agenţiei, profilul sursei sunt in mare parte identice.
De reţinut, câmpul “Numele întreg” este un câmp obligatoriu.
Pentru detalii vezi tabelul 33.
Tabelul nr. 33 – explicaţii câmpuri profil companie

Câmpuri Descriere
Prenume Introduceţi prenumele clientului. . Numele introdus in
fereastra de profile va apărea pe scrisori si note de
plata. Pentru căutare nu contează daca este scris cu
litere mari sau mici.
Iniţiala Introduceţi iniţiala numelui
Numele Introduceţi numele de familie
Abrevierea numelui pentru scrisori Introduceţi numele pe care clientul îl prefera in
corespondenta sau conversaţie. De exemplu pe client îl
cheamă David dar prefera sa i se spună Dave.
Poziţia in cadrul firmei Introduceţi poziţia pe care o deţine clientul in cadrul
firmei in care lucrează.
Departamentul in care lucrează Introduceţi numele departamentului in care lucrează
clientul.
Limba In acest câmp limba este aleasa dintr-o lista . verificaţi
daca aceasta este limba pentru conversaţie si pentru
corespondenta.
Titluri Este folosit pentru a evidenţia titlurile deţinute de un
client: lord, lady etc.
Formula de întâmpinare Alegeţi formula de întâmpinare deţin lista.
Mesaj de început pentru scrisori Se completează automat cu formula de întâmpinare. Se
poate schimba la cerere.
Opţiuni de contact Opţiunile de contact sunt însuşi profilul chiar daca
exista legături cu profile afişate in lista.
Adresa Se pot introduce un număr nelimitat de adrese pentru
un profil, dar una singura pentru tipul de adresa. Una
dintre adresele introduse trebuie definita ca principala.
Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce o adresa
noua, butonul “editare” pentru a edita o adresa
existenta si butonul “ştergere adresa” pentru a şterge o
adresa existenta.
Tip de adresa Alegeţi din lista afişata
Principala Alegeţi aceasta opţiune pentru adresa principala.
Aceasta opţiune este pusa implicit la prima adresa
introdusa.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro

Cod poştal Introduceţi codul zip sau codul poştal
Oraşul Alegeţi oraşul din lista
Statul Alegeţi codul statului din lista
Comunicaţii Un număr nelimitat de comunicaţii pot fi legate de
acest profil.
Apasă butonul “nou” pentru a introduce un nou tip de
comunicaţie, butonul “edit” pentru a edita un tip de
comunicaţie existent sau butonul “ştergere” pentru a
şterge un tip de comunicaţie existent.
Tip Alegeţi un tip de comunicaţie din lista
Valoare Introduceţi o valoare pentru tipul de comunicaţie,
exemplu: număr de telefon, fax, adresa de email etc.
Principal Alegeţi aceasta fereastra opţiune pentru metoda
principala de comunicaţie.
Metoda principala de comunicaţie poate fi definita
pentru fiecare tip de comunicare, telefon, fax, email etc.
Contact principal Este afişat numai daca individul este legat de o
companie. Acesta va fi contactul principal pentru
companie.
Adresa de corespondenta Este afişat numai daca individualul este legat de o
companie. Se configurează contactul pentru a primi
corespondenta.
Frecventa contactului Se trece numărul de săptămâni după care clientul sa fie
contactat. Uzual se trece 26 sau 52 adică de doua ori pe
an sau o singura data. Aceasta v-a crea automat o tema
in cadrul “teme si activităţi”. După ce aceasta tema este
completata se generează alta la intervalul de săptămâni
stabilit.
Activ Implicit aceasta opţiune este bifata indicând faptul ca
profilul este activ. De-bifarea opţiunii înseamnă ca
profilul nu mai este activ (dar nici şters) si introduci un
motiv pentru care l-aţi trecut in aceasta stare.
Afişare Daca selectaţi butonul CCM adică modulul pentru
conferinţe si catering atunci acest profil poate fi văzut
numai in acel modul. Daca alegeţi butonul “recepţie”
atunci acesta va fi vizibil numai in acel modul. Profilul
este setat implicit pentru a fi afişat in toate modulele.
Director vânzări Daca se cunoaşte alegeţi din lista. Daca nu lăsaţi spaţiul
gol.
Data naşterii Introduceţi data naşterii.
Nota: se poate introduce numai luna
Locul naşterii Introduceţi locul naşterii
Genul Selectaţi genul clientului, masculin, feminin
Naţionalitatea Selectaţi naţionalitatea din lista
Moneda preferata Se poate alege din lista o moneda preferata pentru
plata.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Informaţia este doar cu titlu de propunere.

Camere preferate / categorii de camere Puteţi alege din lista o camera sau un tip de camera pe
care clientul o prefera. Toate celelalte tipuri de camere
vor fi excluse in momentul cazării.
Preferinţe Alegeţi din lista preferinţele clientului: camera de
fumători sau nefumători, etajul preferat, sa fie lângă
lift. După ce aţi înregistrat preferinţele clientului,
Fidelio 8 va căuta pentru cazare numai camerele care
corespund cerinţelor clientului.
Nivelul de creditare C – numai cash. Clientul respectiv poate achita numai
cash. Un mesaj de avertizare va apărea când se creează
o comanda pentru acest client. Trebuie introdus si un
motiv pentru care clientul este pe lista cash.
R – restricţionat. Clientul va fi introdus pe lista de
restricţie. Acest lucru înseamnă ca hotelul respectiv nu
mai este dispus sa-l primească. Un mesaj de atenţionare
va fi afişat când selectaţi un profil restricţionat pentru o
noua rezervare de camera sau sala de conferinţe.
Trebuie introdus un motiv pentru care este trecut pe
lista de restricţii.
A- plata virament prin banca. Clientul are aprobare sa
plătească prin OP. Un motiv trebuie introdus si aici.
Comision agenţie turism Daca sursa este o agenţie de turism, se poate trece si
comisionul cedat acesteia sub forma de procent.
Informaţii companie Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce o informaţie
noua, “edit” pentru a edita o informaţie existenta si
“ştergere” pentru a şterge o informaţie existenta.
Tip Selectaţi tipul cardului de membru din lista.
Număr card Introduceţi cardul clientului si numărul acestuia.
Carte de credit Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce o carte de
credit noua, “editare” pentru a edita una deja existenta
si “ştergere” pentru a şterge una existenta.
Tipul cardului Selectaţi din lista
Numărul cardului Introduceţi numărul cardului de credit
Data de expirare Introduceţi data la care expira cardul
Numele deţinătorului Introduceţi numele deţinătorului.
Adăugare informaţii suplimentare in profilul companiei.

Pentru a adăuga informaţii in fereastra profile:
Selectaţi meniul “informaţii suplimentare”
Fereastra de adăugare informaţii suplimentare se deschide.
Pentru detalii vezi tabelul nr. 34
Tabelul 34 - Introducere informaţii suplimentare

Câmpuri Descriere
Opţiuni nota de plata Daca exista un mod de plata personalizat pentru
compania respectiva, acesta se introduce aici. Acest
mod de plata particularizat va v-a fi afişat de fiecare
data când veţi face o rezervare pentru compania
respectiv
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Tarife Daca exista un tarif special pentru aceasta companie,

acesta se introduce aici. Acest tarif va v-a fi sugerat de
fiecare data când veţi face o rezervare noua pentru
aceasta companie.
Salvare profile Aceasta opţiune este selectata implicit pentru a va
asigura ca profilul nu v-a fi şters după un număr de zile
pre-configurat.
Profile – Observaţii
In meniul observaţii se înregistrează observaţii referitoare la companie. Observaţiile sunt împărţite in

partea de sus in utilizatori si categorii de observaţii si care pot fi marcate ca vizibile si pentru client. Un
contoar aflat in partea stânga jos ne arata cate observaţii sunt pentru acel profil.
Adăugare / vizualizare observaţii in fereastra căutare profile:

Pentru a adăuga o observaţie noua, selectaţi meniul observaţii si apăsaţi pe butonul “nou”.Selectaţi o
categorie de observaţii, completaţi observaţie si bifaţi daca este cazul sa poată fi văzuta si de către client.
 Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate din meniul “opţiuni”
 Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate din meniul “observaţii” din fereastra “căutare
profile”
 Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate si din lista profile
Asociere Profile
Mai multe tipuri de legături se pot face intre mai multe tipuri de profile:
 Individuali cu companie – un număr nelimitat de individuali / contacte pot fi legate de una sau mai
multe companii.
 Companie cu companie – se pot stabili legături intre doua sau mai multe companii. Un exemplu
relevant este legătura dintre o agenţie de turism si mai multe companii.
 Companii principale si sub companii – se poate realiza o legătura de tipul companie principala si sub
companie in versiunea 8.
 Individual cu individual – legăturile intre individuali sunt de genul soţ/soţie, părinte/copil.
 Directori / angajaţi hotel cu profile clienţi – pentru vânzări si închiriere sala conferinţe este important sa
se asocieze mai mulţi
Stabilirea unei legături intre un profil de individual si un profil de companie.

Individualii pot fi legaţi de mai multe companii. Daca un individual este legat de o companie sau de mai
multe companii, aceasta legătura poate fi vizualizata sau modificata din meniul “asociere la” din fereastra
de modificare profile individuale sau in “arbore”
Un profil individual poate fi legat de o companie in trei feluri:
 din structura profilului:

 afişare tabel cu elementele principale ale profilului
 In structura profilului faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouseu-lui si alegeţi opţiunea “nou” si
“legătura individuali”
 Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea
unul nou.
 Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
 Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii.

 Din modificare profil:
 selectaţi profile companie
 selectaţi meniul “asociere profile”
 apăsaţi butonul “legătura noua” si “legătura individual”
 Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a
crea unul nou.
 Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie.
 Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii.
 Din meniul de navigare al profilului.
1. selectaţi “detalii profil” si “individuali”. Observaţie: opţiunea “individual” se poate afişa numai
in cazul in care exista cel puţin un individual legat la companie.
2. Faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouse-lui in cadrul listei afişate sau pe detaliile din partea
de sus si alegeţi opţiunea “legătura noua”.
3. Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru
a crea unul nou.
4. Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie.
5. Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii.
Observaţie: daca sunt legaţi mai mulţi individuali la o companie, aceştia vor fi grupaţi după rolul pe care îl au
in cadrul companiei.
Legături intre profile de companii
Un profil de companie poate fi legat de un alt profil de companie in trei feluri:

1. afişare tabel cu elementele principale ale profilului
2. In structura profilului faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouseu-lui si alegeţi opţiunea “nou” si
“legătura companie”
3. Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a
crea unul nou.
1. selectaţi profile companie
2. selectaţi meniul “asociere profile”
3. apăsaţi butonul “legătura noua” si “legătura companie”
crea unul nou.
1. selectaţi “detalii profil” si “companii”. Observaţie: opţiunea “companie” se poate afişa numai in
cazul in care exista cel puţin o companie legata la aceasta companie.
2. Faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouse-lui in cadrul listei afişate sau pe detaliile din partea de sus
si alegeţi opţiunea “legătura noua”.
3. Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea
unul nou.
Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Observaţie: daca sunt legate mai multe companii la o companie, acestea vor fi grupate după tipul de profil, adică sursa,
agenţie turism etc.
Legătura cu sub-companii
Aceasta opţiune oferă posibilitatea de a reprezenta a structurii unei companii mari organizata pe
principiul “principal” si “secundari”.
Observaţie: Daca o companie este legata de alta companie in calitate de sub companie, va fi afişat un “S” in
dreptul numelui companiei in tabelul de afişare profil, iar in ecranul de modificare profil va apărea numai
compania principala. Litera “M” afişata lângă numele companiei ne indica faptul ca este compania principala
(maşter).

1. afişare tabel cu elementele principale ale profilului
2. In structura profilului faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouse-lui si alegeţi opţiunea “nou” si
“legătura sub-companie”
crea unul nou.
1. selectaţi profile companie
2. selectaţi meniul “asociere profile”
3. apăsaţi butonul “legătura noua” si “legătura sub-companie”
crea unul nou.
1. selectaţi “detalii profil” si “sub-companii”. Observaţie: opţiunea “sub-companie” se poate afişa
numai in cazul in care exista cel puţin o companie legata la aceasta companie.
2. Faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouse-lui in cadrul listei afişate sau pe detaliile din partea
de sus si alegeţi opţiunea “legătura noua”.
crea unul nou.
Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie.
6.1.4. MODIFICARE PROFILE
Modificarea unui profil:

Un profil poate fi modificat folosind una dintre metodele de mai jos:
 Din tabelul unde este afişat profilul selectaţi butonul “modificare profil” sau
 Faceţi dublu clic pe profil
 Din structura profilului (“detalii profil” si clic cu butonul din dreapta apoi alegeţi “modificare”)
Adăugarea unei adrese noi sau a unei metode noi de comunicare
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Adăugarea unei adrese noi sau a unei metode noi de comunicare se poate face folosind una din metodele de
mai jos:
1. Din interiorul ferestrei profile.
2. Din structura profilului (“detalii profil” si clic cu butonul din dreapta apoi alegeţi “adresa noua”
sau “comunicare”)
3. Din structura profilului (“detalii profil” sub-meniul “adresa noua” sau “comunicare” si alegeţi
“nou”)
Observaţie: Toate informaţiile despre o legătura individuali, companie, agenţie etc., pot fi adăugate, modificate
sau şterse din structura profilului.
6.2. CALENDAR
Cu opţiunea „Calendar” versiunea 8 păstrează linia programării activităţilor in viitor si de stabilire a
perioadelor critice, ex. Perioada Crăciunului.
Utilizare Calendar
Calendarul va oferă posibilitatea sa vizualizaţi o zi, o săptămâna, o luna, apăsând cu Mouse-ul in

apropierea butoanelor din partea de sus a ecranului. Ca opţiune se poate configura scala timpului la
intervalele dorite.
Caracteristici:
1. calendarul va afişează o zi, o săptămâna, o luna
2. utilizatorii por crea activităţi noi, sau modifica/şterge activităţi existente.
3. utilizatorii por crea activităţi îndatoriri, sau modifica/şterge îndatoriri existente.
4. Se poate folosi funcţia “drag ant trop”
5. Calendarul de evenimente tine seama si de zilele libere care pot fi introduse si vizualizate din
calendar.
6. Activităţile au culori diferite pentru identificarea lor.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Vizualizare calendar
Pentru a vizualiza calendarul:

Din meniul clienţi apăsaţi pe “calendar” sau tastaţi F4.
Calendarul va apărea pe ecran.
Calendarul de evenimente
Pentru a introduce un eveniment nou sau modifica un calendar existent faceţi clic cu butonul din
dreapta de la Mouse pe fereastra cu calendarul cat mai aproape de ziua si selectaţi “nou” sau “modificare”
calendar evenimente. Datele ce trebuiesc completate se găsesc in tabelul 35.
Tabelul 35- Datele calendarului de evenimente

Câmpul Descriere
Data de început Data de început a calendarului
Data de sfârşit Data de sfârşit a calendarului
Tip Tipul evenimentului
Descriere Descrierea pe lung a evenimentelor
Culoarea Selectaţi culoarea cu care vreţi sa apară evenimentele
in calendar
Observaţii Observaţii adiţionale
________________________________________________________________________
Observaţie: se poate introduce un eveniment nou selectând “calendar activităţi” din meniul diverse
6.3. RAPOARTE SI DIAGRAME
In aceasta secţiune se afla toate rapoartele din Fidelio. Rapoartele sunt împărţite in doua grupe
principale si mai multe subgrupe.
Rapoartele folosite uzual sunt cele din secţiunea “Rapoarte Fidelio România”.
De exemplu pentru a lista raportul “Mic Dejun” se procedează astfel:
Alegeţi funcţia “Relaţii Client” din meniul rapid sau din bara de instrumente. Selectaţi opţiunea
“Rapoarte si Diagrame”
Se deschide următoarea fereastra:
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Selectam grupa “Rapoarte Fidelio România”, subgrupa “Recepţie”, raportul “Raport Mic Dejun(1)”
Apăsaţi butonul “Execute” din partea dreapta a ecranului apoi in fereastra nou deschisa apăsaţi tot pe
butonul “Execute” si raportul va fi afişat pe ecran. Daca doriţi sa-l tipăriţi apăsaţi butonul “Tipărire”.
La fel se procedează pentru oricare dintre rapoarte.
VII. ADMINISTRARE CAMERE
Pentru a apela funcţia Administrare Camere se apăsa butonul “Administrare Camere” din bara de
instrumente sau butonul “Adm Camere” din meniul rapid (cel din stânga)
7.1. SERVICIUL DE ETAJ

Din acest meniu se pot vedea toate camerele din hotel (sau numai o parte), se poate modifica starea
camerelor (curata, murdara), se pot vedea si edita camerele dezafectate sau in reparaţie etc.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Pentru a schimba statutul unei camere se selectează din lista apoi se alege de la “Modificare Statut”
statutul nou: Curata, Murdar Ocupata, Murdara. Statutul camerei mai poate fi schimbat si din “Oglinda
Hotelului” (vezi cap. Oglinda Hotelului)
La “Info. Camera” ne afişează informaţii legate de configurarea camerei.
“Statistica” – putem vedea o statistica a hotelului pana in acest moment:
“Acţiune rapida” – se foloseşte pentru a schimba statutul mai multor camere simultan.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Daca dorim sa schimbam statutul mai multor camere simultan, apelam funcţia “Acţiune Rapida”.
In fereastra care se deschide selectam camerele din câmpul : „Camera nr.” alegem camerele la care
schimbam statutul apoi alegem secţiunea zi sau noapte după care din câmpul „modificare la” alegem
statutul dorit.
„DZ – DE” – de aici se schimba statutul camerelor in dezafectate si cu defecţiuni:
Este important sa alegeţi corect intervalul in care camera este scoasa din afara serviciului, precum si
statutul implicit la reactivare.
De exemplu pentru schimbarea statutului camerei 102 in “Cu defecţiuni” se procedează astfel:
 se alege funcţia “DZ – DE” din fereastra “Serviciul de etaj”
 se selectează intervalul de timp pentru care este scoasa din disponibilul hotelului in câmpul
“Interval Date”
 se alege statutul “Cu defecţiuni” din câmpul “Statut”
 alegem motivul pentru care se schimba statutul camerei, din câmpul “Motiv”
 in câmpul “Observaţii” se trec eventualele observaţii.
 din câmpul “Statut Activare” se alege statutul la care revine in disponibilul hotelului.
 se apăsa butonul “Salvare”
Pentru a vedea doar anumite tipuri de camere se foloseşte meniul de selectare din partea stânga
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
Pentru selectarea criteriului de căutare se face dublu clic cu Mouse-ul pe tipul de camere dorite.
Pentru o căutare mai restrânsa se folosesc câmpurile
“Tipuri Camere” – se afişează numai camerele care corespund criteriului de căutare
“Camere Nr.” – sunt afişate informaţii despre camera selectata.
“Secţiuni” – se selectează tura zi sau noapte
După fiecare criteriu ales trebuie sa apăsaţi pe butonul “Căutare” pentru a fi afişate rezultatele căutării
in fereastra din partea dreapta.
7.2. DEZAFECTATA
Aceasta funcţie se foloseşte pentru schimbarea statutului camerelor in “Dezafectate” sau “Cu
Defecţiuni”. Vezi Funcţia “DZ – DE” din “Serviciul de Camera”.
7.3. ISTORIC CAMERE

se apelează funcţia de căutare rezervări. Vezi cap. Rezervări
7.4. SITUATIA ACTUALA (STATUT HOTEL)

Putem vedea statusul hotelului in acest moment cu disponibilul de camere si încasări (inclusiv gradul de
ocupare) .
Fereastra este împărţita in 5 zone:
TOTAL
Număr total camere - este afişat numărul de camere existente in hotel
Total Cam de vanz. – numărul de camere ce pot fi vândute.
RULAJ – sunt afişate diverse statistici ale hotelului.
SERVICIUL DE ETAJ – sunt afişate date statistice despre statutul camerelor.
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
SFARSITUL ZILEI – informaţii statistice despre încasările din cazare si alte statistici.
VENIT SFARSIT ZI – este opţional si conţine informaţii despre sumele încasate din cazare cu TVA si
fără TVA
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
VIII. DIVERSE
Aici găsim o serie de funcţii utile dar mai rar folosite:
Închidere de zi – cu aceasta funcţie se face închiderea zilei hoteliere si trecerea in mod automat in
următoarea zi hoteliera. Pentru detalii vezi anexa “Procedura închidere zi”
Export – se poate face exportul unor rapoarte pre-definite manual câtre o destinaţie pre-definita.
Rapoarte – deschide lista de rapoarte (vezi “Relaţii clienţi”)
Raport proceduri – este un raport statistic configurabil
Calendar activităţi – vezi Relaţii Clienţi
Schimbare parola – se poate schimba parola utilizatorului
Funcţii interfaţa – se apelează diverse funcţii
Programe externe – aici se găsesc scurtături (pre-configurate) spre alte programe din sistem.
Activităţi Astăzi – se deschide o fereastra unde sunt afişate toate activităţile programate in hotel.
Servicii Web – se pot accesa adrese sau funcţii de internet pre definite.
Accesări – se apelează diverse funcţii
Sector 2, Bucuresti
Tel/Fax: (+40) 021 242 11 12
(+40) 021 242 69 18
office@bit-soft.ro
www.bit-soft.ro
IX. SETARI
De aici se pot modifica diferite setări ale programului.
Diverse – Licenţa – aici se introduce licenţa

Diverse – Întreţinere – unelte pentru service - reparare si întreţinere sistem
Pentru restul funcţiilor vezi proceduri specifice.
X. FERESTRE
De aici se închid ferestrele din program sau se iese din program.
1. ANEXE
Anexa 1. Creare de rezervări (profil individual si partajare)

Anexa 2. Relaţii de plata (relaţii de plata pe aceeaşi camera si relaţii de plata pe camere diferite)
Anexa 3. Plaţi restante
Anexa 4. Procedura de stornare factura
Anexa 5. Procedura de Închidere de zi.

Manual Fidelio V8

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual Fidelio V8

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual de utilizare

Fidelio V8 Small Business Edition

Pentru a începe o noua sesiune de lucru:

1. Dublu clic pe iconiţa de Fidelio Versiunea 8 de pe desktop

2. Va apărea ecranul de autentificare:

- Se introduce numele de utilizator in câmpul Utilizator

In acest moment se va deschide ecranul principal al programului:

Acest ecran este impartit in trei câmpuri importante:

1.1. BARA DE INSTRUMENTE

1.2. MENIUL DE ACCES RAPID

1.3. ECRANUL SCURTATURI

1.4. TASTE RAPIDE

Tasta Rapida Descriere

II. OGLINDA HOTELULUI

In partea stânga sunt afişate informaţii referitoare la camerele din hotel:

In partea de jos a ferestrei sunt câmpuri de căutare selectiva si opţiuni de afişare.

O scurta explicaţie a câmpurilor este prezentata in cele ce urmează:

Coloana gri închis reprezintă data economica in care se lucrează.

După ce se selectează aceasta opţiune va apărea ecranul principal al rezervărilor de unde se

3.1. CĂUTAREA UNEI REZERVĂRI

Tabel 1: Ecranul de căutare al rezervări

Căutarea avansata a unei rezervări

 Primul da posibilitate de alegere dintr-o lista derulanta.

Formularul de interogare poate fi şters apăsând butonul “Curata”.

Secţiunea de afişare a rezervărilor

Tabelul 2 explica aceste ecrane.

Se poate căuta si in tabelul rezultatelor afişate cu ajutorul butonului “Căuta in Tabel”

3.2. CREAREA UNEI NOI REZERVĂRI

Tabel 3: Opţiunile de Profil Nou

Tabelul 4: Fereastra de profil: Individual

R - Restricţionat Oaspetele este pus intr-o lista restricţionata Aceasta

3.3. EDITAREA UNEI REZERVĂRI

Fereastra de editare a unei rezervări este impartita in 2 secţiuni:

Tabel 6: Editarea unei rezervări

Caracteristici Unde se pot posta servicii speciale

Tabelul cu detaliile rezervării

Cele garantate vor fi deduse din ecranul de disponibilitati, in timp ce cele

Selectarea unui tarif din lista de tarife

Pentru a selecta un tarif rezervării

Se apăsa butonul de langa câmpul de tarif. Va apărea următorul ecran:

Acest ecran este divizat in 4 secţiuni:

2. Partea de jos a ecranului arata următoarea informaţie:

Plata rezervării – vezi capitolul Casierie

3.4. OPŢIUNI UNEI REZERVARI

3.4.1 Din ecranul principal de editare al rezervării.

Sunt discutate in capitolul Casierie

 Prima secţiune este alegerea dintr-o lista a şabloanelor pre-definite de scrisori.

 A treia secţiune da informaţii despre istoricul scrisorilor trimise acestei rezervări.

Servicii cu valoare fixa

Adăugarea unui serviciu fix

 Se foloseşte butonul “Adăuga”

Adăugarea serviciilor fixe pe zile

Istoric & Viitor

Partajarea cu o rezervare noua

Ecranul care se va deschide este cel arătat precedent.

Tabelul 9: Ecranul de partajare când este selectat preţul

Ecranul cu Preţ calculat are aceleaşi butoane si aceleaşi funcţionalitate ca in Tabelul 8.

Partajarea cu o rezervare existenta

Afişarea istoricului schimbărilor făcute rezervării.

Tabelul 11: Numele coloanelor in Istoric utilizator

Se poate schimba starea unei rezervări partajate.

3.4.2 Opţiunile rezervării din ecranul principal

Aceasta opţiune va fi activa numai in cazul rezervărilor anulate sau neonorate

Explicarea opţiunilor ce apar in ecranul cu comenzi rapide din partea dreapta