Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
SUPORT LUCRRI PRACTICE
Prof. univ. dr. Gabriela MENI Lect. univ. dr. Daniela POPESCUL
2011
Copyright 2011 Gabriela MENI
Cuprins
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Indiferent de tipul proiectelor, de programele din care fac parte (dac este cazul), cei care particip la scrierea lor trebuie s aib n vedere o serie de aspecte care se regsesc n coninutul lor. Plasarea acestor aspecte sau gradul de importan difer de la un tip de proiect la altul, de termenii de referin specifici proiectului, de cerinele finanatorului n general, un proiect este conceput avnd n vedere urmtoarele elemente de baz: ideea proiectului, reprezentnd o problema ce se dorete a fi rezolvat sau o oportunitate de exploatat prin proiect; justificarea ideii proiectului (de ce se dorete realizarea proiectului i ce vine n sprijinul realizrii lui); scopul proiectului, n sensul delimitrii clare a prii din problem ce poate fi rezolvat prin proiect sau a componentei ce poate asigura exploatarea oportunitii identificate; grupul-int al proiectului i/sau cine beneficiaz de rezultatele implementrii lui (cui i este adresat), care, de cele mai multe ori, poate s rezulte din scop sau obiective i/sau trebuie definit distinct; obiectivele proiectului, care trebuie vzute att pe termen scurt, cele care pot fi atinse n timpul proiectului, ct i pe termen lung, cele care vor asigura continuitatea proiectului; jaloanele sau rezultatele intermediare ale proiectului, care se stabilesc pentru fiecare obiectiv pe termen scurt sau la nivelul ntregului proiect, plecnd de la scopul definit; activitile care concur la obinerea jaloanelor, descrierea lor, stabilirea ntinderii n timp i a dependenelor dintre ele; stabilirea echipei de implementare a proiectului, identificarea abilitilor i pregtirilor profesionale pe care trebuie s le aib fiecare membru al echipei (apar n coninutul proiectului dac sunt solicitate sau doar pentru o mai uoar atribuire a responsabilitilor lor); resursele solicitate de fiecare activitate n parte; evaluarea monetar a resurselor, indiferent dac ele exist i sunt puse la dispoziia echipei proiectului (contribuia proprie a celor care propun proiectul) sau urmeaz s fie finanate prin proiect (partea care se dorete s fie finanat). De fapt, se ntocmete bugetul proiectului, care poate fi defalcat pe fiecare activitate i pe fiecare resurs n parte, pe perioade de realizare a proiectului i, n final, pentru ntregul proiect; identificarea riscurilor la care ar putea fi expus proiectul; stabilirea indicatorilor prin care rezultatele pot fi urmrite. Este necesar s se rein c toate elemente anterioare trebuie vzute ca un tot unitar. La un moment dat, definirea elementelor anterioare nu este un proces strict secvenial, ns ntre acestea exist o mare interdependen i nlnuire logic.
evidenierea necesitii implementrii proiectului, relevana pentru organizaie sau finanator (obiectivele lor), ncadrarea n prioritile i criteriile de eligibilitate etc. n acest mod, se dorete abordarea urmtoarelor aspecte: descrierea nevoilor care au fost generate de problema identificat sau care au generat-o (inclusiv statistici, dac este cazul), pe cine afecteaz (persoane, grupuri de persoane, comuniti, departamente etc) i cum; care este stadiul actual de dezvoltare a domeniului abordat prin proiect (ca domeniu economic, social, tehnologic, cultural etc.), ce proiecte au mai fost derulate n domeniu i ce rezultate au avut, cum pot fi continuate proiectele anterioare prin proiectul propus; ce puncte tari ale domeniului ar putea fi exploatate n favoarea rezolvrii problemei identificate; ce puncte slabe ar trebui s elimine proiectul propus; ce efecte poteniale ar putea s aib proiectul asupra domeniului, de o manier general. Nu trebuie uitate elementele care trebuie s surprind gradul de noutate/originalitate/unicitate raportat la ceva (o zon geografic, stadiul de dezvoltare a domeniului abordat prin proiect, existena a ceva similar, dar care poate fi dezvoltat etc.) Particulariti n realizarea justificrii proiectului, n funcie de tipul acestuia: 1. Pentru proiecte interne organizaiei, cele care vor fi aprobate i finanate de ctre conducere, n plus fa de elementele anterioare: descrierea legturii dintre problema/problemele care se ncearc a se rezolva prin proiect i obiectivele/strategiile firmei (cum sprijin proiectul acele obiective i strategii); descrierea componentelor organizatorice care vor fi afectate de proiect, n ce sens i cum vor fi ele implicate n implementarea proiectului; ce s-ar ntmpla n firm dac proiectul n-ar fi implementat. 2. Pentru proiecte cu finanare extern organizaiei, de genul granturilor i fondurilor nerambursabile/ rambursabile de la Uniunea European, Banca Mondial, organizaii internaionale (USAID), n plus fa de elementele anterioare: descrierea modului n care proiectul, prin nevoile pe care le acoper, se ncadreaz n obiectivele generale/specifice, msurile i/sau prioritile finanatorului; descrierea modului de ncadrare n strategiile/prioritile naionale/regionale; care este gradul de noutate pentru zon/domeniu; descrierea eventualelor parteneriate pe care le presupune implementarea proiectului (dac este cazul); descrierea experienelor similare i modalitile de exploatare a acestora; statistici naionale, regionale sau zonale privind dezvoltarea domeniului/zonei. Exemple de posibile probleme - idei de proiecte: 1. Informatizare administraie local Slaba gestiune a veniturilor colectate la nivelul administraiei locale, o eviden inexact a datoriilor agenilor economici sau a populaiei, risipa de resurse sunt doar cteva dintre problemele cu care se confrunt Primria municipiului X i primriile din comunele judeului. Multe dintre ele sunt cauzate de slaba informatizare, nivelul sczut de pregtire a personalului de specialitate implicat direct n colectarea i gestiunea fondurilor, lipsa de motivare a personalului n privina asumrii responsabilitii pentru activitile desfurate, numrul insuficient de personal. 2. Centru de consiliere a cetenilor n regiune exist un numr relativ redus de organizaii, indiferent de natura lor (organizaii neguvernamentale, guvernamentale), care s poat oferi asisten legal cetenilor n domeniul drepturilor omului. Aceast lips conduce la situaii n care persoane incompetente sftuiesc sau consiliaz greit persoane care au probleme grave cu privire la drepturile lor. Acest lucru determin o rstlmcire a prevederilor legale, o slab cunoatere a problemelor juridice cu privire la drepturile pe care le au cetenii.
1.2 Prezentarea grupului (grupurilor)-int, beneficiarilor direci i indireci (1.4.b din formular)
De obicei, pentru proiectele finanate, elementele care ar trebui s fie avute n vedere pentru identificarea grupurilor-int i a beneficiarilor direci sunt stabilite de ctre finanator, sub forma unor categorii bine definite de persoane sau de comuniti, asupra crora proiectul trebuie s-i concentreze atenia.
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
La scrierea proiectului trebuie prezentate caracteristicile beneficiarilor direci i ale grupurilor-int care vor fi vizate de ctre proiect. Gruprile-int i beneficiarii direci ai proiectului trebuie s fie descrii din perspectiva necesitilor lor reale, a modalitilor n care proiectul poate veni n sprijinul lor, a relevanei pentru scopul proiectului, a criteriilor care au stat sau vor sta la baza selectrii lor. (Anexa 1) n cazul unor proiecte, se poate constata c numrul beneficiarilor direci este foarte mare, iar din raiuni de timp i de buget nu este posibil s fie acoperite nevoile tuturor. De aceea, se apeleaz la stabilirea unor criterii de selecie i a unui numr limitat de persoane care poate fi ajutat prin intermediul proiectului, aciune care nseamn selectarea grupurilor int. Cu alte cuvinte, din rndul beneficiarilor direci se selecteaz cei asupra crora se vor concentra toate eforturile i resursele proiectului. De exemplu, proiectul PAEM Pacani a avut drept grupuri-int omerii sub 30 de ani, absolveni de liceu i studii superioare (aproximativ 150), precum i femeile fr ocupaie (aproximativ 300), selectai din categoria beneficiarilor direci: omeri absolveni de liceu i studii superioare (aproximativ 2500). n acest caz, vorbim de parte i ntreg, adic beneficiarii direci sunt ntregul, iar grupurile-int sunt partea. Exist i situaia n care din categoria beneficiarilor direci s nu fie selectate grupuri int, pentru c numrul lor este relativ mic i prin proiect este posibil ca nevoile lor s fie rezolvate n timpul i bugetul existent. n acest caz, nu mai vorbim de cele dou categorii: beneficiari direci i grupuri int, ci numai de beneficiari direci. Pentru proiectele care fac parte din interiorul unei organizaii, grupurile-int sunt stabilite de ctre cel care solicit sau propune proiectul, prin scopul acestuia. Alturi de grupuri-int i beneficiari direci, se mai contureaz o categorie, cea a beneficiarilor indireci, adic cei care nu sunt n atenia direct a proiectului, pe perioada implementrii lui, dar care pot s se bucure de avantaje sau rezultate ale proiectului. n cazul proiectului PAEM, de rezultatele lui a beneficiat ntreaga comunitate, prin avantajele crerii unui Centru de mediere i plasare pe pia forei de munc, ca i a unui sistem informaional pe piaa forei de munc; precum i firmele care au angajat persoane din grupul-int, instituiile care au format consoriul local, prin instituionalizarea sub forma unei fundaii .a. Exemple de grupuri-int, beneficiari direci i indireci: 1. Informatizare administraie local Beneficiari direci Funcionarii din Primria Oraului X, care vor beneficia de activitatea mbuntit a compartimentelor Buget-prognoze Financiar-contabil, Audit Intern i Venituri, Impozite i Taxe 28 persoane Grup-int Funcionarii publici din cadrul Primriei oraului X, care fac parte din compartimentele Bugetprognoze, Financiar-contabil, Audit Intern i Venituri, Impozite i Taxe 15 persoane Beneficiari indireci Consiliul Local al oraului X Consiliul Judeean Societile comerciale care vor interaciona cu administraia public local ntreaga comunitate din oraul X, care va beneficia pe termen lung de capacitile mbuntite ale administraiei publice locale 21.258 locuitori (conform datelor ultimului recensmnt) 2. Centru de consiliere a cetenilor Beneficiari direci persoanele crora le-au fost nclcate drepturile prevzute n legislaia drepturilor omului, aproximativ 100 din oraul X; studeni n an terminal de la facultatea de drept, aproximativ 300 zi i ID; Grup-int 30 de persoane care au fost selectate din numrul total al celor crora li s-au nclcat drepturile, selectate plecnd de la venitul minim pe membru de familie; 10 studeni de la facultatea de drept selectai n funcie de lucrrile de licen care urmresc drepturile omului; Beneficiari indireci organizaii non-guvernamentale implicate n combaterea nclcrii drepturilor omului; instituiile publice ce au obligaii n privina respectrii modului de aplicare a legislaiei drepturilor omului.
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
obiective de dezvoltare instituional (calitative) al cror rezultat se concretizeaz n cunotinele mult mbuntite sau capacitatea crescut de rezolvare a unor probleme, fiind intangibile i greu de comensurat (de exemplu: mbuntirea sistemului educaional, obinerea de noi calificri, obinerea de certificate/diplome pentru participarea la cursuri de instruire .a.). Evaluarea schimbrilor pe care le produc astfel de obiective este calitativ, msurabile prin observare, interviuri, chestionare. Totui, unele dintre aceste obiective pot fi, la un moment dat, i cuantificate (exemplu: numr persoane instruite care ntrein instalaiile de ap, numr de persoane instruite pe plan local pentru monitorizarea gradului de poluare). Rezultatele cuantificabile ale acestor obiective nu pot fi limitate doar la numr de persoane instruite, ci trebuie examinat i urmrit modul n care aceste persoane desfoar activitile pentru care au fost instruite. Astfel de obiective trebuie s conduc la gsirea de soluii pentru alte proiecte, atragerea comunitii pentru participarea la derularea proiectelor, dezvoltarea sentimentului de ncredere n resursele locale i potenialul lor de replicare. i toate acestea se pot observa, de cele mai multe ori, ntr-un timp mult mai mare dect cel alocat proiectului. Att obiectivele calitative, ct i cele cantitative pot fi termen scurt, dar i pe termen lung/mediu. n proiecte, obiectivele sunt evideniate doar din punct de vedere temporal, pentru c din modul de formulare, dar i prin activitile i rezultatele care conduc la atingerea lor, se intuiete foarte clar care sunt productive (cantitative) i care instituionale (calitative). n general, obiectivele pe termen scurt sau mediu (n funcie de durata estimat a proiectului) vor fi atinse prin implementarea proiectului, n timp ce prin obiectivele pe termen mediu/lung (generale) se urmrete asigurarea continuitii proiectului, dup ce a fost finalizat implementarea i s-a ncheiat finanarea. Plecnd de la obiectivele pe termen scurt/mediu se vor stabili jaloanele/rezultatele intermediare i se va descompune proiectul pe activiti/subactiviti. Exemple de obiective: 1. Informatizare administraie local Obiective pe termen scurt 1. Modernizarea structural i funcional a administraiei publice a oraului X (cantitativ); 2. Dezvoltarea aptitudinilor n folosirea echipamentului IT de ctre angajai, n perspectiva dezvoltrii structurilor informatice din administraia public local a oraului X (calitativ); 3. mbuntirea sistemului de colectare i gestionare a resurselor financiare ale Primriei oraului X (cantitativ). Obiective pe termen lung: 1. mbuntirea managementului resurselor financiare n cadrul Primriei oraului X prin informatizarea compartimentului financiar-contabil (calitativ); 2. Creterea eficienei i performanelor funcionarilor publici implicai in activitatea de gestionare a fonurilor Primriei X prin facilitarea accesului la resurse materiale i de know-how corespunztoare (calitativ); 3. Creterea nivelului de colectare a taxelor i impozitelor locale la nivelul primriei X prin intermediul sistemului electronic de plat (cantitativ). 2. Centru de consiliere a cetenilor Obiective pe termen scurt Asigurarea diseminrii cunotinelor despre drepturile umane i civice ale cetenilor prin pliante specializate (calitativ); Asigurarea asistenei directe cetenilor, prin realizarea unei linii telefonice online n cadrul centrului (cantitativ); Dobndirea de aptitudini profesionale de consiliere legal, precum i pentru prestarea de servicii n interesul comunitii de ctre studenii atrai n proiect (calitativ); Crearea cadrului instituional pentru derularea activitilor din cadrul centrului de analiz (cantitativ); Rezolvarea unor cazuri de nclcare a drepturilor omului pn la sfritul primului an al proiectului (cantitativ).
de timp necesar pentru efectuarea acelor activiti, stnd i la baza definirii indicatorilor de monitorizare i evaluare a proiectului. Jaloanele pot fi definite fie pentru fiecare obiectiv pe termen scurt/mediu n parte, fie la nivelul ntregului proiect, plecnd de la scop. Exemple de jaloane: 1. Informatizare administraie local Echipa de management Compartimente financiar-contabil i impozite-taxe dotate cu infrastructur IT modern Aplicaie software de management financiar implementat Funcionari publici instruii s utilizeze n mod corespunztor aplicaia Funcionari publici instruii n domeniul managementului financiar Materiale de informare difuzate ntlnire organizat cu reprezentani ai mediului de afaceri i reprezentani mass-media 2. Centru de consiliere a cetenilor Centru de consiliere nfiinat legal Centru de consiliere funcional Studeni instruii pentru consiliere Cazuri de nclcare a drepturilor omului rezolvate Asisten acordat cetenilor
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Informatizare administraie local Jalon 5: Funcionari publici instruii n domeniul managementului financiar 5100 Organizarea de cursuri de instruire: 5110 Stabilirea locului de desfurare a cursurilor; 5120 Selectarea participanilor la cursuri; 5130 Elaborarea programei cursurilor; 5140 Selectarea instructorilor; 5150 Desfurarea propriu-zis a cursurilor; 5200 Evaluarea participanilor la cursurile de instruire 5210 Testarea cunotinelor dobndite prin examinri teoretice 5220 Verificarea modului de lucru cu aplicaiile 5230 Evaluarea modului de percepere a actului managementului financiar la nivelul responsabilitilor postului ocupat Pentru fiecare dintre activitile i subactivitile descrise se va stabili durata (numr de zile, sptmni, luni) i dependena dintre ele. Acest lucru se realizeaz, ntr-o faz iniial, pe baza unei imagini de ansamblu asupra resurselor pe care le are la dispoziie echipa proiectului, urmnd ca dup aceea s fie proiectate astfel nct s se ncadreze att n durata amxim accepatat, ct i n resursele disponibile. Plecnd de la aceste elemente, planificarea calendaristic se va realiza prin intermediul diagramelor Gantt, manual sau cu ajutorul softului specializat.
10
resursele financiare: nu trebuie confundate cu estimarea valoric a celorlalte resurse, estimare care va sta la baza construirii bugetului. Resursele financiare apar sub forma taxelor i impozitelor, asigurrilor, taxei de acces la anumite infrastructuri etc. Mai pot s apar i alte categorii de resurse, cum ar fi spaii, taxe de participare la conferine, mijloace de transport etc. Pentru a estima resursele la nivelul proiectului, se va pleca, mai nti, de la alocarea lor pe activiti/ subactiviti, dup care, prin buget, se vor nsuma pentru ntregul proiect, pe categorii de resurse.
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
11
de care ar trebui s se in cont la stabilirea activitilor de monitorizare i control, tocmai pentru elimina ct mai mult posibil probabilitatea de apariie a riscurilor sau de diminuare a efectelor lor. Pentru asigurarea unui management eficient al riscurilor, se va urmri identificarea celor critice pentru proiect, influena pe care o au asupra lui, modalitile de contracarare a apariiei sau de diminuare a efectelor lor. Ele vor fi incluse ntr-un tabel distinct, aa cum este cel prezentat n formular.
12
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
ANEXA 1
Beneficiari direci
Beneficiari indireci
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
13
ANEXA 2
C = Consultan
14
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
ANEXA 3
TOTAL Proiect
0 (cifra de control)
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
15
Atentie la formula de calcul din coloana Total cost. - Pentru categoriile de buget cu unitatile de masura mp, om-lun, om-ore, um, pers.-zile, abon., calculul se realizeaza prin inmultirea coloanelor Nr. unitati si Pret/Um; - Pentru categoriile de buget cu unitatile de masura luni, calculul se realizeaza prin inmultirea coloanelor Pret/um si Nr. luni.
TOTAL Proiect
16
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Anexa 4
Surse de verificare
Riscuri i ipoteze
... ... ... ... ... ... Resursele necesare desfurrii activitilor (doar pe categorii de resurse) ... ... ... ...