INFORMATIC MANAGERIAL -sintez-

1. Formarea culturii informatice n contextul evoluiilor tehnologice care dinamizeaz nencetat activitatea cotidian, prezena i succesul firmelor pe piaa liber necesit, inevitabil, o funcionare superioar a infrastructurii informatice de ntreprindere. Organizarea acestei infrastructuri, precum i amortizarea impactului informatizrii, trebuie asumate ) att de manageri ct i de ctre orice utilizator de tehnologie informatic Dezvoltarea culturii de specialitate determin o viziune clara asupra infrastructurii informatice (existente sau viitoare n cadrul ntreprinderiilinstituiei), aceast perspectiv fiind necesar n urmtoarele direcii: Fundamentarea procesului managerial la nivel tactic, tradus n a ti n orice moment ce se poate cere de la serviciul, departamentul sau infrastructura IT; La nivel de strategic, poate nsemna eficientizarea anumitor activiti prin asisten informatic n scopul cuceririi de noi piee sau al meninerii i dezvoltrii celol anterioare, dar presupune i planificarea investiiilor cu informatica sau cu serviciile dependente de aceasta; Terminologie: familiarizarea cu denumirile, conceptele i acronimele consacrate; Clasificri: trecerea n revist a domeniilor de aplicare a informaticii; Prefigurarea de modele i scheme de organizare pentru serviciile informatice de ntreprindere; nelegerea rolului reelei de calculatoare ca infrastructur informaional de ntreprindere (LAN, WAN, intranet, extranet); Organizarea i securitatea datelor; importana i valoarea depozitelor de informaii; suportul deciziilor manageriale; Activitatea de birotic: secretariatul informatizat; modernizarea activitii manageriale i contabile Asistena informatic oferit unor servicii vitale: gestiunea financiar)contabil i proiectarea asistat; Studii de cost i performan pentru investiiile n informatic; Dezvoltarea de criterii pentru alegerea soluiilor informatice; selecionarea furnizorilor de soluii i proiecte informatice; Relaia dintre furnizor i beneficiar (performan, dinamic i dependen); Echilibrul pre/performan (avantaje/dezavantaje, produse brand name, local name, noname); "Total Cost of Ownership" implicaii ale deinerii de tehnic de calcul; Aspecte legale privind informatizarea: Legea 8/1996 referitoare la copyrightul programelor informatice ) avantajele legalizrii; moduri economice de legalizare (regimurile OEM, MLP, MOLP .a.); Problema personalului din ntreprindere: funcii, profile, sarcini, competenei organizarea i controlarea dependenelor orizontale i verticale (evidenierea relaiilor ierarhice pe linie IT); Norme privind riscurile profesionale ale celor care lucreaz cu tehnic de calcul i ergonomia locului de munc; Efecte secundare ale informatizrii (profesionale, sociale, economice); Perspective generale n informatic: dinamica i modificarea viziunii asupra

informaticii (tendina de a deveni o infrastructur a societii prin integrarea cu telecomunicaiile); Rolul literaturii i al presei de specialitate n implementarea i exploatarea tehnologiei informatice; biblioteca informatic de ntreprindere; profile bibliografice de specialitate n cadrul ntreprinderii/instituiei; Integrarea i interoperabilitatea informaiilor i tehnologiilor din domenii conexe, (documente tehnice + birotic + marketing + documentaie financiar-contabil); Management asistat de calculator (modelarea fluxurilor informaionale, asistena deciziilor i proceselor manageriale; controlul circulaiei documentelor); Informatica n schimbul de informaii cu exteriorul (fax; e-mail; legturile on-line cu filialele; e-business); integrarea ntreprinderii n infrastructura de comunicaii computerizate a viitorului; etc.

Totodat, vom pune n eviden avantajele informatizrii, pentru a ajuta la definirea scopurilor strategice i pentru/a revela chei i prghii de mbuntire a activitilor derulate n ntreprindere: Creterea eficienei anumitor activiti/procese ) n termeni de productivitate, precizie i personal angajat; informatizarea se poate face la nivel individual (punctual ) pentru locuri de munc cheie) sau macro (proiecte i soluii integrate, modelri de procese ample); Creterea calitii produselor (sporirea competitivitii) i flexibilizarea proceselor (scurtarea timpilor de acces pe pia i de reprofilare a produciei); Creterea valorii depozitelor de date (arhive digitale) sau a proiectelor dezvoltate (reutilizarea informaiilor, a cunotinelor i a experienei acumulate); Creterea calitii muncii (evident n activiti precum: documentare, proiectare, modelare, simulare procese, birotic etc.) i altele. Persoanele cu rspundere trebuie s cunoasc i riscurile informatizrii, pentru a le prentmpina sau a le contracara efectele mai puin constructive: Schimbarea modului de lucru tradiional: reorganizri efective ce trebuie asumate la nivel managerial (care presupun: concepere/organizare, analiz/simulare, derulare i monitorizare); Cerinele privind calificarea i flexibilitatea personalului nu sunt neglijabile; Datorit complexitii ridicate a tehnologiei i a gamei largi de implicaii presupuse de modernizarea activitilor i a proceselor desraurate n ntreprindere, exist destule riscuri la derularea de proiecte de informatizare, astfel c trebuie pus accentul pe controlul dependenelor i pe stpnirea efectelor secundare; Riscul neasumrii responsabiliti lor pe linie de informatic n structurile ierarhice, n principal datorit inexistenei reglementrilor specifice i lipsei tradiiei (obinuina de a lucra ntr-o echip reglementat strict); Uzura moral i fizic i, respectiv, degradarea competitivitii echipamentelor i a programelor informatice; Riscul atitudinii superficiale ncurajate de accesibilitatea lucrului pe calculator (faptul c lucrurile par a fi facile ) i de multe ori chiar sunt! - conduce uneori la o atitudine neprofesional, de genul "merge i aa!";etc. Observaii: "Calculatorul este un ansamblu de componente fizice mulimea de elemente, circuite, subsisteme i periferice se numete hardware ) capabil s realizeze anumite sarcini, pentru care ns este necesar i o colecie de programe i informaii, numit

generic software." "Software-ul necesar calculatorului s funcioneze ) sistem de operare, programe utilitare ) se numete software de sistem, iar programele prin care folosim calculatorul la diverse activiti concrete alctuiete softwareul de aplicaii." "Reeaua de calculatoare este ansamblul rezultat prin legarea fizic i logic a mai multor calculatoare ntre care devine posibil schimbul de date. Reeaua subsumeaz at hardware (calculatoare, imprimante, cabluri i echipamente de conectare), ct software (sisteme de operare, protocoale de comunicaie i aplicaii)."

2. Serviciul, departamentul sau infrastructura de informatic Acceptm c folosirea calculatoarelor aduce, astzi, diverselor activiti, o serie de caracteristici interesante: vitez i precizie la prelucrarea datelor; capacitate mare de stocare de informaie ntr-un volum redus; repetabilitate nelimitat a documentelor produse (tiprire/distribuire/publicare); posibilitate a de a modifica isau a reutiliza informaiile (reeditabilitate); ridicarea calitii muncii (funcionnd frecvent i ca motivare individual); organizarea flexibil a sarcinilor; interoperabilitate cu alte domenii/activiti; comunicaii facile; crearea i folosirea de biblioteci specifice (structuralitatea informaiilor); interschimbabilitatea informaiilor (promovarea standardelor); flexibilitate la evoluia tehnologiilor etc. Toate aceste efecte pot fi asumate ca scopuri locale sau ca profile globale n cadtul ntreprinderii. Totui, avantajele aduse i au costul lor (investiii n tehnologie, reorganizarea modurilor tradiionale de lucru, instruirea personalului) i implicaii de care trebuie s se in seama. Not: Datorit faptului c nici o ntreprindere nu evolueaz ntrun context izolat, ci dezvolt o serie de relaii cu exteriorul, informatizarea nu mai este opional. Tot ceea ce implic schimb de informaie se (va) face folosind formate digitale. Din punct de vedere al aplicabilitii tehnologiei IT la nivel de ntreprindere se pot identifica dou direcii (care nu sunt totui perfect disjuncte): Informatica n calitate de mijloc de producie (activitate de baz): aplicaii de proiectare, producie grafic, editare, video, tehnoredactare, conducere de procese, fabricaie automatizat etc. Informatica n calitate de mijloc de asisten a activitilor indirecte: gestiune economic i financiar, contabilitate, birotic, documentare, arhivare date/proiecte, comunicaii etc. Din punct de vedere al scrii la care se face informatizarea se vor distinge tot dou niveluri: Informatica aplicat punctual (folosire izolat n activiti productive sau auxiliare); Informatica implementat global ca infrastructur de suport al ntregii activiti de ntreprindere (o reea acoperind cvasi-totalitatea sectoarelor). Aceasta din urm nu numai c deservete o varietate de aplicaii locale, dar poate furniza i un schimb de date eficient pe orizontala i pe verticala organizrii ierarhice a ntreprinderii ) adic ntre toate resursele implicate n activitatea ntreprinderii. Ea presupune att existena unei reele de calculatoare fiabile i performante, ct i definirea unor reguli de participare la traficul informaional. Astfel c, pe lng ndeplinirea sarcinilor concrete

(respectiv asistarea activitilor tradiionale), tehnologia informatic modern poate fi capabil: s asigure definirea cadrului de colaborare i derularea proiectelor/lucrrilor comune; s complementeze sau chiar s nlocuiasc comunicaiile realizate prin medii clasice (telefoane, documente/note interne .a.); s organizeze i s sincronizeze resursele de timp ale personalului; s optimizeze accesul la arhivele de documente sau la depozite de date etc . Observaii: Utilizatorii finali ai tehnologiei informatice nu trebuie s fie informaticienii Informaticienii ar trebui s aib exclusiv sarcini de ntreinere i de dezvoltare a infrastructurii informatice, i nu s preia sarcinile atribuite anterior celorlalte resurse umane. Este adevrat c, pn nu demult, programele erau accesibile doar celor iniiai. ns astzi, graie avansului tehnologic i concurenei dintre productorii de software, mai toate programele au o mare accesibilitate (prin ceea ce se numete "interfa prietenoas"), astfel c ele pot fi folosite de ctre oricine. Momentan, singurele abiliti necesare sunt referitoare la familiarizarea cu limba englez, precum i cteva aptitudini psihice (atenie distribuit, memorie vizual, capacitate de concentrare etc.). n ceea ce privete limba de dialog cu aplicaiile, se prevede ca n viitor depinznd ns i de dezvoltarea pieei IT de la noi s apar tot mai multe programe pentru limba romn. Managerul nu poate cere chiar orice din partea serviciului/infrastructurii IT: unele lucruri nu sunt posibile, iar altele nu se pot face n condiii rezonabile. Pentru a discerne care sunt situaille nepotrivite, managerul trebuie s apeleze att la propria cultur informatic i la logica de bun)sim, ct i s se ncread n persoana care poart rspunderea IT. Sunt destul de frecvente situaile n care, n ciuda unor prejudeci frecvente, informatizarea nu are ca prim efect creterea eficienei activitii. Un scop principal al informatizrii poate fi calitatea i precizia activitii. 3. Modele functionale La nceput a fost un calculator la contabilitate pe care se ineau evidenele stocurilor de obiecte de inventar, balana contabil, urmrirea dienilor/furnizorilor, operaiunile de cas i de banc. Cnd firma s-a mrit, un singur utilizator nu a mai putut face fa creterii numrului de tranzacii, iar calculatorul nou introdus avea s preia, s presupunem, partea de ncasri i pli prin cas/banc. ns pentru c, pe de o parte, rezultatele sintetice trebuiau centraliza te lunar, de aici, pe calculatorul n care se rula balana, iar pe de alt parte operaiunile de pli/ncasri priveau furnizori/clieni aflai pe cellalt calculator, cele dou calculatoare au trebuit conecta te. Astfel c reeaua a aprut dintr-o necesitate concret. Prin dezvoltarea ulterioar s-a ajuns la un model logic mai amplu, centrat pe calculatorul care i slujete contabilului ef pentru ncheierea balanei lunare i pentru generarea bilanurilor i rapartrilor periodice, lucrri bazate deci pe datele sintetice furnizate de celelalte calculatoare (pe care se opereaz tranzaciile primare). Privind n perspectiv, la nucleul de reea se vor aduga: calculatorul cu baza de cunotine juridice exploatat direct de juristul ntreprinderii; secretariatul, unde se centralizeaz documentele de interfa ("front-office") serviciul de resurse umane, al crui calculator comunic frecvent cu cel al contabilului care se ocup de salarii; administratorul dorind s automatizeze evidena obiectelor pe care le are n grij i s poat centraliza inventare ctre compartimentul financiar; directorul comercial care vrea cel mai mult s afle frecvent starea de (ne)plat de la i spre clieni/furnizori, dar urmrete i informaii de la celelalte .compartimente;

managerul general, care "ar servi" frecvent "suc concentrat de informaie sintetic" despre tot ce se petrece.

Foarte puin personal din cadrul ntreprinderii nu-i va gsi locul ntr-un astfel de model. Cuvintele cheie sunt: disponibilitatea datelor i comunicaie. Dar s nu uitm c acest ideal se atinge numai prin eforturi. i nu att efortul financiar este esenial (investiiile n tehnologie informatic), ct nelegerea funcionalitii acestei infrastructuri i disponibilitatea de a reforma modul de lucru tradiional. Not: n condiiile actuale, denumirile "oficiu de calcul" sau "centru de calcul" sunt, arecum, anacronice. Ele sugereaz pe de oparte o specializare limitat (sistemele de astzi se ocup ntro proporie redus de "calcule", primnd stocarea i prelucrarea datelor de diverse naturi i asistarea diferitelor activiti) i, pe de alt parte, o centralizare ne potrivit cu necesitatea punerii informaticii la dispoziia tuturor compartimentelor, indiferent de specialitate, rspndire sau localizare. Par mai potrivite ni,te denumiri alternative de genul "serviciul informatic" sau "departament IT". 4. Reteaua de calculatoare ca infrastructur informaional de intreprindere Tehnic vorbind, reeaua de calculatoare nseamn o colecie de calculatoare (cele mai multe cu funcie de staie de lucru aflate la dispoziia utilizatorilor ) i eventual cteva cu funcie de server, adic de centralizare informaional i/sau cu funcii specifice care se leag ntre ele prin medii fizice (conexiuni prin cabluri electrice, cabluri de fibr optic, linii telefonice, unde radio, susinute de echipamente specifice: plci de reea, modem-uri, repetoare, hub-uri etc.). Principalul scop al constituirii reelei este de a ngdui mai multor utilizatori s acceseze aceleai resurse (ceea ce se mai numete partajare). Iar resurse nseamn, n primul rnd, date/informaii, dar i echipamente (imprimante,calculatoare specializate pe diverse sarcini). Accesarea informaiei se traduce att prin interogarea/actualizarea bazelor de date (centralizate sau distribuite), ct i prin folosirea de documente preexistente n coleciile . de fiiere ale ntreprinderii (arhive cu contracte, documente tehnice, planuri, documente juridice, formulare tipizate, documente de secretariat, imagini, grafice, scheme etc.). Iat cteva aspecte minimale ce trebuie nelese de ctre personalul cu rspundere: Topologia reelei existente, care poate fi: plat (orizontal), arborescent (cu unul sau mai multe puncte de centralizare) sau n diverse organizri mixte. Cnd reeaua este una mai mare (peste zece calculatoare, dar nu neaprat numrul este cel care impune aceasta) este necesar personal calificat nsrcinat cu asigurarea funcionalitii (se numete administrator de reea). Fiecrui utilizator (membru al reelei) ) care se va conecta la reea numai dup declinarea identitii ) i se stabilesc regulile de acces, privitoare la resursele informaionale pe care le poate accesa. Aceste reguli se refer n esen la dreptul de a accesa i la tipul accesului. Din punctul de vedere al tipului de acces exist, n principiu, dou situaii: full" i "read only", ntlnite ns n materializri ceva mai dataliate: full control: se permite att citire, ct i scriere (acces deplin la informaii i la aplicaii); modify: este permis numai modificarea aplicaiilor; read: cnd se permite doar citirea informaiilor; read & execute: se permite accesarea i executarea programelor (dar fr a ngdui modificarea lor);

write: se permite doar scrierea de informaii; list folder contents: cnd se ngduie explorarea coninuturilor de directoare (parcurgerea numelor de fiiere/subdirecloare incluse).

Dincolo de considerentele specifice folosirii c1asice, reeaua poate fi vzut i ca mediu de comunicaie, respectiv ca infrastructur de ntreprindere (pentru mesagerie sincron, asincron, voce, videoconferine etc,). ntr-o reea local (LAN) se pot identifica mai multe staii utilizator (zeci-sute), unul sau mai multe servere de fiiere (unde se centralizeaz documente/programe), servere de baze de date (pentru baze de date mari), servere de tiprire, servere de internet, servere de comunicaii sau alte servere specializate. Dac ntreprinderea se ntinde pe o suprafa mai mare, vor fi de fapt mai multe LAN-uri interconectate fizic i logic, dar care pentru utilizatori, vor putea funciona eventual ca una singur. Dac reeaua de ntreprindere este organizat i dotat pentru a folosi regulile i protocoalele de operare ale Internet-ului, atunci ea constituie un Intranet. n reeaua comunicaional de ntreprindere pot fi incluse i legturile stabilite ntre. sediul central i diverse filiale/sucursale sau puncte de lucru situate la distane mari, indiferent c transmisiile de date se realizeaz fizic prin reeaua telefonic (fie printr-o linie comutat ) linia telefonic obinuit folosit, ocazional, la transmiterea de date digitale prin modem-uri ), fie printr-o linie nchiriat ) linie telefonic rezervat, fr ton) sau prin unde radio.

5. Organizarea datelor 5.1 Baze de date Definiie: Baza de date este o colecie concentrnd date/informaii structurale dup criterii stricte. Datele constituente nseamn n principal texte (iruri de caractere), valori numerice, date calendaristtce, sau chiar imagini, sunete i video/animaie, referitoare la entiti din categorii bine conturate. Putem privi baza de date ca pe un depozitar de informaii referitoare la entitile, resursele i tranzaciile cu care manevreaz ntreprinderea (materii prime, obiecte de inventar, mijloace fixe, salariai, firme client, firme, furnizor .a., precum i tranzacii de genul intrare/ieire/modificare cu oricare dintre acestea). n mod firesc, baza de date constituie o materializare a informaticii pentru ntreprinderi de orice profil, aspect manifestat i prin ponderea pe care o cunosc att aplicaiile respective pe pia, ct i implementrile de sisteme de baze de date (de la cele mici, deservind contabilitatea sau secretariatul, la cele mari, ajutnd administrarea tuturor resurselor). Cteva elemente pe care este bine ca managerii s le cunoasc despre bazele de date: Att pentru hardware-ul i software-ul implicate, ct i pentru logica de organizare a datelor, se recomand alegerea unor soluii confirma te de practic, standardizate (i mai puin exotisme experimentale sau locale). Bazele de date de ntreprindere intr, deseori, n categoria missioncritical, n sensul c ele trebuie s asigure att o accesibilitate performant la date ct i fiabilitatea stocrii, minimiznd deci riscurile de ntrerupere a funcionrii, de alterare sau de pierdere a datelor. dat introduse toate datele de interes n forme/structuri ct mai permisive (conform ns criteriilor specifice), din acestea se pot extrage aproape orice informaii analitice i sintetice referitoare la ceea ce s-a introdus (extragerea se face uzual prin tiprirea/afiarea de rapoarte), constnd din raportri directe ale datelor sau din combinaii logice ale acestora. Este esenial s se neleag c modelul de organizare a datelor nu va permite sintetizarea oricrei informaii, ci numai sintezele baza te pe

combinaii logice ale datelor existente. De asemenea, forarea anumitor limite fcut prin "jonglerii" cu baza de date, n scopul de a obine sinteze sau scenarii extraordinare, se poate repercuta prin ajungerea n situaii greu/imposibil de controlat. Se manifest o nenelegere prin care accentul este pus pe aplicaie (adic pe programul care intermediaz accesul la informaie), n dauna aspectului logic c totui datele sunt, deseori, mai importante. Putem numi acest risc prin "nu se vede pdurea din cauza copacilor". (Un exemplu : n contabilitatea unei ntreprinderi mari/medii, o aplicaie precum "Mijloacele fixe", unde legislaia se modific frecvent, unde deseori sunt necesare rapoarte neprevzute, aplicaia ar trebui s fie situat pe un plan inferior celui al datelor.) Riscurile principiului GIGO ("garbage)in, garbage-out" = "gunoi introduci , gunoi scoi"): dac structura de organizare iniial a bazei de date nu respect nite cerine minime (flexibilitate privind interogrile ulterioare, controlul i minimizarea redundanei etc.) sau dac datele introduse n baza de date nu refect realitatea (fie din cauza neactualizrilor, fie din cauza nerespectrii interrelaiilor), se poate ntmpla ca unele rezultate ale interogrii s nu fie dect gunoaie: inutile i deranjante.

5.2 Rapoarte analitice si sintetice. Rapoarte ordinare si extraordinare Rapoartele - liste cu date analitice sau sintetice extrase din baze de date, necesare fie activitilor curente ale unui compartiment/serviciu al ntreprinderii, fie aciunii i deciziei manageriale ) se pot clasifica din punctul de vedere al frecvenei sau repetabilitii n dou tipuri: rapoarte ordinare: pe care aplicaiile le genereaz n mod obinuit (frecvent) pentru uzul predictibil al compartimentelor deservite; rapoarte extraordinare (de acciden): liste de date - uzual sintetice ) deservind cereri rare sau foarte rare, necesare n situaii neprevzute. Dac prima categorie este deservit regulat i fr probleme teoretice (fiind vorba despre situaii prevzute), categoria rapoartelor accidentale este foarte rar deservit de aplicaii, generarea acestora cznd n responsabilitatea utilizatorilor bazelor de date. Riscurile care pot afecta generarea rapoartelor extraordinare sunt evidente cnd este vorba de sinteze complexe, pe care doar persoanele bine specializate le pot obine. 6. Aplicatii critice (mission:critical) Nu numai bazele de date constituie aplicaii missioncritical. Dar, nainte de toate, vom, ncerca s creionm ce nseamn aplicaie critic. Este clar c , cel puin prin valoarea intrinsec a informaiilor manipulate , aplicaiile manevrnd resurse de ntreprindere au o importan crucial pentru ntreprindere, justificnd i cel de-al doilea termen romnesc echivalent ) "vital". Substituindu-se unor mecanisme tradiionale n puncte cheie ale fluxului informaional de ntreprindere, desigur c aplicaiile trebuie s asigure o funcionare eficient, performant i stabil, cu o disponibilitate (cvasi)totaI. Poate c cel mai bine vom simi aspectul critic/vital dac ne vom imagina ce efecte are disfuncionalitatea unei astfel de aplicaii. Desigur c aceast prezumie este esenial pentru domeniul mission critical: astfel de aplicaii nu prea au voie s se defecteze, sau s se opreasc accidental, pentru c ar provoca pierderi mari (greu sau imposibil de recuperat).

Pentru a prentmpina astfel de neplceri, aceste aplicaii ncorporeaz faciliti referitoare la: detectarea factorilor de risc i/sau a disfuncionalitilor din sistem (urmat de alarmri/semnalizri i eventual de luarea automat de msuri); protejarea datelor n cazul accidentelor (mecanisme de asigurare a consistenei; replicare/duplicare; salvare a datelor); rezervarea resurselor fizice (constituirea de rezerve reci/calde de componente sau chiar de calculatoare ntregi capabile de a prelua sarcinile celor care se defecteaz) etc. Implicaiile disfuncionalitii unor aplicaii concrete sunt: Dac baza de date cu firmele c1iente i furnizoare se prbuete, dispare un cumul de informaii eseniale derulrii contractelor/parteneriatelor, iar refacerea acestora nseamn timp i efort atunci cnd este vorba de sute sau mii de parteneri derulnd contracte importante. Dac programul de calcul al structurii de rezisten a dimensionat greit o cldire sau un avion, acestea se pot prbui la prima solicitare mai serioas, cu urmri deosebit de grave. Dac sistemul de urmrire i control computerizat al unei instalaii tehnologice d gre la citirea unor stri ale parametrilor urmrii sau furnizeaz o comand greit asupra valvelor din instalai a supravegheat, urmrile pot fi, de asemenea, catastrofale. Sistemul de tranzacionare al unei bnci greete cu cteva ordine de mrime?

Rezultatul este previzibil, iar pierderile, de obicei, sunt suporta te de instituia respectiv. Dar dac latura privind securitatea datelor nu funcioneaz normal i intruii le corecteaz" n folos propriu? Baza de date cu rezervrile de locuri pentru zborurile unei linii aeriene o ia razna sau orarul digital al aeroportului nu este capabil s neleag trecerea de la anul 1999 la anul 2000. Efectele sunt cel puin neplcute pentru cltori i companie. n anul 2002 vrem s pltim prin Internet impozitul pe cldiri dar baza de date a serviciului financiar judeean a pierdut din memorie toate caracteristicile cldirilor. La fel de firesc este i faptul c aplicaiile vitale pentru ntreprinderi sunt destul de scumpe (prin ambele componente, software i hardware) i c se preteaz, uzual, pentru implemetri nepunctuale (reele, interconexiuni, soluii integrate). 7. Informatizarea si implicatiile ei pentru manageri 7.1.Despre informatizare nainte de a aminti cerinele care conduc la implementarea informaticii ca suport al activitii de ntreprindere i, respectiv, efectele/implicaiile proceselor de informatizare, recomandm imperativ persoanelor responsabile s neleag faptul c informatizarea nseamn , pe lng investiia, deseori substanial, fcut n hardware i software ,n primul rnd schimbarea modului de lucru tradiional, astfel c , efect al declinrii responsabilitii , i la nivel managerial trebuie asumate reorganizri destul de substaniale. S urmrim care sunt fazele strategiei de informatizare pentru o ntreprindere cu prezen pe pia: Introducerea noilor tehnologii (mecanizrile, automatizrile i computerizrile se fac cu scopul principal de cretere a eficienei activitii, respectiv de reducere a

costurilor; un alt efect ) urmrit sau nu ) poate fi creterea calitii). Asimilarea acestor tehnologii presupune implementarea propriu)zis i adaptrile necesare (inclusiv reorganizarea lucrului i instruirea personalului). Replanificarea resurselor (resurse de producie i, cel mai frecvent, umane vor fi degrevate i vor putea fi angrenate pe alte direcii cantitative sau calitative). Efectul este substanial n privina personalului cu rspundere sau de proiectare, a crui eliberare parial poate conduce ) considerndu)ne ntr-un mediu normal i suficient motivat ) la adugarea unui surplus de calitate/valoare activitilor. Ca efect strategic al creterii calitii produselor, al dinamicitii obinute i al capacitilor sporite de producie, se poate recurge la reorientarea pieei de desfacere. (Aceasta poate uneori constitui chiar scopul informatizrii.) 7.2.Despre informatizarea proiectrii

n cazul ntreprinderilor productoare managementul intete urmtoarele chei vitale: tehnologia de proiectare; pregtirea, urmrirea i desfurarea fabricaiei; reducerea costurilor i a timpilor de lansare; optimizarea ciclului de fabricaie; relaiile cu clienii i cu furnizorii. Desigur c toate aceste direcii pot beneficia de asistena tehnologiei informatice, ns, din acest punct de vedere, este interesant tendina modern de a le unifica sau, cel puin, de a le interconecta. Unul dintre conceptele care au permis obinerea acestui deziderat este inginerla concurent, cea care planific, organizeaz i realizeaz activiti simultane (paralele) de proiectare, pregtire i de urmrire a fabricaiei. "Secretul" paralelismului diferitelor faze din ciclul proiectare)fabricaie este existena unei baze de date unitare accesibile simultan tuturor departamentelor i persoanelor implicate, o baz de date capabil de: transfer bidirecional de informaii/date; furnizarea unui cadru de lucru coerent; gestionarea tuturor datelor aferente proiectelor (unificare). Un scop principal al abordrii "concurente" a activitilor de concepie/proiectare i de fabricaie este oferirea posibilitilor de corecii (feed)back) din oricare faz. Not: Chiar dac activitile sunt paralele, ele includ totui subactiviti secveniale, paralelismul neputnd fi absolut. Principial se poate face o analogie cu "pipeline"urile tehnologice (linii de producie). Pentru optimizarea ciclului de proiectare nsemnnd reducerea timpului, creterea calitii produselor, reducerea costurilor de fabricaie), sistemul informatic de ntreprindere trebuie s ajute n direciile: definire facil a produsului; realizarea/asumarea rapid a modificrilor asupra concepiilor de proiectare; captarea fondului de cunotine acumulat pentru reutilizri ulterioare (sau chiar captarea expertizei din proiectele anterioare pentru a fi folosi te la cele curente). 8. Investitiile n informatic 8.1.Dezvoltarea de criterii pentru alegerea/implementarea solutiilor informatice Cel puin dou componente se pot identifica n fundamentarea deciziilor privind achiziionarea de echipament informatic (calculatoare, imprimante, conectic de reea, software de sistem, software de aplicaii) atunci cnd se analizeaz ofertele/soluiile disponibile:

cerinele concrete privind performanele i capacitile tehnice: cerine rezultate n urma unor analize locale ,conforme cu condiiile specifice ale activitii pe care o vor susine , i bazate pe indicatori direci (pentru caracteristicile cunoscute cert apriori) sau extrapolai (acolo unde necesarul de performane i capaciti poate fi doar presupus); cerinele de asigurare a flabilitii i a perspectivei.

Referitor la acestea din urm se desprind urmtoarele recomandri: Evitarea costului minim: datorit dinamicii extraordinare ce caracterizeaz producerea de echipamente IT i software, se ntmpl ntotdeauna ca ceea ce este la un moment dat la mod s fie peste un an)doi depit (nu att uzat moral, ct mai ales necompetitiv), astfel c, atunci cnd se alege dintr-o ofert a unui furnizor, s nu se opteze pentru echipamentele cu preurile minime (acelea sunt aproape scoase din fabricaie, aprnd n oferte mai mult pentru lichidarea stocurilor) i s nu se piard din vedere c numai configuraiile generoase, din top-ul listei/ofertei asigur perspective ceva mai ndelungate . Recomandarea mrcilor, adic faptul c se prefer achiziionarea calculatoarelor de marc mondial (brand name) sau local (local name), celor fr marc (no-name). Suplimentul de garanie deriv din faptul c productorii majori prezeni pe piaa IT poart rspunderea calitii produselor, n sensul c nu-i permit afectarea imaginii prin nemulumirea clienilor. Cumprarea de calculatoare de marc, n ciuda unui aparent raport pre/performan neconcludent, nseamn un ctig real privind calitatea, garania i, uneori, performana. Un calculator "no)name" de aceeai clas va costa probabil cu peste o treime mai puin dect cel "brand-name" (i cu 10% mai puin dect unul "local-name"), ns problemele provocate de el pot echilibra sau chiar depi n timp costurile.

8.2.Relatia dintre furnizor si beneficiar (performant, dinamic si dependent) ntruct tehnologia informatic actual nu prea ofer bunuri "la cheie" (dinamica i complexitatea domeniului nu ngduie garantri complete), relaia dintre utilizator (beneficiar) i furnizorul de echipamente IT nu se ncheie o dat cu semnarea facturilor, astfel c persoanele cu rspundere n cadrul ntreprinderii trebuie s accepte ideea i, eventual, s ia iniiativa dezvoltrii unui model de relaie de lung durat cu vnztorul final. ntr-un astfel de model fumizorul trebuie s fie capabil s asigure asisten de implementare destul de solid i de lung durat. Service-ul de garanie trebuie s fie vzut ca principala component care justific "valoarea adugat" produsului de ctre acest vnztor final (VAR ) value added reseller). Toate operaiunile efectuate n perioada garaniei sau n post)garanie privind depanriIe, up)grade-urile, dar chiar i rezolvrile de incompatibiliti ntre software i hardware solicit din partea VAR-ului o experien solid i, din partea ambilor parteneri, o nelegere superioar a dinamicitii i permanenei relaiei dintre client i furnizor. Desigur c elemente eseniale ale acestei relaii pot fi reglementate prin contracte cu clauze concrete, dar relaia cere i o doz substanial de bun)sim i de corectitudine. Analiznd aceste implicaii, vom desprinde urmtoarele recomandri/criterii privind alegerea fumizorilor: se vor evita firmele foarte tinere, cele fr sedii permanente, cele fr un compartiment de service tehnic utilat i ncadrat cu specialiti competeni; se va ncerca obinerea de referine despre furnizori (dac este posibil, din partea unor consultani independeni certificai); .

dotarea sediului fIrmei fumizoare, anvergura afacerii dezvoltate de firm, prezena de mai mult timp pe pia toate acestea pot constitui garanii ale derulrii contractului de achiziionare, asisten tehnic sau colaborare; este recomandat ca ntreprinderea s-i aleag ct mai puini furnizori ) unicitatea sursei de aprovizionare aduce avantaje tehnice (privind compatibilitatea hardware i software, fluena activitilor de service), dar i ncredere reciproc.

Chiar dac am dezvoltat acest model al relaiei furnizor)beneficiar referindu)ne la achiziionarea de calculatoare, implicaiile i recomandrile prezentate sunt va labile i pentru celelalte reprezentante ale tehnologiei informatice, fie hardware (imprimante, plottere, scannere, digitizoare, camere video), fie software (software de sistem, baze de date, aplicaii, proiecte). 8.3."Total Cost of Ownership" : implicatii ale detinerii de tehnic de calcul. Uzura moral i uzura fizic Iat, pe scurt, principalele modaliti de a intra n posesia echipamentelor IT: achiziionare cu plat integral (plat n avans la emiterea comenzii, achitare la livrare sau mixt); achiziionare cu plata n rate, pe baza unui contract corespunztor; mprumutarea echipamentului prin contract (pentru o anumit perioad); contract de leasing: se pltete o rat lunar nsemnnd "folosina" produsului, iar la ncheierea perioadei contractate acesta se poate cumpra pltind o diferen fa de valoarea integral, reflectnd plile lunare acumulate. Aceast form de contractare se folosete pentru valori medii/mari i poate beneficia de clauze privind reiniierea/continuarea contractului cu un produs modernizat din aceeai linie. Teoretic, oricare dintre aceste elemente poate fi redus, fie ca urmare a unor tendine globale exteme, fie prin msuri locale: preul pe PC scade n timp ca efect al concurenei i al evoluiei tehnologiilor productoare, sau prin renunarea la complexitate (tendina de a deveni terminale mai puin inteligente cuplate la o reea puternic); costurile software-ului pot s scad prin mutarea accentului pe serverul deservind unificat reeaua i ca efect al concurenei dintre productori; echipamentele devenind mai uor de administrat, o persoan de ntreinere poate prelua mai multe sisteme; costurile de upgrade i depanare sunt reduse n condiiile efecturii unor achiziii nelepte (privitoare la calitate, marc i perspectiv). Mai mult, o schem asemntoare poate fi evideniat pentru celelalte echipamente IT (imprimante, plottere, scannere ) unde, eventual, apare un plus de cheltuial pentru materialele consumabile). 9. Aspecte legale privind informatizarea 9.1.Definirea contextului privind Legea 8/1996 Desigur c punctele de vedere ale productorilor de software asupra copyrightului sunt, dac nu cunoscute, cel puin uor de dedus. Pe de o parte, produsele trebuie pltite pentru a se asigura: amortizarea investiiilor n cercetare, acoperirea costurilor privind producia i obinerea de fonduri pentru dezvoltare; pe de alt parte, este necesar protejarea creaiei originale (patente, soluii tehnice, inovaii, invenii). Extrase din "Legea privind dreptul de autor i drepturile conexe", considerat un document juridic fundamental pentru domeniul IT:

"Autorul unei opere are dreptul patrimonial exclusiv de a decide dac, n ce mod i cnd va fi utilizat sau exploatat opera sa, inclusiv de a consimi la utilizarea operei de ctre alii. "(cap.IV, art.12) Prin prezenta lege, protecia programelor pentm calculator include orice expresie a unui program, programele de aplicaie i sistemele de operare, exprimate n orice fel de limbaj, fie n codsurs sau codobiect, materialul de concepie pregtitor, precum i manualele. Ideile, procedeele, metodele de funcionare, conceptele matematice i principiile care stau la baza oricrui element dintr-un program pentru calculator, inclusiv acelea care stau la baza interfeelor sale, nu sunt protejate."(cap.IX, art.72) "Utilizatorul autorizat al codului unui program pentru calculator poate, fr autorizarea titularului dreptului de autor, s observe, s studieze sau s testeze funcionarea acestui program, n scopul de a determina ideile i principiile care stau la baza oricrui element al acestuia (. .. )" (cap.IX, art.77) ... ns informaiile obinute" nu pot fi utilizate pentru definitivarea, producerea ori comercializarea unui program pentru calculator, a crui expresie este fundamental similar, sau pentru orice alt act ce aduce atingere drepturilor autorului. "(cap.IX, art.79). Primul citat prezentat aici este cel care fixeaz esena: creatorul programului hotrte cum anume este permis folosirea produsului, eleci are i dreptul legal s pretind contravaloarea sau elespgubiriie corespunztoare. Desigur c pentru aceasta creatorul trebuie s asigure existena nscrisurilor oficiale privind specificaiile de utilizare: toate produsele software sunt nsoite de astfel ele meniuni, fie prin "help", fie prin nscrisurile sau manualele nsoitoare. Iat cum se traduc de obicei aceste specificaii: un utilizator se consider autorizat s foloseasc un program de calculator dac este posesorul legal al unei licene a acelui program, licen care se obine uzual prin cumprarea programului i care se legitimeaz prin originalul certificatului de licen. Not: Acest document, numit i "license agreement" sau "Certificate of Authenticity", prezint deseori i numrul de nregistrare sau de licen al produsului respectiv. n general, deschiderea prin desigilare a unui pachet nou de software presupune acceptarea condiiilor prevzute n certificatul de licen cu care productorul nsoete produsul. De cele mai multe ori posesorul acestui certificat este ncurajat s se nregistreze ca utilizator autorizat n evidena autorului respectivului program, lucru care se realizeaz fie prin Internet, fie prin completarea unei cartele de nregistrare (numele utilizatorului, firma, adresa, detalii de lucru, seria produsului) i expedierea ei pe adresa total specificat. Firma productoare poate confirma primirea acestei cartele prin returnarea ctre utilizator a unui numr de nregistrare. Conform acelorai nscrisuri stabilite de productor, de obicei licenele sunt individuale, n sensul c pentru fiecare calculator (staie de lucru) programul trebuie s aib propria licen. Specificaia relativ la aceast unicitate poate fi gsit n certificatul de licen sau chiar n help-ul aplicaiei (de exemplu: "you must acquire and dedicate a license for each separate computer on wich the software product is installed' sau "You may use one copy of the Software on a single computer" sau "You must aquire one copy of the Software for each user, but You may also use the Software on a home andlor laptop computer'). Exist ns i versiuni de reea, promovate i pentru a minimiza costurile de partea beneficiarilor. Foarte puine programe din cele existente pot circula fr licen (freeware), iar acestea au specificat clar o meniune de genul "for public domain' (sau" This program may be freely distributed' sau" You may copy or distribute this software free of charge'). Programele furnizate n regim de shareware se supun copyrightului n condiiile specifica te de productorii lor, ceea ce nseamn uzual folosirea gratuit (pentru probe/evaluare) pe o perioad limitat, perioad dup care utilizatorul trebuie s decid fie returnarea sau abandonarea programului, fie pstrarea respectivului produs prin procurarea licenei i nregistrarea oficial.

9.2.Avantaje ale legalizrii S vedem cum stau treburile pentru beneficiari! De la nceputurile avalanei "PC" n Romnia i pn nu demult, utilizatorul a luat tot ceea ce i)a plcut, i astfel, deseori, calculatoarele au fost suprapopulate cu fel de fel de programe, singura limitare fiind capacitatea hard)disk-ului. Desigur exist aici i un aspect oarecum pozitiv: utilizatorul a putut s vad o mulime de programe i deci va alege pe baza unei perspective mai largi. Este vorba de o experien general valoroas, dar apare i reversul: acest gen de cultur de specialitate a fost dobndit prin eforturi haotice. Programele actuale sunt complexe i ) datorit presiunii concureniale ) deseori apar pe pia versiuni noi insuficient testate, ns noile versiuni nu pot fi ignora te pentru c aduc totui lucruri de valoare. S vedem ce ne rmne de fcut n situaia n care ceva nu merge cum trebuie! Dac respectivul program a fost obinut normal, adic prin achiziionarea licenei respective ) mai ales dac utilizatorul a avut grij s se nregistreze oficial , se poate beneficia de garanii, n sensul c: dac manualele nsoitoare nu ajut la rezolvarea problemei (dei de cele mai multe ori acestea sunt suficiente), se poate lua n considerare"'ajutorul oferit de ctre. productor (prin linii telefonice, e-mail sau site-uri Internet) ct, mai ales, prin reprezentantul local al acestuia; Rezolvrile prin upgrade (fixri/reparri de erori n programe) sosesc prin pot sau pot fi descrcate din Internet (download); Deseori poi afla de existena unor probleme i de soluii la acestea nainte de a te lovi de ele. Exist diverse modaliti de a ncuraja nregistrarea oficial a utilizatorilor, n funcie de politica de pia i de imagine a firmei productoare, dar avantajele sunt evidente: suport tehnic, feedback incluznd propuneri sau cerine venite de la utilizatori. Neplcut pentru noi este c, n practic, acest lucru este ngreunat de costurile ridicate i de fiabilitatea precar a comunicaiilor digitale n Romnia. Dar ne impunem s fim optimiti pentru c se tie (cel puin teoretic) c circulaia informaiei este cheia unei societii evoluate. Dac programul a fost obinut altfel i avem probleme cu el, atunci ne meritm soarta. Din punctul de vedere al persoanelor cu responsabiliti privind informatica de ntreprindere pot aprea i alte aspecte demne de luat n consideraie. S ne imaginm o mic ntreprindere unde accesul la programe este "la liber". Mai tim i faptul c informaia condamnat la izolare este lipsit de valoare. Ori, n cazul n care ntr-un col al ntreprinderii se folosete un anume procesor de documente pentru ntocmirea documentelor care apoi se acceseaz n alt birou, cu un alt procesor, se va pierde timp cel puin pentru conversie dac nu chiar i pentru reformata re sau rescriere parial. Acelai fenomen ) ns cu consecine mult mai dezastruoase ) se poate ntmpla n cazul informaiilor cu structur complex (baze de date, aplicaii, proiecte, arhive). @i din punct de vedere al competenei personalului pot aprea probleme, la transferarea unui salariat dintr-un departament la altul, dac acestea folosesc programe informatice diferite. Alternativa este destul de clar: dac n cadrul ntreprinderii ruleaz numai softwareul obinut legal, nu vor exista (teoretic) dou programe diferite care s fac acelai lucru, ceea ce nseamn c lucrurile vor fi mult mai uor de controlat i de organizat. Din punctul de vedere al managerului, apariia acestei legi are i alte valene. Dac pn nu demult ) i este vorba de civa ani buni ) informatica n ntreprindere presupunea investiii doar pentru calculatoare, echipamente periferice 'i pentru instruirea personaluli, acum "vestea" c software-ul de pe un calculator cost mai mult dect nsui calculatorul poate aduce managerului dureri de cap. Dar, odat acceptat aceast situaie, apare un efect psihologic constructiv.

Da, apariia acestei legi reveleaz o serie de responsabiliti absolut necesare dezvoltrii informaticii de ntreprindere.

9.3.Moduri economice de legalizare a software-ului Atunci cnd se pregtete informatizarea ntreprinderii sau modernizarea tehnologiei infonnatice existente n ntreprindere se poate beneficia de anumite ci de economisire/minimizare a investiiilor privind programele informatice (software-uI). Prima modalitate este cea oferit de regimul OEM, prin care, o dat cu achiziionarea de hardware, se pot obine ) la un pre mult mai sczut dect cel de vnzare clasic anumite programe (sisteme de operare, programe utilitare, aplicaii de birotic sau chiar aplicaii profesionale specializate etc.). Aceast economisire este posibil datorit existenei unei relaii comerciale statuate ntre productorii acelor programe i productorii respectivelor echipamente hardware. Spre exemplu, sistemele de operare Windows au un pre sub jumtate din cel de linie, iar alte produse pot cobor sub un sfert din preul original (genul suitelor pentru birotic). O alt metod de a economisi, valabil ns numai cnd investiia se refer la un numr mai mare de exemplare, este discount-ul pentru grup. Astfel, un regim de grup (de genul MOLP de la Microsoft) aduce avantaje substaniale dac se achiziioneaz simultan licene pentru mai muli utilizatori (discount-ul este cu att mai substanial cu ct numrul de utilizatori este mai mare). Foarte potrivit pentru starea actual din Romnia este regimul de liceniere fr suport fizic, care presupune ,pentru un anumit program necesar ntreprinderii n mai multe exemplare ) c se achiziioneaz o singur licen complet (certificatul autentic plus suportul fizic: dischete sau CD)ROM, manuale i documentaii) iar pentru necesarul rmas se cumpr, la un pre mult mai mic, doar drepturile de folosire (documentele cu licenele respective). La Microsoft, acest regim se numete Microsoft License Pack (MLP). 10. Problema personalului 10.1. Profile profesionale : functii, calificri, sarcini, competente Lucrtorii/specialitii din orice domeniu lucrnd cu informaie (date valorice sau textuale, documente, imagini, sunet, animaie/video) pot beneficia de asistena calculatorului dac i nsuesc abilitile de utilizare ) ceea ce corespunde nivelului utilizator. Aceasta nu presupune calificare oficial n informatic, dar deseori se recomand parcurgerea unui stagiu de instruire privind utilizarea calculatoarelor. Persoana calificat i pregtit pentru introducerea primar a datelor n memoria calculatoarelor, n scopul de a le depozita n baze de date sau n documente, se numete operator. De obicei, este necesar un nivel de studii medii. Analistul este persoana, de preferin cu studii superioare de specialitate sau cu studii postuniversitare de specializare profesional, care, analiznd problema ce se cere rezolvat printr-o aplicaie sau printr-un proiect informatic, schieaz logica i algoritmii globali de rezolvare. Programatorul este persoana, de preferin cu studii superioare de specialitate sau cu studii postuniversitare de specializare, care transpune logica schematic a problemei (prefigurat n faza de analiz) n program executabil de ctre calculator (software de aplicaie) ) operaie numit generic programare. Analist-programator este persoana care cumuleaz cele dou competene i funcii. Acest profil este potrivit pentru proiecte mici i medii, i mai puin pentru lucrri de anvergur. Este de fapt un programator cu viziune mai larg asupra proceselor derulate de ntreprindere.

Analist-programator asistent (sau ajutor) este persoana cu studii medii care, pe lng utilizarea calculatorului, este capabil s desfoare activiti simple de analiz i programare. Manager de proiect este persoana care poart rspunderea organizrii, coordonrii i controlrii unui proiect informatic de anvergur (proiectarea unui software de aplicaiei implementarea unei aplicaii critice; integrarea unui sistem informatic): controleaz, comand i rspunde pentru toate resursele implicate: financiare, tehnice, umane. Inginerul de sistem, absolvent al unei faculti tehnice (preferabil cu profil de calculatoare), are sarcina de a menine n parametri normali funcionalitatea sistemelor de calcul (calculatoare, periferice). Administrator de reea este persoana calificat i experimentat care i asum sarcina gestionrii reelei de calculatoare (instaleaz staiile de lucru i aplicaiile, configureaz traficul informaional prin reea: ramificare, drepturi de acces ale utilizatorilor etc.) n vederea asigurrii funcionalitii normale a reelei. Manager cu informatica(manager IT) este persoana care rspunde pentru funcionarea corect i eficient a infrastructurii informatice din ntreprindere/instituie. Se mai numete director de informatizare. Pentru ntreprinderile de anvergur medie/mic poate fi acelai cu inginerul de sistem, administratorul de reea, analistul)programator sau informaticianul principal (persoana asumndu-i astfel rspunderi mai globale i de perspectiv). Not: in nomenclatoarele de profesiuni din SUA vom ntlni denumiri corespondente de genul: CIO (Chief Information Oficer), IS Director (director al serviciului/sistemului informatic), IS Manager, Computer System Manager etc . Administratorul bazei de date are calificarea/aptitudinile pentru administrarea sistemelor de baze de date de mari dimensiuni, iar printre sarcinile sale regsim: proiectarea structurii bazei de date, definirea i gestionarea tuturor obiectelor bazei de date i a relaiilor dintre acestea, urmrirea i optimizarea performanei bazei de date, definirea schemelor de acces al utilizatorilor la aplicaiile i datele aferente i alte obiective privind funcionabilitatea bazei de date. Aceast specializare (funcie) se ntlnete doar n cazul sistemelor de gestiune a bazelor de date de mari dimensiuni (sute de mii ) milioane de entiti stocate pe zeci)sute de GigaBytes sau chiar TeraBytes). Implicarea personalului n dezvoltarea dotrii informatice Primele cerine de a procura tehnologie informatic (echipamente i programe) pornesc iniial de la persoana nsrcinat cu informatizarea ntreprinderii (ClO, inginer de sistem etc.). ns ele pot fi identifica te i de utilizatorii de la toate nivelurile sau chiar de potenialii utilizatori. Indiferent dac abordarea este una top-down sau down-top, decizia final , analizat mpreun cu managerul comercial i cel economic ) are ca principal responsabil persoana desemnat explicit cu tehnologizarea informatic a ntreprinderii (CIO, ef de oficiu, inginer de sistem etc.). Concluzie: n toate cazurile de achiziionare sau de creare/dezvoltare local de tehnologie infonnatic se recomand stabilirea responsabilitilor pentru aspectele implicate. De asemenea, este preferabil s se identifice apriori toate fazele i aspectele presupuse de respectivul proces de infonnatizare.

10.2. Organizarea si controlarea dependentelor orizontale si verticale (ierarhia ramificat). Riscul atitudinii superficiale si al neasumrii rspunderiior Lipsa unor norme dare privind utilizarea tehnologiei informatice poate determina o atitudine incoerent fa de aceasta, care ar trebui contracarat prin msuri interne. Asemenea organizri sunt asumate n primul rnd ele ctre manageri i ele necesit

impunerea unor atitudini de lucru n care responsabilitatea s ocupe un loc central. Spuneam c, cel mai frecvent, organizarea ierarhic a reelei informatice de ntreprindere se suprapune pe structura serviciilor/compartimentelor compunnd acea ntreprindere, astfel nct distribuirea responsabilitilor i sarcinilor tradiionale poate constitui model i pentru cele pe linie IT. ntr-o astfel de structur cu ramificri ierarhice se pot identifica: repartiii pe vertical ale responsabilitilor (de la un ealon superior la unul sau mai multe departamente subordonate) precum i repartizri orizontale (n cadrul aceluiai nivel/ealon). Prin documentele interne (decizii privind resursele umane, fie ale posturilor IT) se pot stabili atribuii i rspunderi concrete pentru toate persoanele beneficiare ale infrastructurii informatice. ntocmirea acestora trebuie s reflecte att aspecte generale ale profilurilor profesionale ct i aspecte locale/particulare i vor pleca iniial de la persoanele desemnate responsabile pentru informatic (CIO, ef oficiu calcul etc,). Sarcinile i responsabilitile, consolidate cu norme impuse de ceilali manageri implicai, se vor aduce la cunotina personalului prin modalitile oficiale interne, iar urmrirea acestora n derularea activitii va constitui obiectul responsabililor desemnai n acest sens. Aceast punere n drepturi cu nuane "birocratice" este necesar datorit faptului c avantajele tehnologiei informatice prezint i cteva reversuri: lipsa reglementrilor legale privind diverse aspecte; accesibilitatea generoas (cel puin pn la anumite niveluri de comp'lexitate) ncurajeaz lipsa de profesionalism; existena imperfeciunilor funcionale i de fiabilitate (sistemele informatice sunt extrem de rar garantate 100% ca sisteme la cheie); inexistena regulilor specifice privind modurile de lucru; slaba fundamentare i dotare privind evaluarea funcionalitii i performanelor; labilitate nu ntotdeauna uor de controlat. Efect al acestor aspecte negative se pot manifesta cteva riscuri care pot pertuba activitatea de utilizare a echipamentelor IT: riscul tratrii cu prea mult uurin a activitii; riscul neasumrii rspunderilor (pasarea responsabilitilor); riscul desconsiderrii valorii aduse prin informatizare; riscul de promovare/intruziune oportunist a persoanelor neavnd un fundament de pregtire garantat.

10.3. Modele de fise ale posturilor de lucru n mai toate cazurile, aproape indiferent de funcia persoanei creia i se adreseaz, fia postului poate ncepe, eventual, cu fraza uzual: "n conformitate cu normele interne de organizare a activitii, sarcinile ce revin

10.3.1. Fisa postului pentru lucrtorii profesioniti din cadrul "Oficiului de calcul" Obligatii generale: Pstrarea n bun stare i ntreinerea corespunztoare a tehnicii informatice din dotare. Folosirea corect a echipamentelor i programelor informatice i meninerea integritii documentelor de lucru. Preluarea i asigurarea circulaiei documentelor de intrare pentru lucrrile care se ruleaz lunar ) lucrri destinate compartimentelor financiar, contabil, salarizare, personal .a. ) sau pentru lucrrile de birotic, permanente sau cu caracter aleator (documentaii, adrese, scrisori, sinteze, dri de seam, rapoarte etc.). Pstrarea secretului asupra informaiilor analitice i sintetice referitoare la activitatea ntreprinderii. Constituirea, prin folosirea tehnicii de calcul, de baze de date i de arhive din informaiile introduse. Prelucrarea datelor nmagazinate prin folosirea tehnicii de calcul, n corelaie cu scopul operrii i/sau cu logica implementat. Furnizarea la termen ctre compartimentul beneficiar a datelor de control intermediare sau a rapoartelor finale. Realizarea corecturilor pentru datele care nu se coreleaz, pe baza informaiilor returnate de compartimentul beneficiar (reacii obinute prin dialog direct sau prin schimb de documente de lucru). . Generarea listelor tiprite cu situaiile finale destinate compartimentelor beneficiare Salvarea periodic a bazelor de date (rapoarte analitice i/sau sintetice). (lunar/trimestrial/anual) pe suporturi de memorie extern (dischete, CD-uri, benzi, discuri magneto-optice sau alte tipuri de memorii de mas). Asigurarea serviciului de realizare, ntreinere i actualizare a documentelor de birotic (cu predilecie pentru documentele necesare n tiraj mare, pentru cele cu cerine estetice sau de calitate grafic, sau pentru cele nregistrnd rezultate obinute prin calcule/algoritmi). Obligaii specifice pentru responsabilul IT (inginer de sistem, analist)programator, administrator de retea): Organizarea muncii la posturile de lucru. Meninerea n funcionare normal a tehnicii informatice din dotare, presupunnd: testarea periodic a echipamentelor IT; diagnosticarea disfuncionalitilor sau defeeiunilor care apar la folosirea tehnologiei informatice (echipamente i programe); repararea sau remedierea nemijlocit a defecte lor care nu presupun cheltuieli suplimentare i nu depesc posibilitile locale; evaluarea cheltuielilor i, eventual, a ntrzierilor de timp implicate de reparaiile necesare; propunerea de achiziii pentru tehnica necesar; solicitarea de achiziii pentnJ materiale consumabile destinate echipamentelor de calcul; administrarea stocului de materiale consumabile . Proiectarea programelor de aplicaii ca suport logistic pentru compartimentele: financiar)contabil, comercial, personal, salarizare, secretariat .a., constnd n:

recepia analizei de problem furnizate n scris de compartimentul care a cerut rezolvarea (preferabil sub form de caiet de sarcini, i mai puin ca specificaii verbale); conceperea programului pe baza analizei furnizate prin folosirea unui limbaj de programare existent n dotare; implementarea, testarea i finisarea aplicaiei obinute; furnizarea de situaii de prob pentru compartimentul beneficiar i, eventual, adaptarea sau corectarea programelor pe baza observaiilor/reaciilor sosite de la acest compartiment; instruirea personalului care va prelua exploatarea respectivei aplicaii.

Asigurarea exploatrii programelor de aplicaii: recepia documentelor sau datelor de intrare pentru fiecare aplica ie existent (aplicaie proiectat prin fore proprii sau procurat din exterior); asigurarea introducerii corecte i la timp a datelor de intrare; adaptarea aplicaiilor proiectate la modificrile de legislaie; actualizarea programelor de aplicaii n corelaie cu evoluia tehnicii i a tehnologiei informatice; organizarea i realizarea arhivelor de baze de date. n cazul n care sistemele de calcul funcioneaz cuplate n reea, administratorul de reea stabilete, gestioneaz i urmrete drepturile utilizatorilor (privind accesarea resurselor informatice partajate n reea). Dimensionarea corect a necesarului de programe de firm (software: sisteme de operare, utilitare,medii/limbaje de programare, aplicaii etc.), raportat i la legisilaia privind drepturile de autor (Legea 8/1996), inclusiv administrarea licenelor achiziionate: achiziionarea unui minim de programe, strict acordat la necesitile concrete (evitarea redundanei funcionale a software-ului cumprat); nregistrarea i pstrarea certificatelor de licen (se vor organiza documente digitale i dosare n care se vor evidenia cantitativ i calitativ programele achiziionate, staiile de lucru pe care sunt instalate i utilizatorii acestora); urmanrea informaiilor externe privind evoluia programelor (pentru procurarea updateurilor gratuite, pentru studierea facilitilor noilor versiuni n vederea eventualelor achiziii ulterioare). Obligatii specifice pentru operator sau analist)programator asistent: Organizarea lucrului individual pe principii de eficien i loialitate fa de firm/organizaie; Folosirea corect a tehnicii informatice din dotare, presupunnd: nsuirea tehnologiei de lucru cu echipamentele informatice din dotare (conform principiilor, regulilor i normelor din domeniu); nsuirea modului de lucru cu programele de aplicaii (dezvoltate local sau achiziionate din afar) i cu programele de sistem; semnalarea erorilor consecvente sau a defectelor ce apar pe parcurs. Exploatarea programelor de aplicaii (operarea activitii de baz asistat informatic): recepia documentelor sau a datelor de intrare pentru fiecare aplica ie; introducerea corect i la timp a datelor de intrare; prelucrarea datelor folosind programele de aplicaii; listarea de situaii intermediare sau finale pentru compartimentul beneficiar; introducerea i procesarea erorilor returnate de compartimentul beneficiar;

semnalarea oricror incoerene i anomalii observa te n datele, informaiile sau documentele prelucrate; semnalarea modificrilor sau conflictelor de legislaie privitoare la documentele prelucrate; realizarea i actualizarea de arhive ale informaiilor sau ale bazelor de date.

Exploatarea programelor de sistem sau auxiliare (folosirea optim a programelor din dotare). Respectarea drepturilor de utilizator n cazul operrii n reea: cunoaterea drepturilor proprii; neforarea accesului ctre resurse partajate dar neasociate cu drepturile sale de utilizator; cererea extinderii drepturilor atunci cnd sarcinile de serviciu presupun aceasta. Obligaii i indatoriri directe Studiaz manualele i documentaiile necesare nsuirii tehnicii de lucru cu echipamentele informatice i cu programele legate direct de profilul seciei n care activeaz i de specificul activitii proprii. Rspunde pentru integritatea echipamentelor informatice din dotare i se angajeaz s le foloseasc n condiii normale. Folosete cu economie materialele consumabile i ine, eventual, o eviden a consumului. Cere avizul responsabilului de sistem privind specificaiile de compatibilitate n cazul n care intenioneaz s achiziioneze consumabile pentru echipamentele din dotare (dischete, CD-uri, benzi magnetice, suport de tiprire, toner, cerneal, ribbon etc.). Cere ajutorul responsabilului de sistem atunci cnd ntlnete situaii nerezolvabile (conflicte, disfuncionaliti, limite) n utilizarea tehnicii informatice. Va evita interveniile asupra sistemului de operare instalat i asupra programelor principale (va face numai configurrile pentru care este avizat i care privesc exclusiv activitatea proprie). Nu va executa pe echipamentele din dotare lucrri care nu au legtur cu activitatea firmei. La crearea i/sau actualizarea documentelor digitale (texte, desene, documentaii, baze de date) va respecta regulile generale predefinte i/sau specificaiile concrete . fumizate de eful de secie sau de coordonatorul de proiect, iar n situaiile pentru care nu exist suficiente specificaii va cere explicit avizul sau asistena acestuia. Se ncadreaz n fluxul de lucru prestabilit prin respectarea cerinelor globale de organizare (privind desfurarea n timp a fazelor de lucru, folosirea de abloane, prototipuri i stiluri de lucru pentru standardizarea activitii i a documentelor digitale). Dac sarcinile de serviciu presupun completarea unui document obinut de la alte secii nu sunt permise modificri ale fiierelor fr validarea acestora de ctre coordonatorul de lucrare (dac este posibil, n astfel de situaii se va lucra cu fiiere referin sau se vor menine i versiunile originale ale documentelor). i mbogete continuu cunotinele informatice i face propuneri pe linie de tehnologie informatic pentru ridicarea productivitii i a calitii activitii.

10.4. Ergonomia locului de munc. Calitatea muncii Nu numai c exist o relaie direct i natural ntre confortul locului de munc i cel al eficienei activitii, dar ) ntr-un viitor mai mult sau mai puin apropiat ) sunt de ateptat i reglementri legale referitoare la riscurile profesionale privind folosirea calculatorului. n actualitate, cele mai importante aspecte referitoare la ergonomia locului de munc asistat de calculator sunt urmtoarele: Calitatea afirii monitoarelor de calculatoare, care la rndul ei este guvernat de: Calitatea efectiv a imaginii (contrast bun, numr ct mai mare de culori, claritate, reprezentare uniform); Diagonala ecranului (modelele de 14" tind s fie nlocuite de cele de 15", n principal datorit cerinei de ergonomie); Frecvena de mprosptare a ecranului, adic numrul de cadre pe secunde (care nu trebuie s coboare sub 75 Hz); Reducerea radiaiilor electromagnetice , aceast cerin (dur pentru monitoarele bazate pe tub catodic) se asigur att prin construcie (folosirea unor materiale i tehnologii deosebite permite monitoarelor de calitate s obin certificri de genul MPR II i chiar TCO'92-99), ct i prin ataarea de filtre specia le suplimentare n faa monitorului. Se prevede rspndire a pe pia i a monitoarelor bazate pe alte tehnologii fundamentale (plasm, cristale lichide), la care acest aspect este eliminat din start. Poziia corpului la locul de munc: configuraia scheletului n relaia cu masa de lucru pe care se afl tastatura i monitorul este supus unor metrici normalizate i parametrizate referitoare la unghiuri i distane. Eliminarea de aerosoli i pulberi toxice de ctre echipamentele pentru tiprire). Nedepirea unei durate de 6)10 ore pentru ziua de lucru. (limita de ase ore se recomand situaiilor de lucru presupunnd contact nentrerupt cu ecranul i tastatura.) Mai trebuie spus c uneori se poate lua n considerare, n cazurile de lucru intens cu calculatorul sau pentru creterea motivaiei, adugarea la salariul personalului a unui spor de risc profesional. Cerinele privind ergonomia influeneaz marcant producerea de echipamente informatice. Exist periferice care s-au impus pe pia chiar prin adaosul de ergonomie promis: tastaturi speciale (n unghi frnt), mouse-uri relaxante, monitoarele LCD etc. 11. Conceptul de sistem informaional ntr-o abordare sistemic a societii comerciale sistemul informaional realizeaz legtura dintre componentele sistemului de conducere i celelalte subsisteme la nivel microeconomic. Prin componentele sale sistemul informaional asigur att transmiterea informaiilor necesare diverselor nnivele de decizie, ct i a coninutului deciziilor de ctre nivelele operaionale. Definiia sistemului informaional Sistemul informaional este definit ca un ansamblu interconectat ntr-o concepie sistemic a datelor, informaiilor, fluxurilor informaionale procedurilor informaionale i a mijloacelor de prelucrare transmitere i stocare a informaiilor care acioneaz intercorelat n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale unei firme.

Clasificarea i caracteristicile sistemelor informatice pentru management. Sistemele informatice pentru management pot fi clasificate n funcie de mai multe criterii, cum ar fi: nivelurile ierarhice i domeniile de activitate pe care le asigur; gradul de concentrare/disperasare a capacitilor de prelucrare i memorare a datelor; modul de tratare a lucrrilor; simultaneitatea sau nesimultaneitatea lucrrilor n sistem etc. Sisteme informatice pentru management cu tratare pe loturi (secvenial, off-line, batch) a lucrrilor n dinamica operaiilor sistemului, sfritul unei intrri sau ieiri produce trecerea lucrrii respective de la categoria blocat la categoria gata. nainte de a aloca procesorul pentru o lucrare, sistemul de operare examineaz programele gata i reorganizeaz irul de ateptare n funcie de prioritile lucrrilor. Programele aflate n memorie penduleaz de obicei ntre perioada de activitate, de blocaj sau de ateptare, pn la terminarea lor normal sau forat i numai n cazuri excepionale sunt transferate n memoria secundar. Sisteme informatice cu tratare on-line a lucrrilor Sistemele informatice cu tratare on-line accept intrri la calculator direct de la sursele de date (aflate la distan) i red direct rezultatele prelucrrilor acolo unde acestea sunt necesare. Dispozitivele de intrare/ieire asociate pot fi dispuse n sala calculatorului sau n alte locuri aflate la distan i legate cu calculatorul prin canale de omunicaie. Pentru ca un sistem s fie on-line trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii: accesul datelor la calculator s se fac de la un terminal aflat la distan i nu prin echipamente periferice dispuse n sala calculatorului; baza de date s fie stocat pe dispozitive de memorare cu acces direct, iar accesul la nregistrri s se fac on-line; sistemul s fie orientat pe interaciunea om)calculator. Sisteme informatice cu tratarea lucrrilor n timp real Un sistem cu lucru n timp real este acel sistem care controleaz un mediu prin primirea datelor, prelucrarea lor i returnarea rezultatelor suficient de rapid pentru a fi n msur s influeneze funcionarea mediului n acel timp. Astfel, funcionarea n timp real se definete ca fiind: un regim n care calculatorul rspunde la aciunea unor factori perturbatori externi ntr-un timp limitat, dat de caracteristicile procesului condus; operaie de prelucrare a datelor ce se desfoar n acelai timp, paralel cu aciunea lansat; producerea de informaii suficient de rapid pentru a fi utilizate n desfurarea curent, dinamic a activitii respective; un sistem on-line la care limitrile de timp sunt severe prelucrarea n care introducerea, calculul i extragerea datelor trebuie s corespund unui termen limit determinat de condiiile externe. Acest gen de sistem n timp real este specific calculatoarelor de proces. Cele mai cunoscute sisteme informatice cu tratarea lucrrilor n timp real Dintre cele mai cunoscute sisteme n timp real se pot cita: sistemele de comand a proceselor; sistemele de comand i control militare; sisteme de control al traficului;

 sisteme de rezervri pe linii aeriene; sisteme n domeniul financiar)bacar, etc. 12. Sisteme pentru comanda proceselor. Sistemele de comand ale proceselor sunt utilizate mai ales n industrie, n laboratoare i n domeniul militar. n funcie de modul de aplicare a coreciilor, sistemele de control ale proceselor sunt de dou tipuri, i anume cu structur nchis i cu structur deschis. n sistemul cu structur nchis operaiile de msurare, comparare, calculul coreciilor de reglare sunt automate, omul neintervenind direct. Mrimile de ieire de la dispozitivul de msurare sunt preluate de ctre un regulator automat, care le compar cu valorile prestabilite i calculeaz mrimea coreciilor de aplicat. 13 Structura sistemului informatic pentru management Structura sistemelor informaionale destinate fundamentrii deciziilor i ndeosebi a rapoartelor finale st la baza definitivrii conceptului general al sistemului informaional i implicit a structurii bazei de date prin care se asigur funcionarea sa. Structura bazei de date care asigur funcionarea subsistemelor informatice pentru managementul unei societi este format din trei module: modulul care definete structura intrrilor n baza de date; modulul care definete structura conceptual a bazei de date; modulul care reprezint structura ieirilor bazei de date. Modulul care definete structura intrrilor n baza de date este dat de ansamblul procedurilor informaionale prin care se asigur ncrcarea bazei de date pentru crearea fiierelor permanente sau introducerea unor valori la diverse intervale de timp destinate funcionrii sistemului. Modulul care reprezint structura ieirilor bazei de date conine ieirile rezultate din prelucrarea bazelor de date i reflect structura sistemului informaional. Descrierea funcionrii sistemului informatic pentru management. La descrierea funcionrii sistemului informaional trebuie s se aib n vedere urmtoarele elemente: coninutul activitii analizate i procedeele de realizare a rolului acesteia; compartimentul unde se exercit activitatea; competenele i atribuiile pe care le au compartimentele; persoanele care particip la realizarea activitii; documentele folosite n activitatea respectiv; fluxurile de informaii ascendente i descendente. Sursele i fondul de informaii ce intr n activitatea de programare i urmrire operativ a produciei. Sursele i fondul de informaii ce intr n activitatea de programare i urmrire operativ a produciei sunt urmtoarele: Din activitatea de proiectare: prile componente ale produsului, succesiunea mbinrii lor, subansamblele care se pot procura din exterior, resurse umane externe utilizate. Din activitatea de tehnologie: gama de operaii; distribuirea operaiilor pe tipuri de utilaje; consumul specific de materiale; formaia de munc; timpul de munc, etc. Din activitatea de planificare: capacitile i suprafeele de producie pe tipuri de

utilaje; gradul de utilizare n perspectiv a capacitilor de producie; prevederi privind fora de munc; gradul de utilizare al forei de munc. Procesul de analiz a informaiilor din sistem. Sistemul informaional trebuie s asigure informaia necesar pentru a lua o decizie de calitate, care s permit declanarea la timp a sistemului operaional i care n final s genereze economii. Cea mai important surs de eficien pe care o poate ocaziona un sistem informaional bine organizat se refer la folosirea i valorificarea ct mai complex a resurselor existente sau la cele necesare desfurrii procesului de producie i desfacerii produselor. Procesul de analiz a circulaiei informaiilor n cadrul societilor comerciale trebuie s respecte urmtoarele principii: fiecare societate desfoar o serie de activiti economice i financiare i deci are o circulaie proprie a informaiilor; analiza fiecrei activiti trebuie s in seama, pe de oparte, de obiectivele derivate ce i revin, iar, pe de alt parte de toate reglementrile legale; analiza sistemului informaional de ansamblu trebuie s in seama de o serie de informaii externe ce constituie elementele de intrare n sistem. Extragerea informaiilor din sistem n urma procesului de analiz. Din analiza fluxurilor informaionale rezult informaii utile pentru: stabilirea sarcinilor pe fiecare loc de munc; stabilirea sarcinilor pentru perfecionarea sistemului de diviziune i cooperare n munc; constituirea diverselor servicii, birouri, direcii sau ateliere, secii de producie; stabilirea legturilor ntre entitile create. Obiectivele proiectrii logice a sistemului informaional. Proiectarea logic a sistemului informaional urmrete atingerea urmtoarelor obiective: determinarea cerinelor logice ale noului sistem; reproiectarea sistemului cu precizarea zonelor unde va interveni prelucrarea automat; ntocmirea specificaiilor de definire a sistemului. Activitile impuse de proiectarea logic a sistemului informaional. Definirea conceptului logic al noului sistem presupune executarea unei succesiuni de activiti prin care se urmrete: stabilirea conceptului general de funcionare; proiectarea structurii generale a bazei de date; precizarea circuitelor informaionale existente; proiectarea ieirilor fiecrui subsistem; proiectarea intrrilor fiecrui subsistem; Fazele proiectrii tehnice a sistemului informaional. Proiectarea tehnic presupune parcurgerea urmtoarelor faze: ntocmirea specificaiilor de realizare a soluiilor prezentate n etapa de proiectare logic; proiectarea componentelor sistemului i elaborarea specificaiilor pe componente.

Categoriile de informaii necesare la elaborarea proiectului tehnic. categoriile de proceduri automate folosite; specificaii pentru baza de date; implicaiile noului sistem asupra sistemului de management al societii; modaliti de implemnetare a noului sistem graficul de elaborare i testare. Principiile metodologice de realizare a sistemelor informatice pentru management Principiile metodologice pot fi evideniate n urmtoarea succesiune: Proiectarea sistemului trebuie s nceap de la ieirile acestuia Abordarea realizrii noului sistem trebuie s se fac de pe poziia ntregului. Asigurarea independenei structurii sistemului informatic Implementarea trebuie s nceap de la nivelul strategic care asigur o eficien economic maxim. Includerea componentelor de avarie (back-up). Etapele metodologice ale proiectrii unui sistem informatic pentru management. Orice proiect de realizare a unui sistem informatic trebuie s fie rezultatul parcurgerii urmtoarelor etape metodologice: analiza preliminar; analiza detaliat; proiectarea noului sistem; experimentarea; implementarea; exploatarea i ntreinerea.

14 Programe implicate n procesul managerial. Se pot identifica mai multe tipuri de aplicaii care rezolv punctual sau global problemele legate de managementul ntreprinderilor: programe pentru modelarea proceselor derulate i deorganizare simbolic a resurselor; programe pentru controlul circulaiei documentelor; programe pentru administrarea patrimoniului; programe pentru asisten financiar)contabil; programe pentru gestionarea operaiunilor comerciale; programe pentru planificarea resurselor de timp; programe de administrare a informaiilor specializate; programe pentru administrarea diferitelor componente de infrastructur; programe pentru gestionarea mentenanei; programe pentru evaluarea i/sau asistarea calitii; programe pentru administrarea aprovizionrii i a distribuiei; programe de management unificat al resurselor de ntreprindere. 15 Utilizarea instrumentelor de analiz din EXCEL Un instrument puternic de analiz n Excel este reprezentat de scenarii. Un scenariu este un set de valori pe care Excel l poate salva i substitui automat ntr-o foaie de calcul. Goal Seek (Cutare rezultat) i Solver (Rezolvitor) sunt dou instrumente incluse n Excel care se pot utiliza pentru a se analiza date i a se obine rspunsuri la probleme simple sau chiar destul de complexe. Goal Seek este n special utilizat atunci cnd exist o singur

variabil iar Solver cnd sunt mai multe variabile i restricii. Instrumentul Solver nu este destinat doar analizei financiare ci poate fi utilizat i pentru modele de producie, marketing i contabilitate. Acest instrument trebuie utilizat cnd se caut un rezultat i sunt mai multe restricii (variabile care se modific). Utilizarea Scenariilor Se pot utiliza scenarii pentru a prevedea rezultatul unei foi de calcul tip model. Se pot crea i salva diferite grupuri de valori pe o foaie de calcul i apoi se poate comuta ntre aceste variante diferite de scenarii pentru a se vedea rezultatele diferite. Spre exemplu, dac se dorete crearea unui buget dar nu se cunosc veniturile, atunci se pot defini diferite variante de venituri i se poate comuta ulterior ntre scenarii pentru a se realiza o analiz. Pentru a compara diferite scenarii se poate crea un raport care s nsumeze toate scenariile pe aceeai pagin. Raportul poate lista scenariile parte cu parte sau le poate aeza ntr-un tabel pivot de raport. Pentru a utiliza scenariile se intr n meniul TOOLS/SCENARIOS. De aici se pot crea noi scenarii, se pot vizualiza cele existente sau se poate face un raport pe baza scenariilor. Scenariile sunt salvate n registrul de calcul automat mpreun cu foaia de calcul tabelar. Instrumentul GOAL SEEK Atunci cnd cunoatem ce rezultat dorim s obinem ca urmare a aplicrii unei formule dar nu cunoatem valoarea operanzilor putem utiliza instrumentul Goal Seek (Cutare rezultat). Atunci cnd se caut operanzii, Excel modific valorile dintr-o celul specific pn cnd formula ajunge la rezultatul dorit. Pentru a nelege cum acioneaz instrumentul Goal Seek s crem un scenariu simplu: un agent de vnzri trebuie s realizeze pn la sfritul anului o cot de vnzri de 50.000 lei pentru a primi un bonus. Se tie c pn n prezent acesta a realizat vnzri n valoare de 35.000 iar preul unui obiect vndut este de 13 lei. Este adevrat c ar fi mult mai uor de aplicat formula (500.000.000)350.000.000)/130.000 pentru a afla rezultatul, dar avantajul instrumentulului Goal Seek este c se poate crea formula o singur dat dup care se pot schimba datele pentru a obine rapid ci alternative ctre obiectul propus. Pentru a utiliza Goal Seek : Se selecteaz celula formulei Se execut secvena Tools\Goal Seek pentru a afia caseta de dialog Goal Seek Urmtoarea list descrie intrrile pentru fiecare obiect din caseta de dialog: Set cells (Se seteaz celula) specific locaia formulei utilizate pentru a obine rezultatul final. n acest caz formula nu face dect s nmuleasc numrul de obiecte vndute cu preul lor. n caseta To value (La valoarea) se introduce valoarea int (target). n caseta By changing cell (Modificnd celula) se specific locaia celulei variabilei pe care se dorete s o modificm pentru atingerea obiectivului n acest caz vnzri n valoare de 50.000 lei. Se execut click pe OK sau apas tasta Enter. De ndat ce se efectueaz aceast operatie Excel ncepe cutarea obiectivului specificat Dac se dorete vnzarea unui numr fix de obiecte pentru a ajunge la aceeai valoare total de 50.000 lei va trebui s se determine un pre pe obiect. Pentru aceasta trebuie

modificat parametrul By changing cell. Atunci Goal Seek va mri preul obiectelor la o valoare care s egaleze la 50.000 lei dar s pstreze numrul de buci vndute la 2000 (spre exemplu). SOLVER Instrumentul Solver inclus n programul Microsoft Excel nu este destinat doar analizei financiare ci poate fi utilizat i pentru modele de producie, marketing i contabilitate. Acest instrument trebuie utilizat cnd se caut un rezultat i sunt mai multe restricii (variabile care se modific). Solver (Rezolvitor) este un instrument foarte puternic de analiz care folosete mai multe variabile i restricii ce se modific pentru a gsi soluia optim de rezolvare a unei probleme. Instrumentul Solver nu este activ n mod prestabilit in meniul standard al sistemului . Din acest motiv, el trebuie activat (n meniul Tools se execut secvena Tools\Add)Ins, se selecteaz Solver Add)In din caseta Add)Ins i execut click pe OK). Pentru a configura acest scenariu trebuie s se parcurg urmtorii pai: 1. Se configureaz tabelul. 2. Se creaz restriciile (constrngerile). 3. Selecteaz celula destinaie (target) i execut secvena Tools\Solver. 4. n caseta de dialog Solver Parameters (Parametri rezolvitori) se stabilesc parametrii care se doresc a fi utilizai n problem. Solver va calcula cea mai bun dispersie pentru obinerea rezultatului optim, ajustnd cantitile din domeniul By Changing Cells (Celulele care se modific). 5. n continuare, trebuiesc adaugate restricii la problem. Se selecteaz Add din seciunea Subject to the Constraints pentru a specifica prima restricie. 6. Pentru a aduga mai multe restricii, se execut click, din nou, pe butonul Add i specific restricia. 7. Dup ultima restricie nu se executa click pe Add ci, dup terminarea introducerii restriciilor, se execut lick pe OK pentru a reveni n caseta Solver. 8. Se execut click pe butonul Solver (sau se apas tasta Enter) pentru a porni rezolvarea problemei. n timp ce lucreaz, acesta afieaz un mesaj n bara de stare. 9. Cnd Solver ajunge la concluzia final va afia o caset de dialog care indic rezultatul i modific valorile specificate din foaia de calcul pentru a ndeplini obiectivul. n tabel pot fi observate celulele modificate atunci cnd Solver a creat soluia optim pentru problem. 10. De aici se pot salva rezultatele Solver i se poate crea un raport de rspuns care s prezinte scenariul original al costurilor i rezultatul final. Se selecteaz Answer (Rspuns) n lista Reports i execut click pe butonul Save Scenario pentru a afia caseta de dialog Save Scenario 11. Dac se dorete anularea foii de calcul pentru a reveni la valorile iniiale, se selecteaz opiunea Restore Original Values (Refacere valori iniiale) pentru a relua procesul cu valorile iniiale. 12. Se execut click pe OK i Excel va reface valorile i va crea raportul de rspuns. Raportul de rspuns compar valorile originale cu cele modificate i indic celulele care au fost schimbate. n acest fel se pot compara scenariile utilizate. Raportul de rspuns este creat pe o foaie separat. Restriciile sunt salvate ca registrul de calcul, deci nu trebuiesc reintroduse de fiecare dat cnd se deschide registrul de calcul. Dac Solver nu poate obine o concluzie satisfctoare plecnd de la datele furnizate, va aprea o caset de mesaj Se pot ajusta restriciile sau variabilele dup necesiti pentru a continua ncercarea de rezolvare a problemei.

Anumite probleme sunt prea complexe chiar i pentru Solver. n cazul problemelor cu prea multe variabile sau restricii, se ncearc mprirea lor n segmente, rezolvarea separat a fiecrui segment i utilizarea acestor soluii n Solver pentru a obine o concluzie. Bibliografie obligatorie: 1. Fusaru, D., Gherasim, Z., Informatic managerial, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucureti, 2008. 2. Radu, I. Informatic Managerial, Ed. Economic, 1996, pp13)27, 33)45, 109)135. 3. Bdu, M. Informatica pentru manageri, Ed. Teora, 1999, pp 15)50. Bibliografie suplimentar: Radu, I., Urscescu Minodora, Ioni, Fl. Informatic pentru managementul firmei, Ed. Tribuna Economic, 2001.