Management eficient

Modulul V. Managementul
timpului i a mailului
Carolina Timco,
dr., conf.univ.
Managementul eficient al timpului

A estima n mod realist timpul necesar pentru
ndeplinirea unei sarcini n funcie de
complexitatea acesteia.
A stabili prioritile n realizarea sarcinilor n
funcie de importan, urgen i/sau rezultatele
estimate ale acestora.
A organiza propriile activiti pentru a respecta
termenele limita.
A delega responsibilitile persoanelor adecvate
pentru a v ajuta sa atingei mai multe termene
limita simultan.
Hoii de timp
telefonul care sun tot timpul,
vizitatori care te in prea mult din timp,
ntalniri prea lungi i dezorganizate,
prioriti neclare,
lipsa de delegare
amnarea sarcinlor mari si neplcute
Televizorul
Internetul
lipsa de structur i oganizare
probleme tehnice pe care nu le stpneti
nu poi spune NU
Principiile managementului
timpului
Stabilirea obiectivelor
Transformarea lor n obiective SMART
Cunoaterea sarcinilor
Cunoaterea constrngerilor
Stabilirea prioritailor
Planificarea sarcinilor
Stabiliti scopuri sau obiective
clare
Acestea pot fi pe doua niveluri:
obiectivul principal
obiectivele secundare care trebuie atinse pe
drumul ctre obiectivul principal.

Transformarea lor n obiective
SMART
SPECIFICE (specific) - Sunt clare si precise;
MASURABILE (measurable) - Vei ti dac
au fost obinute sau nu;
de ATINS (achievable) - Pot fi realizate;
REALISTE (realistic) Resursele (oameni,
echipament, bani, timp) necesare pentru
realizarea obiectivelor sunt disponibile;
limitate de TIMP (time-limited) Sunt stabilite
perioade de timp clare in care vor fi realizate.
Cunoaterea sarcinilor i a
constrngerilor

Cunoatei ceea ce trebuie s facei? Aceast condiie poate
lua forma unei liste cu lucruri de fcut , care conine pur si
simplu sarcinile pe care trebuie sa le ndeplinii.
Cunoatei ce constrngeri sau restricii exist? De regula
sunt
resursele disponibile:
cine va poate ajuta,
ce echipamente putei folosi,
cat de mult putei cheltui
cat timp avei la dispoziie
proceduri - eventual din motive de sntate sau siguran)
capacitatea sau competena voastr de a folosi anumite
echipamente.
Stabilirea prioritailor.
Planificarea sarcinilor.

Stabiliti prioritati in abordarea sarcinilor pentru atingerea
obiectivelor. Insa, atunci cand stabilii prioritile, nu facei
confuzie ntre ce este important i ce este urgent.

Planificai sarcinile. Exist diverse instrumente de planificare a
proiectelor i organizare a timpului pe care le putei utiliza, prin
urmare ncercati una care s vi se potriveasc. De exemplu
grafice - Schema Gantt folosete un grafic pentru a ilustra
sarcinile care trebuie ndeplinite, pn cnd i ct timp se
estimeaz ca vor dura.

Tehnici de planificare a timpului
Spreadsheet urile sunt foi de calcul coninnd
coloane pentru: arii cheie,obiective, termene limit,
costuri i alte detalii.
Obiective Termen-
limit
Msurare Activiti Planificare
Tehnici de planificare a timpului
Managementul bazat pe obiective.
Activitate Resurse

Grafic de planificare
Scar de planificare
Tehnici de planificare
Mind mapping-ul cuprinde procesul de
brainstorming i un grafic pentru nregistrarea
ideilor.

Tehnici de planificare
Lista de prioriti reprezint cea mai simpl i n acelai
timp cea mai folosit tehnic de planificare a timpului.
Softuri specializate.
Graficul Gantt este constituit dintr-o bar orizontal sau un
grafic liniar.
REGULI DE AUR ALE
MANGEMETULUI
Stabileste-ti o rutina zilnica. Planifica orarul pentru rutini zilnice cum ar fi
intalnirile, ridicarea postei, ore de serviciu, xerox, fax, scrisori, etc.
fa lucrurile care cer capacitate mentala maxima cand esti in varful capacitatii.
Pune intalnirile minore cand capacitatea ta de concentrare este minim.
Stabileste termeni limita la toate activitatile. Si respecta-le. Orice poate fi
facut in timpul stabilit.
Nu amana lucruri importante care nu-ti fac placere. Iti vor bloca capul,
reduce creativitatea si capacitatea de munca. Nici o sarcina nu devine mai
usoara daca o amani.
Amn ce nu este important. Multe aa-zise probleme se pot rezolva de la
sine daca le amani.
Analizeaza-ti interuperile. Si ia masuri sa le micsorezi sau sa le elimini.
Stabileste momente in care sa nu te deranjeze nimeni. Tine sedinte cu tine
insuti. Pune o nota va rog nu deranjati la usa, cu un bilet cand esti disponibil.
Lasa-ti robotul mergand i raspunde la toate telefoanele mai tarziu sau inchide-l
pur sisimplu. Fa totul pentru a-ti pastra un timp in care sa ne tu deranjze.
Spune-le colegilor cand nu esti disponibil si cand te pot gasi din nou.
REGULI DE AUR ALE
MANGEMETULUI
Fa lucrurile pe rand. Si tine evidenta lucrurilor urmatoare.
Planifica-ti telefoanele. Noteaza-ti pe scutr ce vrei sa spui si ce vrei sa afli.
Acest lucru iti salveaza si timpul tau si al celuilalt i imbunatateste comunicarea.
Aduna-ti ideile intr-un loc: Time Manager-ul tau personal (sau Agenda).
Scrie ideile cand iti vin. Astfel nu vei mai uita nici una. Treci peste ele regulat si
foloseste-le.
Daca incepi ceva, cat mai posibil termina. Daca imparti lucrurile prea mult,
pierzi coerenta, pierzi imaginea de ansamblu si timpul incalzindu-te de fiecare
data cand o iei de la capat.
Pune-ti pauzele atunci cand stii ca nu lucrezi eficient. De exmplu cand cei
cu care trebuie sa vorbesti nu sunt disponibili, cand materialul de care ai nevoie
e gata, etc.
Foloseste timpi bine definiti/sedinte pentru discutarea lucrurilor de rutina. Si
daca evitati sa va intrerupeti unul pe celalalt veti economisi si mai mult timp.
Fii selectiv cu ce iti asumi. Invata sa spui nu. Obisnuieste-te sa intrebi "Sunt
eu persoana cea mai potrivita pentru sarcina asta?"
REGULI DE AUR ALE
MANGEMETULUI
Fa-ti o obisnuinta din verificarea felului in care iti folosesti
timpul. De exemplu, iti poti verifica Time Manager-ul o data pe
saptamana. Asta iti da o idee despre cum ti-ai folosit timpul.
Intreba-te daca nu ai fi putut sa-l folosesti mai bine.
Evita sa-ti iei de lucru acasa daca nu crezi ca poti sa o faci. E
mai bine sa lucrezi la serviciu mai tarziu pana termini. Dupa
aceea te poti bucura de timpul tau mai bine.
Culca-te cu o ora mai devreme si trezeste-te de dimineata cand
ai timp sa-ti planifici agenda pe ziua respectiva.
Da-ti premii cand iti atingi scopul.
Grupeaza activitati similare.
Regula 60-40: planifica doar 60 % din timpul disponibil si lasa
restul pentru evenimente neasteptate.
Matricea managementului
timpului
Urgent Puin Urgent
Important F acum Planific
Ne-important Deleag Uit
Exemplu


Obiectiv - Organizarea petrecerii de Craciun a firmei
SMART
Rezervarea locului de ntalnire local n ora, bar i ring de dans, n limitele bugetului, cu 4 luni
naintea petrecerii.
Rezervarea discotecii Cererea de recomandri i obinerea de oferte de pre n limitele bugetului,
cu 3 luni n avans.
Comunicarea datei i detaliilor ctre colegi transmitei detaliile iniiale cu 4 luni n avans si
solicitai confirmarea participrii, transmitei detaliile finale cu 3 luni naintea petrecerii.
De fcut
cereti recomandari despre localurile din oras,
fixati bugetul,
evaluati localurile,
cereti recomandari pentru discoteca,
confirmati lista de participanti.
Constrngeri
Bugetul,
numarul de persoane care incap in local,
solicitati sprijin administrativ pentru transmiterea invitatiilor.
Prioritati
discutati cu departamentul de personal bugetul disponibil,
solicitati recomandari pentru local,
intocmiti o scurta lista cu posibilele localuri
contactati persoanele responsabile.
Recomandari

Verificati daca ati inteles orice sarcina care v-a fost atribuita si termenul pana la
care trebuie sa o indepliniti. Nu va fie teama sa cereti lamuriri: daca intelegeti de
la inceput ce trebuie sa faceti, economisiti timp pe termen lung.
Daca vi s-a cerut sa indepliniti mai multe sarcini cu termene limita apropiate,
cereti sa verificati sarcinile care credeti ca sunt prioritare impreuna cu directorul
sau seful vostru direct.
Pastrati spatiul vostru de lucru bine organizat alcatuiti dosare pentru proiecte
sau zone de lucru diferite astfel incat sa aveti intotdeauna la indemana
informatiile necesare.
Nu faceti acelasi lucru de doua ori. Raspundeti e-mailurilor sau scrisorilor
imediat dupa ce le cititi, in loc sa le puneti deoparte pentru a le reciti cateva zile
dupa aceea.
Grupati sarcinile asemanatoare/inrudite impreuna in loc sa sariti de la un subiect
la altul.
Programti sarcinile placute dupa cele care nu va plac, astfel incat sarcinile
placute sa fie o recompensa pentru indeplinirea celorlalte.

Managementul e-mail
40% din timp e-mail i stocare informaii
Trimitei mai puine e-mail
Gruparea de mail (dac primii 3 mail de la
aceai persoana, raspundei cu unul)
Verificai e-mail la timpul potrivit
Formulai clar subiectul mail
Scriei mail-uri complete
Sortai e-mailurile n mape