Time Management - Bugetarii Veseli - Propunere

Managementul
timpului
HP / Aprilie 2014
Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.
Sed fugit interea, fugit

irreparabile tempus
Virgiliu Georgicele
Agenda
1. S ne cunoatem
2. Introducere n cadrul teoretic
3. Analizeaz
Tipuri de prioriti Legea lui Pareto
4. Decide
Definirea i prioritizarea obiectivelor
5. Pune n practic administrarea eficient a timpului

A. Cum s evitm amnarea
B. Cum s spunem nu
C. Evitarea ntreruperilor
6. Sfaturi pentru gestionarea timpului

3
S ne cunoatem
Ma numesc si sunt profesor depredau de.
Ma astept de la acest curs sa..
Am un exemplu cand nu am avut timp suficient sa
Elemente cheie ale managementului

timpului
Legile timpului Principiul Pareto sau regula 80/20
20% din activiti timpul de lucru al unei persoane, contribuie n proporie

de 80% la rezultatele obinute
80% din timp contribuie cu doar 20% la obinerea rezultatelor dorite
4 tipuri de prioriti
Importante i urgente
Defectarea unei aplicaii folosite zilnic,
ntlniri care nu suport amnare
Importante i ne-urgente
Meninerea relaiei cu furnizorii, ncheierea
unui proiect
Neimportante, dar urgente

Rezolvarea unei probleme aprute la
computerul unui coleg, realizarea unui
raport de activitate cerut de superiorul
ierarhic
Neimportante, ne-urgente
Utilizare internet n scop personal, discuii
Planificarea
cu colegii eficient ar trebui s includ 15% din sarcinile primului grup, 20%
din sarcinile celui de-al doilea grup i 65% din sarcinile celui de-al treilea grup.
6
3. Decide
Decide
Definirea corect a obiectivelor:
Specifice
Msurabile
Accesibile
Relevante
Structura SMART duce la o mai

bun alegere a obiectivelor i o
planificare mai eficient, adic la
anse mai mari de reuit.
Temporale
Decide
Pai ctre o bun prioritizare a
obiectivelor:
Dezvolt o imagine de ansamblu asupra tuturor
obiectivelor pe care doreti s le ndeplineti.
Organizeaz obiectivele identificate n funcie de
urgen i importana ndeplinirii lor (tabelul
dezvoltat de Stephen Covey n 1989). n ajutor
poate veni i modalitatea dezvoltata de Alan
Lakein (1989) categorizare A, B, C
Dezvolt un plan pe termen lung, mediu i scurt
Evit supra-planificarea
9
Decide
Evitarea procrastinrii:
Procrastinarea reprezint frica de a face
lucruri pe care nu ne dorim s le facem.
Frica are deseori efecte mai negative
dect rezultatul ndeplinirii activitii
amnate.
Deciziile trebuiesc luate prompt. Astfel
se ncurajeaz crearea momentumului n
luarea viitoarelor decizii.
10
Nu lsa niciodat pe mine ceea ce poi

finaliza astzi.
Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information
contained herein
is subject to change without notice.
Benjamin
Franklin
Decide
Puterea perseverenei:
n mod inevitabil, lucrurile nu vor

merge ntotdeauna conform planului.
Perseveren
Eec
Frustrare,
nvingerea presiunii ca factor

demotivant:
11
tehnici de relaxare (yoga, exerciii

fizice)
discutarea problemelor cu prieteni,
colegi
mprirea activitilor ntre colegi
Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information
contained
herein is noi
subject to
change without notice.
ce pot
oferi
perspective
Lista cu lucruri de fcut

Pai n crearea unei liste viabile cu lucruri de fcut pe termen
scurt (1 zi)
Ce am de fcut astzi? Ce trebuie fcut astzi?

Ct de important i urgent este fiecare activitate n parte?
mi setez obiectivele pentru astzi;
Care este segvenialitatea activitilor?
Ct dureaz fiecare activitate n parte?
(IMPORTAN+SEGVENIALITATE)/TIMP =
12
4. Pune n practic
Administrarea eficient a
timpului
Evitarea consumatorilor de
timp
Introducere
Consumatorii de timp
Timpul nu e niciodat suficient!
2 categorii de cauze ce duc la apariia acestor consumatori /
guri negre care absorb timpul
1. Interne
2. Externe
14
Introducere
1. Cauze interne
Sunt cele asupra crora avem controlul:
Amnarea
Nu spunem Nu!
Perfecionism n loc de a duce treaba pn la capt
15
Introducere
2. Cauze externe
Sunt cele care vin din exterior. Nu le putem controla 100% dar
putem ncerca.
Exemple:
Activiti birocratice
ntreruperi cauzate de colegi
edine
Convorbiri telefonice
16
Introducere
Obiective practice:
A. Cum s evitm amnarea
B. nfrngerea tendinei de a prelua mai mult dect putem duce;
Cum s spunem nu sarcinilor noi
C. Reducerea timpului pentru convorbiri telefonice;
Cum s mpiedici vizitatorii s-i mnnce timpul
17
A. Cum s evitm
amnarea
A. Amnarea
Vizionare / Exerciiu
https://www.youtube.com/watch?v=VJ1Kh7YhkbU
Trebuie s duci la bun sfrit o sarcin, DAR:
Biroul nu e curat
Planta nu e udat, etc.
Numii motive pentru care ai amnat ndeplinirea unei sarcini
19
A. Amnarea
Motive frecvente pentru amnare:
1. Nu tiu de unde s ncep
2. Nu-mi place sarcina
3. Mi-e team c voi face treaba prost
20
A. Amnarea
1. Nu tiu de unde s ncep
Sarcina este prea complex
Nu am neles exact ce mi se cere
Sunt depit
Aceste situaii vor duce deseori la amnarea startului lucrului
21
A. Amnarea
2. Nu-mi place sarcina
Cnd nu-i place ce ai de fcut, ntotdeauna gseti ORICE altceva
dect ce ar trebui fcut, orict de important ar fi sarcina
primordial
22
A. Amnarea
3. Mi-e team c voi face treaba prost
Cnd sarcina pare prea dificil, amnarea este un mod de a evita
eecul
Un perfecionist refuz s nceap o lucrare atta timp ct nu e sigur
c rezultatul va fi excepional
Efectul acestei strategii este c din cauza amnrii chiar i un
rezultat mediocru devine imposibil din cauza lipsei de timp
23
A. Amnarea
Beneficii pentru a evita amnarea
Productivitate crescut
Timpul alocat amnrii va fi investit n munca efectiv, deci
calitatea/cantitatea muncii va crete
Dispare graba, lucrul fcut sub presiunea timpului
Nivel sczut de stres
Nu exist sarcini pe care tii c ar trebui s le duci la ndeplinire, dar le amni
Nu va trebui s lucrezi contra cronometru
Crete nivelul de control
Rezolvnd lucrurile la timp crete ncrederea n forele proprii de a atinge
obiectivele
24
A. Amnarea
Strategii pentru a evita amnarea
1.
2.
3.
4.
25
Gndete-te la consecine
nltur piedicile
Stabilete-i un termen limit
Treci la treab
A. Amnarea
1. Gndete-te la consecine
Ce se va ntmpla dac NU te apuci de treab?
Crete stresul
Scade calitatea lucrrii
Ratezi termenul limit i supori consecinele
Cresc costurile (d.ex. Dac nu plteti o factur la timp)
26
A. Amnarea
2. nltur piedicile
Identific elementele care te mpiedic s ncepi treaba i
ndeprteaz-le
Dac pentru a ndeplini misiunea B ai nevoie de resursa A, faptul c
amni s obii resursa nseamn automat c amni i ndeplinirea
misiunii
Dac nu tii cum cere ajutor, ntreab
27
A. Amnarea
3. Stabilete-i un termen limit
Stabilete un termen limit anterior celui oficial, dar f-l cunoscut
celor din jur
Deseori suntem nclinai s respectm mai strict termene pentru
care ne-am luat angajamentul fa de ali oameni
28
A. Amnarea
4. Treci la treab
Arunc-te cu capul nainte i vezi ct de departe ajungi
mparte sarcina n mai multe sarcini intra-dependente, aranjeaz-le
n ordinea logic i ncepe cu nceputul
Dac e o sarcin dificl ncepe cu cea mai uoar sub-sarcin
Alternativa: ncepe cu cea mai dificil sub-sarcin; cere mai mult
efort, dar dup aceea am scpat de stres
29
A. Amnarea
Exerciiu
Un elev dificil perturbeaz constant orele de biologie.
Doamna profesoar amn s aib o discuie cu elevul
(sau cu prinii acestuia) deoarece i displac
confruntrile.
Alegei cte o strategie de evitare a amnrii i pune-i-o
n aplicare.
30
A. Amnarea
Idei adiionale
Evitai perfecionismul
Aranjai sarcinile n funcie de importan
Srbtorii terminarea la timp a sarcinilor importante,
acordai-v o recompens
31
B. Cum s spunem nu
B. Cum s spunem nu
Implicarea n prea multe activiti consecine
frecvente:
Prea mult stres, care n final poate duce la epuizare
Neglijarea vieii personale
Imposibilitatea ndeplinirii responsabilitilor i activitilor
cotidiene
33
B. Cum s spunem nu
Implicarea n mai multe activiti conduce frecvent la
MULTITASKING.
ncercarea de a face mai multe lucruri n paralel duce la
greeli, ineficien, nivel crescut al stresului.
34
B. Cum s spunem nu
Strategii pentru a spune Nu
1. Cunoaterea responsabilitilor i obiectivelor principale
2. Planificarea timpului
35
B. Cum s spunem nu
1. Cunoaterea responsabilitilor i obiectivelor
principale:
- Este imposibil s rezolvai toate lucrurile n acelai timp
- Punei-v ntrebarea Care este activitatea cu cel mai mare
impact?
2. Planificarea timpului
- mprii-v ziua n intervale de timp
- alocai intervale de timp necesare activitilor pe care trebuie s le
ndeplinii
- Odat ce toate intervalele dintr-o zi de lucru au fost alocate nu mai
acceptai activiti noi.
36
B. Cum s spunem nu
A fi pe placul colegilor de munc este o tendin natural a
oamenilor. De aceea, a spune nu, pentru unele persoane este
un lucru dificil. i mai dificil este s acceptm un lucru care nu
poate fi dus la bun sfrit. Astfel, atitudinea corect este de a
refuza o activitate dac nu avem posibilitatea de a o ndeplini.
37
B. Cum s spunem nu
De luat n considerare cnd spunem nu:
Nu trebuie dat un rspuns pe moment, daca e nevoie, luai-v un
rgaz pentru a analiza dac timpul dvs permite angajarea n noua
activitate
Formulai refuzul n modul Dac preiau aceast nou activitate,
activitile mele principale (A, B, C) vor avea de suferit
Nu oferii motivaii paralele (ex: nu cred oricum c e printre
ndatoririle mele), ci referii-v strict la constrngerile de timp
38
ntreruperile pot fi cauzate de:
efi
Colegi
edine
Convorbiri telefonice
E-mail-uri, ncepnd cu cele oficiale i terminnd cu cele cu bancuri i poze
nostime
Zgomot de fundal
O ntrerupere cost mai mult timp dect durata ei propriu-zis

din cauza efortului adiional de a ne concentra din nou asupra
temei iniiale
De multe ori e nevoie s lum o activitate de la nceput dac am fost ntrerupi
40
Strategii de evitare
Nu rspundei la telefon folosii mesageria vocal
Nu mai verificai E-mail-ul
Pe ct posibil, izolai-v
41
Respingei ntreruperile
Cnd d.ex. un coleg vrea s discute ceva trebuie s respingei
interaciunea ntr-un mod direct
Fii politicos i menionai ce anume v lipsete ca s ducei
activitatea la bun sfrit ca persoana care v ntrerupe s neleag
42
Convorbirile telefonice
Transferul apelului
Exist o alt persoan care se poate ocupa de apel?
Scurtarea duratei apelului
Informai apelantul c nu avei dect puin timp la dispoziie i c
facei tot posibilul s rezolvai problema n aceast perioad
Reprogramare
Dac nu putei prelua apelul acum, reprogramai-l; oferii o scurt
explicaie de ce nu avei timp i cnd v vei elibera
43
Fii amabil
Cnd evitai o ntrerupere este important s o facei ntr-un mod amabil
Nu pot vorbi acum, sunai-m n 3 ore vs Mi-e team c momentan sunt
implicat ntr-o problem urgent, v pot suna eu napoi, n jurul orei 15?
Transferul apelului: Sunt presat de timp, dar cred c v poate ajuta dna X,
care s-a ocupat de o problem identic. Pot s v fac legtura cu ea?
Scurtarea duratei: Sunt la curent cu problema, dar din pcate nu am dect
5 minute la dispoziie. Dac dorii mai multe detalii, haidei s stabilim o
alte convorbire pe dup-amiaz
Reprogramare: Acum trebuie s particip la o edin, dar sunt liber dup
ora 17 sau mine diminea. Pot s v sun eu ntr-unul din aceste
intervale?
44
Apelani scitori
Fii proactiv dac cineva v tot sun cu aceeai problem, o
strategie bun este s venii n ntmpinarea persoanei i s-o sunai
dvs.
Specificai cnd suntei disponibil pentru a fi apelat
45
Exerciiu 1
Ion lucreaz la un raport, cnd l sun colegul tefan i l roag s discute despre
plngerile din ultimele 3 luni
Reacii posibile:
1. Mi-e team c sunt prins momentan. Te pot suna eu cnd am timp? E ok pe dupmas, sau mine la prima or?
2. Mai important dect s discutm plngerile din ultimul trimestru este s termin eu
raportul sta trebuie s-l predau pn disear. Te rog sun-m mine
3. Nu sunt eu cel mai n msur s te ajut. Pot s-i fac legtura cu Mihaela? Ea i
poate da toate informaiile
4. Te ajut cu plcere, dar nu am dect 10 minute la dispoziie. Te ajut ct pot i dac
mai e nevoie mai stm de vorb i mine
5. Nu pot vorbi acum!
46
Exerciiu 2
Imediat ce a nchis telefonul, Ion este sunat de un client care i pune pentru a
3-a oar aceleai ntrebri despre contract. Discuia ar dura cel puin
jumtate de or
Reacii posibile:
1. S stea la telefon cu clientul pn clientul e pe deplin satisfcut, orict ar
dura
2. S sune clientul o dat pe sptmn pentru a verifica dac are nevoie de
clarificri
3. S-l roage politicos pe client s nu-l mai sune dect dac are o problem
serioas
4. S-l informeze pe client cnd e mai liber i poate sta de vorb
47
Vizitatori nepoftii
Colegi care vin n vizit i consum timpul alocat activitilor importante
Strategii de evitare:
Informai vizitatorii ct timp avei la dispoziie
Punei-v un semn cu v rog nu deranjai pe birou
ntrebai cu ce te pot ajuta? cum apare vizitatorul:
Cei care vin pentru a socializa ar trebui s neleag c nu e momentul potrivit
Cei care vin cu o problem profesional vor trece direct la subiect
Aranjai ntlniri n afara orelor de munc, la mas sau dup program
48
Vizitatori nepoftii
Dac nu avei timp, informai vizitatorul: sunt extrem de ocupat, te
superi dac vorbim mai trziu? Un coleg ar trebui s neleag
situaia dificil n care v aflai i s v las s terminai treaba, iar
dvs vei fi mult mai bine-dispus odat ce treaba e gata i vei putea
sta de vorb cu colegul
Punnd obligaiile pe primul loc ctigai de fapt timp pentru a putea
petrece timpul liber mai relaxai, la dispoziia colegilor
49
In loc de recapitulare
Stil de lucru
Fiecare zi s aib un scop al ei: seteaz un obiectiv al zilei.
Pentru a-i atinge obiectivele stabilite, trebuie s tii nti unde te afli acum. Sau
altfel spus, degeaba ai o hart (planul anual) i un drum (acele sarcini zilnice), dac nu
tii care e situaia ta de acum. Pentru asta e bine s faci o revizuire lunar a evoluiei
obiectivelor tale.
ncepe ziua scriind o list de sarcini. Sau scriind n agend sarcinile zilei. Ideea este
c primul lucru pe care l faci de diminea (sau n seara precendet) s fie definirea
sarcinilor zilei. Pe baza planului sptmnal i a celui lunar. Care trebuie s vin
automat din planul anual.
Stabilete obiective ambiioase i n acelai timp realiste. Nu te rezuma s alegi
ceva uor de fcut. Viseaz, ndrznete la mai mult! Dar ai grij s fie i tangibile n
acelai timp.
50
V mulumim!

Time Management - Bugetarii Veseli - Propunere

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Time Management - Bugetarii Veseli - Propunere

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Managementul

Sed fugit interea, fugit

Tipuri de prioriti Legea lui Pareto

Definirea i prioritizarea obiectivelor

5. Pune n practic administrarea eficient a timpului

6. Sfaturi pentru gestionarea timpului

Elemente cheie ale managementului

20% din activiti timpul de lucru al unei persoane, contribuie n proporie

80% din timp contribuie cu doar 20% la obinerea rezultatelor dorite

Neimportante, dar urgente

Structura SMART duce la o mai

Nu lsa niciodat pe mine ceea ce poi

n mod inevitabil, lucrurile nu vor

nvingerea presiunii ca factor

tehnici de relaxare (yoga, exerciii

Lista cu lucruri de fcut

Ce am de fcut astzi? Ce trebuie fcut astzi?

O ntrerupere cost mai mult timp dect durata ei propriu-zis

S-ar putea să vă placă și