Documente

economice contabile

Cuprins
1.Notiuni introductive
2.Importanta documentelor contabile
3.Clasificarea documentelor
4.Structura documentelor contabile
5.Modelul, formatul si forma documentelor contabile
6. Intocmirea ,prelucrarea,verificarea si corectarea documentelor
7. Circuitul si pastrarea documentelor
8. Completarea documentelor pentru principalele tranzactii
economice

1.Notiuni introductive
Contabilitatea are sens si semnificatie in masura in care prin
intermediul actelor scrise, se face dovada,certitudinea si masura
adecvata a faptelor.
In efectuarea lucrarilor ei, contabilitatea respecta in mod obligatoriu
doua principii:
-Nici o operatiune economica sau financiara fara document;
-Nici o inregistrare contabila fara document.

Documentul este un inscris care consemneaza un fapt,un fenomen

sau o actiune care s-a produs sau urmeaza sa se produca.Aceasta
serveste la formalizarea in scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu
caracter economic care produc modificari ale patrimoniului.

Legea contabilitatii prevede: orice operatiune patrimoniala se

consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza
inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document
justificativ.

2.Importanta documentelor
Poate fi apreciata in urmatoarele
directii:
contabile
1. Prin intermediul documentelor, contabilitatea cuprinde intreaga
activitate a unitatilor, si anume: existenta , miscarea si modificarea
mijloacelor economice si a surselor lor, intregul circuit economic,
rezultatele activitatii desfasurate;

2. Documentele justificative constituie baza inregistrarilor in

contabilitate, contribuind la stabilirea unei legaturi organice intre
toate formele evidentei economice;

3. Constituie support pentru verificarea gestiunilor, deoarece cu

ajutorul lor se stabileste raspunderea persoanelor carora li se
incredinteaza spre pastrare si folosire mijloace economice,
justificandu-se existenta si miscarea acestora;

4. Servesc ca baza pentru efectuarea reviziilor, adica a constatarii

lipsurilor, cheltuielilor ilegale, a folosirii neeconomicoase a mijloacelor
economice, a respectarii disciplinei financiare si de decontare;

5.
Furnizeaza informatii organelor de conducere ale unitatii in

Din cele prezentate se pot desprinde cateva din functiile

documentelor:
Functia de consemnare;
Functia de document justificativ;
Functia de control;
Functia de asigurare a integritatii patrimoniale;
Functia de calculatie;
Functia juridica.
Documentele economice contabile se impart in 3 mari categorii:
1.Documente justificative
2.Registre contabile
3.Documente de sinteza

Documentele justificative fac parte din evidenta operativa,registrele

contabile sunt incluse in evidenta contabila si documentele de sinteza
apartin evidentei sintetice si de raportare.
Evidenta operativa-Inregistreaza, urmareste si controleaza acele
aspecte ale activitatii a caror cunoastere prezinta o importanta
imediata. Pentru ca reflecta procese si operatii cu caracter tehnic,
utilizand si mijloace tehnice de masurare si inregistrare automata a
datelor, mai este denumita si evident tehnic-operativa.
Evidenta contabila-Inregistrare sistematica a informatiilor privind
situatia patrimoniala si a rezultatelor obtinute de catre un agent
economico-social, atat pentru necesitatile acestuia cat si pentru
relatiile cu asociatii sau actionarii, clientii, furnizorii, bancile, organele
fiscale si alte persoane juridice sau fizice.
Evidenta sintetica si de raportare- grupeaza, ordoneaza si
sistematizeaza prin generalizare valorica o multime finita de structuri
analitice simple, cu o anumita trasatura de omogenitate.
Documentele justificative
Sunt acte scrise, intocmite in momentul

efectuarii operatiilor

Registre contabile
Registrul jurnal

Mod de completare
n coloana 1 se nscrie numrul curent al
operaiunilor nregistrate ncepnd de la 1
ianuarie, sau de la nceputul activitii,
pn la 31 decembrie, sau ncetarea
activitii.
n coloana 2 se trece data (anul, luna,
ziua) cnd se face nregistrarea n registru.
n coloana 3 se trece felul documentului
(factura,
chitana,
jurnal
privind
operaiunile de cas i banc, jurnalul
decontrilor cu furnizorii etc.), precum i
numrul i data acestuia.
n coloana 4 se trece felul operaiunii,
dndu-se explicaiile n legtur cu
operaiunea respectiv i elemente de
identificare a acesteia.
n coloanele 5 i 6 se trece simbolul
conturilor
debitoare
i,
respectiv,

Registrul inventar

Mod de completare
n coloana 1 se nscrie numrul
curent
al
fiecrei
operaiuni
nregistrate n ordine cronologic, de
la deschiderea acestuia pn la
epuizarea filelor sau ncetarea
activitii.
n coloana 2 vor fi recapitulate
elementele inventariate, detaliat pe
fiecare cont de activ i de pasiv,
conturile de valori materiale putnd
fi defalcate pe gestiuni.
n coloana 3 se nscrie valoarea
contabil
a
elementelor
inventariate.
n coloana 4 se nscrie valoarea de
inventar a elementelor de activ i de
pasiv, stabilit de membrii comisiei
de inventariere (pe baza listelor de
inventariere i a proceselor-verbale
de inventariere).

Registrul Cartea Mare

Mod de completare
Se completeaza pe baza documentelor justificative, documentelor
cumulative centralizatoare si notelor de contabilitate. In cazul in care
la unele conturi corespondente intervin mai multe conturi decat
numarul coloanelor pe care le cuprinde fisa, se deschide o fisa anexa
cu acelasi simbol de cont, pe care se va continua inscrierea conturilor
corespondente. In fisa anexa nu se trece suma din coloana principala,
aceasta figurand in coloana "Suma" a fiecarei fise.
La inceputul anului, la deschiderea fiselor, pe primul rand al coloanei
"Suma" se inregistreaza soldul initial, pe baza balantei conturilor
sintetice incheiata la finele anului precedent. Soldul inscris in fisa se
bareaza si apoi se efectueaza inregistrarea operatiunilor lunii
ianuarie.

Documente de sinteza
Sunt documente de raportare contabila, anuala sau periodica,
care prezinta elemente de activ, datoriile si capitalul propriu la
sfarsitul exercitiului financiar sau la alte perioade stabilite de
BILANTUL este un instrument specific
lege.
Bilantul:

contabilitatii, cu ajutorul caruia se

prezinta existenta elementelor
patrimoniale si a rezultatului
exercitiului obtinut de agentul economic
la un moment dat. Bilantul poate fi
privit prin doua ipostaze:
-Ca procedeu al metodei contabilitati,
care sa fie folosit pentru explicarea
dublei reprezentari a patrimoniului in
bilant si ca o consecinta , aplicarea
principiului dublei inregistrari , care sta
la baza inregistrari operatiilor in conturi.
-Ca document de sinteza si raportare
contabila (anuala sau periodica)
Partea stanga se numeste ACTIV si
prezinta bunurile economice dupa
componenta si destinatie, iar partea
dreapta se numeste PASIV si prezinta
sursele de finantare a bunurilor

3.Clasificarea documentelor
Dupa natura operatiilor economice pe care le consemneaza
documentele economice se impart in :
-Documente privind imobilizari corporale, necorporale si
financiare
Exemplu:BON DE MISCARE A MIJLOACELOR FIXE:

-Documente privind activele circulante materiale

Exemplu:BON DE CONSUM:

-Documente privind disponibilitatile banesti

Exemplu:CHITANTA

-Documente privind salariile si alte drepturi cuvenite

salariatilor
Exemplu:STATUL DE SALARII

-Documente privind vanzarile

Exemplu:FACTURA:

Dupa locul unde se intocmesc si circula:

-documente interne : bonul de consum, bonul de lucru etc
-documente externe: factura de la furnizor, extrasul de cont etc
Dupa numarul operatiilor economice
- documente singulare : factura , cecul, chitanta etc
- documente
materiale/vanzarilor

centralizatoare:

centralizatorul

consumului

Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc

-documente de dispozitie: comanda,dispozitie de livrare.
-documente de executie sau justificative: facura, bonul de consum
-documente mixte
Dupa sfera de aplicare
-documente de uz general:facura , chitanta, nota de receptie
-documente specifice: actul de fatare, fisa consumului de furaje etc

de

 Dupa forma de prezentare

-documente tipizate: se intocmesc pe formularele tip, strict determinate
a caror folosire este obligatorie.Din aceasta categorie fac parte toate
documentele generale sau comune care se folosesc de catre unitatile
patrimoniale.
-documente netipizate:se intocmesc fie prin formulare specifice fiecarei
ramuri economice, fie pe hartie simpla, fara a avea un format tip,dinainte
stabilit.
Dupa regimul de tiparire si folosire
-documente intiparite pe formulare cu regin special
-documente intocmite pe formulare cu reglementari exprese
-documente intocmite pe formulare cu regim uzual

Dupa momentul intocmirii si rolul:

-documente primare-sunt acele documente care se intocmesc la locul si
in momentul producerii operatiei.
-documentele secundare se intocmesc pe baza documentelor primare

4.Structura documentelor contabile

Elementele comune tuturor operatiilor economice sunt de regula
imprimate si trebuie sa le contina toate felurile de documente:
a. denumirea documentului:Chitanta, Factura etc
b. denumirea unitatii emitente:S.C X SRL
c. adresa unitatii emitente:Galati, strada Galatii noi, nr 2
d. compartimentul care a intocmit documentul
e. mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei
f. data intocmirii documentului
g. numarul de ordine al documentului si data intocmirii acestuia- nr 378
din 8 iunie 2008 sau 378/3.VI.2008
h. continutul operatiei economice sau financiare si justificarea ei;
i.datele cantitative si valorice:200 kg, pre unitar 2,5 lei, valoare 500 lei,
cota TVA 19%, valoare TVA 95 lei.
j.J.semnaturile persoanelor care raspund de legalitatea operatiei
consemnate in document
k.k.alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor

Elemente specifice
Se refera la precizarea unor informatii care se regasesc numai la acel
document.Ele difera de la o categorie de documente la alta si asigura
detalierea operatiei consemnate.De exemplu, factura contine ca
elemente specifice date referitoare la comanda, contract, aviz de
insotire, document de transport, conturi la banci ale partilor etc.
Documentele leaga organic intre ele cele trei forme ale evidentei
economice:
1.evidenta operativa;

5.Modelul , formatul si forma

documentelor
contabile
Orice document contabil prezinta o forma, un format si un model.
Acestea se diferentiaza in functie de tipul documentului:
Documentele tipizate
Modelul, forma si formatul sunt prestabilite si tiparite.
Forma tabelara:

Forma grupata combinata :

Forma de chestionar :

Formatul documentelor:
A1, A2, A3, A4,A5,X4,X5,X6 etc

Documentele netipizate nu au un continut , format sau

forma prestabilite si imprimate.

6.Intocmirea
,prelucrarea,verificarea si corectarea
Intocmirea
documentelor
In principiu, documentele justificative sunt intocmite la locul de munca, in
cadrul carora se produce operatia sau participa la infaptuirea ei.Intocmirea
se face pe formulare tipizate sau netipizate,iar completarea se face
manual sau cu mijloace tehnice .
Prelucrarea
Consta in sortarea documentelor pe operatii, exprimarea in etalon
monetar a marimii operatiilor economice si financiare,precontabilizarea
prin cumularea mai multor documente justificativesi obtinerea pe aceasta
cale a documentelor centralizatoare,verificarea de forma si fond,iar,in final,
inregistrarea in contabilitate .
Verificarea
Verificarea formala- folosirea modelului de document corespunzator naturii
operatiei consemnate,completarea tuturor elementelor cerute de
document,existenta semnaturilor persoanelor responsabile de intocmirea
documentelor,existenta aceluiasi numar de ordine pe fiecare exemplar;

Corectarea documentelor

Greselile facute cu ocazia intocmirii documentelor por fi corectate numai

cu respectarea anumitor reguli.In documente nu se admit stersaturi,
razuiri etc.
Rectificarea greselilor in documente se face prin taierea textului sau
sumei gresite cu o linie in asa fel incat sa se poata citi ce a fost gresit.
Apoi se scrie deasupra textul sau suma corecta,facandu-se mentiune pe
documentul rectificat asupra acestui fapt,care se confirma prin
semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul .

7.Circuitul si pastrarea
In cadrul unitatilordocumentelor
patrimoniale pentru rationalizarea circuitului
documentelor se intocmesc graficele de circulatie a documentelor ,care
se aproba de conducatorul unitatii.Graficul de circulatie a documentelor
justificative trebuie sa cuprinda:
documentul
compartiment

care

trebuie

intocmit

in

cadrul

fiecarui

persoanele care poarta raspunderea intocmirii documentului

termenul de executare
compartimentele care se trimit
alte elemente considerate necesare
Pastrarea documentelor in cursul exercitiului financiar se realizeaza in
arhiva curenta, care se organizeaza in cadrul principalelor sectoare si
servicii din cadrul intreprinderii:documentele de casa si unele
documente
contabile,cum
sunt
fisele
de
cont,balantele
de
verificare,bilantul se pastreaza in spatii special amenajate.
Dupa expirarea exercitiului financiar si aprobarea bilantului
contabil,documentele se predau la arhiva generala a unitatii.Consultarea

8.Completarea documentelor
pentru principalele tranzactii
economice
Pentru operatiile cu active fixe se folosesc documente precum:
-Factura
-Proces verbal de receptie
-Registrul numerelor de inventar
-Fisa mijlocului fix
Pentru operatiile cu materii prime se folosesc documente precum:
-Factura fiscala
-Nota de receptie
-Fisa de magazie
-Bon de consum

Pentru operatiile cu marfuri se folosesc documente precum:

-Factura fiscala
-Nota de receptie
-Raport de gestiune
-Monetar

Pentru operatiile banesti se folosesc documente precum:

-Registrul de casa
-Extras de cont
-Ordin de deplasare
-Dispozitie de incasare
-Lista de avas chenzinal
-Ordin de plata
-Monetar
-Foaie de varsamant

Bibliografie
1.Florentina Moisescu
Europlus,Galati 2007

Bazele Contabilitatii , Editura

2.Marius Paraschivescu
Contabilitate Financiara,Editura
Tehnopress, Bucuresti 2007
Gabriela Daniela Olaru
Florin Radu
3.Mihaela Dumitrana
Contabilitate de gestiune si control de
gestiune,Editura universitara,2008
Chirata Caraian
4.Monitorul Oficial

Documente financiar-contabile, Editura