Principiile și cerințele organizării

procesului de aprovizionare

Managementul aprovizionării reprezintă un concept unitar complex,

căruia îi este propiu o structură extinsă de activități componente, care
au în vedere, ca elemente de ansamblu, probleme de conducere-
coordonare, previziune-programare-contractare, de organizare,
antrenare, derulare efectivă, de urmărire-control, analiză și evaluare.
 In general, toate activitatile componente ale managementului aprovizionarii au importanta si
semnificatie economica specifica pentru activitatea generala a intreprinderii, pentru realizarea obiectivelor
stabilite in cadrul strategiei de dezvoltare a acesteia. Insa, in economia de piata unele activitati capata valente
noi, importanta lor se accentueaza si ca urmare, acestea trebuie abordate cu un interes sporit, intr-o viziune
racordata total la mediul economic in care actioneaza intreprinderea. Interpretarea porneste de la continutul
obiectivelor specifice asigurarii materiale care sunt subordonate realizarii obiectivelor generale ale strategiei
de dezvoltare a intreprinderii.
In categoria activitatilor pentru a caror realizare se impune o atentie sporita se
incadreaza:
􀂾 studierea pietei de furnizare, a furnizorilor potentiali si reali;
􀂾 selectarea si testarea credibilitatii furnizorilor;
􀂾 elaborarea strategiilor in cumpararea (achizitionarea) de resurse materiale si echipamente
tehnice, ca si in domeniul gestiunii stocurilor;
􀂾 negocierea conditiilor de vanzare-cumparare, de comercializare in general si
finalizarea actiunii, in cea mai mare masura, pe baza de contracte comerciale;
􀂾 urmarirea evolutiei pietei de furnizare, a structurii si potentialului de resurse, a preturilor s.a.
 Derularea normala a proceselor de aprovizionare necesita organizarea, in cadrul structurii manageriale a
unitatilor industriale, a unui compartiment de specialitate constituit sub forma de divizie, directie,
departament, serviciu, birou, in functie de volumul si profilul de activitate, forma de
organizare si marimea firmei (corporatie, concern, companie, trust, regie autonoma, societate comerciala pe
actiuni sau cu raspundere limitata s.a.). Acestui compartiment, in functie de natura activitatilor care ii sunt
specifice, trebuie sa i se asigure o organizare interna rationala. Organizarea
structurala proprie influenteaza direct functionalitatea 'subsistemului aprovizionare materiala'; o
organizare eficienta trebuie sa aiba in vedere:
􀂾 identificarea principalelor functii ale subsistemului;
􀂾 definirea criteriilor pe baza carora se va contura organizarea structurala;
􀂾 precizarea rolului subsistemului in cadrul organizarii structurale de ansamblu a intreprinderii;
􀂾 stabilirea gradului de centralizare-descentralizare (de delegare a autoritatii si responsabilitatilor pe
niveluri ierarhice);
􀂾 definirea precisa a functiilor, ca element esential al unei structuri organizatorice eficiente s.a.
Organizarea structurala trebuie sa prezinte mare mobilitate pentru adaptarea din mers la noile conditii
care apar atat in sistemul intern al intreprinderilor, cat si in mediul socio-economic in care aceasta actioneaza.
Sistemele concrete de organizare structurala a compartimentelor de asigurare materiala din
intreprinderile de productie sunt variate. In acest sens, experienta practica, generalizata la nivelul teoriei de
specialitate, evidentiaza urmatoarele modalitati: 'sistemul pe grupe de activitati distincte' si 'sistemul pe
grupe de aprovizionare-depozitarecontrol utilizare resurse materiale'.
Sistemul, cunoscut si sub denumirea de 'functional', asigura o delimitare selectiva a activitatilor de
prognozare-planificareprogramare a aprovizionarii, de cele privind prospectarea, negocierea, contractarea,
realizarea aprovizionarii, de urmarire, control, analiza si evaluare a acestuia, de depozitarepastrare a
resurselor materiale asigurate, de urmarire a modului de folosire a acestora pe destinatii de consum.
Asadar, sistemul presupune identificarea, delimitarea si gruparea activitatilor dupa criteriile amintite si
constituirea de subcolective (grupe) distincte care sa le realizeze calificat si operativ. ( figura 1.2).
 Organizarea interna a compartimentului de aprovizionare dupa acest sistem presupune ca la nivelul 'grupei de
plan, contractare, evidenta' sa se realizeze activitati ca: prognozarea necesitatilor materiale, fundamentarea
planurilor si programelor de aprovizionare, elaborarea bilanturilor materiale si a cantitatilor economice de
comandat, selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, participarea la negocierea conditiilor de livrare si
incheierea contractelor comerciale, determinarea stocurilor economice, a cantitatilor optime de comandat,
intocmirea de situatii privind stadiul si gradul de acoperire cu materiale a necesarului, realizarea contractelor
de Managementul aprovizionarii aprovizionare, incadrarea in consumurile specifice din documentatie si in nivelul
prestabilit al stocurilor.
Grupele operative de aprovizionare' constituite, in principiu, dupa gradul de omogenitate sau de asemanare a
resurselor materiale, sunt in numar mai mare (in functie de varietatea resurselor materiale necesare intreprinderii si de
sortimentatia specifica acestora, de sursa de provenienta, de numarul si dispersia teritoriala a furnizorilor).
Grupa depozitelor' asigura primirea-receptia partizilor de materiale 
sosite de la furnizor, depozitarea si pastrarea integritatii proprietatilor
fizico-chimice a resurselor, in functie de natura si conditiile specifice de
conservare, evidenta si securitatea lor, pregatirea si eliberarea in consum 
sau pe destinatiile de utilizare-valorificare a acestora.

Grupele operative si cele de depozite sunt asezate pe acelasi nivel ierarhic.

Intre toate grupele compartimentului de aprovizionare se stabilesc relatii
stricte de colaborare. Conducerea, coordonarea, corelarea si controlul pe
ansamblul grupelor se asigura la nivelul sefului de compartiment. Salariatii
din cadrul ultimelor doua grupe, de regula, au pregatire medie, in mai mica
masura superioara, incluzand pentru depozite si angajati cu pregatire primara
(muncitori cu sau fara calificare).
Organizarea compartimentului pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare materiale
asemanatoare (omogene) prezinta avantaje care sunt determinate de simplificarea si specializarea activitatii
lucratorilor (agentilor de aprovizionare), ca urmare a numarului redus de materiale si implicit de furnizori pe o grupa;
totodata, se asigura conditii pentru stabilirea unor relatii traditionale , de continuitate in aprovizionare. Consideram ca
acest sistem (figura 1.3) este cel mai indicat pentru organizarea interna a compartimentului de aprovizionare, datorita eficacitatii
superioare in conducerea asigurarii materiale a unitatilor industriale.
Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare in functie de destinatia de
consum a materialelor are in vedere unitatile in cadrul carora sectiile, atelierele si alte sectoare de
activitate, prin profilul lor, consuma materiale distincte (o sectie consuma numai materiale lemnoase, alta
metalice etc.). In acest context, se Managementul aprovizionarii constituie grupe de aprovizionare in
functie de destinatarul materialelor, respectiv in functie de sectia consumatoare. Un
asemenea sistem prezinta avantajul ca asigura cunoasterea in detaliu, la nivelul fiecarei grupe, a
necesitatilor de resurse materiale specifice sectiei pe care o alimenteaza, creeaza conditii pentru un
control permanent si eficient al destinatiei de consum a materialelor, a consumului propriu-zis.
De asemenea, ofera posibilitatea exercitarii unui control sistematic a raportului aprovizionare-
consum in directia depistarii necorelarilor, a cauzelor generatoare si stabilirii masurilor de regularizare; se
realizeaza astfel o mai buna corelare intre factorul de aprovizionare si cel de productie privind
asigurarea cu resurse materiale, utilizarea economica si valorificarea complexa, superioara a acestora,
introducerea in circuitul economic al unitatii a tuturor resurselor disponibile. Aplicabilitatea variantei este
limitata insa de numarul redus de unitati care indeplinesc conditiile cerute pentru
implementare; totodata, organizarea pe grupe de aprovizionare profilate pe sectii
consumatoare prezinta neajunsul ca, in frecvente situatii, nomenclatura materialelor pentru o sectie
este foarte larga si implicit numarul de furnizori foarte mare, din care cauza creste gradul de dificultate in
coordonarea, desfasurarea operativa si urmarirea eficienta a procesului de aprovizionare la
nivelul grupei constituite. Organizarea in cazul acestei variante este prezentata in figura 1.4.
Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare in sistem mixt presupune
onstituirea de grupe care se vor ocupa cu asigurarea materialelor care prin natura lor formeaza obiectul
onsumului numai in cadrul unei anumite sectii de productie (deci, organizare dupa destinatarul materiei prime) si
e grupe de materiale asemanatoare, dar destinate consumului mai multor sau tuturor sectiilor din
nitatea economica (aici se incadreaza in special materialele auxiliare, piesele de schimb, combustibilii si lubrifiantii).
ceasta forma de organizare este prezentata in figura 1.5.
Proiect realizat de către: Florea Mihai