SUBSISTEMUL

INFORMAȚIONAL
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
 1.1 Conceptul de sistem informaţional
 1.1.1 Definirea sistemului informaţional
 1.1.2 Componentele sistemului informaţional
 1.1.3 Funcţiile sistemului informaţional
 1.1.4 Parametrii sistemului informaţional

 1.2. Raţionalizarea sistemului informaţional

 1.2.1 Deficienţe majore în sistemul informaţional
 1.2.2 Cerinţe de raţionalizare faţă de informaţii
 1.2.3 Principii de concepere şi raţionalizare a sistemului
informaţional
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
 1.1 CONCEPTUL DE SISTEM INFORMAŢIONAL

Sistemul informaţional reprezintă ansamblul

datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor
informaţionale a procedurilor şi mijloacelor
de tratare a informaţiei menite să contribuie
la statutul şi realizarea obiectivului
întreprinderii.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Valoarea informatiei este data de cel putin doua dimensiuni: calitatea
si respectiv cantitatea acesteia.
Componentele sistemului informaţional :
 data şi

 informaţia

 ► data reprezintă descrierea cifrică a unor acţiuni, procese şi fapte

referitoare la întreprindere/firmă sau la procese din afara ei care
interesează managementul acesteia.
 Unele date au caracter de informaţii.
 ► informaţia reprezintă date care aduc adresantului un spor de
cunoaştere privind direct sau indirect întreprinderea respectivă, ce îi
furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce îi revin.
 Informaţia reprezintă temeiul declanşării deciziilor şi acţiunilor.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
 Tipologia informaţiilor

I. După modul de exprimare, informaţiile pot fi:

o Orale
o Scrise
o Audio-vizuale

II. După gradul de prelucrare:

o primare (de bază)

o Intermediare

o finale
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
III. După direcţia vehiculării, informaţiile pot fi:
* descendente (se transmit de la nivelurile
ierarhice superioare la cele inferioare ale
managementului; alcătuite preponderent din
decizii, instrucţiuni, metodologii, etc.)
* ascendente (se transmit de la eşaloanele
ierarhice inferioare la cele superioare de
management; reflectă cu prioritate modul de
realizare a obiectivelor şi deciziilor manageriale).
* orizontale (se transmit între titulari de posturi
situate pe acelaşi nivel ierarhic).
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
IV. După modul de organizare a înregistrării şi
prelucrării, informaţiile pot fi:
⇒ tehnico-operative
⇒ de evidenţă contabilă
⇒ statistice
V. După provenienţa lor, informaţiile pot fi:
 exogene (provin din suprasistemele din care face

parte întreprinderea, alcătuite preponderent din

legi, ordonanţe, decizii, instrucţiuni, indicaţii,
etc.);
 endogene (sunt generate în cadrul întreprinderii)
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
VI. După destinaţia lor, informaţiile pot fi:
* interne
- beneficiarii de informaţii sunt managerii şi
executanţii din întreprindere;
* externe
- beneficiarii de informaţii sunt clienţii
furnizorii sau suprasistemele din care fac
parte întreprinderile;
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
VII. După obligativitatea pentru adresant,
informaţiile pot fi:
imperative
- emise de conducători, fiind destinate niveluri
ierarhice inferioare;
nonimperative
- emise de executanţi şi manageri fiind
destinate preponderent colegilor sau
superiorilor;
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
VIII. După natura proceselor reflectate, informaţiile pot fi:
de cercetare-dezvoltare:
- reflectă sau au în vedere activităţile de cercetare-
dezvoltare.
de comerciale:
- reflectă sau au în vedere activităţile comerciale.
Producţie:
- reflectă sau au în vedere activităţile de producţie.
financiar-contabile:
- reflectă sau au în vedere activităţile financiar-contabile.
de personal:
- reflectă sau au în vedere activităţile de personal.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
 Circuite şi fluxuri informaţionale
 Circuitul informaţional reprezintă drumul pe

care îl parcurge o informaţie sau o categorie

de informaţii între emitenţi şi destinatar. Prin
lungimea sa condiţionează funcţionalitatea
sistemului informaţional.
 Fluxul informaţional reprezintă cantitatea de

informaţii care e vehiculată între emitentul şi

beneficiarul de informaţii, caracterizat cu
anumite lungimi, viteze de deplasare, cost.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
 Tipologia circuitelor informaţionale:
I. După direcţia de vehiculare şi caracteristicile
organizatorice ale extremităţilor, pot fi:
● vertical
 - se stabileşte între posturi sau compartimente situate pe niveluri
ierarhice diferite între care există relaţii de subordonare nemijlocită;
- vehiculează informaţii ascendente şi descendente;
● orizontal
 - se stabileşte între posturi şi compartimente situate pe acelaşi nivel
ierarhic; - vehiculează informaţii orizontale;
● oblic
 - se stabileşte între posturi sau compartimente situate pe niveluri
ierarhice diferite între care nu există relaţii de subordonare
nemijlocită; - vehiculează informaţii ascendente şi descendente;
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
II. După frecvenţa producerii:
periodice:
- se repetă la anumite intervale trimestru, lună,
etc.; - fundamentul producerii lor îl reprezintă
caracterul secvenţial al proceselor de muncă;
- predomină în societăţile comerciale şi regiile
autonome ca urmare a caracterului ciclic al
proceselor de execuţie şi manageriale.
ocazional
- se stabilesc cu o frecvenţă aleatorie;
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
 Proceduri informaţionale

 Procedurile informaţionale reprezintă

ansamblul elementelor prin care se stabileşte
modalitatea de culegere, înregistrare,
transmitere şi prelucrare a unei categorii de
informaţii cu previziunea operaţiunilor de
efectuat, succesiunea lor şi modul de tratare
a informaţiei.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Caracteristici:
- sunt foarte detaliate; (register, formulare de hirtie tip A4, A5, A6,
cartele, etc).Prin intermediul lor se prevăd şi mijloacele de
culegere, înregistrare, transmitere şi prelucrare a informaţiilor. Se
stabilesc procedurile informaţionale corespunzătoare.
- încearcă folosirea de mijloace sofisticate; (în prelucrarea
informaţiilor se folosesc metode matematice, statistice,
economice, sociologice, psihologice, etc)
- au grad mare de formalizare (se codifică, tipizează,
standartizează informaţiile astfel, încît să faciliteze integrarea lor
în sistemul de management si folosirea computerelor);
- au caracter operaţional (tratează rapid informaţiile, prin folosirea
bazelor de date băncilor de informaţii, programelor expert, etc);
- economicitate sporită.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Mijloace de tratare a informaţiilor
Mijloacele de culegere, înregistrare, transmitere
şi prelucrare ale informaţiilor reprezintă
suportul tehnic al sistemului informaţional.
 Mijloacele de tratare a informaţiilor pot fi:
 ● manuale:
 - maşina de calcul manual;
 - instrumente clasice (stilou, creion, etc.);
 ● automatizate:
 - computere şi terminale.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Funcţiile sistemului informaţional

Sistemul informaţional al unei întreprinderi îndeplineşte

cumulativ următoarele funcţii:
 decizională;
 operaţională sau de acţiune;
 documentare.

Datorită faptului că decizia constituie elementul cel mai

important al conducerii, funcţia decizională exprimă
menirea sistemului informaţional de a asigura
elementele informaţionale necesare luării deciziilor.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Scopul sistemul informaţional îl reprezintă
declanşarea mulţimii de acţiuni necesare
realizării obiectivelor societăţii comerciale sau
regiei autonome - adică funcţia operaţională.

Prin această funcţie, sistemul informaţional

asigură realizarea obiectivelor cuprinse în
strategia întreprinderii şi operaţionalizarea
deciziilor manageriale.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
În condiţiile avansării rapide a progresului
tehnic, a ştiinţei în general, funcţia de
documentare devine din ce în ce mai
importantă.
Ea exprimă menirea sa gnoseologică (teoria
cunoașterii), în care se înregistrează o serie
de informaţii care servesc îmbogăţirii
cunoştinţelor personalului şi numai ulterior
este posibil să fie utilizate pentru luarea
deciziilor sau efectuara anumitor operaţii.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
In realizarea acestor funcţii, se tine cont de tripla
dimensiune a informaţiilor.
 Informaţiile au o dimensiune individuală – ele

condiţionează într-o proporţie apreciabilă potenţialul şi

realizarea aspiraţiilor personale ale salariaţilor.
 Informaţiile au o dimensiune organizaţională –

reprezintă o premisă indispensabilă pentru stabilirea şi

finalizarea obiectivelor întreprinderilor de către acţionari
şi manageri.
 Informaţiile au o dimensiune socială ce decurge din rolul

lor în exercitarea drepturilor şi responsabilităţilor

salariaţilor din cadrul întreprinderii în calitate de cetăţeni.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
 Parametrii sistemului informaţional

Parametrii sistemului informaţional se află în

strânsă legătură cu structura organizaţională
şi sistemul decizional.

Ei pot fi grupaţi în două mari categorii.

  Parametri constructivi
 Parametri funcţionali
 SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
 Parametri constructivi

Reflectă în special relaţiile sistemului informaţional

cu structura organizatorică. Ei pot fi exprimaţi prin:
- dimensiunile longitudinale, date de lungimea
circuitelor şi, respectiv, fluxurilor informaţionale.
Acest parametru reflectă numărul nivelurilor
ierarhice, înălţimea piramidei structurale - pe plan
vertical - iar pe plan orizontal, numărul
componentelor situate pe acelaşi nivel, între care se
stabilesc relaţii de cooperare;
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
- lăţimea fluxurilor informaţionale, dependenţa de
volumul de date şi informaţii prelucrate prin
circuitele informaţionale, precum şi de densitatea
acestora;
- configuraţia, dependentă de tipul de structură
organizatorică. Spre exemplu, în organizaţiile de
dimensiuni mici, cu o structură de tip solar,
sistemul informaţional va avea forma unui evantai;
fluxurile informaţionale pleacă de la şi converg
către unicul centru al puterii. În organizaţiile cu
structură de tip ierarhic - funcţional, cu
configuraţie piramidală, forma sistemului
informaţional poate fi diferită în funcţie de modul
de adoptare al deciziilor.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
 Parametri funcţionali
Reflectă caracteristicile funcţionării sistemului
informaţional, dependente atât de parametri
constructivi, cât şi de proceduri, mijloace de
tratare a datelor şi informaţiilor.
Aceşti parametri sunt daţi de:
→ flexibilitate, capacitatea sistemului informaţional
de a se adapta rapid - din punct de vedere al
construcţiei, precum şi al volumului şi nivelului
tratării informaţiilor - la modificările produse în
mediul intern sau în mediul extern al organizaţiei
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
→ actualitatea, potenţialul sistemului informaţional de a
furniza date şi informaţii care să reflecte real starea
organizaţiei şi a mediului ei extern în momentul
investigaţiei;
→ capacitatea de reacţie, operativitatea cu care este capabil să
prelucreze şi să transmită informaţiile şi datele cerute de
anumite situaţii decizionale sau nu;
→ selectivitatea, capacitatea de a colecta, prelucra, stoca şi
transmite numai datele şi informaţiile necesare funcţionarii
organizaţionale;
→ integrabilitatea, capacitatea de a combina şi exploata, prin
diverse proceduri, substanţa informaţională a circuitelor şi
fluxurilor constituie, în mod secvenţial, pe diferite activităţi.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
1.2. Raţionalizarea sistemului informaţional
Deficienţe majore în sistemul informaţional
Distorsiunea reprezintă modificarea parţială, neintenţionată a
conţinutului, a mesajului unei informaţii pe parcursul
culegerii, prelucrării şi transmiterii de la emiţător la receptor.
Cauzele apariţiei pot fi:
- diferenţele în pregătirea persoanelor implicate în vehicularea
informaţiei;
- folosirea suporţilor informaţionali necorespunzători pentru
înregistrarea informaţiilor;
- manipularea neglijentă a suporţilor de informaţii în procesul
transmiterii lor beneficiarilor;
- utilizarea de mijloace necorespunzătoare pentru
înregistrarea şi transmiterea informaţiilor, etc.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Filtrajul se deosebeşte de distorsiune prin
faptul că modificarea parţială sau totală a
mesajului (sau a conţinutului) informaţiilor
are loc în mod intenţionat.
Cauza filtrajului o reprezintă intervenţia pe
parcursul înregistrării, prelucrării şi
transmiterii informaţiilor unor persoane, care
au interesul ca beneficiarul informaţiei să
primească un mesaj modificat.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Efectul negativ al celor două deficienţe:
 dezinformarea parţială sau integrală a beneficiarilor

de informaţii;
 scăderea eficienţei şi deteriorarea climatului de

muncă
Când această dezinformare se produce la nivelul
managerilor, aceasta se reflectă în luarea deciziilor,
iar când dezinformarea se produce la nivelul
executanţilor, efectele se resimt imediat pe planul
realizării proceselor cu caracter operaţional,
influenţând atât cantitatea, cât şi calitatea producţiei
sau serviciului.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Redundanţa adică înregistrarea transmiterii
şi prelucrarea repetată a unor informalii.
Cauza o constituie absenţa coordonării sau
coordonării defectuoase a anumitor segmente
ale sistemului de conducere. Aceasta se
produce când nu se respectă principiul luării
de decizie şi acţiune şi când se cer aceleaşi
informaţii de către beneficiarii diferiţi.
 Efectul îl constituie risipa de timp şi
mijloace materiale din partea celor implicaţi.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Supraîncărcarea circuitelor informaţionale cu
informaţii bazate.
Cauzele care o generează sunt:
- redundanţa;
- nerespectarea caracterului piramidal al
sistemului informaţional (adică transmiterea
şi agregarea selectivă a informaţiei pe
verticala sistemului de management în funcţie
de sfera obiectelor, a competentelor şi
responsabilităţilor).
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Cerinţe de raţionalizare faţă de informaţii

Informaţia reprezintă baza sistemului informaţional

şi a celui de management.
Cerinţele care se impun informaţiei:
- să fie reale - în sensul reflectării proceselor aşa
cum se derulează; realismul informaţiei
condiţionează realismul deciziei şi pe această bază
o eficienţă economică mare pe termen lung. Această
cerinţă trebuie îndeplinită cu riscul ca informaţia să
devină neplăcută pentru moment unor conducători;
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
-să fie multilaterală - să fie evidenţiate
elemente semnificative de natură economică,
tehnică, umană, ştiinţifică în special pentru
probleme strategice;

- să fie simetrice şi concise - surprinderea

elementelor esenţiale de noutate şi
prezentarea lor cu economie de mesaje şi
asta datorită crizei de timp a conducătorilor;
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
- să fie precise şi sigure - adică informaţia trebuie
dată exact, omiterea unor detalii semnificative,
generează ambiguităţi asupra necesarului lipsind
beneficiarii de siguranţă în utilizarea informaţiilor.
Pentru acesta nivelul de pregătire, conştiinciozitatea,
spiritul de discernământ, gradul de motivare a
persoanei ce furnizează informaţii sunt decisive;
- parvenirea la beneficiari în timp util - adică
informaţia trebuie să ajungă la beneficiar în perioada
optimă pentru luarea deciziei;
- să aibă caracter dinamic, prospectiv şi adaptată la
specificul personalului implicat.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
 Principii de concepere şi raţionalizare a
sistemului informaţional
A) Subordonarea conceperii şi funcţiei sistemului
informaţional cerinţelor manageriale ale întreprinderii.
În conceperea sau raţionalizarea sistemului informaţional,
obiectivele şi cerinţele sale specifice trebuie să reflecte
obiectivele fundamentale, derivate, specifice şi individuale
ale întreprinderii. Aceasta implică studierea strategiei
politicilor, documentelor întreprinderii cât şi discuţii şi
analize comune cu managerii, principali beneficiari ai
sistemului informatic.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
B) Corelarea strânsă a sistemului informatic cu cel
decizional şi cu organizarea structurală a întreprinderii.
 Sistemul informatic trebuie organizat structural şi
funcţional cu celelalte componente ale sistemului de
management cu structura organizatorică pentru
culegerea, înregistrarea, transmiterea şi preluarea
informaţiei (în special pentru posturi şi relaţii între
compartimente).
 Funcţional, se va armoniza cu sistemul decizional astfel,
încât să conţină informaţii şi caracteristici dimensionale
ale fluxurilor; să reflecte necesitatea adoptării de decizii
raţionale de către conducător.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
C) Principiul unităţii metodologice a tratării
informaţiilor.
Pentru asigurarea compatibilităţii între toate
componentele sistemului informaţional, pentru
integrarea informaţiilor pe verticala sistemului de
management, este necesar ca modul de culegere
şi prelucrare a informaţiei să fie unitar din punct
de vedere metodologic pentru a asigura un plus
de siguranţă şi control managementului asupra
lui. Un alt avantaj îl reprezintă uşurarea trecerii la
prelucrarea automată a datelor.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
D) Principiul concentrării asupra abaterilor
esenţiale.
Informaţiile trebuie transmise pe verticala
sistemului de conducere ori de câte ori este
posibil, nu global, ci selectiv şi numai cele care
reflectă abateri semnificative de la obiective sau
criterii aplicate. Acest principiu, determină
economie de timp atât pentru execuţie cât şi
pentru conducători datorită reducerii
numărului, dimensiunii şi frecvenţei situaţiilor
întocmite, transmise şi analizate.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
E) Principiul asigurării unui timp
corespunzător de reacţie a componentelor şi
ansamblului managerial.
Timpii de culegere, vehiculare şi prelucrare a
informaţiilor şi a deciziilor trebuie
diferenţiaţi. Aceasta se asigură, mai ales, prin
utilizarea unei game de proceduri şi mijloace
de tratare a informaţiilor
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
F) Principiul asigurării de maximum de
informaţi finale din fondul de informaţii
primare.
Cele mai importante decizii se fundamentează
pe informaţii finale, deci fondul de informaţii
primare trebuie valorificat la maximum pentru
a obţine cele mai potrivite informaţii finale.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
G) Principiul flexibilităţii
Sistemul informaţional să permită modificarea
caracteristicilor sale. Să permite operarea rapidă a
modificărilor necesare fără a efectua schimbări la
nivelul concepţiei de ansamblu.
H) Principiul eficienţei
La nivelul sistemului informatic înseamnă o
permanentă evaluare şi comparare a efectelor
cantităţii şi calităţi cu costurile necesare realizării
şi funcţionării sistemului informaţional.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Etapele raţionalizării sistemului informaţional
► Declanşarea studiului de raţionalizare
Evenimentele ce determină raţionalizarea informaţiei sunt:
- privatizarea întreprinderii;
- restructurarea;
- elaborarea de strategii şi politici;
- scăderea vânzării şi producţiei;
- blocaj financiar;
- dificultăţi majore în realizarea de activităţi ca aprovizionarea
producţiei, vânzări;
- schimbarea managementului la nivelul întreprinderii sau
compartimentelor;
- introducerea de echipamente moderne de prelucrare;
- schimbări în legislaţie.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
După precizarea ariei de investigare, se stabilesc obiectivele de
realizat. La stabilirea şi realizarea lor vor participa
obligatoriu managerul superior şi conducătorii principalelor
compartimente.
Obiectivele vor fi:
a) informaţionale - când vizează direcţia funcţionalizării
sistemul informaţional, felul şi calitatea informaţiilor de
furnizor, modernizarea unor proceduri informaţionale,
persoana de furnizare a unor informaţii importante şi
costurile implicate.
b) economice - când au în vedere efecte directe şi indirecte,
determinat de perfecţionarea informaţională, portofoliul de
comenzi, mărimea stocurilor de materii prime, viteza de
rotaţie a capitalului circulant, cifra de afaceri, etc.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Perfecţionarea subsistemului
 Începerea perfecţionării va fi precedată de stabilirea

de către echipa care lucrează împreună cu

managerul implicat, inclusiv cei de nivel superior, a
cerinţelor informaţionale faţă de soluţiile preconizate
pornind de la obiectivele stabilite în prima etapă.
Aceste cerinţe se vor baza pe:
 → analizele critice ale domeniului respectiv;
 → previziunea managerului şi specialistului privind

funcţionalitatea actuală şi viitoare.

 → strategia politicii întreprinderii.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL
Implementarea perfecţionărilor informaţionale Are la bază
un program de pregătire şi operaţionalizare a soluţiilor
proiectate.
Pentru aceasta se va avea în vedere:
- asigurarea premiselor tehnico-materiale, umane,
informaţionale şi financiare necesare.
- pregătirea climatului în cadrul întreprinderii.
- întâlniri cu persoane implicate.
- explicarea obiectivelor urmărite.
- avantaje pentru întreprindere şi salariaţi.
După finalizarea suplimentări se va face evaluarea stării de
fapt a tuturor performanţelor măsurabile şi nemăsurabile.
SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL

MULTUMIM PENTRU ATENTIE !!!