PROGRAM DE FORMARE PROFESIONALĂ ”ARHIVAR”

SCOPUL

• Informarea cursanţilor cu privire la modalităţile de gestionare a

arhivei, cu accent pe latura practică a acesteia, dar şi crearea unor
contexte stimulative pentru pregătirea profesională cu finalitate în
integrarea şi eficientizarea profesională.
 TEMATICA
 
1. Întocmirea nomenclatorului arhivistic și înaintarea către
Arhivele Naționale în vederea aprobării 
2. Administrarea documentelor în depozitul de arhivă 
3. Prelucrarea arhivistică a documentelor 
4. Valorificarea informațiilor din documente 
5. Asigurarea condițiilor de conservare a documentelor din
depozit
 LEGISLAȚIA ARHIVISTICĂ ÎN VIGOARE

1. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată

2. Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de

conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996
3 Acte normative care reglementează arhivarea electronică a documentelor:
• Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronică.
• Legea nr. 455/2001 - Semnătura electronică.
• Legea nr. 451/2004 privind marca temporală.
• Ordinul MCSI nr. 489/2009 - Normele metodologice de autorizare a centrelor de date.
• Ordinul MCSI nr. 492/2009 - Normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 451/2004
privind marca temporală.
• Ordinul MCSI nr. 493/2009 - Normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007.
Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/ 1996, republicată
 Fondul Arhivistic Naţional

• Documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat,

organizaţiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare
şi religioase, precum şi de către persoanele fizice
(Art.1)
 ATRIBUŢIILE
ARHIVELOR NAŢIONALE

ADMINISTRAREA PRIN:
SUPRAVEGHEREA COMPARTIMENTE
PROTECŢIA SPECIALĂ A SPECIALIZATE
F.A.N. SERVICII ŞI BIROURI
JUDEŢENE
(Art. 3)
 (ART.5)
• ELABOREAZĂ NORME ŞI • CONTROLEAZĂ
METODOLOGII DE LUCRU APLICAREA
PENTRU ORGANIZAREA ŞI PREVEDERILOR
DESFĂŞURAREA ÎNTREGII PREZENTEI LEGI
ACTIVITĂŢI ARHIVISTICE • PREIA DE LA CREATORII ŞI
DEŢINĂTORII DE ARHIVĂ
DOCUMENTE -F.A.N.
Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente
• evidența documentelor (art. 7 - 9);
• selecționarea documentelor (art. 11);
• păstrarea documentelor (art. 12, 24);
• depunerea documentelor la Arhivele Naţionale (art. 13 - 18);
• folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României (art. 28, 29);
• înfiinţarea de compartimente de arhivă sau desemnarea de persoane
responsabile cu probleme de arhivă, cu avizul Arhivelor Naționale;
• obligaţia de a comunica în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor
Naţionale sau, după caz, serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, a
documentelor care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea,
în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării
documentelor create sau deţinute de aceştia (art. 41).
LEGEA nr. 135 din 15 mai 2007 (*republicată*)
privind arhivarea documentelor în formă electronică*)

ART. 1
Prezenta lege stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării,
consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau
care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.
ART. 2
Operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă
electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor Legii Arhivelor
Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare,
precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi
protectia informaţiei cu caracter public sau privat.
• Reglementarea autorizării funcționării operatorilor economici
prestatori de servicii arhivistice, precum și a suspendării sau
retragerii autorizaţiei este prevăzută la art. 19 – 23.
• Arhivele Naţionale asigură evidenţa generală a operatorilor economici
autorizaţi să presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor
economici prestatori de servicii arhivistice (art. 25).
Registrul operatorilor
• Art. 30 prevede că documentele a căror cercetare poate afecta
interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor, prin datele şi
informaţiile pe care le conţin, sau cele a căror integritate fizică este în
pericol nu se dau în cercetare.
 Anexa 6
LISTA termenelor după care pot fi date în cercetare documentele
      privind interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor

- documentele medicale, după 100 de ani de la crearea lor;

    - registrele de stare civilă, după 100 de ani de la crearea lor;
    - dosarele personale, după 75 de ani de la crearea lor;
    - documentele privind viaţa privată a unei persoane, după 40 de ani de la
moartea acesteia;
    - documentele referitoare la siguranţa şi integritatea naţională, după 100
de ani de la crearea lor;
    - documentele privind afacerile criminale, după 90 de ani de la crearea
lor;
    - documentele privind politica externă, după 50 de ani de la crearea lor;
    - documente ale societăţilor cu capital privat reglementate de Legea nr.
31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, după 50 de
ani de la crearea lor;
    - documentele fiscale, după 50 de ani de la creare;
    - documentele notariale şi judiciare, după 90 de ani de la crearea lor.
 Răspunderi şi sancţiuni

• Alte contravenţii aplicate creatorilor şi

Art. 34 nerespectarea dispoziţiilor
deţinătorilor de documente:
prezentei legi atrage, după caz,
• Neinventarierea documentelor sau neîntocmirea
răspunderea contravenţională, civilă de către creatorii acestora a nomenclatoarelor
arhivistice pentru documente proprii
sau penală.
• Nepredarea la compartimentele de arhivă a
• Art. 35 scoaterea peste graniţă a
documentelor cu termene de păstrare
documentelor care fac parte din F.A.N. permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal

constituie infracţiune şi se pedepseşte cu de predare-primire

• Neselecţionarea documentelor la termenele
închisoare de la 1 la 5 ani sau cu
prevăzute în nomenclatoarele proprii, de către
amendă. comisia de selecţionare
• Neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de
păstrare
 Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la
creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate
de conducerea Arhivelor Naţionale prin
Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996
 Art. 5

• Atribuţiile personalului compartimentului de arhivă sunt prevăzute la

art. 5 din Instrucțiuni
• Trebuie să se regăsească în fișele de post ale responsabililor cu arhiva
de la nivelul organizațiilor.
 Atribuţiile legale ale responsabilului cu arhiva

a) NA:

– iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a

nomenclatorului dosarelor;
– asigură legătura cu Arhivele Naţionale;
– urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la
constituirea dosarelor.
 Atribuţiile legale ale responsabilului cu arhiva

b) PRELUARE LA DEPOZIT:

• verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare,

dosarele constituite;
• întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă aflate în
depozit;
• asigură evidenta tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul
de arhivă.
 Atribuţiile legale ale responsabilului cu arhiva

c) SELECŢIONARE:

• şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de

selecţionare;
• convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de
păstrare expirate;
• întocmeşte formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării
de către Arhivele Naţionale;
• asigură predarea integrală a arhivei selecţionate la unităţile de
recuperare.
 Atribuţiile legale ale responsabilului cu arhiva

d) FOLOSIRE

• cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi

certificatelor solicitate;
• pune la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ţine evidenţa
documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la
restituire, verifică integritatea documentului împrumutat.
 Atribuţiile legale ale responsabilului cu arhiva

e) AMENAJARE DEPOZIT

• organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite

• menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă;
• solicită conducerii unităţii dotarea corespunzătoare a depozitului
(mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ş.a.)
• informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea
asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a
arhivei.
 Atribuţiile legale ale responsabilului cu arhiva

f) CONTROL
– pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele
solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia
arhivei.
g) Predare la ANR
– pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, în
vederea predării la Arhivele Naţionale.
 Art. 41

• Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris, în

termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, după caz, direcţiilor
judeţene ale Arhivelor Naţionale, înfiinţarea, reorganizarea sau oricare alte
modificări survenite în activitatea instituţiei, cu implicaţii asupra
compartimentului de arhivă.