Desfășurarea ședințelor

Ședința
Constituie modalitatea principală
de transmitere a informațiilor și
de culegere a feed-back-ului
concomitent la u număr mare de
componenți a organizației
Clasificarea şedinţelor
oDe informare, care au ca scop furnizarea de
informaţii managerului şi colaboratorilor, cu privire la
anumite probleme. Acestea se organizează periodic,
putând fi: - săptămânale; - lunare; - semestriale.
oDecizionale, discutarea şi adoptarea unor decizii.
oDe analiză – analizarea activităţii desfăşurate într-o
anumită perioadă;
oDe armonizare – şedinţe operative, convocate cu o
frecvenţă aleatorie, în funcţie de necesităţile realizării
unor obiective, planuri, programe, la care participă în
general şefii de compartimente, şefii de catedră, de
comisii sau alte persoane implicate;
oEterogene – cele care reunesc două sau mai multe
tipuri de şedinţe prezentate anterior.
 Etapele de pregătire a
PLANIFICAREA
OFormularea temei ședinței
(problematica)
OIdentificarea scopurilor
OElaborarea ordinii de zi
 INFORMAREA
O Asigurați-vă că toți sunt la curent
cu ce se va discuta
O Determinați cine trebuie să fie
prezent și care informație va fi
necesară
 PREGĂTIREA
O Determinarea timpului pentru discutarea
fiecărei probleme
O Stabilirea datei și orei de desfășurare
O Stabilirea locului unde se va desfășura
ședința
O Identificarea raportorilor la fiecare
întrebare
O Identificarea participanților la ședință
 Structura și controlul
O Controlul desfășurării ședinței conform
ordinii de zi
O Calmarea spiritelor, eliminarea
situațiilor conflictuale nedorite
O Intervenția promptă în cazul devierii de
la subect
O Imprimarea unui ritm care să asigure
încadrarea în durata stabilită
O Rolul preşedintelui în derularea unei şedinţe
O capacitatea de a distinge problemele procedurale de cele de fond;
O să cunoască şi să stăpânească foarte bine aspectele procedurale;
O să folosească pozitiv cunoştinţele şi experienţa participanţilor la
rezolvarea problemelor dezbătute;
O să cunoască modul de gestionare a stărilor conflictuale pe parcursul
şedinţei;
O să-şi folosească dreptul de veto, atunci cînd consideră că legea nu este
respectată;
O să se asigure corectitudinea întocmirii procesului verbal;
O în luarea unor decizii, trebuie să evite să-şi expună primul punctul de
vedere sau să adopte o poziţie partizană;
O Să evite să devină un arbitru al disputelor dintre diferiţi membri;
O să asigure un echilibru între cerinţa participării tuturor celor interesaţi
şi cerinţa implicării minimului de persoane;
O Să controleze pe cât posibil discuţiile, pentru ca acestea să nu
degenereze de la subiectul problemei sau în stări conflictuale etc.
Concluzii și fixarea acestora
OReliefarea principalelor
concluzii
OSemnarea procesului verbal
CRITICA
 Criticăm corect
O Criticăm pentru încălcarea curentă
O Acultați poziția colaboratorului
(începe discuția pe o notă pozitivă)
O Clar expuneți observațiile (ce a fost
bine și ce trebuie de mai perfectat)
O Criticăm fapta nu persoana (nu el
este rău, dar fapta pe care a săvîrșito)
 Criticăm corect
O Luăm în considerație
particularitățile persoanei
O Nu criticați în public
O Critica trebuie să crească treptat
LAUDA
 Lăudăm corect
O Lăudați colaboratorii mai des
O Lauda trebuie să vină la timp
O Selectați o formă corectă de laudă
O Lăudăm nu persoana ci succesul pe care la
obținut
O Luați în considerație particularitățile persoanei
O Exprimațivă în public
ÎNTREBĂRI