MANAGEMENTUL

ORGANIZATIILOR
ORIENTATE PE PROIECTE

CURS 4
MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

rolul managerului de proiect

• aptitudinile managerului de proiect
• formarea echipei de proiect
• motivarea echipe
• managementul conflictului
• comunicarea în cadrul proiectului
• managementul întâlnirilor
„Arta conducerii înseamnă a gestiona nu prin forţă, ci obţinând
consimţământul entuziast şi cooperarea celor pe care îi conducem” .

Richard Boult
 CE ÎNSEAMNĂ UN CONDUCĂTOR
EFICIENT?
Pentru a conduce eficient sunt necesare trei tipuri de abilităţi:

• Administrative. - trebuie să fim capabili de a utiliza sistemele şi

procedurile interne. Trebuie în special să fim capabili de a menţine
o comunicare eficientă cu echipa proprie şi cu alte departamente, cu
clienţii şi furnizorii.
 CE ÎNSEAMNĂ UN CONDUCĂTOR
EFICIENT?

Tehnice - trebuie să avem suficiente cunoştinţe şi abilităţi privind

aspectele tehnice ale muncii de realizat. Trebuie să ştim cum trebuie
făcut, ce poate merge prost şi cum se poate remedia. Trebuie să fim
capabili să dăm o mână de ajutor, să ghidăm, sprijinim sau instruim.
 CE ÎNSEAMNĂ UN CONDUCĂTOR
EFICIENT?
Ştiinţa de a obţine rezultate cu şi prin alţi oameni.
Pentru a conduce eficient ceea ce contează este că sprijinim, încurajăm
şi stârnim entuziasmul pentru activitate în alţii.
Ca un conducător trebuie să fim judecaţi prin măsura în care creem
condiţiile în care echipa noastră poate obţine cele mai bune rezultate.
Conducătorii slabi sunt detestaţi sau temuţi şi doar ascultaţi la nivelul
minim la care cei din echipa lor cred că se pot descurca cu ei.
Conducătorii buni sunt urmaţi şi respectaţi
“ Cu cei mai buni conducători, atunci când munca este
terminată, oamenii lor vor spune ‘Noi am făcut
aceasta’ “.

Lao Tze.
 MANAGERUL DE PROIECT

ROL:
• analizează disponibilitatea resurselor, riscurile şi impactul proiectului
• recrutează şi gestionează echipa de proiect, sarcinile şi timpul alocat proiectului
• planifică si controlează proiectul (timp, cost, activităţi, riscuri, rezultate,
obiective etc.)
• asigură comunicarea în interiorul şi exteriorul proiectului
 MANAGERUL DE PROIECT

RESPONABILITĂŢI:

• stabilirea sau însuşirea obiectivelor şi direcţiilor generale de acţiune,

interpretarea acestora, reacţia la modificarea lor

• clarificarea problemelor şi delimitarea zonelor problematice

• identificarea resurselor, negocierile pentru obţinerea lor, păstrarea lor şi

gestionarea lor în vederea unei utilizări eficiente
 MANAGERUL DE PROIECT

RESPONABILITĂŢI:

• clarificarea şi modificarea rolurilor proprii şi ale celorlalţi membri în echipa de

proiect

• efectuarea de acţiuni şi asumarea riscurilor necesare pentru bunul mers al

proiectului

• răspunde în faţa superiorilor pentru succesul sau eşecul proiectului

 MANAGERUL DE PROIECT
Un manager trebuie să facă faţă cu succes la trei categorii de cerinţe în
activitatea sa zilnică:

• realizarea sarcinilor proprii şi ale membrilor echipei

• dezvoltarea şi coordonarea echipei

• dezvoltarea individuală (a membrilor echipei)

 Aptitudinile şi abilităţile managerului de
proiect

• Aptitudini de conducere şi lidership

• Abilităţi de comunicare
• Cunoştinţe şi abilităţi de negociere
• Capacitatea de a crea spiritul de echipă în rândul membrilor echipei de proiect
• Capacitatea de a influenţa şi de a convinge
• Abilitatea de a delega
 ECHIPA DE PROIECT
Un grup este caracterizat prin:
- lider puternic
- responsabilitate individuală
- rezultate individuale

O echipă este caracterizată prin:

- conducere împărţită
- responsabilitate individuală asupra sarcinilor
- rezultate comune
 ECHIPA DE PROIECT

"Echipa poate fi definitã ca fiind un grup de oameni cu aptitudini,

abilitãti şi cunostinte complementare care sunt motivaţi de acelaşi
scop, valori şi obiective, pentru care se susţin şi se sprijină reciproc. “

"Work Teams", Katzenbach and Smith

 ECHIPA DE PROIECT

Lucrăm în echipă pentru:

• că individul este limitat în posibilitãţile sale fizice şi intelectuale
• creşterea eficacitãţii
• creşterea calitãţii
• creşterea randamentului
• dezvoltarea şi perfecţionarea individualã
 ECHIPA DE PROIECT
Caracteristicile unei echipe performante:
- Viziune comună asupra perspectivelor şi obiectivelor
- Accent puternic pe rezultate
- Comunicare deschisă
- Conducere imparţită
- Se încurajează creativitatea , inovaţia şi asumarea riscurilor
- Flexibilitate şi adaptabilitate
- Învăţare continuă
 OBSTACOLE ÎN ECHIPA DE PROIECT
Principalii factori care blochează lucrul în echipă:
• Lipsa de claritate a obiectivelor
• Lipsa de claritate a rolurilor şi responsabilităţilor
• Lipsa informaţiei sau informaţia nepotrivită
• Procese consultative defectoase
• Proceduri neadecvate de luare a deciziilor
• Lipsa de cooperare
• Dominarea
• Conflictele
• Lipsa de încredere
• Teama de implicare
• Lipsa finalizării
 ÎMBUNĂTĂŢIREA LUCRULUI ÎN
ECHIPA DE PROIECT
Managerul de proiect poate îmbunătăţii lucrul în echipă:

- fiind model pentru ceilalţi membrii ai echipei

- prin încurajarea comportamentului cooperativ

- prin minimalizarea fricţiunilor personale

- prin menţinerea canalelor de comunicare deschise

- prin practicarea egalităţii de şanse

- prin încurajarea implicării

 ETAPELE DE FORMARE ALE
ECHIPEI DE PROIECT

• Furtuna - Se caracterizeazã prin conflict şi competiţie. Ierarhia informalã a

grupului se structureazã apãrând tensiuni si conflicte.

• Normarea - Se caracterizeazã prin creşterea coeziunii între membrii

grupului. In acest moment dispar grupuleţele, apare conştiinţa de apartenenţã
la grup.
 ETAPELE DE FORMARE ALE
ECHIPEI DE PROIECT
• Funcţionarea - nu toate echipele ajung în aceastã etapã. Aici apare
interdependenţa realã între membrii grupului. În aceastã etapã se poate lucra
la fel de bine individual, în subgrupe sau cu întreg grupul. Loialitatea
grupului este maximã. La fel şi eficienţa sa. Identitatea grupului este
completã, membrii sunt foarte siguri de ei.

• Încheierea - Neluarea în considerare a existenţei acestei etape poate duce la

crize majore. În principiu, în aceastã etapã membrii grupului se concentreazã
pe terminarea sarcinii, comportamentele de menţinere ocupând un loc
secundar.
 CONDUCEREA ECHIPEI DE PROIECT

Conducerea poate fi definită ca un stil de comportament menit să integreze

atât cerinţele proiectului, cât şi interesele personale ale membrilor
echipei pentru îndeplinirea unui obiectiv important
 CONDUCEREA ECHIPEI DE PROIECT

Exista cinci modalita prin care un manager de proiect poate conduce echipa:

1. autoritatea formală
2. puterea de recompensă
3. puterea de penalizare
4. puterea de expert
5. puterea de referinţă
 DEZVOLTAREA ECHIPEI DE PROIECT
Rolul managerului de proiect în dezvoltarea echipei:

• de a organiza întâlniri periodice cu echipa.

• să consulte echipa înainte de luarea deciziilor, să caute şi să încurajeze ideile

şi sugestiile din partea tuturor.

• de a încuraja comunicarea internă şi externă

• de a informa periodic echipa privind progresul în atingerea obiectivelor,

privind priorităţile prezente, privind schimbările necesare şi motivele pentru
acestea
 DEZVOLTAREA ECHIPEI DE PROIECT

Rolul managerului de proiect în dezvoltarea echipei:

• de a încuraja feedback-ul şi întrebările şi de a oferi răspunsuri la ele

• de a coordona munca echipei, de a reconcilia şi rezolva conflictele şi

neînţelegerile, de a construi şi menţine în echipă o atitudine pozitivă,
constructivă şi profesionistă
 DELEGAREA

Ce este delegarea ?
 DELEGAREA

Delegarea înseamnă

• să încredinţezi o sarcină cuiva

• să autorizezi o persoană să îndeplinească o sarcina

 DELEGAREA

Cum se deleagă ?
 DELEGAREA
Cum să delegi?

• Defineşte sarcinile împărţind munca în părţi mai mici

• Defineşte obiectivele pentru fiecare sarcină

• Alege cea mai potrivită persoana pentru fiecare sarcină; cea mai potrivită” nu
înseamnă neaparat că respectiva persoana trebuie să aibă deja toate abilităţile
necesare , dar trebuie să fie capabilă să le înveţe şi aplice în timp util
 DELEGAREA
• Planifică sarcina împreună cu persoana aleasă , asigură-te că el sau ea
înţelege complet şi acceptă sarcina

• Asigură-te că delegi şi autoritatea necesară îndeplinirii

sarcinii

• Oferiţi feed-back contructiv, recompensaţi şi apreciaţi rezultatele obţinute

• Asigură-te că întreaga echipa este informată despre diferitele sarcini şi

persoanele responsabile.
 DELEGAREA
Cele mai importante avantaje ale delegării sunt următoarele:

• Mai bună utilizare a timpului

• Dezvoltarea potenţialului angajatului

• Îmbunătăţirea nivelurilor de aptitudini şi de experienţa ce sporesc şansele promovării

• Serviciu mai bun şi mai economic

 MOTIVAREA

Nu tot ce contează poate fi numărat.

Nu tot ce poate fi numărat contează

Albert Einstein
 MOTIVAREA

• motivarea membrilor echipei proiectului reprezintă o responsabilitate

managerială foarte importantă

• un manager eficace înţelege calităţile motivării şi le utilizează în aşa fel

încât să îmbunatăţească performanţele echipei
IERARHIA NEVOILOR LUI MASLOW

Auto-realizarea

Nevoi de stimă

Nevoi sociale

Nevoi de securitate

Nevoi fiziologice
 IERARHIA NEVOILOR LUI MASLOW

• Maslow a observat că motivaţia apare sub forma unei piramide, în care nevoile
de la nivelul inferior trebuie să fie îndeplinite înaintea ca nevoile de la nivelul
superior să funcţioneze pentru motivarea angajatului.

• Piramida lui are la bază nevoile fiziologice, după care urmează nevoile de
securitate, cele sociale, de stimă şi, în cele din urmă, auto-realizarea.
 IERARHIA NEVOILOR LUI MASLOW

• Nevoile fiziologice şi de securitate ale participanţilor din cadrul proiectului

sunt realizate de către organizaţie, iar managerul de proiect nu le poate
suplimenta

• Acesta poate afecta nevoile sociale, de stimă şi auto-realizare, prin modul în

care îi tratează şi îi integrează
într-o echipă unită
 TEORIA CELOR DOI FACTORI
a lui Frederick Herzberg
Factorii lui Herzberg sunt prezentaţi sub forma unei ierarhii

1. Factori motivaţionali
• Împlinirea
• Recunoaşterea
• Munca propriu-zisă
• Avansarea
• Dezvoltarea personală
 TEORIA CELOR DOI FACTORI
a lui Frederick Herzberg
Factorii lui Herzberg sunt prezentati sub forma unei ierarhii

2. Factori igienici
• Politică şi administraţie
• Relaţiile cu colegii
• Conditiile de lucru
• Siguranţa locului de muncă
• Remuneraţie/Salariu
 TEORIA CELOR DOI FACTORI
a lui Frederick Herzberg
Factori motivationali duc la creşterea performanţe echipei. Printre aceşti factori,
se numară: dezvoltarea personală la locul de munca, posibilitatea de avansare,
munca interesantă, recunoaşterea pentru munca depusă şi sentimentul de împlinire

Factorii igienici sau personali, care includ remuneraţia, siguranţa locului de

muncă, condiţiile sociale, condiţiile fizice de la locul de muncă, previn
nemulţumirile echipei, însă nu în toate cazurile îi motivează să depună toate
eforturile pentru o activitate profesională de calitate
 TEORIA CELOR DOI FACTORI
a lui Frederick Herzberg

Managerii de proiect au un control limitat al factorilor igienici. Ei pot şi

trebuie să facă tot posibilul pentru a introduce factorii motivaţionali în
mediul de lucru, obţinând astfel implicarea şi motivarea echipei de lucru
 TEORIA CELOR DOI FACTORI
a lui Frederick Herzberg

Factorii igienici ai lui Herzberg corespund nevoilor de la nivelul inferior al

piramidei lui Maslow, iar factorii motivaţionali corespund nevoilor de la nivelul
superior al aceleiaşi piramide
 CONCLUZII

Managerul de proiect poate creea “factori motivaţionali” pentru un

randament pozitiv şi poate evita “factorii nemoţivationali” pentru a avea
o echipă de proiect mulţumită şi productivă