MANAGEMENTUL

ORGANIZATIILOR
ORIENTATE PE PROIECTE

CURS 5
 COMUNICAREA ÎN
MANAGEMENTUL DE PROIECT
• Comunicarea reprezintă unul dintre cele mai dificile aspecte ale muncii
unui manager de proiect

• Comunicarea eficientă este o competenţă cheie a oricărui manager

• Sursa majorităţii problemelor de comunicare o constituie diferenţa

dintre conţinutul mesajului pe care managerul intenţionează să-l
transmită şi modul în care ceilalţi membri ai echipei recepţionează
mesajul
 COMUNICAREA ÎN
MANAGEMENTUL DE PROIECT
Ce este comunicarea?

Comunicarea este “procesul de emitere şi de transmitere a

unui mesaj într-o maniera codificată, cu ajutorul unui canal,
către un destinatar, în vederea receptării”

(Vlăsceanu, L, Zamfir, C, Dicţionar de sociologie, Ed.

Babel, 1993)
 CONCEPTE CHEIE

• existenţa a cel puţin doi parteneri – emiţător şi

receptor;

• capacitatea partenerilor de a emite şi recepta semnale

într-un anumit cod, cunoscut de ambii parteneri

• existenţa unui canal de transmitere a mesajului

 CONCEPTE CHEIE

• mesajul reprezintă informaţia care se transmite între

partenerii comunicării

• mijloacele de comunicare sunt toate canalele de

comunicare care au un suport tehnic, pentru a sprijini un
process de comunicare – telefon, fax, calculator, mijloacele
audio-video
 CONCEPTE CHEIE
Feed-back-ul este un mesaj specific, prin care emitatorul primeşte de la
receptor un anumit răspuns cu privire la mesajul comunicat
 COMUNICAREA IN PATRU DIRECTII
Şefi
Managementul aşteptărilor şi
responsabilităţilor

Managementul relaţiilor
Managerul transversale (Networking)
Managementul echipei de proiect Organizaţia
Echipa

Managementul produsului (CRM)

Beneficiari, Clienţi, Factori
Interesaţi
 CONCEPTE CHEIE

atunci când transmite un mesaj managerul de proiect trebuie să se

asigure că:

• mesajul a fost recepţionat

• mesajul a fost înteles

 CONCEPTE CHEIE
Un mesaj al managerului de proiect pentru unul din
membrii echipei trebuie:

• să fie scris - astfel încât datele să poată fi transmise fără a fi afectate de

erori şi pentru ca o copie a mesajului să poată fi păstrată

• să folosească limbajul tehnic adecvat, pentru a nu-i fi afectat

continuţul
 Un manager de proiect este un comunicator de
succes dacă:

• oamenii simt că au primit suficiente informaţii de la el

• oamenii simt că mesajele şi informaţiile pe care le primesc sunt clare şi

precise

• oamenii simt ca managerul îi ascultă şi întelege ce vor să spună

Un manager de proiect este nu comunica în
mod adecvat dacă:

• nu sunt transmise suficiente informaţii

• mesajele transmise sunt neclare, confuze sau contradictorii
• fluxul comunicaţional nu este repartizat în mod egal
• acţiunile/activităţile efectuate nu reflectă conţinutul mesajului
comunicat
• comunicarea este blocată
• nimeni nu ascultă
 MANAGEMENTUL ÎNTÂLNIRILOR

• întâlnirile din cadrul proiectului sunt foarte importante, dar foarte

consumatoare de timp

• întalnirile de proiect nu ar trebui să fie întâlniri lungi şi obositoare

• scop este de a contribui la conducerea eficace şi

eficientă a proiectului şi de concentrare a eforturile către atingerea
rezultatelor şi sarcinilor
 MANAGEMENTUL ÎNTÂLNIRILOR

pentru a fi eficiente ele trebuie:

• să aibă un program sau o ordine de zi
• să nu reunească mai mult de 10 participanţi
• să implice participanţi care deţin aptitudini funcţionale şi cunoştinţe
relevante
• să nu dureze mai mult de 90 minute
 MANAGEMENTUL ÎNTÂLNIRILOR

Întâlniri trebuie să se concentreze asupra rezultatelor şi sarcinilor, în care

participanţii obţin:
• aspecte privind stadiul proiectului
• aspecte privind realizarea sarcinilor
• decizii privind aspecte cheie ale proiectului
• informaţii mai multe şi mai bune cu privire la proiect
 MANAGEMENTUL ÎNTÂLNIRILOR
Documentele unei întâlniri de proiect vor consta în:

• ordine de zi – întocmita din timp, prin care se comunică membrilor

participanţi: unde şi când are loc sedinţa, ce subiecte se vor discuta, în ce
ordine vor fi supuse discuţiei

• rapoarte – întocmite înainte de sedinţă şi conţinând detalii sau aspecte

relevante cu privire la proiect şi problemele sale
 MANAGEMENTUL ÎNTÂLNIRILOR
Documentele unei întâlniri de proiect vor consta în:

• minute (procese verbale) – emise după întâlnirea oferind o înregistrare

scrisă privind: ceea ce s-a decis; persoanele responsabile cu implementarea
a ceea ce s-a decis; momentul la care implementarea va trebui să fie
definitivată
 MANAGEMENTUL ÎNTÂLNIRILOR
LOCUL CONTINUT DATA RESPONSABIL AUDIENTA MATERIALE
CINE NECESARE
UNDE CE/DE CAND CINE PARTICIPA
 REGULI DE AUR

Regula de aur 1:
Condu întâlnirile aşa cum ţi-ai dori să fie conduse
întâlnirile la care participi.

Regula de aur 2:
Fii bine pregătit şi asigură-te că toţi participanţii sunt
la fel.
 REGULI DE AUR

Regula de aur 3:
Nu te abate de la programul întălnirii

Regula de aur 4:
Nu te abate de la subiect.
 REGULI DE AUR

Regula de aur 5:
Nu ţine întâlniri care nu sunt absolut necesare

Regula de aur 6:
Încheie întâlnirea cu nişte concluzii clare asupra
paşilor care vor fi urmaţi şi asupra persoanelor
responsabile
 MONITORIZAREA PROIECTULUI
Monitorizarea proiectului este un proces care implică activităţi de:
măsurare, colectare, înregistrare, comparare şi analizare a informaţiilor despre
anumite aspecte ale proiectului sau despre toate aspectele acestuia şi apoi de
comparare a acelor informaţii cu scopurile şi realizarile planificate ale
proiectului.
 MONITORIZAREA PROIECTULUI
Rezultatul activităţi de monitorizare trebuie să furnizeze
managerului de proiect răspunsuri la întrebări cheie cum ar fi:
• vom termina la timp?
• vom realiza ceea ce?
• vom depaşi bugetul?
 MONITORIZAREA PROIECTULUI
Răspunsurile trebuie să-i spună managerului de proiect:

• ce diferenţe sunt între performanţa realizată şi cea planificată a proiectului?

• unde, în numeroasele sarcini şi activităţi ale proiectului, apar aceste

diferenţe?

• când au început să apară?

 MONITORIZAREA PROIECTULUI
Monitorizarea proiectelor implică managerul de proiect în următoarele acţiuni:

• măsurarea sau testarea performanţelor

• transformarea datelor culese în forme semnificative şi uşor de înţeles

 MONITORIZAREA PROIECTULUI

Pentru ca monitorizarea să fie eficace în contribuţia sa la succesul

proiectului este necesar a se decide asupra a:

• ce trebuie monitorizat;

• cât de des trebuie facută monitorizarea.

 MONITORIZAREA PROIECTULUI

ATENŢIE dacă ne hotărâm să monitorizăm prea multe aspecte ale

proiectului, atunci capacitatea noastră de a vedea şi de a reacţiona la deviaţii de la
planul proiectului va fi limitata de:

•un volum prea mare de informaţii

•timpul necesar pentru analizarea acestor informaţii

 MONITORIZAREA PROIECTULUI

Aspectele monitorizate trebuie alese cu grijă; atenţia în acest proces se va îndrepta

cu precădere asupra alegerii aspectelor cheie pentru succesul proiectului

Aceste aspecte trebuie să ofere informaţii despre dimensiunile cheie ale

proiectului: cost, performanţă, timp, calitate
 MONITORIZAREA PROIECTULUI

Procesului monitorizare trebuie să se concentreze asupra aspectelor proiectului:

• uşor de monitorizat
• la momentul potrivit
• uşor de înţeles
• credibile
• relevante
 MONITORIZAREA PROIECTULUI

În principal se monitorizează:

- activităţile proiectului

- bugetul proiectului

- bornele proiectului
 MONITORIZAREA PROIECTULUI

Tehnica folosită pentru a aprecia stadiul proiectelor presupune:

• măsurarea unui aspect al proiectului

• compararea valorii măsurate cu un nivel dinainte stabilit

• acţionarea numai dacă şi când această limită este depăşită

 MONITORIZAREA PROIECTULUI
Reacţiile şi acţiunile se declanşează când această limită este depaşită.

Exemplu

Limita prestabilită Acţiunea

Depasirea bugetului cu 5% investigarea cauzei

Depasirea bugetului cu 10% initierea actiunilor de control al costului

Depasirea bugetului cu 20% reducerea costului prin: oprirea

activitatilor care nu sunt critice;
reducerea altor activitati.
 CONCLUZII

Monitorizarea proiectului contribuie la succesul proiectului şi trebuie văzută şi

folosită ca o unealtă, un instrument al managementului şi un mijloc de a îndeplini
rezultatele proiectului.
 RAPOARTELE DE PROGRES ALE
PROIECTULUI
Progresul proiectului este înregistrat şi comparat cu planul său cu ajutorul
rapoartelor de progres

Raportul progresului este folosit pentru a:

• aduna date care sunt apoi relaţionate, comparate şi relatate într-un raport mai
cuprinzător
• înregistra informaţii pentru o întrebuinţare viitoare
• comunica informaţiile clientului sau altei părţi interesate
 RAPOARTELE DE PROGRES ALE
PROIECTULUI
Pot fi:

- ordinare – o dată pe lună

- speciale – atunci când apar probleme sau evenimente

semnificative
 RAPOARTELE DE PROGRES ALE
PROIECTULUI
Rapoarte ordinare ale progresului provenind de la:

• diferiţi specialişti care sunt implicaţi în proiect – cum sunt consultanţii,

formatorii, etc.

• echipa de proiect – ce raportează colegilor şi managerului de proiect

• managerul de proiect – care raportează clientului progresul proiectului

 RAPOARTELE DE PROGRES ALE
PROIECTULUI
Rapoarte speciale sunt întocmite când acest lucru este cerut şi pot trata subiecte ca:

•rezolvarea unor probleme neprevazute şi presante apărute

•detectarea şi îndepartarea erorilor apărute în proiect

•identificarea cauzelor unei întârzieri în definitivarea unei activităţi cheie

 RAPOARTELE DE PROGRES ALE
PROIECTULUI
Pentru a fi utile rapoartele de progres trebuie să fie:

• uşor de înţeles

• concise

• bazate pe fapte certe şi nu pe opini

 RAPOARTELE DE PROGRES ALE
PROIECTULUI
Structura unui raport:
1. titlul
2. sumarul
3. motivaţia şi introducerea
4. constatări
5. recomandări
 ÎNCHIDEREA PROIECTULUI
Activităţile specifice:
Evaluarea finală a proiectului
1. Predarea/primirea produselor şi/sau finalizarea livrării serviciilor
2. Măsurarea gradului de satisfacţie a clientului
3. Elaborarea documentaţiei finale
4. Auditarea proiectului
5. Arhivarea documentelor proiectului
6. Dizolvarea echipei şi realocarea resurselor
 EVALUAREA FINALĂ A PROIECTULUI

Cele mai importante aspecte de evaluat:

• măsura în care au fost atinse obiectivele
• măsura în care, prin atingerea obiectivelor, a fost rezolvată problema /
necesitea abordată prin proiect.
• eficienţa – obţinerea rezultatelor cu resurse rezonabile (analiza cost /
beneficiu).
• eficacitatea – obţinerea impactului dorit prin rezultatele proiectului si
contributia factorilor externi la acest impact;
• durabilitatea – perspectivele privind auto-finanţarea, replicabilitatea,
continuarea proiectului după terminarea finanţării
 INSTRUMENTE FOLOSITE ÎN
EVALUAREA PROIECTULUI

Formula QxQ (CxC)

In principiu, orice obiect/obiectiv/proces/actiune/rezultat/etc trebuie

observat sub aspectele fundamentale ale calitatii si cantitativi. Tot in
principiu, un indicator composit se obtine prin formula:

I = C x C (Calitate x Cantitate)
 INSTRUMENTE FOLOSITE ÎN
EVALUAREA PROIECTULUI

Analiza IOO - ajută la evaluarea şi proiectarea unui set de indicatori

cantitativi concreţi, cuantificabili şi măsurabili. Acesti indicatori pot reflecta
rezultate finale (evaluare, audit), dar şi intermediare (monitorizare şi
evaluare intermediară).
 ANALIZA IOO
IOO este un acronim pentru:

I - indicatori axaţi pe resursele utilizate (inputs) si indicatori pentru evaluarea

metodelor, activităţilor sau procedurii folosite (black-box);

O – indicatori pentru evaluarea rezultatelor concrete (outputs), fie ele produse ori
servicii;

O – indicatori pentru măsurarea impactului (outcomes), fie el direct sau indirect

(aşa numitele externalitati).
 PREDAREA-PRIMIREA PRODUSELOR
ŞI/SAU FINALIZAREA LIVRĂRII
SERVICIILOR
Acestă activitate se concretizează în predarea-primirea bunurilor în
prezenţa reprezentanţilor ambelor părţi, în baza unui proces verbal scris şi
semnat, de regulă într-un format standard.

Dacă este cazul, tot în această etapă se face şi descărcarea de gestiune.

Ambele activităţi au rolul de a stinge raporturile juridice dintre părţi.

 AUDITUL

Auditul nu este o activitate componentă a ciclului de viaţă al unui proiect, ci se

realizează doar de către experţi externi proiectului şi organizaţiei.

Responsabil pentru această activitate este promotorul sau finanţatorul.

Costurile sunt însă, incluse în bugetul proiectului, iar recomandările

auditorilor vor fi analizate în sesiunea de evaluare şi vor fi luate în
consideratie ca feed-back pentru proiecte similare ulterioare
 AUDITUL

Criteriile generale de audit privesc:

• conformitatea şi legalitatea

• eficienţa

• eficacitatea
 AUDITUL

Auditul poate fi :

• audit financiar-contabil

• audit al riscului

• audit al calităţii

• audit al rezultatelor şi impactului sau audit al perfomanţei

 MOTIVELE PENTRU CARE PROIECTELE
AU SUCCES

• echipa de proiect participă activ la proiect

• echipa de proiect este angajată în stabilirea termenelor

• managerul de proiect utilizează tehnicile şi instrumente de planificare

• echipa de proiect cade de acord asupra unor obiective realiste ale proiectului
 MOTIVELE PENTRU CARE PROIECTELE
NU AU SUCCES
• autoritate insuficientă sau inadecvată
• lipsa participării echipei de proiect în rezolvarea problemelor ce apar pe
parcursul proiectului
• lipsa abilităţilor de comunicare
• lipsa abilităţilor tehnice
• lipsa abilităţilor administrative
• termene nerealiste