Uif3b Schita Manual Beneficiari

UNIUNEA EUROPEAN
MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
FONDUL SOCIAL EUROPEAN
PROGRAMUL OPERAIONAL SECTORIAL DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE 2007-2013 CCI 2007RO051PO001
Manualul Operaional al Beneficiarilor
Iunie 2008
UNIUNEA EUROPEAN
CUPRINS
INTRODUCERE................................................................................................................................................................4 GLOSAR DE TERMENI .................................................................................................................................................5 I. SISTEMUL DE IMPLEMENTARE I CONTROL AL POS DRU 2007-2013 ...................................10 II. SCHEMA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI....................................................................................13 2.1 SCHEMA DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR STRATEGICE .........................................................................13 III. OBLIGAIILE BENEFICIARULUI ...............................................................................................................23 3.1. OBLIGAIILE CONTRACTUALE ALE BENEFICIARULUI..................................................................................23 3.2 ACHIZIII PUBLICE N CADRUL PROIECTULUI ...............................................................................................30 3.2.1.Cnd se aplic prevederile legislaiei privind achiziile publice? ..............................30 3.2.2.Cnd nu se aplic prevederile legislaiei privind achiziiile publice?....................31 3.2.3. Roluri i responsabiliti ................................................................................................................32 3.2.4. Proceduri utilizate..............................................................................................................................34 3.2.5. Etapele procesului de atribuire ..................................................................................................35 3.3. INFORMARE I PUBLICITATE ............................................................................................................................49 IV. NEREGULI ...............................................................................................................................................................51 V. MANAGEMENTUL FINANCIAR I MONITORIZAREA PROIECTULUI .........................................53 5.1 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR......................................................................................................................53 5.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor .........................................................................................53 5.1.2 Cheltuieli eligible..................................................................................................................................53 5.1.3 Cheltuieli ne-eligible ..........................................................................................................................54 5.1.4 Justificarea cheltuielilor eligibile................................................................................................54 5.2 CONTURI BANCARE ..............................................................................................................................................71 5.2.1 Deschiderea conturilor bancare ..................................................................................................71 5.3 ACORDAREA PREFINANTARII/RAMBURSAREA CHELTUIELILOR.................................................................71 5.3.1 Acordarea prefinantarii ....................................................................................................................71 5.3.2 Rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului ..........................................74 5.4 RECUPERAREA SUMELOR PLATITE NECORESPUNZATOR ...............................................................................80 5.5 CONTABILITATEA PROIECTULUI .......................................................................................................................81 5.6 AUDITUL EXTERN AL PROIECTULUI ..................................................................................................................82 5.7 MONITORIZAREA PROIECTELOR........................................................................................................................84 5.7.1. Raportul Tehnic trimestrial...........................................................................................................85 5.7.2 Raportul tehnico-financiar..............................................................................................................86 5.7.3. Raportul de monitorizare a sustenabilitii proiectului (ex-post) ........................87 5.7.4. Vizitele de monitorizare..................................................................................................................87 5.8. PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI ............................................................................................90 5.9. MODIFICAREA CONTRACTELOR ........................................................................................................................92 5.10. ARHIVAREA .......................................................................................................................................................97
UNIUNEA EUROPEAN
ABREVIERI
AA ACIS ACP AM AMPOSDRU ANOFM ANRMAP AP AT CE CNDIPT CSNR DCA DMI DRU FC FEDR FSE HG MECT MEF MMFES OI ONG OUG PND PO POAT POR POS POS CCE UE Autoritatea de Audit Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale Autoritatea de Certificare i Plat Autoritate de Management Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice Axa Prioritar Asisten Tehnic Comisia European Centrul Naional pentru Dezvoltarea nvmntului Profesional i Tehnic Cadrul Strategic Naional de Referin Dezvoltarea Capacitii Administrative Domeniu Major de Intervenie Dezvoltarea Resurselor Umane Fondul de Coeziune Fondul European pentru Dezvoltare Regional Fondul Social European Hotrre de Guvern Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului Ministerul Economiei si Finanelor Ministerul Muncii, Familiei si Egalitaii de anse Organism Intermediar Organizaie NonGuvernamental Ordonan de Urgen a Guvernului Planul Naional de Dezvoltare Program Operaional Programul Operaional de Asisten Tehnic Programul Operaional Regional Programul Operaional Sectorial Programul Operational Sectorial pentru Creterea Competivitii Economice Uniunea European
UNIUNEA EUROPEAN
INTRODUCERE
Manualul Operaional al Beneficiarilor se adreseaz tuturor beneficiarilor de proiecte strategice sau de grant, finanate din Fondul Social European n cadrul Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013. Se dorete ca acest manual s fie un instrument util, care s contribuie la implementarea eficient i eficace a proiectelor finanate n cadrul POS DRU. Manualul este un document de lucru, elaborat n parteneriat de ctre AMPOSDRU, care va fi actualizat pe parcursul implementrii proiectelor. Acest Manual este aplicabil tuturor proiectelor care primesc sau au primit finanare nerambursabil din POS DRU. n acest sens, pe tot parcursul acestui Manual vei regsi terminologia AMPOSDRU/OI responsabil. n vederea stabilirii cu exactitate a instituiilor responsabile pentru implementarea domeniului major de intervenie n cadrul cruia ai depus proiectul, v rugm s consultai Anexa a prezentului Manual.
Atenie!
Manualul va fi actualizat, dup caz, cu detalii privind implementarea proiectelor, iar orice modificare adus acestui document va fi postat pe pagina de internet a AMPOSDRU www.fseromania.ro.
Regulile generale privind implementarea proiectului, pe care dumneavoastr, n calitate de beneficiar, trebuie s le respectai, nu vor fi modificate!
V DORIM SUCCES!
UNIUNEA EUROPEAN
GLOSAR DE TERMENI
Termen Ajutorul de stat Definiie Orice msur de sprijin acordat de ctre stat sau de ctre unitile administrative-teritoriale, din resursele de stat sau resurse ale unitilor administrative-teritoriale ori de alte organisme care administreaz surse ale statului sau ale colectivitilor locale, indiferent de form, care distorsioneaz sau amenin s distorsioneze concurena prin favorizarea anumitor ntreprinderi, a produciei anumitor bunuri, a prestrii anumitor servicii sau care afecteaz comerul dintre Romnia i statele membre ale Uniunii Europene, fiind considerat incompatibil cu un mediu concurenial normal. Activitatea funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice; ajut entitatea public s i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Structura organizatoric n cadrul Ministerului Finanelor Publice, responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de cheltuieli transmise la Comisia European i pentru primirea fondurilor transferate Romniei din Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i asigurarea transferului acestora ctre beneficiari, precum i a sumelor de prefinanare i cofinanare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. Structura din cadrul unei autoriti publice centrale, responsabil pentru gestionarea unui program operaional. Sumele transferate de ctre beneficiar unui contractor, n baza documentelor justificative, conform legii, n cadrul unui proiect finanat din instrumente structurale. Una dintre prioritile strategiei unui program operaional, coninnd un grup de operaiuni corelate i care au obiective specifice msurabile. Un operator, un organism sau o ntreprindere, din domeniile public sau privat, responsabil pentru iniierea, sau iniierea i implementarea operaiunilor. n cadrul shemelor de ajutor de stat, n baza articolului 87 din Tratat, beneficiarii sunt ntreprinderile publice sau private care realizeaz un proiect individual i primesc ajutor public. Organismul, autoritatea, instituia sau societatea comercial din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorial, organismele prestatoare de servicii publice i de utilitate public de interes local sau judeean, responsabile pentru iniierea ori iniierea i implementarea proiectelor aprobate spre finanare n cadrul unui program operaional. Organismul sau societatea comercial cu capital public ori privat, responsabil/ responsabil cu execuia proiectelor sau a msurilor finanate. Orice participare public la finanarea unor operaiuni, provenit din bugetul statului, al autoritilor regionale sau locale, din bugetul general al Comunitii Europene privind Fondurile Structurale, Fondul de Coeziune, sau orice alt cheltuial similar. Orice participare la finanarea unor operaiuni, provenind din bugetul organismelor de drept public sau al asociaiilor formate din una sau mai multe autoriti regionale, locale sau din organisme de drept public, care acioneaz n conformitate cu Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 31 martie 2004, privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice de lucrri, bunuri i servicii este considerat cheltuial similar. Cheltuielile care intervin n derularea proiectelor finanate din instrumentele structurale, implementate de organisme, autoriti, instituii sau societi comerciale din sectorul public, unitate administrativ-teritorial, organisme prestatoare de servicii publice i de utilitate public de interes local sau judeean, cheltuieli fr de care proiectul nu poate fi implementat i care nu Surs L 143/1999 republicata n MO nr. 744/2005
Audit public intern
L 672/2002
Autoritate de certificare i plat
OG nr. 29/2007
Autoritate de Management Avans
OG nr. 29/2007 OG nr. 29/2007
Ax Prioritar
Beneficiar
Reg.(CE) Consiliului nr.1083/2006 Reg. (CE) Consiliului nr. 1083/2006 OG nr. 29/2007
Beneficiar final Cheltuial public
HG nr. 497/2004 Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006
Cheltuieli conexe proiectului
OG nr. 29/2007
UNIUNEA EUROPEAN
Cheltuieli eligibile
Cheltuieli generale de administraie
Cheltuieli neeligibile Circuitul auditului
Cofinanare
Cofinanare privat Cofinanare public
Constatarea existenei creanelor bugetare rezultate din nereguli Contract de achiziie public
pot fi finanate din instrumente structurale. Cheltuielile realizate de ctre un beneficiar, aferente proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale, care pot fi finanate att din instrumente structurale, ct i din bugetul de stat i/sau contribuia proprie a beneficiarului. Reprezint cheltuielile efectuate pentru funcionarea de ansamblu a beneficiarului i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul operaiunii. Lista tipurilor de cheltuieli cuprinse n aceast categorie se elaboreaz de fiecare autoritate de management i se aprob prin ordin comun al ministrului coordonator al autoritii de management i al ministrului economiei i finanelor. Cheltuielile inerente realizrii proiectelor finanate din instrumente structurale n cadrul programelor operaionale, care nu pot fi finanate din instrumentele structurale, conform reglementrilor comunitare i naionale. Stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiile i responsabilitile referitoare la acestea, precum i arhivarea documentaiei justificative complete, pentru toate stadiile desfurrii unei aciuni, care s permit totodat reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers Finanarea unui program, proiect, subproiect, obiectiv i altele asemenea, parial prin credite bugetare, parial prin finanarea provenit din surse externe. Orice contribuie la finanarea cheltuielilor eligibile, alta dect cea prevzut la lit. k), aferent proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale. Sumele alocate n bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) din Legea finanelor publice nr. 500/2002, cu modificrile ulterioare, i la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, respectiv n bugetele organismelor prestatoare de servicii publice i de utilitate public de interes local sau judeean, dup caz, pentru finanarea cheltuielilor eligibile aferente proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale. Activitatea prin care se verific, se stabilete i se individualizeaz obligaia de plat sub forma unui titlu de crean.
OG nr. 29/2007
HG nr.759/ 2007
OG nr. 29/2007
L 672/2002
L 500/2002
OG nr. 29/2007 OG nr. 29/2007
OG nr. 12/2007
Contract de concesiune de lucrri publice
Contract de concesiune de servicii
Contract de finanare
Contractant
Contractul care include i categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, n sensul prezentei ordonane de urgen. Contractul care are aceleai caracteristici casi contractul de lucrri, cu deosebirea c n contrapartida lucrrilor executate contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea autoritii contractante, n calitate de concedent, dreptul de a exploata rezultatul lucrrilor pe o perioad determinat sau acest drept nsotit de plata unei sume de bani prestabilite. Contractul care are aceleai caracteristici ca i contractul de servicii, cu deosebirea c n contrapartida serviciilor prestate contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea autoritii contractante, n calitate de concedent, dreptul de a exploata serviciile pe o perioad determinat sau acest drept nsotit de plata unei sume de bani prestabilite. Reprezint documentul juridic prin care se acord asistena financiar nerambursabil aferent unei operaiuni n scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operaional i care stabilete drepturile i obligaiile prilor. Ofertantul care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de achiziie public. Totalul sumelor cheltuite n cadrul implementrii programelor operaionale, fiind format din cofinanarea public, cheltuielile conexe i cheltuielile neeligibile. Activitatea prin care se verific legalitatea i regularitatea operaiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, nainte de aprobarea acestora.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
HG nr.759/ 2007
Contribuia naional Control financiar preventiv
OUG nr. 34/2006 (actualizat) OG nr. 29/2007
L nr. 84/2003
UNIUNEA EUROPEAN
Control financiar public intern
Control intern
Creanele bugetare rezultate din nereguli Credit bugetar
Credit de angajament Debite fa de bugetul Uniunii Europene Documentaie de atribuire Eficacitate Eficien Faliment
ntregul sistem de control intern din sectorul public, format din sistemele de control ale entitilor publice, ale altor structuri abilitate de Guvern i dintr-o unitate central care este responsabil de armonizarea i implementarea principiilor i standardelor de control i audit. Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile. Sume de recuperat la bugetul general al Comunitatilor Europene sau la bugetele administrate de acestea ori in numele lor, precum i/sau la bugetele de cofinanare aferente, ca urmare a utilizrii necorespunzatoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinantare aferente. Suma aprobat prin buget, reprezentnd limita maxim pn la care se pot ordonana i efectua pli n cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate n cursul exerciiului bugetar i/sau din exerciii anterioare pentru aciuni multianuale, respectiv se pot angaja, ordonana i efectua pli din buget pentru celelalte aciuni. Limita maxim a cheltuielilor ce pot fi angajate n timpul exerciiului bugetar, n limitele aprobate. Sumele datorate bugetului Uniunii Europene ca urmare a nerespectrii prevederilor legale comunitare sau a altor documente ncheiate ori convenite ntre Comisia European i Guvernul Romniei. Documentaia ce cuprinde toate informaiile legate de obiectul contractului de achiziie public i de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv. Gradul de ndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activiti i raportul dintre efectul proiectat i rezultatul efectiv al activitii respective. Maximizarea rezultatelor unei activiti n relaie cu resursele utilizate. Demersurile de nesolvabilitate n accepiunea Articolului 2(a) din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1346/2000. Fondul Structural care sprijin regiunile mai puin dezvoltate, prin finanarea de investiii n sectorul productiv, infrastructur, educaie, sntate, dezvoltare local i ntreprinderi mici i mijlocii.
L nr. 672/2002
L nr. 84/2003
OG nr. 12/2007
L nr. 84/2003
L nr. 84/2003 OG nr. 29/2007
OUG nr. 34/2006 (actualizat) L 84/2003 L 84/2003 Reg. Comisiei (CE) nr. 1828/2006 HG nr. 497/2004
Fondul European pentru Dezvoltare Regional (FEDR)
Fondul Social European (FSE) Fonduri publice
Fondurile comunitare Fondurile structurale (FS) Fraud
Fondul Structural destinat politicii sociale a Uniunii Europene, care sprijin msuri de ocupare a forei de munc i de dezvoltare a resurselor umane. Sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele instituiilor publice autonome, bugetele instituiilor publice finanate integral sau parial din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat i bugetele fondurilor speciale, dup caz, bugetele instituiilor publice finanate integral din venituri proprii, bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat i ale cror rambursare, dobnzi i alte costuri se asigur din fonduri publice, bugetul fondurilor externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autoritile administraiei publice locale, mprumuturi interne contractate de autoritile administraiei publice locale, precum i din bugetele instituiilor publice finanate integral sau parial din bugetele locale. Sume provenite din asistena financiar nerambursabil acordat Romniei de Comunitatea. European Instrumente financiare prin care Uniunea European acioneaz pentru eliminarea disparitilor economice i sociale ntre regiuni, n scopul realizrii coeziunii economice i sociale. Orice actiune sau omisiune intentionat n legatur cu obinerea, utilizarea sau gestionarea fondurilor comunitare provenind din bugetul general al Comunitatilor Europene sau din bugetele administrate de acestea ori in numele lor, precum i/sau din bugetele de cofinanare aferente, incriminat prin Codul penal, Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare,
HG nr. 497/2004 L nr. 84/2003
OG nr. 12/2007 HG nr. 497/2004 OG nr. 12/2007
UNIUNEA EUROPEAN
Instrumente structurale
Lichidarea cheltuielilor
Licitaie electronic
Neregul
Operaiune
Operator economic
Operatorul sistemului electronic de achiziii publice Ordonanarea cheltuielilor
sau prin alte legi speciale. Reprezint asistena financiar nerambursabil primit de Romnia, n calitate de stat membru al Uniunii Europene, prin intermediul Fondului European de Dezvoltare Regional (FEDR), Fondului Social European (FSE) i Fondului de Coeziune (FC). Faz n procesul execuiei bugetare n care se verific existena angajamentelor, se determin sau se verific realitatea sumei datorate, se verific condiiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care s ateste operaiunile respective. Procesul repetitiv realizat dup o prim evaluare complet a ofertelor, n care ofertanii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice, de a reduce preurile prezentate i/sau de a imbunti alte elemente ale ofertei; evaluarea final trebuie s se realizeze n mod automat prin mijloacele electronice utilizate. Orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu prevederile memorandumurilor de finanare, memorandumurilor de nelegere, acordurilor de finantare privind fondurile comunitare i cofinanrile aferente, precum i cu prevederile contractelor ncheiate n baza acestor memorandumuri/acorduri, care printr-o cheltuial neeligibil prejudiciaz bugetul general al Comunitilor Europene sau bugetele administrate de acestea ori n numele lor i/sau bugetele din care provine cofinanarea aferent. Orice nclcare a unei dispoziii a dreptului comunitar care rezult dintr-un act sau dintr-o omisiune a unui operator economic, care are sau ar putea avea ca efect un prejudiciu la adresa bugetului general al Uniunii Europene, prin angajarea unei cheltuieli nejustificate a bugetului general. Un proiect sau un grup de proiecte selecionat de ctre autoritatea de gestionare a programului operaional n cauz sau sub responsabilitatea acesteia din urm n conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare i aplicat de unul sau mai muli beneficiari n vederea realizrii obiectivelor axei prioritare de care aparine. Orice person fizic sau juridic sau orice alt entitate ce particip la implementarea asistenei din partea Fondurilor, cu excepia situaiei n care un Stat Membru i exercit prerogativele ca autoritate public; Oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrri persoan fizic/juridic, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate n domeniul care ofer n mod licit pe pia produse, servicii i/sau execuie de lucrri. Persoana juridic de drept public care asigur autoritilor contractante suportul tehnic destinat aplicrii, prin mijloace electronice, a procedurilor de atribuire. Faz n procesul execuiei bugetare n care se confirm c livrrile de bunuri i de servicii au fost efectuate sau alte creane au fost verificate i c plata poate fi realizat. Structura din sectorul public sau privat care ndeplinete atribuii delegate de ctre Autoritatea de management vizavi de relaia cu beneficiarii.
HG nr.759/ 2007
L nr. 500/2002
OG nr. 12/2007
Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006
Reg.Consiliului (CE) nr.1083/2006
Reg. Comisiei (CE) nr. 1828/2006 OUG nr. 34/2006 (actualizat) OUG nr. 34/2006 (actualizat) L 500/2002
Organism Intermediar
OG nr. 29/2007
Plata cheltuielilor Plat direct
Plat indirect
Prefinanare
Faz n procesul execuiei bugetare reprezentnd actul final prin care instituia public achit obligaiile sale fa de teri. Transferul sumelor reprezentnd prefinanare sau al sumelor din instrumente structurale i al cofinanrii suportate din surse de la bugetul de stat, direct de la Autoritatea de certificare i plat la beneficiar. Transferul sumelor reprezentnd prefinanare sau al sumelor din instrumente structurale i al cofinanrii suportate din surse de la bugetul de stat, indirect de la Autoritatea de certificare i plat la beneficiar, prin intermediul Unitii de plat. Sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumente structurale ctre un beneficiar, cu excepia celor din sectorul privat (dac prin acest transfer nu
L nr. 500/2002 OG nr. 29/2007
OG nr. 29/2007
OG nr. 29/2007
UNIUNEA EUROPEAN
Procedura de atribuire
Program Operaional
Propunere financiar Propunere tehnic
se intr sub incidena prevederilor legale cu privire la ajutorul de stat) ori unei organizaii neguvernamentale - prin plat direct sau prin plat indirect pentru lichidarea angajamentelor de plat fa de un contractor, n stadiul iniial de implementare a proiectelor, n baza unui contract de finanare ncheiat ntre beneficiar i Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabil/responsabil, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor. Etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractant i de ctre candidai/ofertani pentru ca acordul prtilor privind angajarea n contractul de achiziie public s fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitaia deschis, licitaia restrans, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de soluii. Documentul de programare elaborat de Romnia i adoptat de Comisia European, prin care este stabilit o strategie de dezvoltare printr-un set de prioriti coerente pentru a cror realizare se face apel la un fond sau, n cazul obiectivului de convergen, la Fondul de coeziune i la Fondul european de dezvoltare regional. Parte a ofertei ce cuprinde informaiile cu privire la pre, tarif, alte condiii financiare i comerciale corespunztoare satisfacerii cerinelor solicitate prin documentaia de atribuire. Parte a ofertei elaborat pe baza cerinelor din caietul de sarcini sau, dup caz, din documentaia descriptiv. - regiunile n care PIB/locuitor este mai mic de 75% din media Uniunii Europene [art. 87 alin. (3) lit. a) din Tratat]. - regiunile n care sunt identificate probleme socio-economice n baza indicatorilor naionali, propuse de Statele Membre [art. 87 alin. (3) lit. c)]. - regiuni de tipul NUTS-II*3), cu o densitate a populaiei situat sub 8 locuitori/km^2 sau regiunile geografice de tipul NUTS-III, cu o densitate a populaiei situat sub 12,5 locuitori/km^2. *3) NUTS reprezint un sistem de clasificare teritorial, instituit prin Regulamentul nr. 1059/2003, folosit de EUROSTAT pentru culegerea datelor statistice. La nivelul 2 (NUTS II) se regsesc i cele 8 regiuni de dezvoltare ale Romniei. Se refer la o neregul ce duce la iniierea de demersuri administrative sau juridice la nivel naional, pentru a stabili caracterul intenionat al comportamentului, n special existena fraudei, aa cum se menioneaz la punctual a) al Articolului 1(1) din Convenia redactat pe baza Articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea European, asupra intereselor financiare ale Comunitii Europene. Structura din cadrul unei autoriti publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operaional, avnd responsabilitatea transferrii sumelor de prefinanare, cofinanare alocate de la bugetul de stat, precum i a sumelor din asistena financiar nerambursabil ctre beneficiari. Desemneaz nomenclatorul de referin aplicabil contractelor de achiziie public, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European i al Consiliului privind vocabularul comun al achiziiilor publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurnd corespondena cu alte nomenclatoare existente.
OG nr.29/2007
Regiuni eligibile pentru ajutoarele de stat regionale
OUG nr. 34/2006 (actualizat) OUG nr. 34/2006 (actualizat) HG nr. 651/2006
Suspectare de fraud
Reg. (CE) nr. 1828/2006
Unitate de plat
OG nr. 29/2007
Vocabularul comun al achiziiilor publice - CVP
UNIUNEA EUROPEAN
I. SISTEMUL DE IMPLEMENTARE I CONTROL AL POS DRU 2007-2013

Sistemul de implementare i verificare al POS DRU cuprinde urmtoarele organizaii:
ORGANIZAIE BENEFICIAR
RESPONSABILITI persoanele juridice de drept public, de drept privat cu sau fr scop patrimonial, care au obinut finanare prin POS DRU, sunt responsbile n totalitate de implementarea proiectelor, n conformitate cu prevederile contractului de finanare i cu reglementrile comunitare i naionale n vigoare gestionarea i implementarea POS DRU n conformitate cu principiile managementului financiar riguros i a separrii clare a funciilor. prin Serviciile sale (vezi schema 1) va asigura implementarea eficient i eficace a POS DRU
AMPOSDRU
OI
asigur monitorizarea corespunztoare a proiectelor, inclusiv prin verificarea la faa locului i prin verificarea rapoartelor tehnice de progres primete cererile de rambursare de la beneficiari efectueaz verificarea administrativ a cererilor de rambursare
Autoritatea de Certificare i Plat
certificarea cheltuielilor, respectiv elaborarea i transmiterea ctre Comisia European a declaraiilor de cheltuieli certificate i a cererilor de plat n format electronic primirea plilor de la Comisia European; virarea fondurilor din Fondul Social European ctre Unitatea de Plat din cadrul AMPOSDRU pentru proiectele finanate din POS DRU
Autoritatea de Audit
auditul de sistem, verificri pe baz de eantion i auditul final; verificri i auditul extern pentru fondurile structurale; verificri anuale ale sistemelor de management i control; verificarea cheltuielilor eligibile declarate, pe baz de
10
UNIUNEA EUROPEAN
eantion repezentativ; efectuarea unor verificri adecvate n vederea emiterii declaraiilor de nchidere la finalizarea msurilor i programelor; verificarea existenei i corectitudinii cofinanrii naionale. Curtea European de Audit examinarea conturilor de cheltuieli i venituri ale CE posibilitatea auditrii instituiilor care primesc fonduri comunitare asigur protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene n Romnia. Protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene presupune detectarea, combaterea i monitorizarea eficient a fraudelor i a oricror alte fapte ilegale care au ca efect utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i, implicit, prejudicierea bugetului comunitar controale la faa locului ale proiectelor finanate din fonduri europene coordonarea tuturor instituiilor naionale implicate n lupta antifraud cooperarea cu Oficiul European de Lupt Antifraud Oficiul European de Lupt Antifraud conduce investigaiile administrative antifraud a proteja interesele financiare ale Uniunii Europene a lupta mpotriva fraudei, a corupiei i a oricrei alte nereguli
Departamentul pentru Lupt Antifraud
11
UNIUNEA EUROPEAN
Relaia dumneavoastr, n calitate de beneficiar, cu instituiile implicate n sistemul de implementare i verificare a POS DRU 2007-2013, este schematizat mai jos: Curtea European de Audit ACP
MINISTERUL ECONOMIEI I FINANELOR
Oficiul European de Lupt Antifraud Ministerul Muncii, Familiei si Egalitii de Sanse
Departamentul de Lupt Antifraud
AMPOSDRU
Autoritatea de Audit
MINISTERUL EDUCAIEI,
CERCETRII I TINERETULUI ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)
Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc

ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)
C.N.D.I.P.T.
ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)
M.M.F.E.S.
8 ORGANISME INTERMEDIARE (REGIONALE)
2 O. I. STABILITE PRIN LICITAIE PUBLIC ORGANISME INTERMEDIARE
BENEFICIAR
BENEFICIAR
BENEFICIAR
BENEFICIAR
BENEFICIAR
n calitate de beneficiar, vei fi n permanent legtur cu urmtoarele Servicii din cadrul AMPOSDRU:
Serviciul Contractare i Monitorizare Proiecte responsabil de contractarea i monitorizarea proiectelor
Serviciul de certificare a cheltuielilor - responsabil cu verificarea cheltuielilor la nivelul AMPOSDRU i transmiterea centralizatorului cererilor de rambursare a cheltuielilor ctre Serviciul de Pli
Serviciul de Pli asigur transferul sumelor autorizate la plat ctre beneficiari, transfer sumele recuperate de la beneficiari pe surse de finanare.
Compartimentul Contabilitate - responsabil de contabilitatea operaiunilor FSE
AMPOSDRU
Compartiment Control Financiar Preventiv Propriu responsabil cu verificarea legalitii, regularitii i respectrii limitelor bugetare pentru operaiunile FSE
Biroul Verificare Tehnic (ex-ante) - unitate de control al calitii care avizeaz contractele semnate de AMPOSDRU
Compartimentul Antifraud i Nereguli - responsabil de controlul antifraud, managementul neregulilor i verificarea cheltuielilor la faa locului, pe baz de eantionare
Direcia de Audit- responsabil de auditul operaiunilor FSE
(schema 1)
II. SCHEMA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

2.1 Schema de implementare a proiectelor strategice
UNIUNEA EUROPEAN
Data de ncepere a implementrii proiectelor strategice este data precizat n Notificarea de demarare a proiectului emis de AMPOSDRU, n maxim 30 (treizeci) de zile de la data semnrii contractului de ctre reprezentantul legal al AMPOSDRU.
Atenie!
Dac data de ncepere a implementrii proiectelor nu coincide cu data precizat n Notificarea de demarare a proiectului, trebuie s notificai AMPOSDRU. Dac data de ncepere a implemetrii proiectelor depete cu 3 (trei) luni data precizat n Notificarea de demarare aproiectului, din motive imputabile dumneavoastr, contractul se consider reziliat de drept.
n vederea implementrii activitilor prevzute de dumneavoastr n cererea de finanare, putei solicita AMPOSDRU o prefinanare n procent de 20% din valoarea total eligibil a contractului de finanare pentru axele prioritare 1-5 i 40% pentru axa prioritar 6 din cadrul POS DRU. Care sunt paii pe care trebuie s-i urmai n vederea solicitrii i obinerii unei prefinanri? 1. Deschidei n Sistemul Trezoreriei Statului un cont special pentru proiect; n momentul deschiderii contului, unitatea trezoreriei unde a fost deschis contul va emite o comunicare de deschidere de cont, care va conine codul IBAN aferent contului special al proiectului, numele beneficiarului, semntura i tampila unitii emitente. 2. Constituii o garanie de returnare a prefinanrii, potrivit formatului standard, stabilit n Anexa XX a prezentului Manual. Constituirea garaniei de returnare a prefinanrii este o condiie obligatorie pentru toate tipurile de beneficiari de proiecte strategice! Instituiile publice (persoanele juridice de drept public) au obligaia emiterii unui bilet la ordin pentru garantarea plii prefinanrii! 3. Completai graficul estimativ de depunere al cererilor de rambursare (model standard, anexa....) 4. naintai AMPOSDRU/OI responsabil, dup caz, cererea de prefinanare (anexa..) semnat, datat i nregistrat n registrul de coresponden intern, mpreun cu garania de returnare a prefinanrii, comunicarea deschiderii de cont, graficul estimativ al depunerii cererilor de rambursare.
14
UNIUNEA EUROPEAN
5. AMPOSDRU/OI responsabil, dup caz, verific documentele transmise de dumneavoastr n calitate de beneficiar n vederea obinerii prefinanrii. 6. AMPOSDRU transfer prefinanarea n contul special al proiectului n termen de maxim 15 (cincisprezece) zile de la data depunerii cererii de prefinanare.
Deschidere cont
BENEFICIAR
Comunicare deschidere cont
TREZORERIE
cererea de prefinanare garania de returnare a prefinanrii comunicarea deschiderii de cont graficul estimativ al depunerii cererilor de rambursare
Transfer prefinanare
AMPOSDRU/OI responsabil
Cum se acord prefinanarea n cazul n care durata de implementare a proiectului este mai mare de 12 (doisprezece) luni? n cazul n care durata de implementare a proiectului este mai mare de 12 luni, prefinanarea se acord n trane anuale. Pentru axele prioritare 1-5 valoarea tranelor anuale este n cuantum de 30% din valoarea eligibil a contractului de finanare aferent fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n bugetul proiectului. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se acord n procent de maximum 20% din valoarea eligibil a contractului de finanare. O nou tran anual de prefinanare va putea fi acordat dup recuperarea a cel puin 70% din trana anual de prefinanare anterioar. Pentru axa prioritar 6 valoarea tranelor anuale este n cuantum de 40% din valoarea eligibil a contractului de finanare aferent fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n bugetul proiectului. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se acord n procent de maximum 40% din valoarea eligibil a contractului de finanare.
15
UNIUNEA EUROPEAN
Atenie!
Suma acordat sub forma prefinanrii se va recupera integral i progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri de rambursare ntocmite de dumneavoastr, n calitate de beneficiar. Recuperarea se va efectua ncepnd cu prima cerere de rambursare, astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima cerere de rambursare.
Cnd se ramburseaz cheltuielile? Pentru axele prioritare 1-5 prima cerere de rambursare trebuie transmis n momentul atingerii pragului de 25% din valoarea eligibil a proiectului aprobat pentru primul an de implementare, dar nu mai trziu de 6 (ase) luni de la data primirii prefinanrii. Pentru axa prioritar 6 prima cerere de rambursare trebuie transmis n momentul atingerii pragului de ..... % din valoarea eligibil a proiectului aprobat pentru primul an de implementare, dar nu mai trziu de 6 (ase) luni de la data primirii prefinanrii.
Atenie!
n cazul nerespectrii termenelor de depunere a cererii de rambursare prevzute mai sus, AMPOSDRU/OI responsabil pot dispune rezilierea contractului, fapt care detemin restituirea prefinanrii acordate.
Cum se ramburseaz cheltuielile? n vederea rambursrii cheltuielilor, dumneavoastr, n calitate de beneficiar, transmitei AMPOSDRU/OI responsabil cererea de rambursare nsoit de raportul tehnico-financiar i documentele justificative tehnice i financiare care atest cheltuielile angajate i pltite. Cererea de rambursare a cheltuielilor i raportul tehnico-financiar vor fi transmise ctre AMPOSDRU/OI responsabil, conform formatelor standard prezentate n Anexa.... n calitate de beneficiar trebuie s transmitei AMPOSDRU/OI responsabil, la sfritul fiecrui an de implementare al proiectului, un certificat eliberat de ctre un auditor independent
16
UNIUNEA EUROPEAN
autorizat n condiiile legii, sau n cazul instituiilor publice de un auditor public independent i autorizat n condiiile legii. Certificatul emis de auditor va atesta faptul c toate cheltuielile declarate n cererile de rambursare, n baza crora se ntocmesc situaiile financiare anuale sunt reale, corect nregistrate n contabilitate i eligibile, n conformitate cu contractul de finanare nerambursabil.
Atenie!
n momentul transmiterii unei cereri de rambursare, cheltuielile declarate trebuie s fie angajate i pltite.
Dup primirea cererii de rambursare, n termen de 30 (treizeci) de zile, AMPOSDRU/OI responsabil vor verifica realitatea, legalitatea i conformitatea cheltuielilor declarate de dumneavoastr, att pe baza documentaiei care nsoete carerea de rambursare, ct i prin vizite la faa locului. Acest termen se poate susupenda n cazul n care sunt necesare clarificri, documente sau informaii suplimentare. n acest caz, dumneavoastr, n calitate de beneficiar, suntei obligat s furnizai orice clarificare, document sau informaie suplimentar n termen de 5 (cinci) zile de la primirea solicitrii. Termenul limit va curge din nou de la data la care AMPOSDRU/OI responsabil a primit clarificrile, documentele sau informaiile suplimentare solicitate. AMPOSDRU va efectua plata cererii de rambursare n termen de maxim 45 de zile de la data nregistrrii cererii de rambursare la sediul AMPOSDRU/OI responsabil. Data plii se consider data debitrii contului AMPOSDRU.
17
UNIUNEA EUROPEAN
CE
ACP
30 zile pentru verificarea documentelor i vizite la faa locului
BENEFICIAR
Cererea de rambursare+raportul tehnico-financiar
AMPOSDRU/OI
Serviciul de Pli
45 zile plata cererii de rambursare
CONT BENEFICIAR
Fluxul documentelor Fluxul rambursrii cheltuielilor
18
UNIUNEA EUROPEAN
BENEFICIAR
Semnare contract finanare
AMPOSDRU
deschidere cont
TREZORERIE
Comunicare deschidere cont NU DA
CE
ACP Solicitare prefinanare
AMPOSDRU
Serviciul de certificare a cheltuielilor Serviciul de pli
Garania de returnare a prefinanrii
Graficul estimativ de depundere a cererilor de rambursare
Cerere prefinanare
Implementare activiti proiect
Fluxul documentelor Fluxul prefinanrii
Implementare activiti proiect
Se consider un proiect cu durata de implementare de 3 (trei) ani, care a obinut prefinanare.
luna 3 Anul I
25 % cheltuieli
luna 6
luna 9
25 % cheltuieli
luna 12
Raport tehnic trimestrial
Cerere rambursare Raport tehnicofinanciar Documente justificative pentru cheltuieli
Raport tehnic trimestrial Cerere rambursare Raport tehnicofinanciar Documente justificative pentru cheltuieli
Raport audit
OI
Serviciul de Certificare a Cheltuielilor
OI
OI
OI
AMPOSDRU
20
luna 3 Anul II
25 % cheltuieli
luna 6
luna 9
25 % cheltuieli
luna 12
Raport tehnic trimestrial Cerere rambursare Raport tehnicofinanciar Documente justificative pentru cheltuieli
Raport audit
OI
OI
OI
OI
AMPOSDRU AMPOSDRU
21
luna 3 Anul III
25 % cheltuieli
luna 6
luna 9
luna 12
Cererea de rambursare final Raport audit
OI
OI
OI OI AMPOSDRU
22
UNIUNEA EUROPEAN
III. OBLIGAIILE BENEFICIARULUI

3.1. Obligaiile contractuale ale Beneficiarului
Care sunt obligaiile Beneficiarului? n conformitate cu Articolul nr. 9 din contractul de finanare, beneficiarul are urmtoarele obligaii: (1) Beneficiarul trebuie s asigure managementul i implementarea proiectului n concordan cu prevederile acestui contract, ale legislaiei comunitare i naionale i cu instruciunile emise de AMPOSDRU, cu maximum de profesionalism, eficien i n conformitate cu cele mai bune practici n domeniu. Implementarea proiectului trebuie s se desfoare n conformitate cu: 1. prevederile contractului de finanare, inclusiv anexele acestuia; 2. cadrul legislativ comunitar i naional; 3. instruciunile emise de AMPOSDRU dup semnarea contractului de finanare. Din punct de vedere tehnic i financiar, proiectul trebuie s i ating toi indicatorii propui n cererea de finanare. n cazul n care nu au fost atinse toate obiectivele i indicatorii asumai, AMPOSDRU/OI responsabil poate decide diminuarea valorii finale a plilor efectuate, proporional cu gradul de realizare al obiectivelor v rugm s consultai n acest sens seciunile referitoare la rambursarea cheltuielilor din prezentul Manual (Capitolul 5). n consecin, beneficiarul trebuie s depun toate eforturile pentru finalizarea cu succes a proiectului. n cazul n care contractul de finanare este reziliat din culpa Beneficiarului, respectiv beneficiarul nu respect punctele 1, 2 i 3 de mai sus, acesta va fi exclus de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani.
(2) Beneficiarul va fi singurul rspunztor n faa AMPOSDRU pentru implementarea proiectului, att pentru aciunile sau inaciunile sale, ct i ale partenerului/partenerilor. Schimbarea partenerilor n cursul implementrii proiectului nu este permis. Pe parcursul implementrii proiectului, beneficiarul nu poate justifica nendeplinirea obligaiilor contractuale din cauza unuia dintre partenerii implicai n proiect sau a unuia dintre subcontractorii
si. Beneficiarul este singurul responsabil pentru implementarea deplin tuturor activitilor proiectului. De asemenea, orice depire a capitolelor bugetare din Bugetul aprobat al proiectului va fi n responsabilitatea Beneficiarului i va fi acoperit din alte surse dect contribuia proprie la proiect. La momentul depunerii cererii de finanare i semnrii Acordului de Parteneriat, se consider c Beneficiarul a obinut confirmarea implicrii partenerilor pentru derularea activitilor propuse, cel puin pn la finalizarea proiectului. n plus, decizia de acordare a finanrii a fost luat i pe baza evalurii capacitii operaionale i financiare a consoriului ca ntreg i nu pentru fiecare membru n parte. De aceea, beneficiarul nu poate solicita schimbarea partenerilor n timpul implementrii proiectului.
(3) Beneficiarul are obligaia de a solicita punctul de vedere oficial al AMPOSDRU/OI

responsabil, cu privire la orice aspect survenit n implementarea proiectului de natur s afecteze buna implementare a acestuia, precum i n orice situaie n care apar neclariti cu privire la clauzele contractului de finanare.
(4) Beneficiarul este obligat s respecte prevederile cuprinse n cererea de finanare referitoare la asigurarea conformitii cu politicile Uniunii Europene i naionale, n special cele privind achiziiile publice, egalitatea de anse i nediscriminarea, informarea i publicitatea, dezvoltarea durabil i ajutorul de stat, acolo unde este cazul. Respectarea articolului de mai sus se va verifica pe baza rapoartelor tehnice trimestriale, a rapoartelor tehnico-financiare i a documentelor justificative. n cazul n care AMPOSDRU/OI responsabil consider c Beneficiarul nu respect cadrul legislativ din articolul de mai sus, AMPOSDRU poate lua decizia excluderii beneficiarului de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani.
(5) Beneficiarul are obligaia de a deschide un cont special de proiect prin care va efectua toate plile aferente implementrii proiectului, inclusiv plile efectuate din contribuia proprie. n acest cont beneficiarul va primi sumele aferente prefinanrii solicitate, dup caz, precum i sumele aferente rambursrii cheltuielilor efectuate, n urma transmiterii cererilor de rambursare (v rugm s consultai n acest sens seciunile specifice din cadrul Capitolului 5 al prezentului Manual). Valoarea contribuiei beneficiarului pentru proiect (2%, respectiv 5% din valoarea total a cheltuielilor eligibile) trebuie evideniat pe parcursul implementrii i pn la finalizarea proiectului prin acest cont. De asemenea, din acest cont beneficiarul va efectua plata cheltuielilor realizate n cadrul proiectului. Orice cheltuial efectuat prin orice alt cont va fi considerat neeligibil i nu va fi rambursat de AMPOSDRU. De asemenea, solicitarea rambursrii unei cheltuieli efectuate prin orice alt cont, n
24
afara contului special al proiectului, poate constitui neregul, iar AMPOSDRU va iniia procedurile specifice n acest sens (v rugm s consultai Capitolul 4 Nereguli din prezentul Manual).
(6) Beneficiarul va deschide contul special de proiect n sistemul Trezoreriei Statului. Deschiderea contului special pentru proiect este condiie obligatorie pentru acordarea finanrii nerambursabile. n acest sens, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale n vigoare, n calitate de Beneficiar, dup semnarea contractului de finanare, vei deschide un cont la unitatea teritorial a Trezoreriei Statului. Acest cont va fi utilizat numai pentru derularea activitilor proiectului pentru care s-a primit finanare nerambursabil, n conformitate cu detaliile precizate la articolul anterior. Pentru informaii suplimentare v rugm s consultai seciunile privind plata prefinanrii i rambursarea cheltuielilor din Capitolul 5 al prezentului Manual.
(7) Beneficiarul este obligat s utilizeze fondurile din contul special al proiectului exclusiv pentru plile necesare implementrii activitilor proiectului, n conformitate cu Anexa 1 Cererea de finanare (anex a contractului de finanare). Fondurile existente n cadrul contului special al proiectului sunt constituite din: valoarea aferent prefinanrii solicitate (dup caz), valoarea aferent a cheltuielilor rambursate, valoarea aferent contribuiei minime eligibile a beneficiarului (2%-5% din valoarea total eligibil a proiectului, n funcie de tipul organizaiei beneficiarului). Valoarea aferent prefinanrii i sumele rambursate constituie finanarea nerambursabil acordat pentru proiect. Fondurile existente n contul special al proiectului trebuie s fie utilizate exclusiv pentru plata cheltuielilor efectuate pentru proiect, prevzute n bugetul cererii de finanare i corespondente activitilor proiectului prevzute n cererea de finanare. Utilizarea acestor sume pentru orice alt cheltuial corespondent unei activiti n afara proiectului reprezint o nclcare a acestui articol i se va considera neregul, iar AMPOSDRU va iniia procedurile specifice n acest sens (v rugm s consultai Capitolul 4 Nereguli din prezentul Manual).
(8) Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil analitic a proiectului, utiliznd conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operaiunilor referitoare la implementarea proiectului, n conformitate cu dispoziiile legale. Pentru detalii privind contabilitatea proiectului, v rugm s consultai seciunile specifice prezentul Manual (Capitolul 5).
25
(9) n situaia n care implementarea proiectului presupune achiziionarea de bunuri, servicii sau execuia de lucrri, Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile legislaiei naionale n vigoare n domeniul achiziiilor publice. Respectarea prevederilor legislaiei naionale n vigoare privind achiziiile publice constituie condiie obligatorie pentru primirea i utilizarea finanrii nerambursabile din FSE prin POSDRU. Pentru detalii privind modalitatea de efectuare a achiziiilor publice n cadrul unui proiect finanat din POSDRU v rugm s consultai seciunea 2 Achiziii publice din prezentul capitol. Nerespectarea prevederilor legislaiei naionale n vigoare privind achiziiile publice constituie nclcare a prevederilor contractuale i poate conduce la reducerea finanrii nerambursabile acordate i/sau recuperarea tuturor fondurilor nerambursabile acordate pentru proiect. n acest sens, AMPOSDRU poate lua decizia excluderii beneficiarului de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani.
(10) Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris AMPOSDRU/OI responsabil, cu cel puin 15 (cincisprezece) zile nainte de data la care dorete ca modificarea s produc efecte, n urmtoarele situaii: a) modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n limita a 15% ntre capitole bugetare, cu excepia cheltuielilor generale de administraie i a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la aceasta; b) schimbarea adresei sediului social al beneficiarului; c) schimbarea contului special deschis pentru proiect; d) nlocuirea sau introducerea de membri n echipa de implementare a proiectului; e) nlocuirea reprezentantului legal; f) nlocuirea auditorului. Pentru detalii privind modificarea contractului prin notificare, v rugm s consultai capitolul 5.10 Modificarea contractelor al prezentului Manual.
(11) Orice notificare transmis de Beneficiar ctre AMPOSDRU/OI responsabil, n conformitate cu art.9 A(10) va fi considerat valabil numai dac a fost fcut n scris n conformitate cu Anexa 9 Notificare pentru modificarea contractului, semnat de ctre reprezentantul legal i tampilat corespunztor. Beneficiarul va considera notificarea aprobat tacit dac n termen de 15 (cincisprezece) zile de la data nregistrrii la sediul AMPOSDRU/OI responsabil, nu sunt formulate obieciuni cu privire la modificarea solicitat.
(12) Beneficiarului are obligaia de a solicita ncheierea unui act adiional, n conformitate cu Anexa 10 Act adiional n urmtoarele situaii:
26
a) orice modificare intervenit n bugetul estimat al proiectului care depete limita a 15% ntre capitole bugetare, cu excepia cheltuielilor generale de administraie i a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la aceasta; b) modificarea planului de implementare a activitilor; c) includerea de noi activiti eligibile care s contribuie la atingerea rezultatelor i obiectivului specific al proiectului; d) modificarea listei de achiziii publice aprobate iniial n cadrul proiectului; e) modificarea duratei de implementare a proiectului n conformitate cu prevederile art.2(3). Pentru detalii privind modificarea contractului prin act adiional, v rugm s consultai capitolul 5.10 Modificarea contractelor al prezentului Manual.
(13) Beneficiarul va solicita AMPOSDRU ncheierea unui act adiional pentru aspectele menionate la art.9(12) cu cel puin 30 (treizeci) de zile nainte de data la care dorete ca modificarea s produc efecte. Actul adiional va fi considerat valabil numai dac a fost fcut n conformitate cu Anexa 10 Act adiional, semnat de ctre reprezentantul legal i tampilat corespunztor. Un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanilor. Pentru detalii privind modificarea contractului prin act adiional, v rugm s consultai capitolul 5.10 Modificarea contractelor al prezentului Manual.
(14) n orice alt situaie care nu a fost enunat la art.9 A(10) i art.9 A(12) beneficiarul are obligaia de a solicita AMPOSDRU/OI responsabil, un punct de vedere oficial.
(15) Beneficiarul are obligaia de a raporta stadiul implementrii proiectului prin transmiterea de rapoarte tehnice i financiare n conformitate cu Anexa 11 Raport tehnico-financiar. Pentru detalii, v rugm s consultai capitolul 5.7 Monitorizare.
(16) Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile Directivei CE/95/46 privind protecia persoanelor fizice n ceea ce privete prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, transpus n legislaia naional prin Legea nr.677/2001, precum i prevederile Directivei 2002/58/CE privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, transpus n legislaia naional prin Legea nr.506/2004. Beneficiarul va informa persoanele din grupul int al proiectului despre obligativitatea sa de a furniza datele lor personale, cu respectarea dispoziiilor legale menionate. n acest sens,
27
participanii vor semna o declaraie prin care i dau acordul privind utilizarea i publicarea datelor personale.
(17) Pe toat perioada de implementare a proiectului, Beneficiarul va transmite [AMPOSDRU sau OI responsabil],la fiecare 3 (trei) luni, previziuni actualizate privind cheltuielile care urmeaz a fi efectuate n trimestrul urmtor, n conformitate cu Anexa 14 Previziuni actualizate.
(18) Beneficiarul are obligaia de a pune la dispoziia [AMPOSDRU sau OI responsabil], Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit, Departamentului de Lupt Anti-fraud, Comisiei Europene, Curii Europene de Conturi i/sau oricrui alt organism abilitat s verifice modul de utilizare a finanrii nerambursabile, la cerere i n termen, documentele i/sau informaiile solicitate i s asigure toate condiiile pentru efectuarea verificrilor la faa locului.
(19) n vederea efecturii verificrilor prevzute la art.9(18), Beneficiarul se angajeaz s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice i s pun la dispoziie documentele solicitate privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului, att pe suport de hrtie, ct i n format electronic. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate astfel nct s permit verificarea lor. Beneficiarul este obligat s informeze AMPOSDRU cu privire la locaia arhivrii documentelor, n termen de 3 (trei) zile de la trimiterea solicitrii.
(20) Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.
(21) Beneficiarul este obligat s declare pe proprie rspundere c finanarea obinut pentru implementarea proiectului nu se suprapune cu alte finanri primite din bugetul de stat sau alte bugete ale Comunitii Europene, conform Anexei 12 Declaraie privind evitarea dublei finanri.
(22) Beneficiarul se oblig s menin exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea proiectului. Pentru detalii, v rugm s consultai capitolul 5.8 Perioada de implementare a proiectului.
28
(23) Beneficiarul i va asuma integral rspunderea pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa sa pe parcursul implementrii Proiectului. AMPOSDRU va fi degrevat de orice responsabilitate pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa Beneficiarului.
(24) Beneficiarul va asigura n implementarea proiectului respectarea prevederilor privind msurile de informare i publicitate. Pentru detalii, v rugm s consultai seciunea specific Informare i publicitate a prezentului Manual.
29
3.2 Achiziii publice n cadrul proiectului

n situaiile n care implementarea proiectelor finanate n cadrul POS DRU din FSE necesit ncheierea unor contracte de achiziii, n calitate de beneficiar avei obligaia de a respecta prevederile legislaiei n domeniul achiziiilor publice i s acordai contractul ofertantului care asigur cea mai bun valoare pentru suma alocat, cu alte cuvinte, cel mai bun raport pre-calitate cu respectarea principiilor tratamentului egal, recunoaterii reciproce, transparenei, proporionalitii, eficienei utilizrii fondurilor publice i asumrii rspunderii. AMPOSDRU i OI au resposabilitatea s efectueze verificri care s acopere aspecte administrative, financiare, tehnice i fizice ale operaiunilor selectate i aprobate. Verificrile operaiunilor includ att verificri administrative ct i verificri la faa locului. AMPOSDRU a elaborat prezenta seciune din manual pentru a pune la dispoziia dumneavoastr un instrument de lucru prin care sunt detaliate rolurile i responsabilitile fiecrei pri implicate n procesul de implementare a proiectelor finanate de FSE prin POSDRU i nu se substituie n nici o privin i sub nici o form prevederilor legislaiei relevante aplicabile. n cazul unui conflict ntre prevederile prezentei seciuni din ghid i dispoziiile legislaiei relevante n materia achiziiilor publice, acestea din urm vor prevala. Aa cum s-a prevzut n contractul de finanare, n calitate de beneficiar putei achiziiona bunuri/servicii/lucrri care trebuie s contribuie la atingerea obiectivelor i rezultatelor estimate i s fie furnizate/prestate/executate cu respectarea tuturor aspectelor menionate n Ghidul Solicitantului aferent AP i DMI, precum i n cererea de finanare (exemplu: caracteristici tehnice, numr de uniti, costurile unitare i totale etc.). n scopul achiziionrii bunurilor/serviciilor/lucrrilor prevzute n bugetul proiectului, avei obligaia de a aplica i de a respecta prevederile legislaiei n materia achiziiilor publice. Cadrul legislativ aplicabil n materia achiziiilor publice este prezentat n Anexa 3.2.1. a prezentului Manual.
Atenie!
Desfurarea procedurii de achiziie precum i derularea efectiv a contractului de achiziie public, inclusiv plata bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate trebuie s se ncadreze n interiorul intervalului de timp prevzut n graficul activitilor proiectului (cuprins n cererea de finanare anex a contractului de finanare) i dup data menionat n Notificarea de demarare a proiectului transmis Beneficiarului de ctre AMPOSRU. Beneficiarii au obligaia s ia msurile i s ntreprind toate diligenele necesare pentru ncadrarea n graficul de planificare a activitilor proiectului.
3.2.1.Cnd se aplic prevederile legislaiei privind achiziile publice?
30
Beneficiarul trebuie s aplice legislaia n materia achiziiilor publice atunci cnd atribuie un contract de achiziie public prevzut n cererea de finanare i n bugetul proiectului. Referin: Ordonana de urgen nr.34/2006, art.8-10 Contractele de achiziie public pot fi: contracte de furnizare (P); contracte de servicii (S); contracte de lucrri (L). Tip contract Exemple1 - consumabile birou (achiziia hrtiei de scris, toner pentru copiator etc.); - echipamente i bunuri (achiziia de mobilier, copiatoare, calculatoare, imprimante etc.); - combustibil; - vehicul prin leasing, cu sau fr opiune de cumprare; - servicii de contabilitate, de audit financiar; - servicii de arhitectur, servicii de inginerie specilizat (achiziia de studii de fezabilitate i proiecte tehnice necesare executrii lucrrilor de construcii prevzute n proiect); Contract de servicii (vezi Anexa 2A i 2B din Ordonana de urgen nr.34/2006) - servicii de publicitate a proiectului (crearea, producerea i/sau difuzarea de materiale de promovare prin intermediul mijloacelor de informare n mas scrise, audiovizuale sau electronice); - servicii de administrare a cldirilor; - contracte pentru transportul i cazarea persoanelor implicate n proiect2. Contract de lucrri - reabilitarea/modernizarea de cldiri; - reabilitarea i modernizarea utilitilor.
Contract de furnizare
3.2.2.Cnd nu se aplic prevederile legislaiei privind achiziiile publice?

Beneficiarul nu va aplica legislaia n materia achiziiilor publice pentru ncheierea urmtoarelor tipuri de contracte:
A se vedea i Ordinul MMFES/MEF nr.3/176 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin POS DRU 2007-2013 publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 86/2008, Partea I. 2 Sunt considerate servicii din categoria celor incluse n anexa nr. 2B din Ordonana de urgen nr.34/2006, iar obligaia de a aplica prevederile acesteia se impune numai pentru contracte a cror valoare este mai mare de 125.000 euro, fr TVA, i se limiteaz numai la respectarea prevederilor art. 35-38 i art. 56.
31
a) contracte care au ca obiect nchirierea de cldiri existente, alte bunuri imobile ori a drepturilor asupra acestora; b) contracte care se refer la angajarea de for de munc, respectiv contracte de munc3.
3.2.3. Roluri i responsabiliti

A) Rolul i responsabilitile AMPOSDRU AMPOSDRU este responsabil n totalitate pentru gestionarea i implementarea POSDRU n conformitate cu principiile managementului financiar eficace i separrii clare a funciilor. AM POS DRU, prin Serviciul Unitatea de Implementare a Proiectului, are rolul de a verifica i ndruma Beneficiarii proiectelor n procesul de achiziii publice efectuate pentru implementarea proiectelor finanate din Fondul Social European prin POSDRU.
n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de ctre Beneficiarii proiectelor de care este responsabil, AMPOSDRU are urmtoarele responsabiliti: s impun Beneficiarului, prin contractul de finanare pe care l administreaz, aplicarea prevederilor Ordonanei de urgen nr.34/2006 pentru atribuirea contractelor de achiziie public incluse n bugetul acestuia; s asigure OI ndrumri metodologice pentru activitile de verificare pe care acestea au obligaia i responsabilitatea s le efectueze, potrivit acordurilor de delegare de funcii; s verifice modul de efectuare a achiziiilor publice de ctre Beneficiarul proiectului finanat din FSE prin POS DRU, pe baz de eantion precum i n cadrul misiunilor de control; s verifice, n proporie de 100%, prin intermediul Serviciului Unitatea de Implementare a Proiectului, documentaiile elaborate i naintate de Beneficiar pentru achiziiile prevzute n cadrul proiectelor pe care le gestioneaz4, respectiv: documentaia de atribuire; (DA) documentaia de chemare la competiie; (DCC) documentaia privind desfsurarea procedurii de atribuire; (DPA) s transmit rspunsuri cu caracter consultativ ctre Beneficiarii proiectelor finanate de FSE prin POSDRU n cadrul AP/DMI pe care le gestioneaz, utiliznd modelul din Anexa 3.2.3 n cel mai scurt timp dar care nu trebuie sa depeasc 10 zile caledaristice n cazul DA i DCC, respectiv 2 zile calendaristice n cazul DPA, coninnd: fie comentarii/observaii privind aspectele constatate n cursul efecturii verificrii documentelor prezentate n cazul n care verificarea efectuat a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei aplicabile;
n acest caz se vor aplica reglementrile naionale n materia angajrii forei de munc (Legea nr.53/2006 Codul muncii). 4 A se consulta n acest sens Anexa . a prezentului Manual.
32
fie meniunea fr observaii, n cazul n care verificarea efectuat nu a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei aplicabile.
B) Rolul i responsabilitile OIPOSDRU Pentru axele prioritare i domeniile majore de intervenie din POSDRU a cror responsabilitate a implementare au fost desemnate OIPOSDRU, acestea vnd rolul de a verifica i ndruma Beneficiarii n procesul de achiziii publice efectuate pentru implementarea proiectelor finanate de Fondul Social European prin POSDRU. n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de ctre Beneficiarii proiectelor, OI au responsabilitatea verificrii, n proporie de 100%, a documentaiilor de atribuire i de chemare la competiie elaborate de ctre beneficiarii care efectueaz achiziii publice n cadrul proiectelor pe care le implementeaz i a transmiterii ctre acetia rspunsurilor cu caracter consultativ care conin comentarii/observaii privind aspectele constatate n cursul efecturii verificrii cu privire la nclcarea sau eludarea legislaiei aplicabile.
n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de ctre Beneficiarii proiectelor de care este responsabil, OIPOSDRU are urmtoarele responsabiliti: s verifice n proporie de 100% documentaiile elaborate i naintate de ctre Beneficiar pentru achiziiile prevzute n cadrul proiectului: documentaia de atribuire; (DA) documentaia de chemare la competiie; (DCC) documentaia privind desfsurarea procedurii de atribuire; (DPA) s transmit rspunsuri cu caracter consultativ ctre Beneficiar, utiliznd Anexa 3.2.3, n cel mai scurt timp dar care nu trebuie s depeasc 10 zile caledaristice n cazul DA i DCC, respectiv 2 zile calendaristice n cadul DPA, coninnd: fie comentarii/observaii privind aspectele constatate n cursul efecturii verificrii documentelor prezentate n cazul n care verificarea efectuat a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei aplicabile; fie meniunea fr observaii, n cazul n care verificarea efectuat nu a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei aplicabile.
C) Rolul i responsabilitile Beneficiarului n scopul achiziionrii bunurilor/serviciilor/lucrrilor prevzute n bugetul proiectului (a se vedea n acest sens anexele contractului de finantare), Beneficiarul are obligaia s aplice i s respecte prevederile legislaiei naionale n materia achiziiilor publice. n conformitate cu principiul asumrii rspunderii, stabilirea circumstanelor de ncadrare pentru aplicarea fiecrei proceduri prevzute de OUG nr.34/2006, inclusiv pentru cumprarea direct intr n responsabilitatea exclusiv a beneficiarului.
33
Beneficiarii proiectelor finanate de FSE prin POSDRU au urmtoarele responsabiliti: s prezinte AM/OI responsabil, spre verificare, cu cel puin 20 de zile nainte de data estimat pentru nceperea procedurii de atribuire, utiliznd Anexa 3.2.4, urmtoarele documentaii: documentaia de atribuire; (DA) documentaia de chemare la competiie (DCC) s asigure publicarea invitaiei/anunului de participare prevzut n OUG nr.34/2006 n SEAP, n Monitorul Oficial al Romniei5 Partea a VI-a Achiziii publice i n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene6, dup caz; s prezinte AM/OI responsabil, spre verificare, documentaia privind derularea procedurii de atribuire (DCA), dup evaluarea ofertelor primite n cadrul procedurii, de ctre comisia de evaluare a ofertelor/persoana responsabil cu atribuirea contractului, i, oricum, nainte de aprobarea de ctre conductorul Beneficiarului a raportului de atribuire, utiliznd Anexa 3.2.4; s asigure publicarea anunului de atribuire a contractului prevzut n OUG nr.34/2006 n SEAP, n Monitorul Oficial al Romaniei partea a VI-a Achiziii publice (dup 1 ianuarie 2008, publicarea n Monitorul Oficial al Romaniei este facultativ) i n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene7, dup caz; s semneze contractul de achiziie public cu ofertantul declarat ctigtor n urma evalurii ofertelor primite i atribuirii contractului de achiziie; s ntocmeasc dosarul achiziiei publice, s-l pstreze att timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice, dar n nici nu caz mai puin de 3 ani care urmeaz nchiderii oficiale a POSDRU de ctre Comisia European i s-l pun la dispoziia organelor de control (a se consulta n acest sens seciunea specific Arhivarea din prezentul Manual).
3.2.4. Proceduri utilizate
Care sunt procedurile pe care trebuie s le aplice Beneficiarul proiectului atunci cnd atribuie contractul de achizitie public i care sunt documentele care trebuie ntocmite? Bugetul proiectelor finanate de FSE prin POS DRU include costuri care intr n sfera de aplicabilitate a prevederilor legale privind achiziiile publice (costuri cu materialele consumabile, costuri cu bunuri i echipamente, costuri cu publicitatea proiectelor etc.).
Dup 1 ianuarie 2008, publicarea n M.Of. este facultativ OUG nr. 34/2006, modificat de OUG nr.94/2007, art.299. Publicarea anunului de participare n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene este obligatorie n cazul Beneficiarilor care sunt autoriti contractante aa cum sunt definite la art.8 din OUG nr.34/2006 iar valoarea estimat a contractelor care urmeaz s fie atribuite este mai mare dect pragul valoric prevzut de art. 55 alin.(2). 7 Idem, art. 57 alin.(2) din OUG nr.34/2006.
6
34
Implicarea consilierului juridic, membru al echipei de management a proiectului, cu cunostine temeinice n domeniul achiziiilor publice, este esenial n procesul de atribuire a contractelor de achiziie public desfurate de Beneficiar.
Proceduri de achiziie Tip contract Cerere de oferte < 75.000 < 10.000 500.000 Contract de lucrri (L) Et.1 pct.1-2 Et.2 pct.1, 4 Et. 5 pct.1,3, 5,6 Et. 6 pct.2 Et.7, Et. 8 <500.00 0 Licitaie deschis Referin legislaie
Achiziie directa
Licitaie restrns
Valoarea estimat, n euro,fr TVA
Contract de furnizare (P) Contract de servicii (S)
75.000
OUG 34/2006 art.19, 20(1) i art.124
Etape de parcurs n procesul de atribuire a contractului Vezi punctul 3.2.5. (Anexa 3.2.5)
Et.1, Et.2, Et.3, Et.4, Et.5, Et.6, Et.7, Et.8
3.2.5. Etapele procesului de atribuire
Care sunt etapele procesului de atribuire a contractelor de achiziie public pe care Beneficiarul proiectului trebuie s le parcurg?
Etapa 1 Estimarea valorii contractului de achiziie public
Beneficiarul trebuie:
35
1. S
stabileasc necesitile de achiziii n cadrul proiectului, corepondena produselor/serviciilor/lucrrilor cu codurile CPV i s estimeze valoarea contractului de achiziie public
Beneficiarul trebuie s stabileasc ce trebuie s achiziioneze (caracteristici tehnice, cantitatea), cnd este necesar achiziia (n strns relaie cu activitile prevzute n proiect), cum se face achiziia (cumprare, nchiriere, leasing). Beneficiarul va estima valoarea contractului de achiziie public pe baza calculrii i nsumrii tuturor sumelor pltibile pentru ndeplinirea contractului de furnizare/servicii/lucrri, fr TVA, lund n considerare orice forme de opiuni i orice eventuale suplimentri sau majorri ale valorii contractului. Valoarea estimat a contractului de achiziie trebuie s fie valabil la data transmiterii spre publicare a invitaiei de participare sau a anunului de participare.
2. S aleag procedura de achiziie public n funcie de valoarea estimat a contractului de achiziie Regula de atribuire a contractelor de achiziie public este licitaia deschis sau licitaia restrns.
Excepii de la regul sunt: - dialogul competitiv; - negocierea cu/fr publicarea prealabil a unui anun de participare; - cererea de oferte. Cererea de oferte se aplic numai n cazul n care valoarea estimat pentru contractul respectiv se afl sub 75.000 euro, fr TVA, pentru contractele de furnizare/servicii i 500.000 euro, fr TVA, pentru contractele de lucrri. Modalitile speciale de atribuire sunt: - acordul-cadru; - licitaia electronic; - sistemul de achiziie dinamic. n msura n care valoarea achiziiei de produse/servicii/lucrri, estimat conform prevederilor OUG nr.34/2006, fr TVA, nu depete echivalentul n lei a 10.000 euro, Beneficiarii au dreptul de a achiziiona direct produsele/serviciile/lucrrile respective.
Referin: OUG nr.34/2006, art. 19, 20, 25-32, 124, 142-169, Anexele 1, 2A i 2B; HG nr. 925/2006, art. 5; Ghidul ANRMAP nr.155/2006 Capitolul IV; Regulamentul (CE) nr. 2195 al Parlamentului European i al Consiliului din 5 noiembrie 2002 privind Vocabularul Comun al achiziiilor publice (CPV) modificat prin Regulamentul (CE) nr. 2151 al Comisiei din 16 decembrie 2003.
La alegerea unei anumite proceduri de achiziie public, Beneficiarul va avea n vedere: complexitatea contractului de achiziie public respectiv;
36
costurile implicate de atribuirea contractului respectiv; nivelul de dezvoltare i concurena pe pia din domeniul achiziiei respective pentru a se putea alege ntre licitaia deschis i licitaia restrnsa; constrngeri cum ar fi urgena, compatibilitatea cu produse.
Atentie!
n situaia n care obiectul contractului nglobeaz produse/servicii/lucrri crora li se asociaz mai multe coduri CPV, procedura de atribuire se alege n funcie de valoarea cumulat a acestora (a se vedea Ghidul ANRMAP Capitolul 4, etapa 1, punctul 5). n cazul alegerii unei proceduri alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns, Beneficiarul va ntocmi o not justificativ (vezi art. 5 alin.(2) din H.G. nr.925/2006).
3. S stabileasc calendarul procedurii de atribuire La elaborarea calendarului procedurii de atribuire, Beneficiarul va avea n vedere: ncadrarea n intervalul de timp prevzut n graficul activitilor proiectului; produsele/serviciile/lucrrile s fie furnizate/prestate/executate n perioada de implementare a proiectului prevzut n contractul de finanare i graficul activitilor; respectarea termenelor prevzute n legislaia aplicabil ntre data publicrii anunurilor i data stabilit pentru depunerea ofertelor; perioada de ateptare a eventualelor contestaii; alte termene ce pot influena procedura.
Atenie!
Calendarul procedurii de achiziie publica se ataeaz la documentaia de atribuire prezentat spre verificare AMPOSDRU/OI responsabil. Desfurarea procedurii de achiziie precum i derularea efectiv a contractului de achiziie public, inclusiv plata bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate trebuie s se ncadreze n interiorul intervalului de timp prevzut n graficul activitilor proiectului (cuprins n cererea de finanare anex a contractului de finanare) i dup data menionat n Notificarea de demarare a proiectului transmis Beneficiarului de ctre AMPOSDRU.
37
Documentele care trebuie ntocmite de beneficiar n aceast etap sunt prezentate n Anexa 3.2.5. Aceste documente se vor ataa documentaiei de atribuire naintat de Beneficiar, spre verificare, AMPOSDRU/OI responsabil.
Etapa 2 Elaborarea documentaiei de atribuire (DA)
Beneficiarul trebuie: 1. S elaboreze caietul de sarcini n caietul de sarcini, Beneficiarul va descrie obiectiv produsele/serviciile/lucrrile (cerine, caracteristici tehnice etc.) n raport cu necesitile de implementare ale proiectului.
2. S
stabileasc cerinele ofertanilor/candidailor
minime
de
calificare
criteriile
de
selecie
Beneficiarul va stabili cerinele minime de calificare i criteriile de selecie a ofertanilor/candidailor n funcie de exigenele specifice contractului. Atunci cnd stabilete aceste cerine, Beneficiarul va ntocmi o not justificativ pe care o va ataa documentaiei de atribuire naintat spre verificare AMPOSDRU/OI responsabil. 3. S stabileasc criteriul de atribuire a contractului de achiziie Criteriul de atribuire a contractului de achiziie poate fi numai: fie oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic, fie, n mod exclusiv, preul cel mai sczut.
Atunci cnd stabileste criteriul de atribuire, Beneficiarul va ntocmi o not justificativ pe care o va ataa documentaiei de atribuire naintat spre verificare AMPOSDRU/OI responsabil.
4. S definitiveze Fia de date a achiziiei Fia de date a achiziiei cuprinde cel puin urmtoarele informaii i instruciuni: autoritatea contractant (n cazul achiziiilor publice, n calitate de Beneficiar avei rolul de autoritate contractant), n special cu privire la adres inclusiv telefon, fax, e-mail persoane de contact, mijloace de comunicare etc.; adresa de unde se poate achiziiona, descrca documentaia de atribuire; activitatea autoritii contractante; faptul c se achiziioneaz n numele altei autoriti (dac este cazul); modul de obinere de clarificri i alte informaii; soluionarea litigiilor; instituiile competente n soluionarea litigiilor (ex. Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor, inclusiv adresa, telefon, fax, e-mail; Curtea de Apel); obiectul contractului de achiziie public i durata acestuia; modul n care se va finaliza procedura;
38
dup caz, acordul-cadru, durata acestuia, numrul de operatori, valoarea minim i maxim a unui contract subsecvent; existena loturilor i modul de abordare; acceptarea/neacceptarea de oferte alternative; codul CPV; cantitatea produselor/serviciilor/lucrrilor; garanii solicitate garania de participare la licitaie, garania de bun execuie a contractului i perioada de valabilitate a acestora; perioada de valabilitate a ofertei; procedura aplicat i dac aceasta are ca etap final licitaia electronic; cerinele minime de calificare, precum i documentele care urmeaz s fie prezentate pentru dovedirea ndeplinirii criteriilor de calificare i selecie, dac sunt solicitate; data limit de depunere (or/zi/lun/an), locul de depunere i ce alte formaliti trebuie ndeplinite n legtur cu participarea la procedura de atribuire; informaii privind modul de elaborare i prezentare a propunerii tehnice i financiare; informaii privind modul de elaborare i prezentare a ofertei; informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire; clauze contractuale obligatorii i specifice.
5. S stabileasc formularele i modelele utilizate de ofertant n cadrul ofertei sale.
Referin: OUG nr.34/2006 art. 15, 35-38, 176-196, 197-199; HG nr.925/2006, art. 8, 14, 15; Ghidului ANRMAP nr.155/2006 capitolul IV, formularele nr. 10 A12 I.
Documentaia de atribuire se definitiveaz dup verificarea de ctre AMPOSDRU/OI responsabil a claritii i veridicitii informaiilor cuprinse n documentele componente i a respectrii cerinelor de coninut i form prescrise prin formularele stabilite de legislaia aplicabil. Documentele care trebuie ntocmite de Beneficiar n aceast etap sunt prezentate n Anexa 3.2.5 i reprezint prti componente ale documentaiei de atribuire transmis spre verificare AMPOSDRU/OI responsabil.
Etapa 3 ntocmirea anunului de participare/invitaiei de participare (DCC)
n aceast etap, Beneficiarul trebuie:
39
1. S ntocmeasc anunul de participare/invitaia de participare Pentru asigurarea transparenei procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, Beneficiarul proiectului va ntocmi i publica invitaia de participare/anunul de participare.
Valoare estimat, n euro fr TVA P/S L< P/S L P/S L< < 125.0008 5.000.000 125.000 5.000.000 < 75.000 500.000 Coninutul minimal al anunului de participare/invitaiei de participare conform legislaiei n vigoare Vezi Anexa 1 din Hotararea Guvernului nr.925/2006. Vezi Anexa 3 din Ordonana de urgenta nr. 34/2006 Vezi Ordonanta de urgena nr.34/2006, art. 125 (2).
Anunul de participare
Invitaia de participare
2. S respecte termenele minime pentru depunerea candidaturilor/ofertelor, calculate de la data transmiterii acestora spre publicare a invitaiei de participare/anunului de participare
Termenele minime pentru depunerea candidaturilor/ofertelor Valoare estimat, n euro fr TVA SEAP9 Monitorul Oficial al Romniei Partea a VI-a Achiziii publice 1 zi, dup publicarea anunului n SEAP 1 zi, dup publicarea anunului n SEAP 1 zi, dup publicarea anunului n SEAP 1 zi, dup publicarea anunului n SEAP 1 zi, dup publicarea anunului n SEAP 1 zi, dup publicarea anunului n SEAP Jurnalul Oficial al Uniunii Europene Referine legislaie
Licitaia deschis
P/S L P/S L
< 125.000 < 5.000.000 125.000 5.000.000 Depunere candidaturi Depunere ofertele Depunere candidaturi Depunere oferte
28 zile
52 zile
52 zile
P/S L Licitaia restrans P/S L
< 125.000 <5.000.000
16 zile
22 zile 37 zile
37 zile
125.000 5.000.000
40 zile
40 zile
Cererea de oferte
P/S L
< 75.000 < 500.000
10 zile
OUG nr.34/2006 Art.76 (1) OUG nr.34/2006 Art.75 (1) OUG nr.34/2006 Art.84 OUG nr.34/2006 Art.90 (1) OUG nr.34/2006 Art.83 (1) OUG nr.34/2006 Art.89 (1) OUG 34/2006, art.127
n cazul achiziiei serviciilor de publicitate media, cu o valoare anuala cumulat estimat, fr TVA, mai mare dect echivalentul n lei a 2.000 euro, Beneficiarul va publica un anun de participare i un anun de atribuire. 9 La calculul termenelor minime pentru elaborarea i depunerea ofertelor de ctre operatorii economici interesai, Beneficiarul trebuie s ia n calcul, suplimentar, o marj de timp de 3 zile lucrtoare necesare ANRMAP s verifice i s transmit SEAP acceptul de publicare a anunului (vezi art.27 din HGR nr.925/2006). Pentru reducerea termenelor prezentate n tabel, se vor respecta condiiile prevzute la art. 75, 76, 127 din OUG nr.34/2006.
40
Important!
Documentaia de chemare la competiie se definitiveaz de Beneficiar dup verificarea de ctre AMPOSDRU/OI responsabil a claritii i veridicitii informaiilor cuprinse n documentul prezentat, a corespondenei cu informaiile din documentaia de atribuire i respectarea cerinelor minime de coninut stabilite de legislaia aplicabil.
Documentul care trebuie ntocmit de beneficiar n aceast etap este prezentat n Anexa 3.2.5 i reprezint documentaia de chemare la competiie.
Etapa 4 Publicarea anunului de participare/invitaiei de participare
n aceast etap, Beneficiarul trebuie participare/invitaiei de participare. Beneficiarul anunului/invitaiei de participare.
s asigure publicarea anunului de va ataa la dosarul achiziiei copia
Publicare n Valoare estimat, n euro fara TVA Monitorul Oficial al Romniei Partea a VI-a Achiziii publice Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
SEAP
P/S L Anunul de participare10
P/S L
Invitaia de participare
P/S L
< 125.000 <5.000.00 0 125.000 5.000.00 0 < 75.000 < 500.000
Etapa 5 Derularea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public
n aceast etap, Beneficiarul trebuie:

10
Idem 8
41
1. S pun la dispoziia operatorilor economici interesai documentaia de atribuire Aceast obligaie poate fi realizat: fie n urma unei solicitri scrise a operatorului economic interesat; fie prin accesarea direct i nerestricionat a unui fiier electronic, disponibil n SEAP i pe pagina de internet proprie. 2. S elaboreze i s transmit rspunsurile la clarificrile formulate de operatorii economici interesai Beneficiarul va rspunde la orice solicitare de clarificri solicitat de operatorul economic interesat, n mod clar, complet i fr ambiguiti, ct mai repede posibil, fr s depeasc 3 zile lucrtoare de la primirea solicitrii i fr s dezvluie identitatea celui care a solicitat clarificri.
3. S desemneze persoana/persoanele responsabile pentru evaluarea ofertelor (comisia de evaluare)
4. S ntocmeasc procesul-verbal de deschidere a ofertelor
Atenie!
nainte de preluarea atribuiilor specifice n cadrul procesului de evaluare, membrii comisiei de evaluare au obligaia de a semna pe propria rspundere o declaraie de confidenialitate i imparialitate prin care se angajeaz s pstreze confidenialitatea asupra coninutului ofertelor i c nu se afl ntr-o situaie care implic existena unui conflict de interese.
5.S evalueze ofertele primite i s ntocmeasc raportul procedurii prin care atribuie contractul de achiziie sau anuleaz procedura, dup caz
Comisia de evaluare va evalua ofertele primite n cadrul procedurii utiliznd criteriile minime din documentaia de atribuire, utiliznd criteriul de atribuire stabilit.
Atenie!
i. n cazul n care preurile ofertelor primite n cadrul procedurii de achiziie public depesc valoarea estimat i valoarea prevzut n bugetul proiectului (anex a contractului de finanare), Beneficiarul va anula procedura respectiv n condiiile prevzute de legislaia aplicabil. Dac Beneficiarul identific posibilitatea realocrii unor sume ntre capitolele bugetare, acesta poate: 1.1. Notifica AMPOSDRU/OI responsabil, atunci cnd modificrile fcute ntre capitolele bugetare sunt n limita a 15% (vezi contractul de finanare, art. 9 A (10) i (11)).
42
Modificarea operat nu poate s conduc n nici un caz la depirea procentului maxim prevzut pentru cheltuielile de tip FEDR. Beneficiarul va putea s repete procedura de achiziie, ncepnd cu etapa estimrii valorii contractului de achiziie, dac AMPOSDRU/OI responsabil nu formuleaz obieciuni asupra modificrilor, n termen de 15 zile de la data nregistrrii notificrii. 1.2. Solicita AMPOSDRU/OI responsabil, atunci cnd modificrile fcute ntre capitolele bugetare depesc limita a 15% (vezi contractul de finanare, art. 9 A (12) i (13)), ncheierea unui act adiional pentru modificarea att a bugetului proiectului ct i a listei de achiziii publice. Modificarea solicitat nu poate s conduc n nici un caz la depirea procentului maxim prevzut pentru cheltuielile de tip FEDR i/sau majorarea valorii contractului de finanare. Beneficiarul va putea s repete procedura de achiziie dup semnarea actului adiional de ctre AMPOSDRU, ncepnd cu etapa estimrii valorii contractului de achiziie. ii. n cazul n care preul ofertelor primite n cadrul procedurii de achiziie public sunt mai mici dect valoarea estimat i dect valoarea prevzut n bugetul proiectului, Beneficiarul poate solicita AMPOSDRU/OI responsabil, utiliznd procedura specific notificrii/actului adiional, realocarea sumei, reprezentnd economii n capitolul bugetar respectiv, pentru suplimentarea sumelor prevzute la alte capitole bugetare, justificnd acest lucru n mod corespunztor n strns legtur activitile eligibile ale proiectului.
Exemplificare: Beneficiarul i-a propus prin proiect s realizeze reabilitarea unei cldiri n care urmeaz s funcioneze o coal, prevznd n bugetul proiectului echivalentul n lei a 475.000 euro fr TVA. 1.La data iniierii procedurii, costul estimat pentru contractul de lucrri este de echivalentul n lei a 473.500 euro fr TVA, procedura aleas fiind aceea a cererii de oferte. 2.La data stabilit n invitaia de participare publicat n SEAP pentru deschiderea ofertelor, Beneficiarul consemneaz preurile ofertelor i se constat c nici unul dintre preurile oferite nu se situeaz sub valoarea estimat, depind astfel i suma prevzut n bugetul proiectului pentru aceast activitate (de exemplu au fost depuse oferte ale cror preuri depesc echivalentul n lei a 500.000 euro fr TVA). 3.Beneficiarul va anula procedura cererii de oferte deoarece ofertele primite depesc att pragul valoric sub care poate fi organizat procedura cererii de oferte ct i suma prevzut iniial n buget pentru aceasta activitate (suma este insuficient pentru realizarea contractului de lucrri). 4.n aceast situaie, Beneficiarul trebuie s analizeze dac exist posibilitatea realocrii unor sume excedentare la anumite linii bugetare i s utilizeze mijloacele oferite de prevederile contractului de finanare pentru modificarea bugetului proiectului (notificare sau act adiional). 5.Reluarea etapelor pentru organizarea unei noi proceduri de achiziie poate fi fcut numai dup ce AMPOSDRU a aprobat propunerea coninut n notificarea sau actul adiional naintat de Beneficiar.
43
Important!
Dup evaluarea ofertelor i stabilirea operatorului economic ctigtor de ctre comisia de evaluare, Beneficiarul va transmite AMPOSDRU/OI responsabil, spre verificare, documentaia privind derularea procedurii de achiziie. Pentru respectarea regulilor de evitare a conflictului de interese, persoanele responsabile din AMPOSDRU/OI responsabil pentru verificarea respectrii de ctre Beneficiari a obligaiilor cu privire la aplicarea legislaiei n materia achiziiilor publice de ctre Beneficiari, vor semna declaraii de confidenialitate i de evitare a conflictului de interese. Documentaia privind derularea procedurii se definitiveaz de Beneficiari dup verificarea de ctre AMPOSDRU/OI responsabil a claritii i veridicitii informaiilor, a respectrii cerinelor enunate n documentaia de atribuire i anunul de participare, a respectrii cerinelor minime de coninut stabilite de legislaia aplicabil.
6. S informeze operatorii economici asupra rezultatului procedurii Beneficiarul va informa ofertanii despre decizia referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau, dup caz, de anulare a procedurii i eventuala iniiere, ulterioar, a unei noi proceduri de atribuire. Termenul de transmitere a rezultatului procedurii este de 3 zile lucrtoare de la luarea deciziei de atribuire i aprobarea raportului procedurii de ctre conductorul Beneficiarului.
Referin: OUG nr. 34/2006, 66, 80, 93, 129, 213 (2); HG nr.925/2006 art.33, 71, 74, 83; Ghidul ANRMAP nr.155/2006, Capitolul IV, etapa 4, formularele nr.13, 14 i 15.
Documentele pe care trebuie s le ntocmeasc beneficiarul n aceast etap sunt prezentate n Anexa 3.2.5. Aceste documente vor fi ataate n faz de proiect la documentaia privind derularea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public (DCC).
Etapa 6 Semnarea contractului de furnizare/servicii/lucrri
44
n aceast etap Beneficiarul trebuie:
1. S respecte perioada de ateptare a contestaiilor din partea operatorilor economici nemulumii de rezultatul procedurii n cazul n care operatorii economici participani la procedur au contestat rezultatul procedurii de achiziie, procedura se suspend de drept pn la soluionarea contestaiilor de ctre instituiile competente (Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestaiilor, Curtea de Apel).
furnizare/servicii Tip contract lucrri furnizare/servicii lucrri
Valoarea estimat, n euro fr TVA < 125.000 < 5.000.000 125.000
Perioada de ateptare a contestrii rezultatului procedurii 5 zile
Referint legislaie OUG nr.34/2006 art.205 (2) OUG nr.34/2006 art.205 (1)
10 zile 5.000.000
Atenie!
Beneficiarul are dreptul s ncheie contractul de achiziie public cu ofertantul a crui ofert a fost stabilit ca fiind ctigtoare, pe baza propunerilor tehnice i financiare cuprinse n ofert i numai dup mplinirea termenelor prevzute n OUG nr.34/2006 pentru depunerea contestaiilor. n caz contrar, contractul de achiziie public este lovit de nulitate absolut.
2. S semneze contractul de achiziie cu operatorul economic ctigtor Beneficiarul va finaliza procedura de atribuire prin ncheierea i semnarea contractului de achiziie public.
3. S ntocmeasc anunul de atribuire Pentru asigurarea transparenei procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, Beneficiarul proiectului trebuie ntocmeasc i s publice anunul de atribuire. Proiectul/versiunea de lucru a anunului de atribuire va fi ataat DCC prezent de Beneficiar, spre verificare din punct de vedere al coninutului din documentaia prezentat.
45
Anunul de atribuire
Valoare estimat, n euro fr TVA P/S < 125.000 L < 5.000.000 P/S 125.000 L 5.000.000
Coninutul minimal conform legislaiei n vigoare Vezi Anexa 1 din Hotrrea Guvernului nr.925/2006. Vezi Anexa 3 din Ordonana de urgenta nr. 34/2006
4. S publice anunul de atribuire
Publicare n Valoare estimat, n euro fr TVA SEAP P/S L P/S L P/S L < 75.00011 < 500.000 < 125.000 <5.000.000 125.000 5.000.000 Monitorul Oficial al Romniei Partea a VI-a Achiziii publice Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
Anunul de atribuire
Referin: Ordonana de urgen nr.34/2006, art. 211-213; Hotrrea Guvernului nr. 925/2006, art. 89-98.
Etapa 7 Definitivarea dosarului achiziiei publice
Beneficiarul are obligaia de a ntocmi dosarul achiziiei publice pentru fiecare contract atribuit. Dosarul achiziiei publice, precum i ofertele nsoite de documentele de calificare i selecie se pstreaz i arhiveaz de ctre Beneficiar n conformitate cu prevederile capitolului Arhivarea din prezentul Manual. Dosarul achiziiei publice trebuie s cuprind documentele ntocmite/primite de autoritatea contractant n cadrul procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fr a se limita la urmtoarele: nota privind determinarea valorii estimate; anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i/sau, dup caz, invitaia de participare; documentaia de atribuire;
11
Idem 8.
46
nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire, n cazul n care procedura aplicat a fost alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns; procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor; formularele de ofert depuse n cadrul procedurii de atribuire; solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de Beneficiar (autoritatea contractant); raportul procedurii de atribuire; dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii; contractul de achiziie public, semnat; anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare; contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire, dac este cazul; documentul de recepie care conine informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale de ctre contractant.
Referin: OUG nr.36/2006, art. 56-57, 211-216; HG nr. 925/2006, art.89, 99-101; Ghid ANRMAP nr.155/2006.
Etapa 8 Derularea i finalizarea contractului
Contractul intr n efectivitate conform prevederilor contractuale: - fie dup constituirea garaniei de bun execuie, dac a fost solicitat; - fie la termenul convenit ntre pri.
Important!
Intrarea n efectivitate, derularea i finalizarea contractului trebuie s se realizeze n perioada de implementare a contractului de finanare, n limitele bugetare stabilite.
47
Contractul de achiziie se ncheie odat cu recepia produselor/serviciilor/lucrrilor furnizate/prestate/executate i semnarea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale. Documentul de recepie este un nscris esenial al dosarului achiziiei respective.
Modelele documentelor care dovedesc recepia produselor/serviciilor/lucrrile care au fcut obiectul unui contract de furnizare/servicii/lucrri sunt prezentate n urmtoarele anexe: Anexa nr. 3.2.8.1 modelul procesului verbal de recepie la terminarea lucrrilor; Anexa nr. 3.2.8.2 modelul procesului verbal de recepie a serviciilor; Anexa nr. 3.2.8.3 modelul procesului verbal de recepie a produselor.
Recepia reprezint operaiunea prin care autoritatea contractant i exprim acceptarea fa de produsele/serviciile/lucrrile rezultate n urma unui contract de achiziie public i pe baza creia efectueaz plata.
48
3.3. Informare i publicitate

n calitate de beneficiar al asistenei financiare nerambursabile prin POS DRU trebuie s asigurai vizibilitatea adecvat, transparena i promovarea corespunztoare a proiectului, a obiectivelor, a rezultatelor obinute etc.
Important!
Acceptarea finanrii din FSE presupune includerea dumneavoastr n lista beneficiarilor publicat de ctre AMPOSDRU i/sau OI responsabil n conformitate cu prevederile art.7(2) punctul d) din Regulamentul (CE) nr. 1828/2006. AMPOSDRU i OI public electronic, pe pagina de internet www.fseromania.ro, pe pagina de internet a OI responsabil i prin alte mijloace necesare i adecvate, lista beneficiarilor, numele operaiunilor i bugetul din fondurile publice alocate operaiunilor.
Responsabilitile dumneavoastr n calitate de beneficiar sunt prevzute de art.69 din Regulamentul Consiliului (CE) nr.1083/2006 de stabilire a prevederilor generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, i de art.8 i art.9 din Regulamentul Comisiei (CE) nr.1828/2006 privind stabilirea regulilor pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr.1083/2006 de stabilire a prevederilor generale ale Fondului European de Dezvoltare Regional, Fondului Social European i Fondului de Coeziune.
n acest sens, n calitate de beneficiar suntei responsabil pentru: realizarea msurilor de informare i publicitate prevzute de regulamentele anterior menionate; informarea tuturor persoanelor implicate n proiect cu privire la finanarea nerambursabil primit; notificarea clar i prin mijloace adecvate a faptului c proiectul implementat a fost selectat n cadrul POS DRU cofinanat din FSE; includerea unui paragraf sau a unei expresii care s fac referire la faptul c proiectul a fost selectat n cadrul POS DRU i este cofinanat din FSE n orice document, inclusiv orice certificat de participare sau diplom, realizate n cadrul proiectului.
Msurile de informare i publicitate pe care trebuie s le realizai, n calitate de beneficiar, vizeaz aspecte legate de utilizarea: (a) emblemei Uniunii Europene, n conformitate cu standardele grafice stabilite n Anexa 1 a Regulamentului (CE) nr.1828/2006, alturi de menionarea Uniunii Europene;
49
(b) (c) (d)
referinei privind Fondul Structural, respectiv Fondul Social European i utilizarea logo-ului FSE n conformitate cu standardele grafice stabilite; motto-ului stabilit de AMPOSDRU, subliniind valoarea adugat a interveniei, respectiv Investete n oameni!; emblemei Guvernului Romniei, n conformitate cu standardele grafice stabilite, alturi de menionarea Ministerului Muncii, Familiei i Egalitii de anse i a Autoritii de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane abreviat, respectiv Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse i AMPOSDRU; emblemei Instrumentelor Structurale n Romnia, n conformitate cu standardele grafice stabilite, alturi de textul Instrumente Structurale 2007-2013
(e)
Pentru obiecte promoionale mici, punctele (b), (c), (d) i (e) nu se vor aplica.
Regulile de vizibilitate stabilite pentru toate activitile de informare i publicitate sunt cuprinse n Manualul de Identitate Vizual. n calitate de Beneficiar avei obligativitatea de a respecta toate prevederile acestui Manual. Regulile specifice pentru activitile de informare i publicitate desfurate de dumneavoastr n calitate de beneficiar sunt prevzute n Anexa XX a prezentului manual. n calitate de beneficiar trebuie s prevedei resursele bugetare corespunztoare pentru activitile i produsele de informare i comunicare.
n cadrul rapoartelor tehnico-financiare transmise pe parcursul implementrii proiectului vei descrie toate activitile de informare i publicitate desfurate, aferente proiectului i vei anexa raportului, dup caz, documentele care s ateste respectarea cerinelor de informare i publicitate (ex. copii dup publicaii, dup articolele de pres etc.) v rugm s consultai n acest sens Subcapitolul 5.8 Monitorizarea proiectelor din prezentul Manual.
50
IV. NEREGULI
n sensul prezentului Manual, neregula este considerat a fi orice nclcare a unei dispoziii a dreptului comunitar care rezult dintr-un act sau dintr-o omisiune a unui operator economic care are sau ar putea avea ca efect un prejudiciu la adresa bugetului general al Uniunii Europene prin imputarea unei cheltuieli necorespunztoare bugetului general, n conformitate cu prevederile Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006.
n vederea asigurrii condiiilor pentru prevenirea, identificarea i raportarea neregulilor referitoare la implementarea proiectelor finanate n cadrul POS DRU, n calitate de Beneficiar avei urmtoarele responsabiliti: desemnarea unui responsabil cu managementul neregulilor aferente proiectului/proiectelor finanate din POS DRU; elaborarea, aprobarea i aplicarea unor proceduri interne de management al neregulilor care s rspund cerinelor prevzute n contractul de finanare i n acest Manual; notificarea neregulilor la AMPOSDRU/OI responsabil n termen de 7 zile de la detectarea acestora, prin utilizarea forumalului prevzut n Anexa 4.1. a prezentului Manual; transmiterea ctre AMPOSDRU/OI responsabil a unor rapoarte trimestriale de nereguli n conformitate cu formatul standard prevzut n Anexa 4.2 a prezentului Manual, pn la data de 15 a lunii urmtoare trimestrului pentru care se efectueaz raportarea; n cazul n care n cursul unui trimestru nu se nregistreaz nicio neregul, beneficiarul va transmite AMPOSDRU/OI responsabil o notificare n acest sens (Raport Zero Nereguli); pstrarea evidenei neregulilor i a debitelor rezultate din acestea.
Notificarea neregulilor i raportul trimestrial de nereguli vor fi analizate de AMPOSDRU/OI responsabil conform procedurii interne, iar rezultatul analizei v va fi comunicat.
O neregul sau o fraud poate fi identificat att pe parcursul, ct i ulterior finalizrii implementrii proiectului.
n vederea constatrii debitelor rezultate din nereguli, AMPOSDRU va solicita efectuarea unei misiuni de control de ctre structura responsabil din cadrul direciei, respectiv Compartimentul Antifraud i Nereguli. n acest context, n calitate de beneficiar, vei asigura accesul echipei de control la informaiile i documentele referitoare la proiectul n cadrul creia a fost detectat neregula. De asemenea, n calitate de beneficiar, v vei asigura c n contractele ncheiate cu tere pri se prevede obligaia acestora de a asigura disponibilitatea informaiilor i documentelor referitoare la proiect cu ocazia misiunilor de control desfurate de structuri cu competene n controlul i recuperarea debitelor aferente fondurilor comunitare. n urma efecturrii misiunilor de verificare, echipa de control va prezenta AMPOSDRU ProcesulVerbal de Constatare, care, n urma nsuirii de ctre AMPOSDRU, devine titlu de crean.
51
Titlul de crean va fi comunicat debitorului, acesta avnd obligaia de a rspunde la notificarea AMPOSDRU (titlu executoriu) n termenul stabilit. n funcie de decizia AMPOSDRU, n cazul identificrii unei nereguli, avei obligaia s restituii debitul constatat, precum i costurile conexe acestuia, respectiv dobnzi, penaliti de ntrziere i alte penaliti, precum i costurile bancare. n cazul n care debitorul nu va asigura plata integral a debitului, AMPOSDRU va proceda la reinerea sumei neachitate din cererile de rambursare ulterioare. n cazul n care valoarea cererilor de rambursare nu permite recuperarea, AMPOSDRU va pune ntreaga documentaie referitoare la constatarea debitului la dispoziia Ageniei Naionale de Administare Fiscal pentru nceperea executrii silite. n vederea reconcilierii situaiilor referitoare la debitele nregistrate i stadiul recuperrii acestora, n calitate de beneficiar vei transmite trimestrial AMPOSDRU, pn n data de 20 a lunii urmtoare trimestrului pentru care se efectueaz raportarea, fia contului bancar din care a fost efectuat plata debitelor, nsoit de ordinele de plat ale beneficiarului pentru stingerea creanelor. Rezultatul reconcilierii v va fi comunicat. Lista non-exhaustiv a actelor normative care reglementeaz procesul de identificare i raportare a neregulilor, control i recuperare a debitelor aferente fondurilor structurale i de coeziune este cuprins n Anexa 4.3 a prezentului Manual. Pentru simplificarea i armonizarea modului de abordare i raportare a neregulilor, v rugm s consultai informaiile prezentate n Anexa 4.4 Tipuri de nereguli a prezentului manual.
Not: Departamentul pentru Lupt-Antifraud DLAF asigur protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene n Romnia. Departamentul are atribuii de control al fondurilor comunitare, fiind coordonatorul naional al luptei antifraud. DLAF efectueaz controale operative la faa locului, din oficiu sau n urma sesizrilor primite de la autoritile cu competene n gestionarea asistenei financiare comunitare, de la alte instituii publice, de la persoane fizice sau juridice, mass-media, OLAF, precum i celelalte State Membre. Orice sesizare privind nereguli i/sau posibile fraude n acordarea sau utilizarea fondurilor comunitare poate fi adresat Departamentului pentru Lupt Antifraud: www.antifraud.gov.ro, antifraud@gov.ro12. Orice sesizare privind nereguli i/sau posibile fraude n acordarea sau utilizarea fondurilor comunitare poate fi adresat la urmtoarele adrese: Ministerul Economiei i Finanelor, Autoritatea de Certificare i Plat: nao@mfinante.ro. Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse, Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane: nereguli@fseromania.ro, sesizari.proiecte.fse@fseromania.ro.
12
Pentru mai multe informaii v rugm s http://www.fseromania.ro/acte-normative-fse.html
consultai
cadrul
legislativ
comunitar
naional
la
adresa
52
V. MANAGEMENTUL FINANCIAR I MONITORIZAREA PROIECTULUI 5.1 Eligibilitatea cheltuielilor

5.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor
Care sunt condiiile pentru ca o cheltuial efectuat s fie eligibil? Pentru a fi eligibil, o cheltuial trebuie s ndeplineasc n mod cumulativ urmtoarele condiii: 1. 2. 3. 4. 5. s fie efectiv pltit de la primirea notificarii de demarare a proiectului; s fie necesar pentru realizarea activitilor din cadrul proiectului; s fie prevzut n bugetul estimativ al proiectului; s fie n conformitate cu principiile unui management financiar riguros, avnd n vedere utilizarea eficient a fondurilor i un raport optim cost-rezultate; s fie nregistrat n contabilitatea Beneficiarului, s fie identificabil, verificabil i s fie dovedit prin facturi, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalent facturilor; s nu fi fcut obiectul altor finanri publice; s fie n conformitate cu prevederile contractului de finanare; s fie conform cu prevederile legislaiei naionale i comunitare; s fac parte din categoriile de cheltuieli eligibile stabilite conform Ordinului nr.3/185/2008 i prezentate n cadrul Ghidului Solicitantului.
6. 7. 8. 9.
5.1.2 Cheltuieli eligible
Care sunt categoriile de cheltuieli eligibile?
Categorii de cheltuieli eligibile: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. cheltuieli cu personalul; cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna; cheltuieli aferente managementului de proiect/program; taxe; cheltuieli financiare i juridice; cheltuieli pentru nchirieri, amortizri i leasing; subvenii i burse; cheltuieli generale de administraie; cheltuieli de informare i publicitate;
10. cheltuieli de tip Fondul European pentru Dezvoltare Regional (FEDR).
53
Atenie!
Aceste categorii sunt cele ce se regsesc n Ordinul nr. 3/185/2008 al ministrului muncii, familiei i egalitii de anse i al ministrului economiei i finanelor pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin programul operaional sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013. Pentru a identifica ce categorii de cheltuieli sunt considerate eligibile n cadrul proiectului implementat de dumneavoastr v rugm s consultai Ghidul Solicitantului, Capitolul 14.2 Lista categoriilor de cheltuieli eligibile.
5.1.3 Cheltuieli ne-eligible
Care sunt categoriile de cheltuieli care nu vor fi considerate eligibile?
Urmtoarele tipuri de cheltuieli nu sunt eligibile: 1. taxa pe valoarea adugat; 2. dobnda i alte comisioane aferente creditelor; 3. cheltuielile colaterale care intervin ntr-un contract de leasing; 4. achiziia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructur, teren i alte imobile, cu excepia celor care pot fi ncadrate la categoria 10. Cheltuieli de tip FEDR, prevzut anterior; 5. cheltuielile pentru locuine; 6. achiziia de echipamente second-hand; 7. amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat; 8. costurile pentru operarea obiectivelor de investiii; 9. contribuia n natur; 10. cheltuielile cu personalul implicat n implementarea proiectului, care depesc plafoanele maxime de referin precizate n cadrul Subcapitolului 14.4. din Ghidul Solicitantului, pentru cheltuielile cu personalul, cu excepia cazurilor bine justificate n care AMPOSDRU decide acceptarea unor cheltuieli cu personalul mai mari dect aceste plafoane.
Pentru mai multe detalii legate de eligibilitatea cheltuielilor v rugm s consultai seciunea 5.1.4. Justificarea cheltuielilor eligibile a prezentului Manual.
5.1.4 Justificarea cheltuielilor eligibile
54
Cum se realizeaz justificarea cheltuielilor n cadrul proiectelor finanate din POSDRU? Pentru a putea fi decontate, cheltuieleile efectuate n cadrul proiectului vor fi ncadrate n cadrul capitolelor bugetare corespunztoare tipologiei din care fac parte i vor fi susinute de documente justificative.
Care sunt tipurile de cheltuieli aferente fiecrui capitol din bugetul proiectului? Bugetul proiectului are n componen 4 capitole bugetare, i anume: Resurse umane; Participani; Alte tipuri de cheltuieli; Costuri indirecte (Cheltuieli generale de administraie).
n cadrul fiecrui capitol se pot deconta numai anumite tipuri de cheltuieli, dup cum urmeaz:
An 1 1 Resurse umane: 1.1. Cheltuieli cu personalul 1.2. Cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna (aferente personalului) Participani: 2.1. Cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna (aferente participanilor) 2.2. Subvenii i burse Alte tipuri de costuri: 3.1. Cheltuieli aferente managementului de proiect 3.2. Taxe 3.3. Cheltuieli financiare i juridice 3.4. Cheltuieli pentru nchirieri, amortizri, leasing 3.5. Cheltuieli de informare i publicitate FEDR (10% pentru AP 1-5 inclusiv, 15% pentru AP 6) Total costuri directe (1 + 2 + 3) Total costuri indirecte (cheltuieli generale de administraie) VALOAREA ELIGIBIL A PROIECTULUI (5+6) Din care activiti transnaionale CONTRIBUIA SOLICITANTULUI ASISTEN FINANCIAR NERAMBURSABIL SOLICITAT (7 9) VALOAREA NEELIGIBIL A PROIECTULUI
An 2
An 3
TOTAL
4 5 6 7 8 9 10 11
55
12
VALOAREA TOTAL A PROIECTULUI (7 + 11)
Care/Ce sunt costurile directe? Costurile directe sunt acele costuri efectuate de ctre Beneficiar i/sau Parteneri, atribuibile n mod direct unei activiti finanate n cadrul proiectului. Cheltuielile directe fac parte din tipologia cheltuilelilor ncadrate la capitolele bugetare Resurse Umane, Participani i Alte tipuri de Cheltuieli (mai puin cele de tip FEDR).
Care/Ce sunt costurile indirecte? Costurile indirecte sunt costurile efectuate de ctre Beneficiar i/sau Parteneri, care nu sunt sau nu pot fi atribuite n mod direct unei operaiuni i nu pot fi msurate corespunztor n legtur cu activitatea finanat. Din categoria costurilor indirecte fac parte cheltuielile ncadrate la capitolul Costuri indirecte (Cheltuieli generale de administraie).
5.1.4.1. Cheltuieli cu personalul (categoria 1.1. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n cadrul cheltuielilor cu personalul? n cadrul cheltuielilor cu personalul se includ cheltuieli aferente angajailor din proiect, i anume: Salarii i asimilate acestora; Onorarii; Contribuii sociale aferente cheltuielilor salariale i cheltuielilor asimilate acestora (contribuii angajai i angajatori: contribuii de asigurri sociale de stat, contribuii de asigurri de omaj, contribuii de asigurri sociale de sntate, contribuii de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale, alte contribuii).
Prin ce se difereniaz veniturile din salarii fata de onorarii? Onorariul reprezint plata unei munci prestate n afara unui raport juridic de munc (precum contract civil de prestri servicii ncheiat n temeiul prevederilor din Codul civil). Conform legislaiei relevante n vigoare, persoanele care exercit exclusiv profesiuni liberale nu primesc salariu drept contravaloare a muncii prestate, ci o plat (onorariu). Deci, pe cale de consecin, onorariile nu pot fi considerate cheltuieli cu salariile. Sunt considerate venituri din salarii, n conformitate cu prevederile art.55 din Codul Fiscal, toate veniturile n bani i/sau n natur obinute de o persoan fizic ce desfoar o activitate n baza unui contract individual de munc sau a unui statut special prevzut de lege, indiferent de perioada la care se refer, de denumirea veniturilor ori de forma sub care ele se acord, inclusiv indemnizaiilor pentru incapacitate temporar de munc.
Ce documente justificative se solicit?
56
n vederea rambursrii cheltuielilor cu personalul, Beneficiarul va prezenta urmtoarele documente justificative, dup caz: Tipul cheltuielii Salarii i asimilate acestora Documentul care st la baza efecturii plii - contracte individuale de munc (sau echivalent) pe perioad determinat sau nedeterminat nregistrate i vizate de ITM (dac este cazul); - list de avans chenzinal (dac este cazul); - centralizatoare state de plat; - fie de pontaj, fiele de post; - state de salarii; Onorarii - contracte de prestri servicii; - contracte de mandat; - fie de pontaj; - factura emis; - ordin de plat/cotor fil CEC/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; Contribuii sociale aferente cheltuielilor salariale i cheltuielilor asimilate acestora - state de plat i centralizatoare state de plat; - declaraii CAS/CASS/Finane/omaj; - ordin de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt; - extras de cont. Documentul care atest efectuarea plii - ordin de plat/cotor fil CEC/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
5.1.4.2. Cheltuieli cu cazarea, transportul si diurna (categoria 1.2 si 2.1 din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n cadrul cheltuielilor cu transportul, cazarea i diurna? n cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de transportul, cazarea i diurna persoanelor angajate n proiect (caz n care decontarea se va face la capitolul bugetar I Resurse Umane), ct i cheltuieli legate de transportul, cazarea i diurna participanilor n cadrul proiectului (caz n care decontarea se va face la capitolul bugetar II Participani). Din aceast categorie fac parte urmatoarele tipuri de cheltuieli: Transport de persoane (personal propriu i/sau participani); Transport de materiale i echipamente; (sunt eligibile doar de la capitolul bugetar I Resurse Umane); Diurn;
57
Cazare.
Sunt considerate eligibile cheltuielile aferente transportului de persoane (personal propriu i/sau participani) intern i local (n Romnia), ct i internaional. Mijloacele de transport folosite pentru efectuarea deplasrilor n cadrul proiectului pot fi: autoturism, autocar, avion, tren, mijloace de navigaie fluvial etc. Autoturismul proprietate personal poate fi folosit doar n cazul deplasrilor efectuate de ctre personalul angajat n proiect. Participanii nu se vor putea deplasa cu autoturismul proprietate personal.
Cheltuielile aferente cazrii i diurnei participanilor i personalului propriu din proiect, se vor considera eligibile doar dac sunt conexe cheltuielilor legate de transport. n cazul n care pentru participani/personal propriu se acord n timpul deplasrilor pensiune complet (cazare i mas), diurna nu se va mai acorda.
Ce documente justificative se solicit? Tipul cheltuielii Transport de persoane (personal propriu i/sau participani); Documentul care st la baza efecturii plii Documente comune - asigurarea de sntate (n cazul deplasrilor externe); - bonuri taxe autostrad; - bonuri taxe de trecere a podurilor, bac, etc.; - bonuri taxe parcare; Transport personal propriu cu autoturismul personal - bon fiscal de combustibil (pentru firme private i ONG-uri), cu nscrierea pe verso a numrului mainii; - declaraie privind consumul de carburant; - ordin de deplasare (pentru salariaii instituiilor publice) i Documentul care atest efectuarea plii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizat de banca, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
58
referatul de justificare; - ordinul de deplasare; Transport cu autoturismul de serviciu - foaia de parcurs i FAZ; - B.C.F. uri; - declaraie privind consumul de carburant; - ordinul de deplasare; Transport cu avionul/trenul/navigaie fluvial - tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii sau partenerul/acestuia, care s cuprind numele i prenumele persoanelor beneficiare ale transportului; - biletele de cltorie/ tichetele (n condiiile prevzute de dispoziiile legale, fr a putea depi drepturile de aceast natur care se pot acorda salariailor instituiilor publice); - ordinul de deplasare; - factura extern sau intern; (dac este cazul) Transport cu autocarul - tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii sau partenerul/acestuia, care s cuprind numele i prenumele persoanelor beneficiare ale transportului; - ordinul de deplasare; - factura extern sau intern; (dac este cazul) Transport de materiale i echipamente; - contractul de prestri servicii; (unde se aplic) - contractul de nchiriere; (unde se aplic) - factura extern sau intern emis de vnztor, prestator, locator; - avizul de nsoire a mrfii; - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizat de banc, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
59
Diurn
- ordinul de deplasare;
- dispoziie de plat ctre casierie/dispoziie de ncasare, registru de cas/ foaie de vrsmnt; - extras de cont.
Cazare
- factur extern sau intern de cazare cu menionarea numelor persoanelor cazate, a duratei cazrii i a tarifului perceput; (sau tabel centralizator cu persoanele cazate anexat la factur) - ordinul de deplasare;
- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizat de banc, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
5.1.4.3. Cheltuieli pentru subvenii si burse (categoria 2.2. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ in cadrul cheltuielilor pentru subventii si burse? In cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de subventii si burse acordate pentru: - Subvenii acordate pentru elevi, studeni, tineri absolveni, ucenici i nsoitorii acestora - Subvenii pentru angajatori: subvenii pentru ntreprinderile care angajeaz ucenici, tineri absolveni, subvenii pentru plata salariilor pentru proaspt angajai, pe o perioad de 6 luni, alocaii financiare pentru ntreprinderile ai cror angajai sunt implicai n programe de formare profesional continu, n vederea suplinirii absenei acestora n perioada de formare. - Subvenii pentru angajaii care fac parte din grupuri vulnerabile i au nevoie de sprijin financiar suplimentar n vederea participrii la formarea profesional continu sau la programe de ucenicie (de exemplu,persoane care aparin minoritilor etnice, persoane cu dizabiliti, persoane care triesc n comuniti izolate/srace, alte persoane dezavantajate) - Subvenii pentru cursani pe perioada derulrii cursurilor - Subvenii pentru nregistrarea drepturilor de autor - Subvenii pentru servicii sociale de ngrijire pentru persoanele dependente (btrni, copii, persoane cu dizabiliti) - Premii n cadrul unor concursuri - Burse de studii pentru elevi, studeni, doctoranzi - Burse post doctorat - Burse sociale - Burse de merit
Ce documente justificative se solicita? Tipul cheltuielii Documentul care sta la baza Documentul care atesta
60
efectuarii platii -Subvenii acordate pentru elevi, studeni, tineri absolveni, ucenici i nsoitorii acestora -Subvenii pentru angajatori -Subvenii pentru servicii sociale de ngrijire pentru persoanele dependente -Premii n cadrul unor concursuri -Burse de studii pentru elevi, studeni, doctoranzi - Burse post doctorat - Burse sociale - Burse de merit Subvenii pentru angajaii care fac parte din grupuri vulnerabile - decizia conducatorului institutiei abilitate privind acordarea subventiei; - dosarul de solicitare a subventiei; - procesul verbal de analiza a dosarului; - lista subventiilor acordate; - ancheta sociala; - borderou de plata a subventiilor purtand semnaturile beneficiarilor subventiilor Subvenii pentru cursani pe perioada derulrii cursurilor - decizia conducatorului institutiei abilitate privind acordarea subventiei; - dosarul de solicitare a subventiei; - procesul verbal de analiza a dosarului; - lista subventiilor acordate; - graficul desfasurarii cursurilor si lista de prezenta la cursuri; - fisa postului; - declaratia angajatorului ca nu a inregistrat venituri de pe urma cursantului in perioada derularii cursului; - borderou de plata a subventiilor - decizia conducatorului institutiei abilitate privind acordarea subventiei/premiului/bursei; - dosarul de solicitare a subventiei/premiului/bursei; - procesul verbal de analiza a dosarului; - lista subventiilor/premilor/burselor acordate; - borderou de plata a subventiilor/ premilor/burselor purtand semnaturile beneficiarilor subventiilor/premilor/burselor
efectuarea platii - dispozitie de plata catre casierie/dispozitie de incasare, registru de casa/ foaie de vrsmnt; - extras de cont
- dispozitie de plata catre casierie/dispozitie de incasare, registru de casa/ foaie de vrsmnt; - extras de cont
- dispozitie de plata catre casierie/dispozitie de incasare, registru de casa/ foaie de vrsmnt; - extras de cont
61
purtand semnaturile beneficiarilor subventiilor Subvenii pentru nregistrarea drepturilor de autor - decizia conducatorului institutiei abilitate privind acordarea subventiei; - dosarul de solicitare a subventiei; - procesul verbal de analiza a dosarului; - lista subventiilor acordate; - copii dup contractele de cesiune a drepturilor de autor i drepturi conexe ncheiate cu respectarea prevederilor legale i n care se menioneaz clar obiectul contractului, valoarea i modalitatea de plat, valabilitatea contractului; - dovada achitrii impozitelor pe venit, cheltuieli forfetare 40% (ordin de plat, extras de cont, bonuri si facturi fiscale); - copii dup statele de plat purtand semnaturile beneficiarilor subventiilor - dispozitie de plata catre casierie/dispozitie de incasare, registru de casa/ foaie de vrsmnt; - extras de cont
5.1.4.4. Cheltuieli aferente managementului de proiect (categoria 3.1. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ in cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect? - Multiplicare - Traducere i interpretare - Servicii de sonorizare - Prelucrare date - Conectare la reele informatice - ntreinere, actualizare i dezvoltare aplicaii informatice - Cheltuieli aferente procedurilor de achiziie public - Achiziionare de publicaii, cri, reviste de specialitate relevante pentru operaiune, n format tiprit i/sau electronic - Abonamente la publicaii de specialitate - Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale, drepturi i active similare - Materiale consumabile: cheltuieli cu materialele auxiliare, cheltuieli privind combustibilul, cheltuieli privind materialele pentru ambalat, cheltuieli privind piesele de schimb, cheltuieli privind hrana, cheltuieli privind alte materiale consumabile, - Materiale de natura obiectelor de inventar:
In cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect se pot deconta si cheltuielile
62
legate de hrana acordata participantilor. In cazul in care participantii/personalul angajat in proiect aflat in deplasare au asigurata hrana, plata diurnei nu va fi considerata cheltuiala eligibila. Diurna se va acorda doar in cazul in care participantii/personalul angajat in proiect aflat in deplasare nu are asigurata hrana. In cazul in care nu se pot asigura servicii de tip catering, participantii pot primi bani pentru a comanda direct?
Ce documente justificative se solicita?
Tipul cheltuielii Multiplicare
Documentul care sta la baza efectuarii platii - contractul de prestri servicii; (unde se aplic) - factur extern sau intern sau bon fiscal stampilat; - avizul de nsoire a mrfii (daca este cazul); - bonul de consum;
Documentul care atesta efectuarea platii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
Traducere interpretare - Servicii de sonorizare - Prelucrare date
- contractul de prestri servicii; (daca este cazul) - factur extern sau intern sau bon fiscal;
- Conectare informatice
la
reele
- contractul de prestri servicii; (daca este cazul) - factur extern sau intern sau bon fiscal; - proces verbal de receptie a lucrarii - garantia de buna executie
- ntreinere, actualizare i dezvoltare aplicaii informatice
- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in
Cheltuieli aferente procedurilor de achiziie public Abonamente la
- factur extern sau intern sau bon fiscal;
63
publicaii de specialitate
cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
Achiziionare de publicaii, cri, reviste de specialitate relevante pentru operaiune, n format tiprit i/sau electronic - Materiale de natura obiectelor de inventar Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale, drepturi i active similare
- factur extern sau intern sau bon fiscal; - fisa obiectelor de inventar - registrul obiectelor de inventar
- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
- factur extern sau intern sau bon fiscal; - fisa mijloacelor fixe - registrul mijloacelor fixe
Materiale consumabile
- contract de prestari servicii (daca este cazul); - factur extern sau intern sau bon fiscal; - avizul de nsoire a mrfii; (daca este cazul) - nota de recepie si constatare de diferene, a bunurilor intrate in gestiunea instituiei; - procesul verbal de predare-primire a bunurilor; - bonul de consum; - certificate de garantie (daca este cazul); In cazul cheltuielilor legate de hrana: - pontaj de masa/borderou/lista participanti; (daca masa a fost comandat unui prestator de servicii de tip catering)
5.1.4.5. Cheltuieli aferente taxelor (categoria 3.2. din buget)
64
Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria taxelor? - Taxe de certificare a competenelor (inclusiv taxe de certificare a competenelor profesionale obinute pe alte ci dect cele formale) - Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educaie (inclusiv a acelora care furnizeaz pregtirea teoretic n cadrul programelor de ucenicie) - Taxe de eliberare a certificatelor de calificare - Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizeaz ucenicia la locul de munc - Taxe de atestare pentru persoanele din ntreprinderi care au rol de maitri de ucenicie - Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competene - Taxe de participare la programe de formare/educaie
Ce documente justificative se solicita? Tipul cheltuielii - Taxe de certificare a competenelor -Taxe de evaluare/ acreditare/autorizare a programelor de formare/ educaie - Taxe de eliberare a certificatelor de calificare - Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizeaz ucenicia la locul de munc - Taxe de atestare pentru persoanele din ntreprinderi care au rol de maitri de ucenicie - Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competene - Taxe de participare la programe de formare/educaie Documentul care sta la baza efectuarii platii - factura emisa de institutia abilitata; - borderoul cu lista de participanti; - raport al formatorului/ proces verbal de efectuare a certificarii competentelor. Documentul care atesta efectuarea platii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
5.1.4.6. Cheltuieli financiare si juridice (categoria 3.3. din buget)
65
Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria cheltuielilor financiare si juridice? - Prime de asigurare (imobile, bunuri i rspundere profesional) - Cheltuieli aferente deschiderii i gestionrii contului bancar al proiectului - Costul aferent garaniilor oferite de bnci sau de alte instituii financiare - Onorarii pentru consultan juridic - Taxe notariale - Expertize tehnice i financiare - Audit - Contabilitate
Ce documente justificative se solicita? Tipul cheltuielii Prime de asigurare Documentul care sta la baza efectuarii platii - polita de asigurare; - contractul de asigurare; Documentul care atesta efectuarea platii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) Cheltuieli aferente deschiderii i gestionrii contului bancar al proiectului Costul aferent garaniilor oferite de bnci sau de alte instituii financiare Onorarii pentru consultan juridic - comunicarea deschiderii contului emisa de catre banca/trezorerie -ordine de plat - extrase de cont
- garantia bancara
-ordine de plat - extrase de cont
- contractul de prestri servicii; - factura extern sau intern; - bon fiscal stampilat - dovada dreptului de autorizare juridica;
Taxe notariale
- factura extern sau intern; - bon fiscal stampilat
- ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de
66
banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) Expertize financiare tehnice i - contractul de prestri servicii; - factura extern sau intern; - bon fiscal stampilat - dovada dreptului de expertiza; - raportul de expertiza - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
- Audit - Contabilitate
- contractul de prestri servicii; - factura extern sau intern; - bon fiscal stampilat
5.1.4.7. Cheltuieli pentru inchirieri, amortizari si leasing (categoria 3.4. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria cheltuielilor privind inchirierile, amortizarile si leasingul? - nchiriere (locaii, bunuri): nchiriere sedii, inclusiv depozite, nchiriere spaii pentru desfurarea diverselor activiti ale operaiunii, nchiriere echipamente, nchiriere vehicule, nchiriere diverse bunuri; - Amortizare active; - Rate de leasing pltite de utilizatorul de leasing pentru: echipamente, vehicule, diverse bunuri.
67
In vederea decontarii in cadrul proiectului a cheltuielilor cu amortizarea Beneficiarul va avea in vedere urmatoraele conditii specifice: - bunul pentru care Beneficarul solicita decontarea amortizarii in cadrul proiectului, nu a fost achiziionat prin intermediul unor finanri comunitare nerambursabile; - decontarea amortizarii se va realiza doar pentru perioada de derulare a proiectului, in conformitate cu prevederile contractului de finanare; - amortizarea este calculat n conformitate cu prevederile legale n vigoare; - costul de achiziie al bunului amortizabil nu a fost declarat drept cheltuial eligibil i respect prevederile art. 11(3) pct. (c) din Regulamentul nr. 1.081/2006 al Parlamentului European i al Consiliului; (In cazul in care in cadrul proiectului se va achizitiona un bun amortizabil, amortizarea acestuia nu va fi considerata cheltuiala eligibila) - bunul pentru Beneficarul solicita decontarea amortizarii este necesar derularii proiectului si atingerii indicatorilor propusi.
In vederea decontarii in cadrul proiectului ratelor aferente contractelor de leasing Beneficiarul va avea in vedere urmatoarele conditii specifice: - utilizatorul de leasing este Beneficiarul contractului de finantare - decontarea ratelor aferente contractelor de leasing se va realiza doar pentru perioada de derulare a proiectului, in conformitate cu prevederile contractului de finanare; - obiectul contractului de leasing este necesar derularii proiectului si atingerii indicatorilor propusi. (respect prevederile din contractul de finanare) - valoarea maxim eligibil nu depete valoarea de pia a bunului care face obiectul contractului de leasing;
Tipul cheltuielii nchiriere (locaii, bunuri)
Documentul care sta la baza efectuarii platii - contractul de inchiriere/prestri servicii; - factura extern sau intern emis de vnztor, prestator;
Documentul care atesta efectuarea platii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
Amortizare active
- registrul mijloacelor fixe;
- ordine de plat/cotor fil CEC/
68
- fisa mijlocului fix; - fia lunara de amortizare a activelor cu codul de clasificare ale acestora; - procesul verbal de amortizare/casare; Rate de leasing - contractul de leasing cu scadentarul ratelor de leasing; - factura fiscala cu ratele de leasing pltite; - procesul verbal de receptie provizorie/finala
foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
5.1.4.8. Cheltuieli de informare si publicitate (categoria 3.5. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria cheltuielilor privind informarea si publicitatea?
Ce documente justificative se solicita? Tipul cheltuielii Cheltuieli de informare i publicitate Documentul care sta la baza efectuarii platii - contractul de prestri servicii; (unde se aplic) - factur fiscala sau bon fiscal; Documentul care atesta efectuarea platii - ordine de plat/cotor fil CEC/ foaie de vrsmnt vizata de banca, registru de casa; - dispozitia de plata/chitana (in cazul platilor in numerar); - extras de cont sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice)
5.1.4.9. Cheltuieli de tip FEDR (categoria 4 din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria cheltuilelilor de tip FEDR
69
5.1.4.9. Costuri indirecte cheltuieli generale de administratie- (categoria 6 din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ in categoria costurilor indirecte cheltuieli generale de administratie-? Costurile indirecte sunt costurile efectuate de ctre Beneficiar i/sau Parteneri, care nu sunt sau nu pot fi atribuite n mod direct unei operaiuni si nu pot fi msurate corespunztor n legtur cu activitatea finanat. Din categoria costurilor directe fac parte urmatoarele tipuri de cheltuieli: - Salarii i asimilate acestora aferente personalului administrativ, secretariat i personalului auxiliar, precum i contribuiile sociale aferente - Utiliti: ap i canalizare, servicii de salubrizare, energie electric, energie termic i/sau gaze naturale, telefoan, fax, internet, acces la baze de date, servicii potale, servicii curierat. - Servicii de administrare a cldirilor: ntreinerea curent, asigurarea securitii cldirilor, salubrizare i igienizare. - Servicii de ntreinere i reparare echipamente i mijloace de transport: ntreinere echipamente, reparaii echipamente, ntreinere mijloace de transport, reparare mijloace de transport. - Arhivare documente
Ce documente justificative se solicita? In vederea simplificarii procesului de verificare a cheltuielilor si respectand prevederile articolului 11.3 (b) din Regulamentul Comisiei nr.1081/2006, costurile indirecte se vor deconta doar pe baza sumelor declarate de catre Beneficiari in cererile de rambursare, fara a fi nevoie de prezentarea de documente justificative. Beneficiarii vor inregistra analitic in contabilitatea proiectului toate costurile indirecte si vor pastra documentele suport in conformitate cu prevederile contractului de finantare. Totusi, Autoritatea de Management/Organismele Intermediare responsabile vor avea posibilitatea verificarii sumelor aferente costurilor indirecte declarate de catre Beneficiar, prin efectuarea de vizite la fata locului si confruntarea valorilor solicitate spre rambursare cu documentele justificative si cu inregistrarile contabile. Costurile indirecte din cadrul proiectului se stabilesc prin aplicarea unui procent fix la totalul costurilor directe (mai putin costurile de tip FEDR) prevazute in bugetul proiectului. Acest procent este stabilit de catre AM, si poate fi diferit in functie de tipologiea si de marimea proiectului. Procentul folosit pentru stabilirea valorii costurilor directe, pentru fiecare tip de proiect se poate consulta in ghidul solicitantului in cadrul capitolului 15 Bugetul proiectului In cazul in care pe durata proiectului valoarea costurilor directe scade, valoarea costurilor indirecte va fi recalculata prin aplicarea procentului stabilit in ghidul solicitantului la noua valoare a costurilor directe
Exemplu
70
De exemplu, in valoare absoluta, daca Beneficiarul a solicitat spre rambursare AM/OI costuri indirecte in valoare de 100.000 Ron. In urma misiunilor de verificare la fata locului efectuate de catre reprezentantii AM/OI se descopera, prin verificarea documentelor justificative si a inregistrarilor contabile, ca Beneficiarul a cheltuit efectiv doar 90.000 Ron aferent costurilor indirecte. In acest caz Beneficiarul va restitui AM suma de 10.000 Ron excedentar platita pe baza declaratiilor incorecte ale Beneficiarului.
5.2 Conturi bancare

5.2.1 Deschiderea conturilor bancare
Unde se deschid conturile speciale ale proiectului? Beneficiarul, in vederea derularea proiectului finantat din POSDRU, va deschide in Sistemul Trezoreriei Statului un cont special pentru proiect. In momentul deschiderii contului, unitatea trezoreriei unde a fost deschis contul va emite o comunicare de deschidere de cont. Acest document va contine codul IBAN aferent contului special al proiectului, numele beneficiarului, semnatura si stampila unitatii emitente. AMPOSDRU va vira in acest cont contravaloarea prefinantarii si a rambursarilor ulterioare, iar Beneficiarul va efectua platile pentru proiect din acest cont.
5.3 Acordarea prefinantarii/rambursarea cheltuielilor

5.3.1 Acordarea prefinantarii
Ce este prefinantarea? Prefinantarea reprezinta sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumente structurale catre un Beneficiar, in cadrul unui proiect finantat din instrumente structurale, in baza unui contract de finantare incheiat intre Beneficiar i Autoritatea de Management/Organismul intermediar responsabil, in vederea asigurarii derularii corespunzatoare a proiectului.
Cand se solicita prefinatarea? Beneficiarul poate solicita AMPOSDRU/OI responsabil plata prefinantarii imediat dupa primirea Notificarii de demarare a proiectului emis de AMPOSDRU.
71
Cum se solicita prefinantarea? Ce documente sunt necesare? In vederea obtinerii prefinantarii, Beneficiarul va completa o cerere de prefinanare, potrivit formatului standard stabilit n Anexa XX la prezentul manual. Prefinanarea se va plti n Lei n contul special deschis n sistemul trezoreriei publice, in conformitate cu legislaia n vigoare i utilizat exclusiv pentru proiect de ctre beneficiar. Prefinanarea va fi acordata in baza constituirii garaniei de returnare a prefinanrii, potrivit formatului standard stabilit in Anexa xx la prezentul manual. Valoarea garantiei va fi acoperitoare pentru recuperarea integral a prefinanrii n cazul nendeplinirii sau ndeplinirii necorespunztoare a obligaiilor contractuale. Instituiile publice (persoanele juridice de drept public) i organizaiile non guvernamentale (persoanele juridice de drept privat fr scop patrimonial) nu au obligaia constituirii unei garanii de returnare a prefinanrii.
Pentru proiectele strategice (proiecte implementate la nivel naional, sectorial sau multiregional in care se pune accent pe promovarea proiectelor n parteneriat, inclusiv prin cooperare transnaional), lansate in cadrul apelului de proiecte din data ...., in cazul in care se solicita prefinantarea, constituirea garantiei de returnare a prefinantarii este o conditie obligatorie pentru toate tipurile de beneficiari. Instituiile publice (persoanele juridice de drept public) va avea obligaia emiterii unui bilet la ordin pentru garantarea plii prefinanrii.
n vederea solicitrii prefinanrii, beneficiarul va anexa la Cererea de prefinanare (anexa XX la prezentul manual), semnat, datat i nregistrat n registrul de coresponden intern, urmtoarele documente: Garania de returnare a prefinanrii (Anexa XX); Comunicarea deschiderii contului special, emis de ctre unitatea tezoreriei publice responsabil de deschiderea contului special al proiectului; Graficul estimativ de depunere al cererilor de rambursare (Anexa XX).
Unde se depune cererea de prefinantare? Cererea de prefinantare se poate depune la sediul AMPOSDRU (in cazul proiectelor gestionate de catre Autoritatea de Management) sau la sediul Organismului Intermediar responsabil de gestionarea proiectului.
Care este valoarea prefinanrii? Valoarea prefinantarii difera in functie de axele prioritare din cadrul Programului Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane. Pentru axele prioritare 15 din POS DRU
72
Pentru axele prioritare 15 din cadrul POS DRU, prefinanarea se acord n procent de 20% din valoarea eligibil a contractului de finanare. n cazul n care durata de implementare a proiectului este mai mare de 12 luni, prefinanarea se acord n trane anuale. Valoarea tranelor anuale este n cuantum de 30% din valoarea eligibil a bugetului aferent fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n contractul de finantare. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se acord n procent de 20% din valoarea eligibil a contractului de finanare. O nou tran anual de prefinanare va putea fi acordat dup recuperarea a cel puin 70% din trana anual de prefinanare anterioar. Modalitatea de recuperare a prefinanrii este detaliat n cadrul capitolului xx Rambursarea cheltuielilor din prezentul manual.
Exemplu: Pentru a exemplifica, vom considera un proiect multianual, a carui valoare eligibila este de 3.000.000 RON, avand durata de implementare 3 ani si un buget aprobat pe fiecare an de 1.000.000 RON. Valoarea proiectului: 3.000.000 RON An1: 1.000.000 RON; an2: 1.000.000 RON; an3: 1.000.000 RON
Valoarea eligibila a proiectului Valoare buget anul I Prefinantarea pentru anul I (30% Valoare buget anul I) Valoare buget anul II Prefinantarea pentru anul II (30%x Valoare buget anul II) Valoare buget anul III Prefinantarea pentru anul III TOTAL prefinantare acordata (20%x Valoarea eligibila a proiectului)
3.000.000,00 RON 1.000.000 RON 300.000 RON 1.000.000 RON 300.000 RON 1.000.000 RON 0 RON 600.000 RON
Pentru Axa Prioritara 6 din POS DRU

Pentru axa prioritara 6 din cadrul POS DRU, prefinanarea se acord n procent de 40% din valoarea eligibil a contractului de finanare. n cazul n care durata de implementare a proiectului este mai mare de 12 luni, prefinanarea se acord n trane anuale. Valoarea tranelor anuale este n cuantum de 40% din valoarea eligibil a bugetului aferent fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n contractul de finantare. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se acord n procent de 40% din valoarea eligibil a contractului de finanare. O nou tran anual de prefinanare va putea fi acordat dup recuperarea a cel puin 70% din trana anual de prefinanare anterioar. Modalitatea de recuperare a prefinanrii este detaliat n cadrul capitolului xx Rambursarea cheltuielilor din prezentul manual.
73
Exemplu: Pentru a exemplifica, vom considera un proiect multianual, a carui valoare eligibila este de 3.000.000 RON, avand durata de implementare 3 ani si un buget aprobat pe fiecare an de 1.000.000 RON. Valoarea eligibila a proiectului: 3.000.000 RON An1: 1.000.000 RON; an2: 1.000.000 RON; an3: 1.000.000 RON Valoarea eligibila a proiectului Valoare buget anul I Prefinantarea pentru anul I (40% Valoare buget anul I) Valoare buget anul II Prefinantarea pentru anul II (40%x Valoare buget anul II) Valoare buget anul III Prefinantarea pentru anul III (40%x Valoare buget anul III) TOTAL prefinantare acordata (40%x Valoarea eligibila a proiectului) 3.000.000,00 RON 1.000.000 RON 400.000 RON 1.000.000 RON 400.000 RON 1.000.000 RON 400.000 RON 1.200.000 RON
In cat timp se va face plata prefinantarii? AMPOSDRU transfer suma aferenta prefinanarii n contul special al proiectului, n termen de maxim 15 (cincisprezece) zile calendaristice de la data primirii cererii de prefinanare. Data plii se consider data debitrii contului AMPOSDRU. AMPOSDRU/OI poate opri curgerea acestui termen n cazul n care sunt necesare clarificri, sau informaii suplimentare n legtura cu documentele transmise de ctre Beneficiar. Beneficiarul va furniza clarificri n termen de 5 (cinci) zile calendaristice de la solicitarea emis de ctre AMPOSDRU/OI. Termenul limit va curge din nou de la data la care AMPOSDRU/OI a primit clarificrile, documentele sau informaiile suplimentare solicitate.
Este obligatorie solicitarea acordarii prefinantarii? Solicitarea acordarii prefinantarii nu este obligatorie. In situatia in care beneficiarul nu doreste acordarea prefinantarii, dupa data de demarare a proiectului, va implementa proiectul folosind fonduri proprii ce ulterior vor fi rambursate. In acest caz va solicita AMPOSDRU/OI responsabil rambursarea cheltuielilor, respectand instructiunile ce se regasesc la capitolul xx Rambursarea cheltuielilor din prezentul manual.
5.3.2 Rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului
Ce este rambursarea? Rambursarea este procesul prin care cheltuielile efectuate de catre Beneficiari, in cadrul proiectului, sunt cumulate si cerute spre decontare Autoritatii de Management.
74
Care este mecanismul de rambursare? Rambursarea cheltuielilor efectuate in cadrul proiectelor finantate din POSDRU se va derula progresiv, pe parcursul implementarii proiectului. La rambursarea cheltuielilor efectuate in cadrul proiectului, se vor lua in calcul doar cheltuielile angajate si platite si care sunt sunt sustinute de documente justificative cu valoare probatorie. Beneficiarul are obligaia de a transmite cererile de rambursare purtnd semntura i tampila unui expert contabil/contabil autorizat, membru al Corpului Experilor Contabili i Contabililor Autorizai din Romnia, care s certifice completitudinea, corectitudinea i realitatea informaiilor coninute n cererile de rambursare, precum i a nregistrrii n sistemul contabil a tuturor operaiunilor declarate n cererile de rambursare.
Pentru beneficiarii proiectelor strategice (proiecte implementate la nivel naional, sectorial sau multi-regional in care se pune accent pe promovarea proiectelor n parteneriat, inclusiv prin cooperare transnaional), lansate in cadrul apelului de proiecte din data ...., nu exista obligativitatea existentei, pe cererile de rambursare, a semnturii i tampilei unui expert contabil/contabil autorizat, membru al Corpului Experilor Contabili i Contabililor Autorizai din Romnia.
In cazul proiectelor multianuale, Beneficiarul va transmite la sfritul fiecrui an de implementare al proiectului, un certificat eliberat de ctre un auditor independent autorizat n condiiile legii. Certificatul emis de auditor va atesta c toate cheltuielile declarate n cererile de rambursare, n baza crora se ntocmesc situaiile financiare anuale sunt reale, corect nregistrate n contabilitate i eligibile, n conformitate cu contractul de finanare nerambursabil. (for more details see chapter 5.6)
Recuperarea prefinantarii Suma acordat sub forma prefinanrii se recupereaz integral i progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri de rambursare ntocmite de beneficiari. Recuperarea se efectueaz ncepnd cu prima cerere de rambursare, astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima cerere de rambursare. In cazul in care Beneficiarul nu a solicitat prefinantarea, prevederile mentionate in cadrul paragrafului Cum se recupereaza prefinantarea acordata? si Ce se intampla daca prefinantarea nu a putut fi recuperata integral? nu se vor aplica.
Cum se recupereaza prefinantarea acordata? Prefinanarea anual se recupereaz prin deducerea unui procent din cheltuielile totale eligibile certificate de ctre AMPOSDRU/OI responsabil din fiecare cerere de rambursare intermediar transmis, astfel nct suma aferent prefinanrii s fie recuperat integral nainte de depunerea cererii finale de rambursare.
75
Valoarea garaniei de returnare a prefinanrii sau a biletului la ordin (dup caz) este diminuat proporional, pe msura recuperrii prefinanrii, dup verificarea documentelor justificative privind plile angajate i efectuate n cadrul proiectului i efectuarea plilor intermediare de ctre AMPOSDRU. n cazul n care durata de implementare a proiectului este mai mare de 12 luni, fapt care determin acordarea prefinanrii n trane anuale, recuperarea noii trane anuale de prefinanare se realizeaz numai dup recuperarea integral a tranei de prefinanare acordate anterior.
Pentru axele prioritare 15 din cadrul POS DRU

Procentul folosit pentru recuperarea prefinantarii acordate in cadrul axelor prioritare 1-5 din POSDRU este de 30%. Acest procent nu se aplic n cazul ultimei cereri de rambursare intermediare, naintea plii finale.
Pentru axa prioritara 6 din cadrul POS DRU

Procentul folosit pentru recuperarea prefinantarii acordate in cadrul axei prioritare 6 din POSDRU este de XX%. Acest procent nu se aplic n cazul ultimei cereri de rambursare intermediare, naintea plii finale.
Pentru o mai buna intelegere a mecanismului de recuperare al prefinantarii, va rugam sa consultati exemplul prezentat la sfarsitul acestui subcapitol.
Ce se intampla daca prefinantarea nu a putut fi recuperata integral? Dac prefinanarea nu a fost recuperat integral nainte de depunerea cererii finale de rambursare, diferena rmas nerecuperat trebuie pltit de ctre Beneficiar n contul AMPOSDRU, n termen de 15 (cincisprezece) zile calendaristice de la notificarea transmis de ctre AMPOSDRU/OI. Beneficiarul este obligat s transmit o copie a ordinului de plat ctre AMPOSDRU/OI, n termen de 5 (cinci) zile lucrtoare de la data efecturii plii.
Cand se solicita rambursarea cheltuielilor? Momentul in care Beneficiarul poate solicita rambursarea difera in functie de axele prioritare din cadrul Programului Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane.
Pentru axele prioritare 15 din cadrul POS DRU

Beneficiarii vor transmite cererile de rambursare n momentul cand cheltuielile efectuate in cadrul proiectului) au atins pragul de 25% din valoarea eligibil a proiectului aprobat pentru anul respectiv de implementare. Pentru atingerea pragului se vor lua in calcul numai cheltuielile care au fost angajate si platite si acest lucru este demonstrabil prin documente justificative.
Pentru axa prioritara 6 din cadrul POS DRU

Beneficiarii vor transmite cererile de rambursare n momentul cand cheltuielile efectuate in cadrul proiectului) au atins pragul de XX% din valoarea eligibil a proiectului aprobat pentru anul respectiv de implementare. Pentru atingerea pragului se vor lua in calcul numai cheltuielile care au fost angajate si platite si acest lucru este demonstrabil prin documente justificative.
76
Prima cerere de rambursare In cazul in care a fost solicitata prefinantarea, prima cerere de rambursare va fi transmisa in momentul in care cheltuielile angajate si platite ating pragul de 25% din valoarea eligibil a proiectului aprobat pentru anul respectiv de implementare (XX% pentru axa prioritara 6 din cadrul POSDRU), dar nu mai trziu de 6 luni de la data primirii prefinanrii. n cazul n care Beneficiarul nu solicit prefinanare, acesta trebuie s transmit prima cerere de rambursare intermediar n maxim 6 luni de la data demarrii proiectului.
n situaia nerespectrii acestui termen, AMPOSDRU/OI responsabil poate dispune rezilierea contractului, fapt care aduce dup sine restituirea prefinanrii acordate.
Cerererile de rambursare intermediare Cererile de rambursare intermediare se vor depune in momentul in care cheltuielile angajate si platite ating pragul de de 25% din valoarea eligibil a proiectului aprobat pentru anul respectiv de implementare (XX% pentru axa prioritara 6 din cadrul POSDRU). Acest procent nu se aplic n cazul ultimei cereri de rambursare intermediare, naintea plii finale. Cererea de rambursare finala Suma soliciata de catre Beneficiari prin intermediul cererii de rambursare finala va fi de minim 10% din valoarea eligibila a contractului de finantare. In momentul cererii de rambursare finala, Beneficarul este obligat sa anexeze si raportul auditorului extern (vezi capitolul ...Auditul extern al proiectului)
Cum se solicita rambursarea? Ce documente sunt necesare? n vederea rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, Beneficiarul va transmite cereri de rambursare, conform anexei XX la prezentul manual. Cererile de rambursare se depun in momentul atingerii pragului de cheltuieli si la intervalele de timp stabilite n graficul estimativ de depunere al cererilor de rambursare (anexa XX la prezentul manual).
Netransmiterea cererii de rambursare conform graficului stabilit poate duce la retragerea finanrii nerambursabile pentru proiect. In momentul depunerii, Cererea de rambursare va fi semnat, datat i nregistrat n registrul de coresponden intern si va fi insotita de urmatoarele documente: raportul tehnico-financiar (Anexa XX la prezentul manual); documente justificative care atest cheltuielile angajate i pltite.
Unde se depune cererea de rambursare?
77
Cererea de rambursare se poate depune la sediul AMPOSDRU (in cazul proiectelor gestionate de catre Autoritatea de Management) sau la sediul Organismului Intermediar responsabil de gestionarea proiectului.
In cat timp se vor rambursa cheltuielile? Dup primirea cererii de rambursare, AMPOSDRU/OI responsabil verific realitatea, legalitatea i conformitatea cheltuielilor efectuate. Verificarea se face pe baza documentaiei care nsoete cererile de rambursare i prin vizite la faa locului. n termen de 30 de zile de la depunerea cererii de rambursare, AMPOSDRU/OI responsabil verific realitatea, legalitatea i conformitatea cheltuielilor declarate de ctre Beneficiar. Acest termen se poate susupenda n cazul n care sunt necesare clarificri, documente sau informaii suplimentare. n acest caz Beneficiarul este obligat s furnizeze orice clarificare, document sau informaie suplimentar n termen de 5 (cinci) zile de la primirea solicitrii. Termenul limit va curge din nou de la data la care AMPOSDRU/OI responsabil a primit clarificrile, documentele sau informaiile suplimentare solicitate. AMPOSDRU va efectua plata cererii de rambursare n termen de maxim 45 de zile de la data nregistrrii cererii de rambursare la sediul AMPOSDRU/OI responsabil. Data plii se consider data debitrii contului AMPOSDRU.
Mecanismul de rambursare - Exemplu Pentru a exemplifica mecanismul de rambursare al cheltuielilor se considera un proiect multianual, in valoare de 3.000.000 RON, avand durata de implementare 3 ani si un buget aprobat pe fiecare an de 1.000.000 RON, iar Beneficiarul a solicitat acordarea prefinantarii. Valoarea proiectului: 3.000.000 RON An1: 1.000.000 RON An2: 1.000.000 RON An3: 1.000.000 RON
Valoare Valoarea eligibila a proiectului Valoare buget anul I Prefinantarea pentru anul I Cererea rambursare Cererea rambursare Cererea rambursare Cererea rambursare 3.000.000,00 RON
Certificat
Platit
Recuperarea prefinantarii
1.000.000,00 RON 300.000,00 300.000,00 RON
250.000,00 RON 1 250.000,00 RON 2 250.000,00 RON 3 250.000,00 RON 4
250.000,00 RON 250.000,00 RON 250.000,00 RON 250.000,00 RON
175.000,00 RON 175.000,00 RON 175.000,00 RON 175.000,00 RON
225.000,00 RON 150.000,00 RON 75.000,00 RON 0,00 RON
78
Valoare buget anul II Prefinantarea pentru anul II Cererea rambursare Cererea rambursare Cererea rambursare Cererea rambursare
1.000.000,00 RON 300.000,00 300.000,00 RON
250.000,00 RON 5 250.000,00 RON 6 250.000,00 RON 7 250.000,00 RON 8 1.000.000,00 RON 0,00 RON
250.000,00 RON 250.000,00 RON 250.000,00 RON 250.000,00 RON
175.000,00 RON 175.000,00 RON 175.000,00 RON 175.000,00 RON
225.000,00 RON 150.000,00 RON 75.000,00 RON 0,00 RON
Valoare buget anul III Prefinantarea pentru anul III Cererea rambursare 9 Cererea rambursare 10 Cererea rambursare 11 Suma totala inainte de plata finala Cerere rambursare finala TOTAL
0,00 RON
250.000,00 RON 250.000,00 RON 200.000,00 RON
250.000,00 RON 250.000,00 RON 200.000,00 RON
250.000,00 RON 250.000,00 RON 200.000,00 RON
0,00 RON 0,00 RON 0,00 RON
2.700.000,00 RON
2.700.000,00 RON
2.700.000,00 RON
0,00 RON
300.000,00 RON
300.000,00 RON
300.000,00 RON
3.000.000,00 RON
3.000.000,00 RON
3.000.000,00 RON
Pentru o mai buna intelegere a mecanismului de rambursare a cheltuielilor acest exemplu va fi citit in corelatie cu capitolul 5.3. Rambursarea cheltuielilor.
De ce in exemplul de mai sus prefinantarea aferenta ultimului an de implementare este 0? Prefinantarea se acorda in procent de 30% din valoarea eligibil a contractului de finanare aferent fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n bugetul proiectului. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se acord n procent de maximum 20% din valoarea eligibil a contractului de finanare.
De ce este o diferenta intre suma certificata de catre AMPOSDRU/OI responsabil si cea platita catre Beneficiar?
79
Exista o diferenta intre suma certificata de catre AMPOSDRU/OI responsabil si cea platita catre Beneficiar, deoarece prefinanarea anual se recupereaz prin deducerea unui procent din cheltuielile totale eligibile certificate de ctre AMPOSDRU/OI responsabil din fiecare cerere de rambursare intermediar transmis, astfel nct suma aferent prefinanrii s fie recuperat integral nainte de depunerea cererii finale de rambursare.
In acest exemplu suma solicitata de catre beneficiar este identica cu suma certificata pentru plata de catre Autoritatea de Management/Organism intermediar. Pot exista cazuri in care, dupa verificarea cererilor de rambursare, suma certificata pentru plata de catre AM/OI sa fie mai mica decat suma solicitata spre rambursare de catre Beneficiar. In acest caz; procentul de recuperare a prefinantarii se va aplica la valoarea sumei certificate.
Ce se intampla daca se depaseste suma prevazuta in buget pentru un an de implementare? Dar daca se fac economii? Sumele prevazute in bugetul proiectului aferente anilor de implementare sunt orientative, si nu reprezinta plafoane obligatorii a fi respectate. Se poate depasi suma alocata unui an de implementare fara a fi necesar transferul sumelor acoperitoare din bugetul anului urmator. Prin analogie, daca intr-un an de implementare nu se atinge valoarea stabilita in buget pentru acel an de implementare suma va fi reportata automat in anul urmator de implementare.
Se pot solicita prin cererile de rambursare si valori mai mari decat 25% din valoarea eligibil a proiectului aprobat pentru anul respectiv de implementare? Da. Plafonul de 25% din valoarea eligibil a proiectului aprobat pentru anul respectiv de implementare este pragul minim. Se poate solicita spre rambursare orice suma care depaseste acest plafon, cu conditia ca toate cheltuielile soliciate spre rambursare sa fie efectuate si platite.
De ce valoarea cererii de rambursare finala este de 300.000 RON? Valoarea cererii de rambursare finala este de minim 10% din valoarea eligibila a contractului de finantare.
5.4 Recuperarea sumelor platite necorespunzator
Care sunt cazurile in care Beneficarii sunt obligati sa returneze catre AM sumele platite necorespunzator?
80
Cazurile in care Beneficarii sunt obligati sa returneze catre AM sumele platite necorespunzator sunt urmatoarele: 1. Beneficiarul a soliciatat acordarea prefinantarii, si in termen de 6 luni de la data primirii prefinantarii nu trimite catre AM/OI prima cerere de rambursare. In acest caz, Beneficiarul va returna integral valoarea prefinatarii. 2. Incalcarea de catre Beneficiar a prevederilor contractului de finantare. Pentru detalii referitoarea la acest caz, va rugam sa consultati sectiunea Nereguli a prezentului manual 3. Indentificarea unei nereguli cu impact financiar, in urma verificarilor la fata locului efectuate de catre AM/OI. Pentru detalii referitoarea la acest caz, va rugam sa consultati sectiunea Nereguli a prezentului manual 4. In cazul in care in urma verificarilor la fata locului, se constata obtinerea de catre Beneficar a unor venituri din urma implementarii proiectului, valoarea veniturilor generate vor fi returnate Autoritatii de Management. 5. In cazul in care prefinanarea (daca a fost solicitata de catre Beneficiar) nu a fost recuperat integral nainte de depunerea cererii finale de rambursare, diferena rmas nerecuperat va fi returnata de ctre Beneficiar n contul AMPOSDRU 6. In cazul platilor catre Beneficiari, efectuate in mod eronat din cauza unor erori la nivelul AMPOSDRU/OI responsabil.
Cum vor returna Beneficiarii sumele platite necuvenit catre AM? AMPOSDRU va comunica Beneficiarilor sumele ce vor trebui restituite, folosind anexa XX la prezentul manual. In mod normal, aceste sume se vor retine din valoarea urmatoarelor cereri de rambursare. In cazul in care acest lucru nu este posibil, Beneficiarul va vira suma de restituit in contul si in termenul prevazut in comunicarea primita de la AMPOSDRU (anexa XX la prezentul manual).
In cazul in care Beneficiarii nu vor returna sumele platite necuvenit catre AMPOSDRU in termenul stabilit in anexa XX la prezentul manual, AMPOSDRU va fi instiintata Autoritatea Nationala de Administrare Fiscala (ANAF) cu privire la situatia aparuta.
5.5 Contabilitatea proiectului

Toi beneficiarii vor efectua nregistrri contabile sintetice i analitice, conform Legii contabilitii nr.82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare. n plus, instituiile publice vor respecta prevederile OMEF 1917/2005, pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare. Asociaiile, fundaiile sau alte organizaii de acest fel, patronatele, organizaiile
81
sindicale, cultele religioase, precum i pentru alte persoane juridice nfiinate n baza unor legi speciale, n scopul desfurrii de activiti fr scop patrimonial, care au obligaia, potrivit legii, s conduc contabilitatea n partid dubl i s ntocmeasc situaii financiare anuale, vor respecta OMEF 1969/2007 privind aprobarea reglementrilor contabile pentru persoanele juridice fr scop patrimonial.
Toate operaiunile efectuate n cadrul proiectului vor fi reflectate n evidena contabil a beneficiarului i susinute de documente justificative.
Documentele justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate. Att beneficiarii ct i partenerii lor, au obligaia inerii evidenei contabile distincte prin utilizarea unor conturi analitice distincte.
Exemplul 1: Contul 778 - Venituri din contribuia naional de la buget aferent

programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile poate fi evideniat distinct astfel: - 778.1 Venituri din contribuia naional de la buget aferent programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile proiecte strategice; - 778.2 Venituri din contribuia naional de la buget aferent programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile granturi; - 778.3 Venituri din contribuia naional de la buget aferent programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile asisten tehnic.
Exemplul 2: Contul 741 - Venituri din subvenii de exploatare poate fi evideniat distinct
conform Planului de Conturi General astfel: 741.2 Venituri consumabile; din subvenii de exploatare pentru materii prime si materiale
741.3 Venituri din subvenii de exploatare pentru alte cheltuieli externe 741.4 Venituri din subvenii de exploatare pentru plata personalului 741.5 Venituri din subvenii de exploatare pentru asigurari i protecie social
5.6 Auditul extern al proiectului
Care este obligatia Beneficiarului in ceea ce priveste auditul extern al proiectului? Beneficiarul are obligatia ca la sfritul fiecrui an de implementare al proiectului (in cazul proiectelor multianuale) cat si in momentul depunerii cererii rambursarii finale, sa ataseze un certificat eliberat de ctre un auditor independent autorizat n condiiile legii. Certificatul emis de auditor va atesta c toate cheltuielile declarate n cererile de rambursare, n baza crora se
82
ntocmesc situaiile financiare anuale sunt reale, corect nregistrate n contabilitate i eligibile, n conformitate cu contractul de finanare nerambursabil.
Sunt eligibile costurile legate de auditul extern al proiectului? Costurile legate de angajarea unei firme de audit vor fi eligibile si se vor putea deconta de la capitolul bugetar III - Cheltuieli financiare si juridice (categoria 3.3 din buget). Pentru a accede la serviciile unei firme de audit va rugam sa aplicati procedura de achizitie publica, in conformitate cu prevederile OUG 43 si a instructiunilor din prezentul manual.
83
5.7 Monitorizarea proiectelor
Ce este monitorizarea? Monitorizarea este o analiz periodic i exhaustiv a resurselor, activitilor i rezultatelor interveniilor publice. Procesul de monitorizare se bazeaz pe un sistem coerent de culegere de informaii (rapoarte, analize i indicatori). Monitorizarea constituie un mecanism de raportare sistematic ce prezint evaluarea analitic a implementrii proiectului i const n colectarea, analiza datelor, comunicarea i utilizarea informaiilor obinute despre progresul proiectului. De ce este necesar monitorizarea? Pentru c monitorizarea are la baz colectarea informaiilor, se poate spune c este n esen o descriere a situaiei la un moment dat. n timpul implementrii proiectului, monitorizarea asigur colectarea datelor ce vor genera informaii despre stadiul ndeplinirii obiectivelor i deci constituie o surs important de informaii privind leciile nvate pentru perioada urmtoare a implementrii proiectului precum i pentru alte proiecte sau politici n domeniu. Procesul permite manageului de proiect, personalului angajat, membrilor parteneriatului, factorilor interesai (stakeholders) precum i OI/AMPOSDRU s identifice problemele poteniale nainte de apariia acestora sau imediat dup aceea. Un astfel de sistem de avertizare timpurie trebuie s dea tuturor prilor posibilitatea s introduc msuri corective care s menin implementarea proiectului n starea de funcionare. Este deci important ca monitorizarea s fie perceput, att Beneficiar ct i de OI/AM POS DRU mai mult ca un instrument de management dect un mecanism de control. Pentru a permite realizarea acestei activiti n conformitate cu contractul de finanare nerambursabil, beneficiarii vor elabora utiliza instrumentele de monitorizare. Care sunt instrumentele de monitorizare? Instrumentele de monitorizare pentru proiectele finanate n cadrul POS DRU sunt urmtoarele: 1. Rapoartele de monitorizare: a. Raportul tehnic trimestrial b. Raportul tehnico c. Raportul de monitorizare a sustenabilitii proiectului (ex-post) 2. Vizitele de monitorizare a. Vizitele programate (cu acordul beneficiarului, pentru verificarea Raportului tehnico-financiar) b. Vizitele neprogramate (la locul de implementare al activitilor proiectului, n prezena participanilor) c. Vizite speciale (la cererea Beneficiarului) 3. Sistemele informatice de monitorizare
84
Scopul acestor instrumente este: verificarea progresului proiectului i luarea de msuri corective, dup caz, pentru asigurarea atingerii obiectivelor i a obinerii rezultatelor ateptate; asigurarea conformitii cu procedurile de achiziii si pli.
Prezentare schematic a procesului de monitorizare Beneficiar ntocmete Rapoarte Tehnice trimestriale ntocmete Rapoarte tehnicofinanciare Faciliteaz desfurarea vizitelor de monitorizare Introduce date n Sistemul Informatic OI Verific Rapoartele Tehnice trimestriale Verific Rapoartele tehnico-financiare Particip la vizitele de monitorizare Verific datele introduse n Sistemul Informatic Particip la vizitele de monitorizare Verific datele introduse n Sistemul Informatic AMPOSDRU Elaboreaz i transmite Comisiei Europene Rapoarte Anuale de Implementare
5.7.1. Raportul Tehnic trimestrial Ce este raportul tehnic trimestrial? Raportul tehnic trimestrial este un instrument de monitorizare continu a progresului activitilor proiectului. Cnd trebuie elaborat raportul tehnic trimestrial? Pentru c acest raport permite o monitorizarea continu, este recomandat ca Managerul de proiect s completeze i s actualizeze raportul tehnic trimestrial continuu, n conformitate cu realizarea fiecrei activiti din proiect. Raportul va acoperi un trimestru calendaristic, ncepnd cu: - prima zi specificat n Notificarea de demarare a proiectului (pentru proiectele strategice); - prima zi din luna urmtoare semnrii contractului (pentru proiectele de grant). Trimestrele calendaristice sunt: I. II. III. IV. Ianuarie Martie Aprilie Iunie Iulie Septembrie Octombrie - Decembrie
85
Urmtoarele rapoarte tehnice trimestriale vor fi elaborate cu aceeai frecven, adic la fiecare 3 luni de implementare a proiectului. Atunci cnd proiectul nu ncepe n prima zi a trimestrului, raportul va fi elaborat pentru perioada dintre prima zi a proiectului i ultima zi a trimestrului. De exemplu, dac proiectul va ncepe pe 1 August, primul raport trimestrial se va referi la perioada August Septembrie. Cnd i unde trebuie depus raportul tehnic trimestrial? Raportul tehnic trimestrial va fi depus n maxim 5 zile calendaristice urmtoare trimestrului calendaristic, la sediul OI/AM POS DRU, ntr-un exemplar original, semnat de ctre Managerul de proiect. De asemenea, un alt exemplar al raportului va fi arhivat la sediul beneficiarului pentru ntreaga perioad prevzut de regulamentele comunitare relevante. Pentru detalii, v rugm s consultai seciunea specific Arhivarea a prezentului Manual. n cazul n care Beneficiarul nu depune Raportul tehnic trimestrial la termenul stabilit, procesul de verificare al Raportului Tehnico-Financiar i efectuarea plii pot fi suspendate pn la primirea Raportului tehnic trimestrial ntrziat. Cum trebuie ntocmit raportul tehnic trimestrial? Modelul de raport tehnic trimestrial i instruciunile de completare sunt prezentate n Anexa Raportul va fi nsoit de un CD care va conine n format electronic toate output-urile proiectului, inclusiv cele nefinalizate (n variant draft). De reinut: Dac data depunerii Raportului tehnic trimestrial coincide cu data depunerii raportului tehnicofinanciar, Beneficiarul nu va mai pregti dect raportul tehnico-financiar.
5.7.2 Raportul tehnico-financiar Ce este raportul tehnico-financiar? Raportul tehnico-financiar un instrument de monitorizare att a activitilor proiectului, ct i a operaiunilor contabile i financiare derulate n perioada de raportare.
Cnd trebuie elaborat raportul tehnico-financiar? Raportul tehnico-financiar se va ntocmi de ctre personalul responsabil din cadrul proiectului, n conformitate cu progresul activitilor i nregistrrilor contabile. Primul raport va fi finalizat nu mai trziu de 6 luni de la demararea proiectului i la sfritul lunii n care cheltuielile efectuate au atins sau au depit 25% din bugetul pe anul respectiv al proiectului. Raportul acoper o perioad exprimat n luni calendaristice.
86
Prima perioad de raportare va ncepe: - din prima zi specificat n Notificarea de demarare a proiectului (pentru proiectele strategice) - din prima zi din luna urmtoare semnrii contractului (pentru proiectele de grant) Urmtorul raport tehnico-financiar va face referire la perioada urmtoare de raportare, care ncepe n prima zi urmtoare ultimei luni prezentat n raportul tehnico-financiar anterior.
Cnd i unde trebuie depus raportul tehnico-financiar? Raportul tehnicofinanciar va fi depus n maxim 30 de zile calendaristice urmtoare perioadei raportate la sediul OI/ AM POS DRU, ntr-un exemplar n original, semnat de Managerul de proiect. De asemenea, un alt exemplar al raportului va fi arhivat la sediul beneficiarului pentru ntreaga perioad prevzut de regulamentele comunitare relevante. Pentru detalii, v rugm s consultai seciunea specific Arhivarea a prezentului Manual. Raportul tehnico-financiar final va fi depus n maxim 60 de zile calendaristice de la data finalizrii proiectului.
Cum trebuie ntocmit raportul tehnico-financiar? Modelul de raport tehnico-financiar i instruciunile de completare sunt prezentate n Anexa Raportul va fi semnat de Managerul de proiect i va fi nsoit de documente justificative pentru informaiile prezentate n cuprinsul acestuia. n cazul n care beneficiarul nu depune raportul tehnico-financiar, acest lucru se va considera ca fiind o nclcare a Art. 9(15)
5.7.3. Raportul de monitorizare a sustenabilitii proiectului (ex-post)
5.7.4. Vizitele de monitorizare Ce sunt vizitele de monitorizare? Vizitele de monitorizare sunt ntlniri oficiale, referitoare la implementarea proiectului care au loc la sediul beneficiarului sau la locul de implementare al proiectului, n cadrul crora particip reprezentani ai Beneficiarului i reprezentani ai OI/AMPOSDRU. Vizitele de monitorizare pot fi de mai multe tipuri: a) periodice, iniiate de ctre OI/AMPOSDRU;
87
b) speciale, iniiate de ctre OI/AMPOSDRU sau la cererea Beneficiarului; c) neanunate, iniiate de ctre OI/AMPOSDRU.
Care este scopul vizitelor de monitorizare? Scopul acestor vizite este verificarea conformitii ntre situaia descris n rapoarte i documentele aferente i situaia reala de la locul implementrii proiectului, n vederea prevenirii erorilor de implementare sau eventuale fraude i a limitrii efectelor eventualelor erori sau fraude deja nfptuite. De asemenea, n cadrul acestor vizite se vor discuta problemele aprute i msurile ntreprinse de Beneficiar pentru soluionarea acestora. Dup caz, vor fi agreate posibile modaliti de eficientizare i/sau aciuni corective, care se vor consemna n Raportul de vizit. n plus, se vor consemna i diferenele ntre raportare i situaia de pe teren.
Cnd au loc vizitele de monitorizare periodice? Vizitele de monitorizare periodice au loc cel puin de 2 ori pe an. OI/AMPOSDRU vor stabili de comun acord cu Beneficiarul data la care se va desfura fiecare vizit periodic de monitorizare. De aceea, Beneficiarul va fi ntiinat n scris cu 15 zile nainte de ctre OI despre intenia de a efectua o vizit la locul de implementare al proiectului. Scrisoarea prin care se va comunica data i ora la care urmeaz s aib loc vizita va fi nsoit de o list de verificare i formatul de raport de vizit. Beneficiarul va asigura disponibilitatea personalului relevant (Manager de proiect, Responsabil financiar, Coordonator etc.), precum i a documentelor justificative (liste de prezen, documente financiare etc.) n sens, vor fi verificate toate elementele constitutive ale proiectului menionate n contract i documentele aferente implementrii contractului.
Cnd au loc vizitele de monitorizare speciale? Vizitele de monitorizare speciale au loc numai atunci cnd apar situaii ce necesit consultri ntre OI/AMPOSDRU i Beneficiar sau probleme deosebite n implementarea proiectului care trebuie constatate la locul de implementare al proiectului. Programarea vizitelor de monitorizare se va agrea n funcie de disponibilitatea personalului OI/AMPOSDRU.
Cnd au loc vizitele de monitorizare neanunate?
88
Vizitele de monitorizare neanunate au loc de fiecare dat cnd OI/AMPOSDRU consider necesar verificarea realitii activitilor aflate n derulare (evenimente publice, cursuri de formare profesional sau alte activiti specifice dedicate participanilor).
Ce este Raportul de vizit? Raportul de vizit este un document oficial, ntocmit de ctre reprezentanii OI/AMPOSDRU, pe baza observaiilor directe, a discuiilor cu reprezentanii Beneficiarilor i a documentelor prezentate i verificate. Pentru fiecare tip de vizit de monitorizare prezentat mai sus va fi elaborat un Raport de vizit specific, conform modelului prezentat n Anex. Raportul de vizit va fi completat de ctre reprezentanii OI/AMPOSDRU i va fi transmis Beneficiarului, spre informare, n maximum 15 zile calendaristice de la data efecturii vizitei. Dup primirea acestui document, n termen de 15 zile calendaristice de la data primirii Raportului, Beneficiarul poate transmite observaii i comentarii cu privire la informaiile prezentate n cuprinsul Raportului.
89
5.8. Perioada de implementare a proiectului
Pentru nelegerea perioadei de timp n care proiectul aferent contractului se implementeaz trebuie fcut distincia ntre perioada de valabilitate a contractului i perioada de implementare. Care este perioada de valabilitate a contractului? Data intrrii n vigoare a contractului este data ultimei semnturi. Contractul este valabil pn la data de 31 Decembrie 2021.
Exemplu: Cele mai importante etape ale implementrii proiectului (Proiect cu durata de 12 luni) 2008 6 7 8 I A B C PIP RSP RTT RTF RTF RTT RTF RTT 9 II 10 III 11 IV 12 V 1 VI 2 VII 3 VIII 4 IX 2009 5 X 6 XI 7 XII Z 8 9 10 11 12 2010 8 2011 8 2012 8 2021 12
A Z B C D PIP Exempt RTT RTF RSP
Data intrrii n vigoare a Contractului (15.06.2008) Data expirrii Contractului (31.12.2021) Data tranmiterii Notificrii de demarare a proiectului (14.07.2008) - dup caz Data demarrii proiectului (01.08.2008) Data finalizrii proiectului (31.07.2009) perioada de implementare a proiectului (de exemplu, 12 luni) = perioada eligibil pentru activitile i cheltuielile proiectului (angajate i pltite) Excepie pentru perioada de eligibilitate a cheltuielilor (salarii, servicii facturate lunar) Perioada de raportare tehnic trimestriala (31.03, 30.06, 30.09, 31.12) Perioada de raportare tehnico-financiar (nu mai trziu de 6 luni de la data demarrii proiectului) Data depunerii Raportului de sustenabilitate al proiectului
Care este perioada de implementare a proiectului? Durata proiectului este exprimat n luni calendaristice i specificat la Art. 2(2) din Contractul de finanare nerambursabil, conform Cererii de finanare aprobat. Perioada de implementare a proiectului ncepe n prima zi din prima lun i se finalizeaz n ultima zi din ultima lun de implementare. Care este data de ncepere a derulrii proiectului? a) pentru proiectele strategice lansate de AMPOSDRU n data de 15 Februarie 2008: Data de ncepere a proiectului este comunicat n Notificarea de demarare a proiectului. De la aceast dat, ncepe s curg numrul de luni specificat la Art. 2(2) din Contract. b) pentru celelalte proiecte strategice i pentru proiectele de tip grant: Data de ncepere a proiectului este prima zi a lunii urmtoare de dup data ultimei semnturi a contractului. Care este data finalizrii proiectului? Data finalizrii proiectului este ultima zi calendaristic a ultimei luni de implementare.
90
Toate activitile proiectului trebuie s fie efectuate i finalizate, nu mai trziu de ultima lun din perioada de implementare. Care este perioada de eligibilitate a cheltuielilor? Sunt eligibile doar cheltuielile angajate i pltite n perioada de implementare a proiectului. Orice activitate efectuat nainte sau dup perioada de implementare a proiectului nu va fi luat n considerare ca fiind relevant pentru succesul proiectului. De asemenea, costurile implicate pentru aceste activiti vor fi declarate neeligibile. Excepie: Fac excepie de la aceast regul doar urmtoarele tipuri de cheltuieli, angajate pe parcursul perioadei de implementare i pltite ulterior: a) salarii/onorarii; b) servicii precum abonamente telefonice, internet, electricitate, utiliti i alte pli de natur similar care se factureaz lunar. Ce trebuie s fac Beneficiarul la finalizarea proiectului? La finalizarea proiectului, Beneficiarul va nainta Cererea final de plat/rambursare i Raportul final tehnico-financiar final numai mpreun cu Declaraia de finalizare a proiectului (model prevzut n Anexa . a prezentului Manual). De asemenea, imediat dup finalizarea proiectului, Beneficiarul va ntreprinde toate eforturile pentru asigurarea sustenabilitii proiectului timp de 3 ani de la acest moment.
Care este perioada de asigurare a sustenabilitii proiectului? Perioada de asigurare a sustenabilitii proiectului este de 3 ani i ncepe n prima zi de dup finalizarea proiectului.
Un exemplu al celor mai importante etape ale implementrii proiectului este prezentat n Anexa . a prezentului Manual.
91
5.9. Modificarea contractelor

(ACTE ADIIONALE I NOTIFICRI) Dac circumstanele care afecteaz implementarea proiectului s-au modificat substanial de la data semnrii contractului, atunci contractul i anexele acestuia pot fi modificate n conformitate cu Articolul 12 Modificri i completri la contract, cu acordul ambelor pri, prin aprobarea unei notificri sau prin ncheierea unui act adiional. Fac excepie modificrile determinate de schimbri n legislaia naional i european care vor fi efectuate de AMPOSDRU fr a fi necesar n prealabil acordul beneficiarului Cererea pentru ntocmirea unui Act Adiional i/sau Notificarea vor fi elaborate de ctre dumneavoastr n calitate de Beneficiar i naintate ctre OI, n vederea avizrii i transmiterii spre aprobare ctre AMPOSDRU. Situaiile neprevzute care impun modificarea contractului sau anexelor acestuia pot fi: Indisponibilitatea unor membri ai echipei de implementare sau echipei tehnice (demisie, transfer, concediu medical, for major); Schimbarea locului de implementare; Necesitatea modificrii bunurilor, serviciilor i lucrrilor ce urmeaz a fi achiziionate sau a valorii liniilor bugetare; Modificri de ordin tehnic specifice proiectului.
Ce trebuie avut n vedere cnd se ntocmete un act adiional? Beneficiarului are obligaia de a solicita ncheierea unui act adiional, n urmtoarele situaii: a) orice modificare intervenit n bugetul estimat al proiectului, ntre capitole bugetare, care depete valoarea de 15% din fiecare capitol bugetar afectat, cu excepia cheltuielilor generale de administraie i a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la aceasta; b) modificarea substanial a planului de implementare a activitilor; c) includerea de noi activiti eligibile care s contribuie la atingerea rezultatelor i obiectivelor specifice al proiectului, fr suplimentarea valorii totale a contractului, dar poate modifica structura costurilor directe; d) modificarea listei de achiziii publice aprobat iniial n cadrul proiectului, fr suplimentarea valorii totale a contractului; n cazul n care se depete valoarea total, diferena va fi suportat de beneficiar din surse proprii. e) modificarea duratei de implementare a proiectului n conformitate cu prevederile art.2(3), fr suplimentarea valorii totale a contractului; f) schimbarea personalitii juridice a beneficiarului (schimbarea numelui organizaiei, fuziune, absorbie etc)
92
Atenie! Modificarea contractului prin act adiional este o activitate care consum timp. De aceea v rugm s iniiai actul adiional cu cel puin 30 de zile nainte de data la care modificarea pe care o solicitai trebuie s i produc efectele.
La naintarea propunerilor de acte adiionale v rugm s inei cont de urmtoarele principii: orice modificare a contractului trebuie s aib n vedere atingerea obiectivelor proiectului orice modificare neaprobat este neeligibil solicitarea dumneavoastr de modificare a contractului nu va fi automat acceptat de ctre OI/AMPOSDRU. Pentru modificarea contractului trebuie s existe motive bine justificate. OI/AMPOSDRU vor examina motivele oferite i vor respinge cererile privind modificri ale contractelor care nu au susinere sau care sunt irelevante; un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al beneficiarilor; modificrile contractului pot fi realizate numai n perioada de execuie a contractului / perioada de implementare a proiectului i nu vor avea efecte retroactive. Niciun fel de modificare nu este posibil dup finalizarea duratei de implementare a contractului; valoarea maxim a finanrii nerambursabile aa cum este ea stipulat n contract nu poate fi majorat; durata de implementare a unui proiect nu poate fi extins peste durata maxim de implementare stabilit n Ghidul Solicitantului pentru schema de finanare aferent. scopul actului adiional trebuie s urmreasc natura i obiectivele iniiale ale contractului. Orice act adiional privind modificarea bugetului trebuie s includ toate modificrile propuse, precum i noua anex 4 Bugetul proiectului, datat, semnat i tampilat. depirea bugetului se face pe cheltuiala beneficiarului ultima cerere de modificare a contractului se va depune cu 60 de zile nainte de ultima zi de implementare a proiectului
Ce documente sunt necesare pentru transmiterea spre aprobare a unui act adiional? Pentru a facilita aprobarea solicitrilor dumneavoastr de modificare a contractului prin intermediul unui act adiional este necesar s transmitei ctre OI/AMPOSDRU urmtoarele documente: memoriu justificativ - n 3 exemplare originale (unul pentru beneficiar, unul pentru OI, unul pentru AMPOSDRU), datate i semnate de reprezentantul legal.
Foarte important!
93
Pentru ca OI/AMPOSDRU s poat analiza i aviza/aproba solicitarea, este necesar ca acest memoriu s includ urmtoarele informaii: prezentarea situaiei aprute; propunerea de modificare a contractului, care va cuprinde 2 sub-seciuni: elementul iniial i elementul de modificat dac se dorete modificarea bugetului, se vor prezenta modificrile propuse pentru fiecare linie de buget; argumentele aduse n favoarea ncheierii actului adiional, certificnd faptul c nu sunt afectate n sens negativ obiectivele i scopul proiectului i nici indicatorii prevzui iniial;
Orice solicitare de modificare a bugetului trebuie s evidenieze maniera n care bugetul iniial a fost modificat. toate documentele justificative care susin propunerea formulat.
Foarte important! V rugm s nsoii solicitarea de modificare contractual prin act adiional de toate documentele justificative care susin afirmaiile dumneavoastr din memoriul justificativ.
Ofierul din cadrul OI responsabil pentru contractul dumneavoastr verific memoriul justificativ transmis mpreun cu toate documentele justificative, iar n cazul n care modificarea solicitat de dumneavoastr respect principiile i condiionalitile enunate mai sus pregtete actul adiional (Anexa 10 la Contract), vi-l nainteaz prin e-mail urmnd ca dumneavoastr s l semnai, datai, tampilai i s l transmitei ctre acelai ofier n cel mai scurt timp, urmnd ca OI s l ataeze la dosarul actului adiional i s l transmit ctre AMPOSDRU n 3 (trei) exemplare originale n vederea aprobrii.
Foarte Important! Aprobarea AMPOSDRU nu este condiionat de avizul transmis de ctre OI. AMPOSDRU poate respinge o solicitare de act adiional chiar dac aceasta a primit aviz favorabil din partea OI.
V rugm s reinei! Modificarea contractului prin act adiional i produce efectele de la data la care AMPOSDRU aprob actul adiional, dat care se regsete n dreptul ultimei semnturii. V rugm s nu efectuai cheltuieli care deriv din modificarea solicitat nainte de data aprobrii acesteia deoarece aceste cheltuieli vor fi declarate neeligibile.
94
Dup semnarea de ctre AMPOSDRU a actului adiional, un exemplar original va fi arhivat de ctre AMPOSDRU, un exemplar original va fi remis Beneficiarului, iar cel de-al treilea exemplar original OI. Conform Art. 12 Modificri i completri la contract, Beneficiarul trebuie s informeze AMPOSDRU despre orice situaie care poate determina ntrzierea executrii Contractului n termen de 5 (cinci) zile de la data lurii la cunotin despre aceasta. Beneficiarul poate solicita, cu cel puin 60 de zile nainte de sfritul perioadei de implementare a Proiectului, prelungirea duratei Contractului cu respectarea duratei maxime de implementare a proiectului specificat n Ghidul solicitantului fr a afecta bugetul proiectului. Beneficiarul va transmite solicitarea nsoit de documente justificative.
Ce putem schimba n contract folosind Notificrile ? Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris [AMPOSDRU sau OI responsabil], cu cel puin 15 (cincisprezece) zile nainte de data la care dorete ca modificarea s produc efecte, n urmtoarele situaii: g) modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n limita a 15% ntre capitole bugetare, cu excepia cheltuielilor generale de administraie i a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la aceasta; h) schimbarea adresei sediului social al beneficiarului; i) schimbarea contului special deschis pentru proiect; j) nlocuirea sau introducerea de membri n echipa de implementare a proiectului; k) nlocuirea reprezentantului legal; l) nlocuirea auditorului.
Ex: documente justificative pentru schimbarea managerului de proiect: cerere demisie, decizia de aprobare a demisiei, CV-ul persoanei care este nlocuit, CV-ul persoanei propuse, fia de post a persoanei propuse.
V rugm s reinei c: 1. n cazul n care este necesar schimbarea unor membrii ai echipei de implementare experiena profesional a celor propui pentru a intra n proiect trebuie s fie cel puin echivalent cu experiena profesional a celor care prsesc proiectul. 2. AMPOSDRU va verifica modificrile contractuale efectuate prin notificare doar la raportarea final de aceea v rugm s analizai cu responsabilitate modificrile pe care le solicitai n vederea evitrii unor probleme ulterioare legate de eligibilitatea cheltuielilor.
95
3. Ca i n cazul actelor adiionale, dumneavoastr trebuie s ataai la notificare toate documentele justificative care s sprijine modificarea.
n situaia n care redactai o notificare aceasta va fi transmis OI care n termen de 5 zile lucrtoare are posibilitatea de a v transmite observaii sau de a respinge notificarea dumneavoastr. n cazul n care n 5 zile lucrtoare nu primii comentarii sau o adres prin care v este respins justificat notificarea, aceasta va fi considerat aprobat cu data la care a fost nregistrat n registrul de intrri al OI.
96
5.10. Arhivarea
Toate documentele referitoare la implementarea proiectului aprobat spre finanare n cadrul POSDRU trebuie s fie arhivate de ctre dumneavoastr, n calitate de Beneficiar, n spaii special amenajate i destinate acestui scop, asigurnd pstrarea unei piste de audit corespunztoare a operaiunilor efectuate pentru implementarea proiectului. Spaiul destinat arhivrii va fi astfel amenajat nct s se asigure pstrarea n bune condiii a documentelor, s se evite distrugerea intenionat/accidental sau sustragerea neautorizat a acestora. Astfel, n calitate de beneficiar, trebuie s asigurai n mod obligatoriu arhivarea urmtoarelor documente: documente referitoare la solicitarea finanrii proiectului n cadrul POSDRU i la aprobarea acesteia de ctre AMPOSDRU (cererea de finanare, anexele acesteia, contractul de finanare); documente referitoare la procedurile de achiziii publice derulate n cadrul proiectului aprobat i care constituie baza legal pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare n cadrul POS DRU; documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile efectuate, la fiecare dintre rezultatele obinute; facturi i documente cu valoare probatorie similar, documentele justificative pentru acestea, liste de verificare, documente de plat; cereri de prefinanare i de rambursare a cheltuielilor i toate rapoartele elaborate pentru proiect (raport tehnic trimestrial, raport trimestrial de nereguli, raport tehnico-financiar); rapoarte de audit i de control ntocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne sau externe de audit sau control; documente contabile conform prevederilor legale.
n conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, documentele vor fi arhivate ntr-una din urmtoarele forme: originale; fotocopii ale documentelor originale (certificate conform cu originalul de ctre persoana care a fotocopiat documentul); microfie ale documentelor originale; documente care exist doar n format electronic (n acest caz, n calitate de beneficiar, v vei asigura c sistemul informatic respect cerinele de securitate conform standardelor acceptate).
Pstrarea documentelor se realizeaz att pe parcursul, ct i dup expirarea perioadei de implementare a proiectului, pn la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU. De asemenea, n calitate de beneficiar, pn la expirarea termenului menionat anterior, avei obligaia de a pune la dispoziia OI responsabil, AMPOSDRU, Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit, Comisiei Europene, Oficiului European de Lupt Anti-Fraud, Curii Europene de Conturi, precum i oricrui alt organism abilitat s efectueze verificri asupra modului de utilizare a finanrii nerambursabile, toate documentele corespunztoare utilizrii finanrii.
97

Uif3b Schita Manual Beneficiari

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Uif3b Schita Manual Beneficiari

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

UNIUNEA EUROPEAN

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE AMPOSDRU

FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

PROGRAMUL OPERAIONAL SECTORIAL DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE 2007-2013 CCI 2007RO051PO001

Manualul Operaional al Beneficiarilor

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE AMPOSDRU

FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE AMPOSDRU

FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE AMPOSDRU

FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE AMPOSDRU

FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

Audit public intern

Autoritate de certificare i plat

Autoritate de Management Avans

OG nr. 29/2007 OG nr. 29/2007

Beneficiar final Cheltuial public

HG nr. 497/2004 Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006

Cheltuieli conexe proiectului

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE AMPOSDRU

FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

Cheltuieli generale de administraie

Cheltuieli neeligibile Circuitul auditului

Cofinanare privat Cofinanare public

OG nr. 29/2007 OG nr. 29/2007

Contract de concesiune de lucrri publice

Contract de concesiune de servicii

OUG nr. 34/2006 (actualizat)

OUG nr. 34/2006 (actualizat)

OUG nr. 34/2006 (actualizat)

Contribuia naional Control financiar preventiv

OUG nr. 34/2006 (actualizat) OG nr. 29/2007

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE AMPOSDRU

FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

Control financiar public intern

Creanele bugetare rezultate din nereguli Credit bugetar

L nr. 84/2003 OG nr. 29/2007

Fondul European pentru Dezvoltare Regional (FEDR)

Fondul Social European (FSE) Fonduri publice

Fondurile comunitare Fondurile structurale (FS) Fraud

HG nr. 497/2004 L nr. 84/2003

OG nr. 12/2007 HG nr. 497/2004 OG nr. 12/2007

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE AMPOSDRU

FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

Operatorul sistemului electronic de achiziii publice Ordonanarea cheltuielilor

OUG nr. 34/2006 (actualizat)

Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006

Reg.Consiliului (CE) nr.1083/2006

Plata cheltuielilor Plat direct

L nr. 500/2002 OG nr. 29/2007

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE AMPOSDRU

FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

Propunere financiar Propunere tehnic