[1] Bugetul sau planificarea afacerii

A GUVERNA NSEAMN A PREVEDEA, conducerea modern a ntreprinderii are, ca prim atribuie, previziunea, iar previziunea financiar este, cea mai important activitate de planificare. Instrumentele de realizare a previziunii financiare sunt bugetele ntreprinderii care, spre deosebire de bilan i contul de rezultate, nu sunt destinate marelui public, ci nevoilor interne de orientare spre realizarea obiectivului propus n exerciiul financiar viitor (creterea performanei, a valorii ntreprinderii). Bugetele ntreprinderii traseaz traiectoriile pentru atingerea scopului propus. n condiiile unei concurene intense, ale unei limitri a mijloacelor materiale i umane i ale unei cereri de produse i servicii stabilizate, ntreprinderile sunt nevoite sa prevad pentru a supravieui. Preocuparea pentru previziunea financiara trebuie nsoit de controlul bugetar al realizrilor fa de previziuni, al cauzelor abaterilor, pentru a modifica, dup caz, previziunile atunci cnd realitatea impune aceasta sau, invers, sa acioneze asupra funcionrii, pentru a se apropia realizrile de previziuni. Conducerea ntreprinderii i fiecare compartiment funcional vor stabili un program de munc i vor verifica periodic dac acest program este respectat. Aciunea financiar precede orice aciune tehnic, economic i organizatoric: 1. se procur capitalul bnesc necesar 2. apoi are loc fluxul real de bunuri i servicii ctre ntreprindere, prin compensarea acestuia cu un flux financiar n sens invers. Decizia financiar este premergtoare oricrei decizii economice, ceea ce este de natura s releve importana elaborrii i fundamentrii bugetului fiecrei astfel de aciuni. O caracteristic a vieii economice este preocuparea, pentru bugetarea oricrei aciuni,

indiferent de amploarea i nsemntatea ei n activitatea general a ntreprinderii. Acestei preocupri i se asociaz, respectarea prevederile propriului buget, pn la limita cnd tocmai bugetul ar putea deveni o restricie n creterea eficienei.

Bugetul are rolul de a orienta ntreprinderea spre un scop anume: rentabilitatea, lichiditatea, diminuarea riscurilor etc. Fr un plan bine stabilit, conducerea ntreprinderii ar avea drept repere realizrile anilor precedeni sau realizrile concurentei. Rezultatele perioadei precedente au nregistrat unele fluctuaii favorabile sau nefavorabile, determinate de condiiile concrete ale perioadei precedente care nu se extrapoleaz ntocmai n perioada urmtoare. Nu exist garania c realizrile precedente sau cele ale concurenei sunt optime i c acestea pot fi reinute ca norme ale perioadei bugetare. Planificarea afacerii coordoneaz eforturile tuturor compartimentelor funcionale, ntruct toate sunt antrenate n procesul bugetar. Procesul bugetar presupune mai multe repetiii, deoarece o decizie financiar favorabil compartimentului care a luat-o, poate fi mai puin favorabil altui compartiment sau ansamblului ntreprinderii. Pentru toate aceste cazuri, planificarea financiar va trebui s ntruneasc regula consensului printr-un proces de ,,sub-optimizare, care va realiza cel puin eliminarea consecinelor negative ale respectivei decizii i, mai departe, asumarea cat mal multor avantaje pentru ansamblul activitii. regula unanimitatii - consensul. Luarea deciziei prin consens, nu numai ca va cauta acordul tuturor participantilor dar si integrarea solutilor in decizie la problema pe care minoritatea din grup o ridica. Consensul este definit atat de rezultat, dar primordial de modul in care se ajunge la acel rezultat. In al treilea rnd, elaborarea bugetelor va favoriza implementarea unul sistem eficace de control prin compararea realizrilor cu previziunile i luarea msurilor de corectare la momentul oportun. Obiectivele prevzute n bugete servesc ca standarde de referin, fa de care se poate aprecia performana ntreprinderii n fiecare faz a perioadei bugetare. Pentru controlul bugetar, fiecare buget poate fi reprezentat n execuie printr-un Tablou lunar, care compar realizrile cu previziunile fiecrui articol bugetar, conform cu coloanele unui tabel de forma urmtoare:

Articol din buget Revizuiri n luna crt. Realizri ale lunii crt. 0 1 2

Diferene + 3 4

Previziuni n perioada crt.

Realizri n perioada crt. +

Diferene 8

Realizri n aceeai lun a anului precedent

Realizri n aceeai perioad a anului precedent

Media perioadei pe trei ani precedeni + 8

Acest tablou va fi naintat conducerii cu comentariile, sugestiile i previziunile efului de compartiment. Pe baza lui, conducerea ntreprinderii va decide, n fiecare lun, asupra modificrilor de previziuni, pe care evenimentele recente le impun sau va stabili directive noi pentru impulsionarea activitii compartimentelor. Planificarea afacerii impune conducerii ntreprinderii i unele constrngeri ce trebuie depite printr-un efort continuu de actualizare a prevederilor bugetare. n loc de a servi drept ghid, bugetele pot deveni o frn n eforturile de adaptare la condiii noi, diminund flexibilitatea ntreprinderii. Acest pericol este cu att mai real cu ct bugetele sunt mai detaliate. De aceea, bugetele trebuie s descrie liniile generale ale evoluiei financiare, s asigure o marj de manevrare n interiorul prevederilor proprii i posibilitatea de a fi revzute. Planificarea afacerii poate deveni o surs de risip, prin tendina tuturor compartimentelor de a-i supraestima nevoile proprii de finanare. Mal mult, conducerea operativ (local) apreciaz personalul propriu dup dexteritatea acestuia de a ctiga partida n atragerea celei mai mari pri din sursele de finanare ale ntreprinderii. Remediul acestor consecine negative ar

consta n elaborarea unor bugete flexibile, n funcie de cifra de afaceri i n disocierea planificrii financiare de promovare a personalului.