Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

CAPITOLUL VI. ANALIZA I PROIECTAREA POSTULUI

6.1. Factorii performanelor individuale i organizaionale Analiza postului este un punct de plecare fundamental n studiul celorlalte activiti ale postului de personal descrise n managementul resurselor umane. Toi managerii, indiferent de poziia ocupat n cadrul organizaiei, trebuie s cunoasc foarte bine tehnicile de analiz a postului, deoarece acestea, fiind corecte, au toate ansele s creasc eficiena departamentelor conduse de ei i s-i ajute s evite problemele generate de legislaia privind angajarea. Instituiile publice din sfera administraiei publice locale se pot menine la nivelul solicitat de ceteni numai prin utilizarea inovativ a tuturor resurselor de care dispun. Resursele umane constituie att o cheltuial major, ct i factorul cel mai important al oricrei instituii. Performanele individuale depind de: voina angajatului pentru a depune ntregul efort necesar, pregtirea profesional, abilitatea sau capacitatea de a ndeplini sarcinile, aa cum rezult din figura nr. 6.l. PERFORMAN Efort Pregtirea profesional Stimulente Cunoaterea a ce este ateptat Voina de a munci Are calificarea necesar Prezena la lucru Interes Autodisciplina Fig. 6.1. Componentele performanei individuale10 Pentru a fi competitiv orice organizaie are nevoie de trei tipuri de performane individuale: a) productivitatea muncii - depinde de efortul pe care l depune pentru a obine un rezultat (exprimat n volum de lucrri, de servicii). Multe din activitile de personal sunt n strns legtur cu productivitatea muncii individuale. Sistemele de salarizare i de apreciere, selecia, pregtirea i perfecionarea profesional, stimularea i recompensarea sunt strns legale i corelate direct cu productivitatea muncii. b) inovaia, necesit un comportament creativ de realizare de noi servicii i noi modaliti de a ndeplini sarcinile de munc.
10

Abilitate Talent

Factori de personalitate tie cum s soluioneze problemele

A. Rotaru, Adriana Prodan, Managementul resurselor umane, Editura Sedcom Libris, Iai, 2001, Pag., 55. 1

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

c) loialitatea, nseamn ncrederea, credina i sinceritatea fa de organizaie. Este necesar s se gseasc factorii care motiveaz loialitatea. Pe de o parte selecia oamenilor care mprtesc valorile i credinele instituiei, iar pe de alt parte, pstrarea personalului, nedisponibilizarea prin omaj sau prin alte msuri poate contribui la sporirea loialitii personalului. Pentru sporirea loialitii ntr-o instituie se poate aciona n urmtoarele direcii:

stimularea implicrii angajailor n procesul decizional, de organizare i de conducere accentuarea comunicrii directe ; acordarea de compensaii competitive i accentuarea recompenselor profesionale; asigurarea pregtirii i perfecionrii profesionale ; meninerea cilor adecvate ale carierei. 6. 2. Proiectarea postului de munc Proiectarea postului reprezint efortul contient de a stabili sarcinile, ndatoririle i

responsabilitile care revin unei funcii/post de munc. Atenia acordat proiectrii postului este determinat de trei motive majore :

proiectarea postului poate avea un impact important asupra performanelor n anumite proiectarea postului poate afecta pozitiv sau negativ satisfacia n munc, innd seama de

funcii, n special acelea n care motivarea angajailor poate duce la diferenieri;

faptul c angajaii pot fi mai satisfcui cu o anumit configuraie a postului, este important a identifica ce elemente ale postului pot contribui la aceasta ;

proiectarea postului poate afecta sntatea fizic i mental a angajailor. Proiectarea i reproiectarea postului necesit participarea att a specialitilor n domeniul

personalului, ct i a efilor de servicii sau compartimente, care au urmtoarele sarcini: Pentru specialitii din serviciile de resurse umane:

supravegherea i stabilirea necesitilor pentru proiectarea i reproiectarea posturilor; cercetarea i asigurarea informaiilor privind influena efectelor proiectrii postului identificarea unor experi n domeniul reproiectrii posturilor pentru a fi folosii cnd este

asupra performanelor;

necesar.

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

Pentru efii de servicii sau compartimente :

proiectarea posturilor cu ajutorul specialitilor implicai; supravegherea performanelor n cadrul posturilor proiectate i efectuarea

ajustrilor necesare ;

analiza productivitii; identificarea noilor posturi pentru proiectarea iniial.

Identificarea componentelor unui post de munc dat este o parte integrant a analizei . 6.3. Definirea componentelor postului de munc Funcia/postul reprezint un grup de sarcini i responsabiliti pe care le are de ndeplinit un angajat. Analiza funciei/postului este o investigaie sistematic a sarcinilor pe care le are de ndeplinit ocupantul unui post, a ndatoririlor i responsabilitilor acestuia i a caracteristicilor profesionale i psihologice pe care trebuie s le aib ocupantul unui astfel de funcii/post. Importana analizei postului Analiza postului este necesar n vederea efecturii previziunilor privind resursele umane precum i altor activiti ale funciei de personal. Este o activitate organizaional util, continu, efectuat de profesioniti n scopul de a descoperi, sintetiza i rspndi informaii privind posturile ce pot fi utilizate n luarea deciziilor referitoare la planificarea i structura organizatoric, managementul resurselor umane i alte funcii manageriale. ntr-o perioad nedeterminat de timp sunt strnse, documentate i analizate informaii privind trei aspecte fundamentale ale unui post coninutul postului, cerinele postului i contextul n care se desfoar activitatea respectiv. Coninutul postului, adic sarcinile i activitile presupuse de post, poate fi descris prin afirmaii generale sau explicaii detaliate referitoare la fiecare etap. Cerinele postului reprezint abilitile, competenele i domeniul cunotinelor necesare efecturii muncii. Contextul postului include factori precum scopul postului, gradul de rspundere sau responsabilitate, gradul de control exercitat asupra postului, cerinele fizice, condiiile de lucru i consecinele poteniale ale greelilor. n continuare sunt prezentate componentele celor trei caracteristici ale postului de munc.

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

Coninutul postului n cazul activiti profesionale presupune descrierea muncii efectuate, exprimat n termeni specifici postului, indicnd de obicei ce anume se realizeaz, de ex., galvanizare, esut, curenie, etc.; uneori aceste descrieri ale activitilor indic i cum, de ce i cnd un angajat efectueaz o anumit activitate; de obicei activitile sunt cele ce implic o participare uman activ, ns n anumite cazuri ele pot caracteriza funcii ale unei maini sau ale unui sistem). Activitile / procesele profesionale Procedurile utilizate Date privind activitile (filme, etc.) Rspunderea / responsabilitatea personal

Activitile orientate asupra angajatului sunt:

Comportamente umane (comportamente manifestate n timpul lucrului, de ex., luarea deciziilor, executarea unor aciuni fizice, comunicarea, etc.) Micri elementare (ca cele utilizate n analiza metodelor) Exigene personale presupuse de post (cheltuieli umane necesitate de munca respectiv, de ex., cheltuiala de energie, etc.) Cerinele postului

Cunotinele/abilitile legate de post (educaie, pregtire, experien profesional, etc. cerute) Atribute personale (aptitudini, caracteristici fizice, personalitate, interese, etc. cerute) Contextul postului

Condiiile fizice de lucru Programul de lucru Contextul organizaional Contextul social Stimulentele (financiare i nefinanciare) Fia de descriere a funciei/postului este o descriere sintetic a sarcinilor, ndatoririlor

i responsabilitilor ocupantului unui post, descriere care rezult n urma procesului de analiz a postului/postului. Este esenial n definirea rolurilor i a responsabilitilor ntr-o instituie/firm, n instruirea iniial a angajatului i n stabilirea criteriilor de promovare
4

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

(formare), n evaluarea activitii sale (evaluare), n stabilirea treptelor de salarizare sau a sporurilor suplimentare (motivare), etc. . Fia exigenelor funciei /postului este o descriere sintetic a caracteristicilor profesionale (nivel de studii, calificri, competene i experien profesional, etc.) i psihologice (aptitudini dominante ale personalitii, caracteristici cognitiv-intelectuale, etc.) pe care trebuie s le aib ocupantul unui post, descriere ce rezult n urma procesului de analiz a postului/postului. Este esenial pentru procesul de recrutare i selecie profesional, util n evaluarea performanei proiectrii postului. Prin proiectarea postului trebuie s se stabileasc :

coninutul postului; metodele/mijloacele de munc ; efectele combinate ale postului asupra oamenilor n timpul ndeplinirii postului; relaiile cu alte posturi n timpul muncii i relaiile interpersonale. n procesul proiectrii i reproiectrii se poate produce o lrgire i o mbogire a

coninutului postului. Lrgirea postului nseamn o extindere a numrului diferitelor sarcini i ndatoriri ce trebuie ndeplinite. mbogirea postului nseamn o adncire, o sporire a profunzimii coninutului postului prin adugarea de responsabiliti cu privire la planificarea, organizarea, controlul i evaluarea postului. Dac dorim s realizm o gestiune eficient a resurselor umane, s realizm examene de selecie profesional eficiente sau o evaluare obiectiv a treptelor ierarhice sau s susinem echipa managerial n luarea unor decizii importante privind viitorul firmei, trebuie s avem la baza acestor aciuni o analiz sistematic efectuat la nivelul funciilor i posturilor. O organizare eficient a activitii sau o reorganizare a unei instituii publice care a evoluat i la nivelul creia fie c a crescut numrul de angajai, fie c s-a redus i s-au schimbat multe dintre procedurile iniiale de lucru, nu se poate realiza cu adevrat profesionist fr o analiz riguroas a sarcinilor i a responsabilitilor fiecrui angajat. Dac pentru fiecare funcie/post ar fi descrise foarte clar cerinele profesionale (nivel de studii, calificri, experien profesional, etc.) i psihologice (aptitudini dominante ale personalitii, caracteristici cognitiv-intelectuale, etc.), iar selectarea i promovarea persoanei respective s-ar face n concordan cu acele cerine, nici angajatul nu ar fi pus n situaia penibil de a nu face fa solicitrilor postului i nici instituia/ firma n situaia de a avea dificulti sau de a
5

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

nregistra pierderi financiare; n aceste cazuri, esenial este aplicarea unor proceduri de recrutare i selecie profesioniste n concordan cu specificaii ale postului obinute printr-o riguroas analiz anterioar. Demersurile de angajare bazate pe imaginaie cu privire la competenele, abilitile sau trsturile psihologice ale persoanei care ar trebui s ocupe postul respectiv sunt costisitoare ca timp i efort i nu vor aduce rezultatele scontate pentru c baza de la care au pornit, adic att descrierea posturilor i funciilor n sine ct i caracteristicile necesare ale ocupanilor (cerinele n aptitudini, abiliti i competene, trsturi psihologice) nu au fost corect evaluate. Pornind de la o evaluare corect a acestor caracteristici putem pregti un examen de selecie profesional, putem realiza evaluarea personalului, putem propune strategii de dezvoltare, ntr-un cuvnt putem aborda un management al resurselor umane de calitate, fiecare meritndu-i locul de inspector de personal, director de personal, consilier pe probleme de resurse umane al managerului firmei sau instituiei de care aparine. Deci, problema de analiz a postului/postului este absolut necesar i deosebit de util pentru toate demersurile de mai trziu ale unui specialist n managementul resurselor umane. Ea ofer o baz solid, profesionist a celorlalte demersuri aplicate n orice organizaie (Fig. nr. 6.2.).

Descrierea postului
ndatoriri Responsabilit i Sarcini

Activiti ale funciei de personal

Organizarea posturilor Previziuni privind resursele umane Recrutare Selecie i plasare Formulare de candidatur Interviuri Testare Evaluarea performanei Dezvoltarea resurselor umane Evaluarea i recompensarea postului Relaii ntre angajai 6

Caracterizare a postului
Calificri Caracteristicile angajatului (cunotine, abiliti i competene) necesare pentru o performan superioar

Anali za postul ui

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

Figura nr. 6. 2. Relaia dintre analiza postului i activitile funciei de personal 6.4. Analiza postului de munc
SCHEMA PROCESULUI DE ANALIZ A FUNCIEI /POSTULUI Analiza postului Este procesul prin care sunt culese datele referitoare la un post/ funcie Descrierea funciei (accent asupra postului) Pune n eviden responsabilitile si normele sarcinile asociate a unui post Trebuie s cuprind: denumirea postului locul de munc descrierea succint a sarcinilor enumerarea responsabilitilor materialele, echipamentele utilizate supervizarea primit sau acordat (poziia i relaiile n organigram) condiiile de lucru posibile pericole Profilul exigenelor funciei/postului (accent asupra persoanei) Furnizeaz o list de caracteristici cerute pentru ocuparea unui post/funcie, incluznd elemente legate de aptitudini, cunotine i competene Trebuie s cuprind : - nivelul de studii cerut - experiena cerut - competene necesare - tipul de formare presupus - caracteristici ale inteligenei - caracteristici psihologice cerute/contraindicate - aptitudini psihice - trsturi caracteriale - alte dimensiuni (motivaie, sim de responsabilitate, spirit de iniiativ, etc.)

Analiza funciei folosete pentru identificarea componentelor funciei care trebuie s fie ndeplinite de ctre angajai prin elaborarea descrierii i specificaiei funciei. De asemenea, analiza funciei servete pentru soluionarea unor probleme de personal: a) salarizarea si recompensarea. Informaiile oferite de analiza funciei sunt utile n vederea determinrii salariilor i diferitor recompense cuvenite angajailor, att n ce privete diferenierea salariilor pe funcii ct i recompensarea mai mare sau mai mic a modului n care fiecare salariat i ndeplinete obligaiile funciei ocupate.
b)

planificarea resurselor umane, include i aciuni privind analiza i revizuirea funciilor existente.
7

Managementul resurselor umane c)

Suport de curs

Anul II Administraie public

recrutarea personalului . Analiza funciei se folosete pentru a identifica cerinele funciilor pentru a planifica cum i de unde s se obin candidai pentru funciile care devin vacante sau cele noi.

d)

selecia personalului. Selecia unei persoane pentru ocuparea unei anumite funcii necesit cunoaterea deplin a coninutului muncii ce trebuie ndeplinit i calificarea necesar pentru a ndeplini munca (funcia) n mod corespunztor. Cu alte cuvinte trebuie selectat persoana compatibil cu funcia.

e)

planificarea si dezvoltarea carierei. Informaiile din descrierea i specificaia funciei ajut la planificarea carierei, n sensul c arat unui angajat ce se ateapt de la el n cazul n care va fi promovat sau transferat pe o alt funcie.

f)

pregtirea i orientarea profesional. Prin definirea clar i complet a activitilor care fac obiectul funciei managerii i superiorii pot stabili cerinele pentru pregtirea profesional i perfecionarea personalului prin diferite forme de pregtire.

g)

evaluarea performanelor. Prin compararea a ceea ce un angajat trebuie s fac, conform descrierii i specificaiei funciei, cu ceea ce el face efectiv, superiorul poate determina n mod obiectiv nivelul performanelor i competenei angajatului.

h) securitate i sntate. Informaiile obinute prin analiza funciei, respectiv descrierea i specificaia funciei, ajut la identificarea riscurilor posibile ale funciei i ale condiiilor mediului fizic n care se desfoar munca. Pe acesta baz managerii i specialiti pot identifica i stabili condiiile, mijloacele i echipamentul necesare asigurrii strii de sntate, de protecie i securitate a muncii. 6.5. Modaliti de culegere a datelor. Metode de analiz a funciei/postului Exist o ntreag metodologie pentru analiza unei funcii, cu numeroase etape i sub etape. La prima vedere pare un demers destul de dificil i de costisitor ca timp. ntr-adevr, presupune diverse proceduri de culegere a datelor i de analiz a acestora, numai c alegerea i aplicarea acestor proceduri se poate face difereniat n funcie de complexitatea i importana postului i de resursele de timp de care dispunem. Atunci cnd este vorba de analiza unui post simplu (de exemplu: secretar dactilograf) att demersul de culegere a datelor ct i cele de analiz a acestora este relativ simplu. In plus miestria" profesional nu este solicitat, deoarece, dac utilizm corect metodologia de analiz i respectm criteriile de analiz a datelor, realizarea descrierii unor astfel de posturi este simpl, iar identificarea exigenelor postului sunt i ele uor de realizat. Altfel stau lucrurile atunci cnd este vorba de o funcie important care presupune numeroase sarcini non rutiniere, luarea deciziilor n situaii de ambiguitate informaional, n faa unor situaii cu totul noi, organizarea, supervizarea i evoluarea, integrarea activitii unui anumit numr de angajai, etc. .Este vorba de aa
8

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

numitele funcii de conducere, decizie i concepie, pentru care numele de post este depit. Pentru astfel de funcii demersul de culegere a datelor este mult mai dificil, astfel de funcii fiind mult mai individualizate de ct un post simplu, analiza datelor i integrarea lor ntr-o fi de descriere a funciei i ntr-o fi a exigenelor funciei solicitnd miestrie" profesional i prin urmare i ceva experien.
O posibil distincie post-funcie? Vom folosi frecvent sintagma analiza postului/funciei, n general, analiza postului i analiza funciei se refer la aceeai realitate: descrierea unei uniti din organigram (post/funcie) care este sau va fi ocupat de o singur persoan, persoan care are de ndeplinit anumite sarcini, are anumite responsabiliti i de la care se ateapt, n acord cu pregtirea, competenele i trsturile personalitii sale, rezultate de un anumit nivel. Dar, putem propune o difereniere ntre astfel de uniti. Exist uniti mai simple (magazioner, portar, muncitor gospodrie comunal, etc.) i altele mai complexe (ef serviciu urbanism, ef serviciu administraie public local, contabil ef, etc.). primele sunt mai degrab posturi, locuri de munc cu sarcini, de regul rutiniere, care se realizeaz dup proceduri (algoritmi) clar precizate, de cele mai multe ori, fr putere de decizie, plasate ntr-un cadru fizic singular. Cele din cea de a doua categorie pot fi considerate mai degrab funcii" deoarece sunt uniti cu putere de decizie, de regul sarcinile nefiind rutiniere; ele nu pot fi realizate n acord cu un algoritm, de multe ori reprezentnd situaii noi, pentru care trebuie gsite modaliti noi de rezolvare.

Astfel, dei n continuare vom folosi sintagma analiza postului/funciei pentru a ne referi nediscriminatoriu la ambele realiti, putem gndi att procesul de analiz a acestora ct i demersurile care decurg din acestea (examene de selecie profesional, procedurile de evaluarea angajailor) n termeni de post sau funcie. Pe lng factorul simplitatea-complexitatea postului/funciei, n demersul de analiz mai intervine i factorul timp : avem timpul necesar s realizm o analiz profesionist a postului/funciei sau, iminena unui examen de selecie profesional (de ex. a unui post de consilier) nu ne d rgazul realizrii complete a acestui demers? Putem astfel contacta i implica n demersul de analiz pe ocupani actuali ai postului/funciei. Chestionarele de auto-descriere trebuie completate de ocupanii actuali ai unor posturi identice sau similare, iar chestionarele de etero-descriere trebuie completate de ctre colaboratori ai postului vizat de analiz, cu referire la ocupani actuali ai unor posturi identice sau similare. In continuare vom prezenta demersul de analiz a postului/funciei pornind de la premisa existenei unor ocupani ai unor posturi identice sau similare. a) Analiza ne-sistematic a postului/funciei. Dac trebuie s realizm n timp foarte scurt, un examen de selecie profesional i suntem sub presiunea timpului, putem realiza o prim culegere de date cu ajutorul unui ghid de interviu semi-structurat cu ajutorul unor chestionare de descriere a postului/funciei, consultnd n acelai timp i fie anterioare de descriere a postului/funciei respectiv. Principalele surse de informaii pentru aceast prim culegere pot fi:
9

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

- Ocupantul actual al postului (dac acesta exist) sau ocupanii actuali ai unor posturi similare Acestea sunt persoanele care pot oferi descrierea cea mai pertinent a caracteristicilor postului i a exigenelor acestuia. Atenie! Este nevoie de o anumit pruden n interpretarea datelor. Persoanele intervievate au tendina de a exagera volumul de munc prestat sau importana anumitor caliti psihologice sau a unor competene pe care le consider valorizate. Modaliti de contracarare a acestor tendine pot fi reprezentate de: -

utilizarea unor principii de ierarhizare a competenilor sau abilitilor descrise ; solicitarea de a numi competene, abiliti, caracteristici psihologice pe care nu le deine dar care ar fi utile pentru ocupantul unei astfel de funcii/post; intervievarea unor persoane care au interes s exagereze sau s prezinte funcia respectiv ntro anumit lumin ; verificarea lor cu ajutorul informaiilor similare obinute de la colegi (persoanele cu care au relaii pe orizontal) sau superiori (persoanele plasate pe treapta ierarhic imediat superioar).

- Colegii i superiorii - informaiile obinute de la aceste surse, mai ales folosite n combinaie cu informaiile obinute de la prima categorie (ocupanii actuali), asigur i controleaz obiectivitatea primelor i aduc noi informaii, de aceast dat privite din perspectiva relaiilor de comunicare/colaborare, pe orizontal, ntre posturi plasate pe acelai nivel ierarhic sau ntre posturi plasate pe nivele ierarhice diferite. Atenie! i n acest caz pot exista tendine subiective fie de a minimaliza importana, atribuiile sau exigenele unui post, fie de a le exagera. Trebuie sesizat o astfel de intenie i analizate informaiile prin prisma acestei restricii. Pe de alt parte, fiecare dintre aceste surse descrie postul analizat doar din perspectiva relaiei pe care o are cu acel post (formal i informal), informaiile astfel obinute putnd fi utilizate ca definitorii, eseniale doar dac ntrunesc consensul (sunt descrise de toi cei intervievai) sau dac coincid i cu descrierea ocupanilor unui astfel de post/ a unor posturi similare. Altfel, informaiile obinute de la tere persoane pot fi utilizate doar ca informaii suplimentare, complementare, pentru descrierea postului/funciei respectiv. - Colaboratorii - aceast categorie nu se refer la colaboratorii de pe aceleai nivele ierarhice (colegii) ci la ceilali colaboratori din interiorul firmei sau din exteriorul acesteia. De exemplu un ef al compartimentului urbanism, sistematizare, amenajarea teritoriului are relaii directe n interiorul firmei att cu compartimentul patrimoniu ct i cu compartimentul gospodrie comunal i locative. In acelai timp el poate avea relaii permanente cu colaboratori externi :cetenii ca beneficiari a acestui compartiment ct i cu reprezentanii n teritoriu a Inspeciei n construcii, Agenia Naional de Locuine, cu reprezentan mass-media. Cel puin unele dintre aceste relaii trebuie explorate pentru c, de exemplu, lipsa unor aptitudini de negociere sau a unor abiliti n re- prezentarea" imaginii instituiei n exterior, la ocupantul unui astfel de funcii,
10

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

poate afecta relaiile instituiei cu mediul socio-economic n care i desfoar activitatea. Atenie! i n acest caz descrierea aptitudinilor i a competenelor necesare pentru ocupantul unui astfel de post se fac unilateral, din perspectiva poziiei pe care se plaseaz cel care face evaluarea. Aceste date vor fi complementare celor care vor constitui indicatorii principali ai exigenilor postului. Rmne de competena specialistului s decid importana acestor caracteristici, s le includ n categoria indicatorilor principali i s le acorde punctaj maxim de importan. Fiele anterioare ale descrierii funciei si a exigenelor specificaiilor acesteia O alt surs de informaii o pot constitui descrierile anterioare ale postului/funciei respective. Acestea pot fi valoroase dar, n primul rnd trebuie verificat procedura prin care s-a realizat descrierea funciei respective i cum au fost evaluate exigenele profesionale i psihologice corespunztoare acesteia (cerine psihologice, pregtire, competene, abiliti, etc.), dac acesta s-a realizat pe baza unei metodologii ct de ct obiective sau exprim mai degrab dorinele sau viziunea" celui care a imaginat postul/funcia respectiv, n al doilea rnd trebuie verificat dac, din momentul n care a fost descris, funcia respectiv a evoluat, acumulnd noi responsabiliti sau delegnd responsabiliti altor funcii, dac nu a suferit mutaii majore. n acest din urm caz, o nou analiz a funciei respective se impune ca necesar pentru a fi n acord cu noua realitate. b) Analiza sistematic a postului/funciei: etape Dac avem timpul necesar pentru realizarea n bune condiii a procesului de analiz a postului/funciei, v recomandm utilizarea acelorai instrumente dar i a altora, de aceast dat folosite n cadrul unui demers unitar i complet. Procesul de analiz a postului/funciei cuprinde urmtoarele etape : 1. Observaie liber 2. Observaie sistematizat 3. Investigaie pe baz de chestionar 4. Analiza preliminar a datelor
5.

Analiza altor surse (fie anterioare de descriere a funciei/monografii, profesionale, etc.)

6. Interviu cu ocupantul postului 7. Interviu cu teri (viitori efi, colegi, colaboratori)

8.

Sinteza Fia de descriere a caracteristicilor postului i Fia de descriere a exigenelor postului. Dup contractarea persoanei care ocup o funcie/post pe care dorim s l analizm, dup

1. Observaie liber ( ne-structurat) explicarea a ceea ce intenionm s facem i primirea acceptului de participare din partea acestuia, prima etap propriu-zis de analiz a unei funcii este cea de observaie liber. Aceasta presupune urmrirea persoanei pe parcursul unei zile de lucru i notarea principalelor activiti i sub-activiti pe care le realizeaz acesta, n aceast etap se pot pune i ntrebri de clarificare referitoare la
11

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

natura activitii (de ex., dac ocupantul postului redacteaz anumite materiale, analistul va trebui s afle despre ce este vorba, ce fel de raport este, dac face asta n fiecare zi sau periodic, cui i este adresat, etc.). Etapa de observaie permite analistului familiarizarea cu specificul funciei analizate i identificarea principalelor activiti care vor intra n componena grilei de observaie, care se va utiliza n urmtoarea etap. n funcie de specificul funciei, att aceast etap (observaie liber) ct i cea care urmeaz (observaie sistematic) se pot realiza pe eantioane de timp (de ex. cte jumtate de or de observaie atent la fiecare o or i jumtate) pentru posturile care presupun sarcini repetitive (magazioner, operator calculator, secretar dactilograf, etc.) sau pe eantioane sptmnale (de ex. realizarea unei grile de observaie coninnd cte dou ore i jumtate de urmrire zilnic a ocupantului funciei, intervale de timp plasate aleator sau sistematic n fiecare zi, pe parcursul a ase zile lucrtoare) pentru funciile care presupun sarcini de conducere, decizie i concepie (consilier, inspector, ef serviciu, etc.). Deci varianta simpl ar fi aceea a urmririi, n cteva reprize, a ocupantului postului/funciei analizat pe durata unei zile de lucru pentru identificarea activitilor i subactivitilor cele mai importante. Varianta mai complicat ar fi aceea a urmririi ocupantului unei funcii, pe parcursul mai multor zile i identificarea unor dominante ale activitii care, n a doua etap, vor f i analizate n mod sistematic tot pe parcursul unui interval de timp mai lung (cteva zile). 2. Observaie sistematizat (structurat) Avnd deja o imagine asupra principalelor caracteristici ale postului/funciei analizate i avnd construit grila de observaie (un cap de tabel sistematiznd pe orizontal activiti i sub-activiti, iar pe vertical intervalele orale ale unei zile de lucru) putem trece la urmrirea sistematic a activitii ocupantului postului/funciei. Pentru aceasta stabilim eantioane de timp foarte precis delimitate i pe care trebuie s le respectm n mod strict (jumti de or sau pe parcursul unei zile pentru posturile cu sarcini repetitive sau ore pe parcursul mai multor zile pentru funciile cu sarcini de conducere, decizie i concepie). Observaia sistematic se realizeaz cu ajutorul unui cronometru (este de preferat unul electronic, silenios) notnd n grila de observaie, n dreptul fiecrei sub-activiti n intervalul orar n care se face observaia, numrul de minute n care ocupantul postului persist ntr-o activitate/sarcin. Valorile mai mici de un minut nu se noteaz. O variant mai grosier este aceea n care, cu ajutorul unui ceas simplu, s se nregistreze scurgerea a fiecrei 5 minute i notarea acestora, n grila de observaie, la intersecia dintre subactivitate i intervalul orar n care se face observaia. Dup realizarea observaiei sistematice i nregistrarea tuturor timpilor n dreptul activitilor corespunztoare se fac calculele necesare pentru identificarea numrului de minute/ore alocate fiecrei activiti i sub-activiti. Urmnd aceste proceduri de analiz, pn n acest moment avem o imagine destul de clar a sarcinilor specifice
12

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

postului/funciei analizate, a modului n care sunt ele realizate, a intervalelor de timp acordate fiecrei sarcini. Putem deja s identificm i care ar trebui s fie exigenele postului, adic nivelul studiilor, competene specifice, caliti psihologice, etc. .Dac din aceast ultim categorie apar concluzii care ni se par evidente este bine s le notm, subliniind competena sau trstura psihologic respectiv (abiliti de utilizare ale computerului, cunoaterea unei limbi strine). Ne putem rezuma la cteva astfel de intuiii" pentru c nu avem nc toate datele i putem cdea n greeala de a trage concluzii premature. 3. Investigaie pe baz de chestionar (auto-descriere si hetero-descriere) Etapa a treia const n completarea de ctre ocupantul postului/funciei analizate a unui chestionar special, n care sunt solicitate :
a)

elemente legate de identificarea postului/funciei: nume, departamentul, direcia, instituia; sarcinile postului/funciei - descrierea obiectivului postului/funciei, a principalelor sarcini, subuniti de activitate i materia de execuie a acestora ; evaluarea timpului afectat fiecrei activiti, sarcini-n minute/ore sau procente ; descrierea altor caracteristici ale postului/funciei evaluarea randamentului, eficienei activitii, calificarea cerut, responsabilitile specifice postului analizat; evaluarea exigenelor profesionale i psihologice solicitate, n termeni de studii, calificare, abiliti, competene, experien i caracteristici psihologice ; descrierea relaiilor de colaborare i subordonare alte elemente importante pentru descrierea postului Un chestionar similar cu cel completat de ocupantul postului este nmnat spre completare

b)

c) d)

e)

f) g)

unor teri (efi, colegi-colaboratori, subalterni), acetia fiind rugai ca, referindu-se la postul respectiv (i nu la ocupantul actual) s-1 analizeze i s-1 descrie din perspectiva poziiei i relaiei pe care le au cu postul respectiv. Dac etapele de observaie au permis identificarea i descrierea principalelor caracteristici ale postului din perspectiva unui observator exterior, chestionarul completat de ctre ocupantul postului ne va oferi o imagine" din interior, n mare msur personalizat" (ocupantul postului avnd tendina s se raporteze pe sine ca reper/etalon n descrierea unui astfel de post/funcie). Chestionarele completate de ctre teri ne vor oferi percepii cumva complementare, fiecare dintre participani descriind postul i caracteristicile ocupantului unui astfel de post/funcie, din perspectiva relaiei pe care o are cu postul respectiv (de ex., referindu-ne la caracteristicile personale ale ocupantului unui astfel de post, efii vor fi tentai s se raporteze n termeni de eficien", promptitudine", seriozitate", colegii n termen de sociabilitate", colaborare", negociere", n timp ce subordonaii n termeni de imparialitate", nelegere",
13

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

simul umorului". Cu att mai preioase sunt acordurile dintre cele patru categorii de descrieri (ocupantul postului, efi, colegi, subalterni), aceast situaie ducnd la izolarea dimensiunii respective ca fiind esenial n descrierea postului sau a exigenelor acestuia. 4. Analiza preliminar a datelor Acum este momentul pentru realizarea unei prime schie a descrierii postului i a unei evaluri a exigenelor acestuia. Aceast analiz primar este necesar din mai multe motive, n primul rnd trebuie s sistematizm datele colectate pn n acest moment, volumul mare de date putnd s ne blocheze, n al doilea rnd trebuie s ne facem o imagine asupra postului/funciei, s ne structurm informaiile, deoarece urmeaz o etap de analiz a altor surse (fie anterioare de descriere a postului, monografii profesionale) care ne-ar putea influena n mod decisiv, structurndu-ne informaii pe modele deja formulate i descrise (astfel spus oferindu-ne modele de descriere rumegate" care s-ar putea s ne tenteze considernd c datele noastre se potrivesc"), n al treilea rnd trebuie s identificm lacunele i contradiciile dintre a) descrierea postului aa cum a fost obinut de noi prin observaie; b) descrierea aceluiai post din perspectiva unui ocupant al postului; c) descrierea aceluiai post din perspectiva unor teri. Contradiciile rezultate n urma acestor analize vor trebui formulate n ntrebri indirecte i introduse n ghidul de interviu adresat ocupantului postului i dac este cazul, n ghidul de interviu adresat terilor, acestea fiind ultimele etape n care mai putem verifica acurateea datelor nainte de redactarea fielor finale. 5. Analiza altor surse (fie anterioare de descriere a funciei/monografii profesionale, etc.) Dac exist astfel de surse de informaii este util consultarea lor n acest moment deoarece ele ne pot oferi informaii preioase privind lacunele din modul n care am cules datele, dimensiuni sau aspecte ale postului la care nu ne-am gndit. Atenie! Aceast categorie de date nu trebuie s ne orienteze deja atenia sau s ne serveasc drept model de structurare a informaiilor pe care le-am colectat pn n acest moment. Nu trebuie uitat faptul c, de cele mai multe ori, fiele de descriere a postului anterioare au fost redactate fr nici o baz empiric, de ctre cineva care i-a imaginat ce ar trebui s fac ocupantul unui astfel de post i ce caliti ar trebui s aib persoana respectiv. Chiar i atunci cnd ele au fost realizate ntr-un mod profesionist, odat cu trecerea timpului cele mai multe posturi/funcii evolueaz, se modific prelund noi sarcini i responsabiliti sau delegnd din vechile sarcini i responsabiliti. n concluzie, analiza altor surse va fi un prilej de reflexie asupra concordanei sau neconcordanei dintre datele noastre i cele identificate n aceste surse i de identificare a unor posibile scpri, lacune ale modului n care am colectat datele, lacune care trebuie clarificate n etapa de interviu. 6. Interviu cu ocupantul postului Aceasta este etapa n care pe baza unui ghid de interviu i a unui set de ntrebri
14

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

suplimentare, rezultate ale etapelor 5 i 6 (analiza primar a datelor i analiza altor surse) analistul mai poate solicita informaii din partea ocupantului unui astfel de post, cu privire la caracteristicile postului respectiv i la exigenele pe care trebuie s le ndeplineasc ocupantul unui astfel de post. Durata interviului poate fi mai scurt (dac datele provenite din diferitele surse utilizate concord) sau mai lung, dac exist numeroase contradicii sau lacune n datele colectate. 7. Interviu cu teri (viitori efi, colegi, colaboratori) Dac se consider necesar, mai ales dac este vorba de analiza unei funcii foarte importante (funcie de conducere, decizie sau concepie) se pot solicita interviuri persoanelor deja investigate (n special efi i colegi ai actualului ocupant al postului), pentru clarificarea unor aspecte contradictorii sau pentru completarea unor informaii. 8. Sinteza - fia de descriere a caracteristicilor postului i fia de descriere a exigenelor postului Concluziile rezultate din analiza datelor colectate i sistematizate pn n acest moment vor fi integrate n dou produse finale : fia de descriere a postului i fia exigenelor postului Fia de descriere a postului va conine sinteza acelor date care vor permite descrierea sintetic i exact a postului/funciei: a) date de identificare a postului; b) obiectivul postului; c) rezumatul postului (descrierea elementelor definitorii ale postului/funciei); d) descrierea sarcinilor specifice postului i a duratei acestora ; e) responsabilitile postului; f) relaiile orizontale i verticale ; g) condiiile de igien i securitate a muncii. Aa cum am mai precizat Fia de descriere a postului este deosebit de util la angajare (termenii contractului de angajare referindu-se foarte clar la caracteristicile definite n fia de descriere a postului), este esenial n definirea rolurilor i a responsabilitilor ntr-o instituie, n instruirea iniial a angajatului i n stabilirea criteriilor de promovare (formare), n stabilirea treptelor de salarizare (n funcie de ncrctura sarcinilor, calificare, responsabiliti, etc.) sau a sporurilor suplimentare (motivare), etc. . Fia exigenelor postului ar trebui s fie instrumentul care st la baza demersurilor de selecie profesional sau de evaluare profesional. Ea reprezint singurul act cu caracter mai mare de obiectivitate care ne poate ghida n procesul de selectare a candidailor pentru postul respectiv sau de alegere a instrumentelor psihologice utilizate n evaluarea psihologic a candidailor. Ea este util i n evaluarea performanei i a potenialului personal, n stabilirea filierelor de promovare, etc. . c) Analiza postului/funciei n absena unor posturi/funcii similare
15

Managementul resurselor umane

Suport de curs

Anul II Administraie public

Aceasta ar presupune crearea de noi posturi sau funcii i se recomand a fi realizat n cel puin dou etape : a) etapa preliminar de analiz a datelor, cnd se realizeaz o prim culegere de date i o prim descriere a postului/funciei respective ; b) etapa final de analiz a datelor, cnd dup un interval de timp de la prima descriere i de la ncadrarea unei persoane pe postul respectiv, se aplic procedurile prezentate mai sus pentru a realiza o analiz i descriere a postului/funciei deja stabilizate, despre fluctuaiile din primele luni de activitate . Pentru o prim etap de culegere primar a datelor am putea adopta dou strategii pentru a face fa unei astfel de situaii. Prima s-ar baza pe transferul de caracteristici ale postului i ale exigenei postului de la alte postului/funciei imediate sau similare. Cea de a doua strategie s-ar baza pe descrierea prospectiv a postului/funciei respective. Transferul de caracteristici se poate realiza pornind de la posturi nrudite sau similare celui pe care o vizm noi. Pentru aceasta trebuie s identificm astfel de posturi, s evalum dac analiza i descrierea lor s-a fcut profesionist i s extragem acele caracteristici care par s se potriveasc cu postul/funcia vizat de noi. Este o modalitate destul de aproximativ i neprofesionist de a realiza o descriere a postului i se recomand doar pentru situaiile de urgen, cu condiia revenirii cu proceduri sistematice de analiz i descriere a postului/funciei respective. Descrierea prospectiv" a postului/funciei se poate realiza prin adaptarea chestionarului de descriere a postului/funciei pentru teri (efi, colaboratori, subalterni) i a ghidului de interviu pentru teri" la situaia de a anticipa i descrie sarcinile, responsabilitile, calificarea i experiena, caracteristicile psihologice solicitate pentru un viitor post/o viitoare funcie de ctre viitori efi, colegi, colaboratori ai unui ocupant ai unei astfel de post/funcie. Este o modalitate dificil de a sistematiza informaii relevante i este singura modalitate care ne permite proiectarea unui post/funcii moderne, adaptate prezentului, anticipnd viitorul, fr a mai fi condiionat de vechile moduri de definire, de organizare sau de funcionare a unui astfel de post/funcie.

16