TEMA VII MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE DIN CADRUL FIRMEI Uniti de nvare: - Noiunea de document electronic - Conceptul de management

al documentelor electronice (structura unui sistem de management al documentelor, avantajele utilizrii unui sistem de management al documentelor electronice, implementarea unui sistem de management al documentelor) - Managementul fluxurilor de lucru Obiectivele temei: - Semnificaia documentului electronic - Prezentarea conceptului de management al documentelor electronice (structura unui sistem de management al documentelor, avantajele utilizrii unui sistem de management al documentelor electronice, cerine de implementare a unui sistem de management al documentelor) - Managementul fluxurilor de lucru Timpul alocat temei: 2 ore Bibliografie recomandat: 1. BUE Florian, Utilizarea tehnologiei informaiei n domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 1. DE MARCO, T., LISTER, T., Peopleware. Productive Projects and Teams, Dorset House Publishing, New York, 1999 2. KHOSHAFIAN, S., BUCKIEWICZ, M., Groupware&workflow, Masson, Paris, 1998 3. LEVAN, S., LIEGMANN, A., Le groupware: informatique, management et organisation, Ed. Hermes, Paris, 1994 4. LEYMANN, F. ROLLER, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000 7.1. Noiunea de document electronic Utilizarea calculatoarelor, n cele mai diverse medii de afaceri, a modificat modul n care se realizeaz schimbul de informaii i comunicarea. Astzi documentele sunt tot mai mult percepute sub form electronic i conin numeroase tipuri de informaie: text, imagini, date, foi de calcul, grafice, desene CAD, voce i secvene video. Documentele constituie suportul pentru informaie, o conin dnd acesteia form i structur. Se poate afirma n spiritul celor menionate c un document face ca informaia s fie inteligibil. De-a lungul timpului, documentul electronic a fost definit n diverse moduri. Aceste definiii s-au modificat ca urmare a evoluiei tehnologiei. Se poate spune c un document este un instantaneu al unui set de informaii care poate: s ncorporeze multe tipuri complexe de informaie; s existe n mai multe locuri din reea; s depind de alte documente pentru informaii; s se modifice dinamic pe msur ce documentele subordonate sunt actualizate; 107

 s aib o structur complex sau s conin tipuri complexe de date; dac exist permisiunea n acest sens, s poat fi accesat i modificat de mai multe persoane simultan. n dicionarul IBM exist urmtoarea definiie: n informatic, un document este o unitate denumit i structurat de text, imagini, sunete sau alte formate care poate fi stocat, extras i schimbat ntre sisteme i utilizatori ca o unitate separat. Din prezentarea fcut se desprind pentru documente dou caracteristici importante: sunt uniti structurate de informaie nregistrat, adic un document are o structur logic de relaii ntre elemente mici de date - paragrafe, celule, imagini - care compun documentul; trebuie s poat fi administrate ca uniti discrete n sistemele informatice, adic un document trebuie s poat fi deosebit de alte documente electronice, inclusiv de alte versiuni ale aceluiai document. Dac iniial, prin document se nelegea un singur fiier de date, astzi documentele compuse i cele multimedia sunt stocate n mai multe fiiere de date i au nevoie de cteva aplicaii informatice pentru a putea fi cel puin vizualizate. Pentru a putea ndeplinii funciile cerute, un document electronic trebuie s ntruneasc anumite caliti, acestea trebuind s fie: disponibile i accesibile - documentele electronice trebuie s poat fi identificate, s poat fi stocate n deplin siguran i s poat fi uor extrase pentru a fi folosite; prelucrabile - este necesar s se poat face actualizarea documentelor electronice i de asemenea, ele trebuie s poat fl folosite ca baz pentru alte documente; precise - trebuie s se poat fac distincie ntre diversele versiuni ale unui aceluiai document pentru a permite accesul la informaii exacte. 7.2. Conceptul de management al documentelor electronice
Orice operaiune efectuat asupra unui document nseamn managementul acestuia. Totui, un sistem de administrare a documentelor electronice (EDMS Electronic Document Management System) se refer la un mediu informatizat care permite crearea, organizarea, stocarea, extragerea, manipularea i controlarea circulaiei documentelor n form electronic. Experiena a artat c exist dou clase de administrare a documentelor: administrarea imaginilor fixe ale paginilor; administrarea documentelor editabile, cum ar fi fiierele procesoarelor de texte sau foile de calcul tabelar. Aceste dou clase sunt substanial diferite deoarece imaginile paginilor sunt statice, n vreme ce documentele editabile se pot modifica dinamic. Funciile asociate celor dou clase difer. Sistemele ce trateaz imagini se concentreaz pe accesul la documente avnd ca funcii principale intrarea, indexarea i extragerea informaiilor. Sistemele care trateaz documentele editabile se concentreaz asupra crerii documentelor, avnd ca funcii principale editarea n grup, controlul fluxului i controlul revizuirilor. Totui limitele dintre cele dou clase tind s dispar. Productorii nu se mai specializeaz pe una din clase, tendina fiind ctre sistemele integrate de administrare a documentelor care ncorporeaz un spectru larg de funcii. Aceste sisteme controleaz crearea i utilizarea documentelor pe toat durata lor de via, ntre diferitele platforme software, ntre aplicaii i mai ales ntre diferitele compartimente ale unei companii.

108

7.2.1. Elementele i structura unui sistem de management al documentelor Elementele unui sistem de management al documentelor reprezint utilitare software menite s asigure funciile necesare administrrii documentelor dintr-o firm. Dei nu face parte ca atare din aplicaie, o infrastructur corespunztoare este o cerin implicit pentru rea1izarea administrrii documentelor. Infrastructura este constituit din calculatoare desktop, staii de lucru i servere conectate prin reele LAN i/sau WAN. Infrastructura trebuie s asigure independena fa de formatul fiierelor, nume lungi de fiiere i urmrirea legturilor. Crearea documentelor trebuie s fie facilitat de utilitare soft. Cele mai sofisticate dintre acestea permit generarea structurat sau ghidat a documentelor, obligndu-i pe autori s introduc datele n anumite moduri. Fluxul de lucru reprezint coordonarea sarcinilor, a datelor i a oamenilor pentru a face o activitate mai eficient, mai rentabil i mai adaptabil la schimbri. El nseamn controlul informaiei pe parcursul tuturor fazelor activitii. Calea urmat de un anumit document este determinat de tipul acestuia, de activitile ce guverneaz un document i funciile din organizaie. Fluxul de lucru asigur suport pentru creare, revizuire, rutare, comentare, aprobare i stabilirea termenelor. Fluxul de lucru constituie aspectul cel mai important al administrrii documentelor deoarece el permite firmelor s preia controlul asupra fluxului documentelor i s-i creasc eficiena. In mod uzual, gestionarea fluxurilor de lucru a fost implementat n pachete soft separate, dar ncepe s fie parte a sistemelor integrate de administrare a documentelor. Partea cea mai important a unui sistem de administrare a documentelor este constituit din baza de date i motoarele de cutare care asigur suport pentru stocarea i gsirea documentelor. Prezentarea i distribuirea se refer la forma i modul n care se furnizeaz informaia utilizatorilor. Sistemul de administrarea documentelor trebuie s permit distribuirea informaiei n formate diferite cum ar fi vizualizarea ntr-o reea (de exemplu Internet), distribuirea pe suport CD-ROM sau imprimarea pe hrtie. Un sistem de administrare a documente1or electronice trebuie s cuprind n mod necesar urmtoarele: o zon de stocare, de pstrare a documentelor; o metod de plasare a documentelor n zona de stocare; o metod de localizare i identificare a documentelor din zona de stocare; o metod de extragere a documentelor din zona de stocare. Pe lng aceste cerine minimale, un asemenea sistem ar trebui s mai cuprind multe din urmtoarele: blocare: un mecanism care s asigure faptul c un document poate fi modificat, la un moment dat, de ctre un singur utilizator; controlul versiunilor: metode de urmrire a modificrilor suferite de un singur document; securitate: pentru a controla care utilizatori pot avea acces la un document i cu ce scop; structura organizatoric: metode de a organiza documentele n grupuri, n funcie de relaiile dintre ele; 109

 cutarea liber dup text: posibiliti de localizare a documentelor pe baza textului; atribute ale documentelor: informaii asociate documentelor (cum ar fi data elaborrii, titlul etc.); fluxul documentelor: posibilitatea de a transmite n mod controlat documentele de la un utilizator la altul; scanare, OCR (recunoaterea optic a caracterelor): metode de convertire a documentelor pe hrtie n format electronic; publicare: metode de a combina documentele n seturi coerente cu scopul de a fi distribuite.
7.2.2. Avantajele utilizrii unui sistem de management al documentelor

electronice Pentru multe organizaii, utilizarea unui sistem de management al documentelor electronice poate aduce avantaje considerabile. Printre acestea se numr: valorificarea capitalului intelectual, deoarece informaia este creat o dat i folosit de mai multe ori; controlul fluxului informaiilor pe ntregul parcurs al activitilor; creterea vitezei de regsire i extragere a informaiilor; evitarea pierderii i distrugerii accidentale a documentelor; uurarea utilizrii informaiilor de ctre noii angajai; reducerea duratei ciclurilor de lucru i elaborarea mai rapid a produselor; asigurarea unui rspuns rapid la evenimente; creterea productivitii angajailor; creterea calitii produselor prin posibilitatea exercitrii unui control mai riguros asupra documentaiei produselor; reducerea costurilor prin eliminarea activitilor redundante. 7.2.3. Implementarea unui sistem de management al documentelor Este posibil ca o firm s aib probleme cu privire la gestionarea documentelor sale i s aib nevoie de un sistem informatizat de management a lor. O astfel de situaie poate s apar dac organizaia se confrunt frecvent cu marea majoritate a situaiilor urmtoare: sunt generate regulat documente; sunt primite n mod regulat documente; exist probleme cu privire la regsirea unor documente stocate anterior; exist o multitudine de fiete cu arhiva organizaiei; se ntmpl ca mai multe persoane s acceseze din locuri diferite acelai document; exist documente vitale pentru funcionarea organizaiei; apar ntrzieri ale activitilor din cauza lipsei de informaii; exist informaii importante neintegrate n sistemul informatic; exist dubii asupra corectitudinii informaiei; se dorete partajarea i refolosirea informaiei. Dac situaiile prezentate se ntlnesc frecvent, atunci n compania respectiv va trebui implementat un sistem de management informatizat a documentelor. Pentru introducerea sistemului, activitile de implementare trebuie planificate i urmrite riguros, etapele de parcurs fiind: 110

1. Stabilirea politicii i a practicilor pentru firm Administrarea documentelor electronice trebuie planificat la nivel de firm, desemnnd corespunztor responsabilitile ce revin fiecruia. Este foarte important ca, pe durata planificrii i implementrii sistemului s se informeze exact fiecare utilizator n parte asupra responsabilitilor care i revin n acest proces. Politicile i procedurile trebuie s fie elaborate astfel s corespund cu sistemul informatic existent n ceea ce privete: stabilirea i administrarea spaiului de lucru electronic al firmei; elaborarea i implementarea conveniilor de denumire a documentelor i directoarelor; determinarea, stabilirea i asumarea responsabilitilor; implementarea msurilor de securitate i de control al accesului; coordonarea stocrii documentelor; alinierea practicilor din sistemul informatic al firmei la practicile administrrii documentelor. 2. Organizarea spaiului de lucru informatizat Spaiul de lucru informatizat este mediul n care lucreaz utilizatorul. Este o combinaie de elemente cum ar fi organizarea logic a documentelor electronice i interfaa folosit pentru comunicarea cu utilizatorul. Un spaiu de lucru informatizat organizat pe baza unor principii respectate cu strictee n toat firma este extrem de important pentru administrarea documentelor, fiind necesare etapele: partajarea spaiului de lucru informatizat; spaiul trebuie partajat n cadrul firmei, cu nivele de acces difereniate, stabilite dup cerinele utilizatorilor; organizarea documentelor electronice n spaiul de lucru partajat; documentele electronice trebuie s fie organizate cu grij, prin stabilirea unor structuri standardizate de directoare. Organizarea spaiului de lucru electronic partajat presupune stabilirea dac un document trebuie meninut n spaiul partajat sau dac acesta va fi plasat n directorul unei persoane. Pornind de la premisa c firma este alctuit din grupuri de lucru, exist anumite documente care nu aparin unui anumit grup. Acestea sunt administrate mai bine la nivel de firm. Se pot identifica trei nivele ale spaiului de lucru: firm: conine documente finalizate i care trebuie s fie disponibile n ntreaga organizaie; grup de lucru: conine documente n curs de elaborare i care sunt utilizate de ctre grupul de lucru. Utilizatorii pot accesa directorul firmei pentru a obine copii de referin ale documentului de firm; individual: conine documente care nu trebuie partajate ntre grupuri sau s fie accesibile n toat organizaia. Este recomandabil ca, n cadrul spaiului de lucru, documentele s fie organizate n directoare i subdirectoare, folosind caracteristicile de ierarhizare a subdirectoarelor. Acesta permite ca structura s oglindeasc funciile i activitile din firm. 3. Convenia de denumire a documentelor Se recomand adoptarea unei convenii standardizate cu privire la denumirea documentelor. In cazul ideal, este de dorit ca numele documentelor s se bazeze pe cuvinte dintr-un vocabular bine stabilit i controlat. Datorit caracterului ierarhic al structurii de directoare, nu este necesar ca numele documentelor s reflecte denumirile folosite pentru directoare i subdirectoare. 111

4. Produsele software Exist deja pe pia o multitudine de produse care asigur managementul documentelor. La analiza acestora, trebuie s se in cont de modul n care ele corespund structurii aplicaiilor, infrastructurii informatice i planurilor de extindere ale firmei. De asemenea, trebuie acordat o mare atenie modului n care se elaboreaz i se acceseaz documentele. Nu n ultimul rnd, este necesar s se analizeze modul n care aceste produse software se ncadreaz n cadrul politicii firmei cu privire la stocarea i circulaia informaiilor. Produsele comerciale ofer o varietate de unelte de administrare sistematic a documentelor. Printre funciile tipice ale produselor software pentru administrarea documentelor se numr: mecanisme pentru descrierea i cutarea documentelor: aceste mecanisme pot fi adaptate s includ atributele documentelor pentru a ndeplini anumite criterii. funcii care s asigure inviolabilitatea nregistrrilor: pentru ndeplinirea acestor funcii, documentele trebuie s fie pstrate n condiii de siguran, prevenind accesul, modificarea sau tergerea neautorizat. controlul securitii i al accesului: majoritatea aplicaiilor asigur nivele multiple de acces i alte funcii de securitate. integrare: multe produse se pot integra cu prelucrarea documentelor sub form de imagini, cu controlul fluxurilor de lucru, cu sisteme de administrarea nregistrrilor i cu alte produse. 5. Managementul sistemului Implementarea unui sistem de management a documentelor depinde de unele probleme de management operativ. Acestea se refer la managementul de zi cu zi a acestui sistem i sunt: aprovizionarea i suportul hardware, software i upgrade; desemnarea responsabilitilor pentru evaluarea performanelor tehnice i punerea la punct a sistemului de administrare a documentelor electronice; educarea utilizatorilor, incluznd instruirea teoretic i practic cu privire la utilizarea noului sistem de gestiune. Este foarte important s se asigure o migrare sigur a documentelor electronice de-a lungul generaiilor de software i hardware, n special n cadrul nregistrrilor i documentelor complexe. Conversia datelor de la un sistem la altul prezint riscul de distrugere a datelor, mai ales pentru documentele compuse. Aceste riscuri trebuie s fie identificate nc din faza de studiu de implementare i s fie minimizate prin alegerea unui sistem de administrare a documentelor care are strategii de migrare dar formulate. n plus, procedurile de migrare a datelor trebuie s fie foarte bine documentate i erorile sistemului trebuie s fie notate pentru a-i asigura sigurana n funcionare. Un management bun al documentelor electronice ale unei firme reprezint o parte important a resurselor informaionale, trebuind s reflecte nevoile de informaie din firm. De aceea este important s se acorde atenie planificrii aspectelor de ntreinere, legate de planificarea stocrii, tergerii i dispunerii documentelor. De exemplu, trebuie s se fac verificri periodice ale documentelor electronice pentru a avea garania c sunt pstrate cele necesare, ca s se evite confuzia cu privire la versiunea curent i c spaiul de stocare este folosit eficient. tergerea documentelor trebuie s se bazeze pe un set de criterii consecvente, iar utilizatorii trebuie s tie c au sarcina de a efectua regulat aceste operaiuni de ntreinere. De exemplu, printre criteriile pe care se bazeaz 112

tergerea documentelor se numr: necesitatea: dac documentul nu mai este necesar ca baz pentru crearea altor documente, atunci el poate fi ters; versiunea: versiunile anterioare de lucru ale unui document finalizat pot fi terse. Amplasarea documentelor se refer la transferarea pe dispozitive de stocare, ce poate nsemna mutarea pe un director dedicat, pe CD sau memory stick. Pentru a asigura secretul datelor dintr-o firm este necesar ca utilizatorii s fie informai de faptul c majoritatea sistemelor de operare nu terg efectiv documentele, ci numai ndeprteaz numele acestuia din director. Pentru a terge efectiv documentul este necesar s se suprascrie coninutul acestuia sau s se distrug fizic suportul de stocare. 7.3. Managementul fluxurilor de lucru Documentele care circul n cadrul unei organizaii sunt generate, modificate i distribuite pe trasee informaionale prestabilite. n vederea automatizrii procesului de repartizare a documentelor pe utilizatori, sistemele electronice de management al documentelor includ aplicaii de flux, care determin cu precizie momentul n care se trimite un document, numrul de exemplare i destinatarii. n scopul definirii acestei categorii de aplicaii software, n literatura de specialitate sunt folosite urmtoarele concepte: 1. Managementul fluxurilor de lucru: ansamblu de metode i tehnici precum i un set de reguli de utilizare a acestora prin care se realizeaz modelarea i urmrirea n dinamic a fluxurilor de lucru din cadrul unei organizaii. 2. Flux de lucru: reprezentare grafic a unui proces desfurat n cadrul companiei, prin prisma fluxurilor i circuitelor informaionale stabilite ntre entitile organizatorice din cadrul acesteia. 3. Sistem de management al fluxurilor de lucru: subsistem informatic sau modul al unui sistem electronic de management al documentelor, utilizat n vederea descrierii i urmririi activitilor derulate n cadrul organizaiei. Din punct de vedere funcional, sistemul de management al fluxurilor de lucru cuprinde dou componente: Componenta static: include aplicaii informatice utilizate pentru modelarea fluxurilor de lucru pentru fiecare tip de activitate desfurat n cadrul organizaiei. De regul, aceast component include interfee grafice uor de utilizat de ctre personalul operator, folosind seturi de simboluri prin intermediul crora sunt descrise : entitile organizatorice implicate n desfurarea unui anumit proces (persoane sau departamente), procedurile care compun procesul respectiv, succesiunea de desfurare a fiecrei proceduri, regulile n funcie de care se modific ordinea procedurilor, documentele care parcurg fiecare circuit informaional descris anterior. Componenta dinamic: cuprinde aplicaii software folosite n scopul urmririi efective a fluxurilor de lucru n cadrul sistemului.
TEST DE EVALUARE

1. Cum se definete un sistem de administrare a documentelor electronice?

Rspuns: Sistemul de administrare a documentelor electronice (EDMS - Electronic Document Management System) se refer la un mediu informatizat care permite crearea, 2. Ce stocarea, extragerea, manipularea i organizarea, reprezint trebuinele (nevoile) umane? controlarea circulaiei documentelor n form electronic.

113

2. Ce trebuie s cuprind n mod necesar un sistem de administrare a documente1or electronice?

Rspuns:

Un sistem de administrare a documente1or electronice trebuie s cuprind n mod necesar urmtoarele: o zon de stocare, de pstrare a documentelor; o metod de plasare a documentelor n zona de stocare; o metod de localizare i identificare a documentelor din zona de stocare; o metod de extragere a documentelor din zona de stocare.
Exerciii

Exemplu 1 rezolvat: Un document este un instantaneu al unui set de informaii care poate: a) s ncorporeze multe tipuri complexe de informaie i s existe n mai multe locuri din reea; b) s depind de alte documente pentru informaii; c) s se modifice dinamic pe msur ce documentele subordonate sunt actualizate; d) s aib o structur complex sau s conin tipuri complexe de date; e) dac exist permisiunea n acest sens, s poat fi accesat i modificat de mai multe persoane simultan.
Rezolvare

Exemplu 2 rezolvat: Documentele au dou caracteristici importante: a) sunt uniti structurate de informaie nregistrat, adic un document are o structur logic de relaii ntre elemente mici de date - paragrafe, celule, imagini - care compun documentul; b) trebuie s poat fi administrate ca uniti discrete n sistemele informatice, adic un document trebuie s poat fi deosebit de alte documente electronice, inclusiv de alte versiuni ale aceluiai document. Dac iniial, prin document se nelegea un singur fiier de date, astzi documentele compuse i cele multimedia sunt stocate n mai multe fiiere de date i au nevoie de cteva aplicaii informatice pentru a putea fi cel puin vizualizate. c) trebuie s fie disponibile i accesibile - documentele electronice trebuie s poat fi identificate, s poat fi stocate n deplin siguran i s poat fi uor extrase pentru a fi folosite; d) trebuie s fie prelucrabile - este necesar s se poat face actualizarea documentelor electronice i de asemenea, ele trebuie s poat fl folosite ca baz pentru alte documente; e) trebuie s fie precise - trebuie s se poat fac distincie ntre diversele versiuni ale unui aceluiai document pentru a permite accesul la informaii exacte. Rezolvare

OO

Exemplu 3 rezolvat: Pentru a putea ndeplinii funciile cerute, un document electronic trebuie s ntruneasc anumite caliti, acestea trebuind s fie: a) trebuie s fie disponibile i accesibile - documentele electronice trebuie 114

s poat fi identificate, s poat fi stocate n deplin siguran i s poat fi uor extrase pentru a fi folosite; b) trebuie s fie prelucrabile - este necesar s se poat face actualizarea documentelor electronice i de asemenea, ele trebuie s poat fl folosite ca baz pentru alte documente; c) trebuie s fie precise - trebuie s se poat fac distincie ntre diversele versiuni ale unui aceluiai document pentru a permite accesul la informaii exacte. d) sunt uniti structurate de informaie nregistrat, adic un document are o structur logic de relaii ntre elemente mici de date - paragrafe, celule, imagini - care compun documentul; e) trebuie s poat fi administrate ca uniti discrete n sistemele informatice, adic un document trebuie s poat fi deosebit de alte documente electronice, inclusiv de alte versiuni ale aceluiai document. Dac iniial, prin document se nelegea un singur fiier de date, astzi documentele compuse i cele multimedia sunt stocate n mai multe fiiere de date i au nevoie de cteva aplicaii informatice pentru a putea fi cel puin vizualizate. Rezolvare

Exemplu 4 rezolvat:
Sistemele ce trateaz imagini se concentreaz pe accesul la documente avnd ca funcii principale: a) intrarea informaiilor b) indexarea informaiilor c) extragerea informaiilor d) editarea n grup a informaiilor e) controlul fluxului informaiilor

Rezolvare

Exemplu 5 rezolvat:
Sistemele care trateaz documentele editabile se concentreaz asupra crerii documentelor, avnd ca funcii principale: a) editarea n grup a informaiilor b) controlul fluxului informaiilor c) controlul revizuirilor informaiilor d) intrarea informaiilor e) indexarea informaiilor

Rezolvare

O REZUMATUL TEMEI

Complexitatea activitilor economice desfurate n cadrul organizaiilor genereaz o serie de aspecte negative legate de organizarea i accesarea informaiilor cuprinse n documente. De cele mai multe ori, aceste probleme includ volumul mare de documente operate, existena unor proceduri complicate de generare a documentelor, restriciile de timp n procesarea anumitor categorii de documente, numrul mare de erori aprute n completarea acestora etc. In contextul n care specialitii apreciaz c documentul reprezint cea mai important surs de informaii a organizaiei moderne, modul n care o companie reuete s elimine aceste neajunsuri reprezint unul din factorii cheie ai succesului ei pe pia. 115

Pentru a rspunde la aceast provocare, se impune o transformare a noiunii de document dintr-o accepiune clasic (act prin care se adeverete, se constat sau se preconizeaz un fapt, se confer un drept, se recunoate o obligaie; text scris sau tiprit) inscripie sau alt mrturie servind la cunoaterea unui fapt real, actual sau din trecut (DEX)) ntr-o accepiune modern i anume aceea de document digital, administrat prin intermediul unor aplicaii informatice dedicate. Un sistem de management al documentelor i fluxurilor de lucru reprezint un sistem informatic utilizat pentru introducerea, stocarea; prelucrarea i administrarea documentelor n format electronic. Un astfel de sistem informatic urmrete fluxurile de documente i circuitele pe care acestea le parcurg, pe toat durata ciclului lor de via (din momentul generrii, pn n momentul arhivrii).

116