TEMA VIII TEHNOLOGIILE WORKFLOW I APLICAII IN GESTIONAREA DOCUMENTELOR Uniti de nvare: - Terminologia tehnologiilor workflow - Concepte de baz workflow

(procese i activiti, instane, specificaii) - Structura unui sistem workflow - Cerinele unui produs informatic workflow - Taxonomia aplicaiilor workflow - Juctorii pieei aplicaiilor workflow Obiectivele temei: - cunoaterea trminologiei tehnologiilor workflow; - cunoaterea conceptelor de baz workflow (procese i activiti, instane, specificaii); - cunoaterea cerinelor unui produs informatic workflow. - taxonomia aplicaiilor workflow - prezentarea juctorilor pieei aplicaiilor workflow Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie recomandat: 1. BUE Florian, Utilizarea tehnologiei informaiei n domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 1. DE MARCO, T., LISTER, T., Peopleware. Productive Projects and Teams, Dorset House Publishing, New York, 1999 2. KHOSHAFIAN, S., BUCKIEWICZ, M., Groupware & workflow, Masson, Paris, 1998 3. LEVAN, S., LIEGMANN, A., Le groupware: informatique, management et organisation, Ed. Hermes, Paris, 1994 4. LEYMANN, F. ROLLER, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000 5. Courbon, J-C., Tajan, S., Groupware et intranet, Dunod, Paris, 1999 8.1. Terminologia tehnologiilor workflow Odat ce o organizaie ajunge la un anumit nivel de complexitate - fie ca structur, fie ca mod de funcionare - ipoteza c fiecare tie ce are de fcut ncepe s nu se mai verifice. Mai mult, organizaiile moderne renun tot mai mult la organizarea strict ierarhic, abordnd tehnici mult mai dinamice care scurteaz circuitele clasice i distribuie responsabilitile. Fia postului devine inoperant, dar locul ei trebuie luat de mecanisme care s pun n practic proceduri suficient de clare pentru a putea fi urmate i suficient de elastice pentru a se adapta la toate situaiile. n plus, totul trebuie s fie controlabil, s poat fi urmrit, monitorizat i, n cele din urm, optimizat. Rspunsul tehnologiei informaiei la aceast provocare se numete workflow management. Limba romn nu a ajuns s creeze un echivalent convenabil pentru un termen att de sintetic cum este workflow. Traducere brutal ar putea fi fluxul de lucru, ceea ce ne sugereaz o definiie absolut informal i imprecis: Un ansamblu de activiti care trebuie efectuate pentru a duce o treab la bun sfrit. 117

Putem s considerm aceast schi de definiie un punct de plecare convenabil, astfel nct prin rafinri succesive s ajungem s punem n eviden elementele fundamentale ale tematicii. Pentru ncurajarea interesului privind gestiunea fluxului de prelucrare i folosirea de standarde, de recomandri, de cele mai bune practici n domeniu s-a creat o organizaie internaional, numit Workflow Management Coalition WKMC. WKMC propune urmtoarea definiie pentru un sistem workflow (sistem de gestiune a fluxurilor de prelucrare): Un sistem de workflow este un sistem, care definete complet, gestioneaz i execut fluxuri de prelucrare prin execuia de aplicaii software a cror ordine de execuie este dirijat de o reprezentare cu ajutorul calculatorului, utiliznd logica fluxului de prelucrare. Produsele workflow asigur infrastructura pentru automatizarea, ameliorarea fluxurilor de lucru i ncadrarea sarcinilor n cadrul proceselor desfurate la nivelul organizaiei. Workflow desemneaz un ansamblu de hri organizaionale de sarcini i activiti desfurate de un numr de persoane sau de diverse entiti. Noiunea de workflow management este astfel sinonim cu administrarea i automatizarea proceselor de afaceri. Datorit acestei funcionaliti, tehnologia a fost integrat n aplicaiile integrate de gestiune a firmelor, n sistemele Enterprise Resource Planning (ERP) i workflow-ul este una din piesele grele ale acestora. Aa cum au remarcat numeroi experi, tehnologiile workflow i groupware sunt antitetice: workflow - automatizeaz regulile formale; groupware - faciliteaz n special, interaciunile informale dintre grupurile de lucru sprijinind comunicarea, coordonarea i cooperarea necesar desfurrii lucrrilor comune. n ceea ce privete relaia groupware - workflow, aceasta poate fi redat numai n relaie direct cu celelalte tehnologii cuprinse n zona ComputerSupported Cooperative Work i axele sale de cercetare: colaborarea, comunicare i coordonare (figura 8.1).

118

Comunicare
Sisteme de Figura 8.1. Relaia groupware-management n funcie de axele comunicarecomunicare colaborare-coordonare

8.2. Concepte de baz workflow

Workflow management

Video Conferin

Spaiu de date

La modul cel mai simplu, workflow este sinonim cu informatizarea Bulletin proceselor pe care le desfuram zilnic laBoard locul de munc. Aplicaia Workgroup automatizeaz toate aciunile, activitile sau sarcinile presupuse de un proces. Nu e-mail computing necesit structurare, iar principala sa funcie const n sprijinirea execuiei proiectelor de ctre o echip. Aplicaiile workflow responsabilizeaz indivizii i BD Aplicaii distribuite grupurile de lucru care lucreaz speciale n diverse medii (structurate sau nestructurate) hypertext i modeleaz cu ajutorul calculatoarelor toate proceselecolaborativ Editarea reale desfurate n diverse sisteme informatice (figura 8.2). Sisteme de planificare a documentelor a activitilor
Workflow Workflow Suport pentru ntlniri electronice CALCULATOR PROCESE REALE

Coordonare
Modelul procesului Modelul workflow

Colaborare

Instana

Instana

Proces

Workflow

Figura 8.2. Procese i workflow

(sursa: Leymann, F. Roller, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000)

Modelul procesului descrie structura organizaiei din lumea real (sunt avute n vedere procesele ntreprinderii, cultura colectiv i tehnologiile existente). Fiecare proces este detaliat i transpus n modele workflow cu ajutorul instanelor. Rezultatul constituie baza pe care va fi implementat produsul workflow. Modelarea este realizat n cadrul etapei de concepie. Dac datele care intr n sistem nu sunt corespunztoare, atunci i rezultatul prelucrrii lor va fi, de asemenea, necorespunztor. Produsul workflow va fi ales n funcie de caracteristicile ntreprinderii, urmrindu-se etapele de analiz, concepie i evaluare. Pentru un mediu cooperativ este recomandabil o soluie cu urmtoarele caracteristici: Informatizat. Evident, aplicaia nu poate fi desfurat dect ntrun mediu complet informatizat. Implementarea este facil n cazul unei echipe mici care i desfoar activitatea ntr-o reea local cu un mediu omogen. Complicaiile apar n cazul sistemelor distribuite n care fiecare site are propria sa autonomie n materie de platforme hardware i software. Dac este cazul se va opta pentru produse puternice care permit schimbul informaional pe medii eterogene i distribuite. Podusele informatice Indaco Registry, Lotus Notes fac parte din aceasta categorie. Cooperativ. Arhitectura reelei pe care va fi implementat soluia determin grupurile de utilizatori: locali sau la distan (situate n birouri, cldiri, regiuni, ri sau pe continente diferite). Funcionalitile de cooperare workflow se suprapun peste relaiile de cooperare existente. Sistemul genereaz dosare, 119

formulare, aprobri i arbori decizionali. Circuitul se desfoar n condiii optime dac sunt specificate toate protocoalele de transport i platformele implicate. Caracteristica este foarte important pentru c pot exista cazuri de incompatibilitate cu produsul workflow ales. Asisten n realizarea lucrrilor. Distingem, n funcie de aceast caracteristic, dou tipuri de produse workflow: unul care realizeaz ameliorarea global a lucrrilor desfurate i cel de-al doilea care ruleaz n funcie de sarcinile i obiectivele stabilite iniial. 8.2.1. Procese i activiti Prima precizare important pe care o putem face este faptul c fluxul de lucru reprezint un proces. S-ar putea spune c este nsui procesul, dar accepiunea care o vom folosi este cea de reprezentare a unui proces. n al doilea rnd, trebuie limitat generalitatea termenului proces. Este vorba despre procese lucrative, realizate de obicei ntr-un context organizaional i care au o finalitate bine definit, pe care o vom numi obiectiv. Termenul utilizat este business process, dar aceasta nu nseamn neaprat economic. Un proces juridic, de pild, poate fi reprezentat printr-un workflow. n fine, este firesc ca un proces complex s poat fi structurat n subprocese. Acestea au o anumit independen, dar sunt parte integrant a proceselor n care sunt nglobate. Pe lng faptul c permite stpnirea complexitii, o astfel de structurare are avantaje care devin evidente mai cu seam n situaia n care un sub-proces face parte din mai multe procese. Analogia cu subrutinele unui program este imediat. Procesele reprezint ansambluri de activiti. Activitile sunt considerate indivizibile din perspectiv logic, n sensul c o activitate incomplet nu contribuie la desfurarea procesului, nu apropie obiectivul vizat. Activitile sunt paii unui proces ctre obiectiv. Trebuie menionat ns c perspectiva logic invocat depinde de punctul de vedere, astfel nct o activitate poate reprezenta uneori un sub-proces. Activitile implic anumite resurse. n primul rnd este vorba de participanii la fluxul de lucru, care pot fi persoanele sau mainile care realizeaz efectiv munca. Pe de alt parte, este vorba de resurse informaionale necesare pentru eviden i pentru deciziile care trebuie luate n desfurarea procesului. Succesiunea activitilor este definit de tranziii, care reprezint materializarea regulilor care guverneaz procesul. O tranziie poate fi considerat o triplet format din activitatea-surs (cea care s-a ncheiat), activitatea-int (cea care urmeaz s fie executat) i o condiie, care se evalueaz pe baza informaiilor asociate activitilor implicate i a contextului. n mod firesc, succesiunea activitilor este direcionat spre ndeplinirea obiectivului (downstream), dar aceast succesiune nu este n mod necesar liniar, secvenial. n funcie de condiii, tranziiile pot descrie ramificri sau chiar iteraii, caz n care avem de-a face cu tranziii upstream). 8.2.2. Instane Procesele, activitile i tranziiile descrise mai sus sunt generice. Ele modeleaz fluxul de lucru. Un sistem de administrare a fluxului de lucru (Workflow Management System - WMS) va folosi acest model pentru a automatiza i a monitoriza instane ale proceselor astfel definite. Printr-o analogie

120

cu limbajele de programare, modelul procesului este similar cu o clas, pe cnd o instan este similar cu un obiect aparinnd acelei clase. O instan a unui proces se creeaz ca urmare a unui eveniment (event) recunoscut ca atare de ctre WMS. Acesta poate fi declanat explicit de ctre utilizator (de pild se introduce n sistem o comand de la un client) sau poate fi determinat de aplicaii controlate de WMS (de pild o comand venit prin situl Web). Crearea unei instane implic n mod obinuit ataarea unui set de informaii care vor fi purtate n mod constant de acea instan pe tot parcursul fluxului de lucru. Este important s notm aici o referin la definiia procesului (deoarece WMS poate gestiona mai multe procese), un identificator al instanei (deoarece mai multe instane ale procesului pot fi active la un moment dat), o informaie de stare (important n monitorizarea procesului) i informaii adiacente (documente relevante, istoricul parcurgerii fluxului etc.). De fapt, din punctul de vedere al WMS, instana este tocmai acest pachet de informaii - pe care trebuie s l direcioneze prin activitile procesului pn ntr-unul din punctele de ieire - motiv pentru care unele sisteme numesc instana jeton (token). Crearea instanei procesului este cel mai adesea considerat o activitate n sine (uneori doar din considerente formale), ceea ce nseamn c intr n aciune tranziiile, care determin crei activiti trebuie s-i fie naintat jetonul. Se nate astfel o instan a activitii respective. O instan a unei activiti (uneori numit i sarcin - task) poate fi uneori realizat n mod automat, dar de cele mai multe ori implic o munc pe care trebuie s o realizeze un utilizator. n aceast situaie se creeaz un aa-numit work item care este asignat unui participant la fluxul de lucru. Interfaa unui WMS cu utilizatorul se concretizeaz de regul ntr-o list de sarcini (worklist). Exist cteva probleme eseniale pe care WMS trebuie s le rezolve n conducerea i monitorizarea unei instane a unui proces. Mai precis, WMS trebuie s stabileasc ce trebuie fcut, cnd trebuie fcut i de ctre cine trebuie fcut. Determinarea sarcinilor (ce) Se bazeaz n mod normal pe evaluarea condiiilor stabilite pentru tranziii, dar problema nu este att de simpl deoarece pot aprea ramificri complexe (descrise generic ca and, or sau xor splits). De pild anumite activiti trebuie realizate n paralel (ramificare and-split), caz n care se instaniaz mai multe taskuri. Sincronizarea (cnd) Uneori taskurile urmeaz n secven (deci se poate genera imediat un work item), dar exist multe situaii n care momentul lansrii unui nou task depinde de o serie de condiii. De pild de disponibilitatea unor resurse sau de ndeplinirea tuturor sarcinilor rezultate dintr-un and-split (situaie denumit andjoin). De asemenea, adesea temporizarea sarcinilor face parte chiar din definiia activitii iar WMS trebuie s urmreasc ncadrarea n termene precise. Determinarea participanilor (cine) Descrierea fluxului de lucru (adic definirea procesului) se bazeaz pe resurse generice, care se precizeaz abia la nivelul instanei. Resursele umane se descriu la nivel de roluri, care reprezint grupuri de persoane echivalente din perspectiva competenelor. Desemnarea persoanei care s ndeplineasc o sarcin corespunztoare unui rol este o sarcin a WMS i se bazeaz pe politici specifice. De pild, exist situaii n care un work item este ncredinat unei echipe (apare ntr-o list de sarcini partajat i dispare cnd cineva i-a asumat-o), dar i situaii

121

cnd ncredinarea este foarte precis (de pild anumite aprobri pot fi date doar de cel care ndeplinete rolul de director). n fine, o alt sarcin important a unui WMS este tratarea excepiilor. Nici un proces real nu este att de regulat nct s poat fi definit complet i definitiv, astfel nct WMS trebuie s fie suficient de flexibil pentru a semnala cazurile atipice i de aciona n consecin (adesea prin ncredinarea cazului unui operator uman cu competena necesar). 8.2.3. Specificaii Dat fiind complexitatea tehnologiilor implicate n domeniul desemnat prin termenul workflow, industria informatic a resimit nevoia unui set de standarde care s precizeze noiunile i s formalizeze specificaiile astfel nct diversele produse de la diveri furnizori s poat fi evaluate comparativ i, eventual, chiar s conlucreze. Astfel s-a format Workflow Management Coalition (WfMC - www.wfmc.org), care a publicat numeroase documente, printre care se remarc descrierile XML ale diverselor interfee (WAPI - Workflow APIs and Interchange formats) i un glosar general care unific terminologia. Principalele definiii: Workflow (flux de lucru): Automatizarea complet sau parial a unui proces de business, n care documente, informaii i sarcini sunt trecute de la un participant la altul pentru realizarea unor aciuni, n concordan cu un set de reguli procedurale. Workflow Management System (sistem de administrare a fluxului de lucru): Un sistem care definete, creeaz i administreaz realizarea fluxurilor de lucru folosind programe software, rulnd pe unul sau mai multe motoare de workflow (workflow engines), capabile s interpreteze modelul (definiia) procesului, s interacioneze cu participanii i, atunci cnd este nevoie, s invoce utilizarea uneltelor i aplicaiilor informatice. Business Process (proces): Un set de proceduri sau de activiti interconectate care mpreun realizeaz un obiectiv al afacerii sau un scop politic (policy goal), de obicei n contextul unei structuri organizaionale care definete roluri i relaii funcionale. Activity (activitate). Descrierea unei operaii (piece of work) care formeaz un pas logic ntr-un proces. O activitate poate fi manual, care nu suport automatizare computerizat, sau automat (activitate de workflow). O activitate automat necesit resurse umane i/sau computerizate pentru a permite executarea procesului. Cnd este nevoie de o resurs uman, o activitate este alocat unui participant la fluxul de lucru. Instance (instan): Reprezentare a unui caz particular (enactment) a unui proces sau a unei activiti dintr-un proces, mpreun cu datele asociate. Fiecare instan reprezint un fir separat de execuie a procesului sau activitii, care poate fi controlat independent i care va avea propria stare intern i propria identitate vizibil din exterior, care poate fi utilizat de exemplu pentru a memora i a regsi informaii cu caracter istoric (audit data) relative la respectiva instan. Workflow Participant (participant, actor, agent): O resurs care efectueaz munca reprezentat de instana unei activiti din fluxul de lucru. Aceast munc se prezint, de regul, ca una sau mai multe operaii elementare (work item) atribuite unui participant la fluxul de lucru prin intermediul unei liste de sarcini (worklist). 8.3. Structura unui sistem workflow 122

Structural, elementele de baza (figura 8.3) ale unui sistem workflow sunt: operaia. Un workflow este descompus n operaii elementare. Operaia reflect prelucrarea suferit de informaie la intrarea n sistem i valoarea pe care o are adugat la ieire. Sunt implicate i resurse suplimentare (scanner) software-ul acestuia; actorul. Este persoana responsabil de execuia operaiei. Uneori, o sarcin poate fi ncredinat mai multor utilizatori, sau un singur utilizator poate realiza mai multe sarcini; reguli. Operaia se desfoar n condiii optime dac este definit un set de reguli ce vor fi respectate n procesul de prelucrare i pe parcursul operaiilor urmtoare. Spre deosebire de procesele manuale, unde indivizii aplic singuri procedurile impuse, n cadrul sistemului workflow regulile sunt programate i declanarea lor are loc automat; circuitul. Un motor de transport face legtura ntre activitile urmrite. Reduce la minimul necesar timpii de tranzit dintre operaiuni; informaia. Este un alt factor cheie workflow. Informaiile implicate sunt definite n prealabil.
Resursa Actoru l

Operaia

Reguli

Circuitul

Operaia

Informaia

Figura 8.3.Elemente de baz workflow

(sursa: Courbon, J-C., Tajan, S., Groupware et intranet, Dunod, Paris, 1999, p.97)

Descrierea elementelor de baz descoper o sum ntreag de probleme tehnice, legate n special, de implementarea regulilor, a motorului de transport i a managementului informaiilor. Traseul informaional n cadrul unui sistem workflow poate fi organizat secvenial, paralel sau condiional. 8.4. Cerinele unui produs informatic workflow Piaa ofer numeroase produse care susin c ncorporeaz caracteristici workflow. Recomandarea este c un produs poate fi considerat soluie workflow dac are urmtoarele caracteristici: ofer posibiliti de proiectare a formularelor electronice (pentru fiecare sarcin descris n diagram); deine instrumente de proiectare a diagramelor workflow; comunic cu alte aplicaii externe; cupleaz formularele electronice la bazele de date ale ntreprinderii; colecteaz la nivelul fiecrei activiti desfurate informaii cu privire la executarea sarcinilor; la nivelul fiecrei activiti, informaiile care descriu intrri pot fi descompuse pe sarcini componente, la nivel de detaliu; 123

n diagrama workflow pot fi incluse i traseele condiionale; monitor pentru urmrirea desfurrii proceselor workflow; posibiliti de evaluare a procesului workflow pe ansamblul lui; permit simulri i testri de comportamente; sprijin un grup mare de utilizatori; suport i se suport cu multiple platforme.

8.5. Taxonomia aplicaiilor workflow Pornind de la clasificrile existente n literatura de specialitate, pot fi realizate mai multe reprezentri ale taxonomiei aplicaiilor workflow. Cele mai frecvente clasificri au n vedere structura, tipul de modelare pe care l suport afacerea, tipul de circuit informaional invocat de persoanele implicate (formal sau informal), ce rezultate sunt ateptate din partea tehnologiei workflow i n ce domeniu este aplicat (industrial, administrativ, service etc.). n schema din figura 8.4, GIGA Information Group clasific aplicaiile workflow n funcie de valoarea afacerii, nivelul ei de automatizare i de frecvena cu care se realizeaz aceasta.
Nivel de automatizare

automatizare complet inta (focus) orientare resurse umane Frecvena Ad hoc Colaborativ Valoarea afacerii Administrativ Producie

Figura 8.4. Clasificarea aplicaiilor workflow n funcie de valoarea afacerii, frecvena i nivelul de automatizare al proceselor
(sursa: Leymann, F. Roller, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000)

Valoarea afacerii definete importana workflow-ului n activitatea companiei, procesele cu valoare ridicat constituind nucleul firmei (figura 8.5). Prin modelare se urmrete eliminarea necunoscutelor organizaionale.

124

Figura 8.5. Clasificarea aplicaiilor workflow n funcie de valoarea afacerii i frecvena ei

(sursa: Leymann, F. Roller, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000)

Cele mai complexe aplicaii sunt workflow-urile de producie i cele adhoc. ntre aceste doua soluii sunt ncadrate cele semistructurate (workflow administrativ) care acoper procesele flexibile (tabelul 8.1). Tabelul 8.1. Comparaie ntre tipuri diferite de workflow Workflow de Workflow Workflow ad-hoc producie semistructurat nivel nalt de parial structurat parial structurat structurare se produc nc schimbri dinamice descris n parial descrisa n nu este descris n avans avans avans este cunoscut parial cunoscut necunoscut poate fi planificat n avans din stabilit parial planificat parial prestabilit planificare inexistent determinat dinamic pe msura execuiei procesului workflow

Proces Tip de activitate Relaia dintre activiti Dependena dintre activiti

Atribuirea responsabilitilor start

(sursa: Borghoff, U.M., Schlichter, J.H., Computer-Supported Cooperative Work, Springer,2000, p.336)

1. Workflow colaborativ Aceste soluii sunt concentrate pe echipele care lucreaz mpreun pentru a ndeplini un obiectiv sau o sarcin de lucru. Grupurile pot fi orientate pe proiect sau dispersate, dar cu interese comune n zonele de interes. Soluiile sunt potrivite proceselor cu valoare mare dintr-o afacere, care se realizeaz numai de cteva ori (nu sunt repetitive sau au o frecven redus). nfiinarea unei companii, crearea documentaiei tehnice pentru un produs software sau adoptarea unei politici manageriale de marc sunt procese care se nscriu n aceast categorie. Toate sunt eseniale pentru imaginea firmei i sunt elementele indispensabile succesului afacerii. Procesele sunt extrem de complexe i pot fi descompuse n sarcini particulare descrise, n prealabil n proiecte. 125

Utilizarea workflow-ului colaborativ n sprijinul muncii de echip este elementul vital al succesului organizaional. 2. Workflow de producie sau tranzacional Soluiile care modeleaz informaional producia se suprapun proceselor cu greutate, specifice i au legtura direct cu obiectul de activitate al organizaiei respective. Acestea reflect evoluia n timp a activitii de producie, implic majoritatea departamentelor ntreprinderii i presupun existena unei structuri care sprijin implementarea: workflow management system. Prin acest tip de workflow: crete productivitatea; firma este expus financiar; exemplele de proceduri tranzacionale: dosare de mprumut, de asigurri sau reclamaii, demonstreaz nivelul de risc presupus de automatizarea acestora, cea mai frecvent operaiune este cea de auditare; complexitatea sarcinilor presupune intervenia repetat a experilor, n special n cazul deciziilor complicate; informaia manipulat este extrem de voluminoas (conine foarte multe imagini); lucrrile implic accesul unui numr important de persoane la dosare. Workflow-ul de producie este cea mai complex form i se caracterizeaz prin urmtoarele: este domeniul esenial al BPR (Business Process Reenginering); permite atingerea celor mai nalte nivele de calitate i precizie, prin executarea unor sarcini repetitive, de obicei, n regim non-stop; administreaz procese complexe de mare amplitudine; sunt integrate n aplicaii de mare anvergur de tip Enterprise Resourse Planning, Supply Chain Management, Customer Relationship Management; urmnd evoluia tehnologiilor actuale, capat dimensiuni din ce n ce mai inteligente, fiind incluse n aplicaii de tip Business Analitics; se comport ca un motor de reguli i acoper (datorit inteligenei lor) aproape toate aspectele informale.

Figura 8.6. Model workflow de automatizare a unui dosar de solicitare mprumut

(sursa: Khoshafian, S., Buckiewicz, M., Groupware & workflow, InterEditions, Paris, 1998, p.206)

Aa cum workflow-ul de producie poate fi integrat n alte aplicaii, este posibil i descompunerea lui n dou segmente: soluii workflow autonome (independente), funcionale n mod 126

independent, fr soft adiional, cu excepia sistemelor de gestionare a bazelor de date i celor de mesagerie electronic. Au interfaa utilizator individual i comunic cu alte aplicaii n vederea accesului la date; acoper o arie larg de aplicaii; soluii workflow integrate, ncapsulate n alte aplicaii de mai mare anvergur: ERP, SCM sau CRM. Funcionalitatea sistemului workflow integrat este exploatat la nivelul unui program adiional. Componentele workflow execut controlul strict al funciilor aplicaiei, rezolv cozile de ateptare i sprijin procesarea excepiilor. 3. Workflow ad-hoc Lucrul n grup presupune i executarea a numeroase sarcini sau activiti asociate proiectelor i prelucrrilor intensive nestructurate, neprevzute i aleatorii, generate de evenimentele n curs de desfurare. De exemplu, workflow-ul ad-hoc acoper sfera activitilor care se refer la promovarea unui produs nou, studiul pieei, angajarea unui candidat etc. Dac execuia workflow-ului pentru acest tip de proiect presupune ncadrarea ntr-un timp limit pentru ndeplinirea obiectivelor, responsabilitile individuale pot fi schimbate dinamic. Workflow-ul ad hoc implic intervenia celor mai creativi i mai inventivi utilizatori. Cele mai utilizate instrumente pentru realizarea acestor sarcini sunt procesorul de texte, programul de calcul tabelar i produsele de mesagerie electronic, completate cu un produs pentru managementul proiectelor care se ocup de planificarea i controlul operaiunilor prevzute iniial (ex. Microsoft Project, MacProject). Prin natura lui, workflow-ul ad-hoc este orientat ctre comunicare, spre deosebire de workflow-ul de producie care vizeaz n special prelucrri n funcie de circuitele existente i de regulile prestabilite iniial. Exemplul pe care l-am ilustrat la workflow-ul de producie, cel al unui dosar prin care se solicit un mprumut este relevant. n acest capitol vom lua un exemplu cu realizarea unui studiu de pia pe baza de chestionare (figura 8.7). Cercetarea situaiei pieei presupune interaciunea responsabililor, intervenia lor trebuie s fie flexibil i, n consecin, rolul lor se schimb frecvent.

Figura 8.7. Model workflow ad-hoc de realizare a unui studiu de pia cu ajutorul chestionarelor
(sursa: Courbon, J-C., Tajan, S., Groupware et intranet, Dunod, Paris, 1999, p.100)

4. Workflow administrativ Al patrulea tip de workflow se bazeaz pe mesageria electronic i aplicaiile sale principale. Se ocup de sarcinile administrative, repetitive (aprobarea cheltuielilor, cererile de achiziii, cereri de bilete pentru cltorii, 127

vacane etc.). n principal, se urmrete simplificarea sarcinilor de rutin i ameliorarea productivitii acestora. Dintre activitile acoperite de workflow-ul administrativ, menionm dou categorii: activiti ce pot fi incluse i n serviciile de mesagerie electronic: crearea de formulare simple, rutarea formularelor, interaciuni legate de completarea unui formular, stabilirea termenelor limit, adnotrilor, alarmelor; activiti administrative, fr legtura direct cu lucrul n grup: ntlniri pentru congrese, rambursarea sumelor, comenzi de materiale birotice sau nscrierea n stagii de formare profesional. Acest tip de workflow este caracteristic oricrui circuit formularistic, se bazeaz pe mesageria electronic, are n vedere n special flexibilitatea i mai puin productivitatea. n afar de aceast abordare, evoluia societii informaionale, inclusiv globalizarea afacerilor i dezvoltarea acestora n mediul electronic, a conturat i o alt clasificare, dup modul n care se desfoar un sistem workflow ntre dou sau mai multe organizaii. Din acest punct de vedere se poate vorbi de workflow n lan i workflow pe activiti. 1. Workflow n lan Specific acestui caz este iniierea procesului workflow, care are loc ntr-o organizaie. Dup executarea sarcinilor, controlul este acordat organizaiei urmtoare din circuit pentru ca i aceasta s intervin cu operaiunile specifice, iar fluxul continu pn la ncheierea procesului. Astfel, procesul nu se ncheie n compania n care a fost iniiat. Exemplu: Proces de aprovizionare pentru o aplicaie workflow n lan distribuit Compania A trebuie s se aprovizioneze cu materia prim necesar desfurrii procesului de producie. Evenimentul iniiaz prima aciune a procesului workflow de aprovizionare care are loc la nivelul motorului workflow al companiei A. Motorul A trimite un mesaj motorului companiei B (furnizorul de materie prim) prin expedierea unei comenzi, nregistrnd n acelai timp i trimiterea comenzii. Prima activitate se refer la ntocmirea i expedierea comenzii de aprovizionare. Sosirea acesteia la motorul B declaneaz urmtoarea activitate a procesului: planificarea vnzrii. n continuare, motorul B, n funcie de regulile existente n compania B, ia decizii privind comanda (dac poate fi acoperit, care este preul, care este intervalul de timp n care poate fi onorat cererea), iar procesul se ncheie. Practica nu recomand implementarea acestui sistem ntre dou companii aflate n aceeai reea, ntruct simpla trimitere a comenzii nu garanteaz recepia i acceptul ei. Organizaia emitent trebuie s se asigure c instruciunile sale vor fi respectate n forma lor iniial. Este dificil de controlat stadiul de execuie al sarcinilor pe parcursul fluxului. n schimb, implementarea acestui tip de workflow aduce mari beneficii unei organizaii care dorete s fluidizeze circuitul departamental. Exemplu: Proces de aprovizionare pentru o aplicaie workflow n lan intern Compania A trebuie s se aprovizioneze cu materia prim necesar desfurrii procesului de producie. Motorul A plasat la serviciul aprovizionare trimite mesaje motorului B aflat la magazie prin care anun primirea unei comenzi, apoi motorului C aflat la seciile de producie prin care anun c va putea lucra comanda i motorului D aflat la contabilitate pentru ntocmirea notelor contabile aferente i procesul poate continua. 2. Workflow pe activiti 128

n practic, aceast form de workflow este des ntlnit, majoritatea tranzaciilor comerciale funcionnd dup acest model. Procesul este iniiat ntr-o organizaie, apoi controlul este trecut urmtoarei companii pentru executarea unei activiti, iar dup realizarea acesteia, controlul revine la prima organizaie, urmnd ca procesul s se finalizeze sau s continue n alte companii. Motorul workflow poate monitoriza fluxul i astfel managerul va ti cu exactitate ce se ntmpl cu propria firma. Prin automatizarea comenzilor, a emiterii facturilor i a efecturii plailor, organizaiile se pot nscrie pe coordonatele comerului electronic. Exemplu: Proces de aprovizionare pentru o aplicaie workflow pe activiti Compania B (furnizorul) livreaz materia prim conform comenzii de aprovizionare. Evenimentul este declanat de expedierea facturii fiscale companiei A spre achitare. Compania A analizeaz i verific corectitudinea datelor: denumirea, adresa i codul fiscal al furnizorului i clientului; data facturii trebuie s fie aceeai cu data recepiei; materiile prime primite corespund cu cele comandate; condiiile de recepie; valoarea ce va trebui achitat. Odat cu validarea documentului este autorizat i plata. Att compania A ct i compania B primesc chitane pe care le nregistreaz i procesul se ncheie. 8.6. Tipuri de workflow Cu toate c WfMC furnizeaz specificaii unitare i cuprinztoare n privina tuturor aspectelor legate de fluxuri de lucru, persist cteva clasificri care se bazeaz pe elementul care joac rolul central n descrierea i desfurarea fluxurilor de lucru: Workflow bazat pe activiti (AWF): este orientat asupra activitilor i a succesiunii lor, corespunznd astfel fidel specificaiilor WfMC. Workflow bazat pe entiti (EWF): este orientat asupra unei anumite entiti, care, de regul se concretizeaz ntr-un document (acesta este sensul pe care l dm n continuare entitii). Un astfel de flux de lucru descrie mai degrab traseul documentului dect succesiunea activitilor. Ambele abordri au domenii la care se preteaz i domenii la care nu se preteaz. Diferena fundamental este c n primul caz (AWF) entitatea (ceea ce am numit jeton) este implicit iar strile ei nu sunt expuse utilizatorului (tranziiile conecteaz activiti), pe cnd n al doilea caz (EWF) entitatea este bine precizat iar strile (status) sunt expuse explicit, dar nu mai sunt evideniate explicit activitile (tranziiile conecteaz stri). De aici deriv diferene semnificative i din perspectiva utilizatorului: AWF: Utilizatorul alege ce s fac (alege un work item din worklist) iar aplicaia WMS stabilete care sunt entitile asupra crora se exercit aciunea utilizatorului. EWF: Utilizatorul alege entitatea (un document) asupra creia poate realiza anumite aciuni (n funcie de rolul su n fluxul de lucru i de starea documentului). Unificarea celor dou abordri este adesea dificil. De pild, n cadrul unei redacii de pres, fluxul de lucru este centrat pe documente (deci abordarea fireasc este EWF), dar se pot pune n eviden i activiti (specifice AWF): Un autor (acesta este un rol n care se ncadreaz redactorii i colaboratorii) elaboreaz (aceasta este o activitate) un articol (aceasta este entitatea) care este n starea privat. Cnd l termin, l propune spre publicare. Odat propus, articolul trece n stare n ateptare (sau pending) pn cnd un 129

editor (rol jucat de redactorii coordonatori de seciuni) l evalueaz (activitate, numit i review) i l trece n starea aprobat (caz n care este trimis spre tehnoredactare i de acolo spre corectur) sau l trece n starea refuzat (caz n care se rentoarce la autor i trece din nou n starea privat). Un articol aprobat (eventual tehnoredactat i corectat) poate fi oricnd retras de redactorul-ef (un rol), caz n care poate trece n starea rezervat (pstrat pentru o publicare ulterioar) sau poate fi scos din flux. Tot redactorul-ef este cel care poate trece un articol n starea bun de tipar. Anumite articole publicate (o stare) parcurg apoi un sub-proces de publicare pe Web. Toate articolele publicate ies din flux n momentul n care ajung n starea arhivat (dei exist posibilitatea de a re-intra pentru o nou publicare, eventual ca material suplimentar pentru un articol nou). Trebuie menionat c fiecare tranziie este nsoite de note (explicaii) care sunt parte integrant a istoricului fluxului, c entitatea (articolul) nu este doar un simplu document (e de fapt un dosar care poate cuprinde mai multe documente) i, n fine, procesul este mult mai complicat n realitate, deoarece intervin i alte procese (de pild cel privind materialele publicitare, sau consultarea unor experi). Nu am pus n eviden procesul iniial (stabilirea coninutului, care la rndul lui este subordonat stabilirii planului editorial). 8.7. Juctorii pieei FileNet (www.filenet.com) este unul din liderii pieei, furniznd o suit complet de administrare a coninutului (inclusiv document imaging i document management). Componenta de workflow se cheam Business Process Manager i se remarc printr-o interfa grafic foarte elegant pentru modelarea proceselor i prin setul de modele prestabilite pentru procese tipice. Sun Microsystems a devenit un furnizor important dup ce a cumprat Fort Software i produsul acesteia, Conductor, pe care l-a integrat apoi n iPlanet Integation Server. Se remarc posibilitatea de a folosi simultan mai multe motoare de workflow interoperabile. Hewlett-Packard furnizeaz Changengine (cunoscut i sub denumirea HP Process Manager), un soft de workflow management n care integreaz i tehnologie de la Netscape Communications. Accentul este pus pe integrare iar preurile ncep de la 70.000 de dolari. Staffware (www.staffware.com) este unul dintre clasicii domeniului, fiind o firm britanic orientat exclusiv spre soluii de workflow i business process management. Staffware Process Suite este produsul de baz, dispunnd i de versiuni specifice pentru diverse domenii. Fujitsu a devenit un furnizor de soluii workflow dup ce a preluat compania britanic ICL, care la rndul ei deinea firma finlandez TeamWare, specializat n tehnologii groupware. Componenta de workflow se cheam acum InterStage i-Flow i se remarc prin posibilitile de integrare cu aplicaiile existente i cu aplicaii web. IBM nu putea s lipseasc de pe o pia n care a jucat un rol de pionierat cu FlowMark, unul dintre primele motoare de workflow independente de aplicaii generale de administrare a documentelor. Dup ce l-a redenumit MQSeries Workflow, IBM l-a integrat n seria WebSphere, astfel nct acum se cheam WebSphere MQ Workflow. Unul dintre punctele forte este alinierea la normele WfMC. Versata a intrat n pia tot printr-o achiziie, prelund astfel produsul firmei Verve, care acum este o component din Versata Logic Suite numit Process Logic Designer. Remarcabil la acest produs este faptul c a fost conceput 130

din start ca o soluie embedded, adic un motor de workflow care s poat fi nglobat n alte aplicaii. SAP este liderul pieei mondiale de ERP (Enterprise Resources Planning) i nu se poate lipsi de aceast tehnologie integratoare. Remarcabil este faptul c SAP Business Workflow se integreaz nu doar cu modulele specializate ale suitei mySAP Business Suite ci i cu diverse alte aplicaii de workgroup i administrare de documente, cum ar fi Lotus Notes, Micrsoft Exchange Server sau Novell GroupWise. Desigur, mai exist numeroase soluii de workflow, dintre care cele mai multe sunt componente ale unor aplicaii complexe sau ale unor suite de aplicaii. Alegerea nu este uoar i, avnd n vedere preurile, serviciile unei firme de consultan sunt aproape obligatorii.
TEST DE EVALUARE

1. Care este definiia pecare WKMC o propune pentru un sistem workflow (sistem de gestiune a fluxurilor de prelucrare) ?
Rspuns:

Un sistem de workflow este un sistem, care definete complet, gestioneaz i execut fluxuri de prelucrare prin(nevoile) umane? software a cror ordine execuia de aplicaii 2. Ce reprezint trebuinele de execuie este dirijat de o reprezentare cu ajutorul calculatorului, utiliznd logica fluxului de prelucrare. 2. Cu ce concept este sinonim noiunea de workflow management?
Rspuns:

Noiunea de workflow management este sinonim cu administrarea i automatizarea proceselor de afaceri.

Exerciii

Exemplu 1 rezolvat: Aplicaiile workflow nu necesit structurare, iar funciile sale constau n: a. automatizeaz toate aciunile, activitile sau sarcinile presupuse de un proces; b. sprijinirea execuiei proiectelor de ctre o echip; c. responsabilizeaz indivizii i grupurile de lucru care lucreaz n diverse medii (structurate sau nestructurate); d. modeleaz cu ajutorul calculatoarelor toate procesele reale desfurate n diverse sisteme informatice; e. asigur un mecanism de securizare eficient.
Rezolvare

Exemplu 2 rezolvat: Modelul procesului descrie structura organizaiei din lumea real (sunt avute n vedere procesele ntreprinderii, cultura colectiv i tehnologiile existente). Fiecare proces este detaliat i transpus n modele workflow cu ajutorul: 131

a. b. c. d. e.

instanelor; circuitului; informaiei; regulilor; o structur arborescent.

Rezolvare

O O O

Exemplu 3 rezolvat: Produsul workflow este ales n funcie de caracteristicile ntreprinderii, urmrindu-se etapele de analiz, concepie i evaluare. Pentru un mediu cooperativ este recomandabil o soluie cu urmtoarele caracteristici: a. informatizat; b. cooperativ; c. asisten n realizarea lucrrilor; d. operaia; e. circuitul. Rezolvare

De rezolvat 1. Elementele de baz din structura unui sistem workflow sunt: a. operaia; b. actorul; c. reguli; d. circuitil; e. informaia Rezolvare O O O O O O REZUMATUL TEMEI Globalizarea afacerilor a dus tehnologiile workflow n aceast zon i observm, integrarea lor n toate tehnologiile importante. Tema prezint modelul conceptual al sistemului de workflow, folosind terminologia i arhitectura standard utilizat, pe baza cruia se elaboreaz, n prezent, software-ul aferent. In ceea ce privete stadiul actual privind sistemele de gestiune a fluxului de prelucrare, pe piaa internaional de software exist sisteme care sprijin: fluxul de prelucrare de producie/administrativ (exemplu, sistemele COSA, FLOWMARK, OPEN/ WORKFLOW, STAFFWARE, VISUAL WORKFLOW etc.), fluxul de prelucrare ad-hoc (exemplu, software-ul ENSEMBLE), procese cooperative (exemplu acestea pot fi sprijinite de instrumente de grup, cum ar fi LOTUS NOTES I MICROSOFT EXCHANGE). Instrumentele LOTUS NOTES I MICROSOFT EXCHANGE nu sprijin controlul logistic al proceselor fluxului de prelucrare, dar ele pot fi folosite ca nivel de comunicare care aparine unui sistem al fluxului de prelucrare.

132