Cum scriu un proiect?

Ghid de reguli i principii de baz n scrierea unui proiect

Veaceslav BULAT

Introducere

ABC
Proiect Cerere de finanare Finanator Scopul proiectului Obiective Activiti Plan de activiti Grafic Gantt Rezultate Indicatori Mijloace Buget Matrice Cadrul Logic
3

Proiect

S B
R
ani

cop

A
Timp

ctiviti

L
4

Ce este un proiect?
un pachet distinct de activiti realizate pe baza unui cost total al proiectului pentru activiti conform condiiilor prevzute n cererea de finanare /contract

ntr-o locaie dat i de-a lungul unei perioade de timp, urmnd un calendar pre-definit orientate spre obinerea de rezultate concrete

pentru atingerea unui scop, vizat de un grup int de beneficiari

a crui impact este mai mare dect costurile lui

sub conducerea unei instituii responsabile pentru proiect

Un proiect public: o investitie sociala

Proces complex,
AGRICULTURA

implicind un larg numar de beneficiari

cu interese comune sau contradictorii 3. Formulat:

ENERGIE

EDUCATIE

1. Programat: integrat intr-un cadru coerent la nivel national/regional

2. Identificat: in relatie cu nevoile grupurilor tinta

5. Implementat: activitiati indeplinite pentru a obtine resultate

definit intr-un mod stabilit

CONSTRUCTII

SANATATE

4. Finantat: adesea de diferiti contribuabili

6. Evaluat: pentru a explica si a trage lectii din experienta

TRANSPORT

Principii de elaborare a proiectului

Fazele ciclului proiectului proces de decizie structurat & documentat
a

Orientarea spre beneficiari/Factori interesati

Planificarea cadrului logic structura completa si consistenta a proiectului

Durabilitatea - conditii care sa asigure curgerea continua a beneficiilor

Abordarea integrata documentatie integrata, consistenta si standardizata
Format de baza

Ciclul de via al unui proiect

Programare

Evaluare&Control

Identificare

Implementare

Formulare

Finantare 8

Programare
Scop Implicare Pasi Stabilirea obiectivelor pe termen lung Factori de decizie Analiza generala a situatiei curente Analiza prioritatilor nationale Actiuni complementare cu alti actori Optiuni strategice in colaborarea cu donatorii

Produs

Document strategic (Strategie, Program, Plan)

De la Programe la Proiecte
Obiective Strategice Programe
A B C D

A1

A2

Sub-programe

A11

A12

A13

Proiecte/Actiuni

A121

A122

A123

A124

10

Identificare
Scop Identificarea si selectia proiectelor in raport cu cerintele locale si necesitile grupului int relevante Consultani, grupuri tinta, beneficiari Implicare

Pasi

Colectarea si evaluarea informatiilor privind ariile de interventie impreuna cu factorii interesati Consultarea programelor, planurilor de dezvoltare, Studii de pre-fezabilitate Succinta descriere a proiectului ce va fi dezvoltat Fisa de proiect
11

Produs

Formulare
Scop Implicare Pasi Un proiect bine definit, formulat, compatibil cu criteriile de evaluare, si fezabil astfel incat sa furnizeze beneficii durabile Formularea proiectului implicind toti beneficiarii relevanti Scrierea proiectului Implicarea diferitilor beneficiari Definirea aranjamentelor de implementare naintarea cererii de finantare

Produs

Un pachet de documente de proiect competent,satisfacind criteriile de calitate, incluzand oferta finanaciara

12

Implementare
Scop Implementarea proiectului spre atingerea obiectivelor sale prin obtinerea de rezultatae si utilizarea eficienta si eficace a resurselor Implicarea Echipa de implementare a proiectului, institutitiile Stakeholder corespondente, beneficiarii si eventual monitori externi Pasi Licitatii si atribuiri de contracte Executarea activitatilor Adaptarea activitatilor proiectului Monitorizare curenta si evaluare intermediara

Documente

Ex. rapoarte de monitorizare a proiectului, rapoarte anuale

13

Evaluare
Scop Implicare Pasi Constatarea si formularea lectiilor invatate Concluzii pentru programare si actiuni ulterioare Parte externa neutra si toti beneficiarii relevanti Termenii de referinta pentru evaluare (intrebari posibile) Organizarea evaluarii Analiza relevantei, eficentei, eficacitatii, impactului si durabilitatii Lectii invatate din experienta Furnizarea recomandarilor Raport de evaluare
14

Produs

nainte de a scrie un proiect

1. mi pregtesc materialele necesare pentru scriere
Discut cu beneficiarii Consult proiecte anterioare Adun, consult i verific datele statistice Consult experi Adun ct mai multe informaii preliminare.

15

nainte de a scrie un proiect

2. M gndesc cum voi implementa proiectul
Cine va forma echipa de implementare? Cine sunt partenerii? Care sunt rezultatele i produsele care vor determina c proiectul a avut succes? Care sunt cele mai bune metode pentru obinerea rezultatelor i produselor proiectului? Perioada de timp permite realizarea activitilor? Dispunei sau nu i ct constituie contribuia proprie?

16

Componentele unui proiect

Titlul proiectului Rezumat Descrierea problemei, justificare Descrierea beneficiarilor i grupurilor int Scopul i obiectivele proiectului Planul de activiti Descrierea rezultatelor ateptate, impactului Bugetul detaliat Alte elemente
17

Titlu
Scurt, concis S se refere la rezultatul cheie sau la activitatea principal Atractiv, uor de perceput i de memorizat.
Exemple:

IDEAL Managementul deeurilor menajere

n or. Moldovenii Noi Reabilitarea drumului regional R34

18

Exemple:
Titluri: IDEA Institutul de Dezvoltare Economic i Afaceri IDEAL Iniiative de Dezvoltare Economic prin Aciuni Locale CENTROPET - Centrul de Oportuniti Economice pentru Tineri Activiti culturale transfrontaliere premis a cooperrii multilateriale durabile Managementul deeurilor menajere n oraul Cueni

Putei s dai exemple de titluri de proiecte reuite din experiena organizaiei Dvs.?
19

Rezumat / Nota conceptual

De la pagin pn la 4 pagini

Rezumatul trebuie s includ n stil telegrafic i foarte clar: Care este problema? Care sunt obiectivele proiectului? Cine sunt organizaiile care vor implementa proiectul? Care sunt activitile cheie ale proiectului? Ct constituie bugetul total al proiectului?

20

Descrirea problemei
Pentru un coninut clar, citibil i convingtor se recomand structura: Contextul general al

problemei
Nominalizarea problemei Justificarea problemei

(argumentarea)
Abordarea propus de

proiect

21

Analiza Problemei
Este o etap care necesit: analiza situaiei existente identificarea problemelor cheie in contextul acestora aranjarea problemelor conform relatiei cauza-efect in forma unei diagrame/arbore

Ce ?

22

Analiza Problemei
Tehnici de abordare (prin brainstorming)

1. identificati problemele majore existente intr-o situatie concret

2. selectati problema principala 3. cautati probleme inrudite cu problema principala 4. stabiliti o ierarhie cauza-efect
problemele care genereaza direct problema principala sunt asezate dedesubt problemele ce sunt efecte directe ale problemei principale sunt asezate deasupra

5. legati problemele cu sageti cauza-efect

6. revedeti diagrama si verificati corectitudinea si completitudinea acesteia

23

EXEMPLU: Arborele Problemei

Zona rului este neglijat de locuitori Ecosistemul rului aflat n serios pericol Inciden mare a bolilor, mai ales a copiilor sub 5 ani

EFECTE
Calitatea apei rului este sub standardele sanitare i ecologice

CAUZE

Mari cantiti de deeuri solide sunt aruncate n ru

Populaia nu este contient de pericolul aruncrii de gunoaie n ru

40% dintre locuine i 20% dintre afaceri nu sunt conectate la reeaua de canalizare Apele uzate nu sunt purificate

Poluatorii nu sunt controlai eficient

Nu exist programe publice de informare/ educare

24

Discuii:

1. Dvs. cum identificai i justificai problema abordat de proiectul dvs.?

25

Grupurile int
Ce? Proiectul este o investiie social i cu impact social, de aceea este necesar: Identificarea persoanelor, grupurilor, organizatiilor avind o legatur cu proiectul Identificarea intereselor si asteptarilor grupurilor & persoanelor care au o posibila relevan pentru proiect
26

Grup int
Cine sunt gruprul tinta ?
Orice

Cine?

persoana, grupuri de persoane, institutii, asociatii sau firme care ar putea deveni implicate in proiect, direct sau indirect, pozitiv or negativ

27

Grup-int, beneficiari, parteneri

Grup int: grupul/entitatea care va fi direct i pozitiv afectat de proiect la nivelul scopului proiectului. Aici poate fi inclus i personalul din organizaiile partenere. Beneficiari: acei care beneficiaz de pe urma proiectului pe termen lung la nivelul societii ori sectorului n sens larg (Ex: copii, datorit creterii cheltuielilor pentru educaie i sntate; consumatorii, datorit mbuntirii produciei agricole i marketingului acesteia). Partenerii proiectului: acei care implementeaz proiectul (care sunt i pri interesate i pot fi i n grupul int).
28

Analiza Grupurilor int

Permite: formularea si/sau adaptarea proiectului la conditiile actuale ale G; obtinerea de informatii relevante proiectului; intareste relevanta proiectului in relatie cu nevoile sociale;

29

Analiza Grupului int

Cum sa procedam? 1. Identificati grupurile/institutiile importante 2. Clasificati (grupuri tinta, beneficiari, grupuri de interese, contractori, etc.) 3. Caracterizati si analizati necesitile acestora 4. Identificati consecintele pentru proiect
30

Cum?

Descrierea Grupurilor-int
Difereniai: Grup-int Beneficiari Parteneri

Exemple:

Ci n total?, cte femei, ci brbai, copii, tineri, btrni? Scurte caracteristici.

D1. Ansamblul folcloric Izvora, 3 conductori artistici i 62

copii i tineri Peste 90000 locuitori din comunitile locale - participare direct
31

Identificare i formularea obiectivelor

Urmeaz Obiectivele Maximum 1 pagin. Descriei obiectivul / obiectivele general(e) la care va contribui proiectul i obiectivul specific pe care proiectul isi propune s l atinga.

32

Scop i Obiective
Descrierea situaiei viitoare care va fi obinut prin implementarea proiectului

Scop - obiectivul central, punctul final

al proiectului pe care trebuie s fie realizat la sfritul implementrii proiectului.

Obiective - realizri pe care proiectul nu le

poate atinge singur dar la care contribuie seminificativ.

33

Esena Obiectivelor
Viziune de viitor:

descrierea situatiei viitoare care va fi obtinuta prin rezolvarea problemelor Schimbarea n bine a unei situatii existente transformarea aspectelor negative in aspecte pozitive (desirabile, realiste)

34

Identificarea Obiectivelor
Cum sa procedam ?

Reformulati toate situatiile negative ale analizei problemei in situatii pozitive care sunt: dezirabile (dorite) posibil de obtinut in mod realist Verificati relatiile mijloace-scop

35

Schema identificrii Scopului i Obiectivelor

Arborele Problemelor
EFECT EFECT EFECT

Arborele Obiectivelor
OBIECTIV GENERAL OBIECTIV GENERAL OBIECTIV GENERAL

PROBLEMA principala

OBIECTIV SPECIFIC

Cauza 1

Cauza 2

Cauza 3

REZULTAT 1

REZULTAT 2

REZULTAT 2

Subcauza 1

Subcauza 2

Subcauza 3

Activitate 1

Activitate 2

Activitate Activitate 3 3

36

Exemplu: Arborele Obiectivelor

Zona rului este solicitat de locuitori Ecosistemul rului are condiii favorabile Inciden mare a bolilor, mai ales a copiilor sub 5 ani este redus

FINAL
Calitatea apei rului este mbuntit

MIJLOACE

Volumul deeurilor solide aruncate n ru este redus

Populaia este contientizat de pericolul aruncrii de gunoaie n ru

40% dintre locuine i 20% dintre afaceri sunt conectate la reeaua de canalizare

Poluatorii sunt controlai eficient

Anual deruleaz 3 programe publice de informare/educare

Apele uzate sunt purificate la staia local de epurare

37

Discuii:

1. Dvs. cum identificai Scopul i Obiectivele proiectului?

38

Planul de activiti
Activiti - actiuni intreprinse pentru obtinerea de rezultate.

Planul de activiti - reprezentarea grafic sau n form tabelar a modului i consecutivitii de realizare a activitilor. Tabel simplu sau Graficul Gantt.

39

De exemplu: Plan aciuni

# Activitate 1 1. Activitatea 1. Pregtirea general pentru implementarea proiectului 2 Semestrul 1 3 4 5 6 7 8 Anul 1 Semestrul 2 9 10 11 12 Managerul de proiect, asistent, Manager financiar, experii proiectului Toti partenerii Responsabil

2.
3.

Activitatea 2. Lansarea proiectului

Activitatea 3. Pregtire pentru participare la festivalul internaional

Echipa de Implementare a proiectului

4.

Activitatea 4. Participare la festivalul internaional

Activitatea 5. Selectarea companiei care va realiza lucrrile de reparaie Activitatea 6. Efectuarea lucrrilor de reparaie Activitatea 7. Recepionarea lucrrilor de reparaie

Toti partenerii

5.

Echipa de Implementare a proiectului

6.

Echipa de Implementare a proiectului Echipa de Implementare a proiectului

7.

40

Activitatile
Cum?

Cum sa identificam activitatile?

1. Se selecteaz din Arborele obiectivelor 2. Se identific ce activiti trebuie realizate pentru atingerea obiectivelor 3. Se adaug alte activiti standard cerute

41

Activiti standard cerute de finanator

Pregtirea general a proiectului Lansarea proiectului Evaluarea anual a implementrii proiectului Promovarea activitilor proiectului ncheierea proiectului, etc.

42

Rezultatele proiectului
Realizarile produse de proiect care genereaza serviciile sau facilitatile corespunzatoare scopului proiectului. Efecte imediate ale activitilor

Realizari
43

Indicatori
Indicatorii instrumente de msur care permit s se verifice i s se msoare gradul n care Scopul, Obiectivele i Rezultatele proiectului a fost sau nu atinse.

Indicatorii trebuie sa fie:

Specific (Specifici) : legat direct de scop, obiective, rezultat Measurable (Masurabili) : n termeni de cantitate Available (Accesibili): posibil de realizat din surse existente; Relevant (Relevanti) : semnificativi pentru scop, obiective Timely (Timp adecvat) : produsi ntr-un timp determinat.
44

Formularul de buget
Categoria de cheltuieli / costuri 1. Resurse umane Salarii Manager proiect Asistent manager de proiect Expert naional Manager financiar Expert internaional Diurne pentru cltorii Vizite n Moldova (1 pers x 10 vizite x 1 zi) Vizite n Romnia (15 pers x 1 vizite x 3 zile) Unitate de msur Nr. de uniti Cost unitate, Euro Cost total, Euro

Pe lun Pe lun Pe lun Pe lun Pe zi Diurn/zi Diurn/zi

12 12 6 12 40 20 45

500 400 450 250 120 150 200

6000 4800 2700 3000 4800 3000 9000

Transport Cltorii internaionale (Expert Romania x 10 vizite x x 0.3 Euro/km) Cltorii internaionale (deplasri Romnia experi din Moldova, 3 Cltorii x x 1 Euro/km) Transport local

km km Pe luna

4000 1200 12

0,3 1 300

1200 1200 3600

45

Formularul de buget
Categoria de cheltuieli / costuri Echipamente i bunuri7 Arenda automobile Echipamente IT Notebook Video proiector Ecran Copiator multifuncional Computer Camera video Programe soft Microsoft Windows Mobilier Mese (3 oficii x 2 mese) Scaune Fotolii Climatizator Unitate de msur Nr. de uniti Cost unitate, Euro 300 1200 1500 200 500 500 50 300 200 50 200 400 Cost total, Euro 3600 3600 1500 200 1500 3000 100 1500 1200 500 1000 400

Pe luna unit unit unit unit unit unit unit unit unit unit unit

12 3 1 1 3 6 2 5 6 10 5 1

46

Formularul de buget
Categoria de cheltuieli / costuri Lucrri Lucrri de construcii Costurile pentru supervizarea antierului (1% din costul lucrrii) Servicii subcontractate Pliante color A5 brouri color Servicii de evaluare Servicii de Audit Traduceri Servicii bancare Servicii training (3 edine x 4 module) Mass-media conferine Unitate de msur Pe lucrare % 1 1 Nr. de uniti Cost unitate, Euro 300000 300 Cost total, Euro 300000 300

Uniti Uniti Uniti Uniti Pagini % Uniti Uniti

500 1000 1 1 200 0,01 12 3

0,5 0,5 5000 3000 5 500000 1500 600

250 500 5000 3000 1000 5000 18000 1800

47

Matricea Cadrul Logic

Descrierea proiectului Scop Obiective Specifice Rezultate Activitati Mijloace Cost Pre-conditii 48 Indicatori Surse de Verificare Ipoteze

Matricea Cadrul logic Cum elaborm?

Arborele obiectivelor Descrierea Proiectului

ObIective generale Obiectiv specific

Rezultate

Activitati

49

Logica verticala
Descrierea Proiectului Scopul proiectului Obiective Indicatori Surse de verificare Ipoteze

Rezultate Activitati Dac i atunci ...

Pre-conditii

50

Logica orizontala
Descrierea Proiectului Scopul proiectului Obiective Rezultate Activitati Indicatori Surse de verificare Ipoteze

51

Documente principale de prezentat

Formularul de cerere de finanare completat Rezumatul / Nota conceptual Bugetul Planul de activiti

Matricea Cadrul Logic

52

Alte documente
CV- le persoanelor implicate Pentru lucrri: Studiul de fezabilitate Devize generale de cheltuieli Pentru achiziii de bunuri: Specificaia tehnic a echipamentului Studii, cercetri, articole de specialitate Copii de pe documentele de nregistrare Copii de pe rapoartele financiare Profilul companiei

53

Unde i cum se prezint proiectele

Plic sigilat (pot recomandat, curier sau personal) La sediul finanatorului n termenul limit n variant pe hrtie i n variant electronic ntr-un original i 1-4 copii Pe plic Numele finanatorului, adresa Numele complet i adresa Solicitantului nscrierea "Not to be opened before the opening session" / A NU SE DESCHIDE INAINTE DE SEDINTA DE DESCHIDERE
54

Evaluarea i selectarea Cererilor de finanare

Etapa I : Sesiunea de deschidere i verificare
administrativ

Dac termenul limit pentru depunerea propunerilor de proiecte a fost respectat. Daca acest termen nu a fost respectat, propunerea va fi n mod automat respins. Dac cererea de finanare nerambursabil satisface criteriile menionate n Lista de verificare
55

Evaluarea i selectarea Cererilor de finanare

Etapa II : Sesiunea de evaluare a ntreg proiectului

Conform Grilei de evaluare.

Experi independeni (de regul, care nu se cunosc) Rezultatele evalurii (majoritatea finanatorilor) pot fi contestate.

56

Solicitrile directe
De la cine?
Persoanele particulare (de regul persoane cu bani) Fundaiile individuale sau familiale Societile comerciale (de toate tipurile i mrimile) Fundaiile corporaiilor internaionale Fundaiile comunitare Fundaiile mixte Asociaiile religioase Organizaiile neguvernamentale Programele guvernamentale Alte instituii

57

Solicitrile directe
CE?
Donaii n bani ghea sau transferuri cu destinaie direct sau indirect; Sponsorizarea unui eveniment sau a unei activiti; Suportarea costurilor pentru publicarea materialelor promoionale i educaionale; Aciuni promoionale comune n care donatorii contribuie cu o donaie n schimbul fiecrui produs vndut, pentru a ncuraja vnzrile; Punerea la dispoziie a facilitilor companiei, incluznd slile de ntlnire, faciliti de tiprire sau design, ajutor n expedierea potei; Sprijin n echipamente, oferind produse ale companiei sau echipament de birou care nu mai este solicitat; Publicitatea unor brouri, pliante i alte publicaii ale solicitanilor.

58

Solicitrile directe
Cum?
Scrisoare de solicitare direct
Problema Motivul Soluia - Donaia /suportul.

Atenie la greeli care se comit n Scrisorile de solicitare. Succes!

59

Mulumesc pentru atenie!

ntrebrile pot fi adresate la: Tel: + 373 22 21 14 67

E-mail: idu.moldova@gmail.com

60