Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse

Scurt ghid de comunicare

Relaiile cu mass-media

Bucureti 2007

Prezentul ghid a fost elaborat de Iulia Buttu i Cristian Ionescu, experi n comunicare.

Proiectul Phare 2004 ntrirea capacitii Ministerului Muncii, Familiei i Egalitii de anse n domeniul asistenei sociale. Asisten tehnic pentru promovarea i implementarea schemelor de finanri nerambursabile pentru servicii sociale Numrul proiectului: 2004/016 772.04.02.03.02.03 Beneficiar: Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse Autoritate contractant: Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane Consultant: B&S Europe (Belgia) n consoriu cu Bernard Brunhes International (Frana)

Coninutul acestui material nu reprezint n mod necesar poziia oficial a Uniunii Europene.

Cuprins

Cuvnt nainte ...................................................................................................... 4 1.Introducere: principii de baz ale comunicrii ............................................................ 5 1.1. Comunicarea: definiie.............................................................................. 5 1.2. Comunicarea intern ................................................................................ 6 1.3 Comunicarea extern................................................................................. 9 1.4 Beneficiile comunicrii ............................................................................... 9 1.5. Universul relaiilor publice ........................................................................ 10 2. Relaiile cu mass-media ....................................................................................... 12 2.1. Redactarea comunicatului de pres ............................................................ 13 1. Structura comunicatului de pres................................................................... 13 3. Forma comunicatului de pres ...................................................................... 15 4. Difuzarea comunicatului de pres .................................................................. 16 5. Monitorizare............................................................................................ 16 2.2 Organizarea conferinei de pres................................................................17 1. Programare ............................................................................................. 18 2. Locul de desfurare .................................................................................. 18 3. Faciliti tehnice ...................................................................................... 19 4. Invitaiile ............................................................................................... 19 5. Mapa de pres.......................................................................................... 20 6. Moderatorul ............................................................................................ 21 7. Monitorizarea presei .................................................................................. 21 3. Scrierea unei strategii de comunicare ..................................................................... 24 Anexa 1 .............................................................................................................. 30 Anexa 2 .............................................................................................................. 31 Anexa 3 .............................................................................................................. 32 Anexa 4 .............................................................................................................. 33

Cuvnt nainte

Cuvnt nainte

Prezentul Ghid de comunicare a fost elaborat n cadrul Proiectului Phare 2004 ntrirea capacitii Ministerului Muncii, Familiei i Egalitii de anse n domeniul asistenei sociale. Asisten tehnic pentru promovarea i implementarea schemelor de finanri nerambursabile pentru servicii sociale. Ghidul se adreseaz personalului din Organismele Intermediare Regionale ale Autoritatii de Management pentru Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane (AMPOSDRU) i Compartimentelor judeene subordonate acestora. n acelai timp i n egal msur, pentru a crea practici de comunicare unitare n raport cu proiectele de dezvoltare a serviciilor sociale finanate prin schema de finanare merambursabil Phare 2004 /016-772.04.02, pe care Organismele Intermediare Regionale le monitorizeaz, Ghidul vizeaz personalul celor 91 de proiecte de servicii sociale aflate n derulare la data publicrii. Ghidul nu i propune s creeze standarde, ci s ofere modele posibile, structuri i soluii pentru organizarea activitilor de comunicare viitoare. Alegerea celor trei mari subiecte tratate pe scurt aici a fost influenat de schimbul de idei mijlocit de seminarele de comunicare organizate de proiectul nostru n lunile aprilie i mai 2007. Dorim s le mulumim tuturor participanilor la aceste seminare pentru deschiderea i interesul fa de comunicare pe care le-au dovedit. De asemenea, subiectele sunt adaptate prioritilor de aciune identificate de echipele proiectelor de dezvoltare a serviciilor sociale finanate prin schema Phare 2004 /016-772.04.02, cu ajutorul unui sondaj pe baz de chestionar realizat n august-septembrie 2007. Sperm ca Ghidul de comunicare s v consolideze preocuparea pentru domeniul comunicrii i, mai ales, s v fie util n munca de zi cu zi. Iulia Buttu i Cristian Ionescu Septembrie 2007

1.Introducere: principiide baz ale comunicrii

1. Introducere: principii de baz ale comunicrii

1.1. Comunicarea: definiie

1.1. Comunicarea: definiie

Exist foarte multe definiii ale comunicrii n general i ale actului de comunicare n special, dar, n esen, din punct de vedere semantic, a comunica nseamn a informa, a aduce la cunotin, a pune n discuie, a ine la curent, a relata. Acesta ar fi sensul de dicionar al termenului care a nscut, la nceputul secolului XX, o nou tiin: tiina comunicrii, fr de care organizaiile moderne nu ar fi avut forma lor actual. Ca act, comunicarea se produce printr-un contact verbal sau nonverbal n cadrul unui grup, prin care interlocutorii fac schimb de idei, opinii i perspective. Comunicarea este, prin natura sa, un proces legat inseparabil de informaie i de schimbul de informaii, iniiat de persoana care intenioneaz s comunice, deci s transmit un anumit mesaj prin canalul/canalele alese n prealabil. Mesajul emitorului se adreseaz interlocutorului (publicului), care, la rndul su, reacioneaz i i trimite, implicit sau explicit, un rspuns celui dinti. Emitorul evalueaz apoi reacia publicului, pentru a descifra dac mesajul a avut efectul scontat i pentru a-i adapta sau mbunti urmtorul act de comunicare. n urma succesiunii permanente de stimuli i reacii, procesul comunicrii capt un caracter circular. Acest lucru este evident la toate nivelurile, pornind de la comunicarea interpersonal direct la comunicarea organizaional. ncruntarea unui partener de discuie este, pstrnd proporiile, echivalentul unui eec n distribuirea unui milion de pliante i postere la scar naional. Motivul e acelai: emitorul informaiei, n ambele cazuri, nu a observat sau nu a tiut s anticipeze i s interpreteze ncruntarea receptorului. Organizaiile, ca i oamenii, trebuie s nvee nu numai s transmit mesaje, ci i s asculte. Ascultarea activ e o component esenial a comunicrii, a crei absen explic n multe cazuri insuccesul n relaiile cu beneficiarii, cu jurnalitii sau ntr-o campanie de informare public. Schema actului de comunicare

informaie emitor canal

informaie receptor

Comunicarea este un proces a crui esen este transferul de informaie ntre unul sau mai muli participani implicai n mod direct sau indirect.

Efectul comunicrii Definiia de mai sus nglobeaz doar o parte din ce nseamn comunicarea. Producerea transferului unui mesaj, n sine, nu e suficient. Orice emitor ateapt, n mod contient sau nu, o reacie din partea interlocutorului su, prin urmare, comunicarea trebuie s fie rezultatul unui proces intenional bine definit. Intenia oricrui autor al unui act de comunicare scris, verbal, nonverbal etc. este ntotdeauna de a avea un efect asupra celeilalte pri, pe care o poate convinge, cuceri sau enerva. (Ai putea remarca aici, desigur, c uneori reuim s enervm fr s vrem, dar acest lucru nu contrazice definiia de mai jos, ci doar demonstreaz o dat n plus c actul de comunicare are ntotdeauna dou sensuri, n care emiterea i percepia asupra unui mesaj sunt la fel de importante.)

informaie emitor efect canal

informaie receptor

Pe scurt, comunicarea este un proces prin care un emitor transmite o informaie unui receptor, folosind un canal de comunicare adecvat, cu scopul de a genera un anumit efect asupra receptorului mesajului.

1.2. Comunicarea 1.2. Comunicarea intern

intern

Responsabilii de comunicare planific i pun n aplicare activitile de comunicare pentru o organizaie att n interiorul ei ct i n relaiile cu publicul sau publicurile externe. Ei asigur circulaia corect, fluent i rapid a informaiei ntre diferitele subsisteme ale organizaiei (prin comunicare intern), ntre public i organizaie (prin cercetarea tendinelor publicului) i ntre organizaie i public (prin promovarea politicii acesteia n mediu), iar n acest circuit elementul-cheie este reciprocitatea. Comunicarea intern merit un loc central n orice instituie i implicit n realizarea i implementarea unui plan de comunicare eficient. Publicul intern este cel puin la fel de important ca cel extern. Angajaii unei instituii reprezint att o surs de informaii, ct i un public int al unei campanii de informare public, de exemplu. Ei sunt sau ar trebui s fie cei mai buni promotori ai valorilor i realizrilor instituiei. Un sistem de comunicare intern bun duce la gestionarea eficient a situailor de criz, a schimbrilor de orice tip i deschide drumul ctre activiti de comunicare extern cu efecte pozitive. Dar pentru ca angajaii s devin promotori veritabili ai instituiei, ei au nevoie s cunoasc i s adere la valorile dup care este guvernat i s fie ct mai bine familiarizai cu activitile curente i viitoare, cu punctele de vedere ale instituiei i eventualele schimbri de la nivel administrativ. Este, de asemenea, important s aib ncredere n conducerea instituiei, s fac parte dintr-o echip unit i s fie motivai. 6

Componente i coninuturi
Cultura administrativ Mediu nconjurtor mprejurri practice Comunicare de la vrf Participani

Influena asupra muncii i a carierei mele

Interaciunea i atmosfera de la locul de munca

Comunicarea profesional
Probleme de interes pentru echipa mea Probleme de interes comun la locul de munc Probleme de interes personal

Cultura comunicaional

Figura 1: Componente i coninuturi ale comunicrii interne

Comunicarea intern beneficiaz de mai multe instrumente, care trebuie alese n funcie de nevoile organizaiei i de posibilitile de a aloca resurse umane i financiare. Instrumente de comunicare: Scrise: Dintre instrumentele de comunicare scrise, pentru un volum mai mare de informaii, putei alege buletinul informativ, brourile sau pliantele sau, dac preferai instrumentele electronice, Intranetul este un canal de comunicare rapid i eficient. Intranetul, ca i celelalte canale menionate mai sus, are nevoie de editare i permanent actualizare. Pentru nevoi urgente de comunicare putei trimite colegilor un mesaj de pot electronic sau o scrisoare de informare intern. Audio-vizuale: Dac ai filmat un eveniment organizat de instituia dumneavoastr sau ai realizat alte materiale video, acestea pot fi folosite n cadrul unor ntlniri cu colegii sau pot fi ncrcate pe pagina de Internet a instituiei sau pe Intranet. De asemenea, putei folosi avizierele pentru mesaje mai scurte sau anunuri, iar pentru o consultare sau comunicare urgent putei organiza conferine telefonice sau conferine prin sisteme de mesagerie instantanee, cum ar fi Skype, care pe lng conexiunea la internet nu presupune alte costuri i n plus are beneficiul c pot vorbi pn la 5 persoane simultan. Personale: Pentru problemele care necesit o discuie, edinele sau alte ntlniri interne sunt cele mai indicate. 7

Nonformale: Nu este un secret c discuiile colegiale, petrecerile, zilele de natere, ntlnirile de consolidare a echipei sunt de multe ori mai eficiente pentru schimbul de informaii, opinii i puncte de vedere. Canale de comunicare intern: Scrise: buletine informative interne, brouri etc. Audio-vizuale: materiale video, aviziere Personale: edine/ alte ntlniri interne Electronice: intranet Nonformale: discuii colegiale, zvonuri, petreceri

Indiferent ce mijloace dintre cele prezentate sumar mai sus vei alege, este important ca ele s fie folosite cu regularitate. Experiena arat c, de multe ori, comunicarea intern este lsat pe locul secund, n avantajul aparent al celei externe. Motivaiile cele mai rspndite sunt lipsa de timp, aglomerarea de atribuii puse n sarcina unui personal insuficient sau lipsa de deschidere a conducerii organizaiei, care nu face dect s transmit ordine, nu i informaii. Subliniem ns c sistemul de comunicare intern nu este n mod obligatoriu unul ierarhic i c iniiativa schimbului de informaii poate aparine oricrui angajat, de la orice nivel. Marile organizaii sau corporaii au departamente de comunicare intern specializate. Acestea sunt cazurile ideale. Dar cnd nu avem un departament avem libertatea de a comunica noi nine. De exemplu, cnd elaborm i trimitem un comunicat de pres, trebuie s avem grij s transmitem nainte documentul, spre informare, colegilor notri. Astfel ei se vor simi respectai i conectai la evenimentele din organizaie. Mai mult, prin acest gest vom evita momentele neplcute n care un angajat afl din pres ce se petrece la locul su de munc sau surprizele la fel de neplcute n care un jurnalist i telefoneaz unui coleg pentru a-i cere detalii suplimentare, iar colegul respectiv nu are nici cea mai vag idee la ce anume se refer. La fel, nu e nevoie s ateptm s fim convocai la o edin de sus, putem s ne ntlnim n cadrul echipelor de lucru pentru a i informa pe toi membrii echipei cu privire la stadiul activitilor sau pentru a ne consulta nainte de luarea unor decizii importante. Uneori, o ntlnire este mai eficient dect un schimb interminabil de mesaje de pot electronic, dar n anumite condiii: ntlnirile trebuie s fie organizate la intervale regulate, n funcie de volumul activitilor, trebuie s fie moderate de o persoan desemnat n prealabil i s faciliteze intervenia tuturor. Redactarea i transmiterea n scurt timp a unei minute a ntlnirii i va ajuta pe participani s i stabileasc prioritile i s respecte termenele limit stabilite de comun acord. Poate niciodat neajunsurile din sistemul de comunicare intern nu ies mai bine n eviden dect n situaiile de criz. Absena unui plan dedicat comunicrii de criz, conjugat cu lipsa de informaii n rndul personalului, va avea cu certitudine rezultate negative n ceea ce privete imaginea i credibilitatea organizaiei. Ca atare, comunicarea intern i cea extern trebuie abordate i gestionate mpreun, pentru c realizrile uneia sunt de fapt succesul amndurora.

1.3 Comunicarea 1.3 Comunicarea extern

extern

Comunicarea extern include toate mesajele pe care instituia le transmite n afara ei. Ele reflect identitatea organizaiei din care facei parte i o promoveaz. Prin comunicarea extern trebuie s furnizai informaii corecte i suficiente, n urma crora s nu rmn goluri care pot fi uor umplute de persoane care nu sunt n cunotin de cauz. Selectarea mesajelor i a canalelor de comunicare trebuie s se bazeze pe criterii unitare i coerente. Spre exemplu, cnd oferii informaii unui jurnalist, facei tot posibilul s oferii aceeai informaie i celorlali jurnaliti pentru a nu crea, fr voie, efecte de discriminare care pot duce la interpretri neplcute.Pe de alt parte, cnd v contacteaz un jurnalist care a fcut o investigaie proprie i v cere un punct de vedere oficial sau detalii suplimentare, nu trimitei aceste informaii tuturor jurnalitilor din lista dumneavoastr de pres, deoarece i vei compromite investigaia i dreptul la exclusivitate pe care jurnalistul respectiv l-a obinut prin munca sa. Att timp ct reuii s v creai reputaia c transmitei mesaje complete i corecte, furnizate pe criterii unitare, putei beneficia de un element foarte important n comunicarea cu publicul dumneavoastr i anume: relaia de ncredere reciproc. Canale de comunicare extern: Scrise: publicaii, rapoarte, comunicate de pres, scrisori, buletine informative, materiale promoionale (poster, pliant, brour etc.) Audio-vizuale: radio/TV, materiale video Personale: interviuri, ntruniri, conferine, discursuri, evenimente, prezentri Electronice: web, e-mail, intranet, CD-ROM

1.4 Beneficiile comunicrii 1.4 Beneficiile comunicrii

Aduce prestigiu i imagine favorabil i capitalizeaz beneficiile acestora; Promoveaz produse sau servicii; Detecteaz i abordeaz problemele i ocaziile favorabile; Determin poziia organizaiei n abordarea publicurilor; Stimuleaz bunvoina angajailor / membrilor / beneficiarilor de servicii; Previne i rezolv problemele de munc i potenialele scurtcircuite n fluxul de comunicare extern i intern; Stimuleaz bunvoina comunitilor n care e reprezentat organizaia; Depete concepiile greite i prejudecile; Previne atacurile; 9

Educ publicul cu privire la un punct de vedere/ perspectiv/ mentalitate/ schimbare de atitudine; ntrete capacitatea instituiei de a atrage personal cu nalt calificare; Cerceteaz atitudinile diverselor grupuri fa de organizaie; Direcioneaz cursul schimbrii

1.5. Universul 1.5. Universul relaiilor relaiilor publice

publice

Relaiile publice sunt, adeseori, percepute ntr-un mod simplificator. Pe de o parte, sunt confundate, ntr-un mod eronat, cu relaiile cu publicul care fac obiectul unei activiti subordonate biroului de relaii publice (acolo unde acesta exist). Pe de alt parte, aria lor de cuprindere este limitat n special la relaiile cu mass-media. n realitate, universul relaiilor publice este mult mai larg, aa cum o ilustreaz graficul urmtor. Putei testa dac avei o nelegere de ansamblu asupra acestui domeniu aruncnd o privire pe lista de invitai la ultimul eveniment important organizat de instituia dumneavoastr. S presupunem c ai organizat o gal de premiere a performanelor, urmat de un mic spectacol i o strngere de fonduri. n mod normal, ar trebui s avei n sal lideri de opinie (primar, director de liceu, inspector colar, ierarh bisericesc sau vedet de muzic sau de televiziune care s-a implicat n cauza pentru care pledeaz evenimentul etc.), parteneri din domeniu (de exemplu, organizaii guvernamentale sau neguvernamentale, locale sau internaionale), oameni de afaceri importani, beneficiari ai programelor dumneavoastr, jurnaliti, angajai, poteniali finanatori .a.m.d., n funcie de specificul evenimentului. Publicurile la care se expune o organizaie trebuie variate n permanen, pentru a i crete gradul de vizibilitate. Dac o instituie nu variaz niciodat, nici mcar parial, lista de invitai la o gal, de exemplu, ceea ce pare un succes deplin (da, am avut sala plin!), nu este dect un succes pe jumtate, pentru c mesajul a fost transmis ntre noi i-ai notri. ncercai de fiecare dat s aducei ceva nou.

10

Com unitatea financiar Lideri de opinie Acionari

Relaii cu presa

Publicuri internaionale

Relaii cu consum atorii

Relaii cu parteneri din dom eniu

Com unicri de m arketing

Relaii guve rnam entale Relaii cu anga j aii Relaii com unitare Afaceri publice Relaii politice

Relaii cu m inoriti

Dup Lesly, Philip, Lesly's Handbook of Public Relations and Communications, McGraw-Hill, New-York, 1998
Figura 2: Universul relaiilor publice

O distincie terminologic necesar:

Elefantul

Dac vine un circ ambulant n ora, iar tu inscripionezi o pancart cu textul Circul vine la trg duminic, aceasta e reclam. Dac pui pancarta n spatele unui elefant pe care l plimbi prin ora, aceasta e promovare. Dac elefantul trece prin rondul de flori al primriei, aceasta e publicitate. i dac reueti s-l faci pe primar s rd de asta, acestea sunt relaii publice.

11

2. Relaiile cu mass-media

2. Relaiile cu mass-media
Moto: Indiferent de domeniu, politica de informare public a organizaiilor poate fi reactiv (de

simpl reacie la informaiile aflate n circulaie n mass-media, n mediile publice) sau activ (organizaiile avnd n permanen iniiativa preparrii i difuzrii mesajelor prin canalele interne i externe). O politic ofensiv, activ n relaiile cu mass-media presupune: cunoaterea profilului massmedia; stabilirea contactului i meninerea unui flux informaional continuu ctre mass-media (prin tehnici specifice de relaii publice); monitorizarea i evaluarea mesajelor mass-media.1 n relaiile lor cu presa, majoritatea organizaiilor i construiesc strategii de comunicare bazate pe un model asimetric: ele transmit informaii presei i urmresc felul n care aceste mesaje sunt preluate i prelucrate de instituiile mass-media; uneori, nemulumite de comportamentul presei, ele transmit noi mesaje, de tip <drept la replic>, fr s efectueze ns o evaluare intern a propriului sistem de comunicare cu presa i, n general, cu mediul extern. Experiena arat c organizaiile au tendina de a nvinui factorii externi pentru imaginea lor negativ i c ele nu caut, n urma evalurilor, s i modifice politica de comunicare intern i extern, s i schimbe structura organizatoric ori strategiile manageriale.2

Relaiile cu presa trebuie s se bazeze pe un schimb de informaii consecvent, deschis, la intervale regulate, ntreinut cu jurnalitii de la toate organizaiile de media indiferent de suportul de comunicare al acestora (audio-vizual, scris, electronic) sau de nivelul de audien (regional, naional sau specializate pe un domeniu anume). Jurnalitii prefer contactul direct cu reprezentanii instituiilor de care sunt interesai, pentru a obine informaii complexe, comentarii sau clarificri. Corespondena o folosesc pentru informaii simple, concise, factuale. Pentru a ajunge la o relaie de ncredere reciproc i colaborare cu presa, trebuie s acionai cu profesionalism, promptitudine, ntr-un mod corect i transparent.

Iacob, Dumitru i Cismaru, Diana-Maria, Relaiile publice: eficien prin comunicare, Bucureti, Editura Comunicare.ro, 2003, p. 25 2 Coman, Cristina, Relaiile publice: principii i strategii, Iai, Editura Polirom, 2001, p. 145

12

2.1. Redactarea comunicatului de pres

2.1. Redactarea comunicatului de pres

Comunicatul de pres este un instrument prin care informai presa cu privire la activitile instituiei, iar prin intermediul presei, informai publicul larg. Pentru a fi publicat, comunicatul trebuie s conin o informaie nou i care s fie de interes pentru o categorie important de public. Jurnalistul este cel care hotrte dac va publica sau nu comunicatul, dac l va publica integral sau parial, dac l va modifica sau nu. Pentru a crete ansele unui comunicat de a aprea n pres, informaia pe care o prezint trebuie s fie relevant pentru public, s aduc un element de noutate, s fie clar, uor de citit i de neles, s includ maximum de informaie n ct mai puine cuvinte i s fie adaptat contextului local i general. Cu alte cuvinte, caracteristicile principale ale tirii de pres trebuie s se regseasc n comunicatele remise presei. Materialele trebuie concepute de la bun nceput astfel nct s corespund acestor cerine i, n plus, s respecte stilul jurnalistic. Nu n ultimul rnd, este foarte important s respectai regulile de identitate vizual ale instituiei (logo, antet etc). n cazul proiectelor finanate de Uniunea European, e obligatoriu s respectai Manualul de identitate vizual disponibil pe site-ul Reprezentanei Comisiei Europene n Romnia, la adresa: http://www.infoeuropa.ro/manualdeidentitate/.
Not: Odat cu intrarea in vigoare a sistemului de descentralizare extins, n decembrie 2006, contractarea, monitorizarea i implementarea fondurilor europene se realizeaz de ctre Autoritile contractante romne prin sistemele proprii de control i verificare. n acest context, Autoritilor romne le revine i responsabilitatea verificrii i monitorizarea aplicrii regulilor de identitate vizual folosite n activitile de informare i comunicare derulate cu fonduri Phare, Ispa i Fonduri Structurale.

1. Structura comunicatului de pres 1. Structura comunicatului de pres

Titlul trebuie s fie scurt, de impact, explicit, s strneasc interesul jurnalistului, s atrag atenia asupra unor aciuni, decizii, realizri, idei noi. Titlul trebuie s fie simplu, direct, cu verbe la moduri ale diatezei active i trebuie s ofere o perspectiv clar asupra subiectului tratat de comunicatul de pres. Primul paragraf constituie esena informaiei i trebuie s rspund la ntrebrile: cine, ce, unde, cnd, cum i de ce. E bine ca acest paragraf s nu depeasc 5 sau 6 rnduri. Al doilea paragraf detaliaz ideile expuse n primul paragraf. Dac acesta prezint faptele noi i importante, al doilea prezint circumstanele, motivele, explicaiile, consecinele, deci argumenteaz. Al treilea paragraf poate s conin o declaraie a directorului sau a altui oficial relevant, dac subiectul se preteaz la un citat. n general, o declaraie d culoare, dar i greutate textului, iar datorit exprimrii orale adaug o nuan de naturalee. n ncheiere se trec datele de contact pentru informaii suplimentare (persoan de contact, funcie, numr de telefon, fax i adresa de pot electronic).

13

2. 2. Stilul comunicatului de pres Stilul comunicatului

de pres

Pentru a fi uor de neles cutai s scriei ct mai simplu i concis, utiliznd fraze scurte. Textul trebuie s fie limpede i s conin cuvinte concrete; evitai jargonul administrativ. De asemenea, evitai enumerrile lungi i inversarea ordinii cuvintelor pentru a diminua confuziile i tonul preios. Este important pentru jurnaliti s folosii date i cifre care se pot verifica uor n prealabil. Scriei corect i complet numele de persoane, funcii, instituii i localiti. Tonul comunicatului trebuie s fie factual i neutru. Cel mai bine este s evitai elementele stilistice care sugereaz o atitudine prtinitoare; ocolii judecile de valoare, superlativele sau comparaiile flatante, cu alte cuvinte, evitai tonul publicitar. Nu n ultimul rnd, acordai mare atenie redactrii textului, din punct de vedere ortografic. Recitii textul pentru verificare. Putei anexa fotografii relevante pentru tirea n cauz. Redactorii le vor aprecia.

Caracteristicile mesajului: clar, concis, convingtor, puternic, relevant apropiat valorilor i culturii audienei concentrat pe nevoia audienei rspunde la ntrebarea: i la ce-mi folosete?

14

Forma comunicatului 3. 3. Forma comunicatului de pres

de pres

Margine: 2,5 cm

Sigla instituiei / antet

Numr de nregistrare PENTRU DIFUZARE IMEDIAT sau EMBARGO pn la data..., ora...

Margine: 2,5 cm

Data emiterii
Margine: 2,5 cm

Comunicat de pres
Titlu (informativ)
Primul paragraf mesajul esenial, maximum 5-6 rnduri ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Al doilea paragraf detaliaz ideile, prezint circumstanele, motivele, explicaiile, consecinele... ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Declaraie ................. a directorului sau a altui oficial relevant (scriei corect i complet numele, funcia i instituia pe care o reprezint persoana) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pentru informaii suplimentare, v rugm s contactai (nume, funcie, instituie, numr de telefon, fax, adres de pot electronic) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Atenie: nu se subliniaz cuvinte, fraze, titlu se scriu cu majuscule numai titlurile, nceputurile de fraze i numele proprii nu se pun puncte ntre iniialele care compun o abreviere Scriei la dou rnduri pentru ca textul s fie uor de citit, iar jurnalitii s aib spaiu pentru notie, modificri etc

Margine: 2,5 cm

15

Vezi 3 exemple de comunicate de pres n Anexele 1, 2 i 3! Comunicatele pot fi: de tip anun: lansarea unui proiect, adoptarea unei noi strategii noi etc. de tipul tiri create: evenimente organizate pentru atragerea ateniei mass-media - recepii, ceremonii oficiale, concerte etc.; de tipul tiri scurte: evenimente neprevzute - prezentai faptele aa cum se petrec; revenii cu informaii despre soluionarea problemelor aprute; de tip replic: enunuri scurte sau comunicate de pres n care poziia instituiei fa de o anumit problem este prezentat detaliat i argumentat; nsoite de alte aciuni.

4. Difuzarea comunicatului de pres 4. Difuzarea comunicatului de pres

n primul rnd, consultai lista de contacte de pres (fiierul de pres), verificai dac lista este actualizat i transmitei comunicatul tuturor canalelor de pres, fr a favoriza anumite canale pe motiv c ar fi mai importante sau mai influente dect altele. Toi jurnalitii trebuie informai la timp, n mod egal i simultan, n msura n care este posibil. Astfel vei ctiga ncrederea, respectul i cooperarea presei. Cnd trimitei un comunicat, luai n considerare termenele de predare ale jurnalitilor, pe principiul cu ct mai devreme de diminea, cu att mai bine, pentru c jurnalistul are nevoie de timp pentru transformarea comunicatului n tire. Zilele recomandate sunt zilele de luni i mari, dat fiind c sunt mai puin aglomerate. E bine s cunoatei modalitatea de coresponden preferat de fiecare jurnalist n parte (pot electronic, fax sau ambele). Dei n Romnia nu este o metod foarte rspndit, comunicatele de pres pot fi transmise la redacie cu precizarea embargou pn la ora X, unde X e ora pn la care jurnalistului i se cere s nu publice materialul.

5. Monitorizare 5. Monitorizare
Dup transmiterea comunicatului de pres, monitorizai toate canalele de pres o perioad determinat de timp. n realizarea revistei presei facei o analiz cantitativ: n cte publicaii a aprut textul, cte posturi de radio i televiziune au preluat materialul, dar i o analiz calitativ: ce fel de canale de pres au preluat comunicatul, n publicaiile scrise - la ce pagin i la ce rubric a aprut, cum a fost difuzat: integral, modificat, parial, deformat, dac a fost reprodus ca atare sau a fost nsoit de comentarii i informaii suplimentare aparinnd redaciei. De asemenea, facei o analiz a tonului jurnalistic: neutru, negativ sau pozitiv.n acest fel vei putea vedea dac efectul a fost cel dorit, v vei cunoate interlocutorii din pres mai bine, pentru c vei afla cum a tratat fiecare subiectul pe care l-ai promovat i v vei da seama ce anume trebuie s mbuntii data urmtoare.

16

2.2 Organizarea conferinei de pres

2.2 Organizarea conferinei de pres

nainte de a v pregti pentru o conferin de pres punei n balan daca subiectul va trezi

suficient interes pentru ca jurnalitii s vin la conferin i apoi s scrie despre subiectul pe care l-ai prezentat sau dac nu cumva subiectul respectiv poate fi dat publicitii doar prin transmiterea unui comunicat de pres sau prin publicarea unei tiri pe pagina de internet a instituiei. Mai nti de toate, trebuie s stabilii care este mesajul pe care organizaia dorete s l lanseze prin intermediul conferinei de pres. Consultai-v colegii i evaluai n mod obiectiv interesul pentru public al mesajului. Nu e suficient, de exemplu, s marcai un pas important pe care l face organizaia, ci trebuie s prezentai ce consecine i ce impact va avea schimbarea respectiv asupra partenerilor i a beneficiarilor instituiei. Conferina de pres este un bun exerciiu de empatie: e necesar nu doar s v formulai mesajele i s alegei cele mai potrivite canale, ci i s ncercai s anticipai cum vor reaciona jurnalitii i publicul la ele. Trebuie s tii nu doar ce vrei s spunei, ci i ce ateapt presa de la o prezentare: cifre, date concrete, elemente senzaionale, factorul uman .a.m.d. E necesar s tii tot ceea ce putei spune, dar i ceea ce nu putei spune, din motive obiective (de exemplu, pentru c ar nclca prevederile Legii nr. 677/ 2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date). Pn la organizarea propriu-zis a conferinei de pres, scriei comunicatul de pres, astfel nct s v stabilii foarte clar i mesajul pe care vrei s l transmitei presei i implicit publicului larg. Comunicatul de pres se va pstra pn n momentul n care ncepe conferina. Distribuii-l jurnalitilor direct, la conferina de pres i, n plus, trimitei-l prin fax sau e-mail la redacii la ora de deschidere a conferinei. n acest moment putei demara pregtirile pentru organizarea conferinei de pres! Cel mai bine este s v facei o list cu toate etapele pe care trebuie s le parcurgei

Ce trebuie s avem n vedere la organizarea conferinei: 1. Programare 2. Loc de desfurare 3. Faciliti tehnice 4. Invitaii 5. Map de pres 6. Moderator 7. Monitorizare de pres

17

Programare 1. 1. Programare
Cnd stabilii data i ora conferinei de pres, avei n vedere evenimentele concurente. Interesai-v ce evenimente sunt programate de instituiile partenere sau concurente, cercetai paginile de internet ale instituiilor din domeniu sau ale ageniilor de pres. Luai n considerare termenele de predare a materialelor din punctul de vedere al jurnalitilor! E recomandabil s organizai conferina de pres n zilele de luni pn joi, la orele 10.00 sau 11.00, iar conferina s nu dureze mai mult de o or astfel nct jurnalitii s aib timp s ia interviuri n exclusivitate, s fac fotografii, s monteze imaginile luate n timpul conferinei, s obin clarificri sau informaii suplimentare (dac este cazul) i s scrie materialul.

2. Locul de desfurare
2. Locul de desfurare

Cel mai bine ar fi s organizai conferina de pres n sala de ntlniri a instituiei dumneavoastr, dac spaiul respectiv v permite. Dac nu, sala pe care o vei alege trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine minime: S fie uor accesibil (un loc suficient de cunoscut n ora, eventual n centru)

oferii informaii clare referitoare la adres i opiunile de transport S fie iluminat adecvat (s aib lumin natural, n nici un caz lumin de

neon), s avei spaiu n care s instalai prezidiul (s nu fie n faa unei ferestre, astfel nct imaginile video i fotografiile s nu fie luate contra luminii) S aib suficiente prize att pentru aparatura dumneavoastr (instalaie de

sunet, microfoane, laptop, videoproiector) ct i pentru aparatura jurnalitilor S avei posibilitatea sau permisiunea, n cazul unei sli nchiriate, s marcai

accesul ctre sal cu indicatoare, afie etc. Organizarea spaiului din sala de conferine: Sala se poate aranja tip amfiteatru. n acest caz, trebuie s avei grij ca rndurile de scaune s fie desprite de un culoar central, astfel nct cameramanii i fotografii s poat avea acces pentru a filma vorbitorii din fa. A doua modalitate de a aranja sala este n form de U, de aceast dat trebuie permis accesul n interior al echipelor TV, pentru filmare frontal. Este convenabil s avei un spaiu de primire, o ncpere suplimentar pentru ntmpinarea i nregistrarea jurnalitilor, unde dup conferin putei organiza interviuri sau ntlniri neoficiale cu un mic bufet (cafea, ap mineral etc).

18

Att sala de conferin ct i spaiul de primire trebuie personalizate: utilizai imaginea instituiei (logo, poster, drapel, banner, publicaii etc.), semnalizai accesul.

3. Faciliti tehnice 3. Faciliti tehnice

Ideal este s putei nchiria echipament de sunet profesionist, inclusiv pupitru (pentru captarea sunetului de ctre jurnalitii din presa audio-video). Trebuie s v asigurai c avei n jur de trei microfoane fixe la prezidiu sau tribuna pentru vorbitori i dou sau mai multe microfoane mobile pentru public n funcie de mrimea slii i numrul de persoane invitate. Dac vrei s prezentai materiale n format electronic, asigurai-v c avei la ndemn un laptop i un videoproiector cu ecran. Dac materialele de prezentat sunt pe CD, memory stick sau dischet, copiai-le n memoria calculatorului, ca s nu v fac surpriza s nu se deschid sau s se blocheze. Dac particip i persoane care au nevoie de traducere, avei nevoie de instalaie de traducere simultan, microfoane i cti. Nu uitai s contractai un fotograf sau, dac nu avei resurse pentru asta, rugai un coleg s fac fotografii pentru arhiva instituiei. Toate echipamentele tehnice trebuie nchiriate n timp util, aa c nu lsai comandarea i contractarea lor pe ultimul moment.

Verificai
Cu cel puin o or nainte verificai dac: lumina funcioneaz, prizele merg, legtura dintre videoproiector i laptop funcioneaz fr probleme, materialele de prezentat se deschid pe calculator i se vd bine din diferite unghiuri pe ecran, toi cei care au un rol n organizarea sau desfurarea conferinei tiu ce au de fcut i sunt pregtii.

4. Invitaiile 4. Invitaiile

Anunurile privind conferina de pres trebuie transmise ctre jurnaliti cu o sptmn nainte de conferin. Propoziia / sintagma din anun referitoare la subiect trebuie s fie similar cu titlul comunicatului de pres ulterior. Invitaiile trebuie s conin toate detaliile relevante despre subiect, ora i locul de desfurare, astfel nct s strneasc interesul presei i s stimuleze jurnalitii s participe la conferin pentru a primi toate informaiile. n ceea ce privete coninutul, nu e nevoie de prea multe detalii, pentru c grosul informaiei urmeaz a fi livrat prin comunicatul de pres i la conferina de pres. Invitaiile pot fi personale sau nenominale. Dac nu cunoatei nume, adresai-le redactoruluief i/sau efului de departament (social, actualitate, dup caz), identificat n caseta redacional sau

19

pe site-ul de internet. Cu dou trei zile nainte de eveniment contactai jurnalitii, pentru confirmrile de participare. Confirmrile sunt baza eliberrii de acreditri (unde este cazul) - acreditrile sunt legitimaiile de acces n instituiile care au reguli stricte de securitate, cum ar fi ministerele, parlamentul i altele.

Pe invitaie, ca i pe comunicatul de pres, este trecut o persoan de contact care urmeaz s ofere detalii referitoare la eveniment. Persoana de contact indicat n invitaie trebuie s fie pregtit pentru solicitrile de informaii suplimentare. E bine s arate deschidere i amabilitate, dar s nu ofere mai multe informaii dect e nevoie la momentul respectiv despre subiectul conferinei, ci s se axeze mai mult pe detaliile logistice. Este posibil s fie nevoie s retransmitei anumite informaii la scurt timp naintea conferinei dac o invitaie nu a ajuns la timp, nu a ajuns unde trebuie etc. Tot persoana de contact, care de obicei este persoana responsabil cu comunicarea, poate s programeze declaraii colaterale sau interviuri n exclusivitate. Nu uitai s inei evidena tuturor invitaiilor trimise: aceasta v va ajuta la monitorizarea participrii la conferin. Vezi un exemplu de invitaie de pres n Anexa 4!

5. Mapa de pres 5. Mapa de pres

Mapa de pres reprezint imaginea instituiei. Poate fi inscripionat cu titlul conferinei, dac resursele financiare v permit acest lucru. n caz contrar, pot fi utilizate alte mape personalizate cu numele/ logoul organizaiei.

Mapa de pres trebuie s conin cpii ale materialelor prezentate pe durata conferinei de pres: Comunicat de pres (acesta trebuie transmis ctre mass-media n momentul n care ncepe conferina) Lista vorbitorilor i a organizatorilor (nume complet, funcie, instituie) Prezentri ale programelor/ activitilor organizaiei Materiale promoionale (pix i carnet inscripionate) Ecuson nominal (lista participanilor) Avei grij s avei suficiente materiale multiplicate, brouri, pliante, CD-uri pentru toi participanii, numrul lor ar trebui cunoscut n funcie de confirmrile de participare, plus cteva materiale de rezerv.

20

Moderatorul 6. 6. Moderatorul
Moderatorul este ofierul de pres sau persoana care conduce conferina, adic persoana cu cea mai nalt funcie dintre vorbitori. Ar fi bine ca moderatorul s organizeze, cu o zi naintea conferinei o ntlnire cu vorbitorii pentru a stabili mpreun desfurtorul evenimentului. Moderatorul ntmpin invitaii n sal i deschide conferina prezentnd subiectul acesteia i pe vorbitori. Face o scurt introducere i d cuvntul vorbitorilor pe rnd, conform planului prestabilit. Dup discursurile vorbitorilor, care nu trebuie sa depeasc 10 minute de fiecare, moderatorul invit jurnalitii s pun ntrebri, clarific ntrebrile neclare, mediaz relaia ntre vorbitori i auditoriu i stopeaz devierile de la subiect. Moderatorul este cel care face invitaia de ncheiere a conferinei i invit publicul n sala adiacent, n care de obicei este pregtit un mic bufet organizat n funcie de resurse. Moderatorul stimuleaz contactele personale, interviurile colaterale i cele viitoare etc.

7. Monitorizarea presei
7. Monitorizarea presei

Monitorizarea de pres trebuie nceput din ziua n care sunt trimise invitaiile. Ea va continua cinci zile dup eveniment, n cazul presei cotidiene, i treizeci de zile pentru revistele cu apariie lunar i n unele cazuri chiar mai mult timp pentru mass-media de specialitate.

21

De verificat: nainte
Redactarea comunicatul de pres Verificarea i actualizarea listei de contacte de pres Mapa de pres (obinerea i pregtirea tuturor documentelor din map, plus cteva foi albe i pixuri) Contractarea fotografului Actualizarea listei invitailor/ mass-media n funcie de confirmri Realizarea comunicrii cu presa/ invitaii (definirea interesului, aranjarea de interviuri colaterale) Contractarea i organizarea locaiei (banner, poster, afiaje, materiale promoionale etc.) Verificarea disponibilitii i funcionrii tuturor echipamentelor tehnice (instalaie de sunet, microfoane fixe, microfoane mobile, video-proiector, ecran, laptop etc) Retransmiterea unor comunicri

n timpul
Livrarea de materiale suficiente (prevedei neprevzutul) Aranjamente privind locaia (prezidiu, acces pentru jurnaliti, afiare simboluri organizaionale, mapele de pres la locul lor) Birou recepie (cri de vizit; list de nregistrare cuprinznd: numele, instituia, data publicrii/difuzrii) ntmpinai invitaii Angajarea de interviuri colaterale Transmiterea prin e-mail sau fax a comunicatului de pres Dai instruciuni precise fotografului ncepei monitorizarea de pres

Dup
Continuai monitorizarea de pres Alctuii un dosar de pres i un raport de evaluare a reflectrii subiectului/ subiectelor n pres Urmrii proactiv prezena n pres: publicaiile sptmnale/ lunare, emisiunile radio i TV pot avea nevoie de informaii suplimentare, specifice fiecrui canal Parteneri, donatori, sponsori, suporteri

22

Cteva ndrumri practice: Ar fi bine ca numrul vorbitorilor s nu depeasc trei persoane. Ali colegi din sal pot rspunde la ntrebri specifice, tehnice. Rugai-i pe vorbitori s nu depeasc apte minute pentru prezentri, cel mult zece. Pregtii-v notie care s v reaminteasc toate punctele de discuie i alte informaii de care avei nevoie i inei-le la ndemn. ncurajai dialogul liber, deschis, dar rmnei la subiectul principal al conferinei. Nu ncercai s acoperii toate aspectele colaterale care pot aprea n timpul sesiunii de ntrebri i rspunsuri. Acestea pot fi abordate separat, cu jurnalistul interesat, dup ncheierea conferinei. Nu permitei devierile de la subiectul conferinei de pres. Dac ateptai echipe de televiziune, evitai s purtai prea mult alb, dungi subiri sau picele, sau culori contrastante.

23

3. Scrierea unei strategii de comunicare

3. Elaborarea unei strategii de comunicare

nainte de a ncepe s redactai o strategie de comunicare, rspundei la urmtoarele ntrebri: Are comunitatea cu adevrat nevoie s afle despre iniiativa, strategia sau programul pe care l comunicai? Care este perspectiva comunitii asupra acestora, prin comparaie cu perspectiva instituiei dvs.? Exist un motiv clar definit pentru care s implementai campania? Ce beneficii va avea publicul prin expunerea la mesaj? Face campania parte integrant dintr-un plan de dezvoltare strategic sau un program? Propune un apel la aciune, prin care i se cere comunitii s fac ceva concret ca reacie la efortul de comunicare? O campanie de informare trebuie: S nu fie iniiat dac nsi necesitatea ei nu este demonstrat cu argumente; S identifice cu precizie grupurile int; S se bazeze pe o cercetare adecvat, special conceput pentru a servi scopurilor campaniei.

Ce putem realiza printr-o campanie de informare?

Gndii obiectivele campaniei n urmtorul cadru: Ce dorii s tie publicul int? Ce dorii s simt cu privire la subiect? Ce dorii s fac, practic, publicul int?

Cum ne ajut cercetarea?

E nevoie sau nu de o campanie de informare; Ce poate realiza campania, n mod realist; Cine sunt oamenii la care vrem s ajungem (publicul int) i unde sunt poziionai; Care sunt cunotinele, atitudinile i comportamentele actuale ale publicului int; Care sunt mesajele adecvate pe care s le lansm; Cum (prin ce canale) pot fi transmise n mod optim mesajele; Care sunt factorii de motivare i barierele publicului fa de subiect, precum i atitudinile i comportamentele dezirabile.

24

S ncepem!
nainte de a declana strategia de comunicare, trebuie s putei rspunde cu DA la urmtoarele ntrebri: tii cu adevrat ce vrei s fac publicul int ca rezultat al receptrii mesajului? Anticipai cum va reaciona publicul la mesaj? Ai fixat obiective clare, realiste i msurabile? Ai desfurat o cercetare pentru fundamentarea strategiei? V-ai nsuit rezultatele cercetrii i implicaiile acestora? tii exact cu cine vrei s comunicai (putei descrie publicul/ publicurile int)? tii cum s ajustai mesajele de campanie, astfel nct s avei ncredere c vor fi interesante i convingtoare pentru publicul int? Ai luat n considerare nevoile categoriilor de public speciale? Ai stabilit bugetul campaniei? Suntei contieni i nelegei factorii sau evenimentele care ar putea afecta desfurarea campaniei? V-ai format o idee precis cu privire la procesul de aprobare intern i extern a strategiei de comunicare, de selectare a consultanilor (dac este cazul) i de aprobare a conceptelor creative? Ai planificat perioada n care va fi implementat campania? Avei ateptri realiste de la rezultatele campaniei, n raport cu perioada de desfurare i bugetul acesteia?

Etapele cuprinse de textul strategiei de comunicare

1. Introducere 2. Context 3. Justificarea campaniei 4. Cercetri curente sau anterioare 5. Aciuni de comunicare anterioare 6. Considerente eseniale 7. Scopul programului 8. Scopul comunicrii 9. Obiectivele de comunicare 10. Publicuri int 11. Mesaje-cheie 12. Instrumente de comunicare 13. Rezolvarea situaiilor de criz 14. Rolul consultanilor 15. Cercetare i evaluare 25

16. Managementul proiectului 17. Buget 18. Calendar de activiti

Ce scriem la fiecare dintre etapele / capitolele menionate mai sus?

1. Introducere Menionai n termeni generali de ce dezvoltai strategia de comunicare, la ce se refer i cine este responsabil pentru program i strategia de comunicare. 2. Context Oferii un cadru cuprinztor al circumstanelor care au generat nevoia de a comunica cu privire la subiect, de exemplu: iniiativa a rezultat dintr-o hotrre guvernamental sau o cercetare; rspunde cererilor din partea clienilor; face parte dintr-o nou propunere de strategie etc. 3. Justificarea campaniei Explicai motivaia campaniei de comunicare. Aducei argumente privind necesitatea campaniei i descriei aciunile ateptate din partea publicului int ca rezultat al receptrii mesajelor. Cum beneficiaz publicul de pe urma campaniei? 4. Cercetri curente sau anterioare Cercetare primar, realizat special pentru campanie; Cercetare de marketing pentru evaluarea impactului unor campanii anterioare pe aceeai tem; Cercetare ntreprins pentru a sprijini dezvoltarea unei strategii/ unui program; Cercetare de la alt instituie sau departament cu privire la un subiect colateral; Statistici relevante sau date demografice; Analiza proceselor consultative; Anexai cpii sau rezumate ale rapoartelor de cercetare citate. 5. Aciuni de comunicare anterioare Dac ai mai organizat campanii de informare despre acelai subiect, oferii detalii privind: o o o o o publicurile int; obiectivele de comunicare; mesajele cheie; cnd i cum ai comunicat; eficiena respectivei campanii de comunicare. Sintetizai orice alte aspecte care trebuie luate n considerare n implementarea campaniei: o Probleme privind furnizarea de servicii; 26

6. Considerente eseniale o

o o o o o

Managementul instituiilor partenere implicate; Reflectarea n pres a subiectului; Procese de consultri; Contextul social i economic; sau Abordarea i gestionarea punctelor de vedere opuse.

7. Scopul programului Aduce o perspectiv integratoare asupra campaniei i va arta cum se ncadreaz aceasta n program, astfel nct s ndeplineasc rezultatele dorite. 8. Scopul comunicrii Scurt descriere a rezultatelor prevzute ale strategiei de comunicare. Fii realiti cu privire la ce poate realiza campania, n raport cu durata, bugetul i resursele disponibile. 9. Obiective de comunicare Obiectivele clare, specifice i msurabile sunt cheia succesului activitilor de informare; Sarcinile (responsabilitile) sunt ceea ce dumneavoastr (sau consultanii) facei pentru realizarea obiectivelor i descrierea lor ncepe de obicei cu S dezvolte, S implementeze etc. Obiectivele sunt ceea ce sperai s realizai prin activitile de informare (i anume, ce rezultate) i descrierea lor ncepe de obicei cu S consolideze, S informeze etc. 10. Publicuri int Comportament actual; Nivel de contientizare; Nivel de cunoatere; Metode preferate de receptare a informaiei; Motivaie/bariere fa de receptarea, nelegerea i acceptarea informaiei (NE CRED?). Public int primar / Public int secundar / Parteneri/ Publicuri cu nevoi speciale 11. Mesaje-cheie Un mesaj-cheie eficient trebuie s conin detalii despre programul i strategia pe care le promoveaz, despre beneficiile iniiativei pentru publicul-int, precum i un apel la aciune adresat receptorilor. Mesajul-cheie trebuie s sintetizeze scopul comunicrii n ct mai puine cuvinte posibil. n aceast etap, mesajul-cheie nu trebuie confundat cu sloganul campaniei care va urma. 12. Instrumente de comunicare O combinaie de reclame n pres, promovare n pres, relaii publice, aciuni de informare direct, evenimente, relaii comunitare etc. Pot fi identificate alternative, n funcie de bugetul disponibil, de specificul descris n capitolul Context, dar nainte de a trece la aciune. 13. Rezolvarea situaiilor de criz 27

Cum s facem fa problemelor neprevzute care necesit o atenie imediat i o abordare eficient. 14. Rolul consultanilor: Beneficii 15. Cercetare i evaluare Testare de concepte (pentru a fundamenta selecia ageniilor de publicitate i a rafina forma final a conceptelor creative i a produselor); Monitorizarea campaniei (testare de strategii, rapoarte privind acoperirea subiectului n pres, numr de persoane expuse la mesaj etc.); Postevalurea rezultatelor campaniei (modificri de atitudine n rndul publicului int, de comportament etc.) 16. Managementul proiectului roluri i responsabiliti ale membrilor echipei manageriale a campaniei, inclusiv ale altor departamente din instituie. 17. Buget fii specifici 18. Calendar de activiti planificai cu atenie fa de factorii externi i fii specifici

28

ANEXE

Anexa 1 Comunicat de pres Ministerul Afacerilor Sociale i Sntii, Finlanda Anexa 2 Comunicat de pres Lansare magazin La Strada Deco Anexa 3 Comunicat de pres Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse, Romnia Anexa 4 Invitaie de pres - Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse, Romnia

29

Anexa 1
Anexa 1

MINISTERUL AFACERILOR SOCIALE I SNTII

PB 33, 00023 Government Telephone (09) 160 74176 Telefax (09) 160 74328 e-mail: tiedote@stm.fi

COMUNICAT DE PRES
Helsinki, 7 aprilie, 2004 Embargou pn la ora 13.30 117 / 2004

Finanarea proiectelor de reform a sistemului de asigurri sociale

Guvernul Finlandei a alocat patru milioane de euro pentru a sprijini 39 de proiecte care sunt planificate n cadrul reformei sistemului de asigurri sociale. Principalul obiectiv al reformei este s asigure accesul la servicii sociale pentru beneficiarii din toat ara, prin sporirea cooperrii regionale n producia de servicii. Unul dintre scopurile pe termen lung este ca fiecare regiune s poat oferi un centru de ngrijire de zi, un centru de servicii pentru persoanele vrstnice, un birou de servicii sociale sau un centru de asisten pentru copii sau un centru pentru tratarea abuzului de substane interzise. Proiectele finanate acoper 250 din cele 444 de municipaliti din Finlanda, pentru o perioad de doi ani. Proiectele finanate prin Decizia de Guvern includ scheme generale pentru oferta de servicii sociale la nivel districtual, servicii de asisten pentru copii, servicii pentru persoanele vrstnice, persoanele cu handicap, i alte servicii sociale. Fondurile au fost distribuite conform prioritilor stabilite de Guvern i de Asociaia Finlandez a Municipalitilor: (1) dezvoltarea serviciilor sociale la nivel regional; (2) dezvoltarea proteciei copilului; (3) dezvoltarea serviciilor pentru persoanele vrstnice i persoanele cu handicap; (4) consolidarea metodologiei n domeniul serviciilor sociale. Pentru informaii suplimentare, v rugm s vizitai: www.kunnat.net i www.stm.fi sau contactai: Pirjo Marjamki, cercettor, la numrul de telefon (09) 160 73228, mobil: 050 380 6524, e-mail: pirjo.marjamaki@stm.fi.

30

Anexa 2 Anexa 2

Magazin La Strada Deco Str. Batite nr. 23 Tel: 319 71 18 E-mail: deco@lastradadeco.ro Internet: www.lastradadeco.ro

COMUNICAT DE PRES
Nr. 1/ 10 octombrie 2006

Bucureti, 10 octombrie 2006 Grupul de companii La Strada inaugureaz astzi primul magazin de decoraiuni interioare i cadouri La Strada Deco. Magazinul va expune i va vinde produse din dousprezece game: cadouri, decoraiuni, grdin, pentru baie, business deco, lmpi, buctrie, pentru mas, mic mobilier, pentru copii, hobby i textile.

La Strada Deco propune obiecte create de designeri celebri pentru mrci europene bine-cunoscute precum Labarre, Lexon sau Moulin Roty, pentru care compania deine drepturi exclusive de distribuie n Romnia. Prin varietatea categoriilor de produse, La Strada Deco dorete s lrgeasc interpretarea convenional i restrictiv a decoraiunilor, fcnd loc unor obiecte aparent neateptate, considerate pn nu demult banale. Calitatea seleciei e asigurat de aceeai echip care coordoneaz i activitatea companiei La Strada Promotional Objects, liderul pieei de cadouri de afaceri i obiecte promoionale, cu o cifr de afaceri de peste 5 milioane de euro n 2005.

Ne dorim ca oamenii care ne vor vizita s fie surprini de conturul elegant al unui scaun, de frumuseea i calitatea unei lmpi de birou, dar i de forma plin de graie a unui set de tacmuri, de pild. Mai vrem ca obiectele pe care le vindem s nu ajung exponate intangibile n casa cuiva, folosite exclusiv pentru musafiri, ci s intre n viaa i uzul de zi cu zi ale cumprtorilor. Decoraiunile interioare au cptat deja o calitate personal i trebuie s ptrund n toate colurile cminului. De aceea ne-am i gndit la sloganul Lucrurile mele preferate. Sper ca fiecare client s gseasc aici cadoul potrivit, pentru sine sau pentru altcineva. declar Cecilia Minculescu, directorul executiv al companiei La Strada.

Pentru informaii suplimentare, v rugm s contactai: Irina Grigore Head of Development, La Strada Deco Tel: 200 00 00; E-mail: deco@lastradadeco.ro 31

Anexa 3 Anexa 3
Guvernul Romniei

Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse

DOMENIU/SUB-DOMENIU

Comunicat de pres
28 mai 2007 Bucureti, 28 mai 2007 Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse (MMFES) lanseaz apelul deschis pentru propuneri de proiecte de dezvoltare a serviciilor sociale, n cadrul schemei de finanri nerambursabile Phare 2006/018147.04.02. Schema de finanri, pentru care MMFES, prin Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane (AMPOSDRU) este autoritate contractant, dispune de fonduri de 7 milioane de euro. 5.250.000 de euro provin de la Uniunea European, prin Programul Phare 2004-2006 Coeziune economic i social i 1,75 milioane de euro, de la bugetul de stat al Romniei. Obiectivul specific al acestei licitaii deschise const n dezvoltarea capacitii autoritilor publice locale de a furniza servicii sociale de calitate pentru grupurile aflate n situaii de risc social i economic. De asemenea, licitaia vizeaz creterea gradului de implicare a membrilor comunitii i a autoritilor locale n luarea deciziilor privind tipurile de servicii sociale care trebuie propuse spre finanare pe plan local. Sunt eligibile pentru a participa la selecia de proiecte urmtoarele entiti: direciile generale de asisten social i protecia copilului de la nivelul consiliilor judeene; serviciile publice de asisten social sau compartimentele de asisten social din cadrul consiliilor locale sau orice alt structur creat la nivelul consiliului local cu responsabiliti n domeniul asistenei sociale; instituiile publice care au constituite compartimente/ uniti de asisten social, de exemplu: spitale, coli, universiti, penitenciare, poliie, episcopii i mitropolii. MMFES ncurajeaz autoritile locale s ncheie parteneriate i s lucreze n cooperare cu alte autoriti publice, cu organizaii neguvernamentale, precum i cu alte instituii cu atribuii n domeniul social, eligibile conform Ghidului solicitantului de finanare nerambursabil. Proiectele propuse trebuie s furnizeze servicii sociale cu caracter primar (care au drept scop prevenirea sau limitarea unor situaii de dificultate ori vulnerabilitate) sau servicii sociale specializate (care vizeaz meninerea, refacerea sau dezvoltarea capacitilor individuale pentru depirea unei situaii de nevoie social). Pentru prima categorie, finanarea va fi ntre 10.000 i 75.000 de euro, iar pentru serviciile specializate solicitanii pot primi minimum 100.000 i maximum 200.000 de euro. Termenul limit de depunere a propunerilor de proiecte este 3 septembrie 2007. Pentru a obine versiunea integral a Ghidului solicitantului pentru selecia de proiecte de servicii sociale n format electronic, v rugm s vizitai pagina de internet a MMFES/ AMPOSDRU/ Agenia de implementare Phare, la adresa: http://www.mmssf.ro/website/ro/amposdru_a.jsp. Persoan de contact: nume, telefon, fax, e-mail.

Proiect finanat de UNIUNEA EUROPEANA

Uniunea European reprezint o entitate politic, social i economic compus din 27 ri. Statele Membre au decis mpreun, pe parcursul unui proces de extindere ce a durat 50 de ani, s construiasc o zon de stabilitate, democraie i dezvoltare durabil, meninnd diversitatea cultural, tolerana i libertile individuale. Uniunea European i propune s mprteasc realizrile i valorile sale cu rile i popoarele de dincolo de graniele ei.

32

Anexa 4
Guvernul Romniei

Anexa 4

Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse

Invitaie de pres
3 septembrie 2007

Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse lanseaz apelul pentru propuneri Servicii sociale din cadrul Programului Phare 2006 Coeziune economic i social. Prezenta schem de finanare nerambursabil este cofinanat din fonduri Phare i de la bugetul de stat al Romniei i vizeaz dezvoltarea serviciilor sociale n vederea promovrii incluziunii sociale a grupurilor vulnerabile. Ne face plcere s v invitm la o conferin de pres dedicat acestei lansri, n care vom preciza sumele disponibile i condiiile de solicitare a fondurilor (instituii eligibile, tipuri de servicii care se pot dezvolta i categorii de beneficiari vizate). Conferina de pres va fi susinut de domnul Paul Pcuraru, Ministrul muncii, familiei i egalitii de anse, domnul Valer Bindea, Secretar de stat, coordonator al departamentului afaceri europene i relaii externe i doamna Theodora Bertzi, Secretar de stat, coordonator al departamentului afaceri sociale i egalitate de anse. Conferina de pres va avea loc la sediul Ministerului Muncii, Familiei i Egalitii de anse, sala 205, etajul 2, pe data de 7 septembrie 2007, la ora 11.00. Adresa: str. Dem. I. Dobrescu nr. 2-4, Bucureti. Pentru confirmri de participare i informaii suplimentare, v rugm s contactai: Adina Croitoru, Ofier de pres, tel.: 315 8812 int. 729, e-mail: presa@mmssf.ro.

Proiect finanat de UNIUNEA EUROPEANA

Uniunea European reprezint o entitate politic, social i economic compus din 27 ri. Statele Membre au decis mpreun, pe parcursul unui proces de extindere ce a durat 50 de ani, s construiasc o zon de stabilitate, democraie i dezvoltare durabil, meninnd diversitatea cultural, tolerana i libertile individuale. Uniunea European i propune s mprteasc realizrile i valorile sale cu rile i popoarele de dincolo de graniele ei.

33