CAPITOLUL I NOIUNEA DE DOCUMENTE CONTABILE

1.1. Documente contabile-definiie. Documentele contabile sunt acte scrise cuprinznd informatii letrice si numerice in etalon valoric natural sau de munca despre operatiunile economice care au loc si care se intocmesc la locul si momentul acestora cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor. Procesul cunoasterii contabile incepe in mod obligatoriu cu activitatea de observare si consemnare a datelor privind patrimoniul unitatii. Aceasta actiune asigura datele de intrare in sistemul contabil privind existenta , starea si miscarea elementelor patrimoniale .

1.2. Documentarea procedeu al contabilitii.

Documentarea ,ca procedeu al contabilitii, este aciunea de observare i consemnare n documente a datelor privind operaiile economice din cadrul unitii , n momentul i la locul efecturii operaiilor . Documentele trebuie ntocmite clar, precis, s reflecte realitatea ,trebuie s se prezinte ntr-o form unitar n privina coninutului , structurii, numrului de exemplare , denumirea i circulatia lor . Dat fiind importana deosebit a informaiilor contabile n conducerea unitii patrimoniale ,

operaiunea de consemnare i culegere a datelor contabile este organizat dupa criterii precise i in funcie de necesitile practice , ele costituind baza intregului sistem de eviden din unitatea patrimonial.

1.3. Structura documentelor contabile.

Sub

aspectul

coninutului

documentelor

de

eviden trebuie s cuprind urmtoarele elemente: -denumirea documentului ; -denumirea i sediul unitii care emite documentul; -numrul de ordine al documentului; -data i locul emiterii documentului; -prile care particip la operaia economic ; -descrierea operaiei economico-financiare efectuate concis, clar, precis, astfel nct s cuprind toate datele necesare nregistrrii n eviden; -datele cantitative i valorice aferente operaiei consemnate; -semntura persoanelor autorizate care rspund de ntocmirea documentelor conform dispozitiilor legale.

CAPITOLUL II IMPORTANA DOCUMENTELOR CONTABILE

n cadrul unitii patrimoniale , importana documentelor contabile se poate concretiza prin: 1. Documentele contabile sunt surs de date pentru nregistrri n conturi a operatiilor economice i financiare. 2. Prin intermediul documenetelor contabile se

infptuiete controlul economic i finanaciar , ele constituind mijlocul pentru descoperirea unor nereguli n gestionarea patrimoniului i asigur respectarea disciplinei financiar-contabile. 3. Documentele contabile sunt surs de informare operativ a organelor de conducere asupra

operaiilor economico-financiare ce au loc n unitate.

4. Documentele contabile au importan juridic n cazul litigiilor sunt folosite ca prob n justiie pentru stabilirea adevrului .De aici rezult importana deosebita pe care o are cunoaterea documentelor contabile de ctre juriti.

CAPITOLUL III CLASIFICAREA DOCUMENTELOR CONTABILE

Documentele contabile se pot clasifica dup mai multe criterii. 3.1In funcie de importana i frecvena utilizrii lor , documentele contabile , indiferent de categoria din care fac parte, pot fi tipizate i netipizate. a)Documentele tipizate , sunt acelea n care coninutul, forma i formatul sunt prestabilite i preimprimate pe formulare, pe baza unor reglementri legale. Prin aceast operaie de tipizare se urmrete stabilirea unor tipuri unitare de documente , pentru operaii de acelai fel ca mrime , coninut , format i destinaie i sunt obligatorii pentru toate unitile dintr-o ramur dat. Tipizarea documentelor asigur uurarea

completrii i verificrii lor, elimin paralelisme n circulaia unor documente , contribuie la satisfacera cerinelor de prelucrare automat a datelor pe care le

conine i permite nscrierea n cuprinsul lor a indicatorilor strict necesari i ntr-o anumit ordine. Aceste documente sunt cuprinse n nomenclatorul cu formulare tipizate privind activitatea financiar i contabil ,elaborat de Ministerul de Finane.

Documentele tipizate n funcie de sfera de utilizare ,sunt grupate economie; -documente comune pe ramuri ale economiei; -documente specifice unor activiti; b)Documentele netipizate, sunt acelea n care coninutul, forma, i formatul nu sunt prestabilite i preimprimate prin reglementri legale , ele sunt ocazionale i se stabilesc funcie de necesitatea de informare ale fiecrui agent economic. n:-documente generale pentru ntreaga

3.2.In funcie de natura operaiilor pe care le reflect , documentele se clasific n: a)Documente privind imobilizrilecorporale i

necorporale:bonuri de micare a mijloacelor fixe, procese verbale de predare- primire procese verbale de scoatere din funciune, etc. b) Documente privind activele circulante materiale:note de recepie i constatare de diferene , bon de consum , fia limit de consum , bon de predare transfer restituire, etc. c) Documente privind disponibilitile

bneti:chitante , dispoziii de plat-ncasare, etc. d) Documente privind salariile i alte drepturi cuvenite angajailor:tate de salarii, lista de avans chenzinal, decontul de cheltuieli, etc.

e) Documente privind vnzrile: factura, dispoziii de livrare, aviz de nsoire a mrfii, etc.

3.3.Dup regimul de tipizare i utilizare documentele pot fi: a)Documente cu regim special pentru care exist reglementri legale privind tiprirea, circulaia, evidena i pstrarea lor. In aceast categorie intr n special documentele de banc i cas: cecul de numerar, cecul de virament, chitana, etc. b)Documente ntocmite pe formulare cu reglementri exprese de tiprire, gestionare, folosire i justificare, n care intr imprimate cu valoare nominal(mrci

potale,timbre potale), carnete de munc, certificate medicale, etc.

c) Documente ntocmite pe formulare cu regim uzual, fr restricii i cuprind toate formularele necuprinse n primele dou categorii.

3.4.In funcie de modul de ntocmire i rolul lor n cadrul circuitului economic i al sistemului informaionaldecizional documentele contabile se grupeaz astfel: a)Documente justificative. b)Documente de eviden contabil. c)Documente de sintez i raportri.

CAPITOLUL IV DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE

4.1.Definire

Documentele justificative sunt acte scrise ce consemneaz operaiile economice i financiare n momentul efecturii lor cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii lor si ca instrument de fundamentare a nregistrrii lor n contabilitate. In legtur cu aceste documente , legea Contabilitii prevede:Orice operaie patrimonial se consemnesz n momentul efecturii ei ntr-un nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate , dobndind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit , vizat i aprobat ori nregistrat n contabilitate. 4.2.Funciile documentelor justificative Documentele justificative ndeplinesc dou functii:

1.funcia de informare n sensul c prin documente justificative se ncepe procesul cunoaterii patrimoniului , pentru ca ulterior , prin alte procedee , s se ajung la forma final care este bilanul contabil i care constituie cea mai important surs de informare a conducerii unitii patrimoniale. 2.funcia gestionar , prin documente justificative se angajeaz drepturi i obligaii precum i rspunderi privind gestionarea elementelor patrimoniale. 4.3.Coninutul documentelor justificative Coninutul documentelor justificative este format dintr-o serie de elemente care n funcie de importana lor se grupeaz n : -elemente comune care se refer la date de identificare i la personalul responsabil de ntocmirea, verificarea i aprobarea lor i anume:denumire, numr i data

documentului , denumirea i sediul unitii care ntocmete documentul, compartimentul organizatoric emitent, prile care particip la efectuarea operaiei n cauz , semnturile persoanelor care au ntocmit, vizat i aprobat, etc. -elemente specifice prin care se caracterizeaz operatiile consemnate n documente i anume:coninutul operaiei consemnate, baza legal pentru efectuarea operaiei, datele privind cantitile, preurile unitare i valorile , alte elemente necesare ulterior pentru prelucrarea i verificarea documentelor(coduri , etc.) 4.4.Intocmirea i completarea documentelor justificative Intocmirea i completarea documentelor

justificative se face manual sau cu tehnic de calcul astfel nct s fie lizibile , nefiind admise tersturi sau modificri n ele. Elementele comune se completeaz cu

uurin deoarece pentru marea majoritate a operaiilor se repet ,cele specifice necesit un volum mai mare de munc i implic efectuarea unor calcule i cunotine privind operaiile respective. Documentele justificative se intocmesc pe, de regul ,la locul unde produce operaia, pe formulare tipizate sau netipizate , dup caz. 4.5.Prelucrarea documentelor justificative Prelucrarea documentelor justificative const n efectuarea unor operaii pregtitoare n vadera nregistrrii loe n contabilitate, concretizate n : -sortarea documentelor pe operaii; -calcularea valorilor, dac este cazul; -obinerea de centralizatoare pentru cumularea mai multor documente ;

-verificarea de form , aritmetic i de fond (legalitatea, realitatea,oprtunitatea, necesitatea i economicitatea operaiunilor din documente); -nregistrarea n contabilitate; Pentru nregistrarea n contabilitate se face analiza i contarea documentelor justificative care const n indicarea pe fiecare document sau pe centralizatorul acestora(care conine mai multe documentejustificative cu operaii de aceeai natur i din aceeai perioad) a simbolurilor conturilor debitoare i a celor creditoare . Din punct de vedere metodologic , registrrile n contabilitate se fac: -cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data intocmirii sau data intrrii acestora n intreprindere;

-sistematic, n registrele dechise pentru conturile sintetice i analitice n conformitate cu regulile stabilite . 4.6.Verificarea documentelor justificative Verificarea documentelor justificative se face nainte de a se efectua nregistrarea n contabilitate i are ca scop de a se identifica i corecta eventualele erori fcute anterior. Verificarea poate fi : -verificare de forma prin care se urmrete dac au fost completate toate rubricile din document , dac preurile i calculele sunt corecte ,dac exist semnturile persoanelor care au ntocmit ,vizat sau aprobat operaia,etc. -verificare de fond , se refer la o serie de operaii de fond i anume:

 Necesitatea efecturii operaiei care se verific pornindu-se de la programul de activitate i bugetul de venituri i cheltuieli al unitii. Legalitatea , adic dac poeraiunea se ncadreaz n prevederile legale . Oportunitatea const n efectuarea operaiei n momentul potrivit , cel mai favorabil, cu eforturi minime. Economicitatea , adic realizarea operaiei s se fac cu cheltuieli minime pentru a se asigura

rentabilitatea necesar Operaiunea de verificare se confiem prin semntura persoanei mputernicite pentru aceasta. Dup

nregistrarea n contabilitate , documentele justificative sunt supuse operaiunii de clasare i n final de arhivare . 4.7.Tratarea erorilor Tratarea erorilor se face astfel:

-erorile contabile ce apar cu ocazia ntocmirii , verificarea i nregistrarea documentelot justificative se

nregistreaz prin tierea cu o linie a textului sau cifrelor greite n toate exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect . Corectarea se confirm prin semntura persoanei sau a persoanelor care au ntocmit documentul justificativ , menionndu-se i data efecturii corecturii . -nu sunt admise corecturi n documentele justificative privind mijloacele bneti i alte operaiuni prevzute prin dispoziii legale. In cazul unor asemenea erori , documentul greit se anuleaz , fr a se detaa din carnetul respectiv. -pentru documentele care consemneaz operaii de predare- primire a valorilor materiale , corectarea erorilor trebuiue confirmat prin semntura ambelor pri , adic a predtorului i a primitorului.

-in cazul utilizrii tehnicii de calcul (n sistem informatic) corecturile sunt admise nainte de prelucrare a acestora , menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea .deasemenea listele de erori rezultate de la calculator pe baza crora se face modificarea n baza de date , trebuie semnate de persoanele mputernicite. CAPITOLUL V REGISTRELE DE CONTABILITATE

5.1.Definire i clasificare. Registrele de contabilitate sunt documente de eviden contabil cu caracter obligatoriu , prin care se asigur nregistrarea cronologic i sistematic a operaiunilor consemnate n documentele justificative. Ele se prezint sub form de registre, foi volante sau liste

informatice cu coninut i forme adecvate scopului pentru care au fost elaborate. In funcie de scopul n care se folosesc , registrele se grupeaz astfel: 1.Registre pentru evidena cronologic ; sunt urmtoarele: a)registrul jurnal; b)registrul jurnal de ncasri i pli; c)nota de contabilitate; 2.Registrul pentru evidena sistematic: a)registrul Cartea mare; -fia de cont pentru operaiuni diverse -cartea mare ah -cartea mare centralizatoare b)registrul inventar

5.2.Registrul jurnal (general). - este un document obligatoriu n care se nregistreaz zilnic sau lunar, n mod cronologic , fr tersturi i spaii libere, toate documentele justificative n care se reflect micarea elementelor patrimoniale; - unitile cu volum mare de operaiuni pot utiliza pentru detaliere registre jurnal auxiliare(operaiuni de ncasri i pli, operaiuni de decontri cu furnizorii, etc.)din care la sfritul lunii totalul acestora se trece n registrul jurnal general; - este un document tipizat , sub form de registru , care se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre regiile autonome, societile comerciale,instituiile publice , unitile cooperatiste, asociaiile i celelalte persoane juridice. Dup ce a fost numerotat , nuruit, certificat i parafat se nregistreaz la organul fiscal din raza de activitate a unitii;

- nu circul, fiind un document de nregistrare contabil i se arhiveaz de ctre unitate care se oblig s-l pstreze mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui; - servete ca prob n litigii.

MODEL Unitatea....... Nr.pag.......

Registrul jurnal(general) Nr Dat Explic Simbolul Sume inre a Documentu aia contului g. nre l g. Fel N Da debit credi debit credi ul r. ta or tor or tor 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Report

De report at

Intocmit, Verificat,

MODEL Unitatea....... Nr.pag.......

Registrul jurnal Nr Da Expli Simbolul inr ta Docu caia contului Sume eg. nr mentu Pariale Totale eg. Felul, nr, datal deb cred deb cred debi cred

4 Repo rt De repor tat

itor itor itor itor tor 5 6 7 8 9

itor 10

Intocmit, Verificat,

5.3.Registrul jurnal de incasri i pli. - Se prezint sub form de registru care se numeroteaz, se nuruiete i se vizeaz de organul fiscal teritorial. - Servete ca document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar i a celor efectuate

prin contul de decontare de la banc (indiferent dac a avut loc plata sau ncasarea efectiv) pe baza actelor justificative precum i ca prob n litigiu; - Cu ajutorul lui, agentul economic poate s-i stabileasc situaia financiar; - Nu circul fiind document obligatoriu de nregistrare contabil i se arhiveaz fiind pstrat mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.

MODEL Unitatea....... Nr.pag.......

Registrul jurnal de ncasri i pli Nr Data Documentul Felul Pli crt. operaiunii Incasri (Explicaia) 1 2 3 4 5 6 Report De reportat

Intocmit, Verificat,

5.4. .Registrul de inventar. - Se prezint sub form de registru, numerotat i parafat de organul fiscal teritorial; - Se ntocmete ntr-un singur exemplar, la sfritul anului, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i a

proceselor verbale de inventariere a elementelor patrimoniale , prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi conform posturilor din bilan; - Servete la stabilirea inventarierii patrimoniului i ca prob n litigiu; - Nu circul , fiind un document obligatoriu de nregistrare contabil , se arhiveaz i se pstreaz n unitate mpreun cu documentele justificative ce au stat la baza ntocmirii lui;

MODEL Unitatea....... Nr.pag.......

Registrul de inventar la data de 30 decembrie Nr Recapitulai Valoare Valoar crt a contabil e de . elementelor inventa inventariate r Diferene de evaluare Valoar Cauzele e diferenelo r

Intocmit, Verificat,

5.5. .Registrul Cartea Mare. - este un document obligatoriu n care se nscriu lunar , direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, toate nregistrrile nscrise n registrul jurnal, stabilindu-se situaia fiecrui cont:soldul iniial , rulajele debitoare i creditoare i soldul final;

- servete pentru: ->sistematizarea i structurarea rulajelor fiecrui cont utilizat pe conturi corespondente; ->verificarea nregistrrilor contabile nscrise n registrul jurnal; ->ntocmirea balanei de verificare; ->ca surs de date pentru analiza activitii economice i financiare a unitii; - nu se numeroteaz , nu se nuruiete i nu se vizeaz de organele teritoriale fiscale , indiferent de versiunea utilizat; Formularele de carte mare se pot prezenta n mai multe forme: Fia de cont pentru operaiuni diverse - se utilizeaz de unitile mici care aplic forma de contabilitate clasic sau jurnal unic;

- nu dezvolt pe conturi corespondente rulajul debitor i creditor; Se prezint astfel: Fia de cont pentru operaiuni diverse Contul Simbol cont pag.......

D Docu Expl Simbol at ment icai cont Sume Sold a ul a De Cre D/ Su coresp bit dit C me ondent

Cartea mare ah - este utilizat de unitile care aplic forma de contabilitate maestru ah

- servete pentru organizarea contabilitii sintetice , n care scop se deschid cte dou fie : una pentru debit i una pentru credit . Modelul se prezint astfel: Cartea mare(ah) Denumirea contului....... Nr din reg jurna l Simbol Debit/credi Pagina...... cont....... t . . Data Sum Conturi operaiuni a corespondente i

Cartea mare centralizatoare - se utilizeaz de ntreprinderile care aplic forma de contabilitate pe jurnale;

- se ntocmete la sfritul lunii i servete pentru stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice ; - pentru ntocmirea acestui registru se procedeaz astfel: ->suma rulajului se preia din jurnalul de credit al contului respectiv , fr dezvoltarea acestuia pe conturi corespondente; ->rulajul debitor , desfurat pe conturi corespondente creditoare , se preia din jurnalele de credit , calculndu-se sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale; ->soldul final debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n cadrul formularului inndu-se seama de soldul iniial i de rulajele debitoare respectiv creditoare;

- este tiprit n foi volante, pe ambele fee , nu circul ntre compartimente i se arhiveaz la biroul de contabilitate; Forma grafic se prezint astfel: Unitatea..... Cartea Mare Contul.... Conturi Luni corespondente le Tot al rula Sold j cre dito r Co Co Co Co Sold la De Cre ntul ntul ntul ntul 1 ian bit dit .. .. .. .. 20....... Jur Jur Jur Jur nal. nal. nal. nal. . . . . Tot al rula j deb itor

Co ntul .. Jur nal. . Intocmit, Verificat,

5.6. .Jurnale auxiliare. Pe lng registrele de contabilitate prezentate mai sus ,agenii economici au obligaia de a ntocmi lunar alte dou jurnale auxiliare cu ajutorul crora s realizeze concordana ntre nregistrrile contabile i documentele justificative, i anume: a)Jurnal pentru vnzrii. - Se prezint sub form de carnet de 100 de file tiprit pe ambele fee ; - Se ntocmete zilnic sau lunar , fr tersturi sau adugiri, fr spaii libere , pe baza documentelor justificative pentru operaiile respective; - Servete pentru: ->nregistrarea vnzrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii ->stabilirea lunar a T.V.A. colectat

->controlul operaiunulor nregistrate n contabilitate , urmrindu-se urmtoarele corelaii :totalul sumelor din coloana privind baza de impozitare s fie egal cu totalul rulajelor curente ale conturilor de venituri din vnzri sau prestri de servicii i totalul coloanei T.V.A. din jurnal s fie egal cu totalul rulajului creditor al contului 4427, T.V.A. colectat, din balana de verificare; - Se completeaz i calculeaz la compartimentul financiar. Modelul acestui jurnal se prezint astfel: Jurnal pentru vnzri Nr. Factura Crt sau . documentul nlocuitor legal aprobat Tot Exp al ort fact Neimpozabil (T. Vnzri ura e V.A (inc .) lusi cota v 0

T.V .A.) d n cumpr at r torul a denu C mire od fis ca l Re por t De reportat to Din care ta scutii l Cu Fr red uce red ri uce ri Cota T.V.A. 19% Baza Val de oar impo e zitar T.V e .A.

b) Jurnal pentru cumprri. - Se prezint sub form de carnet de 100 file tiprit pe ambele fee ;

- Se completeaz zilnic sau lunar , fr tersturi sau adugiri , fr spaii libere , pe baza documentelor justificative pentru operaiile respective;

- Servete pentru: ->nreegistrarea cumprrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii; ->stabilirea lunar a T.V.A. deductibil; ->controlul operaiilor nregistrate n contabilitate , urmrindu-se urmtoarea corelaie:totalul sumelor din coloana de T.V.A. din jurnal s fie egal cu rulajul debitor al cotului 4426, T.V.A. deductibil ,din balana de verificare ; - Se completeaz i arhiveaz la compartimentul financiar; Modelul acestui jurnal se prezint astfel: Jurnal pentru cumprri Nr. Factura Tot

Crt sau . documentul nlocuitor legal aprobat

d n vnztor at r ul a den C umir od e fis ca l Re por t De reportat MODEL

al Neimp Cumprri Import fact ozabil cu ura e cerificat (inc de lusi amnare v T.V .A.) Cota Cota T.V.A. T.V.A. 19% 19% Baza Val Baza Val de oar de oar impo e impo e zitar T.V zitar T.V e .A. e .A.

Furnizor: GEANINA S.R.L. Seria CT VEH Nr.0318078 Nr de nmatriculare n Registrul Comerului/anul:J13/1512/1996 Cod fiscal(CUI)R8505513 Cumprtor............................... FACTUR

Sediul:Constana,Str Soveja,Nr.91,Bl.DR26,Sc.C,Ap.40 Nr de nmatriculare n registrul Judeul Constana Comerului................................ FISCAL

Contul:RO15RNCB2300000141950001 Nr factur.................. Codul fiscal.............................. Banca:BCR CONSTANTA Data......................... Sediul...................................... Capital Social:9180 lei Nr aviz de nsoire .................................... mrfii................ Contul

a Banca............ ....................

N r cr t

Denumire U.M. Cantitate a a produselor sau a serviciilor 2 1 3

Preul Valo unitar Valoarea area (fr -lei- T.V. T.V. A A.)leilei5(3x4) 4 6

Date privind expediia: Semnt Numele ura i delegatului.................... tampil .......... a ...................................... furnizo ....................... rului BI/CI.Seria..........Nr..... ........................ Mijloc de transport........................ ......

Total din care accize x : Semn Total de tura plat(col de 5+col6) primir e

Nr.................................. ...................... Expedierea s-a efectuat n prezena noastr la data ......................ora.......... Semnturile.................. ........................

Model

Unitatea:Birou Notar Public Caba Oana Nr. 7783349 Cod unic:2741010364248 Sediul:Ovidiu, os. Naional Nr.64 A Judeul: Constana Seria CT VPF

CHITANA Nr. ________ Data : ................ 200...

Am primit de la .............................................................................. Adresa................................................................................. ........... Suma de .......................adic......................................................... Reprezentnd...................................................................... ...........

Casier,