MINISTERUL FINANELOR PUBLICE UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

ELABORAT DE
GHI MARCEL ef serviciu pentru Strategie i Metodologie General PETRESCU DUMITRU CTLIN Auditor superior
Ghidul practic privind realizarea unei misiuni de audit intern pentru activitatea Gestiunea resurselor umane, constituie un model pentru desfurarea misiunilor n baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern i a Normelor generale pentru exercitarea auditului public intern aprobate prin O.M.F.P. nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare. Ateptm sugestiile dumneavoastr pe adresa UCAAPI sau pe e-mail: marcel.ghita@mail.mfinante.ro sau catalin.petrescu@mail.mfinante.ro

BUCURETI

Septembrie 2005

CUPRINS
PREZENTARE GENERAL PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE Procedura P 01: ORDINUL DE SERVICIU Procedura P 02: DECLARAIA DE INDEPENDEN Procedura P 03: NOTIFICAREA DECLANRII MISIUNII DE AUDIT Procedura P 04: COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAIILOR PRELIMINARE Procedura P 05: ANALIZA RISCURILOR
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Identificarea riscurilor Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora i aprecierea nivelurilor riscurilor Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscului Tabelul puncte tari i puncte slabe Tematica n detaliu a operaiilor auditabile

5 6 6 7 9 10 11 12 14 23 24 33 40 45

Procedura P - 06: ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN

Programul de audit intern Programul interveniei la faa locului

47 51 58 60 66 68 69 70 71 74 75 83 84 86 88 95 99 2

Procedura P - 07: EDINA DE DESCHIDERE

Minuta edinei de deschidere

Procedura P - 08: COLECTAREA DOVEZILOR

Chestionar de control intern Lista de verificare nr. 1 Test nr. 1 List de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului (Anexa Test nr.1) Fi de identificare i analiz a problemei nr. 1 Lista de verificare nr. 2 Test nr. 2 Centralizator privind modul de organizare al concursurilor pe baza datelor din Listele de control nr. 1 - 6 Fi de identificare i analiz a problemei nr. 2 Lista de verificare nr. 3 Test nr. 3 Centralizator privind susinerea probelor interviu realizat pe baza Listelor de control nr. 1 - 6 Centralizator privind susinerea probelor interviu realizat pe baza Listelor de control nr. 7 - 12 Fi de identificare i analiz a problemei nr. 3

Lista de verificare nr. 4 Test nr. 4 Centralizator privind emiterea Deciziilor de numire realizat pe baza Listelor de control nr. 1-6 Fi de identificare i analiz a problemei nr. 4 Lista de verificare nr. 5 Test nr. 5 Centralizator privind stabilirea elementelor de natur salarial cuprinznd Listele de control nr. 1 - 6 Fi de identificare i analiz a problemei nr. 5 Lista de verificare nr. 6 Test nr. 6 Centralizator privind diminuarea drepturilor salariale, urmare a aplicrii sanciunilor disciplinare realizat pe baza Listelor de control nr. 1 - 6 Fi de identificare i analiz a problemei nr. 6 Lista de verificare nr. 7 Test nr. 7 Foaie de lucru (Anex la Testul nr. 7) Lista de control privind evidena salarizrii muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entitii Fi de identificare i analiz a problemei nr. 7 Lista de verificare nr. 8 Test nr. 8 Lista de control privind evidena prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale la DPA, DA, DRU i DGIE Fi de identificare i analiz a problemei nr. 8 Lista de verificare nr. 9 Test nr. 9 Foaie de lucru (Anex la Testul nr. 9) Lista de control privind concordana dintre obiectivele entitii i structura fielor de post Lista de verificare nr. 10 Interviu privind analiza coninutului fielor posturilor (1.2.) i fundamentarea pregtirii profesionale (1.5.-1.6.) Lista de verificare nr. 11 Test nr. 11 Foaie de lucru (Anex la Testul nr. 11) Lista de control privind modul de eviden al dosarelor profesionale Fi de identificare i analiz a problemei nr. 11 Lista de verificare nr. 12 Test nr. 12 Foaie de lucru (Anex la Testul nr. 12) Lista de control privind evidena carnetelor de munc Interviu privind verificarea existenei procedurilor scrise (1.7.) i actualizarea carnetelor de munc (1.12.) adresat salariailor care opereaz n carnetele de munc Not de relaii privind respectarea cadrului normativ referitor la gestionarea carnetelor de munc Fi de identificare i analiz a problemei nr. 12

100 102 103 110 111 113 114 118 119 121 122 127 128 130 131 132 133 134 136 137 138 139 141 142 143 144 146 147 149 150 151 153 154 156 157 158 160 161 162 3

Lista de verificare nr. 13 Test nr. 13 Interviu privind existena unui numr suficient de manuale de instruciuni, actualizarea acestora (1.1) i gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.) adresat salariailor cu operarea i controlul operaiilor de gestiune din cadrul DRU Fi de identificare i analiz a problemei nr. 13 Lista de verificare nr. 14 Test nr. 14 Interviu privind existena unui numr suficient de manuale de instruciuni, actualizarea acestora (1.1) i gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.) adresat salariailor cu operarea i controlul operaiilor de gestiune din cadrul DRU Lista de verificare nr. 15 Test nr. 15 Interviu privind securitatea sistemului informatic adresat salariailor din cadrul DRU Fi de identificare i analiz a problemei nr. 15 Lista de verificare nr. 16 Interviu privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor Fi de identificare i analiz a problemei nr. 16

163 165 166

167 168 169 170

171 173 174 175 176 178 180 181

Procedura P - 10: REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Nota centralizatoare a documentelor de lucru

Procedura P - 11: EDINA DE NCHIDERE

Planul de aciune i recomandrilor Minuta edinei de nchidere calendarul implementrii

184 189

Procedura P - 12: ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

Proiectul Raportului de audit intern

190 205 206 209

Procedura P - 14: REUNIUNEA DE CONCILIERE

Minuta edinei de conciliere

Procedura P - 17: URMRIREA RECOMANDRILOR

Fia de urmrire a recomandrilor

Procedura P - 18: SUPERVIZAREA

Fia de evaluare a misiunii de audit intern

PREZENTARE GENERAL
Gestionarea resurselor umane ntr-o instituie public reprezint o funcie suport important, fiind un domeniu de preferin al activitii auditorului intern, justificat n mare msur de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile care le nsoesc. Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni de audit, care prezint n detaliu fiecare pas semnificativ al derulrii misiunii, situaiile concrete analizate fiind comentate pentru nelegere n mod didactic. Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitii, a funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: - organizarea recrutrii personalului; - stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului; - evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor - evoluia carierei personalului - pregtirea profesional continu a personalului - gestionarea dosarelor profesionale - gestionarea carnetelor de munc - funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane - arhivarea documentelor Elaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile i documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale. n etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost ntocmite documentele standard i s-au adus clarificri, fa de norme, cu privire la modul concret de iniiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere i mprire a acestora n mari, medii i mici, clasarea riscurilor i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii Analiza riscurilor i obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit, pe baza creia se va concentra munca pe teren. n etapa de intervenie la faa locului s-a realizat testarea efectiv pe baza listelor de verificare pregtite n etapa anterioar, prin utilizarea unor tehnici diferite de eantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaii i foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborrii fielor de identificare i analiz a problemelor i eventual a formularelor de constatare i raportare a iregularitilor. n etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmrit redactarea acestuia ntr-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica n detaliu a misiunii de audit i comentarea constatrilor, consecinelor i recomandrilor din formulare de constatare eliberate n etapa anterioar. n etapa de urmrire a recomandrilor care se va realiza n perioada de la finalizarea misiunii de audit intern pn la viitoarea misiune planificat propunem unele modele de documente pentru evaluarea intern i extern a activitii de audit intern. Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuii la teoria i practica desfurrii misiunilor de audit intern. n acelai timp acesta reprezint
5

un model general, dar este i o invitaie permanent pentru dezvoltarea sa, att de ctre responsabilii ghidului, ct i de practicienii din domeniul auditului.