75

Seminarii 4&5

ELABORAREA PLANULUI DE DEZVOLTARE

Aspecte teoretice
Rezultatele funciei de planificare se mpart, n funcie de orizont, grad de detaliere i obligativitate n trei categorii principale (Nicolescu & Verboncu, 1995). n primul rnd, prognozele, ce acoper un orizont minim de 10 ani, au un caracter aproximativ, nefiind obligatorii. De regul, prognozele, fie c sunt normative sau exploratorii, se rezum la principalele aspecte implicate, n final coninnd un set de date cu valoare indicativ referitoare la ansamblul firmei sau la principalele activiti ncorporate. Planurile, n care se finalizeaz cea mai mare parte a proceselor de previziune, se refer, de regul, la perioade cuprinse ntre 5 ani i o lun. Gradul lor de detaliere variaz invers proporional cu orizontul, n mod normal planurile curente fiind detaliate, n timp ce planul ntreprinderii pe cinci ani se rezum doar la obiectivele fundamentale ale firmei i la principalele resurse aferente. Planurile firmei au un caracter obligatoriu, fiind baza desfurrii activitilor ncorporate. n activitile economice, planul este un mijloc cu ajutorul cruia se face alocarea resurselor, se programeaz termenele de nfptuire a obiectivelor i se asigur baza informaional de urmrire a realizrilor (Stncioiu & Militaru, 1998). A treia modalitate principal de concretizare a previziunii o reprezint programele. Specific lor este orizontul redus, cel mai adesea o decad, o sptmn, o zi, un schimb, o or. Firete, programele sunt foarte detaliate, elementele cuprinse fiind obligatorii i prezentnd un grad ridicat de certitudine. De regul, programele cuprind previzionri referitoare la activitile de fabricaie i aprovizionare, stabilind n mod precis cantitile de produs sau materie prim pe formaii de munc i executani, la nivel de sptmn, zi, schimb .a. Procesul de cretere al unei organizaii, indiferent de forma ei concret de funcionare, urmeaz un model generic: o organizaie cu un potenial real de dezvoltare (cretere), pornind de la o situaie dat (actual), funcionnd n interdependen cu mediul extern i propune atingerea unor rezultate ntr-o perioad de timp bine determinat. Metodologia elaborrii planurilor de dezvoltare n cadrul planificrii prin obiective cuprinde urmtoarele etape de lucru (Big, 2000): Auditul firmei Ierarhizarea problemelor Stabilirea problemei fundamentale

76

ntocmirea diagramei (arborelui) Cauze - Efecte Analiza scopului ntocmirea diagramei (arborelui) Mijloace - Rezultate Analiza alternativelor Reprezentare matricial (Logframe) Analiza ipotezelor ntocmirea programului de activiti.

Exerciiu: (Scarlat & Big, 1999)

O firm de transport urban de persoane, avnd un parc auto de 24 de autobuze, cu o vechime medie de 15 ani, a nregistrat o scdere a ratei profitului de la 25% la 5%. Se cere elaborarea unui plan de dezvoltare care s vizeze redresarea situaiei menionate. Rezolvare: 1. Auditul firmei (identificarea problemelor) n aceast etap, vom identifica posibilele cauze care au condus la diminuarea ratei profitului. n acest sens, vom lua n considerare, n prim faz, toate ideile care ne vin legate de acest subiect, fr a le analiza prea mult, urmnd ca, ulterior, s eliminm cauzele ce in de mediul extern (neavnd posibilitatea de a aciona asupra mediului extern i neputnd, deci, s-i influenm n vreun fel evoluia) i s grupm ceilali factori de influen n funcie de relaiile de cauzalitate care se stabilesc ntre acetia, pstrndu-i doar pe cei primari. Avem urmtoarele: 1. Comunicare defectuoas (informarea ineficient a clienilor) 2. Rute ineficiente 3. Creterea preului la bilete 4. Revizii tehnice defectuoase 5. Personal indirect productiv prea mare 6. Scumpirea motorinei 7. Greva oferilor 8. Concurena ofer faciliti suplimentare 9. Scderea puterii de cumprare 10. nvechirea parcului auto 11. Calitatea serviciilor prestate este deficitar 12. Utilizarea sub capacitate a autobuzelor 13. Schimbri dese ale traseelor

77

14. Accidente frecvente de circulaie 15. Pierderea unui client major 16. Manager fr experien 17. Servicii la negru 18. ntrzieri ale oferilor 19. Reparaii prea dese 20.Creterea numrului de autoturisme, ca i alternativ la transportul n comun 21. Scderea numrului de clieni 22. Creterea cheltuielilor cu penalitile (amenzi) 23. Orar necorelat cu necesitile de transport ale clienilor 24. Creterea fiscalitii 25. Aspect neplcut al autobuzelor 26. Calitate deficitar a pieselor de schimb 27. Creterea concurenei taximetrelor 28.oferi calificai necorespunztor Vom trece n cele ce urmeaz la eliminarea cauzelor care in de mediul extern: 1. Comunicare defectuoas (informarea ineficient a clienilor) 2. Rute ineficiente 3. Creterea preului la bilete 4. Revizii tehnice defectuoase 5. Personal indirect productiv prea mare 6. Scumpirea motorinei 7. Greva oferilor 8. Concurena ofer faciliti suplimentare 9. Scderea puterii de cumprare 10. nvechirea parcului auto 11. Calitatea serviciilor prestate este deficitar 12. Utilizarea sub capacitate a autobuzelor 13. Schimbri dese ale traseelor 14. Accidente frecvente de circulaie 15. Pierderea unui client major 16. Manager fr experien 17. Servicii la negru 18. ntrzieri ale oferilor

78

19. Reparaii prea dese 20.Creterea numrului de autoturisme, ca i alternativ la transportul n comun 21. Scderea numrului de clieni 22. Creterea cheltuielilor cu penalitile (amenzi) 23. Orar necorelat cu necesitile de transport ale clienilor 24. Creterea fiscalitii 25. Aspect neplcut al autobuzelor 26. Calitate deficitar a pieselor de schimb 27. Intensificarea concurenei taximetrelor 28.oferi calificai necorespunztor n continuare se vor stabili relaiile de cauzalitate ntre factorii interni: 1. Comunicare defectuoas (informarea deficitar a clienilor) 2. Rute ineficiente 3. Creterea preului la bilete 4. Revizii tehnice defectuoase 5. Personal indirect productiv prea mare
6.

nvechirea parcului auto 7

7. Calitatea serviciilor prestate este deficitar 8. Utilizarea sub capacitate a autobuzelor 9. Schimbri dese ale traseelor 10. Accidente frecvente de circulaie
11.

Manager fr experien 1, 2, 3, 5, 8, 9, 12, 13, 16

12. Servicii la negru 13. ntrzieri ale oferilor 14.Reparaii prea dese 15. Creterea cheltuielilor cu penalitile (amenzi) 16. Orar necorelat cu necesitile de transport ale clienilor 17. Aspect neplcut al autobuzelor 18.Calitate deficitar a pieselor de schimb
19.

oferi calificai necorespunztor 15, 17

2. Ierarhizarea problemelor 1. Accidente frecvente de circulaie

79

2. nvechirea parcului auto 3. Revizii tehnice defectuoase 4. Reparaii prea dese 5. Calitate deficitar a pieselor de schimb 6. oferi calificai necorespunztor 7. Manager fr experien. 3. Stabilirea problemei fundamentale Nu se pune deocamdat problema schimbrii actualei conduceri, astfel c, pentru moment, problema 7 se va elimina dintre obiectivele planului de dezvoltare, urmnd ca directorul firmei s parcurg cteva cursuri de specializare i s se alctuiasc o echip de specialiti care s-l consilieze n problemele tehnice. Pe de alt parte, se constat c problemele 2-5 pot s constituie o cauz a accidentelor frecvente de circulaie, astfel c se va identifica problema 1 ca fiind problema fundamental.

Problema fundamental: Accidente frecvente de circulaie

4. ntocmirea diagramei Cauze - Efecte (interpretarea negativ) (efect major) Deteriorarea imaginii de firm

Rniri/accidentri

(efecte)

Clienii nu ajung la timp

(problema major)

Accidente frecvente

Revizii defectuoase Parc nvechit Reparaii dese Calitatea deficitar a pieselor de schimb

(cauze majore)

oferi calificai necorespunztor

80

81

5. Analiza scopului Scopul principal al planului de dezvoltare const din eliminarea problemei fundamentale, deci eliminarea accidentelor. 6. ntocmirea diagramei Mijloace - Rezultate (interpretarea pozitiv) (Obiectiv pe termen lung) mbuntirea imaginii de firm

Eliminarea rnirilor i accidentri

(obiective pe termen scurt)

Autobuze n grafic

(Scop)

Eliminare a accidentel

nnoirea parcului auto Servicii de calitate Piese de calitate

(activiti alternative)

Calificarea personalului Recalificare Schimbarea colii de oferi

7. Analiza alternativelor Ca i alternative posibile pentru eliminarea accidentelor avem (conform diagramei Mijloace Rezultate ntocmite anterior) urmtoarele alternative: 1. nnoirea parcului auto 2. Implementarea unui sistem de asigurare a calitii 3. Aprovizionarea cu piese de schimb fiabile 4. Calificarea i recalificarea personalului 5. Schimbarea colii de oferi. Criteriile luate n considerare n vederea evalurii alternativelor sunt: Nivelul costurilor implicate de implementarea fiecrei alternative n parte (criteriul financiar) Perioada de timp scurs pn la nregistrarea unor schimbri favorabile.

82

innd cont de cele dou criterii enunate, se poate constata c alternativele 3, 4 i 5 presupun costuri mai reduse dect alternativele 1 i 2, avnd i avantajul unor rezultate obinute ntr-un timp scurt. Astfel, n funcie de disponibilitile financiare ale unitii, se va opta pentru abordarea, ntr-o prim faz, a acestor ultime trei alternative, urmnd ca alternativele 1 i 2 s fie planificate i implementate ntr-o perioad ceva mai lung de timp (3-5 ani). 8. Reprezentarea matricial (analiza logic Logframe)
Obiective pe termen lung mbuntirea imaginii firmei Indicatori de realizare - creterea numrului de cltori cu 25% n primele 24 luni - cretere profit cu 10% pe an Indicatori de realizare - creterea nr. de bilete vndute cu 15% n primele 12 luni - scderea cu 50% a reclamaiilor n primele 12 luni Indicatori de realizare - modernizarea unui numr de 10 autobuze n 3 ani - obinerea, la testarea periodic a oferilor, a unor calificative date, impuse innd cont de nivelul de pregtire minim necesar Termene de realizare 1 an Modaliti de verificare - analiza numrului de bilete vndute - analiza documentelor contabile Modaliti de verificare - analiza numrului de bilete vndute - analiza registrului de reclamaii Ipoteze i riscu ri

Obiective pe termen scurt 1. Clieni mulumii

Riscuri i presupuneri

2. Reducerea/ Eliminarea reclamaiilor Rezultate 1. mbuntirea parcului auto 2. Calificarea i recalificarea personalului

Modaliti de verificare - verificarea inventarului anual de autobuze - analiza rezultatelor nregistrate la testrile periodice

Riscuri i presupuneri

Activiti Modernizarea unui numr de 3 autobuze nscrierea oferilor la cursuri de calificare/ recalificare Semnarea unui contract de prestri servicii cu o alt coal de oferi

6 luni

Modaliti de verificare - verificarea inventarului anual de autobuze - fiele de evaluare

Riscuri i presupuneri

1 lun - analiza registrului de nregistrare contracte i a documentelor contabile

83

9. Analiza ipotezelor - se va efectua ca i tem de studiu individual, innd cont de faptul c analiza ipotezelor presupune studierea influenelor posibile datorate mediului extern. Ca atare, se vor face prognozri ale oportunitilor, precum i ale riscurilor, evalundu-se influenele acestora asupra rezultatelor planului de dezvoltare. Se va prefera ntotdeauna planificarea pesimist, adic n condiiile n care riscurile sunt la maximul preliminat pentru perioada de planificare, iar oportunitile au influen sczut. 10. ntocmirea planului de activiti Planul de activiti se va ntocmi doar pentru una dintre activitile stabilite ca necesare n cadrul etapei 8, urmnd ca pentru restul activitilor planurile de activiti s fie s fie ntocmite ca i tem de studiu individual. Activitatea pentru care se prezint planul de activiti este: Modernizarea unui numr x de autobuze (a se vedea pagina urmtoare).

Bibliografie
1. BIG, R. Inginerie economic pentru faculti tehnice. Baia Mare: Editura Fundaiei CDIMM Maramure, 2000. 2. NICOLESCU, O. i VERBONCU, I. Management. Bucureti: Editura Economic, 1995. 3. SCARLAT, C. i BIG, R. Introducere n management. Planificarea dezvoltrii . Baia Mare: Fundaia CDIMM Maramure, septembrie 1999. 4. STNCIOIU, I. i MILITARU, Gh. Management. Elemente fundamentale. Bucureti: Editura Teora, 1998.

Indicatori de realizare

Responsabil

Personal

Materiale i resurse

Costuri preliminate

Observaii

ntocmire dosar de oferte

Dispecer-ef

1 pers. de la Comp. de Marketing + 1 Hrtie Telefax Benzin Main Materiale de birotic pers. de la Comp. Tehnic

5 mi.lei

Dosar de oferte selectate i expedierea celor 5 invitaii de participare la licitaie Dispecer-ef Materiale de birotic

1 pers. de la Comp. de Marketing + 1 pers. de la Comp. Tehnic

250.000 lei

Criterii de selecie utilizate: financiar i tehnic 84

Declararea firmei ctigtoare n urma licitaiei

Director comercial & director financiar

Director comercial, Dispecer-ef + 1 pers. de la Comp. Financiar-Contabil

Pot Telefax Materiale de birotic

1 milion lei

Semnarea contractului de ctre Director general & Director comercial toate prile implicate director financiar + 1 jurist

Protocol Telefax Materiale de birotic

1 milion lei

1 pers. de la Comp. Financiar-Contabil Director comercial Recepia autobuzelor modernizate + Dispecer-ef + 1 & Dispecer-ef pers. de la Magazie + 1 pers. de la CTC

Telefax Materiale de birotic

100 milioane / autobuz

Nr. crt. Activitatea

Ealonare (perioada de timp)

Rezultate

Culegere oferte 1. 1 lun minim 10 oferte de la firme diferite

2.

Analiz i selecie preliminar

3 zile

Selecia a 5 oferte pentru participarea la licitaie 85

Organizare licitaie 3. 2 sptmni

Selectare firm ctigtoare

4.

Contractare

2 sptmni

ntocmire contract Derularea activitii de modernizare 5.

1 an

Modernizarea a x autobuze