MANAGEMENTUL PROIECTULUI EDUCATIONA L

I. Elemente de baza

privind

managementul proiectelor

Cuprins

Programe i proiecte Noiuni generale privind proiectele Planificare strategic i proiecte Sistemul proiect Abordarea participativ n managementul proiectelor Ciclul de via al proiectului Elaborarea propunerii de proiect Criterii de selecie a proiectelor Tipuri de proiecte educaionale

Programe i proiecte

Noiuni generale privind proiectele

un numr de activiti conexe care se desfoar conform unui plan prestabilit n vederea realizrii obiectivelor fixate n termenul determina; un grup de activiti intercondiionate desfurate ntr-o manier organizat, cu un punct de plecare i un punct final bine definite, n vederea realizrii unor rezultate specifice dorite pentru a satisface o serie de obiective clar definite; un ansamblu de activiti ce trebuie realizate ntr-o succesiune logic pentru a ndeplini obiectivele prestabilite indicate de client/beneficiar; un ansamblu de activiti derulate pe o perioad determinat care concur la realizarea unui scop comun general i necesit o investiie de resurse, n vederea ndeplinirii unui set de obiective precise; un mod de mbuntire a unei situaii existente.

Principalele caracteristici ale unui proiect

implic activiti i obiective, necesit coordonare si control potrivit unei succesiuni clare, care s permit ncadrarea n costurile i performanele stabilite; presupune o dinamic a ciclului de via al proiectului; parcurge mai multe etape de evoluie: iniiere, dezvoltare, atingerea finalitilor, ncheierea; se bazeaz pe interdependena dintre scop, obiective, activiti, resurse, rezultate, evaluare; interacioneaz cu celelalte activiti din organizaie si adesea, cu alte proiecte; are un caracter de unicitate, oferit n principal de structura propus i nu

neaprat de activiti; are un anumit nivel de complexitate; adesea, proiectul concureaz alte proiecte sau aciuni similare propuse sau derulate de alte organizaii.

Elementele ale

componente proiectelor

termene de nceput i termene pentru finalizare; specificaii privind utilitatea, finalitatea i calitatea output- urilor; obiectivele, activitile i resursele necesare; bugetul; un cadru de desfurare, care include relaii si funcii ce trebuie definite i dezvoltate n concordan cu obiectivele i natura specific a fiecrui proiect (realitile obiective ce trebuie identificate, delimitate / stabilite, definite, dezvoltate); echipa de proiect; ciclul de via al proiectului compus din mai multe etape ce includ: identificarea, analiza, formularea proiectului, pregtirea acestuia, evaluarea preliminar a proiectului, angajarea finanrii, implementarea, monitorizarea i evaluarea final a

rezultatelor proiectului.

Reuita unui proiect depinde de:

voina de a reui a tuturor factorilor care pot contribui la derularea proiectului, ceea ce presupune participarea acestora n toate etapele n care i pot aduce contribuia; este obligatorie explicarea clar a dificultilor cu care grupul de pregtire / gestionare / implementare a proiectului se va confrunta pe parcurs, a obiectivelor de atins, instaurarea unui sistem de evaluare a progresului, precum i recunoaterea i punerea n valoare a tuturor aciunilor care determina minimizarea riscurilor; claritatea structurrii proiectului , care presupune o bun nelegere a contextului existent, a obstacolelor si avantajelor, a resurselor disponibile sau poteniale, a condiiilor de reuit i a tuturor elementelor implicate n implementarea proiectului; urmrirea unui ciclu judicios de via a proiectului; calitatea managementului proiectului.

Planificare strategic i proiecte

Planificarea strategic se realizeaz pe termen lung i foarte lung i se refer la obiective care nu pot fi planificate n acelai mod ca printr-un proiect (ntr-o abordare pragmatic resursele umane, materiale i financiare nu pot fi calculate cu exactitate pentru lungi perioade de timp). Planificarea strategic presupune o viziune de ansamblu, o perspectiv suficient de flexibil pentru a include elemente tactice i modificri care s nu compromit obiectivele pe termen lung ce se gsesc ncorporate n cadrul viziunii organizaionale. Planificarea strategic poate avea drept rezultat final un program extins pe o perioad mare, nu poate fi conceput n toate amnuntele i pe toate

palierele. Elementele de detaliu ale planificrii strategice sunt asigurate prin intermediul proiectelor i al managementului acestora.

Planificare strategic i proiecte

Se impune evidenierea distinciei dintre proiectul ca rezultat al procesului de concepie i procesul de implementare a concepiei respectiv punerea n practic a proiectului. Specificul fiecruia este diferit iar metodele de management sunt i ele diferite. Proiectul n sine este ntotdeauna legat de o organizaie i const n alocarea resurselor pentru a se atinge un obiectiv clar. Resursele provin nu numai din cadrul organizaiei, dar i din exteriorul acesteia, de la alte organizaii, precum i de la grupul int. n momentele conceperii i derulrii unui proiect este important analiza contextului i a perspectivei organizaionale n care se deruleaz acesta. Contextele derulrii unui proiect pot fi extrem de diverse; de la contexte total favorabile n care cadrul general, interesele celor implicai i rezultatele ateptate reprezint factori facilitatori ai derulrii programului, pn la contexte total defavorabile n care nu exist convergen ntre factorii mai sus

amintii. n managementul general al proiectelor analiza contextului se traduce prin aa-numitul studiu de fezabilitate.

Sistemul - proiect

Abordarea participativ n managementul proiectelor

PROIECT

CONTEXT

INSTITUIE

GRUP INT

Piramida proiectului

Ciclul de via al proiectului

Structura general a ciclului de viata a unui proiect const ntr-o suit de etape succesive de culegere a informaiilor i de luare a deciziilor, care au loc ntre nceperea si ncheierea proiectului. Terminologia asociat acestor etape difer n funcie de finanatori.
IDENTIFICAREA PROBLEMEI

EVALUAREA FINAL

FORMULAREA I PREGTIREA

IMPLEMENTAREA

ANALIZA I EVALUAREA PRELIMINAR

Ciclul de via al proiectului

Modelul 1 corespunde unui ciclu de via al proiectelor propuse a fi finanate
prin programe europene ce pune accent pe cele dou faze de evaluare. Modelul 2 prezint o structur general a unui proiect ce particip la o competiie de finanare, n timp ce modelul 3 prezint un model generic al ciclului de via al unui proiect, fie finanat fie nefinanat.

Ciclul de via al proiectului

Ciclul de via al unui proiect cuprinde urmtoarele etape generale: 1. identificare i analiz; 2. pregtire i asumare; 3. implementare i monitorizare; 4. evaluare final. 1. Identificarea i analiza include urmtoarele activiti: a. adunarea unui volum ct mai mare de informaii; b. definirea ideii proiectului; c. stabilirea obiectivului general al proiectului; d. analiza situaiei prezente; e. identificarea necesitilor ce urmeaz a fi rezolvate; f. realizarea unui plan de cheltuieli sau un buget orientativ; g. stabilirea prioritii acestor necesiti;

h. i. j. k.

decizia de oportunitate privind proiectul; stabilirea grupului int; consultarea cu potenialii parteneri; consultarea cu potenialii beneficiari.

Ciclul de via al proiectului

2. Pregtirea i asumarea proiectului cuprinde urmtoarele etape: a. stabilirea obiectivelor specifice i a rezultatelor ateptate; b. identificarea resurselor necesare pentru derularea proiectului; c. identificarea resurselor disponibile pentru proiect; d. distribuia proiectului pe activiti; e. distribuia responsabilitilor ntre parteneri; f. conceperea formei finale i planificarea proiectului; g. asumarea de ctre promotor i

parteneri a obligaiilor ce decurg din proiect.

Ciclul de via al proiectului

a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

3. Implementarea i monitorizarea proiectului se refer la urmtoarele activiti: mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcin i obiectiv; consultarea cu membrii echipei proiectului, cu partenerii de proiect i beneficiarii; furnizarea de informaii despre evoluia proiectului pe tot parcursul desfurrii acestuia; adaptarea continu a proiectului n funcie de ateptrile potenialilor beneficiari; respectarea termenelor limit, monitorizare permanent i dezvoltarea unor forme de raportare ntre membrii proiectului sau ntre echipa proiectului i finanator; achiziionarea de bunuri i servicii; monitorizarea obiectivelor de ansamblu ale proiectului, asigurarea unor servicii de calitate, urmrirea meninerii unor costuri ct mai sczute; diseminarea rezultatelor i a bunelor practici; identificarea eventualelor eecuri dar i a soluiilor care s conduc la eliminarea acestora; modificarea rezultatelor planificate i a obiectivelor proiectului cu unele realizabile, atunci cnd se constat discrepane grave fa de planificarea iniial.

Ciclul de via al proiectului

a. b.

c. d. e.

4. Evaluarea final cuprinde urmtoarele etape n derularea proiectului: evaluarea ndeplinirii integrale a obiectivelor generale i specifice de ctre promotor i parteneri (evaluare intern); evaluare financiar i auditare n cazul n care este vorba despre proiecte finanate din diverse surse; de regul, n funcie de volumul finanrii i de exigenele specifice, finanatorii pot impune structuri de evaluare independente (evaluare extern); valorificarea experienei ctigate, prin identificarea unor idei pentru proiecte viitoare; identificarea unor poteniale surse de finanare pentru viitoare proiecte; identificarea necesitilor pentru proiecte viitoare.

Elaborarea propunerii de proiect: Rezumatul proiectului

Rezumatul proiectului include:

titlul proiectului i eventual acronimul acestuia; cuvintele cheie (de obicei, maxim cinci) durata proiectului (exprimat n luni); programul sau domeniul cruia i se subscrie proiectul; promotorul proiectului; scopul proiectului i justificarea necesitii proiectului; prezentarea succint a stadiului actual al problematicii proiectului, sau a situaiei de fapt, la nivel instituional, local, regional, naional sau internaional; obiectivul central al proiectului (perspectiva pe termen lung) i eventual alte dou - trei obiective principale (perspectiva pe termen scurt / mediu) ; o descriere scurt a activitilor principale ale proiectului; aceste activiti trebuie s fie n deplin concordan cu obiectivul central al proiectului; rezultatele precise pe termen scurt / lung care trebuie s fie uor de evaluat; grupul sau grupurile-int precum i posibilii beneficiari ai rezultatelor proiectului; impactul i eficiena estimat a proiectului n funcie de criteriile specifice i de tipul proiectului; costurile estimate: costurile totale reclamate de realizarea proiectului, finanarea solicitat, posibiliti de autofinanare.

Elaborarea propunerii de proiect: Parteneriatul i echipa de proiect

Propunerea de proiect trebuie s includ, informaii referitoare la membrii parteneriatului. Pe lng datele de identificare ale fiecrui membru al parteneriatului (promotor, parteneri, experi, prestatori de servicii), trebuie indicate clar responsabilitile i rezultatele ateptate de la fiecare dintre acetia. Echipa de management a proiectului este, de regul, constituit din membri ai instituiei promotoare, persoane cu experien i cu abiliti diferite n ce privete conducerea unor proiecte (de exemplu: specialiti n legislaie, specialiti financiari, specialiti n relaii umane i comunicare, informaticieni etc.). Directorul de proiect trebuie s fie un specialist recunoscut i cu experien n tematica pe care o abordeaz proiectul ct i n managementul de proiect. De multe ori, acestuia i revine responsabilitatea derulrii proiectului, att din perspectiva rezultatelor obinute ct i a cheltuielilor angajate.

Elaborarea propunerii de proiect: Descrierea obiectivelor i activitilor proiectului

Obiectivele propuse prin proiect exprim cu claritate ceea ce urmeaz s se realizeze i constituie elemente cheie, n funcie de care se construiesc celelalte capitole ale proiectului. Foarte important, trebuie fcut distincia clar ntre obiective i mijloacele de realizare a acestora. Descrierea planului i activitilor din cadrul proiectului presupune utilizarea unor instrumente specifice (realizarea unor tabele i diagrame):

structura de management a proiectului; contribuia la dezvoltarea resursei umane; distribuia secvenelor de activiti n cadrul proiectului, pentru fiecare partener; organigrama de dependen a proiectului (graficul PERT); programarea cronologic a activitilor proiectului (graficul GANTT); analiza subprogramelor, a activitilor, a fazelor, cu specificarea clar a rezultatelor i impactului; strategia de evaluare a rezultatelor (pariale i globale); aici trebuie avute n vedere criteriile pentru evaluare, diseminarea rezultatelor, beneficii i avantaje, utilizarea rezultatelor de ctre grupul-int, parteneri i teri; metode de monitorizare i raportare.

Elaborarea propunerii de proiect: Planul financiar al proiectului

Planul financiar trebuie s ofere un set de informaii extrem de importante n contextul procesului de scriere a proiectului. De regul, finanatorii impun propriile reguli privind accesarea diverselor categorii de fonduri. Acesta este i motivul pentru care este absolut necesar citirea atent a ghidului finanatorului i a instruciunilor financiare. Cu foarte mici excepii toate programele ce pot fi accesate astzi presupun o cofinanare, respectiv asigurarea unei pri din totalul finanrii solicitate de nsi promotorul proiectului. n funcie de specificul fiecrui proiect, se pot evidenia dou mari categorii de cheltuieli costuri eligibile i costuri neeligibile. nainte de angajarea oricrui tip de cheltuieli directorul de proiect i echipa managerial trebuie s se informeze asupra diverselor categorii de cheltuieli. De remarcat faptul c anumite cheltuieli eligibile pentru unele categorii de proiecte (de exemplu echipamentele costisitoare n cazul unor proiecte de dotri) pot fi neeligibile n cadrul altor tipuri de proiecte.

Elaborarea propunerii de proiect: Impactul continuitatea, diseminarea

Impactul proiectului se exprim n

consecinele pozitive / negative generate la nivelul grupurilor int i al partenerilor de proiect. Continuitatea Durabilitatea se refer la modul n care promotorul proiectului va reui s continue activitile dup ce se va sfri sprijinul acordat de instituia finanatoare. Diseminarea se refer la modul n care se realizeaz difuzarea informaiilor despre proiect i despre rezultatele sale ctre

instituii / persoane / entiti pentru care aceste informaii pot prezenta interes.

Criterii generale de selecie a proiectelor

Conformitatea i adecvarea proiectului la tematica general i obiectivele scoase la competiie; Realismul i fezabilitatea proiectului; Calitatea managementului de proiect (experiena i competena directorului de proiect); Organizarea i planificarea activitilor proiectului: structura, etape, resurse; Claritatea responsabilitilor, coordonarea eforturilor partenerilor; Structura i calitatea parteneriatului; Asigurarea resurselor pentru derularea proiectului (situaia financiar a partenerilor, dotri necesare, etc.);

Analiza i evaluarea costurilor (nivelul costurilor totale, pe etap, pe activiti, eficiena costuri / rezultate); Calitatea produselor i serviciilor oferite.

Criterii specifice de selecie a proiectelor

Calitatea tiinific a propunerii (gradul de noutate, originalitatea propunerii, conectarea cu proiecte naionale / internaionale, contribuia la dezvoltarea domeniului, multidisciplinaritate, parametri de performan etc.); Beneficii directe estimate pentru grupul int, promotori, alte grupuri implicate sau vizate; Impactul asupra mediului (fizic, natural, social);

Complexitate structural; Dezvoltarea de parteneriate; Impunerea de modele sau bune-practici etc.

Tipuri de proiecte educaionale

proiecte de atragere a resurselor financiare i de dezvoltare a bazei materiale centrate pe achiziionarea de echipamente, mijloace de nvmnt, materiale informative, tehnic de calcul, soft-uri i alte categorii de resurse care pot asigura formarea unei baze de date, suport pentru activitatea didactic i pentru activitile nonformale din coal. proiecte de dezvoltare a resurselor umane centrate pe informarea i formarea corpului profesoral n diferite domenii atractive pentru activitatea la nivelul instituiei i/sau comunitii. proiecte de intervenie educaional elaborate n vederea identificrii unor aspecte problematice specifice comunitii educaionale i rezolvarea acestora prin elaborarea unor proiecte de intervenie prompt n plan educaional. Exemple: proiecte de contientizare i rezolvare a fenomenelor sociale; proiectele de asisten psihopedagogic specializat;

Tipuri de proiecte educaionale

proiecte de dezvoltare a relaiilor comunitare axate pe identificarea la nivelul comunitii, a unor categorii speciale de resurse educaionale( limb, tradiii, obiceiuri, arhitectur local, port popular etc.) i integrarea acestora cu succes n procesul instructiv-educativ, prin crearea unor parteneriate ntre coal i comunitatea local. Exemple:

parteneriatele cu prinii i alte instituii ale comunitii la nivel local (ziua porilor deschise, clubul prinilor,

iniierea i derularea unor campanii de contientizare a unor probleme cu care se confrunt comunitatea etc.) parteneriate ntre coli la nivel naional (pot aborda fenomene reale i provocatoare att pentru copii ct i pentru cadrele didactice: cunoaterea modelului cultural naional, prin includerea unor domenii diverse: literatur, art, istorie, relaia dintre minoriti i majoritate, promovarea unor anse egale pentru minoritile dezavantajate, comunicare intercultural etc.). parteneriate ntre coli i instituii la nivel internaional aceste tipuri de proiecte au fost ncurajate i susinute de unele programe europene, unele devenite familiare i n sistemul nostru de nvmnt: Socrates, Comenius, Grundtvig, Leonardo da Vinci.