INVENTARIEREA MICROFILMELOR

Microfilmele, xerocopiile si fotocopiile documentelor referitoare la istoria Romaniei, provenite din arhivele din strainatate se recopiaza pe microfilme. Inainte de microfilmare, copiile documentelor se ordoneaza in pachete pe tari. Pachetele se numeroteaza cu cifre romane. Documentele se numeroteaza in cadrul pachetului cu cifre arabe incepand cu numarul 1 pt fiecare pachet (de ex : Xerocopii SUA, pachet 11, nr.7) Incepand cu anul 1964 reprezentantii AN au inceput sa mearga la stadii de cercetare in strainatate, ca sa se documenteze despre poporul roman, documente ce nu existau la noi => au fost aduse microfilme si copii xerox. Documentele se grupeaza pe pachete, se ordoneaza cronologic, in cadrul fiecarui pachet se numeroteaza incepand cu 1. Se constituie role, care se grupeaza in colectii pe tari. Rolele se numeroteaza cu cifre arabe, incepand cu nr 1, in cadrul fiecarei colectii in ordinea intrarii in depozit. Cadrele fiecarei role se numeroteaza incepand cu cadrul 1. Cota rolei : fiecare rola primeste o cota, formata din urmatoarele elemente : codul colectiei, anul includerii rolei in fondul de asigurare al AN si nr de ordine al rolei in cadrul colectiei (de ex. 012-84-1). Codul de tara : in ordinea intrarii documentelor in arhivele romanesti (de ex. 001-RDG). Cota se inscrie pe peliccula la inceputul si la sfarsitul acesteia fiind precedata de denumirea colectiei si de nr rolei. ex. 012-codul de tara; 84-anul intrarii in AN; 1-nr rolei

Registrul microfilmelor

- Nr crt - Nr si data inregistrarii actului insotitor

- Detinatorul documentelor microfilmelor - Denumirea fondului microfilmat - Nr de ordine al colectiei de microfilmare - Cota documentelor in arhiva detinatoare - Caracteristici tehnice - Nr cadrelor - Nr de ordine al rolei in cadrul colectiei - Observatii * la Observatii se trece numele persoanei care a efectuat cercetarea si perioada Registrul microfilmelor - forma de evidenta primara a documentelor din strainatate.

Fisa rolei

Model Anexa 8 din Normele tehnice nr 227/1996 ex. Denumirea colectiei Microfilme Germania Cota rolei 012-84-1 Cadre 1-55, 25-30 duble

Provenienta : Bundesarchiv Deutschland (Arhiva Federala Germania) Fondul : Sammlung Willy Prager (Colectia W. Prager) Partea structurala : W120 Cotele : Foto 1-55 Anii : 1939-1940 Continutul : imagini din Bucuresti Limba : germana, romana Inventar nr 40 (nr inventarului din Registrul inventarelor din AN Romania) Cota veche* : Bundesarchiv W13 (numai atunci cand se preiau cote) Semnatura : Popescu Maria (pers care a intocmit fisa rolei)

Fisa rolei se intocmeste pt fiecare rola in doua exemplare. Se inregistreaza in fisa "Situatia colectiei de microfilme", model Anexa 10. Fisele se pastreaza grupate pe tari , in ordinea crescanda a numerelor.

Fisa "Situatia colectiei de microfilme RFG" model Anexa 10 Norme

tehnice nr 227/1996 ex. - Cota rolei - Nr cadre 60 012-84-1

- Nr copii * - pozitiv - negativ (se mentioneaza forma in care se afla in cadrul serviciului/ biroului de microfilme) - Xerocopii microfilmate - Anii extremi ai doc 1939-1940 - Lb doc Ge Ro da/nu 40

- Situatia prelucrarii : - Fisa rola - Nr inv

- Ghidul microfilmelor - Baza date - Observatii nu

Inventarierea micrfilmelor

Presupune : 1. Intocmirea unui inventar care cuprinde : o coperta, foaie de titlu, prefata, sumar, continut. Un inventar poate cuprinde o rola sau mai multe role din cadrul aceleiasi colectii. 2. Numerotarea filelor si certificarea inventarului.

3. Intocmirea inventarului in 3 exemplare. 4. Inregistrarea in registrul inventarelor.

Inventar 1. Coperta si foaia de titlu cuprinde : - denumirea compartimentului care detine colectia de microfilmare - denumirea colectiei - numerele de ordine alea rolelor cuprinse in Inventar - anii extremi ai documentelor 2. Prefata : - tara si fondul/colectia de unde provin documentele - rolele pe care sunt microfilmate - limbile in care sunt scrise documentele care sunt microfilmate pe role - numele, prenumele si functia persoanei care a depistat/identificat documentele - anul in care s-a efectuat cercetarea - scurta prezentare a continutului documentelor - precizarea numelui si prenumelui arhivistilor care au efectuat operatiunea de inventariere - data intocmirii inventarului 3.Sumar : ex. Rola 1 Rola 2 nr.1-10 nr 11-20 4. Continutul ex. Colectia Microfilme RDG Rola nr 1 Provenienta : Bundesarchiv Deutschland (Arhiva Federala Germania)

Fondul : Sammlng Willy Prager (Colectia W Prager) Denumirea partii structurale inventariate - Nr crt - Cota la detinator Foto1 1 W120

- Cuprinsul documentelor Florareasa in Bucuresti, lb germana - Datele extreme - Cadrele 1939.10.31 1

- Obs * : se mentioneaza cotele xerocopiilor si fotocopiilor date la AN ale Romaniei COTA = Colectia microfilme, nr Pachet, nr doc Pe fiecare pagina de inventar, in coltul stanga sus, se vor inscrie numele colectiei de microfilme si nr de ordine al rolei. ex. Rusia C.X. (copii xerox) 1 m.l. 1000 u.a. -> pachete I II cota= C.X.R., II/103 1-100 1-105......1000

Ghidul microfilmelor

- in ghid sunt prezentate toate colectiile de microfilme existente la AN - ne ofera informatii exacte despre doc microfilmate aduse din strainatate si ne ajuta sa cunoastem sa identificam fondurile in care se afla documentele dupa care au fost executate microfilmele - are rolul de a ne ajuta evitarea cercetarii duble Se constituie astfel : - in ghid se fac inregaistrari in ordine alfabetica Prefata : - tara si codul atribuit de catre AN - denumirea arhivei in care s-a efectuat cercetarea

- cota documentelor in arhiva detinatoare - anii extremi ai documentelor - continutul pe scurt al documentelor - cota microfilmelor la AN - nr rolei in cadrul colectiei - nr cadrului - nr inventarului