Metode de comunicare

n etapa de comunicare, practicantul RP trebuie s decid - aa cum am mai spus - cum anume va informa publicul. O modalitate este de a aplica tactici scrise. Acestea includ comunicate de pres, buletine informative, periodice editate de organizaie, brouri, ghiduri, rapoarte anuale, reclama corporativ, fie de date, cri, facsimile, panouri electronice de informare. Exist, de asemenea, i tactici verbale . Discuiile fa-n-fa, conferinele de pres, ntlnirile, prezentrile, casetele audio, atelierele, tirile difuzate la radio i discursurile, sunt cteva din aceste tactici . A treia metod este cea a tacticilor vizuale. Acestea includ anunurile i apariiile televizate, casetele video, filmele, diapozitivele i rolfilmele, planele transparente, fotografiile, graficele, panourile, comunicatele video. Ultima metod, de dat mai recent, este comunicarea prin Internet i prin celelalte tehnologii de comunicaii moderne. Internetul, calculatoarele, satelitul, teleconferina, sunt cteva din aceste metode. Autostrada informaional (information highway) ajut mii de companii i organizaii s fac schimb de mesaje i s-i promoveze ideile. Thill i Bovee sunt de prere c mesajele electronice sunt cea mai bun metod dac nu ai nevoie de o reacie imediat, dar ai nevoie de vitez, dac nu ai nevoie de o eviden permanent, dar vrei s depeti barierele de fus orar (csu vocal, fax), dac vrei s reduci riscul distorsionrii specific mesajelor orale, dar eti grbit i te afli undeva la mare distan (e-mail). Avantajul acestor tactici este c ele ajut organizaia s ajung imediat la un auditoriu larg. Comunicatele de pres Principiile de baz ale redactrii unui comunicat de pres Cine, ce, cnd, unde i de ce: comunicatul trebuie s includ toate aceste informaii Primul paragraf al comunicatului trebuie s conin toate informaiile importante: formulai mesajul pe care ncercai s l transmitei o dat cu partea cea mai important a relatrii i includei textul n primul paragraf, astfel ca acesta s devin un sumar al ntregului comunicat; Folosii citate n cuprinsul comunicatului i asigurai-v c este clar cine anume este autorul lor : ncercai s folosii un citat n primul sau al doilea paragraf al articolului, pentru a aga cititorul; Folosii un limbaj simplu: evitai jargonul i acronimele; Comunicatele de pres trebuie dactilografiate la dou rnduri i cu margini late: aceasta permite editorului s fac corecturi sau tersturi pe text, dac este cazul. Uurnd munca jurnalistului, avei mai multe anse s-l determinai s foloseasc articolul dvs. Marcai sfritul relatrii, pentru a fi foarte clar unde se termin comunicatul i ncep alte informaii; Este posibil s fie nevoie s includei i alte informaii generale la sfritul comunicatului, i acestea trebuie s ia forma Notelor ctre editor: Aceste note se dactilografiaz utiliznd spaierea standard la un rnd; Scriei ntotdeauna data i ora emiterii pe comunicatul de pres, iar dac comunicatul nu se public imediat, instituii un embargo n acest sens;

 Pe comunicat trebuie s apar, n toate cazurile, un nume i un numr de contact, pentru eventualitatea n care jurnalistul care se ocup de cazul respectiv are nevoie de informaii suplimentare; Dai un titlu interesant comunicatului de pres: dei ziarul va alege probabil un alt titlu, un titlu bine formulat convinge cititorul s citeasc articolul; Ideal, comunicatul ar trebui distribuit pe hrtie destinat special comunicatelor de pres; Distribuii comunicatul att prin fax ct i prin email; Respectai aceste reguli i vei face viaa mai uoar celui care primete comunicatul: jurnalitii primesc zeci de comunicate de pres n fiecare zi, iar dac al dumneavoastr este clar, concis i interesant, atunci v putei atepta ca acesta s fie preluat. Respectai instruciunile referitoare la identitatea vizual impuse de subiectul pe care l tratai, (ex. Proiecte finanate de UE) Buletine informative i publicaii periodice Buletinele informative i publicaiile pot fi editate pe plan local i sunt autofinanate. Sfaturi utile de redactare a unui buletin informativ
Alegei bine titlul principal i scriei-l cu litere ngroate, dac intenionai s editai o serie de buletine informative, deoarece titlul principal va fi acelai de fiecare dat. Acesta va crea o impresie puternic de consecven. Scriei n colul din dreapta sus "Nr...", astfel ca cititorul s vad c intenionai s continuai editarea. Chiar i dac este vorba de prima ediie, acest lucru v va fi de folos n viitor. Stabilii apoi cte articole vei aeza n pagin. Aezai textele n pagin astfel nct acestea s nu se amestece i s deruteze cititorul. Lsai spaiu suficient pentru articolul principal, de regul n colul din stnga sus, pentru c acolo se uit cititorul cnd privete prima oar o publicaie. Dac v hotri s nu separai articolele ntre ele printr-o linie, le putei ncadra ntr-o caset sau, dac publicaia are forma unei gazete propriuzise, plasai articolele n coloane, cu subtitluri ngroate. Concepei titluri interesante i scriei-le ct mai vizibil posibil. Dac titlul este neatrgtor, cititorul nu se mai deranjeaz s citeasc restul textului. Titlurile nu trebuie s fie neaprat scrise cu majuscule. Titlurile nu trebuie s fie ntotdeauna la nceputul articolului, ci pot fi aliniate la stnga sau la dreapta, cu textul aezat pe centru. Astfel de abateri de la norm fac publicaia mai interesant i-i confer personalitate. ncercai s nu folosii prea multe tipuri de scriere. Pentru a obine efecte diferite, nu trebuie s schimbai caracterele. Folosii un singur caracter (maximum dou!) i, pentru diversitate, folosii scrierea ngroat, italic, ngroat-italic. Chiar i literele normale dar mai mari arat bine. Grafica nu este vorba de vreo tehnic sofisticat. Grafica poate consta din linii simple, desene, fotografii, caricaturi sau logouri. Un desen 'haios' inserat ntr-un articol despre o problem local nu vulgarizeaz problema n sine, ci pur i simplu determin (sperm!) cititorul s continue s citeasc. Fii ateni cu fotografiile. Verificai ca acestea s fie fcute n locaia potrivit, pentru c nu vei dori s risipii un spaiu preios insernd imagini care nu au legtur direct cu ceea ce relatai. Editorul v poate

sftui n acest sens. Pentru mai mult diversitate, putei imprima cu cerneal neagr, dar pe hrtie colorat. Nu folosii o grafic supradimensionat ea nu trebuie s domine publicaia. Numai dup realizarea machetei grafice putei scrie i aduga textul. n aceast faz tii deja cam ce articole vei folosi, dar acestea trebuie scrise astfel nct s ncap n spaiul alocat i nu nghesuite sau lrgite ca s se ncadreze n spaiul respectiv. Textele trebuie s fie scurte i la obiect, oferind cititorului ct mai mult informaie n ct mai puine cuvinte. Uneori, n loc de paragrafe, folosii o propoziie introductiv urmat de subpuncte scriei propoziii scurte, cizelate, care subliniaz clar fiecare punct. Putei apoi ncheia cu o concluzie concis eventual cu o ntrebare, pentru a lsa cititorul s reflecteze asupra chestiunii. Nu micorai literele prea mult. Literele cu care se tipresc buletinele informative obinuite sunt att de mici ct s poat fi citite.

Foi volante i pliante Foi volante (Fact-sheets) - Acestea aleg un subiect anume i explic, ntr-o serie de subpuncte sau ntr-o serie de ntrebri i rspunsuri, ntr-un limbaj simplu, detaliile subiectului respectiv. Foile volante trebuie s fie produse simplu i ieftin, tiprite cu culoare neagr pe hrtie de imprimant de culoare diferit pentru fiecare subiect n parte. Pliante (Leaflets) - i acestea trebuie s trateze doar un subiect i spaiul va fi exploatat la maximum pentru a insera desene i fotografii care s ilustreze mesajulcheie. Dac pliantul se produce ntr-un tiraj de mas, exist oferte avantajoase de tiprire color pe hrtie lucioas . Fluturai (Flyers) Sunt foi simple, coninnd un singur mesaj, care pot fi reproduse la fel ca i foile volante.

Discursuri i prezentri Secretul unui discurs reuit const n pregtirea, exersarea, analizarea i din nou exersarea acestuia. Sfaturi pentru reuita discursului Gndii-v la auditoriu, la mesajele pe care ncercai s le transmitei acestuia i la ct va fi de receptiv. Ce obiectiv urmrii s-l informai/ s-l convingei/ s-l inspirai sau s-l distrai? Cunoatei-v subiectul i coninutul acestuia. Modul de prezentare este foarte important Cunoatei-v mesajul i poziia. Avei ncredere n ele! Stabilii care vor fi atitudinea/ tonul dumneavoastr. Om de stat sau agent de vnzri? Autoritate sau catalizator?

 Stabilii ce rspuns dorii s obinei unul general sau unul la obiect: Folosii un limbaj simplu i familiar. Dac 10% din ceea ce ai spus s-a reinut, ai reuit! Fii pregtii s v vedei i s v ascultai vorbind aa cum face auditoriul! Fii politicos i prietenos privii din cnd n cnd n ochi auditoriul. Concentrai-v atunci cnd ali membri din echipa sau comitetul dvs. Iau cuvntul. Susinei-v membrii echipei prin cuvinte i atitudine. Ateliere i sesiuni informative lucru, sesiuni de ntrebri-rspunsuri, prezentri fcute de participani etc.) i mijloace moderne (retroproiectoare, video-proiectoare, plane, prezentri video etc), adecvate metodelor didactice destinate adulilor. Astfel, comunicarea devine mai uoar, iar folosirea simultan a 3 canale de comunicare i implicarea direct a participanilor n proces fac ca impactul s fie mai mare, participanii avnd posibilitatea de a nelege mai bine conceptele i aplicarea acestora. Pregtiri prealabile Interactivitatea este caracteristica general a atelierelor; Dezbaterea i stabilirea tematicii de pe agenda seminarului; Definirea i pregtirea studiilor de caz; Pregtirea aplicaiilor; Redactarea exemplelor i a materialelor pentru participanii la seminar; Pregtirea chestionarelor Dotri Slile trebuie s fie bine echipate logistic i acustic; Retroproiectoare, ecrane; Transparente; Plane; Documentaie (materiale tiprite); Cte un exemplar din documentaie pentru fiecare participant Alte materiale informative Pregtii un program care menioneaz data, ora i locul precum i subiectele seminarului i trimitei-l o dat cu invitaia de participare. Seminarii i conferine Sunt informri care dureaz, de obicei, una sau mai multe zile. Ele se in fie pentru un auditoriu invitat, fie cu participarea liber a publicului, i trateaz, de regul, mai multe domenii ale unui subiect general. Sala trebuie pregtit pentru seminar. Amplasai un banner cu mesajul-cheie pe care l promovai, n spatele vorbitorului. Acoperii masa cu o fa de mas lung (picioarele vorbitorilor pot distrage foarte mult atenia auditoriului) iar la mijloc, aezai un aranjament floral. Dac ai pregtit afie, le putei expune de jur mprejurul slii, pentru a ilustra mai bine mesajul-cheie.

Interviuri de pres Repetai toate ntrebrile i rspunsurile posibile nainte de a v ntlni cu intervievatorul. Rspundei la ntrebare dup aceea orientai discuia spre ceea ce avei dv. de spus. Fii concis - uneori vei avea la dispoziie doar cteva secunde pentru a transmite mesajul corect; spunei acelai lucru n diverse feluri, i nu multe lucruri n acelai fel. Atitudinea, nu ceea ce spunei, creeaz impactul. Trebuie s fii sincer, relaxat, deschis ntrebrilor, agreabil, competent i cooperant. Mimica s fie natural! Chipul dvs. trebuie s arate c intervievatorul este important pentru dvs. Artai c v face plcere conversaia! Dac trebuie s evitai un rspuns direct, dai de neles intervievatorului c vrei s rspundei la ntrebare dar c, fie nu putei (negocierile sunt confideniale, nu exist un rspuns direct etc.), fie ai fi mai util dac a-i aduga la discuie un punct de vedere diferit! Reflectai nainte de a vorbi! Folosii pauze pentru a v concentra asupra punctului urmtor. Decidei cnd s "aprai/corectai/atacai" sau " s ignorai" anumite poriuni din comentariile intervievatorului. Stabilii care sunt punctele-cheie pe care vrei s le transmitei. Vorbii simplu i anunai ceea ce urmeaz s spunei. Adoptai o atitudine pozitiv, ntr-o manier subtil i discret nu v situai n defensiv. Vorbii clar i rar. Consultri publice (edine publice) Exist de regul un program de informare a publicului de ctre autoritatea competent, cu privire la exerciiul de consultare public. Acest program trebuie s dea publicului posibilitatea de a face comentarii. n funcie de dimensiunea i natura proiectului, exist diverse proceduri de comunicare destinate consultrii publice. Instrumentele de comunicare includ Proceduri de comunicare utilizate prin intermediul presei Contactarea direct a tuturor factorilor interesai de proiectul propus. Aranjarea unui spaiu pentru toat durata consultrii publice, n care toi cei interesai s aib acces la planurile proiectului. Pregtirea edinelor Publice n care cei interesai s poat primi informaii i comenta pe tema proiectului propus.