Ghid contabil privind avansurile de trezorerie (II).

Documentele contabile utilizate n relaia cu avansurile de trezorerie Ca i documente contabile, n ceea ce privete avansurile de trezorerie, vorbim de: - dispoziie de plat/ncasare ctre casierie; - ordin de deplasare; - ordin de deplasare n strintate; - decont de cheltuieli (pentru deplasri externe). 5.1. Trebuie s tim despre decontul de cheltuieli (pentru deplasri externe cod 14-5-5) urmtoarele: 5.1.1. Servete ca: - dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n numerar a unor sume, potrivit dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum i a diferenei de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai mari dect avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; - dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor sume care nu reprezint venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziiilor legale; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n contabilitate, n cazul plilor n numerar efectuate fr alt document justificativ. 5.1.2. Se ntocmete n dou exemplare de ctre compartimentul financiar-contabil: - n cazul utilizrii ca dispoziie de plat, cnd nu exist alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.); - n cazul utilizrii ca dispoziie de plat a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.; - n cazul utilizrii ca dispoziie de ncasare, cnd nu exist alte documente prin care se dispune ncasarea (avize de plat, somaii de plat etc.). Se semneaz de ntocmire la compartimentul financiar-contabil. 5.1.3. Circul: - la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz n cazurile prevzute de lege; - la persoanele autorizate s aprobe ncasarea sau plata sumelor respective; - la casierie, pentru efectuarea operaiunii de ncasare sau plat, dup caz, i se semneaz de casier; n cazul plilor se semneaz i de ctre persoana care a primit suma; - la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas, pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate (exemplarul 2); - la pltitor (exemplarul 1). 5.1.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas.

5.1.5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea unitii; - denumire formular: plat/ncasare; - numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - numele i prenumele, precum i funcia (calitatea) persoanei care ncaseaz/restituie suma; - suma ncasat/restituit (n cifre i n litere); scopul ncasrii/plii; - semnturi: conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiarcontabil; - date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primit, data i semntura; - casier; suma pltit/ncasat; data i semntura. 5.2. Trebuie s tim despre ordinul de deplasare (delegaie cod 14-5-4) urmtoarele: 5.2.1. Servete ca: - dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea; - document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate; - document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de nregistrare n contabilitate. 5.2.2. Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre persoana care urmeaz a efectua deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de valori materiale cu plata n numerar. 5.2.3. Circul: - la persoana mputernicit s dispun deplasarea, pentru semnare; - la persoana care efectueaz deplasarea; - la persoanele autorizate ale unitii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii i plecrii persoanei delegate; - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de ctre titular, la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurrii materialelor, stabilindu-se diferena de primit sau de restituit, cu luarea n considerare a eventualelor penalizri i semntura pentru verificare. n cazul n care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect avansul primit, pentru diferena de primit de ctre titularul de avans se ntocmete Dispoziie de plat ctre casierie. n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de Dispoziie de ncasare ctre casierie; - la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz;

- la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate. 5.2.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. 5.2.5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea unitii; - denumirea i numrul formularului; - numele, prenumele i funcia persoanei delegate; scopul, destinaia i durata deplasrii; tampila unitii; semntura conductorului unitii; data; - data (ziua, luna, anul, ora) sosirii i plecrii n/din delegaie; - ziua i ora plecrii; ziua i ora sosirii; data depunerii decontului; penalizri calculate; avans spre decontare; - cheltuieli efectuate: felul actului i emitentul, numrul i data actului, suma; - numrul i data documentului pentru restituirea diferenei; diferena de primit/restituit; - semnturi: conductorul unitii; controlul financiar preventiv, persoana care verific decontul, eful de compartiment, dup caz; titularul de avans. 5.3. Trebuie s tim despre ordinul de deplasare (delegaie) n strintate (transporturi internaionale cod 14-5-4/a) urmtoarele: 5.3.1. Servete ca: - dispoziie ctre conductorii auto s efectueze transporturi n strintate cu autovehiculele unitii; - document de stabilire a avansului n valut, pentru deplasrile conductorilor auto care urmeaz s efectueze transporturi n strintate, pe baza cruia acetia ridic avansul de la casierie; - document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum i a valutei aduse la napoiere n ar; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas (n valut) i n contabilitate. 5.3.2. Se ntocmete la unitile care efectueaz transporturi n strintate, n dou exemplare, pentru fiecare deplasare, de ctre sectorul de exploatare i se semneaz de ctre eful sectorului pentru confirmarea realitii datelor i exactitii calculelor din ordinul de deplasare. 5.3.3. Circul: - la conductorul unitii, pentru semnare (ambele exemplare); - la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz (ambele exemplare); - la conductorii auto care urmeaz s efectueze deplasarea, pentru semnare, pe ambele exemplare, de primire a avansurilor n valut, reinnd exemplarul 1, care urmeaz s fie ataat la Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internaionale) (cod 14-5-5/a); - la casierul unitii care semneaz pentru plata sumei n valut (ambele exemplare) i efectueaz nregistrarea sumelor pltite n registrul de cas (n valut). 5.3.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

5.3.5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea unitii; - denumirea i numrul formularului; - numele, prenumele i funcia titularului de avans; destinaia; marca i numrul autovehiculului; scopul deplasrii; locul de ncrcare; locul de descrcare; - detalierea elementelor de avans n lei i n valut; - numrul i data documentului pentru restituirea diferenei; diferena de primit/restituit; - semnturi: conductorul unitii; eful de compartiment, controlul financiar preventiv, dup caz; titularul de avans. 5.4. Trebuie s tim despre decontul de cheltuieli (pentru deplasri externe cod 14-5-5) urmtoarele: 5.4.1. Servete ca: - document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (n valut i n lei), cu ocazia deplasrii n strintate; - document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas (n valut) i n contabilitate. 5.4.2. Se ntocmete ntr-un exemplar de ctre titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor efectuate pe ntreaga durat a deplasrii. 5.4.3. Circul: - la persoanele autorizate s verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea din deplasare i calculul eventualelor penalizri de ntrziere, care semneaz de verificare; - la persoanele autorizate s exercite controlul financiar preventiv i s aprobe plata diferenei n cazul n care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasrii, suma cheltuielilor efective depete avansul primit; - la casieria unitii pentru plata diferenei, caz n care titularul de avans semneaz pentru primirea diferenei respective, fr a se mai ntocmi document distinct. n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de Chitan pentru operaiuni n valut (cod 14-4-1/a) sau Dispoziie de ncasare ctre casierie (cod 14-4-4), dup caz. 5.4.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. 5.4.5. Coninutul minimal de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea unitii; - denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - numele i prenumele titularului de avans;

- avansuri primite n valut sau n valut i n lei; sume decontate; diferene de restituit/primit; - semnturi: conductorul unitii; eful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verific decontul, dup caz; titularul de avans. 5.5. Trebuie s tim despre decontul de cheltuieli valutare (transporturi internaionale cod 145-5/a) urmtoarele: 5.5.1. Servete ca: - document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (n valut i n lei), cu ocazia deplasrii n strintate; - document pentru stabilirea diferenei de primit sau de restituit de ctre titularul de avans; - document de nregistrare n contabilitate. 5.5.2. Se ntocmete la unitile care execut transporturi n strintate, ntr-un exemplar, de ctre titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe ntregul parcurs, semnndu-se de titularul de avans. 5.5.3. Circul: - la persoanele autorizate s verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea din strintate i calculul eventualelor penalizri de ntrziere, care semneaz de verificare. n cazul n care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect avansul primit de ctre titularul de avans se ntocmete Dispoziie de plat ctre casierie (cod 14-4-4). n situaia n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici dect avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de Dispoziie de ncasare ctre casierie (cod 14-4-4); - la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz; - la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate i a eventualei diferene de primit de ctre titularul de avans. 5.5.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. 5.5.5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea unitii; - denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - numele i prenumele titularului de avans; - avans n valut; sume decontate; diferene de restituit/primit; - semnturi: conductorul unitii, eful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verific decontul, titularul de avans.