SISTEMUL INFORMAIONAL

9.1 Conceptul de sistem informaional 9.1.1 Definirea sistemului informaional Trim ntr-o societate informatizat i trecem printr-o explozie informaional. De aceea este uor s spui c managerul are nevoie s adune informaii pentru a ajuta reducerea nivelului de incertitudine n adoptarea unei decizii, aceste informaii sunt folositoare numai dac sunt informaii corecte. Dar organizaiile produc volume de informaii n fiecare zi, cum poate deci un manager s aib acces efectiv la toate acestea? i odat ce are acces, cum le folosete? Rspunsul la aceste ntrebri st n utilizarea sistemelor informaionale de management i a sistemelor de susinere a deciziei. Cu ajutorul acestor sisteme managerii pot organiza, analiza i stoca cantiti uriae de informaii i le pot accesa atunci cnd este nevoie. Prin planificarea i adoptarea deciziei, managerii influeneaz semnificativ orientarea i succesul companiei. Managerii de succes i companiile de succes depind de informaii oportune i de ncredere atunci cnd realizeaz planuri i adopt decizii. Acest capitol explic modul n care informaiile oportune i de ncredere pot deveni disponibile managerilor i felul n care managerii pot utiliza aceste informaii pentru a mbunti calitatea deciziilor lor. Sistemul informaional reprezint ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale a procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiei menite s contribuie la statutul i realizarea obiectivului ntreprinderii. Accentum acest aspect ntruct, nu de puine ori, mai ales unii informaticieni, pun semnul egalitii ntre sistemul informatic, care se rezum n esen, la culegerea, transmiterea i prelucrarea cu mijloace automatizate a informaiilor i sistemul informaional care, conform definiiei de mai sus, este sensibil mai cuprinztor.

Sistemul informaional

9.1.2 Componentele sistemului informaional 9.1.2.1 Data i informaia data reprezint descrierea cifric a unor aciuni, procese i fapte referitoare la ntreprindere unele date au caracter de informaii. informaia reprezint date care aduc adresantului un spor de cunoatere privind obiectul sau, indirect, ntreprinderea i furnizeaz elemente noi utilizabile n realizarea sarcinilor ce i revin. Informaia reprezint temeiul declanrii deciziilor i aciunilor. Tipologia informaiilor I. Dup modul de exprimare, informaiile pot fi: Orale - expuse prin viu grai; - nu implic investiii n mijloace de tratare a informaiilor; - nuanate; - vitez de circulaie mare; - nu sunt controlabile; - las loc la interpretri. Scrise - consemnate de regul pe hrtie; - pot fi pstrate nealterate timp ndelungat; - implic cheltuieli moderate; - consemnarea lor necesit un consum de timp apreciabil. Audio-vizuale - se adreseaz concomitent vzului i auzului; - implic aparatur special (calculatoare, terminale, circuit de televiziune local, tablouri de comand speciale) - viteza mare de circulaie (indiferent de distane); - capacitate de sugestie i nuanare ridicat; - pot fi consemnate integral i rapid; - costisitoare. II. Dup gradul de prelucrare, informaiile pot fi: 9 primare (de baz) - anterior nu au suferit un proces de prelucrare informaional; - caracter analitic; - pronunat informative; - foarte diverse; - cele mai rspndite la nivelul executanilor. 9 intermediare - se afl n diferite faze de prelucrare informaional; - cele mai rspndite la nivelul personalului funcional i al managerilor de nivel inferior.

Managementul ntreprinderii

9 finale - au trecut prin ntreg irul de prelucrri informaionale prevzute; - caracter sintetic; - caracter complex; - caracter decizional; - se adreseaz de regul managerilor ndeosebi de la ealoanele superior i mediu. III. Dup direcia vehiculrii, informaiile pot fi: * descendente - se transmit de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului; - alctuite preponderent din decizii, instruciuni, metodologii, etc. * ascendente - se transmit de la ealoanele ierarhice inferioare la cele superioare de management; - reflect cu prioritate modul de realizare a obiectivelor i deciziilor manageriale. * orizontale - se transmit ntre titulari de posturi situate pe acelai nivel ierarhic; - caracter funcional i de cooperare servind la integrarea pe orizontal al activitilor ntreprinderii. IV. Dup modul de organizare a nregistrrii i prelucrrii, informaiile pot fi: tehnico-operative - localizeaz n timp i spaiu procesele din cadrul ntreprinderii; - utilizate cu preponderen de managementul de nivel inferior pentru a controla munca executanilor. de eviden contabil - se refer n special la aspectele economice ale activitilor ntreprinderii; - folosite ndeosebi pentru fundamentarea i evaluarea deciziilor pe termen scurt. statistice - reflect sintetic, sub form preponderent numeric, principalele activiti ale ntreprinderii corespunztor unor standarde prestabilite. - caracter postoperativ; - caracter sintetic n sensul c sunt folosite cu prioritate pentru evaluarea rezultatelor ntreprinderii i pentru previzionarea de noi obiective.

Sistemul informaional

- o mare parte a lor sunt obligatorii. endogene - sunt generate n cadrul ntreprinderii; - caracter auto-cuprinztor ntruct se refer la toate activitile societii comerciale sau regiei autonome; - caracter eterogen reflectnd diversitatea proceselor din cadrul ntreprinderii. VI. Dup destinaia lor, informaiile pot fi: - interne - beneficiarii de informaii sunt managerii i executanii din ntreprindere; - caracter atotcuprinztor; - niveluri de agregare diferite; - grad de formalizare redus. - externe - beneficiarii de informaii sunt clienii furnizorii sau suprasistemele din care fac parte ntreprinderile; - caracter selectiv se refer la aspectele eseniale ale activitilor ntreprinderii; - grad de agregare ridicat; - grad de formalizare mare. VII: Dup obligativitatea pentru adresant, informaiile pot fi: - imperative - emise de conductori fiind destinate niveluri ierarhice inferioare; - caracter decizional pronunat; - luarea n considerare a mesajului informaional este obligatorie. - nonimperative - emise de executani i manageri fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor; - caracter pronunat informativ; - luarea n considerare a mesajului informaional nu este obligatorie. VIII. Dup natura proceselor reflectate, informaiile pot fi: - de cercetare-dezvoltare: - reflect sau au n vedere activitile de cercetare-dezvoltare. - de comerciale: - reflect sau au n vedere activitile comerciale. Producie: - reflect sau au n vedere activitile de producie.

etc.;

V. Dup proveniena lor, informaiile pot fi: exogene - provin din suprasistemele din care face parte ntreprinderea; - alctuite preponderent din legi, ordonane, decizii, instruciuni, indicaii,

Managementul ntreprinderii

- financiar-contabile: - reflect sau au n vedere activitile financiar-contabile. - de personal: - reflect sau au n vedere activitile de personal. 9.1.2.2 Circuite i fluxuri informaionale Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge o informaie sau o categorie de informaii ntre emiteni i destinatar. Prin lungimea sa condiioneaz funcionalitatea sistemului informaional. Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care e vehiculat ntre emitentul i beneficiarul de informaii, caracterizat cu anumite lungimi, viteze de deplasare, cost. Tipologia circuitelor informaionale: I. Dup direcia de vehiculare i caracteristicile organizatorice ale extremitilor, pot fi: vertical - se stabilete ntre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite ntre care exist relaii de subordonare nemijlocit; - vehiculeaz informaii ascendente i descendente; - fundamentul organizatoric este reprezentat de relaiile ierarhice. orizontal - se stabilete ntre posturi i compartimente situate pe acelai nivel ierarhic; - vehiculeaz informaii orizontale; - fundamentul organizatoric este reprezentat de relaiile de cooperare sau funcionale. oblic - se stabilete ntre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite ntre care nu exist relaii de subordonare nemijlocit; - vehiculeaz informaii ascendente i descendente; - fundamentul organizatoric este reprezentat de relaiile funcionale de stat major sau control. II. Dup frecvena producerii: periodice: - se repet la anumite intervale trimestru, lun, etc.; - fundamentul producerii lor l reprezint caracterul secvenial al proceselor de munc; - predomin n societile comerciale i regiile autonome ca urmare a caracterului ciclic al proceselor de execuie i manageriale.

Sistemul informaional

ocazional - se stabilesc cu o frecven aleatorie; - fundamentul producerii lor l reprezint situaiile inedite, endogene sau exogene ntreprinderii.
9.1.2.3 Proceduri informaionale Procedurile informaionale reprezint ansamblul elementelor prin care se stabilete modalitatea de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a unei categorii de informaii cu previziunea operaiunilor de efectuat, succesiunea lor i modul de tratare a informaiei. Caracteristici: - sunt foarte detaliate; - ncearc folosirea de mijloace sofisticate; - au grad mare de formalizare (tipizare documente); - au caracter operaional (trateaz rapid informaiile); - economicitate sporit. 9.1.2.4 Mijloace de tratare a informaiilor Mijloacele de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare ale informaiilor reprezint suportul tehnic al sistemului informaional. Numrul, structura i performanele tehnice ale mijloacelor de tratare a informaiilor condiioneaz performanele funcionale ale sistemului informaional. Mijloacele de tratare a informaiilor pot fi: manuale: - maina de dactilografiat; - maina de calcul manual; - marina de contabilizat i facturat; - instrumente clasice (stilou, creion, etc.); - echipamente mecano-grafice (maina cu cartele perforate). mecanizate: - maina cu cartele perforate. automatizate: - computere i terminale. 9.1.3 Funciile sistemului informaional Sistemul informaional al unei ntreprinderi ndeplinete cumulativ urmtoarele funcii: decizional; operaional sau de aciune; documentare.

Managementul ntreprinderii

Datorit faptului c decizia constituie elementul cel mai important al conducerii, funcia decizional exprim menirea sistemului informaional de a asigura elementele informaionale necesare lurii deciziilor. Scopul sistemul informaional l reprezint declanarea mulimii de aciuni necesare realizrii obiectivelor societii comerciale sau regiei autonome - adic funcia operaional. Prin aceast funcie, sistemul informaional asigur realizarea obiectivelor cuprinse n strategia ntreprinderii i operaionalizarea deciziilor manageriale. n condiiile avansrii rapide a progresului tehnic, a tiinei n general, funcia de documentare devine din ce n ce mai important. Sistemul informaional este confruntat cu probleme foarte complexe, n realizarea acestor funcii, dat fiind tripla dimensiune a informaiilor. Informaiile au o dimensiune individual ele condiioneaz ntr-o proporie apreciabil potenialul i realizarea aspiraiilor personale ale salariailor. Informaiile au o dimensiune organizaional reprezint o premis indispensabil pentru stabilirea i finalizarea obiectivelor ntreprinderilor de ctre acionari i manageri. Informaiile au o dimensiune social ce decurge din rolul lor n exercitarea drepturilor i responsabilitilor salariailor din cadrul ntreprinderii n calitate de ceteni. Toate aceste funcii se rsfrng asupra sistemului informaional al ntreprinderii n ansamblul su, determinndu-i rolul su complex. 9.1.4 Parametrii sistemului informaional Dac structura organizatoric i asigur ntreprinderii scheletul, sistemul osos, sistemul informaional o alimenteaz cu energia vital ca i sistemul circulator. Informaia este "sngele care irig" asigurnd robusteea organizaiei. Aa cum sistemul circulator este dispus ntr-o simetrie perfect fa de scheletul uman, sistemul informaional se pliaz pe structura organizatoric cu puncte nodale din care se ramific sau n care se concentreaz informaia, potrivit cerinelor exprimate de centrii decizionali ai organizaiei. Parametrii sistemului informaional se afl de aceea n strns legtur cu structura organizaional i sistemul decizional. Ei pot fi grupai n dou mari categorii. Parametri constructivi Reflect n special relaiile sistemului informaional cu structura organizatoric. Ei pot fi exprimai prin: - dimensiunile longitudinale, date de lungimea circuitelor i, respectiv, fluxurilor informaionale. Acest parametru reflect numrul nivelurilor ierarhice, nlimea piramidei structurale - pe plan vertical - iar pe plan orizontal, numrul componentelor situate pe acelai nivel, ntre care se stabilesc relaii de cooperare;

Sistemul informaional

- limea fluxurilor informaionale, dependena de volumul de date i informaii prelucrate prin circuitele informaionale, precum i de densitatea acestora; - configuraia, dependent de tipul de structur organizatoric. Spre exemplu, n organizaiile de dimensiuni mici, cu o structur de tip solar, sistemul informaional va avea forma unui evantai; fluxurile informaionale pleac de la i converg ctre unicul centru al puterii. n organizaiile cu structur de tip ierarhic funcional, cu configuraie piramidal -, forma sistemului informaional poate fi diferit n funcie de modul de adoptare al deciziilor. Astfel, n organizaiile n care deciziile se adopt la nivelurile superioare fr consultarea executanilor, sistemul informaional va cpta forma unui tunel. Fluxurile informaionale penetreaz toate nivelurile ierarhice, cu tendina de a antrena date i informaii iniiate, repetate ctre vrful piramidei. Dimpotriv, n organizaiile n care decizia solicit participarea larg a personalului - modelul tipic japonez - cu fundamentare ascendent, sistemul informaional poate cpta configuraia unui arc. Datele i informaiile pleac din secii, prelucrate ca propuneri de fundamentare a deciziilor; acestea devin treptat alternative decizionale, pe msur ce sunt transmise serviciilor operaionale; ajunse n vrful piramidei, aceste variante sunt analizate, comparate, servind adoptrii deciziei. Ulterior, deciziile parcurg descendent acelai arc informaional ce antreneaz nu numai instruciunile de aplicare, ci i bunvoina, acceptarea executanilor care au contribuit la elaborarea lor. Parametri funcionali Reflect caracteristicile funcionrii sistemului informaional, dependente att de parametri constructivi, ct i de proceduri, mijloace de tratare a datelor i informaiilor. Aceti parametri sunt dai de: flexibilitate, capacitatea sistemului informaional de a se adapta rapid din punct de vedere al construciei, precum i al volumului i nivelului tratrii informaiilor - la modificrile produse n mediul intern (modificarea obiectivelor generate i derivate, reproiectarea structurii organizatorice ori a sistemului decizional) sau n mediul extern organizaiei (trecerea de la mediul linitit, la unul agitat i reactiv, etc.); actualitatea, potenialul sistemului informaional de a furniza date i informaii care s reflecte real starea organizaiei i a mediului ei extern n momentul investigaiei; capacitatea de reacie, operativitatea cu care este capabil s prelucreze i s transmit informaiile i datele cerute de anumite situaii decizionale sau nu; selectivitatea, capacitatea de a colecta, prelucra, stoca i transmite numai datele i informaiile necesare funcionarii organizaionale; integrabilitatea, capacitatea de a combina i exploata, prin diverse proceduri, substana informaional a circuitelor i fluxurilor constituie, n mod secvenial, pe diferite activiti.

Managementul ntreprinderii

9.2 Raionalizarea sistemului informaional 9.2.1 Deficiene majore n sistemul informaional Studiile efectuate asupra sistemelor informaionale din cadrul ntreprinderilor au reliefat existena unor deficiente tipice, relativ frecvente, reflectare a unor erori n conceperea i implementarea lor. Distorsiunea reprezint modificarea parial, neintenionat a coninutului, a mesajului unei informaii pe parcursul culegerii, prelucrrii i transmiterii de la emitor la receptor. Cauzele apariiei pot fi: - diferenele n pregtirea persoanelor implicate n vehicularea informaiei; - folosirea suporilor informaionali necorespunztori pentru nregistrarea informaiilor; - manipularea neglijent a suporilor de informaii n procesul transmiterii lor beneficiarilor; - utilizarea de mijloace necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informaiilor, etc. Filtrajul se deosebete de distorsiune prin faptul c modificarea parial sau total a mesajului (sau a coninutului) informaiilor are loc n mod intenionat. Cauza filtrajului o reprezint intervenia pe parcursul nregistrrii, prelucrrii i transmiterii informaiilor unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informaiei s primeasc un mesaj modificat. Efectul negativ al celor dou deficiene l reprezint dezinformarea parial sau integral a beneficiarilor de informaii. Cnd aceast dezinformare se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflect n luarea deciziilor, iar cnd dezinformarea se produce la nivelul executanilor, efectele se resimt imediat pe planul realizrii proceselor cu caracter operaional, influennd att cantitatea, ct i calitatea produciei sau serviciului. Efectele negative sunt scderea eficienei i deteriorarea climatului de munc. Redundana adic nregistrarea transmiterii i prelucrarea repetat a unor informalii. Cauza o constituie absena coordonrii sau coordonrii defectuoase a anumitor segmente ale sistemului de conducere. Aceasta se produce cnd nu se respect principiul lurii de decizie i aciune i cnd se cer aceleai informaii de ctre beneficiarii diferii. Efectul l constituie risipa de timp i mijloace materiale din partea celor implicai. Suprancrcarea circuitelor informaionale cu informaii bazate. Cauzele care o genereaz sunt: - redundana;

Sistemul informaional

- nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informaional (adic transmiterea i agregarea selectiv a informaiei pe verticala sistemului de management n funcie de sfera obiectelor, a competentelor i responsabilitilor. 9.2.2 Cerine de raionalizare fa de informaii Informaia reprezint baza sistemului informaional i a celui de management, cerinele care se impun informaiei: - s fie reale - n sensul reflectrii proceselor aa cum se deruleaz; realismul informaiei condiioneaz realismul deciziei i pe aceast baz o eficien economic mare pe termen lung. Aceast cerin trebuie ndeplinit cu riscul ca informaia s devin neplcut pentru moment unor conductori. - s fie multilateral - s fie evideniate elemente semnificative de natur economic, tehnic, uman, tiinific n special pentru probleme strategice. - s fie simetrice i concise - surprinderea elementelor eseniale de noutate i prezentarea lor cu economie de mesaje i asta datorit crizei de timp a conductorilor. - s fie precise i sigure - adic informaia trebuie dat exact, omiterea unor detalii semnificative, genereaz ambiguiti asupra necesarului lipsind beneficiarii de siguran n utilizarea informaiilor. Pentru acesta nivelul de pregtire, contiinciozitatea, spiritul de discernmnt, gradul de motivare a persoanei ce furnizeaz informaii sunt decisive. - parvenirea la beneficiari n timp util - adic informaia trebuie s ajung la beneficiar n perioada optim pentru luarea deciziei. - s aib caracter dinamic, prospectiv i adaptat la specificul personalului implicat. 9.2.3 Principii de concepere i raionalizare a sistemului informaional A) Subordonarea conceperii i funciei sistemului informaional cerinelor manageriale ale ntreprinderii. Sistemul informaional constituie, n raport cu cel de management, un subsistem, fiind o component a acestuia. Raiunea sistemului informaional n ntreprindere o reprezint asigurarea bazei informaionale necesare pentru derularea eficient att a postului de manager ct i a celor de execuie. n conceperea sau raionalizarea sistemului informaional, obiectivele i cerinele sale specifice trebuie s reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice i individuale ale ntreprinderii. Aceasta implic studierea strategiei politicilor, documentelor ntreprinderii ct i discuii i analize comune cu managerii, principali beneficiari ai sistemului informatic. B) Corelarea strns a sistemului informatic cu cel decizional i cu organizarea structural a ntreprinderii.

Managementul ntreprinderii

Sistemul informatic trebuie organizat structural i funcional cu celelalte componente ale sistemului de management cu structura organizatoric pentru culegerea, nregistrarea, transmiterea i preluarea informaiei (n special pentru posturi i relaii ntre compartimente). Funcional, se va armoniza cu sistemul decizional astfel, nct s conin informaii i caracteristici dimensionale ale fluxurilor; s reflecte necesitatea adoptrii de decizii raionale de ctre conductor. C) Principiul unitii metodologice a tratrii informaiilor. Pentru asigurarea compatibilitii ntre toate componentele sistemului informaional, pentru integrarea informaiilor pe verticala sistemului de management, este necesar ca modul de culegere i prelucrare a informaiei s fie unitar din punct de vedere metodologic pentru a asigura un plus de siguran i control managementului asupra lui. Un alt avantaj l reprezint uurarea trecerii la prelucrarea automat a datelor i aceasta implic apelarea la informaticieni pe parcursul cooperrii i perfecionrii sistemului informaional. D) Principiul concentrrii asupra abaterilor eseniale. Informaiile trebuie transmise pe verticala sistemului de conducere ori de cte ori este posibil, nu global, ci selectiv i numai cele care reflect abateri semnificative de la obiective sau criterii aplicate. Acest principiu, determin economie de timp att pentru execuie ct i pentru conductori datorit reducerii numrului, dimensiunii i frecvenei situaiilor ntocmite, transmise i analizate. E) Principiul asigurrii unui timp corespunztor de reacie a componentelor i ansamblului managerial. Pornind de la premisa c desfurarea diverselor procese de munc n general i, n special, de management din cadrul societilor comerciale i regiilor autonome prezint caracteristici temporale diferite, este necesar ca i viteza de reacie a subsistemelor s fie diferit. Ca urmare, i timpii de culegere, vehiculare i prelucrare a informaiilor i, implicit, a deciziilor trebuie difereniai. Aceasta se asigur, mai ales, prin utilizarea unei game de proceduri i mijloace de tratare a informaiilor. Se impune folosirea de mijloace de prelucrare corespunztoare. F) Principiul asigurrii de maximum de informai finale din fondul de informaii primare. Informaiile primare sunt limitate i folosite pentru evidena i controlul desfurrii proceselor pentru luarea unor decizii cu caracter local, operativ de ctre ealoanele inferioare de conducere. Cele mai importante decizii se fundamenteaz pe informaii finale, deci fondul de informaii primare trebuie valorificat la maximum pentru a obine cele mai pertinente informaii finale. G) Principiul flexibilitii Sistemul informaional s permit modificarea caracteristicilor sale, ndeosebi funcionale, conform necesitilor i pentru aceasta se recomand conceperea lui ntr-o abordare modular, posibil ndeosebi n condiiile utilizrii echipamentelor electronice de calcul, baze de date i a unor programe performante

Sistemul informaional

pentru a permite operarea rapid a modificrilor necesare fr a efectua schimbri la nivelul concepiei de ansamblu. H) Principiul eficienei Are valoare general n cadrul unei ntreprinderi, iar la nivelul sistemului informatic nseamn o permanent evaluare i comparare a efectelor cantitii i caliti cu costurile necesare realizrii i funcionrii sistemului informaional. Sunt foarte importante efectele propagate ce trebuie luate n considerare n mecanismul decizional. 9.2.4 Etapele raionalizrii sistemului informaional Asigurarea unui sistem informaional n funcie de eficiena pentru ntreprindere este esenial, deoarece condiioneaz decizia, performanele sale. Etapele sunt: Declanarea studiului de raionalizare Conducerea ntreprinderii iniiaz realizarea unui raionament al sistemului informaional cnd se confrunt cu anumite probleme sau cnd anticipeaz problemele aparinnd unor deficiene viitoare i printr-o abordare diplomatic. Evenimentele ce determin raionalizarea informaiei sunt: - privatizarea ntreprinderii; - restructurarea; - elaborarea de strategii i politici; - scderea vnzrii i produciei; - blocaj financiar; - dificulti majore n realizarea de activiti ca aprovizionarea produciei, vnzri; - schimbarea managementului la nivelul ntreprinderii sau compartimentelor; - introducerea de echipamente moderne de prelucrare; - schimbri n legislaie. n funcie de cauzele i concepia conductorului i informaiilor implicate, se stabilete sfera de cuprindere a studiului, ce poate fi: a) global = cnd se refer la ansamblul ntreprinderii; b) parial = cnd se refer doar la unele activiti. Domeniul analizat va fi judicios delimitat: s cuprind ansamblul efecturii vnzrilor de cauzele care au provocat studiul. dimensionarea judicioas a problemei abordate fr a supradimensiona studiul. Se mai ine seama de trei elemente: resursele financiare i tehnico-materiale alocate acestui studiu; numrul i componena echipei ce va lucra; personalul de executare.

Managementul ntreprinderii

Din pcate, aproape ntotdeauna disponibilitile pe aceste planuri, n special primele dou, acioneaz cu restricii forte. Atunci cnd apar neconcordane majore ntre necesiti i resurse, se recomand divizarea domeniului pe subdomenii i stabilirea unor sarcini de raionalizare n funcie de prioritile i posibilitile ntreprinderii. Dup precizarea ariei de investigare, se stabilesc obiectivele de realizat. La stabilirea i realizarea lor vor participa obligatoriu managerul superior i conductorii principalelor compartimente. Obiectivele vor fi: a) informaionale - cnd vizeaz direcia funcionalizrii sistemul informaional, felul i calitatea informaiilor de furnizor, modernizarea unor proceduri informaionale, persoana de furnizare a unor informaii importante i costurile implicate. b) economice - cnd au n vedere efecte directe i indirecte, determinat de perfecionarea informaional, portofoliul de comenzi, mrimea stocurilor de materii prime, viteza de rotaie a capitalului circulant, cifra de afaceri, etc. Identificarea elementelor informaionale ale domeniul investigat Delimitarea precis a cererii informaiei asigur premisa pentru a desfura investigarea propriu-zis. Fazele sunt: 1. caracterizarea succint, de ansamblu, a subsistemului informaional, relevnd principalul su parametru n strns corelaie cu funcionalitatea i performanele economice obinute. 2. ntocmirea listei cu documentele utilizate. 3. reprezentarea grafic a circuitului documentelor. 4. inventarierea mijloacelor existente de tratare a informaiei. Analiza critic a subsistemului Faze (etape): Se stabilete coninutul, utilitatea i costurile documentului informativ n sistemul actual Identificarea celor mai frecvente i pgubitoare deficite informaionale cronice consultndu-se toi managerii implicai. Se numr respectivele cerine de raionalitate n funcie de informaii. Se vor stabili principiile de concepere i funcionare ale sistemului informaional. Perfecionarea subsistemului nceperea perfecionrii va fi precedat de stabilirea de ctre echipa care lucreaz mpreun cu managerul implicat, inclusiv cei de nivel superior, a cerinelor informaionale fa de soluiile preconizate pornind de la obiectivele stabilite n prima etap. Aceste cerine se vor baza pe: analizele critice ale domeniului respectiv; previziunea managerului i specialistului privind funcionalitatea actual i viitoare.

Sistemul informaional

strategia politicii ntreprinderii. Faze 1. Stabilirea configuraiei de ansamblu a sistemului informaional substabilit cu prezentarea principalelor scheme preconizate. 2. Proiectarea de detaliu a componentelor informaionale la care intervin schimbri: - fie introducerea de elemente noi (documente, proceduri informaionale, echipamente, etc.) - fie comasarea sau schimbarea parial a coninutului unor componente informaionale. - eliminarea altora. 3. Stabilirea eficienei aplicrii msurilor preconizate, cuantificabile (economie de supori informaionali de timp i ore i persoane, salarii i alte cheltuieli aferente) i necuantificabile (calitile fundamentrii deciziilor, informalii asupra structurii organizatorice, privind asigurarea de informaii corecte i complete luate la timp). Implementarea perfecionrilor informaionale Are la baz un program de pregtire i operaionalizare a soluiilor proiectate. Pentru aceasta se va avea n vedere: - asigurarea premiselor tehnico-materiale, umane, informaionale i financiare necesare. - pregtirea climatului n cadrul ntreprinderii. - ntlniri cu persoane implicate. - explicarea obiectivelor urmrite. - avantaje pentru ntreprindere i salariai. Dup finalizarea suplimentri se va face evaluarea strii de fapt a tuturor performanelor msurabile i nemsurabile. Tendine n conceperea i funcionarea sistemului informaional Dinamismul accentuat propriu managementului modern se manifest, n special, la nivelul sistemului informaional caracterizat printr-un crescut nivel de performan. Un rol important au mijloace de tratare a mijloacelor (computerul) Tendine: - crete interesul pentru programul pe calculator (SOFTWARE); - scade interesul pentru HARDWARE; - crete rolul calculatoarelor n reea TIME SHARING, un sistem descentralizat de prelucrare a datelor i folosirea concomitent a calculatoarelor de ctre mai muli beneficiari ce transmit i primesc datele la sediul lor. Acest sistem se caracterizeaz prin: - acces concomitent al mai multor beneficiari la computer. - prelucrarea n paralel a mai multor programe. - amplasarea i accesul beneficiarilor la calculator din afara acestuia. - furnizarea beneficiarului de rspundere direct n timp real.

Managementul ntreprinderii

Organizarea de bnci de date: Banca e alctuit dintr-o serie de fiiere de mare capacitate de memorie i care cuprinde toate informaiile semnificative privind o parte sau ansamblul activitii unei ntreprinderi. n prezent s-a trecut la organizarea de bnci de date la nivel continental pe domenii (tehnic, agricultur). Aceste dou tendine implic neaprat schimbarea mentalitii managerului i executanilor din cadrul ntreprinderii. CUVINTE-CHEIE A B C D E F G H I J K L Redundana Circuitul informaional Parametrii funcionali Sistemul informaional Funcia operaional Filtrajul Distorsiunea Parametrii constructivi Data Procedurile informaionale Informaia Fluxul informaional

1. ____________ reprezint ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale a procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiei menite s contribuie la statutul i realizarea obiectivului ntreprinderii. 2. ____________ reprezint descrierea cifric a unor aciuni, procese i fapte referitoare la ntreprindere. 3. ____________ reprezint date care aduc adresantului un spor de cunoatere privind obiectului sau indirect ntreprinderea. 4. ____________ reprezint drumul pe care l parcurge o informaie sau o categorie de informaii ntre emiteni i destinatar. 5. ____________ reprezint cantitatea de informaii care e vehiculat ntre emitentul i beneficiarul de informaii, caracterizat cu anumite lungimi, viteze de deplasare, cost. 6. ____________ reprezint ansamblul elementelor prin care se stabilete modalitatea de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a unei categorii de informaii cu previziunea operaiunilor de efectuat, succesiunea lor i modul de tratare a informaiei.

Sistemul informaional

7. ____________ reprezint declanarea mulimii de aciuni necesare realizrii obiectivelor societii comerciale sau regiei autonome. 8. ____________ reflect n special relaiile sistemului informaional cu structura organizatoric. 9. ____________ reflect caracteristicile funcionrii sistemului informaional, dependente att de parametrii constructivi, ct i de proceduri, mijloace de tratare a datelor i informaiilor. 10. ____________ reprezint modificarea parial, neintenionat a coninutului, a mesajului unei informaii pe parcursul culegerii, prelucrrii i transmiterii de la emitor la receptor. 11. ____________ reprezint modificarea parial sau total, intenionat a coninutului, mesajului unei informaii pe parcursul culegerii, prelucrrii i transmiterii de la emitor la receptor. 12. ____________ reprezint transmiterea i prelucrarea repetat a unor informaii. TEST GRIL: 1. Dup modul de exprimare, informaiile pot fi: a) b) c) d) e) clare, concise i la obiect; adevarate i neadevarate; verbale i nonverbale; orale i scrise; orale, scrise i audio-vizuale.

2. Dup gradul de prelucrare, informaiile pot fi: a) b) c) d) e) primare, intermediare i finale. primare i finale; programate i neprogramate; operaionale; de control;

3. Dup modul de organizare a ntreprinderii i prelucrrii. informaiile pot fi: a) b) c) d) e) tehnice, economice i financiar- contabile, economice i statistice; statistice i matematice; tehnico-operative, de eviden contabil, statistice; tehnico- operative i matematice.

Managementul ntreprinderii

4. Dup provenien, informaiile pot fi: a) b) c) d) e) primare i secundare; exogene i endogene, orale i scrise; primare i secundare; directe i indirecte.

5. Dup destinaie, informaiile pot fi: a) b) c) d) e) verticale i orizontale; interne i externe; formale i informale; simple i compuse; manuale i automate.

6. Dup natura proceselor reflectate, informaiile pot fi: a) cercetare-dezvoltare, comerciale, producie; b) cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiar-contabile, personale. c) cercetare-dezvoltare i financiar- contabile; d) personale i nepersonale, e) cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiar-contabile. 7. Procesele informaionale au urmtoarele caracteristici: A) B) C) D) E) sunt foarte detaliate; ncearc folosirea de mijloace sofisticate; au grad mare de formalizare; au caracter operaional (trateaz rapid informaiile); economicitate sporit. a) C, D b) A, C, D c) B, C, D, E d) toate e) niciuna

8. Mijloacele de tratare a informaiilor pot fii: a) b) c) d) e) manuale, mecanizate i automatizate; manuale i mecanice; manuale, audio- vizuale i mecanice; electrice, tehnice, automatizate; manuale, tehnico-operative, computerizate.

Sistemul informaional

9. Sistemul informaional al unei ntreprinderi ndeplinete cumulativ urmtoarele funcii: a) b) c) d) e) a) A, B, C funcional; decizional; opraional sau de aciune; coordonare; documentare. b) A, C, E c) B, C, E d) Toate e) Nici una

10. Parametrii sistemului informaional pot fi grupai n urmtoarele categorii: a) b) c) d) e) parametrii constructivi i parametrii funcionali; parametrii operauionali i parametrii funcionali; parametrii constructivi i parametrii operaionali; parametrii decizionali i parametrii operaionali; parametrii decizionali i parametrii funcionali.

11. Cauzele apariiei distorsiunii sunt: a) utilizarea de mijloace necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informaiilor; b) capacitatea de reacie a mijloacelor necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informaiilor; c) selectivitatea mijloacelor necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informaiilor; d) flexibilitatea mijloacelor necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informaiilor; e) actualitatea mijloacelor necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informaiilor. 12. Evenimentele ce determin raionalitatea informaiei sunt: A) privatizarea ntreprinderii; B) restaurarea; C) specializarea personalului; D) creterea vnzrii i produciei; E) scderea vnzrii i produciei. a) A, B, C, D b) A, B, C, E c) A, B, D d) A, B, E e) b, C, D