Universitatea Cretin Dimitrie Cantemir Facultatea de Relaii Economice Internaionale Braov

Cursuri online

NEGOCIERE COMERCIAL INTERNAIONAL

ANUL II ZI / FR

Conf. univ. dr. Ioan STATE

TEMA 7
DOCUMENTE ELABORATE N ETAPA PREGTIRII NEGOCIERII

Obiective

Descrierea documentelor elaborate etapa pregtirii negocierii

Coninut
1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

Pregtirea negocierii presupune ntocmirea unor documente n care se stipuleaz elemente concrete necesare n tratative, cum ar fi: planul de negociere, diferitele dosare tehnico-economice, agenda de desfurare a ntlnirilor.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

Documentaia necesar pregtirii negocierii
Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii Planul de negociere

Alte documente necesare : - dosarul tehnic - dosarul comercial - dosarul privind concurena - dosarul cu bonitatea partenerului i sursele de finanare - agenda de lucru - calendarul negocierii - bugetul

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

1 Planul de negociere Planificarea sau programarea este, fr ndoial, o cerin frecvent ntlnit n pregtirea negocierilor contemporane, aceast cerin rezultnd din mai muli factori printre care menionm: complexitatea mediului negocierii i al afacerilor economice n general, frecvena mare a negocierilor i ca atare gradul ridicat de ocupare al negociatorilor, instabilitatea economic i complexitatea afacerilor economice contemporane.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

Prin urmare, informaiile culese sunt prelucrate, analizate i, pe aceast baz, se trece la elaborarea unui plan sau a unui program de negociere. Acest plan conduce la creterea anselor de succes, prezentnd urmtoarele avantaje: va permite concretizarea corect a obiectivelor proprii, iar pe parcursul negocierilor devine posibil s se urmreasc devierile de la gndirea original i reorientarea n structura acesteia pentru rundele urmtoare de tratative; negocierea pe echipe presupune ca ntregul grup s urmeze planul elaborat armonizndu-i astfel poziiile astfel nct s nu apar fisuri datorate unor divergene ce pot fi speculate de adversari; scrierea gndurilor pe hrtie permite sintetizarea problematicii i evitarea unor contradicii n exprimare.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

Planul de negociere trebuie s conin n principiu, urmtoarele elemente: definirea scopului negocierii i susinerea acestuia, ca urmare a concluziilor obinute prin studiu i prospectare; obiectivele maximale i minimale ale negocierii; modul i poziiile de tratare desfurate pe momente de interes reciproc i, de asemenea, pe momente de divergen a acestora; posibilitile iniiale, variante de ofert n negociere; variante de formulri, argumente, contraargumente; posibilitile de compromis; responsabiliti i limite ale echipei de negociere n totalitate i individual; stabilirea limitelor proprii; pregtirea raionamentului.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

Alte documente necesare tratativelor Pregtirea negocierii presupune existena unor dosare cu documentaii necesare tratativelor.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

1 Dosarul tehnic Documentaia tehnic reprezint o component deosebit de important pentru fundamentarea afacerilor economice, ca atare i pentru negocieri. n afacerile internaionale cu produse standardizate este suficient specificaia tehnic din prospect, dar, n cazul produselor complexe sau unicat este necesar elaborarea unor documentaii tehnice care cuprind parametrii tehnici i de calitate, toleranele, garaniile tehnice etc. Specificaia tehnic n cazul instalaiilor complexe i a altor mari obiective economice este cuprins n lucrri inginereti ample. Dosarul tehnic se redacteaz, de regul, ntr-o limb de circulaie internaional i, la cerere, n limba preferat a beneficiarului vizat.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

n anumite cazuri, n funcie de complexitatea obiectivului, dosarul tehnic se nainteaz partenerului cu cteva sptmni sau chiar luni nainte de data nceperii dezbaterilor, n scopul studierii lor. De multe ori se organizeaz chiar discuii preliminare ntre specialiti pentru clarificri i completri aduse materialului tehnico-documentar.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

2 Dosarul comercial Dosarele comerciale cuprind date economice i financiare referitoare la produsele comercializate, elemente economice eseniale care caracterizeaz piaa, conjunctura economic a momentului negocierii i eventual unele previziuni pentru perioada ce urmeaz. Fia comercial precizeaz, de asemenea, clauzele eseniale din contract: condiia de livrare, felul ambalajului i marcarea, mijloacele i cile de transport, asigurarea transporturilor, modul de rectificare a preurilor la vnzrile pe termen lung, protejarea preului de riscurile datorate inflaiei precum i fluctuaiei cursurilor valutare, garantarea plii n cazul vnzrii pe credit, penalitile, soluionarea litigiilor.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

3 Dosarul privind concurena n economia de pia studierea concurenei reprezint o cerin peren. Astfel documentaia respectiv trebuie s cuprind elemente tehnico-economice semnificative ale concurenei pentru a putea s ne stabilim o poziie proprie. Informaiile despre concureni au devenit deosebit de necesare i importante, dac avem n vedere c, pe un mare segment al pieei mondiale, oferta depete cu regularitate cererea de mrfuri.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

4 Dosarul cu bonitatea partenerului i sursele de finanare Intrarea n afaceri economice trebuie s se fac numai cu ageni economici solvabili cu reputaie comercial, indiferent de mrimea i natura obiectului ce se negociaz, spre a evita litigiile generate de parteneri insolvabili. Ca atare, documentaia respectiv trebuie s ofere date concrete despre situaia bunurilor materiale pe care le are, capitalul financiar i valutar, creditele primite i nc neachitate, bncile care i garanteaz solvabilitatea, relaiile pe care le are cu diverse firme de pe pia, eventualele referine bancare privind bonitatea, situaia bilanului pe ultimul an i la zi, relaiile pe care le are cu autoritile statului. trebuie s fie identificate sursele de finanare poteniale n situaia n care partenerul nu i-a asigurat mijloacele de plat necesare prin eforturi proprii.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

5 Agenda de lucru Agenda de lucru detaliaz elementele planului de negociere, folosind unul dintre urmtoarele sisteme de lucru: succesiv, concomitent sau combinat. Tratarea succesiv reprezint un sistem de abordare punct cu punct a problemelor i luarea deciziilor de finalizare i rezolvare a fiecrui punct n parte. Tratarea concomitent impune s nu se ia o decizie definitiv pn nu se discut toate problemele nscrise n agend. Aceasta se mai numete i tratarea n bloc a problemelor. Sistemul combinat mbin tratarea succesiv cu cea concomitent.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

O agend de lucru reprezint un plan schematic al procesului de negociere, la a crei elaborare particip toate prile implicate n procesul de negociere. n ntocmirea agendei se ine seama de faptul c poziiile participanilor la tratative sunt diferite de: scopurile negocierii; locul i importana produselor destinate tranzaciei date n cadrul schimburilor internaionale; interesele negociatorilor; posibilitile de realizare a unei atitudini mai flexibile, de obinere i acordare a unor concesii; elemente de contra ofert ale prilor; finalizarea tranzaciei prin angajament temporar sau de durat.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

Agenda de lucru permite ntocmirea unei ordini de zi raionale, care permite desfurarea normal a tratativelor. n acest sens, trebuie s se in seama de anumite cerine, printre care menionm: s nu se accepte niciodat o ordine de zi propus de cellalt negociator dac nu se iau n considerare consecinele care decurg din acceptarea acesteia; s se studieze cu atenie ordinea de zi, pentru ceea ce se prevede despre obiectivele celeilalte pri; s se acorde o atenie deosebit problemelor cu semnificaie prioritar; omisiunile din ordinea de zi sunt binevenite dac servesc unei strategii bine gndite.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

6 Calendarul negocierii Calendarul negocierii constituie o etap important n pregtirea negocierii care cuprinde orarul negocierii, programarea pe ore a ntlnirilor participanilor la negociere, cu specificarea subiectului discuiilor ce se preconizeaz. Calendarul negocierii se ntocmete punct cu punct, pe zile i ore, pentru a se stabili desfurarea amnunit a tratativelor, pauzelor, vizitelor, timpului liber, pentru a se ti anticipat care este timpul de discuie, de reflecie i odihn pe care sconteaz negociatorii.

1. Documente elaborate n etapa pregtirii negocierii

7 Bugetul Un alt element esenial n pregtirea negocierii l reprezint ntocmirea bugetului, care cuprinde: veniturile necesare pentru acoperirea cerinelor de cheltuieli necesare deplasrii, delegaiei, cazare, masa, protocol etc.

Expresii i concepte cheie

Dosarul cu bonitatea partenerului i sursele de finanare Calendarul negocierii Agenda de lucru Dosarul privind concurena Dosarul comercial Planul de negociere

Bibliografie

State, I., Negocierea.Fundamente, Editura Ecran Magazin, Braov, 2002 Antonoaie, N., Curs de Managementul afacerilor, Universitatea Transilvania, Braov, 1999 Baldrige L., Codul bunelor maniere n afaceri. Ediie adugit i revizuit, Sterling Lord Literisting, Inc.,1997 Christopher, El., Negotiating skills for business, Kogan Page, Londra, 1996 Georgescu, T., Tehnici de comer exterior. Negocierea afacerilor i uzanelor de protocol, Editura Sylvi, Bucureti, 1997