NUMELE ORGANIZAIEI

GHID
ELABORAREA PROCEDURILOR/INSTRUCIUNILOR
COD PS 00

Ediia

Revizia

Data

Exemplar

CONTROLAT NECONTROLAT Nr.

2013

SC.

PROCEDURA
GHID PENTRU ELABORAREA PROCEDURI LOR / INSTRUCIUNILOR
cod PS - 00
ed. 1
rev. 0

pag. 2/8

INDICATORUL REVIZIILOR

Pag./cap./
Ediia/
Nr.
paragraf/
revizia/
crt.
aliniat
data
modificat

Coninutul
reviziei

Responsabiliti

Elaborat
0.

Verificat

Aprobat

Elaborare
ediia 1,
revizia 0

1. SCOP
Stabilirea unei forme unitare de elaborare a procedurilor, instruciunilor i formularelor
care se elaboreaz, de ctre personalul ORGANIZAIEI.
2. DOMENIU DE APLICARE
2.1 Prevederile prezentei proceduri se aplic de ctre personalul din ORGANIZAIE
desemnat cu responsabilitate n activitile de la cap 1.
3. DOCUMENTE DE REFERIN
- SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calitii - Cerine
- SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitii - Principii i vocabular
- Manualul calitii, cod MC -, ed. 1, rev.0.

SC

PROCEDURA
GHID PENTRU ELABORAREA PROCEDURI LOR / INSTRUCIUNILOR
cod PS - 00
ed. 1
rev. 0

pag. 3/8

4. DEFINIII l ABREVIERI
4.1 Definiii
Se aplic termenii specifici domeniului managementului calitii, definii n referinele de
la cap. 3.
4.2 Abrevieri
DG - director general
Dex - director executiv
DV - director vnzri
P/I - procedur/instruciune
SMC - sistem de management al calitii
RMC - reprezentatul managementului pentru calitate etc..

5. PROCEDURA
5.1 Generaliti
Necesitatea elaborrii P/I poate fi determinat de orice angajat al firmei, care prezint
propuneri managerului locului de munc, iar acesta o comunic RMC.
Directorul general dispune elaborarea P/l, dup o analiz a propunerii fcute de RMC.
Elaboratori pot fi persoane desemnate de eful locului de munc sau de RMC.

PROCEDURA
GHID PENTRU ELABORAREA PROCEDURI LOR / INSTRUCIUNILOR
cod PS - 00
ed. 1
rev. 0

pag. 4/8

5.2 Pagina de gard

Pagina de gard va conine informaiile i va avea forma paginii de gard a prezentei
proceduri.
5.3 Antet
5.3.1 Paginile P/I, cu excepia paginii de gard, vor purta un antet de forma celui pe care l
are prezenta procedur
5.3.2 Formularele vor avea un antet de forma urmtoare:
ORGANIZAIA
cod..

ed. 1

(titlul)
rev. 0

pag. .../...

5.4 Codificarea documentelor SMC se realizeaz conform procedurii de sistem Controlul

documentelor" cod PS-01
5.5 Structurare
5.5.1 P/I se structureaz pe capitole, subcapitole, paragrafe, subparagrafe, numerotate n
ordine i pe nivelele corespunztoare.
1.

Capitol

1.1

Subcapitol

1.1.1 Paragraf
n cuprinsul paragrafului, n cazul enumerrilor se pot utiliza cratime (liniue) sau literaie
(a, b, c, etc.) atunci cnd ulterior este nevoie s se fac referire la prevederile enunate.
5.5.2 Pentru redactare se utilizeaz editorul de texte Word (o ediie curent), caractere font
tip Arial", dimensiune (recomandare) 11.

PROCEDURA
GHID PENTRU ELABORAREA PROCEDURI LOR / INSTRUCIUNILOR
cod PS - 00
ed. 1
rev. 0

pag. 5/8

5.5.3 P/l se editeaz ntr-un fiier destinat proiectelor de documente/lucrri aflate n

dezvoltare/elaborare, identificat ca atare. Dup aprobare, forma final se salveaz ntr-un fiier
separat, iar orice forme ale proiectelor se vor terge. P/l se vor salva n format electronic, copii pe
dou locaii diferite.
5.5.4 Capitolele procedurii sunt urmtoarele:
1. SCOP
2. DOMENIU DE APLICARE
3. DOCUMENTE DE REFERIN
4. DEFINIII I ABREVIERI
5. PROCEDURA
6. RESPONSABILITI
7. NREGISTRRI I ANEXE
5.5.5 Coninutul capitolelor
a) SCOP - se va descrie pe scurt ce activitate trateaz procedura, fr explicaii sau teorie
suplimentar;
b) DOMENIU DE APLICARE - se va preciza domeniul de aplicabilitate (locul/secia/zona n
care se aplic procedura), precum i limitele de aplicabilitate (dac este cazul) i cazurile de
excluderi, pentru evitarea unor confuzii.
Exemplu: Procedura descrie etapele de desfurare ale activitii de controlul documentelor, de
ctre personalul ORGANIZAIEI. Procedura nu trateaz ..."
c) DOCUMENTE DE REFERIN - se vor preciza documentele (standarde, legislaie,
proceduri etc.) la care se face referire n textul documentului.

PROCEDURA
GHID PENTRU ELABORAREA PROCEDURI LOR / INSTRUCIUNILOR
cod PS - 00
ed. 1
rev. 0

pag. 6/8

d) DEFINIII l ABREVIERI - se vor defini acei termeni utilizai n cuprinsul procedurii care,
fr precizri suplimentare, ar putea crea confuzii sau interpretri eronate. Se vor explicita
abrevierile utilizate. Capitolul va conine, dup caz, dou capitole: 4.1 Definiii" i 4.2
Abrevieri".
e) PROCEDURA - se vor prezenta etapele activitii, n succesiune temporal logic. Procedura
trebuie s rspund la urmtoarele ntrebri: ce, cine (funcia), unde, cnd, cum trebuie s se
execute.
f) NREGISTRRI l ANEXE - se vor enumera documentele ce rezult n timpul activitilor
descrise i care constituie dovezi c acestea s-au efectuat i se va preciza locul de pstrare i
perioada de pstrare/arhivare. Se va preciza numrul anexei, pentru acele nregistrri care
constituie liste, rapoarte, formulare, diagrame etc. i ale cror modele sunt prezentate la sfritul
procedurii.
5.6 Mod de exprimare
P/I trebuie s creeze personalului o imagine clar, precis i la obiect asupra activitilor
descrise.
Prevederile trebuie s fie astfel prezentate nct nelesul lor s fie clar, fr ambiguiti, fr
contradicii, urmrind continuitatea i corelarea diverselor pri din text.
Frazele trebuie s fie clare i concise, evitndu-se:
a) exprimarea mai multor idei i prevederi n aceeai fraz; digresiunile, care ntrerup cursul
frazei; precizrile suplimentare se recomand s fie fcute n fraze distincte;
b) pleonasmele, stilul prolix, frazele foarte lungi, repetrile de texte din aceeai procedur sau
din alte proceduri.