Un ghid pentru comunicare eficient

Un ghid pentru comunicare eficient

2


Cuprins:
1. De ce trebuie s comunicai n legtur cu activitatea comercial
responsabil?
2. Ce poate face comunicaia pentru firma dumneavoastr?
3. Ce este comunicarea eficient?
4. Cui v adresai?
5. Despre ce ar trebui vorbit?
6. Cine vorbete despre dumneavoastr?
7. Ghidul ,cum s pentru comunicare eficient


Un ghid pentru comunicare eficient


3

1. De ce trebuie s comunicai n Iegtur cu activitatea
comerciaI responsabiI?

Numeroase companii mai mici nu comunic cu privire la activitile lor comerciale
responsabile. Unele nu vor s se considere c se laud sau c folosesc un truc cinic
de marketing. Altele cred c o comunicare legat de CSR este apanajul exclusiv al
marilor corporaii. i, pentru alii, activitatea comercial responsabil reprezint ceva
att de natural nct niciodat nu le trece prin minte s vorbeasc despre aceasta.

De fapt, lsndu-i pe oameni s afle ce facei n domeniul activitii comerciale
responsabile, le oferii informaii de care au nevoie despre valorile companiei, despre
produsele i serviciile pe care le scoatei pe pia. n plus, oferi-i un exemplu pozitiv
pentru alte ntreprinderi.

S-au prezentat argumente puternice pentru faptul c marile companii sunt mai
pricepute s comunice despre activitatea comercial responsabil, dar ntreprinderile
mici au un impact mai mare, deoarece ele sunt ntotdeauna mai aproape de
comunitile pe care le deservesc i sunt adesea mai integral implicate n activitile
comerciale responsabile. Dac nu ai avut niciodat ca prioritate creterea
contientizrii cu privire la eforturile dumneavoastr legate de activitatea comercial
responsabil, poate c este momentul s v reconsiderai poziia. A-i face pe oameni
s tie ce nsemnai poate fi o u deschis spre poteniale beneficii de afaceri pentru
compania dumneavoastr i poate de asemenea s fie chiar o ncurajare pentru alii,
de a se implica.


Un ghid pentru comunicare eficient


4

2. Ce poate face comunicaia pentru firma
dumneavoastr?

Pentru marea majoritate a ntreprinderilor mari sau mici este clar c o comunicare
eficient poate avea un impact direct i pozitiv asupra bilanului, n special prin
deschiderea unor noi oportuniti de afaceri.

Alte rezultate benefice ce rezult prin comunicarea eforturilor companiei
dumneavoastr privind activitatea comercial responsabil sunt:
Niveluri mai mari de satisfacie i loialitate a clienilor,
mbuntirea reputaiei companiei, mrcii i produsului,
Angajai mai motivai i mai productivi,
Relaii mai bune cu comunitatea local i autoritile publice, i
Economii mai mari la costuri.

Deciznd ce mesaje va comunica ntreprinderea dumneavoastr despre activitatea
comercial responsabil vei avea de asemenea oportunitatea de a reflecta la ce facei
efectiv ca ntreprinztor responsabil.
Un ghid pentru comunicare eficient


5

3. Ce este comunicarea eficient?

La fel cum sunt o mie de moduri de a oferi produse i servicii clienilor, exist i
numeroase moduri de a oferi mesaje legate de firm alegerea celei mai bune rute
depinde de oamenii la care dorii s ajungei, de propriile dumneavoastr aptitudini i
resurse i, foarte adesea, de subiectul despre care dorii s vorbii. Comunicarea
eficient const n transmiterea informaiei unui grup int cum sunt clienii,
consumatorii sau furnizorii care este relevant att pentru obiectivele companiei
dumneavoastr ct i ale grupului int.

Pentru a v face o idee, printre exemplele de instrumente de comunicare CSR se
numr etichetele produselor, ambalajul, relaiile cu presa, buletine informative,
evenimente legate de o anumit chestiune, rapoarte, afie, fluturai, pliante, brouri,
site-uri web, reclame, mape informaionale sau chiar transmiterea oral. Pe scurt,
comunicarea eficient nseamn orice mijloc necesar pentru a v asigura c publicul
int a ,neles mesajul.


Un ghid pentru comunicare eficient


6

4. Cui v adresai?

O regul elementar este c cIienii, angajaii, comunitatea IocaI (publicul larg) i
presa IocaI vor fi interesai s afle despre iniiativele luate de compania
dumneavoastr care dovedesc angajare fa de activitatea comercial responsabil. n
funcie de iniiativele despre care vorbii, putei avea n vedere informarea unor grupuri
int specifice. Acestea pot varia, dar ceva bun sim (i lista de mai jos) v vor ajuta s
decidei cu precizie pe cine s informai.

n general, majoritatea iniiativelor companiilor privind activitatea comercial
responsabil se ncadreaz n patru categorii majore: piaa, locul de munc,
comunitatea sau mediul.

PubIic Iegat de pia
Dac ntreprinderea dumneavoastr vrea s informeze despre modul responsabil
n care opereaz pe pia, crora dintre grupurile de mai jos ai dori s v
adresai: angajai, cIieni, asociaii de consumatori, furnizori, parteneri de
afaceri i investitori.

PubIic Iegat de IocuI de munc
Dac ntreprinderea dumneavoastr vrea s fac o declaraie despre mbuntiri
n politicile legate de locul de munc, ai putea dori s informai: angajaii,
sindicateIe (dac sunt impIicate), comunitatea IocaI i autoritiIe pubIice.

PubIic Iegat de comunitate
Dac ntreprinderea dorete s transmit informaii despre angajamentul su fa
de comunitatea local, v putei axa comunicarea spre: angajai, organizaii
sau instituii reIevante IocaIe (de exempIu, asociaii, coIi, spitaIe);
autoriti pubIice, organizaii non-profit reIevante.

PubIic Iegat de mediu
n fine, dac compania dumneavoastr vrea s-i comunice iniiativele care ajut
la protecia mediului, putei vorbi: angajaiIor, parteneriIor de afaceri,
organizaiiIor reIevante non-profit, consumatoriIor, autoritiIor pubIice i
comunitii din jur.

Un ghid pentru comunicare eficient


7

5. Despre ce ar trebui vorbit?

Aceast seciune ofer cteva exemple utile ce arat cum comunicarea despre
activitatea comercial responsabil poate afecta pozitiv ntreprinderea dumneavoastr.

Subiecte Iegate de pia
Comunicarea legat de pia trebuie s arate cum firma dumneavoastr a
integrat n practic activitatea comercial responsabil. Printre exemple se
numr eforturile companiei de mbuntire a: susinerii pentru furnizorii
IocaIi, pIata Ia timp a facturiIor, pstrarea i satisfacia cIieniIor, sigurana
produsuIui, caIitatea produsuIui/serviciuIui, dezvIuirea de informaii
,etichetare i ambaIare, preuri corecte, etica de marketing i pubIicitate i
drepturiIe consumatoriIor, serviciiIe dup vnzri i educaia
consumatoriIor, criterii pentru seIecia parteneriIor de afaceri, condiii de
Iucru i via, aspecte Iegate de drepturiIe omuIui riIe n curs de
dezvoItare de unde achiziionai materiaIe.

Subiecte Iegate de IocuI de munc
Comunicrile legate de locul de munc trebuie s se axeze pe aciunile inovative
iniiate de compania dumneavoastr, de exemplu, mbuntirea condiiilor de
lucru, salarii, beneficii sau crearea locurilor de munc. Exemple: aciuni de
mbuntire a satisfaciei fa de munc, sntate, siguran, instruirea i
dezvoItarea angajaiIor, oportuniti egaIe Ia angajare, diversitate, echiIibruI
munc/via (program flexibil de lucru, echilibru ntre familie i munc) pentru
angajaii dumneavoastr.

Subiecte Iegate de comunitate
Comunicrile legate de comunitate trebuie s se concentreze asupra activitilor
voluntare susinute de companie, donaii de caritate sau sponsorizri i moduri n
care compania promoveaz regenerarea economic. Printre exemple se pot
numra eforturile dumneavoastr de mbuntire a: integrrii sociaIe,
(toleran etnic i coeziune social); asistenei medicaIe sau educaiei n
comunitate; caIitii vieii (activiti recreative sau cuIturaIe), infrastructurii
IocaIe i siguranei.

Subiecte Iegate de mediu
Comunicrile legate de mediu trebuie s demonstreze modul n care acioneaz
compania dumneavoastr pentru a proteja mediul. Exemple sunt iniiative ale
companiei care: ajut Ia conservarea energiei sau apei, reduc poIuarea
aeruIui i apei, reduc utiIizarea de substane chimice pericuIoase, menin
biodiversitatea, reduc generarea de deeuri i deeuri pericuIoase

Un ghid pentru comunicare eficient


8

6. Cine vorbete despre dumneavoastr?

Rspunsul scurt este: toi. Printre cei ce vorbesc despre dumneavoastr se numr de
obicei concurenii, angajaii, clienii, consumatorii, partenerii de afaceri, furnizorii, vecinii
i investitorii. Tot mai mult, pe msur ce v consolidai reputaia de ntreprinztor
responsabil prin eforturile dumneavoastr de comunicare se va vorbi despre
dumneavoastr n pres, n rndul asociaiilor de consumatori, sindicatelor, autoritilor
publice, organizaiilor i instituiilor comunitare i chiar a organizaiilor non-profit
interesate.

Poate c v vine greu s credei aceasta, dar este adevrat. Primul grup menionat
mai sus cei mai legai de ntreprinderea dumneavoastr vor vorbi oricum despre
companie, produse i serviciile dumneavoastr. Cunoatei deja fora cuvintelor pentru
a pune n micare firma, astfel nct ai vzut efectele acestor grupuri care vorbesc
despre dumneavoastr. Al doilea grup presa, comunitatea, organizaiile, etc. vor fi
interesate atunci cnd afl mai multe despre cine suntei cu adevrat i ce reprezint
compania dumneavoastr.

Un ghid pentru comunicare eficient


9

7. GhiduI ,cum s" pentru comunicare eficient

Exist numeroase moduri de comunicare cu un public int. Cele mai uzuale
instrumente sunt ntlnirile, buletinele informative, evenimente speciale, rapoarte, afie,
fluturai, brouri, pliante, site-uri web, reclame, mape informative, etichete de produs,
ambalaje i multe altele. Trebuie s tii ntotdeauna ce vrei s spunei i de ce
nainte de a comunica i s decidei crui public v adresai. n timp ce brourile sunt
mai adecvate pentru parteneri de afaceri dect pentru jurnaliti, mapele informative
sunt mai adecvate pentru jurnaliti dect pentru consumatori, iar ambalajele sau
etichetele sunt mai potrivite pentru consumatori dect pentru angajai.

Unele dintre aceste metode, de exemplu, fluturaii i pliantele sunt mai simplu de
conceput, creat i distribuit. Vei gsi mai jos informaii cu privire la o serie de tehnici,
printre care declaraiile de pres i relaiile de pres, comunicarea cu angajaii proprii i
alte mijloace de comunicare legate de activitatea comercial responsabil. Acest ghid
nu este n nici un caz o enumerare exhaustiv a tuturor opiunilor disponibile. Mai
degrab se concentreaz pe cele mai simple, mai comune i mai eficiente mijloace de
comunicare, anume pentru companii mai mici care au resurse limitate de timp,
manoper, experien i financiare.
Un ghid pentru comunicare eficient


10

7A. Cum s comunicai cu angajaii

Este extrem de important s i inei pe angajai la curent i implicai n eforturile pe
care le facei fa de activitatea comercial responsabil. Comunicarea cu i implicarea
angajailor este parte integrant a realizrii unei firme de succes.

Exist un numr de moduri de a comunica eficient cu angajaii. Opiunile adecvate
pentru compania dumneavoastr depind mult de numrul de angajai i de resursele
disponibile (experien, timp, fonduri, infrastructur, etc.). de exemplu, dac avei o
mic firm de software, este probabil c avei mai mult acces la reele de intranet i
email dect dac ai avea o mic fabric de pine.

Asigurnd informaii adecvate, relevante despre activitatea comercial responsabil va
menine personalul la curent, va educa angajaii cu privire la activitile companiei, i va
face s se simt membri ai unei echipe, i va motiva s aib performane bune i le va
consolida ncrederea. Mai specific, cnd angajaii neleg ce se petrece n companie,
putei s v ateptai la:
O moral mai bun a munci
mndrie fa de firm
recrutare mai uoar a persoanelor de calitate
loialitate crescut a angajailor
mai mult angajare i productivitate
eficien mai mare i
mai mult cooperare.

at trei exemple foarte simple.
Dac angajaii dumneavoastr sunt deplin informai asupra naturii ecologice a
produselor dumneavoastr, ei pot transmite aceast informaie clienilor, oferind
companiei dumneavoastr un avantaj fa de concuren.
Dac oferii beneficii noi sau mai bune angajailor, informarea lor i va face s fie
motivai i productivi.
Dac angajaii recunosc c ntreprinderea este implicat n activitatea comercial
responsabil, poate c vor avea sugestii valoroase, vor avea o prere mai bun
fa de locul lor de munc i, ca ambasadori naturali ai companiei, vor comunica
aceste informaii altora.
Un ghid pentru comunicare eficient


11
DecIaraia cu privire Ia vaIoriIe companiei
O declaraie de valori ale companiei este o singur fraz care cuprinde cele mai
fundamentale obiective ale companiei. De exemplu, declaraia unei ferme
ecologice ar putea fi:

"S oferim clienilor cele mai bune legume cultivate cu mijloace organice, la cele
mai competitive preuri.

mplicarea angajailor n procesul de elaborare a acestei declaraii ar putea
aduce o valoare suplimentar n asumarea procesului de ctre angajai.

edine regIate cu toi angajaii
Cu ct o ntreprindere este mai mic, cu att este mai uor s organizeze regulat
ntlniri cu toi angajaii. Fiecare ntlnire este o oportunitate de a informa
personalul despre progresele companiei legate de activitatea comercial
responsabil i o oportunitate unic de a obine feedback de la ei.

Orientarea noiIor angajai
Probabil c cea mai puin folosit dar cea mai important ocazie de a informa
angajaii despre valorile companiei este la angajare lor. Avei o oportunitate de
aur s-i educai pe angajai cu privire la activitatea comercial responsabil i
angajarea companiei fa de ea.

Cutii pentru sugestii
Cutiile de sugestii sunt un mod excelent de a implica angajaii n activitatea
comercial responsabil. Unii dintre ei pot avea noi idei pe care compania ar dori
s le adopte, iar alii pot sugera cum sunt pot perfeciona sau ajusta iniiativele
existente.

Afie i banere
Afiele i banerele sunt uor de realizat i relativ ieftine. Ele pot fi plasate oriunde
se adun angajaii dumneavoastr i sunt un stimul vizual bun pentru a le
aminti de valorile companiei.

BuIetine informaionaIe
Dei probabil c nu sunt eficiente pentru ntreprinderile foarte mici, buletine
regulate interne pot fi foarte utile pentru a informa angajaii despre ce se petrece
n ntreprindere. Dac avei deja un buletin intern al companiei, gndii-v s
inserai o rubric regulat despre activitatea comercial responsabil.

Anunuri tip memo sau emaiI
Un mod simplu de a ine angajaii la curent cu eforturile companiei privind
activitatea comercial responsabil este s le trimitei anunuri regulate sau
Un ghid pentru comunicare eficient


12
emailuri prin care s v expunei ideile pe acest subiect. Aceasta este de
asemenea una dintre cele mai ieftine metode, dar inei minte c mesajele scrise
nu trebuie s substituie comunicarea fa n fa cu personalul.

Montaje video sau brouri
Pentru companiile cu mai muli angajai i mai multe resurse, brourile sau
filmele video care explic ideile dumneavoastr despre activitatea comercial
responsabil pot fi foarte utile. Dei crearea unor filme sau brouri credibile poate
fi scump, deoarece necesit experien din afar, ele pot aduga o valoare
real la educaia i instruirea angajailor dumneavoastr.

Intranet
Firmele cu tehnologie avansat pot utiliza reele intranet (site-uri web cu acces
controlat, pentru uz intern) pentru a informa angajaii despre activiti legate de
activitatea comercial responsabil. La fel ca i cutiile pentru sugestii, reelele
intranet permit obinerea de feedback i participare de la angajai acest tip de
comunicare n dou sensuri este crucial pentru a asigura implicarea angajailor.
Un ghid pentru comunicare eficient


13

7B. Cum s comunicai cu comunitatea

A oferi informaii relevante pentru comunitatea unde activai poate avea numeroase
avantaje. A fi considerat un bun vecin v poate ajuta s v distingei fa de alte
companii, subliniind atitudinea dumneavoastr inovativ, transparent i deschis fa
de afaceri.

Exist numeroase moduri de a vorbi oamenilor despre angajarea companiei fa de
activitatea comercial responsabil cteva dintre cele mai simple sunt enumerate mai
jos. Dar, inei minte, indiferent de resursele disponibile pentru eforturile
dumneavoastr de comunicare, vei avea succes doar dac transmitei mesajul potrivit
la oamenii potrivii.

Brouri aIe companiei
Pentru brouri credibile poate fi nevoie de puin munc i cheltuial, dar ele sunt
un mod excelent de a ajunge la diverse categorii de public, n special clienii i
consumatorii.

Liste de coresponden
A avea liste actualizate de nume i adrese ale oamenilor care i-au manifestat un
interes clar fa de compania dumneavoastr este un prim pas foarte important
pentru a comunica cu ei. Este bine s avei liste separate pentru diferite grupuri
int, deoarece acestea sunt interesate n diverse tipuri de informaii.

Etichete i ambaIaje de produs
nformaia de pe etichetele sau ambalajele produselor dumneavoastr poate
avea o importan enorm pentru clieni i consumatori. Etichetele le pot arta c
suntei angajat fa de activitatea comercial responsabil i pot diferenia
produsele dumneavoastr fa de cele ale concurenilor. De exemplu,
cumprtorii sunt interesai s tie dac produsele dumneavoastr sunt ,verzi
(biodegradabile, fcute din materiale reciclabile, organice, etc.) cine le-a fcut
(artizanale, produse local, produse n strintate prin munc n condiii echitabile,
etc.) sau dac o proporie din profituri merge pentru susinerea unor iniiative
comunitare, de caritate sau pentru organizaii non-profit.

Evenimente
Dac lansai o iniiativ privind activitatea comercial responsabil, putei avea n
vedere organizarea unui eveniment specific (de exemplu, o recepie sau o mic
conferin de pres) pentru a trage atenia asupra sa. Asemenea evenimente
sunt i un mod foarte bun de a srbtori rezultate excelente sau ncheierea unui
anumit proiect. n plus, compania dumneavoastr poate avea n vedere s trimit
Un ghid pentru comunicare eficient


14
un vorbitor la evenimente legate de activitatea comercial responsabil, la cluburi
sau asociaii locale.

Site-uri web
Dac ntreprinderea dumneavoastr are un site web, el trebuie categoric s
informeze vizitatorii despre implicarea dumneavoastr n activitatea comercial
responsabil. Site-urile web sunt extrem de utile pentru aceasta deoarece ofer
informaii fiecrei categorii de public int i deoarece pot fi actualizate uor i
ieftin.

PubIicitate
Reclamele, la fel ca etichetele de produs i site-urile web, ofer o oportunitate de
a ajunge la numeroase grupuri int n special clieni i consumatori. Gndii-v
s informai prin reclam despre valorile pe care le susine compania
dumneavoastr. Asemenea reclame pot de asemenea s atrag noi angajai,
care doresc s lucreze ntr-o companie responsabil.

BuIetine informative i rapoarte pubIice
Dac compania dumneavoastr produce deja Buletine informative i rapoarte
publice distribuite regulat (de exemplu, un raport anual), inei minte c acestea
sunt mijloace excelente pentru a ine la curent clienii i alte grupuri interesate cu
ceea ce se petrece n ntreprinderea dumneavoastr. Pentru a face nc un pas
n acest sens, putei s v gndii la publicarea unei lucrri sau a unui raport
despre activitile legate de activitatea comercial responsabil. Aceasta poate
avea avantajul suplimentar de a v permite s avei o imagine mai obiectiv i
mai cuprinztoare asupra activitilor legate de activitatea comercial
responsabil. Ar putea de asemenea s serveasc drept referin pentru
activitile dumneavoastr viitoare. Uneori se acord premii pentru asemenea
publicaii.
Un ghid pentru comunicare eficient


15

7C. Cum s comunicai cu presa

Media este una dintre cele mai eficiente ci de a v comunica mesajul unui public ct
mai larg. Totui, muli oameni a reineri n a avea de-a face cu jurnalitii. Aceast
seciune ofer cteva sugestii utile pentru colaborarea cu presa.

Ce nseamn ,tiri" pentru un jurnaIist?
Exist cteva caracteristici prin care o situaie poate ajunge s fie prezentat n pres.
Cele mai bune tiri combin de obicei cteva dintre urmtoarele:
Oameni celebriti locale relevante, oameni oprimai, eroi
Ceva neobinuit sau special
Extreme cel mai recent, primul, cel mai mare, mai mic, mai ieftin, mai rapid


Cum se scrie o decIaraie de pres
O declaraie de pres este formatul standard pentru a transmite informaii ctre
jurnaliti, astfel nct ei s poate crea o relatare.

Declaraia de pres trebuie s fie prezentat foarte clar, cu numele i sigla
companiei sus. Dactilografiat la dou rnduri, cu margini largi i nu mai lung de
o pagin A4. o declaraie de pres trebuie s conin: data, un titlu sus, orice
informaii legate de programare, un nume de contact i un numr.

Structur
Folosii un limbaj simplu, la timpul prezent cnd este posibil. Declaraia de
pres trebuie s rspund la ntrebrile de baz: cine, ce, cnd, unde, de ce
i cum. Jurnalitilor le place s includ citate n relatrile lor, astfel nct
declaraia de pres ar trebui s conin un citat al cuiva din companie sau al
unei tere pri implicate.

Unde trebuie trimise declaraiile de pres
Trimitei declaraia unor jurnaliti individuali. Dac nu tii cui s o trimitei,
contactai organizaia de pres pentru a afla cine este reporterul n domeniu.
Facei o list cu nume i informaii de contact ale jurnalitilor interesai pentru
urmtoarele declaraii de pres.

Interviuri
Un interviu reuit n pres este unul prin care v-ai transmis mesajul. Dac suntei
de acord cu un interviu, exersai nainte cu un coleg sau prieten. Aceasta va
reduce emoiile i v va permite s v gndii la cel mai bun mod de a transmite
un mesaj clar despre activitatea comercial responsabil din companie. Nu uitai,
oamenii vor relatri uor de digerat evitai termenii de specialitate i
Un ghid pentru comunicare eficient


16
acronimele. Chiar dac jurnalitii apreciaz relatri susinute prin statistici cheie,
avei grij s nu folosii prea multe.

V vei simi mai sigur dac vei cunoate urmtoarele informaii nainte de un
interviu:
Pentru cine lucreaz reporterul?
Cnd este termenul pentru reportaj?
Care este direcia sau accentul relatrii?
Cu cine a mai vorbit reporterul pentru aceast relatare?
Ce format va avea interviul (personal, prin telefon, nregistrat pe band, n
direct, n studio, etc.)?

Cteva sfaturi elemente pentru interviuri:
Fii concentrat. Dac interviul are loc la sediul dumneavoastr, eliminai toi
factorii perturbatori i rugai colegii s nu v deranjeze. nchidei sau
redirecionai telefonul i nchidei calculatorul.
Fii onest. Dac nu tii rspunsul la o ntrebare, recunoatei aceasta i
oferii-v s prezentai acea informaie ulterior.
Nu exist "ntre noi. Este cel mai bine s presupunei c tot ce spunei
unui reporter poate ajunge parte din relatarea aceluia.