Note de Curs Statistica Si Evaluare

Statistica de bibliotec i evaluarea performanei
CUPRINS Introducere I. Standardizarea statisticilor de bibliotec II. Standarde internaionale care reglementeaz statistica de bibliotec i evaluarea performanei II.1. Introducere II.2. ISO 2789: 2006 II.3. ISO 11620: 2008 II.3.1 Balanced Scorecard pentru biblioteci II.4. ISO TR 28118: 2009 II.5. ANSI/NISO Z39.7: 2004 III. Experiena romneasc n statistica de bibliotec
INTRODUCERE
Prin asigurarea accesului la informaie, bibliotecile reprezint o parte integrant a sistemelor informaionale naionale i sunt instituii de importan strategic n societatea informaional1. Dezvoltarea la nivel local, individual, nu mai este astzi posibil, colaborarea fiind o condiie obligatorie pentru obinerea succesului. n condiiile creterii continue a fluxului de informaii i a dezvoltrii noilor posibiliti tehnice care faciliteaz comunicarea, s-au creat premisele intensificrii cooperrii ntre biblioteci, la toate nivelurile, pe multiple planuri, inclusiv cel al statisticii de bibliotec i al evalurii performanei; n acest context, este necesar implicarea n activitatea de standardizare, pentru a uniformiza metodele i procedurile folosite n biblioteci i pentru a face cu adevrat posibil cooperarea, a tuturor factorilor interesai organizaii internaionale, asociaii profesionale, instituii aparinnd sistemului infodocumentar.
BALOG, Alexandru Balog; PEREEANU, Georgiana Cristina. Cercetri privind evaluarea calitii i performanei bibliotecilor on-line. n Revista romn de informatic i automatic, vol.18, nr. 2, 2008, p.43
Statistic i evaluare Dei standardele internaionale care reglementeaz statistica de bibliotec i evaluarea performanei au fost adoptate de Asociaia de Standardizare din Romnia, acestea sunt aplicate ntr-o msur diferit, de multe ori sumar, n sistemul romnesc de biblioteci. Fiecare bibliotecar implicat n procesul de evaluare trebuie s contientizeze importana statisticilor pentru dezvoltarea unei biblioteci ca instituie aparinnd sistemului romnesc de informare i documentare, pentru dezvoltarea sistemului naional de biblioteci, dar i n scopul facilitrii comparaiilor, la nivel internaional, ntre sistemele naionale de biblioteci, demers care are ca rezultat o mbuntire a sistemelor naionale. Statisticile sunt cel mai important instrument pentru conducerea i administrarea bibliotecilor, deoarece numai avnd la baz cifre corecte, fr interpretri subiective, se poate gestiona dezvoltarea bibliotecii la nivel local, dar i a ntregului sistem de biblioteci. Folosirea statisticilor n procesele decizionale este condiionat, ns, de obinerea unor date relevante, iar aceasta presupune existena unor standarde corespunztoare. Fiecare nou ediie a unui standard reia abordarea problemelor specifice de la nivelul la care precedenta ediie le-a lsat, adaptnd noiunile i actualizndu-le conform nivelului de dezvoltare impus de domeniul/activitatea evaluat; ntr-o societate informaionala aflat n schimbare, bibliotecile i-au asumat noi responsabiliti; pentru gestionarea i promovarea acestor sarcini noi, aceste instituii au nevo ie de noi tipuri de statistici. Reformularea i completarea standardelor dedicate activitii de bibliotec cu progresele n domeniu reprezint o dovad a importanei pe care comunitatea tiinific internaional o d utilizatorului de tip nou, ale crui necesiti de informare nseamn rapiditate n documentare, noutatea i credibilitatea surselor, obiectivitate i relevan n rezultate, adaptarea resurselor la cerine specifice (de exemplu, salvarea rezultatelor cercetrii, actualizarea permanent cu noile apariii etc). Pentru obinerea unor statistici uniforme, pe plan internaional, cooperarea dintre grupurile de lucru ale IFLA, ISO i UNESCO rmne o condiie necesar. Prin restrngere, la nivel naional, considerm c succesul n colectarea i interpretarea statisticilor provenind de la diverse tipuri de biblioteci nu poate fi dobndit fr colaborarea strns ntre toate structurile implicate, inclusiv a asociaiilor profesionale. Aadar, statisticile de bibliotec reprezint elemente cheie n evaluarea bibliotecilor, fiind necesare pentru gestionarea efectiv a bibliotecilor, dar rolul lor devine i mai important cnd este vorba despre justificarea utilizrii corespunztoare a resurselor financiare i promovarea serviciilor oferite n faa factorilor de decizie - posibili finanatori, managerilor i personalului bibliotecii, utilizatorilor actuali i poteniali, mass-media i publicului larg, n general. Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie 2
Statistic i evaluare Ca i pn acum, ntr-un mediu informaional dinamic, va trebui ca standardele dedicate statisticii de bibliotec s urmeze, prin completare i adaptare, noile tipologii documentare dezvoltate odat cu apariia bibliotecii electronice i ulterior a celei digitale.
I. STANDARDIZAREA STATISTICILOR DE BIBLIOTEC

Conform Dic ionarului explicativ al limbii romne 2, standardul este o norm sau ansamblu de norme care reglementeaz calitatea, caracteristicile, forma unui produs; prin standard este desemnat i documentul n care sunt consemnate aceste norme. Comitetul Consultativ pentru Politica de Standarde Naionale a SUA definete standardul ca fiind "un set de reguli, condiii sau de cerine stabilite privind definiiile termenilor, clasificarea componentelor, specificaiile referitoare la materiale, la performan i la operaii i delimitarea procedurilor, msurarea cantitii i calitii pentru caracterizarea materialelor, produselor, sistemelor, serviciilor sau practicilor."3 Scopul utilizrii standardelor n biblioteci este de a facilita comunicarea informaiilor, de a transfera coninutul documentelor ctre utilizator n cel mai simplu mod posibil. Alte abordri din literatura de specialitate vorbesc despre scopul elaborrii standardelor ca fiind punerea la dispozi ia celor interesa i de "documente care recomand terminologia, clasificarea, atributele (...) materialelor, produselor, proceselor sau sistemelor, precum i metodele de msurare sau de testare"4. Pentru a introduce noiunea de statistic de bibliotec, trebuie s precizm c statistica este definit5 ca reprezentnd o eviden numeric, o situaie cifric referitoare la diverse fenomene, o numrtoare; noiunea desemneaz i aciunea de culegere, prelucrare i valorificarea datelor referitoare la fenomenele analizate. Pornind de la noiunea de statistic i de la formularea scopurilor standardelor n biblioteci, se poate afirma c standardele pentru statistica de bibliotec trebuie s precizeze metodele de colectare i msurare a datelor din aceste structuri infodocumentare, pentru a asigura strngerea i prelucrarea lor corespunztoare.
ACADEMIA ROMN. INSTITUTUL DE LINGVISTIC IORGU IORDAN. Dicionarul explicativ al limbii romne. Bucureti: Univers Enciclopedic, 1998 3 SENKUS, Linda. Standards in Library and Information Centres. n: Encyclopedia of Library and Information Science. New York: Marcel Dekker, vol. 4., 2003, pp. 2738 4 COOPER, A.. Standards specifications. n International Encyclopedia of Information and Library Science , Feather, J. and Sturges, P. (Eds), 2nd ed. London: Routledge, 2003, pp. 617-618 5 ACADEMIA ROMN. INSTITUTUL DE LINGVISTIC IORGU IORDAN. Op. cit.
Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie
Statistic i evaluare Este necesar ca standardele destinate statisticii de bibliotec s ndeplineasc urmtoarele condiii: - s asigure conformitatea pentru acele msurtori frecvent utilizate, - s ofere un instrument de referin pentru dezvoltarea i evaluarea unor proceduri statistice, - s fac legtura dintre datele specifice solicitate i precizate i de alte standarde n domeniu. Standardele pentru msurtori statistice n biblioteconomie i tiina informrii sunt, n practic, mai mult orientri dect norme. Referitor la tipurile de standarde, acestea pot fi de natur material, cuantificabile, dar pot fi, de asemenea, non-materiale sau, exprimat n alt mod, calitative. Standardele pot fi elaborate pentru aplicare la nivel naional sau internaional, cele naionale fiind considerate utile ca experien, ca un prim pas spre standardele internaionale.
II. STANDARDE INTERNAIONALE CARE REGLEMENTEAZ STATISTICA DE BIBLIOTEC I EVALUAREA PERFORMANEI II.1. Introducere
n ediia a doua a standardului referitor la indicatorii de performan pentru biblioteci (ISO 11620: 2008), performana este "eficacitatea prestrii de servicii de ctre bibliotec i eficiena alocrii i utilizrii resurselor n asigurarea respectivelor servicii." Putem afirma, de asemenea, c stabilirea performanei funcionrii unei biblioteci n rela ie cu obiectivele stabilite nseamn, de fapt, evaluare,6 i aceasta se realizeaz pentru a furniza precizri referitoare la eficacitate (ct de bine funcioneaz sistemul n conformitate cu obiectivele pentru care a fost creat), eficien (care este preul - costuri financiare sau doar de timp i/sau efort) i la combinaia eficacitii i eficienei (raportul cost-eficien). n concluzie, noiunea de performan este inseparabil legat de cea de evaluare, considerat un concept cheie care st la baza dezvoltrii si mbuntirii serviciilor de informare. Performana bibliotecii poate fi evaluat ca performana ntregului sau ca performana individual a fiecrui serviciu, a funciilor, a activitilor specifice sau a resurselor din bibliotec (personal, colecii, sisteme automatizate, faciliti etc). De -a lungul timpului, performana bibliotecii privit ca performan n furnizarea de servicii a fost supus mai multor moduri de
6
Conform SI ISO 11620:2008, n biblioteconomie, verbul a evalua desemneaz procesul de estimare a eficacitii, eficienei, utilitii i caracterului adecvat al unui serviciu sau a unei infrastructuri, iar Steve Hiller, Director de Evaluare al Bibliotecii Universitii din Washington, vorbete despr e evaluarea bibliotecilor ca fiind un proces structurat prin care se urmrete cunoaterea comunitilor umane i se stabilete msura n care biblioteca satisface nevoia informaional a acestor comuniti.
Statistic i evaluare evaluare. Din cauza existenei unor puncte de vedere multiple de abordare, exist pericolul unor confuzii referitoare la perspectiva din care aceasta este msurat. Punctul de vedere al bibliotecarului referitor la performan ar trebui s fie dar s-a vzut clar ca nu se poate acelai cu al beneficiarilor serviciilor oferite; n mod similar, perspectiva finanatorilor bibliotecii poate diferi de cea a utilizatorilor sau de a personalului7. n bibliotec, msurarea performanei poate fi folosit pentru a sprijini planificarea, comunicarea serviciilor furnizate i efectuarea unor schimbri pentru mbuntirea lor, luarea deciziilor, monitorizarea progresulu i i alocarea resurselor. Mijlocul anilor '70 a marcat apariia primelor standarde internaionale care regle mentau statistica i msurarea performanei n biblioteci. n cele ce urmeaz, vor fi prezentate trei standarde elaborate de ISO i unul de ANSI/NISO, care ofer cadrul general i stabilesc normele de baz pentru statistica de bibliotec.
II.2. ISO 2789: Informare i documentare. Statistici internaionale de bibliotec

De standardele ISO pentru evaluarea calitativ i cantitativ n biblioteci se ocup Comitetul 46 ISO (ISO Technical committee 46): Informare i documentare, Subcomitetul 8: Calitate, statistic i evaluarea performanei. n cadrul acestuia, grupul de lucru 2 are ca preocupri statistica internaional de bibliotec, cea de a patra ed iie a standardului ISO 2789 (2006): International library statistics fiind deja supus revizuirii din martie 2010. Astfel, la reuniunea din martie 2009, de la Berlin, grupul de lucru nsrcinat cu standardul a decis s a nceap o alt revizuire deoarece fuseser identificate o serie de teme pentru care ar trebui s fie gsite statistici fiabile n aceast nou ediie. Statisticile sunt necesare, aadar, pentru a ti "ceea ce fac bibliotecile" i pentru aceasta exist standardul ISO 2789. Precedentele patru ediii au fost adoptate n 1974, 19918, 20039 (pentru prima dat, versiunile standardelor ISO 2789:2003 i, respectiv, NISO Z39.7: 2002 au introdus msurtori care ar putea fi, teoretic, livrate de ctre furnizorii de resurse n reea) i 200610 - aflat n vigoare.
GRIFFITHS, Jose-Marie. Performance measurement in libraries. n International Encyclopedia of Information and Library Science. London: Routledge: 2003, pp. 505-510 8 ISO 2789: 1991 - Informare si Documentare: Statistica Internationala de biblioteca, 2nd ed., International Standards Organisation: Geneva, 1991 9 ISO 2789: 2003 - Information and Documentation: International Library Statistics, 3rd ed.. Geneva: International Standards Organisation, 2003 10 ISO 2789: 2006 - Information and documentation: International library statistics. 4th ed.. Geneva: International Standards Organisation, 2006
Statistic i evaluare Datele nou introduse de la o ediie la alta arat c dezvoltarea rapid a tipului de resurse i servicii de bibliotec au fcut necesare revizuiri rapide. Aceast ultim edi ie a fost adoptat n Romnia n 2009, avnd scopul de a preciza norme pentru biblioteci i pentru comunitatea serviciilor de informare n ceea ce privete colectarea i raportarea statisticilor, pentru a asigura raportarea la nivel naional i/sau internaional, punerea n concordan a acelor msurtori statistice care sunt frecvent utilizate de managerii de bibliotec, dar nu sunt raportate pe plan internaional, pentru a ncuraja bunele practici n utilizarea statisticilor pentru managementul bibliotecii i a serviciilor de informare, precum i pentru precizarea datelor cerute de ISO 11620: 200811. Obiectivele statisticii de bibliotec, aa cum sunt enunate n acest standard, au n vedere: - monitorizarea rezultatelor obinute raportat la standarde i la date obinute de organizaiile similare; - urmrirea tendinelelor de-a lungul timpului, precum i a rezultatelor nnoirilor introduse; - furnizarea unei baze pentru planificare, luarea deciziilor, mbuntirea calitii serviciilor i feedback referitor la rezultate; - demonstrarea valorii serviciilor de bibliotec oferite utilizatorilor existeni, inclusiv a valorii pentru cei poteniali; - informarea organizaiilor, la nivel naional sau local, n scopul obinerii sprijinului n finanare; - promovarea rolului bibliotecilor, att n faa politicienilor, ct i a altor factori externi. ISO 2789 standardizeaz att terminologia i defini iile, ct i metodele de colectare i de analiz a datelor, ncercnd s includ date pentru toate tipurile de biblioteci, pentru toate resursele bibliotecii i pentru toate serviciile furnizate in mod curent de bibliotec. Astfel, dei serviciile oferite s-au diversificat mult, statisticile tradi ionale rmn utile i, prin urmare, sunt colectate: - statistici referitoare la bibliotec (n ultima edi ie a standardului apar termeni suplimentari fa de edi ia din 1991, adoptat n Romnia n 1994, precum sediul principal, biblioteci filiale, fiind specificate mai multe tipuri de biblioteci specializate: bibliotec medical, guvernamental, a asociaiilor profesionale etc; - statistici referitoare la colecii : volumele din colecii, abonamentele la reviste i ziare, unit ile bibliografice adugate colec iilor, volumele eliminate din colecii etc; i n cazul acestui tip de statistici sunt incluse no iuni noi: baz de date, drepturi de acces, fiier de calculator (termen adaptat din ANSI/NISO Z39.7-2005), document digital;
11
ISO 11620: 2008 - Information and documentation: Library performance indicators. 2nd ed.. Geneva: International Standards Organisation, 2008
Statistic i evaluare - statistici referitoare la activitatea de mprumut a documentelor : tranzac iile de mprumut, documentele tranzacionale n ILL, numrul de rezervri etc; - statistici referitoare la utilizatori: utilizatorii nregistrai, utilizatorii activi, tipuri de utilizatori, vizite la bibliotec, educaia utilizatorilor etc; - statistici referitoare la facilit i: spa ii, echipamente, program; - statistici referitoare la personal: numrul i tipul de personal, instruirea personalului, unele noiuni fiind dezvoltate conform progresului n domeniu astfel, n cazul personalului, apar i termeni precum educaie profesional sau voluntari; - statistici referitoare la cheltuieli: venituri, cheltuieli pentru resurse, servicii sau personal. ISO 2789 aflat n uz include i statistici referitoare la mediul electronic de informare i documentare (informaiile con inute n Anexa A a standardului): - serviciile electronice: cataloage online, website-ul bibliotecii, referine online, accesul la Internet furnizat de bibliotec (figura II.1); - coleciile electronice: baze de date, reviste i cri electronice, documente digitale - provenite din cumprtur, inclusiv licen, acolo unde este cazul, dona ie, schimb sau depozit legal (figuraII.1); - utilizarea resurselor i serviciilor electronice: sesiuni de cutare, numr de accesri, accesri euate (respinse), numr de documente descrcate (download -ate), vizite virtuale pe website-ul bibliotecii; - costul coleciilor i serviciilor electronice. n timp ce statisticile tradiionale pot fi produse n cadrul bibliotecii, datele statistice pentru servicii electronice, n special cele referitoare la gradul de utilizare a resurselor electronice, sunt furnizate din alte surse (de exemplu, extrase sau transmise de furnizorii interni, care reprezint editurile respective n ar sau direct de la edituri, de ctre administratorul bazelor de date din bibliotec). Bibliotecile solicit datele statistice de care au nevoie pentru evaluarea serviciilor i resurselor electronice pe care le ofer, dar au i posibilitatea ca unele dintre aceste valori s le extrag din sistemul integrat de bibliotec (ILS).
Statistic i evaluare
Figura II.1 Principalele servicii i resurse electronice oferite de o bibliotec utilizatorilor si (tradus i adaptat dup ISO 2789: 2006)
Pentru a sprijini statisticile ob inute prin procedeele amintite i pentru a obine o mai bun informare cu privire la utilizarea serviciilor electronice, se recomand studii suplimentare. Metodele folosite n acest scop sunt sondajul general (pentru a evalua ptrunderea pe pia a serviciilor electronice, va fi trimis ctre un eantion din popula ia int un chestionar general scris sau prin email) i ancheta (sondajul) specific, chestionarul urmnd a fi completat (sau interviul realizat ) imediat dup folosirea unui serviciu electronic sau dup o vizit la bibliotec. Se va alege una din urmtoarele alternative: a) chestionar scris, nmnat utilizatorilor atunci cnd ei prsesc staiile de lucru sau biblioteca; b) interviu cu utilizatorii, atunci cnd ei prsesc staiile de lucru sau biblioteca; c) formularul on-line, legat de un serviciu electronic; d) jurnalul / protocolul pentru utilizator, aezat lng staia de lucru (pentru nregistrare imediat). ntrebrile generale ar putea oferi date referitoare la: - frecvena utilizrii (timpul mediu de utilizare per sptmn/ lun), cu date separate pentru catalogul online, colecia electronic, website-ul bibliotecii i accesul la Internet din interiorul bibliotecii; - locul preferat de acces: din bibliotec, dintr-un alt loc din instituie/ universitate, din exteriorul instituiei/ universit ii. ntrebri specifice vor fi formulate pentru a obine rspunsuri referitoare la: - serviciul folosit,
Statistic i evaluare - uurina n utilizare (numrul de sesiuni efectuate, numrul de sesiuni respinse, numrul de log out-uri neintenionate etc), - ieiri (rezultate): numrul de coninuturi/documente descrcate, numrul de con inuturi descrcate prin intermediul facilitilor locale de stocare, numrul de documente tiprite. Statisticile, indiferent de modul n care sunt colectate, trebuie s fie ntocmite si raportate la intervale de timp regulate, cel mai adesea - anual. Informaiile prezentate trebuie s fie n conformitate cu definiiile din standard, fiecare element trebuind s fie luat n considerare o singur dat, adic apar innd unei singure categorii (de exemplu, "document furnizat extern" sau "mprumut interbibliotecar"). Perioada pentru care se refer datele trebuie specificat explicit i este, de obicei, un an. Datele referitoare la o perioad ar trebui s acopere ntreaga perioad avut n vedere i nu intervalul dintre dou sondaje succesive. n cazul n care trebuie specificat "numrul total", de exemplu, numrul total al personalului sau al stocului de documente, datele se vor referi la valoarea numeric de la sfritul perioadei de raportare. n cazul n care statisticile au fost obinute prin sondaje realizate pe eantioane, fr a lua n considerare ntreaga "popula ie int", ar trebui s fie indicat metoda utilizat. Trebuie s se aib n vedere ca eantioanele s fie reprezentative raportat la timpul, locul i metodele de selecie. De asemenea, trebuie s se in cont c, i n cazul n care eantioanele sunt reprezentative, procedura genereaz estimri prin intermediul crora pot fi introduse erori, legate mai ales de mrimea eantionului, iar dac este cazul, limitele de eroare ar trebui s fie specificate alturi de celelalte date publicate. Limitrile acestui standard constau i n faptul c evalueaz predominant cantitativ i aproape deloc calitativ - serviciile i resursele. Un exemplu concret este i evaluarea utilizrii cantitative a bazelor de date, respectiv a revistelor incluse n acest tip de resurse electronice, fr a face nicio referire la % de jurnale fulltext sau la aspecte ce vizeaz calitatea acestor reviste (factor de impact i ali indicatori), conform evalurii din bazele de date bibliometrice (ISI Thompson Journal Citation Report). Noua ediie a standardului, aflat n lucru, va dezvolta subiecte deja abordate, dar va aduce i subiecte noi: - mai multe detalii despre problemele legate de prezervare i digitizare; - sarcinile bibliotecilor na ionale, preluate din ISO TR 28118 (depozitul legal, bibliografia naional); - probleme legate de cooperare (tipuri de parteneri i numrul acestora, proiecte n cooperare);
Statistic i evaluare - probleme referitoare la accesul deschis (documente n OA incluse n depozite instituionale, date despre folosirea acestor documente); - promovarea serviciilor de bibliotec (rapoarte despre reflectarea bibliotecilor n media); - cercetarea n bibliotec (lucrri publicate sau prezentate la conferine de ctre personalul bibliotecii); - servicii care implic dispozitive mobile (de exemplu, smartphones sau PDA-uri personal device area): numrul de servicii concepute pentru folosirea dispozitivelor mobile i numrul de accesri ale unui serviciu prin intermediul dispozitivelor mobile; - servicii interactive: 1. implicarea bibliotecii n furnizarea de servicii de internet interactive platforme de socializare (Twitter, Facebook etc); grupul de lucru consider c fiecare din aceste reele ar trebui s fie contorizat separat, avnd n vedere: numrul de servicii care implic i reelele de socializare pe care biblioteca le utilizeaz pe baz de cont/ca membru nregist rat; numrul de con inuturi/documente pe care biblioteca le-a creat pentru serviciile care implic reelele de socializare; numrul de accesri (vizite) la contul bibliotecii (de exemplu, la contul bibliotecii pe facebook); numrul de documente download-ate dintre cele upload-ate de bibliotec, pe contul su, n reelele de socializare; numrul de "abona i" la contul bibliotecii (de exemplu, "prietenii" de pe Facebook); numrul de postri sau nregistrri noi; 2. servicii interactive gzduite/oferite de ctre bibliotec (bloguri, wiki, podcast), n cazul crora ar trebui contorizate: numrul serviciilor de acest tip ; numrul de accesri; numrul de nregistrri (postri, comentarii, mesaje) primite (recepionate); numrul de abona i la un serviciu, dac este cazul; numrul de download-ri, dac este cazul; - servicii pentru utilizatorii cu nevoi speciale, categorie care include persoanele cu dizabilit i fizice sau probleme de sntate, persoanele cu o situaie economic precar, persoanele care nu sunt vorbitori nativi ai limbii oficiale a rii n care se afl biblioteca i persoanele cu dezavantaje n educa ie (dezavantaje din educaia primit anterior, lipsa de acces la educa ie etc).
10
Statistic i evaluare Pentru acetia, sunt avute n vedere servicii precum punerea la dispozi ie a unor colec ii speciale, organizarea unor evenimente dedicate, conceperea unor servicii pe termen lung (de exemplu, referine specifice sau servicii de informare referitoare la locurile de munc).
II.3. ISO 11620: Informare si documentare. Indicatori de performan12 pentru biblioteci

Indicatorii de performan reprezint un mod de evaluare a calitii a ceea ce biblioteca pune la dispoziia utilizatorilor si (resurse, servicii) i acest lucru va fi detaliat n cele ce urmeaz. Din acest motiv, considerm necesar s precizm aspectele luate n considerare la msurarea calitii13 n biblioteci: - orientarea ctre utilizator a serviciilor furnizate, ceea ce nu nseamn satisfacerea oricrei cereri, ci cunoaterea nevoilor i dorinelor utilizatorilor i adaptarea n consecin a serviciilor; - viteza de furnizare a serviciilor i actualizarea informaiilor serviciile (referine, mprumut etc) trebuie furnizate ntr-un timp rezonabil, cu o vitez adecvat, iar informa ia din cataloage sau din resursele electronice oferite trebuie s fie actualizat; - accesibilitatea - cldirile bibliotecii, colec iile tradiionale sau electronice i celelalte servicii oferite trebuie s fie uor accesibile, chiar i pentru utilizatorii fr experie n. Acest lucru se poate realiza prin existena unui program adecvat pentru public, semnalizare vizual corespunztoare (de exemplu, afie cu informa ii sugestiv formulate i corespunztor amplasate), cataloage i website uor de folosit, servicii online cu acces ghidat (de exemplu, prin tutoriale), interfete multilingve. - precizia i fiabilitatea serviciilor utilizatorilor ar trebui s li se ofere un nivel corespunztor al serviciilor, iar acestea ar trebui s fie furnizate cu consecven la acest nivel; - competena i utilitatea personalului personalul trebuie instruit pentru a asista utilizatorii att n utlizarea serviciilor tradi ionale, ct i a celor noi, trebuie s aib un comportament responsabil i prietenos i s dovedeasc abilit i de comunicare;
12
n ISO 11620: 2008, indicatorul de performan este definit ca fiind o expresie numeric, simbolic sau verbal, derivat din statistica de bibliotec i datele aferente folosite pentru a caracteriza performana unei biblioteci. 13 n DEX (ACADEMIA ROMN. INSTITUTUL DE LINGVISTIC IORGU IORDAN. Dicionarul explicativ al limbii romne. Bucureti: Editura Univers Enciclopedic, 1998), calitatea este: "1. Totalitatea nsuirilor i laturilor eseniale n virtutea crora un lucru este ceea ce este, deosebindu -se de celelalte lucruri. 2. nsuire (bun sau rea), fel de a fi (bun sau ru); restr. caracteristic pozitiv, nsuire bun. Loc. adj. De calitate = de calitate bun, de valoare [...]".
11
Statistic i evaluare - eficacitatea i eficiena proceselor defurate fie c este vorba despre procese fr vizibilitate direct la utilizatori sau de servicii cu care ei vin direct n contact, acestea trebuie s fie bine organizate i raionalizate, astfel nct s se ofere servicii de calitate cu minimum de resurse. Evaluarea calitii resurselor i serviciilor de bibliotec se face cu ajutorul: 1. indicatorilor de performan (IP), care msoar gradul de adecvare a resurselor (de exemplu, locuri pentru utilizatori per capita, personal de bibliotec per capita), gradul de adecvare a colec iilor (de exemplu, rata de utilizare a coleciei, disponibilitatea titlurilor solicitate, numrul de documente download-ate per capita), calitatea proceselor (viteza de desfurare a mprumutului interbibliotecar), atractivitatea serviciilor de bibliotec (vizite la bibliotec per capita, persoane participante la evenimentele bibliotecii per capita), raportul cost-eficien (cost per sesiune n baza de date, cost per mprumut); se obin date cuantificate i, prin urmare, IP dau o apreciere cantitativ, putnd fi numi i obiectivi. 2. studiilor (anchetelor) asupra utilizatorilor, care msoar calitatea perceput, estimarea, aprecierea utilizatorilor n ceea ce privete serviciile de bibliotec. Acestea produc date calitative i sunt subiective. 3. evalurii rezultatelor (impactului), care ncearc s demonstreze valoarea i beneficiul pe care l aduc bibliotecile att pentru utilizatorii individuali, ct i la nivelul ntregii societi. Pornind de la indicatorii de performan ca modalitate de evaluare a calitii serviciilor de bibliotec, vom continua cu prezentarea standardului care introduce aceti indicatori n evaluare. n ceea ce privete edi iile i datele de apariie, standardul ISO 11620 - "Indicatori de performan pentru biblioteci" a fost publicat pentru prima dat n 1998 (i adoptat ASRO n 2000), versiunea referindu-se mai ales la serviciile tradiionale de bibliotec i incluznd 29 de indicatori, fr a acoperi, ns, domenii precum instruirea utilizatorilor, promovarea serviciilor oferite i disponibilul de resuse umane i utilizarea acestora. Ulterior, a fost elaborat i o completare ISO 11620: 1998/Amd 1: 2003 Indicatori de performan suplimentari pentru biblio teci. De asemenea, n 2003 a fost aprobat ISO/TR 20983: 2003 Informare i documentare Indicatori de performan pentru serviciile bibliotecii electronice, toate cele trei materiale fiind retrase la apariia ediiei urmtoare a SI 11620. A doua ediie, revizuit, a aprut n anul 2008, cuprinznd 45 de indicatori de performan , inclusiv pentru serviciile bibliotecii electronice i a adoptat structura Balanced Scorecard. n cadrul subcomitetului 8: Calitate, statistic i evaluarea performanei, grupul de lucru 4 revizuiete, din decembrie 2010, cea de a doua ediie a ISO 11620. Indicatorii nou dezvoltai sunt
12
Statistic i evaluare examina i de un grup de experi i descrierile vor fi publicate ca amendamente la acest standard, ct mai curnd posibil, dup votul comitetelor naionale. SI 11620 se ocup de evaluarea bibliotecilor de toate tipurile, scopul su principal fiind de a susine utilizarea unor indicatori de performan n biblioteci i de a face cunoscut modul de msurare a performanei. Standardul ofer ndrumare pentru implementarea IP n bibliotecile n care acetia nu sunt nc folosii, furnizeaz o terminologie standardizat, defini ii i descrieri concise ale IP. Cei 45 IP cuprini n acest standard au fost selectai dintre cei deja utilizai pe scar larg sau corespunztor prezentai n literatura de specialitate. IP pot fi folosi i pentru a realiza compara ii, n timp, n cazul aceleiai biblioteci, dar i pentru a compara ntre ele biblioteci diferite, demers care necesit pruden n abordare. Comparaiile ntre biblioteci vor trebui s ia n considerare structura acestora i necesit o bun nelegere a interpretrii IP utilizai. Dei standardul este aplicabil tuturor tipurilor de biblioteci, din toate rile, nu toi IP inclui sunt aplicabili n toate tipurile de biblioteci, din toate rile. La testarea IP se vor avea n vedere urmtoarele criterii: 1.Coninutul informaional al unui indicator trebuie s reprezinte un instrument de msurare a unei activiti, de identificare a realizrilor, a proble melor sau disfuncionalitilor n activitatea i performana bibliotecii, astfel nct s se poat realiza ac iuni de remediere, acolo unde este cazul. Indicatorul trebuie s furnizezeze informaii pentru procesul decizional, pentru stabilirea obiectivelor, a structurii alocaiilor bugetare, a prioritii n dezvoltarea unor servicii. 2.Fiabilitatea IP trebuie s produc, n mod constant, acelai rezultat atunci cnd este folosit n mod repetat, n aceleai condi ii. 3.Validitatea IP trebuie s msoare ceea ce a fost destinat s msoare. 4.Caracterul adecvat scopului su unitatea de msur i scala valoric trebuie s fie corespunztoare, iar operaiunile necesare pentru realizarea procesului de msurare trebuie s fie compatibile cu procedurile bibliotecii i cu toate celelalte aspecte legate de aceasta. 5.Caracterul practic IP va folosi date ce pot fi furnizate de bibliotec pe baza unui efort rezonabil raportat la timpul de lucru al personalului, la calificrea acestuia i la costurile implicate. 6.Caracterul comparabil acest criteriu se aplic n cazul unor indicatori destinai realizrii compara iilor ntre biblioteci. Compara iile pot fi realizate atunci cnd aceeai valoare a unui IP desemneaz aceeai calitate a serviciilor sau aceeai eficien n cadrul bibliotecilor care sunt comparate. Relevana comparaiilor este condiio nat de caracterul comparabil al activit ilor supuse msurrii. Fiecare indicator va avea o denumire unic, un obiectiv explicit formulat innd cont de Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie 13
Statistic i evaluare serviciile, activitile sau resursele supuse evalurii, un domeniu de aplicare: vor fi specificate tipurile de biblioteci la care se poate aplica indicatorul, dac este adecvat pentru compara ii etc. Metodologia va preciza datele care trebuie colectate i calculele necesare. Pot fi descrise i mai multe metode echivalente, implicnd date i calcule diferite, care ns conduc la acela i indicator. Precizrile referitoare la interpretarea datelor cuprind informaii referitoare la posibilele varia ii ale indicatorilor (de exemplu, varia iile n func ie de sezon sau de ora din zi). De asemenea, pentru a utiliza IP ca instrumente de diagnosticare a situa iilor, se vor da informa ii asupra factorilor interni/externi bibliotecii care afecteaz rezultatele. Prezentarea informa iilor se va face n aa fel nct s se sugereze anumite aciuni ale bibliotecii care ar putea contribui la modificarea dorit a valorii indicatorilor. Se vor preciza i sursele, adic referinele utilizate pentru caracterizarea unui indicator. Este util i precizarea indicatorilor corelai, adic rela ia unui indicator cu al i indicatori inclui n acelai SI. IP inclui n standard au la baz abordarea BSC i sunt clasificai n funcie de activitile sau serviciile la care se refer, fiind cel mai frecvent calculai de biblioteci. Cele patru perspective sunt: 1. Resurse, acces i infrastructur: colecii, acces, faciliti i personal; 2. Utilizare: colecii, acces, faciliti i aspecte generale ; 3. Eficien: colecii, acces, personal i aspecte generale; 4. Potenial i dezvoltare: colecii, personal i aspecte generale . Limitrile IP din acest standard sunt date de dependena de factorii locali - comunitatea servit de bibliotec, configuraia infrastructurii tehnologice - i este recomandabil ca rezultatele aplicrii IP s fie interpretate innd cont de aceti factor i. Exist unele activiti i servicii de bibliotec, precum i aspecte ale utilizrii resurselor, pentru care nu sunt nc IP testai i bine documentai - cazul msurrii rezultatelor i a impactului fie pentru c astfel de indicatori nu au fost propui i testai anterior elaborrii standardului, fie pentru c cei testai nu au ndeplinit criteriile specificate. Standardul nu include, aadar, la acest moment, IP pentru evaluarea rezultatelor serviciilor de bibliotec, nici la nivel individual, al comunitii pe care o bibliotec o deservete, nici la nivel global, al ntregii societi. Aceasta este o zon n care msurarea performanei pentru biblioteci va trebui s evolueze, obiectiv realizabil prin includerea unor indicatori suplimentari, pe msur ce acetia sunt testai i validai. Prin urmare, comunitatea bibliotecar este ncurajat s stabileasc mecanisme i s acorde prioritate dezvoltrii unor IP relevani pentru serviciile de bibliotec existente, pentru resursele i serviciile n curs de dezvoltare.
14
Statistic i evaluare Limitrile standardului n vigoare a condus la propunerea unor modificri concrete care au fost sau vor fi avute n vedere la o viitoare revizuire: - o serie de indicatori vor trebui eliminai este cazul unor indicatori care nu mai corespund nivelului de dezvoltare a serviciilor i dotrilor IT; - ali indicatori au fost inclui n Raportul Tehnic pentru biblioteci naionale de exemplu, numrul de documente digitizate ntr-un an per 1000 de titluri din colecie.
II.3.1. Conceptul Balanced Scorecard (BSC) n evaluarea pe baza indicatorilor de performan

II.3.1.1 Definirea conceptului Evaluarea pe baza IP are la baz, n prezent, conceptul Balanced Scorecard. BSC a fost lansat la nceputul anilor 90 ca un nou concept de management. Ulterior publicrii primei cri de ctre dr. Robert Kaplan (Harvard Business School) i dr. David Norton (consultant n management), popularitatea conceptului a crescut, devenind treptat unul din cele mai folosite instrumente de management la nivel interna ional. Influena i notorietatea conceptului includ att zona academic, ct i alte categorii organiza ionale. Ultimele studii efectuate la nivel mondial 14 plaseaz BSC pe locul 6 ntr-un top al celor mai folosite instrumente de management la nivel global. Conform acelorai studii, 53% din companiile intervievate folosesc BSC, cu o rat medie a satisfac iei de 3,85 (dintr-un maximum de 5).
Conceptul poate fi definit astfel:
- un instrument, privit dintr-o dubl perspectiv: un instrume nt de management complex sau un instrument de management strategic15,16; - conceptul BSC reprezint mai mult dect o tehnic de msurare a performanei, fiind considerat, de ctre o serie de autori, un sistem de management17, dar unii autori prefer s foloseasc ambele accepiuni, simultan18;
14
BAIN & COMPANY. Balanced Scorecard: [online], December 13, 2010 Disponibil la adresa: http://www.bain.com/publications/articles/management-tools-2011-balanced-scorecard.aspx [Accesat la 30.12.2011] 15 HUENG, P. Process performance measurement system: a tool to support process-based organizations, n Total Quality Management, 2000, vol. 11, nr. 1, pp. 67-85. Apud: Balanced Scorecard Review: [online]. Disponibil la adresa: http://www.balancedscorecardreview.com/pages/bsc-concept/ [Accesat la 1.08.2012] 16 PFORSICH, H.. Does Your Scorecard Need A Workshop?. In Strategic Finance, 2005, vol. 86, nr. 8, pp. 30-35. Apud: Balanced Scorecard Review. Loc. cit. 17 BUTLER, A.; LETZA, S., R.; NEALE, B.. Linking the balanced scorecard to strategy. In Long Range Planning, 1997, vol. 30, nr. 2, pp. 242-253. Apud: Balanced Scorecard Review. Loc. cit. 18 HASAN, H.; TIBBITS, H., R.. Strategic management of electronic commerce: an adaptation of the balanced scorecard. In Internet Research: [online], 2000, vol. 10, nr. 5, pp. 439-450. Disponibil la adresa: http://www.emeraldinsight.com.ux4ll8xu6v.useaccesscontrol.com/journals.htm?issn=10662243&volume=10&issue=5
15
Statistic i evaluare - ali autori consider c Balanced Scorecard este o filosofie de management, precum si un sistem de management al performanei19. Ca instrument de msurare i management al performanei, BSC grupeaz indicatorii de performan cheie (Key performance indicators - KPIs) financiari i non-financiari n patru perspective, patru abordri, cele mai frecvent utilizate fiind financiar, clieni, procese interne i inovare & nvare. Cele patru perspective ofer un echilibru ntre obiectivele pe termen scurt i cele pe termen lung, ntre rezultatele dorite i factorii care conduc la obinerea acelor rezultate, precum i ntre obiectivele tangibile i cele intangibile20: - Perspectiva financiar. Managementul instituiei trebuie s rspund la ntrebarea: Cum s satisfacem ateptrile financiare ale parilor interesate ordonator de credite, salariai? - Perspectiva utilizatorului. Managerii trebuie s tie dac organizaia lor satisface nevoile informa ionale ale utilizatorilor, ceea ce vizeaz nu doar cantitatea/calitatea resurselor de informare i documentare, ci i modalitatea de acces/livrare a acestor informa ii/documente. Pentru aceasta, ei trebuie s stabileasc rspunsul la ntrebarea: Cum ne vad cititorii nostri? - Perspectiva proceselor interne. Managerii trebuie s rspund la intrebarea: n ce procese/ activiti suntem la un nivel superior? Care sunt cele care necesit mbuntiri? - Perspectiva de inovare i nvare. Capacitatea unei biblioteci de a inova, de a se perfeciona i a-i mbunti activitatea, de a nva se leag direct de valoarea sa ca organizaie. Managerii trebuie s rspund la ntrebarea: Putem continua s mbuntim i s crem valoare pentru serviciile noastre? Dac la momentul apari iei conceptului BSC, scopul introducerii a fost obinerea unui nivel de performan, mai trziu, trecerea de la un simplu instrument de msurare a performanei la un sistem strategic de management al performanei a necesitat i elaborarea unor planuri de performan strategic operaional i individual, ca baz pentru comunicarea, monitorizarea i mbuntirea performanei organizaionale. Ob inerea rezultatelor ateptate prin introducerea acestui sistem este condiionat de adaptarea conceptului pentru a se potrivi caracteristicilor organiza iei respective, pentru a msura eficient dac activit ile din instituie sunt aliniate viziunii i scopurilor. Conceptul traduce, adapteaz perspectiva de planificare a instituiei (pornind de la misiune, viziune strategic) ntr-un sistem de obiective i msurtori, avnd la baz cele patru perspective enunate.
19
HANSON, J., TOWLE, J.. The Balanced Scorecard: Not just another fad. In Credit Union Executive Journal, 2000, vol. 40, nr. 1, pp. 12-16. Apud: Balanced Scorecard Review. Loc. cit. 20 KAPLAN, R., S.; NORTON, D., P.. The Balanced Scorecard. Measures that drive performance. In Harvard Business Review, 1992, ianuarie-februarie, pp. 70-79. Apud: Balanced Scorecard Review. Loc. cit.
16
Statistic i evaluare II.3.1.2 Modele de introducere a conceptului BSC I. Schema de implementare tipic a BSC presupune urmtoarele etape: 1. Ponind de la viziune (misiune), este dezvoltat strategia: Care sunt principalele sarcini i scopuri? 2. Lund n considerare cele patru perspective, sunt defini i factorii critici de succes: care sunt cei mai importani pentru atingerea obiectivelor? 3. Bazat pe factorii critici de succes, sunt defini i indicatorii de performan cheie. Exemplu: Viziunea: Biblioteca este principalul centru de ntlnire i comunicare/ informare i documentare din comunitate/universitate. Perspectiva: Utilizatori (clien i) Obiectivul: Atragerea popula iei int n bibliotec. Factorii critici de succes ar putea fi: programul cu publicul, spa iul adecvat, echipamentele IT, alte dotri care faciliteaz lucrul/petrecerea timpului n bibliotec Indicatori de performan cheie posibili: - m2 pentru utilizator per 1000 capita - numrul de locuri pentru utilizatori per 1000 capita - numrul de ore (orarul bibliotecii) cnd biblioteca este deschis pentru public , raportate la cererea utilizatorilor. IP cheie alei pentru o bibliotec n care se introduce BSC ar trebui corela i cu viziunea, scopurile i factorii critici de succes. Cu ajutorul acestor indicatori ar fi posibil s se msoare succesul n atingerea obiectivelor strategice. Situaia ideal ar fi cea a unei influene reciproce ntre indicatorii corespunztori abordrii din diferite perspective. De exemplu: - Indicatorul care msoar "cantitatea" de instruire per membru al personalului evideniaz dac personalul este competent i bine instruit. Acest indicator va influena, probabil, indicatorii corespunztori perspectivei "procese" i "utilizare": un personal competent va presta servicii mai bune i va avea efect, n felul acesta, i asupra gradului de utilizare. - Indicatorii care arat gradul nalt de utilizare a bibliotecii vor influena raportul cost-eficien, atunci cnd se are n vedere perspectiva financiar. O parte a literaturii de specialitate21 consider c BSC va func iona cel mai bine doar cu civa indicatori foarte bine alei, n general nu mai muli de 20. Aceasta nu nseamn c o
21
POLL, R.. Benchmarking in the Form of Performance Indicators and Balanced Scorecard. In Library Statistics for the Twenty-First Century World (Michael Heaney, ed.). Munchen: K.G. Saur, 2009, pp. 61-70
17
Statistic i evaluare bibliotec (sau un grup de biblioteci) nu poate folosi mul i ali indicatori pe lng cei "cheie", dac acetia sunt necesari n scopul evalurii anumitor servicii. ntr -o bibliotec cu sarcini foarte variate ar putea fi folosi i mai mul i IP corespunztor diferitelor scopuri. II. Un model cu perspective uor schimbate este utilizat n Standardul ISO 11620 care aduce n prim-plan perspectiva utilizatorului, n locul perspectivei financiare, astfel nct bibliotecile s nu se concentreze pe un ctig maxim, ci pe furnizarea celor mai bune servicii. Structura acestui model este: 1. Resurse, acces i infrastructur (Ce resurse i servicii ofer biblioteca pentru utilizare?) 2. Utilizare (Cum sunt acceptate serviciile oferite?) 3. Eficien (Sunt serviciile oferite eficiente raportat la costuri, sunt procesele din bibliotec bine organizate?) 4. Potenial i dezvoltare (Este biblioteca apt s se dezvolte?) In bibliotecile germane a fost introdus i sistemul de benchmarking (proces sistematic i permanent de msurare i comparare a proceselor de munc ale unei organizaii cu ale alteia ), n scopul creterii performanelor bibliotecilor publice i academice, ncepnd cu 1999 (bibliotecile publice) i, respectiv, din 2004 (bibliotecile universitare). II.3.1.3 Propunerea pentru aplicarea BSC n bibliotecile romneti n cele ce urmeaz, va fi prezentat un model de introducere a conceptului BSC ntr-o bibliotec din Romnia. Perspectivele alese sunt cele din standardul ISO 11620, n fiecare din cele patru situaii fiind precizate obiectivele i indicatorii propui (Tabelul II.3).
Perspectiva I. Resurse, acces i infrastructur Obiective strategice i indicatori de performan propui Obiective: - maximizarea satisfaciei utilizatorilor n ceea ce privete resursele informaionale i serviciile bibliotecii prin diversificarea i creterea calitii acestora; - creterea ponderii, n bugetul total de cheltuieli, a achiziiei de documente (tiprite i electronice); - atragerea unei finanri suplimentare pentru dezvoltarea serviciilor existente i introducerea unora noi. Indicatori propui: I.1. Documente n stoc per capita/utilizator activ I.2. Personal per 1000 capita/utilizator activ I.3. Staii de lucru pentru public per 1000 capita/utilizator activ I.4. Numr de locuri per 1000 capita/utilizator activ I.5. Cheltuieli pentru achiziii de documente per capita/utilizator activ I.6. Numr de documente digitizate per 1000 de documente din colecie Obiective: - creterea numrului de utilizatori ai bibliotecii; - creterea ratei de utilizare a coleciilor tradiionale i electronice i a serviciilor
II. Utilizare i utilizatori
18
Statistic i evaluare
- formarea unor utilizatori independeni, capabili s i identifice i s i selecteze informaia necesar. Indicatori propui: II.1. mprumuturi per capita/utilizator activ II.2. % din populaia int atras la bibliotec (utilizatori activi ca % din populaia int) II.3. Vizite (fizice, virtuale, totale) per capita/utilizator activ II.4. Numr de cutari efectuate ntr-o BD per capita (calculat pentru resursele electronice) II.5. Numr de uniti de coninut accesate (fulltext acolo unde este cazul) per capita (calculat pentru resursele electronice) II.6. Gradul de utilizare a coleciei II.7. Numrul de prezene ale utilizatorilor la instruiri per capita/utilizator activ II.8. Numrul de prezene ale utilizatorilor la evenimentele bibliotecii per capita/utilizator activ Obiective: - stabilirea prioritilor i alocarea resurselor n direcia atingerii obiectiv elor strategice - organizarea activitii generale n bibliotec pentru a facilita diversificarea i creterea calitii serviciilor; - obinerea unor costuri ct mai reduse pentru serviciile oferite; - reproiectarea proceselor interne ale bibliotecii pent ru a rspunde i a anticipa nevoile informaioanle ale utilizatorilor. Indicatori propui: III.1. Cost per mprumut III.2. Cost per unitate de coninut download-at III.3. Cost per vizit (fizic, virtual) la bibliotec III.4. Cost per utilizator III.5. Cost per cutare n resursele electronice III.6. Rata cheltuielilor pentru achiziii fa de costurile cu personalul III.7. % cheltuielilor pentru personal raportat la cheltuielile curente Obiective: - creterea capacitii bibliotecii de a se moderniza prin alinierea la tendinele de evoluie manifestate pe plan mondial, de a rspunde necesitilor informaionale ale utilizatorului de tip nou; - meninerea unui mediu de lucru care s ncurajeze inovarea, cercetarea i implicarea personalului; - formarea unei fore de munc nalt calificat, competent i adaptabil la schimbri. Indicatori propui: IV.1. Numrul de ore de prezen la sesiunile de instruire formal per membru al personalului; IV.2. % din personal implicat n colaborri i proiecte naionale i internaionale; IV.3. Rata de nnoire a coleciei; IV.4. % din personal care furnizeaz servicii electronice; IV.5. % din cheltuieli pentru procurarea resurselor de informare folosit pentru resurse electronice. IV.6 % din personal implicat n activitatea de cercetare Tabelul II.3 Propunere de aplicare a BSC n bibliotecile romneti
III. Eficien
IV. Potenial de perfecionare i dezvoltare
19
Statistic i evaluare Din experiena bibliotecilor europene care au introdus deja acest concept i din analiza potenialelor avantaje identificate prin aplicarea modelului propus, reies beneficiile implementrii BSC: - mbuntirea managementului organizaional, prin reducerea costurilor i creterea productivitii; - facilitarea alinierii activitilor la planul strategic; favorizarea unei abordri pe termen lung a activitilor care au ca rezultat dezvoltarea unei game mai largi de servicii; - demonstrarea faptului c serviciile i facilitile oferite de bibliotec reflect obiectivele strategice ale instituiei; - sprijinirea lurii de decizii mai bune i mai rapide la nivel de buget i co ntrol a proceselor din organizaie; - prezentarea unei imagini cuprinztoare a performanelor bibliotecii, permind att identificarea zonelor unde aceasta a avut succes, ct i a deficienelor; - facilitarea de comparaii n timp ; - favorizarea recunoaterii meritelor individuale i ale echipei prin evidenierea performanelor n nvare i dezvoltare. n concluzie, valorile obinute din calculul IP, corect i obiectiv interpretate i corelate, sunt un argument atunci cnd se susine cauza bibliotecii/consoriului n faa factorilor de decizie (advocacy), dar sunt i un instrument de comunicare a rezultatele obinute n faa utilizatorilor i nu numai. Datele sunt utile, de asemenea, i pentru managementul instituiei deoarece faciliteaz analiza tendinelor i introducerea benchmarking-ului ca instrument de management - comparaia rezultatelor proprii cu cele ale unor organizaii cu performane superioare, pentru identificarea celor mai bune practici, a cror aplicare s genereze rezultate mai bune. Un exemplu simplu de benchmarking este comparaia cu alte biblioteci de acelai tip n ceea ce privete gradul de utilizare a coleciei, urmnd ca observaiile rezultate n urma acestei analize s influeneze politica viitoare de achiziii.
II.4. ISO TR 28118: 2009 Indicatori de performan pentru bibliotecile naionale

Grupul de lucru 7 din cadrul Subcomitetului 8 (Calitate, statistic i evaluarea performanei) al Comitetului tehnic 46 al ISO, care se ocup cu msurarea calitii pentru
20
Statistic i evaluare bibliotecile na ionale, a elaborat TR 28118: 2009 Indicatori de performan pentru bibliotecile nationale.22 Necesitatea elaborrii decurge din faptul c, desi ISO 11620 ofer posibilitatea unor msurtori de calitate pentru toate tipurile de biblioteci, nu poate lua n considerare toate condiiile i activitile specifice. Standardul nu acoper, de exemplu, sarcinile bibliotecilor naionale. De aceea, un nou grup de lucru a fost instituit pentru alegerea i testarea indicatorilor adecvai pentru biblioteci naionale, pentru colectarea i conservarea patrimoniului naional. S-a decis elaborarea unui Raport tehnic pentru c reglementrile sunt mai puin stricte dect pentru un standard ISO, acesta putnd fi modificat mai repede. Rezultatul - TR 28118 "Indicatori de performan pentru bibliotecile naionale" - a fost publicat la nceputul anului 2009 i adoptat n Romnia n 2011. Este aproape o regul c fiecare bibliotec se consider unic, o instituie sui generis, pentru c n faa ei stau sarcini speciale, utilizatori specifici, colecii i condi ii generale de desfurare a activit ii care nu pot fi comparate cu ale altor biblioteci, fiind dificile chiar compara iile ntre instituii de acelai tip. Cu att mai mult acesta este i cazul bibliotecilor naionale, ale cror responsabiliti pot diferi n mod substanial de la o ar la alta.23 Noul Raport tehnic ISO 28118 Informare i documentare indicatori de performan pentru bibliotecile naionale prezinta definiii i proceduri de colectare a datelor pentru 30 de indicatori de performan alei dintre cei deja folosi i sau nou concepui pentru a descrie responsabilitile specifice bibliotecilor naionale. Deoarece toate iniiativele de evaluare a calitii ntr-o instituie ar trebui s porneasc de la misiunea i sarcinile principale care i revin, prima sarcin a grupului ISO a fost de a defini misiunea general i sarcinile principale ale bibliotecilor naionale. Standardul ISO 2789 (2006) precizeaz c biblioteca naional este o bibliotec responsabil pentru obinerea i conservarea de copii ale tuturor documentelor relevante din ara n care biblioteca se afl, funcionnd ca depozit legal. De asemenea, o bibliotec naional va produce bibliografia naional, va deine i actualiza o bogat i reprezentativ colecie de literatur strin, va avea rolul de centru national de informare bibliografic; va alctui cataloage colective; va avea rol metodologic i va promova colaborarea; va coordona cercetarea i dezvoltarea de servicii etc. ntr-o etap urmtoare, grupul a evaluat declara iile misiunilor de pe site-urile web ale bibliotecilor naionale din care - n ciuda marii varieti de formulri reieeau aceleai obiective
22
ISO TR 28118: Information and documentation: Performance indicators for national libraries. Geneva: International Standards Organisation, 2009 23 POLL, Roswitha. The cat's pyjamas? Performance indicators for national libraries: [online]. n Performance Measurement and Metrics, vol. 9, nr. 2, pp.110 117. Disponibil la adresa: http://www.emeraldinsight.com.ux4ll8xu6v.useaccesscontrol.com/journals.htm?issn=14678047&volume=9&issue=2&articleid=1736794&show=abstract [Accesat la 14.02.2012]
21
Statistic i evaluare principale. Alte idei au fost enunate de Seciunea IFLA a bibliotecilor na ionale, misiunea acestora fost redefinit astfel: Bibliotecile naionale au responsabiliti speciale, de multe ori definite prin lege, referitoare la patrimoniul cultural al unei ri. Acestea colecteaz i pstreaz patrimoniul documentar naional, furnizeaz i asigur accesul permanent la cunoatere, la cultura trecutului i a prezentului. Ele dezvolt servicii la nivel central i trebuie s aib rol de lider n rndul bibliotecilor i n sectorul de informare. Raportul tehnic specific aceste sarcini principale ale bibliotecilor naionale, iar IP vor fi adaptai acestor sarcini. TR 28118 cumuleaz experiena anterioar a standardelor deja elaborate in domeniul statisticii i evalurii performanei in biblioteci. Standardul reafirm utilitatea indicatorilor de performan n procesele de planificare sistematic i de evaluare a bibliotecii. Pentru o maxim relevan, procesele de msurare i evaluare ar trebui s aib loc periodic, iar rezultatele ar trebui formulate i raportate astfel nct: - s sprijine procesele de luare a deciziilor i - s demonstreze modul n care biblioteca i ndeplinete misiunea. ndeplinirea misiunii trebuie urmrit d in punctul de vedere al diferitelor pri interesate (utilizatori, instituii finanatoare sau publicul larg). Ca instrument de planificare i evaluare, IP au, n cazul bibliotecilor naionale, trei obiective principale, asemntor formulate i n celelalte situaii: a) s faciliteze controlul n procesul de management, b) s constituie o baz de referin, pentru discu ii ntre personalul bibliotecii, organismele finanatoare i comunitatatea utilizatorilor, c) s fie punctul de plecare n analiza comparativ a performanelor bibliotecilor i serviciilor de informare care au misiuni sau obiective similare/echivalente. Exist i vor continua s fie zone de evaluare neabordate nc n cazul bibliotecilor. De exemplu, n ultimii ani au aprut evalurile bazate pe influena/impactul rezultatelor, ca rspuns la nevoia bibliotecilor de a-i a demonstra valoarea i calitatea. Se consider c indicatorii de performan pentru evaluarea impactului sau influenei rezultatelor unei biblioteci naionale ar trebui inclui ntr-o ediie viitoare a acestui Raport Tehnic. ISO TR 28118: 2009 este structurat aproape identic cu ISO 11620: 2008 i este nsoit de 3 anexe (A Descrierea fiecruia dintre cei 30 de indicatori de performan inclui n standard; B Misiunea i principalele rezultate vizate de bibliotecile na ionale; C Anex care ofer o imagine de ansamblu asupra metodelor i problemelor de calitate re feritoare la colec ia de resurse de pe Internet. Nu sunt descrii indicatorii de performan care caracterizeaz aceast activitate, dar acetia ar putea fi aduga i n urmtoarea ediie a Raportului Tehnic. Spre deosebire de un depozit Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie 22
Statistic i evaluare legal tradiional, care presupune un depozit fizic real, depozitul legal al resurselor de pe Internet poate fi realizat, n anumite limite, prin colectarea acestora, fr nicio alt aciune din partea productorului). Apar ns i o serie de termeni noi, cum ar fi: eveniment cultural - eveniment cu scop cultural, literar, educaional sau tiinific, de exemplu expoziii, vizite ale autorilor, discuii pe teme literare, ateliere de lucru etc; sunt incluse doar evenimentele organizate de bibliotec, dar sunt excluse evenimentele care sunt organizate n sediul bibliotecii de ctre alte instituii; sunt excluse, de asemenea, sesiunile de instruire a utilizatorilor organizate de bibliotec ; prelucrarea documentelor toate operaiile i procedurile care se fac asupra unui document dup ce acesta este dobndit de ctre o bibliotec, nainte de a fi plasat n depozit sau, n cazul unui document electronic, pe server, incluznd achiziia, catalogarea descriptiv, indexarea pe subiect, legarea volumelor (dac este cazul) i depozitarea pe rafturi; publicaii necomerciale - documente n format tiprit sau electronic publicate de ctre instituii non-profit, cum ar fi rapoartele, tezele i dizertaiile, proceedings-urile conferinelor dar i alte categorii i care, de multe ori, nu sunt disponibile prin intermediul canalelor comerciale tradiionale de furnizare a crilor; "national imprint" toate documentele, n toate formatele, publicate ntr-o ar, categorie n care sunt incluse att publica iile comerciale, ct i cele necomerciale. Raportul face referiri i la limitrile n msurrea performanei: 1.Optimizarea valorilor indicatorilor de performan Cei care folosesc indicatori de performan ar trebui s cunoasc faptul c este imposibil s se ating rezultate optime, simultan, la toi IP. De exemplu, o bibliotec poate atinge un nivel ridicat de satisfacie a utilizatorilor, dar este posibil ca pentru aceasta s aib costuri ridicate de personal. Valorile IP ar trebui interpretate n lumina a ceea ce biblioteca intenioneaz s realizeze i nu doar lund n considerare valorile optimizate ale anumitor indicatori de performan. 2. Gradul de precizie Interpretarea rezultatelor se va face cu precauie i innd cont c o lips de precizie poate aprea din cauza unor erori de eantionare sau a unor aspecte subiective n procesul de msurare, a alegerii unui moment sau interval de timp sau a unor resurse neadecvate procesului de msurare. 3. Conectarea resurselor cu serviciile Dei o performan slab poate indica faptul c pot fi necesare resurse suplimentare pentru mbuntirea serviciilor bibliotecii, acest lucru nu este neaprat adevrat. De fapt, poate s nu existe o corelaie strns ntre resurse i calitatea serviciilor oferite de bibliotec. Gama de Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie 23
Statistic i evaluare competene ale personalului, abordrile managementului, precum i o varietate de ali factori, inclusiv creterea resurselor, pot avea efecte diferite asupra creterea calitii serviciilor diferitelor biblioteci. 4. Comparabilitatea datelor furnizate de indicatorii de performan Primul (i n unele opinii - i cel mai important) scop al utilizrii unor indicatori de performan de biblioteci este cel de autoevaluare. Aceasta poate include comparaii ale performanei aceleiai biblioteci de la un an la altul. Un scop secundar este de a ncuraja comparaii semnificative i utile ntre biblioteci diferite. Comparaiile pot fi facilitate prin standardizarea IP i a procedurilor de colectare a datelor. Cu toate acestea, astfel de comparaii trebuie ntotdeauna realizate avnd n vedere, n cazul fiecrei biblioteci: a) misiunea, scopurile i obiectivele; b) performana sa innd cont de o serie de indicatori de performan; c) resursele de care dispune; d) categoriie de utilizatori; e) structura de conducere; f) procedurile folosite. n cazul n care sunt realizate comparaii ale valorilor IP ntre diferite biblioteci, trebuie s se cunoasc i s se recunoasc limitrile unor astfel de comparaii. n cele ce urmeaz, va fi prezentat o selecie de indicatori corespunztori sarcinilor specifice ale bibliotecilor naionale, reprezentnd elementul de noutate pe care standardul l introduce . - Colecia naional i Bibliografia naional Aadar, IP pentru sarcinile bibliotecilor naionale au trebuit special formula i i testai de ctre grupul ISO, deoarece standardele i manualele elaborate nu luaser n considerare aceste aspecte. IP destinai acestor sarcini msoar n ce msur colecia acoper producia naional de documente pe diferite medii i complexitatea bibliografiei naionale. Exemple: Procentul de publicaii naionale dobndite de ctre Biblioteca Naional evalueaz gradul de acoperire a "national imprint" de ctre colecia bibliotecii (incluznd toate tipurile de documente). Procentul de titluri "national imprint" solicitate din colecie evalueaz dac documentele solicitate de ctre utilizatori i pe care, conform cu politica sa, biblioteca ar fi trebuit s le achizi ioneze, pot fi gsite n colec ii. Procentul de intrri noi n bibliografia naional evalueaz viteza n procesul de achiziie i de catalogare din bibliotec. - Conservarea motenirii documentare naionale Biblioteca Naional colecteaz, de obicei, nu numai documente "national imprint", ci i patrimoniul documentar naional, sub form de manuscrise, materiale de arhiv, materiale cartografice, documente de muzic tiprite, imagini, fotografii i documente audiovizuale n format electronic sau tradiional, iar prezervarea acestor colecii pentru generaiile viitoare este
24
Statistic i evaluare privit ca o sarcin major a bibliotecilor naionale. Efortul pentru prezervarea patrimoniului documentar naional este msurat prin urmtorii indicatori care au fost prelua i dintre cei propui prin metodele folosite n Marea Britanie24, 25 i din experiena de Bibliotecii de Stat din Bavaria, (Mnchen, Germania). Acetia sunt: Procentul din colecie depozitat n condiii stabile evalueaz ce % din colec ie este potrivit pentru utilizare (Materialele considerate a fi n condi ii stabile ar putea avea unele deteriorri, dar pot fi folosite fr nici un risc imediat sau ulterior. Spre deosebire de acestea, documentele aflate n condi ii instabile vor fi n continuare afectate, dac sunt utilizate); Procentul (din toate materialele de care au nevoie de tratament de conservare/ restaurare) care au primit un astfel de tratament - acest indicator arat angajamentul bibliotecii n activit ile de restaurare dintr-un an; Procentul din colecii a gzduit ntr-un mediu adecvat evalueaz n ce msur coleciile sunt stocate ntr-un mediu cu temperatur, umiditate, lumin i calitate a aerului adecvate. - Digitizarea patrimoniului documentar naional Bibliotecile naionale i ofer coleciile pentru consultare, dar cum n fondurile lor exist, n mare msur, documente rare i/sau unice, activitatea de punere la dispozi ia utilizatorilor a documentelor trebuie s fie combinat cu cea de conservare a materialelor. Deoarece Internetul permite accesul utilizatorilor de la distan la coleciile bibliotecii digitale, digitizarea coleciilor s-a dovedit a fi o modalitate eficient de a rezolva aceast problem. Cnd se angajeaz n proiecte de digitizare, bibliotecile au dou scopuri diferite: s fac disponibil pentru consultare patrimoniul cultural universal prin proiecte de digitizare i s conserve exemplarele originale prin nlocuirea cu forma lor digital. Indicatorii de performan pentru digitizare iau n considerare, n primul rnd, ntreaga colecie, apoi coleciile speciale i, la sfrit, gradul de utilizare a produselor digitale: numrul de documente scanate la 1000 de titluri din colecie; procentul de documente digitizate per colecie special; numrul de uniti de coninut descrcate per document digitizat. - Rolul cultural al bibliotecilor naionale Bibliotecile naionale sunt locuri poli importani ai culturii din ara n care se afl, iar indicatorii au trebuit astfel identificai nct s ilustreze acest rol. Aceste instituii colecteaz i conserv documente de o valoare unic, pe care ncearc s le fac cunoscute lumii este vorba, mai ales,
24
WALKER, A.. Basic preservation guidelines for library and archive collections: [online]. London: National Preservation Office, 2006. Disponibil la adresa: http://www.bl.uk/npo/pdf/basic.pdf [Accesat la 4.12.11] 25 WALKER, A.; FOSTER, J. Knowing the need.A report on the emerging picture of preservation need in libraries and archives in the UK : [online]. London: British Library. National Preservation Office, 2006. Disponibil la adresa: http://www.bl.uk/blpac/pdf/knowing.pdf [Accesat la 4.12.11]
25
Statistic i evaluare despre coleciile de documente rare prin expoziii i alte evenimente. Dar pentru a-i ndeplini rolul educativ, astfel de evenimente nu trebuie s se limiteze la prezentarea coleciilor, ele putnd avea i o component cultural, literar, de educaie sau tiinific, de exemplu expoziii, participri ale autorilor, discu ii pe teme literare, ateliere de lucru etc. n plus, bibliotecile naionale sunt, de multe ori, implicate n activitatea de cercetare i dezvoltare, att la nivel naional, ct i internaional. Investiia lor de resurse umane n proiectele de cooperare poate fi considerat un indicator al angajamentului n asumarea rolului la nivel na ional i internaional. Indicatorii selectai pentru aceast problem sunt numrul de prezene la evenimente culturale (care arat atractivitatea evenimentelor organizate de bibliotec) i procentul de personal angajat n proiecte de cooperare naional i internaional (care arat angajamentul bibliotecii n cooperare, importana i impactul su n mediul intern i interna ional de biblioteci). - Indicatori generali pentru calitatea bibliotecii Exist aspecte ale calit ii care se aplic tuturor tipurilor de biblioteci: viteza, precizia i fiabilitatea serviciilor, raportul cost-eficien n prestarea serviciilor, precum i potenialul de dezvoltare al bibliotecii. Indicatorii pentru aceste probleme de calitate au fost selectai din standardul ISO 11620: timpul mediu de regsire a unui document din rafturi nchise; viteza tranzaciilor; costul per download per resurs electronic; productivitatea angajailor n prelucrarea documentelor; numrul de ore de prezen la formarea profesional formal per membru al personalului. Unii dintre indicatori, dei preluai din ISO 11620, au fost adaptai pentru a corespunde nevoilor i sarcinilor specifice ale bibliotecilor naionale. Un exemplu n acest sens este IP "satisfacia utilizatorului". Satisfacia utilizatorului poate fi evaluat prin diverse metode, ajungand de la simpla evaluare a reclamaiilor i sugestiilor la sisteme elaborate de tipul LibQUAL+ TM. ISO a ales un chestionar pentru msurarea satisfaciei utilizatorilor care examineaz satisfacia utilizatorilor legat de produse i servicii. Astfel de anchete sunt bine cunoscute n biblioteci, dar problema special pentru biblioteca naional a fost: care este popula ia int pe care biblioteca naional ar trebui s o chestioneze? n bibliotecile cu o populaie int bine definit, de exemplu, n bibliotecile universitare, n bibliotecile publice sau n cele specializate, care deservesc membrii unei anumite instituii, va fi relativ uor de evaluat comparativ satisfacia utilizatorilor, deoarece aceste biblioteci cunosc dimensiunea, structura i nivelul de educaie al membrilor populaiei int. Spre deosebire de primele, bibliotecile naionale nu au un astfel de public bine precizat, serviciile lor putnd fi folosite de ctre toate persoanele interesate de oriunde din lume. Din acest motiv, sondajele asupra utilizatorilor bibliotecilor naionale vor trebui s ia n considerare grupuri diferite de utilizatori: cei care viziteaz fizic biblioteca (care folosesc, de exemplu, slile de Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie 26
Statistic i evaluare lectur ale bibliotecii); utilizatorii de la distan (din ntreaga lume); editorii; alte biblioteci care utilizeaz serviciile bibliotecii naionale. Fiecare studiu trebuie adaptat la nevoile grupului specificat de utilizatori. Raportul Tehnic ofer sfaturi despre cum s fie proiectate astfel de sondaje. - O sarcin recent a Bibliotecii Naionale: arhivarea web Unele biblioteci naionale au nceput, ntr-un mod diferit, s selecteze, colecteze i s stocheze publicaii i website-uri din aria lor naional, nelegnd acest lucru ca o sarcin similar depozitului legal tradiional. Problemele sunt multiple pentru domeniul larg al resurselor de pe Internet: domeniul de aplicare i limitele coleciilor; probleme legate de copyright; metode de colectare; frecvena colectrii; formate de stocare i de indexare; acces la colecii pentru public. Raportul Tehnic este prima publicaie ISO care abordeaz acest subiect.
II.5. ANSI/NISO Z39.7: 2004 Servicii de informare i utilizare: statistici i msurtori pentru biblioteci i distribuitorii de informaii26
NISO (Organizatia pentru Standarde Naionale de Informaii = National Information Standards Organization) este singura organizaie acreditat ANSI (American National Standards Institute) nsrcinat cu elaborarea de standarde n domeniul de informrii i documentrii. Pentru a-i ndeplini scopul, NISO colaboreaz cu edituri, biblioteci, ageni de vnzri i al i furnizori pentru a obine un consens n aceast comunitate, asupra celor mai importante zone de interes. NISO Z39.7 este standardul naional american care identific acele categorii de date statistice de baz pentru biblioteci, la nivel na ional, i furnizeaz defini iile asociate acestor termeni. Scopul standardului este de a asista comunitatea profesional n identificarea, definirea, colectarea i interpretarea datelor statistice utilizate pentru descrierea situa iei bibliotecilor din SUA, dar i n colectarea datelor necesare pentru susinerea cercetrii i analizei direcionate ctre mbuntirea performanelor i creterea eficienei bibliotecilor. Standardul a fost publicat pentru prima dat n 1968 (ANSI Z39.7-1968), reconfirmat n 1974 i revizuit n 1983 (ANSI Z39.7-1983) i n 1995 (ANSI/ NISO Z39.7-1995), oferind un cadru de colectare i interpretare pentru datele de bibliotec comparabile, prin descrierea elementelor comune referitoare la bibliotecile din diferite state (SUA). Standardul identific categoriile de date statistice de baz referitoare la biblioteci, raportate la nivel naional i
26
ANSI/NISO Z39.7-2004: Information Services and Use: Metrics & statistics for libraries and information providers: [online], 2004. Disponibil la adresa: http://www.niso.org/dictionary [Accesat la 10.04.2012]
27
Statistic i evaluare furnizeaz definiii asociate ale termenilor. Pentru realizarea acestor obiective, standardul are in vedere acoperirea urmtoarelor domenii: unitatea de raportare i populaia int, resursele umane, resursele de informare (coleciile), infrastructura, capitolul financiar i serviciile oferite. n plus, standardul identific msurtori noi, caracteristice noilor servicii i produse oferite - servicii n reea, baze de date etc, dar nu abordeaz statistici detaliate pentru domenii specifice (de exemplu, muzic, documente guvernamentale, hri). NISO Z39.7 este ntreinut i actualizat continuu, ceea ce nseamn c sunt luate n considerare modificrile propuse pentru orice parte a acestuia, revizuirile desfurndu-se dup un grafic stabilit.
III. EXPERIENA ROMNEASC N STATISTICA DE BIBLIOTEC

n cele ce urmeaz, va fi realizat o prezentare a modalitilor de colectare a statisticilor n bibliotecile romneti i a calculului unor indicatori de performan pentru evaluarea resurselor i serviciilor acestor structuri infodocumentare, urmat de o succint exemplificare practic, pentru ca n ultima parte s fie propus introducerea ctorva noi indicatori de performan, a cror necesitate a aprut n activitatea de evaluare din ultimii doi ani. I. Chiar nainte de adoptarea standardelor internaionale n Romnia, n bibliotecile romneti erau colectate date de baz referitoare la: numrul volumelor existente n bibliotec, numrul volumelor intrate n bibliotec n cursul anului, numrul volumelor eliberate cititorilor i personalul bibliotecii. De asemenea, erau calculai civa indici de activitate, toi regsindu-se, sub o alt denumire, n noile standarde, iar echivalena lor va fi prezentat n cele ce urmeaz. 1. Indicele de lectur al populaiei int (volume) = Total documente consultate/ Total populaie int; apare n standardul ISO 11620 (B2.1.1) cu denumirea nou mprumuturi per capita. Indicele de lectur al utilizatorilor bibliotecii arat media de documente consultate de ctre un utilizator nscris/activ = Total documente consultate/ Total utilizatori nscrii/activi; apare cu denumirea: Documente imprumutate per utilizator nscris/activ. 2. Indicele de atragere (cuprindere) la lectur arat cititorii nscrii/activi ca procent din populaia int = (Total utilizatori nscrii/activi/ Total populaie int) x 100 = % din populaia int care frecventeaz biblioteca, regsindu-se n standardul ISO 11620 (B2.4.1) cu denumirea % din populaia int atras la bibliotec.
28
Statistic i evaluare 3. Indicele de dotare a bibliotecii cu documente specifice arat numrul de uniti bibliografice care revine fiecrui cititor din comunitatea deservit (per capita) = Numrul total de documente n colecii (tiprite)/Total populaie int, noua denumire fiind documente in stoc per capita. 4. Indicele de circulaie a fondurilor bibliotecii arat procentul din coleciile bibliotecii care circul: (Total documente consultate/ Total fond de documente) x 100; a pare n standardul ISO 11620 (B2.1.1) cu denumirea: Gradul de utilizare a coleciei. 5. Indicele de frecven a bibliotecii arat numrul mediu anual de vizite efectuate de un utilizator nscris: Total frecven ntr-un an/ Total utilizatori nscrii. Apare n standard ul ISO 11620 (B2.1.1) modificat, raportat la populaia int, cu denumirea: Vizite la bibliotec per capita, dar poate fi calculat i raportat la utilizatorii nscrii. Pe lng acetia, mai erau calculai indicele mediu de frecven pe an, care arat cte vizite a primit, n medie, pe zi, biblioteca n cauz) = (Total frecven ntr -un an/ Numrul de zile lucrtoare). II. Au fost adoptate i ultimele ediii ale celor trei standarde ISO pentru statistica i evaluarea bibliotecii (care au nlocuit ediiile precedente), astfel c acestea pot fi utilizate n aprecierea gradului n care bibliotecile i ndeplinesc misiunea i rspund obiectivelor stabilite: SI ISO 2789: 2006 a fost aprobat de ASRO la 27 aprile 2009; SI ISO 11620: 2008 a fost aprobat de ASRO la aceeai dat cu ISO 2789; ISO/TR 28118, aprobat, de asemenea, n 2009.
III. n cadrul participrii n Proiectul Libecon27, au fost selectai i calculai, n perioada de monitorizare, 34 de indicatori de performan clasificai n indicatori principali (referitori la contextul bibliotecii, personalul bibliotecii i serviciile pentru public) i secundari (referitori la contextul bibliotecii, spaiul acesteia, serviciile pentru public, serviciile tehnice i satisfacia utilizatorului). Ulterior ncheierii Libecon, Subcomisia pentru statistic de bibliotec a Comisiei Naionale a Bibliotecilor (CNB) a stabilit un set de 23 indicatori de performan recomandai pentru a fi evaluai n bibliotecile romneti: 1. Cheltuieli curente din finanare bugetar per capita ; 2. Cheltuieli curente din venituri proprii i alte venituri per capita ; 3.Cheltuieli pentru personal per capita; 4. % cheltuielilor pentru personal (din cheltuielile curente); 5.Cheltuieli pentru achiziii din finanare bugetar per capita ; 6. Cheltuieli pentru achiziii din venituri proprii i din alte venituri per capita; 7. % cheltuielilor pentru achiziii de documente din finanare bugetar (din cheltuielile curente din finanare bugetar);
27
http://www.libecon.org/
29
Statistic i evaluare 8. % cheltuielilor pentru achiziii de documente din venituri proprii i din alte venituri (din cheltuielile curente din venituri proprii i din alte venituri); 9. Numr persoane din populaia int per personal de specialitate ; 10. Documente n colecii per capita; 11. Documente achiziionate din finanare bugetar per capita; 12. Documente achiziionate din venituri proprii i din alte venituri per capita; 13. Documente achiziionate la 1000 capita (Populaia int); 14. Exemplare adugate per titlu adugat (Numr de volume achiziionate/ Numr de titluri achiziionate); 15. Rata de nnoire a coleciei (n ani) = Numr exemplare n colecie/ Numr exemplare adugate coleciei; 16. Utilizatori nscrii ca % din populaia int; 17. Utilizatori activi ca % din populaia int; 18. Documente mprumutate per capita (Populaia int); 19. Documente mprumutate per utilizator activ; 20. Documente mprumutate per vizit ; 21. Vizite la bibliotec per capita; 22. Cost per vizit = Cheltuieli curente/ Numr total de vizite; 23. Cost per utilizator activ = Cheltuieli curente/ Numr total util izatori activi. IV. O etap n extinderea colectrii statisticilor de bibliotec, n scopul evidenierii activitii acestora cu ajutorul datelor statistice i a indicatorilor de performan, este reprezentat de nfiinarea, n 2003, a Seciunii de Statistic i Evaluare a ABIR, la Conferina Naional a ABIR de la Cluj Napoca, ale crei obiective erau: - colectarea, analiza, interpretarea, publicarea i utilizarea datelor statistice furnizate de toate tipurile de biblioteci membre ale Asociaiei (universitare i colare), pentru gestionarea i promovarea serviciilor oferite i a activitii n ansamblu ; - stabilirea unui set de IP pentru bibliotecile din sistemul de educaie; - facilitarea schimbului de informaii i bune practici la nivel national; - promovarea colectrii i utilizrii statisticilor att pentru un management de succes al bibliotecilor, ct i pentru demonstrarea valorii bibliotecilor n relaia cu alte profesii, autoriti etc; - colaborarea cu organisme naionale i factori de decizie (Subcomisia de Statistica a CNB, MECTS, INS). V. Anual, bibliotecile transmit Institutului Naional de Statistic formularul CULT1, reprezentnd activitatea lor n date pentru anul precedent. Formularul CULT1 a fost modificat succesiv, o parte a acestor modificri fiind operate la sugestia Subcomisiei de Statistica a CNB. Ultimele schimbri n structura datelor solicitate au fost realizate chiar n formularul pentru anul 2011 (Anexa A). Structurat n 7 capitole, formularul adun informaii despre coleciile bibliotecii (pe tipuri de documente i suport), un capitol ntreg fiind dedicat eliminrilor de documente; sunt solicitate, de asemenea, date despre accesul i facilitile bibliotecii, utilizarea i utilizatorii Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie 30
Statistic i evaluare bibliotecii, fr a se omite activitatea de mprumut interbibliotecar. Personalul bibliotecii este investigat n ceea ce privete nivelul de instruire, dar i ncadrarea pe grupe de vrst. Penultimul capitol este dedicat veniturilor i cheltuielilor bibliotecii, pe surse de finanare i categorii de cheltuieli, iar n final sunt solicitate date despre proiectele realizate prin participare la programe cu finanare extern. VI. n cadrul Comisiei Naionale a Bibliotecilor (CNB) a fost aprobat Raportul Statistic Anual (RSA), adaptat pe tipuri de biblioteci. Pn n anul 2006, att bibliotecile universitare, ct i cele publice i colare au completat RSA (Anexa B). Cele 59 de date statistice principale solicitate urmeaz, n mare msur, structura formularului CULT1. Ulterior, rata de colectare, n cazul bibliotecilor universitare, a sczut sub minimul admisibil pentru a putea face o evaluare la nivel naional pentru acest tip de biblioteci, dar a continuat pentru bibliotecile publice. n prezent, la nivelul Comisiei de statistic i evaluare a ABR am propus o form actualizat a RSA, care s includ msurtori ale unor parametri necesari pentru adugarea unor noi IP n lista celor care evalueaz activitatea bibliotecilor universitare. Bibliotecile publice completeaz, de asemenea, un Raport Statistic de Utilizare - RSU (Anexa C). Raportul solicit date referitoare la utilizatori dup statut profesional, pe grupe de vrst, dup naionalitate i sex. Pentru comunicarea documentelor este necesar a se preciza categoriile de documente mprumutate la do miciliu i la sala de lectur, clasificarea documentelor dup mediul de stocare a informaiei, coninut (CZU) i limb, fr a se omite mprumutul interbibliotecar. n RSU sunt consemnate, de asemenea, i alte servicii oferite de bibliotec (referinte bibliografice, evenimente culturale organizate, instruirea utilizatorilor etc). Toate datele statistice incluse n RSA i RSU sunt prelucrate n cadrul Comisiei de Statistic de bibliotec a ANBPR, fiind calculai 22 de indicatori de performan, pe tipuri de biblioteci (judeene, oreneti i comunale), precum i o medie naional pentru fiecare dintre cei 22 indicatori.
31

Note de Curs Statistica Si Evaluare

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Note de Curs Statistica Si Evaluare

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Statistica de bibliotec i evaluarea performanei

I. STANDARDIZAREA STATISTICILOR DE BIBLIOTEC

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

II.2. ISO 2789: Informare i documentare. Statistici internaionale de bibliotec

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

II.3. ISO 11620: Informare si documentare. Indicatori de performan12 pentru biblioteci

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

II.3.1. Conceptul Balanced Scorecard (BSC) n evaluarea pe baza indicatorilor de performan

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

II. Utilizare i utilizatori

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

IV. Potenial de perfecionare i dezvoltare

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

II.4. ISO TR 28118: 2009 Indicatori de performan pentru bibliotecile naionale

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

III. EXPERIENA ROMNEASC N STATISTICA DE BIBLIOTEC

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

Ivona Olariu Curs de formare n biblioteconomie

S-ar putea să vă placă și