Patra Maria Elisabeta Departamentul de Management Grupa 2

Consultana n domeniul managementului calitii

Multe organizaii iniiaz s adopte un sistem de management al calitii (ncepnd cu mbuntirea implementrii unui sistem de afaceri pan la proiecte de excelen n afaceri) angajnd consultani externi i interni pentru a facilita programul de lucru. Consultantul n sistemul calitii i desfoar activitatea n domeniul stabilirii, documentrii, implementrii, meninerii i mbuntirii continue a unui sistem de management al calitii la nivelul diverselor entiti organizatorice. Acest proces este iniiat n vederea certificrii/ acreditrii/ autorizrii/ atestrii sau recunoaterii sistemului de management de ctre Organisme de certificare/ acreditare/ atestare/ autorizare/ nregistrare naionale sau internaionale. Activitatea de baza a Consultantului n domeniul calit ii este de a oferi servicii de consultan prin sprijinul acordat diferitelor tipuri de organizaii n realizarea sistemului de management al calitii. Serviciile oferite de consultani pot varia foarte mult de la o companie la alta i de la individ la individ. Din pcate, nu exista nici un proces bine definit care s ajute un potenial client n a gsi o firm de consultan sau un consultant care s dein competenele necesare n funcie de necesitile fiecruia. Muli merg pe recomandri personale, dar acest lucru nu garanteaz neaprat succesul deoarece de multe ori ceea ce se potrivete unei organizaii nu se va potrivi ntodeauna unei alteia. n prezent, nu exist un sistem de recunoatere acceptat naional pentru consultanii d e management al calitii aa cum exist pentru ingineri, doctori i alte profesii. Prin urmare, oricine se poate numi un consultant al managementului calitii i poate oferi consultan fr a deine cunotinele necesare domeniului profitnd astfel de naivitatea unor clieni.

Pentru a putea avea aceasta ocupaie, un consultant n sistemul managementului calitii trebuie s dein cunotine referitoare la: a) Sisteme de standardizare, certificate i acreditare la nivel naional i internaional i cerinele pentru certificarea unor astfel de sisteme; b) Procesele i procedurile pentru certificarea naional a produselor, sistemelor, persoanelor. Pentru a-i realiza atribuiile ntr-un mod optim, un consultant trebuie s i actualizeze continuu pregtirea profesional i s fie la curent cu noutile aprute n domeniul managementul calitii. n urma aciunilor desfurate de ctre un consultant se ajung la rezultate ce constau n mbuntirea competivitii prin calitate a organiza iei, creterea cifrei de afaceri, a profitului i a segmentului de pia, implicarea personalului n proiectarea i implementarea sistemului de management al calitii la nivelul organiza iei, o mai bun nelegere a procedurilor de organizare, asumarea de responsabiliti manageriale bine conturate, o definire clar a responsabilitilor i obligaiilor, o mbuntire real a comunicrii interne i externe, o alocare mai eficient a resurselor i o micorare a costurilor ne-conforme ct i creterea satisfaciei clienilor. Indiferent care este tipul organizaiei/ companiei, indiferent de tipul de Sistem de Management (calitate, mediu, siguran i securitate ocupaional sau sistem integrat) pe care l solicit clientul, etapele ce trebuiesc parcurse sunt aceleasi. Timpul de desfurare al fiecrei faze este diferit de la un proiect la altul, n funcie de necesitile clientului, de realitile privind modul de organizare i derulare al activit ilor specifice fiecrei organizaii/ companii, de structura proceselor interne. Parcurgerea acestor etape este una dintre condiiile necesare pentru a asigura obinerea unui Sistem de Management adaptat nevoilor i structurii organizaiei / companiei. ns stabilirea ntregului parcurs al procesului de consultan se va face numai dup discuiile preliminare i negocierile pentru finalizarea contractului. n continuare, voi enumera i explicita etapele procesului de consultan care este alctuit din 9 etape: 1. Etapa de iniiere n care se dau datele companiei prin completarea unui formular pus la dispoziia clientului de ctre firma de consultan. Aceste date

sunt foarte importante deoarece pe baza acestora consultanii de specialitate vor face evaluarea preliminar, necesar la negocierea contractului. 2. Initiere proces au loc discuii preliminare cu reprezentanii organizaiei beneficiare, negocierea i semnarea contractului de consultan. 3. Analiza de diagnoz iniial n care se urmrete: a) Identificarea sistemului real de lucru i compararea acestuia cu cerinele standardului de referin; b) Identificarea elementelor tehnico-organizatorice i a practicilor curente care pot constitui bazele viitorului sistem al calitii; c) Identificarea situaiilor neconforme fa de cerinele standardului de referin ; d) Identificarea punctelor critice ale fluxului de activitai, care pot provoca ntrzieri, deficiene, etc. i deci implicit costuri suplimentare; e) Resursele umane i materiale existente; f) Sistemele de nregistrri i eviden existente. 4. Proiectarea sistemului - Proiectarea sistemului de management se efectueaz pe baza Raportului de Evaluare elaborat n urma auditului diagnoz. n aceast etap sunt identificate metodele i mijloacele necesare pentru satisfacerea cerinelor de management definite n standardul de referin, este stabilit structura documentaiei sistemului ce urmeaz a fi implementat i este stabilit un plan de aciune pentru desfurarea etapelor viitoare a programului de consultant. 5. Instruirea echipei manageriale - Pentru a asigura succesul aciunilor viitoare o foarte mare important o are contientizarea ntregului personal, dar mai ales a personalului de management (low & midle management) al clientului.

6. Elaborarea documentaiei Sistemului de Management Manualul Sistemului de Management, procedurile Sistemului de Management, instruciuni de lucru/ descriere de procese ct i alte documente ale Sistemului de Management. 7. Implementarea Sistemului de Management proiectat prin instruiri interne cu ntregul personal al organizaiei, de la toate nivelele de conducere i de execuie, efectuarea de audituri interne sub ndrumarea consultantului pentru depistarea neconformitilor sau problemelor aprute, workshop-uri pentru analizarea neconformitilor i stabilirea aciunilor corective i preventive.

8. Auditare final audit de pre-certificare n aceast etap se efectueaz un audit al Sistemului de Management pentru a obine informa ii de conformitate cu sistemul documentat; acest audit se va ncheia prin efectuarea unui numar de Rapoarte de neconformitate i cu un raport de recomandri finale. 9. Certificarea se solicit oferte de la organismal de certificare, asisten la negocierea i semnarea contractului de certificare i asisten la auditul de certificare.

Respectarea acestor etape va duce la realizarea unui proces de implementare a unui Sistem de Management al Calitii eficient. Printr-o atitudine serioas i printr-o dorin de schimbare n mai bine, dar mai ales printr-o implicare efectiv a personalului, de la top manageri pana la portar, se poate ajunge la rezultatul dorit cu ajutorul unui consultant n domeniul managementului calitii. Asadar, consultantul are un rol important n acest domeniu deoarece contureaz un cadru propice dezvoltrii continue.

Bibliografie:
1. Chartered Quality Institute, The CQI policy on quality management consultancy, http://www.thecqi.org/ vizualizat in noiembrie 2013. 2. S.C. FLOYD ADVERTISING DESIGN & CONSULTING S.R.L., (2008), Standard ocupaional. Ocupatia: consultant sistem calitate, http://www.anc.edu.ro/uploads/so/r/consultant-calitate.pdf accesat la data de 9 noiembrie 2013. 3. Sisteme de management. Consultana, http://www.calitate-management.ro/ vizualizat in noiembrie 2013. 4. Interactiv consulting group, Consultana ISO 9001, http://www.interactiv-consulting.ro/ vizualizat in noiembrie 2013.