Planificarea activitilor i managementul conflictelor

Conf.univ.dr. Minic Mirela

Planificarea nseamn economisirea timpului. Metoda FORTE necesit n medie 8-10 minute pentru planificarea timpului din ziua respectiv: Formuleaz o list a activitilor, Observ i estimeaz timpul necesar, Rezerv timp pentru sarcinile neprevzute, Traseaz prioritile, Evalueaz gradul de realizare a sarcinilor la sfritul zilei.

Cele 7 etape ale ntocmirii unui plan:

1. Definete-i obiectivele. 2. Pune pe hrtie. 3. Stabilete-i strategia. 4. Stabilete un termen-limit. 5. Pune-te pe treab. 6. Nu te teme de eec. 7. Insist, insist, insist.

Activitatea 1:

Obiectivul: Autoevaluarea personal a modului de gestionare a timpului i a factorilor responsabili de risipa de timp i lipsa planificrii. Grad de dificultate: redus Faza grupului: intermediar Vrsta: aduli Mrimea grupului: individual Durata: 10 minute

Locul desfurrii: sala curs Materiale: fie individuale de lucru.

Desfurare: Fiecare cursant i va completa fia de autoevaluare. Conductorul grupului va comunica evaluarea n funcie de punctajul obinut i fiecare individ i va interpreta i comenta rezultatele.

Evaluare 0-17 puncte: Nu-i planifici timpul i lai ca programul tu s fie determinat de alii. Nu eti capabil s fii organizat, cu att mai puin s organizezi pe alii. E timpul s ncepi procesul de schimbare! 18-24 puncte: ncerci s-i organizezi timpul dar nu eti suficient de perseverent pentru a reui. 25-30 puncte: i organizezi bine timpul, dar nc poi aduce mbuntiri. 31-36 puncte: Felicitri, eti un model pentru orice dorete s-i organizeze mai bine timpul. mprtete-ne cum reueti!

Stabilirea obiectivelor Obiectivele te stimuleaz i te determin s acionezi: tii unde vrei s ajungi i ce rezultat final doreti s realizezi. Persoana care are i urmrete consecvent obiective concrete i dirijeaz forele subcontientului spre activitile desfurate, prin automotivare i autodisciplin. Regula 80:20 (Legea lui Pareto): 20% din timpul consumat contribuie la realizarea a 80% din rezultate.

Analiza ABC are eficien maxim atunci cnd: Planifici numai una sau dou sarcini A pe zi Vizezi 2 sau 3 sarcini B Aloci ceva timp pentru sarcinile C Fii orientat pe rezultate i nu pe activiti.

Autoevaluare Stabilirea prioritilor prin metoda ABC

Care sunt sarcinile A n activitatea pe care o desfori n prezent? ncepnd de azi, ce vei face s te asiguri c te ocupi de cel puin o sarcin A pe zi ? Ce ai de gnd s faci cu timpul ctigat din stabilirea consecvent a prioritilor i

respectrii lor?

Activitatea 2:

Obiectivul: Autoevaluarea planificrii obiectivelor personale i a aciunilor concrete ce se impun. Grad de dificultate: redus Faza grupului: intermediar Vrsta: aduli Mrimea grupului: 4 persoane Durata: 30 minute Locul desfurrii: sala curs Materiale: fie individuale de lucru, foi de hrtie, pix, flipchart.

Desfurare: completarea fiei obiectivelor individuale. Compararea pe segmentul de obiective profesionale i ale postului ntre membrii grupului i identificarea asemnrilor i deosebirilor.

Activitatea 3: Cum ne vd ceilali i... cum ne vedem noi nine

Obiectivul: observarea i contientizarea aspectelor pozitive i a celor negative ale propriei personaliti i a celorlali. Gradul de dificultate: sczut. Faza grupului: iniial. Vrsta: toate vrstele. Dimensiunea grupului: 10-15 participani. Durata: 15 minute. 3

Locul desfurrii: o camer mare. Materialele: hrtie i creion.

Desfurare. Fiecare persoan i va completa fia aptitudinilor individuale. Conductorul i invit pe participani s stea n cerc, fiecare cu o foaie de hrtie i un creion. Fiecrui membru al grupului i se acord un numr, iar pe foaia fiecruia sunt scrise numerele celorlali n ordine cresctoare. Participanii vor trebui s scrie pe foaie un gnd oarecare, sau un adjectiv, o caracteristic cu privire la toi ceilali din grup, s se neleag pe ei nii. Foile, fr s fie semnate de participani, vor fi ncredinate conductorului. Acesta va citi textul fiecrui participant, identificat de numrul atribuit anterior. Va rezulta o bre n personalitatea fiecrui membru, cum li se pare altora i care de cele mai multe ori este cunoscut de individul despre care se vorbete. Conductorul grupului va citi pentru fiecare prerea celorlali i o va compara cu fia individual de caracterizare. Se vor comenta i explica diferenele de percepere, care de cele mai multe ori stau la baza conflictelor interpersonale.

Sugestii pentru conductor. Conductorul i va invita pe toi membrii grupului s comenteze, s accepte, s dezaprobe sau s aprobe ceea ce au notat i subliniat ceilali.

10 greeli de gndire 1. Analiza n termeni de totul sau nimic. 2. Perfecionismul. 3. Generalizarea. 4. Gndirea catastrofic. 5. Comparaia exagerat. 6. Acceptarea fr rezerve a prerii celorlali. 7. tiu ce gndesc ceilali. 8. Personalizarea. 9. Ar fi trebuit s-mi dau seama. 10. Gndeti cu inima.

Conflictul este o stare tensional care apare atunci cnd dou sau mai multe pri din cadrul organizaiei trebuie s intre n interaciune pentru a ndeplini o sarcin, a lua o decizie i a realize un obiectiv, sau a soluiona o problem, i: interesele prilor sunt diferite; aciunile unei pri determin reacii negative la alii; prile, incapabile s soluioneze controversa, se critic reciproc. n viata unei organizaii, a unui grup, n activitatea profesional, conflictele sunt inevitabile. Ele pot s aduc mari prejudicii productivitii, dar pot fi sinonime cu dinamismul i progresul. Sursele de conflict dintr-o organizaie nu pot fi eliminate, dar managerul trebuie s fie n msur s identifice aceste surse, s neleag natura lor, pentru ca apoi, avnd n vedere att obiectivele organizaiei, ct i ale individului, s poat aciona n vederea reducerii efectelor negative i a folosirii efectelor pozitive. n situaiile care au drept obiectiv concilierea unor puncte de vedere opuse, forma specific de comunicare folosit este negocierea.

Din punctul de vedere al esenei lor, conflictele se pot mpri, dup opiniile exprimate de Schmidt i Kochan, n dou categorii: conflicte eseniale / de substan i conflicte afective. La acestea, am mai putea aduga i o a treia categorie, pseudo-conflictele sau conflictele de manipulare.

a.l. Conflictele eseniale / de substan sunt determinate de existena unor obiective diferite i se manifest cu o mai mare intensitate atunci cnd indivizii i satisfac propriile necesiti prin intermediul grupului. Reducerea strilor conflictuale se realizeaz prin orientarea spre acele obiective care permit realizarea unui consens. Cu ct obiectivul este mai clar definit, mai concret, cu att ansele de soluionare a conflictului sunt mai mari.

a.2. Conflictele afective sunt generate de stri emoionale care vizeaz relaiile interpersonale. Tensiunea social i starea de suspiciune constituie, pentru realitatea romnesc, dou dintre principalele surse de conflict. La diminuarea strii conflictuale s-ar putea ajunge, n acest caz, prin eliminarea agresivitii i ostilitii din relaiile personale. a.3. Pseudo-conflictele sau conflictele de manipulare. Aceste conflicte au o pondere important n societile totalitare i posttotalitare, fiind un rezultat al nesinceritii i dedublrii indivizilor.

Soluii pentru rezolvarea unei probleme

Definii problema Care este cauza apariiei conflictului? Ce dorete fiecare persoan sau de ce are nevoie? Gndii-v la dou sau trei opiuni pozitive Cum putem rezolva problema ntr-un mod ct mai cinstit i sigur? Exist o posibilitate ca aceste persoane s negocieze? Alegei o opiune agreabil pentru fiecare parte.Care dintre opiunile existente este favorabil pentru fiecare parte? Gndii-v la consecinele deciziei luate

Cum vor proceda persoanele implicate n conflict dup luarea deciziei?

Problema poate fi: o persoan nou, un eec profesional, ntlnirea cu o personalitate, un conflict organizaional, o tem de reuniune (seminar), practic orice din concret i /sau abstract. Ferii-v de idei preconcepute, stereotipuri. Gndii-v la ct mai multe diferene ale percepiei pe care o are problema. Gndii-v la ct mai multe alternative de rezolvare, alegei ce este mai potrivit. Fii deschis la schimbri, flexibili. Consultai-v cu un coleg; dou capete sunt mai bune dect unul singur. Nu fii prea mndru n a solicita un ajutor, nu vei avea nimic de ctigat dorind s prei atottiutor; valoarea,

prestigiul dvs. se afl cu totul altundeva. Revizuirea celor fcute, reevaluarea lor, repetiia v va clarifica i corecta munca. Cuprindei problema n ansamblu. Alegei ca formul ceea ce v este mai familiar. Folosii orice informaie. Fii sistematic. Divizai o problem mare n fragmente ct mai mici. Cutai problemele din probleme. Stabilii o ierarhie a problemelor. Asigurai-v c toi termenii utilizai pot fi definii clar, fr ambiguiti. Asigurai-v de actualitatea problemei. Reformularea problemei v poate sugera soluii multiple. 6

Cteodat, necunoscutele necesit a fi identificate pentru a v clarifica n ceea ce v este cunoscut. Aplicai gndirea vertical i orizontal i stabilii care v este mai potrivit. Verificai-v logica. Reducei problema la o singur necunoscut. Deasemenea, corelaia strns conflict comunicare este determinat de faptul c procesul de comunicare n sine poate cauza conflicte, poate fi un simptom al conflictelor sau poate conduce la rezolvarea conflictelor. Orice comportament de comunicare este de fapt o form de exteriorizare i orice comunicare afecteaz comportamentul. Orice comunicare este o interaciune, deci un instrument de interinfluenare. Watkins, referindu-se la caracteristicile conflictului interpersonal, a formulat dou axiome: Axioma I. Conflictul poate fi rezolvat sau generat numai prin intermediul procesului de comunicare (folosind limbaje verbale i nonverbale), deoarece oamenii pot interaciona i schimba mesaje numai prin comunicare. Axioma 2. Conflictul este generat de faptul c cele dou pri n conflict au i obiective care se exclud reciproc. Obiectivele care se exclud reciproc pot exista datorit unor fapte concrete sau a sistemelor de valori diferite.

Concluzii: Numai prin comunicare prile n conflict pot determina existena unei soluii care s in cont de obiectivele ambelor pri; exist posibilitatea ca incertitudinea, nesigurana i informaia ambigu generat de o comunicare defectuoas s fie cauza percepiei obiectivelor ca excluznduse reciproc; deoarece diferenele ntre sistemele de valori induc diferene ntre percepii, acestea pot constitui o surs de conflict; apelarea la comunicarea pozitiv, ascultarea empatic, autoexpunerea pot conduce la stabilirea unei baze comune de discuii, de interese, la mprtirea n comun a unor valori; comunicarea precis reduce diferenele perceptuale i scade n acest mod probabilitatea de apariie a conflictului.

Activitatea 4: S cutm un loc de munc

Obiectivul: reflectarea asupra aciunilor personale i a propriei capaciti de a se impune i afirma. 7

Gradul de dificultate: sczut. Faza grupului: intermediar. Vrsta: de la 8 ani la adult. Mrimea grupului: 6-15 participani. Durata: cel puin o or, n funcie de numrul participanilor. Locul desfurrii: o camer suficient de mare. Materialele: o mas, scaune, foi de hrtie, stilouri.

Desfurare. Aezai n cerc, conductorul va ncepe printr-o antrenare n discuie pe tema muncii, despre dificultile de a gsi un loc de munc sau despre nevoia de a-l schimba dac propriul loc de munc este nesatisfctor. Cu participanii copii se poate introduce tema privind aspiraiile n viitor. Conductorul alege din grup un participant care tie s se impun n mod autoritar i care s fie n stare s pun ntrebri bine articulate. Lui i se va ncredina rolul de ef de personal. Altul se ofer s joace rolul de secretar. Ceilali membrii ai grupului vor fi toi poteniali aspirani la locul de munc. eful de personal se va aeza la o mas sau la un birou cu foi de hrtie i stilou. La distan, de cealalt parte a camerei, se vor aeza participanii, ca i cum ar fi ntr-o sal de ateptare. Conductorul va propune urmtoarea situaie: o coal particular de renume i-a deschis o filial n ora i a dat un anun n pres pentru selectarea personalului care s ocupe diferite posturi, de la director la asistent social, institutor, consilier educaional i profesor de tiine socio-umane. Din cnd n cnd, secretara va invita n birou un aspirant care va da interviu cu eful de personal i va spune despre sine ce va vrea. Se ve putea propune pentru o anumit munc sau funcie, la alegere, se va spune tot ceea ce se va considera util pentru angajare. Va putea alege vrsta, condiiile familiale i sociale, tipul de munc la care aspir, eventualele referine i pretenii financiare. eful de personal va pune ntrebri i va ine un mic discurs explorativ. Va lua datele diferiilor participani i va ncheia prin a spune c va da ulterior rezultatele interviului. Odat terminate interviurile, fiecare va expune verbal ceea ce a simit, va face comentarii i observaii despre felul cum s-au comportat colegii pe timpul autoprezentrii i despre ceea ce s-a observat pe timpul jocului.

Sugestii pentru conductor. S ajute eful de personal s formuleze ntrebri necesare interviului de angajare i s-i sugereze s adopte o atitudine neutr, nedescurajant. La discuia final s analizeze nivelul de aspiraie al fiecruia, respectul de sine care st al baza cererilor de munc, propriul mod de a se impune. Comportamentele adecvate i cele inadecvate pentru obinerea angajrii. n discuie va fi util s se analizeze cum i-au jucat rolul eful de personal i secretara. S cear explicaii dac pe timpul interviului s-a fcut simit teama fa de autoriti i motivele pentru care s-a ales un anumit loc de munc, vrsta, rolul familial sau social. S stimuleze grupul n acordarea unui feedback util fiecrui participant. Acest joc poate fi propus i n eventualitatea n care o persoan din grup trebuie realmente s se confrunte cu o asemenea situaie de interviu de angajare, pentru cerere de avansare.

Activitatea 5: Ceea ce i doreti cu adevrat

Obiectivul: distincia ntre ceea ce vrei i ceea ce trebuie s faci. Gradul de dificultate: mediu. Faza grupului: intermediar. Vrsta: aduli. Mrimea grupului: 6-20 de participani. Durata: -1 or, n fucie de numrul participanilor. Locul desfurrii: o camer suficient de mare. Materialele: -

Desfurare. Concuctorul i invit pe participani aezai n cerc s se gndeasc la o situaie n care de obicei se simt obligai s acioneze ntr-un anumit fel. Dup ce a lsat timp suficient de gndire i de reamintire a unei experiene referitoare la cerina adresat, se ncepe jocul. Pe rnd, fiecare, folosind verbul trebuie, va exprima ceea ce a gndit. La sfritul acestei prime etape, fiecare participant va spune ceea ce a simit la rostirea frazei cu verbul trebuie. Pe rnd, conductorul i va invita pe participani s nlocuiasc expresia trebuie cu vreau. ncepe astfel a doua etap, n care fiecare, pe rnd, va spune ceea ce a spus anterior, dar ntr-o alt form. La sfrit, conductorul i va invita din nou pe fiecare s spun ceea ce a simit.

La sfritul jocului, fiecare participant va trebui s incerce s vad diferena ntre cele dou modaliti expresive i n care dintre ele s-a simit mai spontan i mai liber.

Variante. Conductorul poate s propun o tem general de conversaie (de exemplu, Bosnia, SIDA, etc.), pentru a evalua posibilele dificulti n exprimare chiar asupra temelor care nu sunt personale; se poate folosi n acest fel i varianta cu casetofonul pentru a reasculta, dup ce jocul s-a terminat, argumentrile expuse. Conductorul va propune celui care dorete s-i schimbe declaraia s repete jocul.

Sugestii pentru conductor. Acest joc ajut la nelegerea felului n care ne simim uneori cnd suntem obligai s facem anumite lucruri fr a avea chef i s nelegem c adeseori a face aceste lucruri are o motivaie extern de exemplu, din partea unei persoane importante sau din cauza unor stereotipuri sociale. Deci este recomandabil s li se cear participanilor s recunoasc acel trebuie ca pe ceva propriu sau s-i aminteasc faptul c i l-au interiorizat; acest lucru este util pentru nelegerea disconfortului resimit de subiect.

Activitatea 6: Aprofundare: Poveti illustrate

Imaginile ncurajeaz cursanii s-i istoriseasc propriile conflicte. Situaiile sunt astfel interpretate, fcnd loc formulrii modalitilor posibile de aciune. Asemenea poveti ilustrate servesc discutrii situaiilor problematice i de conflict i pot scoate la lumin diferite moduri de percepere i de interpretare a situaiei, precum i diferite variante de aciune.

Activitatea 7: Aprofundare: Scenariu

O situaie anume este dezvoltat sistematic prin intermediul unui scenariu. Vorbim aici despre variante de aciune care rezult dintr-o situaie iniial. Aceste variante trebuie dezvoltate i schiate n mod sistematic. Scenariile au rolul de a prevedea cursul potenial al unor aciuni din viitor i descriu condiiile i posibilitatea lor de realizare. Ce variante (principiale) de aciune exist n situaii decisive? Ce alte variante rezult din deciziile luate? 10

O asemenea niruire de decizii posibile i / sau reale va face obiectul unei activiti pe grupe. Scena trebuie urmrit n toate variantele ei de desfurare. Scopul acestui experiment este exploatarea variantelor i alternativelor n procesul gndirii i estimarea tuturor repercusiunilor.

Procedur: Pe o foaie mare de hrtie se vor vizualiza toate variantele de aciune. irul aciunii va fi urmrit pn cnd va fi gsit una sau mai multe soluii.

Al doilea pas va fi nregistrarea aciunilor posibile i aflarea motivelor care fac posibile aceste aciuni. Scenele-cheie vor fi explicate n cadrul prezentrii i discutrii proiectului.

Aprofundare: La fiecare scen vor fi formulate ntrebri, vor fi oferite informaii suplimentare i vor fi exprimate preri. Toate acestea vor fi nregistrate n dreptul fiecrei scene. Pe o alt pagin am construit un model:

Activitatea 8: Aprofundare: Reguli pentru conflictele de zi cu zi

nvai s v certai - 7 reguli pentru o ceart de succes Certurile nu creeaz mai mult distan ntre noi, de multe ori ele fac s ne apropiem cu adevrat pe baza ncrederii reciproce. ntr-o ceart ies la iveal latura sensibil a unei persoan i sentimentele ei cele mai profunde. i: certurile ne fac s ne cad mtile i s devenim aa cum suntem de fapt. Relaiile se pot ntri datorit acestui lucru. nelegerea i respectul reciproc sunt astfel stimulate. De aceea este important s nvm forme constructive de soluionare a conflictelor.

1. Discutarea imediat a problemei Nu trebuie s atept prea mult atunci cnd sunt nervos. Voi vorbi despre problema aprut chiar atunci sau imediat dup aceea, cnd apare ocazia.

2. S vorbim la persoana ntia singular Cu ct voi vorbi mai mult, n cazul unui conflict, despre propriile mele sentimente, cu att mai bine m va cunoate i m va nelege cealalt persoan. Dac, ntr-un conflict, voi folosi

11

mai degrab pronumele eu n loc de tu, voi vedea c mai exist i alte avantaje: voi vedea mai bine de ce parte m aflu i voi nelege ce vreau de fapt.

3. S nu ntrerupem discursul celuilalt l voi lsa pe interlocutorul meu s vorbeasc i l voi asculta cu atenie, fr s l ntrerup. Voi avea grij s dau atenie sentimentelor, nevoilor, intereselor pe care le exprim el/ea. Voi ncerca s aflu din cele spuse de el/ea care i sunt interesele, nevoile i sentimentele i s le respect.

4. S vorbim celuilalt n mod direct i s l privim n ochi Dac vreau s spun cuiva ceva, atunci i-o voi spune direct. Asta nseamn c nu m voi adresa ntregii grupe, atunci cnd de fapt m adresez unei singure persoane.

5. Gsirea unei perspective comune asupra problemei Despre ce ne certm? Ce cred eu? Care sunt cauzele care au dus la aceast problem? Ce crede partenerul meu de conflict? Este posibil s gsim o perspectiv comun asupra problemei?

6. Rmnerea la subiectul n discuie Voi rmne la problema care doresc s o rezolv. Nu voi permite ca partenerul meu de conflict s devieze de la aceast problem i s sar de la un subiect la altul.

7. Evitarea nvinuirilor nvinuirile reciproce nu vor lmuri i nici nu vor soluiona problema, ele nu vor face dect s fortifice fronturile.

Bibliografie: Andr Moreau - Psihoterapii. Metode i tehnici, Editura Trei, Bucureti, 2007 Sabina Manes(coordonator)- 83 de jocuri psihologice pentru animarea grupurilor, Editura Polirom, Iai, 2008 *** Managementul stresului professional, vol. III, Managementul conflictelor Psiholog Doru ZANE, pg.173-183, Editura Ministerului Internelor i Reformei Administrative,2007 ***Organizeaz-i bine timpul, Rentrop&Straton, Bucureti,1997 www.dadalos.org 12