ANEXA Nr. 4.1 la instructiuni Compartiment : SECRETARIAT Conducator de compartiment .

secretar sef Numele si prenumele,functia/semnatura/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de im lementare a standardel!r de c!ntr!l intern"mana#erial

Criterii generale de e aluare a stadiului implementarii standardului!" ! I. *E'I+% 'E C,NTR,% Standardul ! - Etica, integritate

Raspuns si e#plicatii$" 'a/Nu(" $ E#plicatie asociata raspunsului (

%a ni elul compartimentului standardul este&": I/)I/NI & I

A fost comunicat personalului un cod de conduita, care sta.ileste reguli de comportament etic in reali/area atri.utiilor de ser iciu, aplica.il atat personalului de 'A conducere, cat si celui de e#ecutie din cadrul compartimentului0 Salariatii .eneficia/a de consiliere etica si li se aplica un sistem de monitori/are a respectarii normelor de conduita0 Standardul $ - Atri.utii, functii, sarcini )ersonalului ii sunt aduse la cunostinta documentele actuali/ate pri ind misiunea entitatii, regulamentele interne si fisele posturilor0 Sarcinile/Atri.utiile asociate posturilor sunt sta.ilite in concordanta cu competentele deci/ionale necesare reali/arii acestora0 Standardul ( - Competenta, performanta Au fost anali/ate si sta.ilite cunostintele si aptitudinile necesare a fi detinute in ederea indeplinirii sarcinilor/atri.utiilor asociate fiecarui post0 Sunt identificate ne oile de perfectionare a pregatirii profesionale a personalului0 Sunt ela.orate si reali/ate programe de pregatire profesionala a personalului, conform ne oilor de perfectionare identificate anterior0 Standardul & - 1unctii sensi.ile A fost intocmit in entarul functiilor sensi.ile0 'A 'A 'A 'A 'A 'A

E#ista un cod de conduita,apro.at de conducatorul unitatii. *anagerul creea/a un mediu adec at comunicarii in materie de etica.Se monitori/ea/a respectarea normelor de conduita I R,1, R,I, 1isa postului apro.ata 1isa postului contine sarcini ce sunt in concordanta cu competentele deci/ionale necesare reali/arii acestora. I 1ise de e aluare anuale 1ormare continua la ni elIS2 .participare permanenta la programe formare continua IS23 alte cursuri de formare acreditate I In entarul functiilor sensi.ile a fost sta.ilit in sedintele comisiei de control intern/managerial. A fost sta.ilita in sedinta comisiei de control intern/managerial.

'A

Este sta.ilita o politica adec ata de rotatie a salariatilor 'A din functiile sensi.ile0

! Standardul 4 - 'elegarea Sunt sta.ilite si comunicate limitele competentelor si responsa.ilitatilor care se deleaga0

& $I

'A

Sunt sta.ilite si comunicate limitele competentelor pentru fiecare anga5at al compartimentului Nu e#ista o procedura in acest sens. I Anali/a acti itatii din anul $7!!

'elegarea/Su.delegarea de competenta se reali/ea/a N+ in .a/a unor proceduri specifice apro.ate0 Standardul 6 - Structura organi/atorica Sunt efectuate anali/e, la ni elul principalelor acti itati, in scopul identificarii e entualelor disfunctionalitati in 'A fi#area sarcinilor de lucru indi iduale prin fisele posturilor si in sta.ilirea atri.utiilor compartimentului0 Structura organi/atorica asigura functionarea circuitelor si flu#urilor informationale necesare supra eg8erii si 'A reali/arii acti itatilor proprii0 II. )ER1,R*ANTA SI *ANA9E*ENT+% RISC+%+I Standardul : - ,.iecti e Sunt sta.ilite o.iecti ele specifice la ni elul compartimentului0 'A

,rganigrama unitatii Stat functii apro.at de IS2

I )rogram de de/ oltare institutionala a scolii

,.iecti ele sunt astfel sta.ilite incat sa raspunda pac8etului de cerinte S.*.A.R.T.0 ;+nde: S - precise3 * 'A - masura.ile si erifica.ile3 A - necesare3 R - realiste3 T - cu termen de reali/are." Sunt sta.ilite acti itatile indi iduale pentru fiecare salariat, care sa conduca la atingerea o.iecti elor specifice compartimentului0 Standardul < - )lanificarea Resursele alocate sunt astfel reparti/ate incat sa asigure acti itatile necesare reali/arii o.iecti elor specifice compartimentului0 In ca/ul modificarii o.iecti elor specifice, sunt sta.ilite masurile necesare pentru incadrarea in resursele reparti/ate0 Standardul > - Coordonarea Sunt adoptate masuri de coordonare a deci/iilor si acti itatilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, in scopul asigurarii con ergentei si coerentei acestora0 'A 'A 'A

)rogram de de/ oltare institutionala a scolii

1isa postului sta.ileste clar acti itatile indi iduale ale anga5atilor I =uget anual apro.at Nu se depasesc resursele apro.ate prin .ugetul anual I 1isa postului Relatii cola.orare 1isa postului Relatii ierar8ice $I

'A

In compartiment se reali/ea/a consultarea preala.ila, in 'A ederea coordonarii acti itatilor0 Standardul !7 - *onitori/area performantelor Este instituit un sistem de monitori/are si raportare a performantelor, pe .a/a indicatorilor asociati o.iecti elor specifice0 'A

Indicatori specificati in fisa de e aluare anuala Nu s-a efectuat o ree aluare a rele antei indicatorilor. I

Atunci cand necesitatile o impun, se efectuea/a o ree aluare a rele antei indicatorilor asociati o.iecti elor N+ specifice, in scopul operarii corectiilor cu enite0 Standardul !! - *anagementul riscului Sunt identificate si e aluate principalele riscuri, proprii acti itatilor din cadrul compartimentului0 Sunt sta.ilite masuri de gestionare a riscurilor identificate si e aluate la ni elul acti itatilor din cadrul compartimentului0 'A 'A

Registrul riscurilor. )rocedura operationala pentru gestionarea riscurilor pentru acti itatea de secretariat

Este asigurata completarea/actuali/area registrului riscurilor0 Standardul !4 - Ipote/e, ree aluari

'A

,ri de cate ori este ne oie I ,.iecti e sta.ilite si apro.ate in C.A. ,.iecti e ree aluate in cadrul C.A. I I

Sta.ilirea o.iecti elor specifice are la .a/a formularea 'A de ipote/e/premise, acceptate prin consens0 Sunt ree aluate o.iecti ele specifice atunci cand se constata modificari ale ipote/elor/premiselor care au stat la .a/a fi#arii acestora0 III. IN1,R*AREA SI C,*+NICAREA Standardul !$ - Informarea Au fost sta.ilite tipurile de informatii, continutul, calitatea, frec enta, sursele si destinatarii acestora, astfel incat personalul de conducere si cel de e#ecutie, 'A prin primirea si transmiterea informatiilor, sa isi poata indeplini sarcinile de ser iciu0 Colectarea, prelucrarea si centrali/area informatiilor se 'A reali/ea/a in sistem informati/at0 Standardul !( - Comunicarea Circuitele informationale ;traseele pe care circula informatiile" asigura o difu/are rapida, fluenta si precisa 'A a informatiilor, astfel incat acestea sa a5unga la timp la utili/atori0 Sunt sta.ilite canale adec ate de comunicare prin care managerii si personalul de e#ecutie din cadrul unui compartiment sa fie informati cu pri ire la proiectele de 'A deci/ii sau initiati e, adoptate la ni elul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile si responsa.ilitatile0 Standardul !& - Corespondenta si ar8i area Sunt aplicate proceduri pentru primirea/e#pedierea, inregistrarea si ar8i area corespondentei0 'A 'A

)roceduri

E#ista programe pentru acti itatile desfasurate I 1T), e-mail, telefon, comunicare directa

Colecti cu sarcini precise. Eliminarea .irocratiei.

I )rocedura operationala )rocedura, deci/ii. $I N+ Nu e#ista o procedura in acest sens. Au fost intreprinse cercetari si au fost aplicate masurile corespun/atoare. I 'A 'A Au fost ela.orate si actuali/ate procedure proprii Se urmareste permanent de catre conducerea unitatii I Intre compartimente 'A $ ( Intre compartimente I &

Reglementarile legale in igoare cu pri ire la manipularea si depo/itarea informatiilor clasificate sunt 'A cunoscute si aplicate in practica0 Standardul !6 - Semnalarea neregularitatilor A fost comunicata salariatilor procedura aplica.ila in ca/ul semnalarii unor neregularitati0

In ca/ul semnalarii unor neregularitati, conducatorul de compartiment a intreprins cercetarile adec ate in scopul 'A elucidarii acestora si a aplicat masurile care se impun0 I?. ACTI?ITATI 'E C,NTR,% Standardul !: - )roceduri )entru acti itatile proprii au fost ela.orate/actuali/ate proceduri operationale0 )rocedurile operationale comunicate salariatilor sunt aplicate0 Standardul !< - Separarea atri.utiilor 1unctiile de initiere, erificare si apro.are a operatiunilor sunt functii separate si e#ercitate de persoane diferite0 !

Conceperea si aplicarea procedurilor asigura separarea 'A atri.utiilor0

Standardul !> - Supra eg8erea *anagerii supra eg8ea/a si super i/ea/a acti itatile care intra in responsa.ilitatea lor directa0 'A Sarcina managerului unitatii )roceduri operationale Registrul riscurilor I

Super i/area unor acti itati care implica un grad ridicat de e#punere la risc se reali/ea/a pe .a/a unor 'A proceduri presta.ilite0 Standardul $7 - 9estiunea a.aterilor In situatia in care, din cau/a unor circumstante deose.ite, apar a.ateri fata de procedurile sta.ilite, se 'A intocmesc documente adec ate, apro.ate la ni el corespun/ator, inainte de efectuarea operatiunilor0 Se efectuea/a o anali/a periodica a circumstantelor si a modului cum au fost gestionate a.aterile in ederea 'A desprinderii, pentru iitor, a unor conclu/ii de .una practica0 Standardul $! - Continuitatea acti itatii Sunt in entariate situatiile generatoare de intreruperi in 'A derularea unor acti itati0 Sunt sta.ilite si aplicate masuri pentru asigurarea continuitatii acti itatii, in ca/ul aparitiei unor situatii generatoare de intreruperi0 Standardul $$ - Strategii de control Au fost ela.orate strategii de control adec ate pentru atingerea o.iecti elor specifice0 'A 'A

1isa postului.

Se efectuea/a anali/a periodica in ca/ul inregistrarii unor a.ateri I )lan de actiune la ni elul unitatii )roces er.al sedinta comisie I )roceduri3 erificari periodice Se asigura atingerea o.iecti elor. I

Strategiile de control aplicate furni/ea/a o asigurare 'A re/ona.ila cu pri ire la atingerea o.iecti elor specifice0 Standardul $( - Accesul la resurse Sunt emise acte administrati e de reglementare a accesului salariatilor din compartiment la resursele materiale, financiare si informationale0 Accesul personalului la resurse se reali/ea/a cu respectarea stricta a normelor cuprinse in actele administrati e de reglementare cu acest o.iect0 ?. A+'ITAREA SI E?A%+AREA 'A

'eci/ii 3 proceduri

'A

'eci/ii 3 proceduri

Standardul $& - ?erificarea si e aluarea controlului Conducatorul compartimentului reali/ea/a, anual, operatiunea de autoe aluare a su.sistemului de control N+ intern/managerial e#istent la acest ni el0 ,peratiunile de autoe aluare a su.sistemului de control 'A intern/managerial au drept re/ultat date, informatii si constatari pertinente necesare luarii de deci/ii operationale, precum si raportarii0

$I Nu s-a reali/at operatiunea de autoe aluare a su.sistemului de control inrern S-a facut o singura autoe aluare, iar re/ultatele au fost comunicate conducatorului unitatii.

! Standardul $4 - Auditul intern

& -

Compartimentul de audit intern e#ecuta, in afara misiunilor de asigurare, planificate si apro.ate de manager, si misiuni de consiliere pri ind pregatirea procesului de autoe aluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului0 Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a reali/a integral programul anual de audit0

Conclu/ii cu pri ire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial ....In cadrul compartimenttului de secretariat $7 standarde sunt implementate, & standarde sunt partial implementate . *asuri de adoptat : -

" )e langa criteriile generale de e aluare a stadiului implementarii standardului, structura cu atri.utii de monitori/are, coordonare si indrumare metodologica pri ind sistemul propriu de control intern/managerial poate defini si include in c8estionarul de autoe aluare si criterii specifice proprii. @" 1iecare raspuns la criteriile generale de e aluare din coloana ! a c8estionarului se moti ea/a in coloana ( AE#plicatie asociata raspunsuluiB. C" In ca/ul criteriilor generale de e aluare aferente standardelor, neaplica.ile unui anumit compartiment, in coloana $ se preci/ea/a Aneaplica.ilB, prin acronimul ANAB, si se moti ea/a in coloana ( AE#plicatie asociata raspunsuluiB. & " +n standard aplica.il la ni elul compartimentului se considera a fi: implementat ;I", atunci cand la fiecare dintre criteriile generale de e aluare aferente standardului s-a raspuns cu A'aB3 partial implementat ;)I", atunci cand la cel putin unul dintre criteriile generale de e aluare aferente standardului s-a raspuns cu A'aB3 neimplementat ;NI", atunci cand la fiecare dintre criteriile generale de e aluare aferente standardului s-a raspuns cu ANuB.
!