Capitolul 4 Comunicarea i sistemul informaional al managementului

COMUNICAREA I SISTEMUL INFORMAIONAL AL MANAGEMENTULUI

1. Comunicarea managerial 2. Conceptul de sistem informaional 3. Elementele sistemului informaional 4. Funciile sistemului informaional 5. Msurarea cantitii de informaie

1. Comunicarea managerial
Comunicarea - procesul prin care sunt transmise date, informaii, mesaje, stri, simboluri, atitudini, semnale, imagini, etc, de la emitor (o persoan sau un grup) la receptor (o persoan sau un grup) Elemente:
Emitor (o persoan, un grup, o instituie) Mesaj (informaia) Canal de comunicare (dialog, edin, telefon, fax, internet, coresponden oficial, pot electronic ) Limbaj (verbal, nonverbal, paraverbal) Receptor Feedback

1. Comunicarea managerial SCHEMA PROCESULUI DE COMUNICARE

FEEDBACK Emitor Factori obiectivi Factori perturba -tori Decodificare receptor

Factori subiectivi Codificare

Informaie

Informaie

Informaie

1. Comunicarea managerial
1 5 2

n lan (descentralizat)
4 3

n cerc (descentralizat)

3 2 1 5
n stea (centralizat)

2
n Y (centralizat)

2.1 2.2 3.1

1. Comunicarea managerial TIPOLOGIA COMUNICRII

1. Dup gradul de oficializare Comunicare formal urmeaz liniile formale ale structurii de autoritate i se desfoar conform actelor normative sau procedurilor scrise din organizaie. Comunicare informal apare spontan i cuprinde informaii cu caracter personal sau general.

1. Comunicarea managerial TIPOLOGIA COMUNICRII

2. n funcie de direcia n care circul informaia Comunicare ascendent informaia circul de la baz spre vrful organizaiei - apare fenomenul de dezinformare intenionat Comunicare descendent informaia circul de la vrful organizaiei spre baz. Comunicarea orizontal asigur circulaia informaiilor ntre departamente sau uniti funcionale ale organizaiei

1. Comunicarea managerial TIPOLOGIA COMUNICRII

3. n funcie de modul de transmitere a informaiilor:
Comunicare scris note interne, rapoarte, decizii, planuri, scrisori etc. Comunicare oral (interpersonal) desfurat fa n fa sau la telefon. Comunicare audiovizual agreat de receptor, uor de urmrit i de reinut, uor de multiplicat i de conservat. Comunicare nonverbal nsoete att comunicarea scris ct i pe cea interpersonal. 90% din informaii se transmit pe cale nonverbal.

1. Comunicarea managerial
Funciile comunicrii: 1. De informare 2. De transmitere a deciziilor 3. De influenare a receptorului 4. De instruire 5. De creare de imagine 6. De motivare a angajailor 7. De promovare a culturii organizaionale

1. Comunicarea managerial
Reguli pentru o comunicarea eficient: Precizai n primul rnd ceea ce vrei s comunicai Nu vorbii sub impulsul momentului sau sub influena unei emoii puternice Creai o atmosfer favorabil comunicrii Evitai zgomotul din mediul comunicrii Nu facei nimic n timp ce partenerul dvs. vorbete Ascultai activ

1. Comunicarea managerial
Ascultai cu atenie. Nu apreciai chiar de la nceput c ceea ce spune interlocutorul este greit sau neinteresant Nu artai prin limbaj nonverbal c v plictisii. Cnd este oportun punei ntrebri Realizai feedback pentru a v asigura c mesajul a fost neles Considerai fiecare comunicare ca un eveniment deosebit i reacionai ca un partener de dialog interesat de problem

1. Comunicarea managerial
Bariere n calea unei comunicri eficiente ntre ef i subordonat:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Diferene de personalitate i de percepie Reaciile emoionale Tendina de a evalua Idei preconcepute Solicitri conflictuale ale rolului (exemplu) Efectul de filtrare (tendina de a evita comunicarea tirilor proaste) Timpul Diferenele dintre sexe Structura organizatoric

1. Comunicarea managerial
Exemplu Mesajul unui manager al Departamentului de Vnzri ctre un tnr agent comercial:

mi face plcere s te felicit pentru obinerea titlului de Agentul lunii martie. Poi fi foarte mndru de aceast realizare. Atept cu nerbdare creterea contribuiei tale la eforturile departamentului i sper c vei putea aduce i ali noi clieni companiei noastre

2. Conceptul de sistem informaional

Definire: Sistemul informaional = ansamblul de metode, procedee, tehnici i mijloace prin care se asigur nregistrarea, transmiterea, circulaia, prelucrarea, valorificarea i stocarea informaiilor menite s ajute la planificarea i ndeplinirea obiectivelor organizaiei. Sistemul informaional al managementului (SIM) toate activitile legate de procurarea datelor i obinerea informaiilor necesare managementului.

2. Conceptul de sistem informaional

Sistemul informatic = predomin prelucrarea automat a datelor Sarcina fundamental a Sistemului informaional - asigurarea conducerii la momentul optim cu: informaia posibil i necesar pentru fundamentarea deciziei Informaia necesar pentru conducerea i reglarea modului de ndeplinire a deciziei

2. Conceptul de sistem informaional

Clasificarea sistemelor informaionale 1. n funcie de modul de prelucrare a datelor:
sisteme informatice (calculatoare) sisteme de prelucrare mecanografic (prelucrrile mecanizate i reprezentrile grafice) sistemele manuale; sisteme de prelucrare mixt

2. Conceptul de sistem informaional

Din punct de vedere al gradului de formalizare:
sisteme informaionale formale:
au la baz proceduri standard de operare, reguli predefinite; rmn mult timp neschimbate; modificarea acestora se realizeaz cu dificultate, cu greutate; nu au la baz reguli predefinite; se bazeaz pe acorduri implicate; sunt influenate de ansamblul valorilor, convingerilor, regulilor de comportament, acceptate de membrii organizaiei.

sisteme informaionale neformale:

3. Elementele sistemului informaional

Datele (materiile prime ale informaiei) Informaiile (date organizate, sistematizate, interpretate, prelucrate) Cunotinele (informaii utile)
Oportunitate, promptitudine Claritate Realism, fidelitate, actualitate Complexitate, flexibilitate, adaptabilitate Accesibilitate

Informaia economic resurs de producie Cerine:

VEZI CURS P.155-177

3. Elementele sistemului informaional

Trsturile informaiei:

2. Inepuizabil 3. Relativ 4. Copiabil 5. Cumulativ

1. Uman

6. Comunicabil 7. Indivizibil 8. Difuz 9. Valoare, Utilitate

4. Funciile sistemului informaional

Funcia decizional Funcia operaional Funcia de documentare O alt viziune susine existena a 4 funcii ale SIM
Funcia de nregistrare Funcia de memorare Funcia de prelucrare Funcia de comunicare

4. Funciile sistemului informaional

Deficienele SIM

SUPRAINFORMAREA (Redundana, Suprancrcarea canalelor de comunicare) SUBINFORMAREA sau DEZINFORMAREA (distorsiunea, filtrajul, scurtcircuitarea)

volumul informaiei difer pe nivelurile ierarhice managerii situai pe nivelele ierarhice superioare au nevoie n primul rnd de informaii sintetice

5. Msurarea cantitii de informaie

Msurarea cantitii de informaie coninut ntr-un mesaj, avnd n vedere c aceasta anuleaz incertitudinea - Entropia lui Shannon cantitatea de nedeterminare

H = pi lg pi
i =1

5. Msurarea cantitii de informaie

Energia informaional (Octav Onicescu) gradul de determinare

E=p
i =1

2 i

Pentru evenimentul sigur: H = 0, E = 1

5. Msurarea cantitii de informaie

Redundana (r) msoar excedentul de informaie

r = 1 cnd H = 0 i E = 1; r = 0 cnd H = 1 = Hmax i E = 0

H r = 1 H max