Zara Andrei, III-B Controlul resurselor

n aceast etap, sunt urmrite variaiile fa de planul iniial n ceea ce privete cele patru dimensiuni ale oricrui proiect: de ndeplinire a sarcinilor i de finalizare a activitilor;

Unii autori consider, n bun parte ndreptit, c derularea i monitorizarea/ controlul reprezint o singur faz; mai precis, monitorizarea ar reprezenta una dintre subactivitile derulrii, ea nsoind n permanen derularea. Obiectivele monitorizrii sunt: de a compara planul iniial cu modul n care proiectul evolueaz n mod real; de a actualiza i revizui planul iniial, astfel nct eventualele schimbri s fie ncorporate; de a oferi informaiile pe baza crora sunt iniiate aciuni de corectare, n cazul n care variaiile fa de planul iniial sunt att de mari nct pun n pericol reuita proiectului. Monitorizarea cheltuielilor i a respectrii termenelor limitPentru monitorizarea cheltuielilor i a respectrii termenelor, pot fi ntocmite tabele care s reflecte diferenele ntre ceea ce a fost planificat i ceea ce s-a realizat.Datele incluse n aceste tabele pot fi prelucrate prin programe speciale, cum ar fi Primavera Project Planner sau Microsoft Project Manager.Astfel de programe ofer avantajul c pot nmagazina i prelucra cantiti impresionante de informaii, pot reda informaiile nmagazinate sub form de grafice sugestive, care uureaz nelegerea fenomenelor i pot oferi soluii de optimizare a planificrii i a alocrii resurselor. Utilizarea programelor specializate de prelucrare a informaiilor nu garanteaz ns n mod automat succesul planificrii sau al monitorizrii. Programele trebuie privite drept instrumente, eseniale fiind informaiile pe care le introducei spre prelucrare, abilitatea de a lucra cu respectivele programe, de a interpreta rezultatele prelucrrii de date i de a lua deci zii corecte pe baza respectivelor date. Respectarea domeniului de activitate al proiectului Modificarea domeniului de activitate al proiectului se poate manifesta astfel: domeniul se restrnge (n propunerea iniial, erau prevzute, de exemplu, aciuni de consultan, instruire i plasare profesional, iar n urma monitorizrii se constat c au fost acoperite doar consultana i instruirea); domeniul se extinde (propunerea iniial viza nvmntul rural, iar n urma monitorizrii se constat c o parte dintre eforturile de pn acum au fost dedicate investigrii situaiei din nvmntul urban); domeniul este schimbat n totalitate (proiectul nu se mai axeaz pe aciuni de consultan, aa cum fusese prevzut iniial, ci pe aciuni de instruire). Modificarea domeniului de activitate al proiectului influeneaz rezultatul final. Orice modificare n acest sens antreneaz costuri noi, neprevzute. n aceast situaie, fie sunt solicitate fonduri suplimentare (opiune care nu este agreat de finanator), fie sunt consumate

Zara Andrei, III-B

fondurile alocate pentru acoperirea domeniului iniial (nici aceast opiune nu este agreat de finanator, deoarece acesta a acordat finanarea pentru un domeniu precis). Gestionarea echipei de proiect Succesul proiectului se bazeaz pe abilitatea de a atrage persoanele potrivite pentru realizarea activitilor necesare. Succesul planificrii personalului depinde de urmtoarele elemente: - identificarea deprinderilor i cunotinelor necesare pentru a ndeplini activitile proiectului; - specificarea persoanelor care vor lucra la fiecare activitate; - determinarea cantitii de efort pe care trebuie s-l depun fiecare persoan implicat n proiect pentru a-i ndeplini sarcinile; - determinarea duratei de intervenie din durata ntregii activiti atunci cnd respectivele persoane sunt angajate cu norm parial. Planificarea nevoilor de personal ncepe cu identificarea persoanelor de care avei nevoie i estimarea efortului pe care aceste persoane trebuie s-l depun.La nceputul planificrii, specificai nevoile de cunotine i deprinderi, dac este posibil, de maniera: o persoan care poate desena grafice sau o persoan care poate folosi Microsoft Excel. Dac identificai n mod exact deprinderile i cunotinele pe care trebuie s le posede o persoan care ndeplinete o sarcin anume, vor crete ansele ca s desemnai persoana potrivit. n mod ocazional se folosete descrierea poziiei sau a titlului de maniera specialist informatician pentru a identifica nevoile de resurse. Procednd astfel presupunei c descrierea poziiei sau a titlului arat cu acuratee deprinderile i cunotinele pe care fiecare persoan ce corespunde descrierii poziiei sau a titlului trebuie s le posede. Din pcate titlurile sunt adesea vagi iar descrierea poziiei este eronat. Din acest motiv, aceasta este o cale riscant pentru a ncerca s punei persoana potrivit la locul potrivit. Gestionarea comunicrii Managementul comunicrii cuprinde 4 direcii: planificarea comunicrii, distribuirea informaiei, rapoarte de performan i gestionarea realaiei cu entitile proiectului. In cadrul acestui capitol ne v-om ocupa de aspecte ce in de planficarea comunicrii. Planificarea comunicrii vizeaz procesele de asigurare a generrii, colectrii, stocrii i transmiterii la timp a informaiilor n cadrul proiectului (planificarea comunicrii, distribuirea informaiilor, raportarea performanelor, aspecte administrative).Sunt identificare informaiile ce trebuiesc transmise ctre participanii la proiect i frecvena cu care aceste informaii sunt diseminate. Un plan bun de comunicare este o parte esenial a oricrui proiect. Este esenial ca toi participanii la proiect s fie informai cu privire la aspectele de interes ale proiectului.Pentru a realiza o comunicare de succes trebuie s nelegem modelul transmitor-receptor.Modul n care comunicm un mesaj este la fel de important ca i mesajul nsui. Un manager de proiect trebuie s planifice modul n care diversele entiti implicate n proiect (membrii echipei deimplementare, sponsorul, managerul de proiect, etc.) vor comunica ntre ele.

Zara Andrei, III-B

Procesul de comunicare este definit de urmtoarele atribute: mitor sursa informaiei, sau cel care disemineaz informaia; destinaia informaiei; reprezint mediul prin care se transmite informaia(suportul pentru transmiterea mesajului; ce informaie se transmite; n ce scop se transmite informaia. Canalele posibile de comunicare ce pot fi folosite pentru realizarea comunicrii sunt:

le scrise; Crearea planului de comunicare presupune:

metodelor de comunicare; Msurarea progresului Finalizarea planului de proiect marcheaza practic trecerea in faza de executie a proiectului, in care dorim sa obtinem abateri cat mai mici fata de plan.Cu toate acestea, sunt rare situatiile in care executia decurge exact cum a fost planificat; de cele mai multe ori apar diferente care necesita atentia managerului de proiect. Faptul c nici un proiect nu se deruleaz n totalitate potrivit planului reprezint, ntre anumite limite, un aspect pozitiv. Planificarea prea detaliat constituie una dintre extremele ntlnire n managementul proiectelor. Orice plan, n momentul n care este pus n aplicare, necesit corecii, mbuntiri, actualizri, pentru a ine, astfel, pasul cu schimbrile care intervin n mediul real de existen al proiectului. Planul reprezint, n esen, o predicie vizavi de paii care trebuie parcuri, o predicie care este doar parial exact. Planificarea riguroas nu exclude flexi bilitatea, dinamismul, atitudinea favorabil fa de schimbare. O parte din diferentele aparute constituie efectul factorilor perturbatori din mediul proiectului si bineinteles, managerul de proiect trebuie sa-si foloseasca abilitatile pentru a le micsora. In alte cazuri insa, diferentele aparute sunt determinate de cauze obiective, necunoscute la momentul realizarii planului de proiect. Indiferent de situatie, baza de comparatie este furnizata de planul de proiect aprobat, acesta fiind folosit ca termen de referinta in masurarea progresului efectuat.

Zara Andrei, III-B

Daca ne imaginam ca planul de proiect reprezinta harta drumului pe care-l avem de parcurs, trebuie sa ne asiguram ca pe intreg parcursul calatoriei vom indeplini simultan doua conditii: eforturile pentru a ne mentine pe drumul ales si figurat pe harta; relevanta in raport cu situatia drumului pe care-l avem de parcurs. Analizand in detaliu cele doua conditii putem identifica si preocuparile majore ale managerului de proiect in faza de executie: erinta constituita de planul aprobat;

tati si rezultate ale proiectului;

raportam performanta realizata; a actiunilor care decurg din acestea. Toate aceste activitati trebuie realizate in mod continuu pe parcursul executiei proiectului, pentru a putea asigura o derulare fara sincope a intregului proces.