Dezvoltarea capacitilor pentru

bugetare bazat pe performan n Moldova

Bugetarea bazat pe
performan
-monitorizare i evaluare


Instruire extins pentu APC

Mai 2013

Obiectivele trainingului
De a nelege rolul procesului de evaluare a
performanelor i monitorizrii performanei
programei bugetare
De a obine cunotinele corespunztoare n
vederea aplicrii n practic a acestora
2
Coninutul sesiunii de training
Scurt introducere n procesul de
monitorizare, evaluare i deosebirile dintre
aceste dou procese
Metodologia i tehnicile de monitorizare a
performanei
Raportul de performan
3

Scurt introducere n procesul de
monitorizare i evaluare
Monitorizare si evaluare
Faza final a ciclului BBP

Relaia dintre
planificare i
monitorizare
Planificarea fr monitorizare
este inutil i monitorizarea
fr planificare lipsit de
sens
Planificarea stabilete cursul,
iar monitorizarea asigur ca
lucrurile s evalueze n
direcia corect
Politici/
Strategie
Planificare
Formulare Finanare
Implementare
i
monitorizare
Evaluare
5
Ce reprezint monitorizarea?
Evaluare de rutin a activitilor n
desfurare
Colectarea sistematic de date pentru
indicatori specifici
Instrument de corectare a devierilor n
implementarea programului
Instrument de gestiune a programului care
furnizeaz informaii pentru evaluare
Cuvnt latin monere = a avertiza
6
De ce s monitorizm?
Pentru a analiza progresul n raport
obiectivele stabilite
Pentru a identifica eventuale abateri de la
planurile stabilite
Pentru a corecta rapid devierile n cadrul
implementrii programului
Pentru a furniza informatii (input) pentru
evaluare
7
Caracteristicile principale ale procesului
de monitorizare
Proces continuu
Proces dinamic
Orientat spre viitor
Proces corectiv
Este o funcie atotcuprinztoare
Consolideaz gndirea i vigilena permanent
8
Poziia n cadrul matricei logice a
Programului

Impact
Rezultat
Produs (output)
Activiti de implementare ale
programului
Intrri (resurse)
- umane
- materiale
Scop
Obiective
Indicator de rezultate
Indicator de eficien
Indicator de produse
(output)
Monitorizarea performanelor
Trebuie stabilit cel puin un indicator
pentru fiecare obiectiv
9

Ce reprezint evaluarea?
Instrument de msurare a succesului
impactului programului
De ce s evalum?
Pentru a furniza informaii n vederea stabilirii
prioritilor politicilor
Pentru a imbunti alocarea resurselor
Pentru a spori calitatea interveniilor
Pentru a raporta cu privire la realizri (altfel
spus, responsabilitate)


10
Cnd s punem n aplicare evaluarea?
nainte de lansarea proiectului (evaluarea ex-ante)
La mijlocul proiectului
La sfritul proiectului
Peste un anumit timp dup finalizarea proiectului
(evaluarea ex-post pentru identificarea impactului)
n orice moment n care apare un rezultat neateptat
care necesit o investigaie ulterioar
Dac ntr-o perioad ndelungat de timp nu exist
mbuntiri, iar motivul este incert
11
Proces realizat pe parcursul
implementrii programului
Colectare i analiz continu a
datelor
Masoar realizarea obiectivelor
operaionale
Ofer primele manifestri ale
progresului i realizare de
obiective.
Rspunde la ntrebarea La ce
etap suntem?
Realizat mai frecvent dect
evaluarea
Proces realizat pe parcursul sau
dup realizarea programului
Analiza ntregii intervenii; accent
principal pe necesiti, rezultate i
impact pe termen lung
Identific modul i motivul din care
activitile au fost cu succes, au
euat sau au fost modificate
Rspunde la ntrebarea despre cum
poate fi mbuntit performana?
Abordeaz relevana obiectivelor

12
Intrri
(input)
Produse
(output)
Rezultate
Impact
intermediar
Impact
global
Ce controlm Ce influenm n mod direct Ce influenm n mod indirect
Efecte
Monitorizare
Estimarea progresului implementrii n
scopuri manageriale
Evaluare
Analiza rezultatelor i impactului la nivel de destinatar
13
Monitorizarea tehnici i metodologie
14
Evoluia tehnicilor de monitorizare


Impact
Rezultat
Produse (output)
Activiti de implementare a Programului
Intrri (resurse)
- umane
- materiale
1. Sistemul Monitorizare i Evaluare
(M&E) bazat pe ieiri (output)
Sistem M&E classic sau de implementare
Se concentreaz pe PRODUSEE proiectului
(OUTPUTS)
Rspunde la ntrebri de genul aceasta a
fost realizat
Au fost mobilizate intrrile (input)?
Au fost obinute produsele (output)
scontate?
Au fost ntreprinse i finalizate activitile
stabilite?

15
Evoluia tehnicilor de monitorizare


Impact
Rezultat
Produse (output)
Activiti de implementare ale
programului
Intrri (resurse)
- umane
- materiale
2. Sistem M&E bazat pe rezultate
Se concentreaz pe REZULTATELE
proiectului
Furnizeaz factorilor de decizie informaii
referitoare la reuita sau eecul proiectului
Produsele au fost obinute. Ce reprezint
acest fapt?
Ajut la identificarea rspunsurilor
urmtoarelor ntrebri
Care este scopul programului?
A fost realizat acest scop?
Cum poate fi ilustrat realizarea
scopului?

16
Procesul de monitorizare
Pregtirea Realizarea monitorizrii
Utilizarea
rezultatelor
Diseminarea
rezultatelor
Utilizarea
rezultatelor
Planificarea
Colectarea informaiilor
Sistematizarea i analiza
Proiect de raport
Consultri i revizuire
Finalizare(elaborarea raportului)
Pregtirea raportului de performan
17
Cine va monitoriza?
Lider
(APC/ Program
interministerial)
Coordonator
monitorizare
Monitor principal
(n cadrul APC avnd n subordonare instituii bugetare
care particip la implementarea programului/ sub-
programului)
Monitor
(Manager
program)
Monitor
(Manager
program)
Monitor
(Manager
program)
Monitor
(Manager
program)
APC=Autoritate Public Central
18
Ce va fi monitorizat?
Indicatori de performan selectai cu precizie
cheia succesului pentru monitorizarea
performanelor
Urmeaz a fi realizat n strns dependen
cu definirea adecvat a scopului i
obiectivelor
Indicatorii se stabilesc pentru toate nivelele:
produse (output), rezultate i de asemenea
eficien

19
Ce va fi monitorizat?
Indicatori de produse (output) o sarcin relativ
uoar (msurarea tradiional a serviciilor
realizate)
Indicatorii de rezultate trebuie s rspund la
ntrebrile:
Cum vor fi percepute succesele sau realizrile?
Suntem n direcia realizrii rezultatelor scontate?
20
Domeniul de aplicare a monitorizrii
Estimarea eficacitii generale
Modul n care aciunile ntreprinse (spre exemplu: activitile)
au fost eficiente n raport cu realizarea obiectivelor
Compararea valorilor reale cu valorile planificate a
indicatorilor de performan
Compararea rezultatelor obinute cu cele planificate
Formularea propunerilor i luarea deciziilor n vederea
soluionrii problemelor identificate
21
Ilustrai toate datele oficiale disponibile aferente subiectului
programului (nvmnt public, nvmnt liceal i gimnazial)
Date statistice cantitative
Analize calitative
Afiai seriile cronologice ( dinamica)
Identificai tendinele, modificri de tendine
ncercai s explicai contextul, relaia i interdependenele
Identificai problemele de baz i cauzele
Formulai recomandri i soluii

Regula nr. 2
ncepei cu analiza situaiei
22
Regula nr.1
Considerai indicatorii de monitorizare de la bun nceput
Aciunile persoanelor interesate beneficiarilor sau celor ce particip
n procesul activitilor
Studenii, profesorii, prinii, managerii nvmntului gimnazial i liceal
Sentimentul proprietii este la fel important
ntrebri n identificarea corespunztoare a beneficiarilor
Cine sunt participanii de baz implicai n program?
Cum pot fi ele clasificate? (spre ex.: ONG-uri, grupuri de interes)
Convocarea beneficiarilor, prezentarea rezultatelor analizei situaiei
Elaborarea unei liste a problemelor i necesitilor informaionale ale
beneficiarilor
Metode: brainstorming, interviuri structurate, chestionare
Metode avansate: Vizualizare, Arborele problemei

Regula nr. 3
Colaborai cu diverse pri implicate, considerai
necesitile acestora de informaii
23
Responsabilitatea final de proiect i revine managerului de program.
Programul nu trebuie vzut prin prisma listei de dorine a persoanelor
interesate, ci trebuie s contribuie la creterea calitii servicilor
Sortarea i tergerea informaiilor, evitarea duplicitii datelor
Reformularea preocuprilor identificate de ctre persoanele interesate
n afirmaii poteniale de mbuntire a rezultatelor
Permite identificarea a priori a direciei i destinaiei
Afirmaiile pozitive ajut la obinerea consensului politic, a unei mai mari
legitimiti
Fiecare afirmaie trebuie s se refere la un singur rezultat, acest fapt fiind
crucial n stabilirea indicatorilor
Folosete doar problemele existente, nu eventuale, imaginare sau viitoare
Regula nr. 4
Operai cu informaia furnizat de prile implicate
24
Ipotezele logice sunt foarte importante
IMPACT
REZULTATE IPOTEZE*
produse (OUTPUT)

APOI
IPOTEZE*
ACTIVITI

DAC
IPOTEZE*

I
Etapa I: Etapa III: Etapa II:
25
Regula nr. 5. Utilizai matricea logic pentru
monitorizarea indicatorilor
Reinei!
Scopul monitorizrii rezid de asemenea n efectuarea corectrilor n activiti i posibile obiective,
indicatori, atunci cnd sunt depistate ca fiind greit setate. Cu toate acestea, scopul trebuie s
rmn valabil i neschimbat pe tot parcursul implementrii programului/ sub-programului
Deplasarea necesitilor informaionale n ierarhia
obiectivelor
Avei activiti planificate a fi realizate la termen i
n cadrul bugetului? Ce activiti neplanificate au
fost realizate?
Activiti
Care produse sau servicii directe i tangibile au fost
furnizate n cadrul proiectului ca rezultat al
activitilor realizate?
Produse (output)
Ce modificri au rezultat n urma produselor
(output) i n ce msur pot acestea contribui la
realizarea scopului i obiectivelor proiectului?
Cum poate fi ilustrat calitatea implementrii
proiectului?
Rezultate
n ce msur proiectul a contribuit la realizarea
scopului pe termen lung? Argumentai. Ce
consecine neplanificate pozitive i negative le-a
avut proiectul? De ce au aprut acestea?
Impact
(utilizat n evaluare)
26
n decizia cu privire la informaia ce urmeaz a
i monitorizat i evaluat, inei cont de:
Includei informaie operaional suficient pentru a
stabili dac resursele sunt utilizate optimal i calitatea
operaiunilor este bun
Planificarea i urmrirea activitilor
Management financiar
Gestiunea echipamentului
Managementul resurselor umane
Managementul contractelor
Identificai informaia care s explice progresul
Identificai impacturile involuntare pozitive i negative
n vederea ntreprinderii aciunilor de ajustare necesare


27
Planificarea aspectelor eseniale ale
procesului de colectare a datelor

Elementele eseniale ale planului de regul
includ:
Definiii detaliate pentru fiecare indicator,
Sursa i metoda de colectare a datelor,
Frecvena i graficul colectrii de date,
Identificarea celor responsabili pentru
colectarea, analiza i raportarea datelor.

28
Metode de colectare a datelor
Recensminte i sondaje,
Statistici naionale
Studii elaborate de partenerii de dezvoltare
Chestionare
Interviuri
Examinare documentar

Pot fi surse interne si externe


29
Cum gestionm problema deficitului de
informaii?
Cutai indicatori de alternativ (atunci cnd datele nu
sunt disponibile sau au un cost mult prea mare)
Spre ex.: msurarea reducerii bunstrii prin prisma numrului
bunurilor de lux (automobile, iphone)
Indicatorii furnizai de organizaii internaionale reprezint
o soluie n acest sens
Obiective PNUD de dezvoltare uman durabil (WDI);
Indicele de stabilitate financiar al FMI
Indicele de democraie al Freedomhouse
Indicele Corupiei al Transparency International
Indicele democraiei al Economic Intelligence Unit
Indicele competitivitii globale al Forumului Economic Global,
Indicatori de dezvoltare rural Handbook, etc.


30
Raportul de monitorizare (de performan)
31


Msurarea Performanei Programelor
Guvernului
A defini
A msura
A raporta
32

Rapoartele de performan trebuie s le ofere managerilor de program o
privire de ansamblu coerent privind statutul actual de implementare a
programului i s-i ghideze n activitile de evaluare a programului

Sistemul de raportare trebuie s ilustreze ateptrile, rezultatele de facto
i s explice diferena dintre acestea

Managerii de program au nevoie de informaii detaliate privind situaia
iniial, situaia final, rezultate i eficacitate

Raportarea
33
Caracteristicile unui raport de
performan
Descrie structura, scopul i obiectivele programului.
Prezint tendinele perioadelor anterioare.
Prezint o varietate de indicatori-cheie de performan
pentru fiecare obiectiv major.
Face o comparaie ntre obiectivele stabilite i rezultatele de
facto.
Scoate n eviden divergenele.
Explic ntr-o form narativ cauzele acestor divergene.
Prezint msurile de ameliorare sau rectificare ce urmeaz
a fi ntreprinse.
2011
2010 2009
2012 2013 2014
2008
34
Informaia narativ-explicativ furnizat
mpreun cu rapoartele de performan

face o comparaie dintre perfomana atins, pe de o parte i
obiectivele stabilite, cheltuielile suportate, pe de alt parte

explic
cauzele divergenelor,
factorii care afecteaz divergenele (inclusiv modificrile
limitelor de alocare) i lacunele privind calitatea datelor.
propune msuri de ameliorare
prezint eventualele obstacole n calea spre ameliorare


35
Unele aspecte care necesit atenie n cadrul raportului
de performan
Ce informaii contextuale contribuie la nelegerea datelor?
Datele sunt clare?
Informaia prezentat n raport este clar?
Informaia coninut n raport este prezentat conform principiului comparativ?
Informaia coninut n raport este suficient pentru ca cititorul s poat nelege
urmtoarele aspecte:
contextul mai larg, n care se ncadreaz activitile programului, inclusiv
acei factori care influeneaz situaia iniial, situaia final, rezultatele;
nivelul performanei atinse i factorii care au influenat performana dat;
aciunile ntreprinse n urma informaiei raportate, ndeosebi n cazul n care
s-a nregistrat n mod neateptat o performan nalt sau sczut?
36

Rapoartele de performan sunt ntocmite:

Semianual focusat pe indicatorii de produs si de
eficien
Anual accent pe indicatorii de rezultat




PERIOADELE DE RAPORTARE
37
Program 6 Drumuri
Subprogram 6.2 Reconstrucia drumurilor
Scop: Asigurarea practicabilitii drumurilor i stabilizarea condiiei tehnice a
acestora
Exemplu: Raportul de monitorizare a performanei pe termen
mediu pentru administraia regional, Bratislava, 30 iunie 2011
38
Responsabili de raportare
Coordonarea rapoartelor de performan legate de
program sau subprogram - managerul de program
Colectarea i analiza datelor primare observatori n
cadrul instituiilor bugetare
Rapoarte semi-anuale i anuale de performan -
coordonator de monitorizare la ministerele de resort
Examinarea rapoartelor pentru a se asigura c resursele
alocate au fost utilizate eficient - Ministerul Finanelor

39