Implementare SistemeERP

Selecia i implementarea produselor
ERP
1. Decizia adoptrii ERP
2. Motivaia adoptrii ERP
3. Structura unui proiect de implementare ERP
1. Obiectivele proiectului
2. Etapele implementrii ERP

Decizia adoptrii ERP

tt Condiii eseniale pentru reuita implementrii i
utilizarea n condiii de maxim eficien a unui
sistem ERP:
alegerea celei mai potrivite soluii;
educarea personalului;
planificarea resurselor;

Decizia de implementare trebuie s fie fundamentat pe
analiza comparativ a mai multor variante de aplicaii n
ceea ce privete:
obligativitatea respectrii cadrului legal al fiecrei ri, alinierea
la legislaia i normele europene;
posibilitatea operrii n moned naional, lucrul facil cu alte
valute;
prelucrri n timp real;
structura modular care s permit implementarea etapizat i
extinderea ulterioar a ariei funcionale acoperite; ^^^^^

independena de platforma hardware;
caracteristicile funcionale;
asigurarea unui grad ridicat de securitate i integritate
pentru date;
flexibilitatea n creterea numrului de utilizatori;
avantajele directe;
posibilitatea justificrii clare a investiiei;
minimizarea riscurilor;

Motivaia adoptrii ERP
Principalele motive ale adoptrii ERP sunt:
modernizarea sistemului informaional;
creterea utilizabilitii i flexibilitii;
integrarea datelor i sistemelor;
reproiectarea proceselor economice;
reducerea cheltuielilor de ntreinere;
minimizarea riscurilor;
deschiderea ctre Web i aplicaiile Internet.

Motivaia adoptrii ERP

tt Principalele situaii care conduc la decizia
adoptrii unui ERP:
probleme operaionale grave i nemulumiri n privina
funcionrii sistemului existent;
dificulti datorate unui mediu de prelucrare a datelor
fragmentat;
dezavantaje economice majore fa de concuren;

Structura unui proiect ERP-Obiective

B durata proiectului -ntocmirea planului de implementare
trebuie s aib n vedere o estimare ct mai realist a timpilor
de realizare;
B funcionalitatea sistemului ERP - cu ct numrul
modulelor de implementat este mai mare, cu att aria
funcional a proiectului este mai extins;
resursele - includ toate elementele necesare ducerii
proiectului la bun sfrit: oameni, echipamente, aplicaii i
programe, sprijin tehnic, consultan etc. Resursa critic:
banii;


B riscurile - succesul este msurat prin indicatori precum: rata
de recuperare a investiiei, timpul alocat proiectului, dar i
acceptarea sistemului de ctre utilizatori;
B complexitatea - determinat de aspecte precum
dimensiunea companiei, rspndirea ei geografic i
specificul mediului de afaceri;
B beneficiile - msura n care organizaia va profita de
funcionalitatea aplicaiilor implementate;

Corelaii ntre obiectivele proiectului ERP
Valori mari pentru Resurse Riscuri Complexitate Durata Funcionalitate
influeneaz celelalte obiective

Beneficii + N N N +
Resurse

N + N +
Riscuri

+ + +
Complexitate

- +
Durat
Funcionalitate

+

Structura unui proiect ERP - Etape
1. Analiza preliminar;
2. Analiza detaliat;
3. Pregtirea sistemului;
4. Migrarea datelor;
5. Instruirea utilizatorilor;
6. Start: Pilot i Go Live;
7. Predarea sistemului;
8. Evaluarea sistemului.
1. Analiza preliminar cuprinde urmtoarele
activiti:
1.1 Stabilirea echipelor de proiect;
1.2 edina de demarare a proiectului de
implementare;
1.3 ntocmirea planului proiectului de
implementare;
1.1 Stabilirea echipelor de proiect:
I. Echipa din partea implementatorului
II. Echipa de proiect din partea beneficiarului

I. Echipa din partea implementatorului
U Manager de cont (Account Manager); B Manager de
proiect (Project Manager); U Consultani implementare
(Business Consultants); Consultant tehnic (Technical
Consultant); Consultant training; Programator.

B Manager de cont (Account Manager)

trebuie s se asigure c implementarea ndeplinete
obiectivele stabilite mpreun cu beneficiarul la
achiziia ERP-ului;
este persoana principal de contact cu beneficiarul n
toate problemele contractuale i comerciale;
poate participa la edinele de status ale proiectului,
dac prezena sa este necesar i a fost aprobat.

Managerul de proiect are urmtoarele sarcini:
s asigure o comunicare eficient ntre membrii echipei;

s urmreasc gradul de ndeplinire a obiectivelor fiecrei faze a
proiectului i s decid revizuirile necesare continurii proiectului;
s se asigure c bugetul general i cel defalcat pe activiti sunt n
concordan cu devizul estimativ propus iniial;

s implice toi membri echipei n revizuirea prioritilor, termenelor
sau bugetului proiectului;
s informeze toi membri echipei despre progresele din zonele
situate n afara propriei lor activiti;

Consultantul principal. Responsabilitile consultantului principal vor
include:
pregtirea echipei de proiect;
intervievarea personalului-cheie;
interpretarea rezultatelor interviurilor i convertirea lor n necesiti
funcionale;
specificaii legate de interfee i de migrarea datelor;
proiectarea ERP-ului;
pregtirea procedurilor de utilizare;
ajut la planificarea diferitelor etape de implementare.

A
Consultantul de aplicaie. In mod uzual, responsabilitile
consultanilor de aplicaie sunt:
configurare ERP;
generare de rapoarte i interogri;
oferirea de asisten ctre utilizatorii finali;
rezolvarea problemelor ridicate n faza testrii de acceptare;
asisten pentru activitile premergtoare operrii live" a ERP-ului;
persoan de legtur ntre utilizatorii cheie i echipa de programare,
n vederea adaptrii produsului la nevoile clientului.

Consultantul de training. Responsabilitile acestuia vor include:
evaluarea necesitilor de training ale utilizatorilor finali;
pregtirea materialelor de training;
susinerea cursurilor;
conceperea i susinerea cursurilor de tip Training pentru instructori";
evaluarea succesului training-urilor.

Consultantul tehnic va fi implicat n definirea strategiei operaionale,
mpreun cu personalul IT al clientului. Pe tot parcursul proiectului,
consultantul tehnic poate oferi asisten pentru:
pregtirea mediului tehnic al implementrii;
instalarea softului;
training;
documentarea procedurilor;

Structura unui proiect ERP -
Etape
Echipa de proiect din partea
beneficiarului
B
Manager de proiect; B
Sponsor de proiect; B
Utilizatori cheie (key
users);


Managerul de proiect. Responsabilitile specifice vor
include:
examinarea i autorizarea eventualelor sesizri de modificare;
arbitrarea situaiilor de zi cu zi care implic mai multe
funcii/activiti;
asigurarea disponibilitii permanente a echipei de proiect
pentru realizarea responsabilitilor care le revin;
trimiterea de propuneri ctre sponsorul de proiect n legtur cu
facturile care trebuie pltite ctre implementator;
crearea i ntreinerea unei biblioteci de proceduri i rapoarte
definite n cursul implementrii;
meninerea/actualizarea procedurilor de utilizare.

Sponsorul de proiect are urmtoarele sarcini:
va oferi mediul pentru discutarea i rezolvarea
problemelor majore aprute n timpul implementrii;
va aproba politicile relevante pentru proiect;
va aproba deviaiile semnificative de la sfera i
termenele proiectului;
va arbitra situaiile care implic mai multe
funcii/activiti;
va aproba facturile pentru plat.

va deine cunotine solide n legtur cu aplicaiile
financiare folosite n prezent;
va asista echipa de proiect n cursul fazelor de proiectare i de
configurare a sistemului;
va fi implicat n raportrile legale folosind facilitile ERP- ului.
Utilizator cheie financiar/contabil


este n mod normal managerul de IT;
trebuie s se asigure de faptul c implementarea este
compatibil cu strategia IT;
trebuie s asigure procurarea i disponibilitatea resurselor IT
hardware i de reea, necesare implementrii i funcionrii
ERP-ului.

Reprezentantul I T
edina de demarare a proiectului de implementare
B constituirea comitetului de supervizare, prin implicarea
activ a reprezentanilor cheie din partea clientului i a firmei
implementatoare;
B analiza preliminar pe baza unui chestionar de pre-analiz
care va conine probleme ce trebuie abordate n cadrul analizei
pentru obinerea informaiilor necesare;
B pe baza chestionarelor de pre-analiz , sistemul ERP va fi modelat
n funcie de specificul activitii clientului i se va elabora
documentul Cerine utilizatori".

A
ntocmirea planului proiectului de implementare tt se
stabilesc obiective specifice, realiste i definite n timp;
H elaborarea unei variante grafice (tip calendar) a timpilor alocai
etapelor stabilite n cadrul proiectelor ajut la contientizarea mai
bun de ctre membri echipei a termenelor stabilite;
H planul de proiect trebuie s ndeplineasc toate cerinele stabilite
n faza anterioar i s stabileasc ritmul ntregului proiect;
planul de proiect se ntocmete de ctre managerul de proiect i
este supus aprobrii efului de proiect de la client.

Analiza detaliat cuprinde urmtoarele activiti
principale:
2.1 Analiza detaliat a proceselor din activitatea
clientului;
2.2 Definirea modului de lucru cu sistemul;

Analiza detaliat a proceselor din activitatea clientului:
tt se realizeaz pe baza documentului de pre-analiz;
B echipa clientului va pune la dispoziie documentele cerute;
se va desfura analiza n detaliu a proceselor economice
identificate n cadrul analizei preliminare.

2.2 Definirea modului de lucru cu sistemul
procesele economice identificate, paii procesului tehnologic i
legturile inter-departamentale sunt analizate pentru a dezvolta o
metod de lucru logic i omogen;
H la sfrsitul fazei de stabilire a modului de lucru cu sistemul se
5
revizuiesc problemele nerezolvate i se analizeaz eventuala
necesitate de personalizare a sistemului;
H se emite documentul Arie de acoperire - client" ce cuprinde
specificaiile tehnice privind adaptarea aplicaiei;

antt-ul va conine activitile din tabelul de mai jos:

3. Pregtirea tehnic a sistemului
3.1 Instalarea sistemului pe server i staii de lucru;
3.2 Instalarea legturii la distan;
Activitate: Analiz cerin e utilizatori
Subactiviti incluse: Intervievare utilizatori Analiza documentarei existente Audit
aplicaii existente
Documentaii emise Minute ale ntlnirilor (rezumate discu ii) Document de analiz
cerin?e utilizatori Arie de acoperire a cerin elor utilizatorilor
Metodologie de acceptan Prin acceptarea documenta?iilor emise n urma activitilor de
analiz
Activitate: Personalizarea aplica iei
Subactiviti incluse: Personalizare nomenclatoare Personalizare documente
Personalizare rapoarte standard Definire rapoarte speciale
Documentaii emise Specificaii tehnice privind adaptarea aplicaiei Documenta?ii de
lucru specifice personaliz rilor
Metodologie de acceptan
Cantitativ prin recep ia Aplicaiei i calitativ prin reluarea testelor
funcionale (etapa testare funcional) ||j31j||

I nstalarea sistemului pe server i staii de lucru:
consultantul tehnic verific structura hardware i software astfel nct s
corespund cu recomandrile fcute n cadrul analizei preliminare;
H instalarea serverului de aplicaie, a noilor SO, a clienilor i testarea
funcionalitii acestora.
3.2 I nstalarea legturii la distan:
H n urma analizei situaiei existente la client se va propune o variant de
legtur la distan (prin modem sau prin provider de Internet).



Activitatea: Instalarea aplicaiei
Subactiviti incluse: Instalarea server-ului de aplicaie
Instalarea clienilor Testarea
clienilor
Documentaii emise Raport de activitate - instalare
aplicaie Plan de testare a instalrii
aplicaiei Raport de activitate -
rulare teste instalare
Metodologie de acceptan Prin rularea testelor agreate

Migrarea datelor
4.1 Verificarea fiierelor de migrare
4.2 Migrarea datelor

Verificarea fiierelor de migrare
implementatorul va pune la dispoziia clienilor formatul
fiierelor pentru migrarea datelor precum i informaiile pe care
trebuie s le conin acestea;
completarea fiierelor de migrare cade n sarcina clientului;
verificarea fiierelor este sarcina echipei implementatorului;
4.2 Migrarea datelor
fiierele de migrare sunt completate cu datele din aplicaia
veche, sunt verificate, iar datele sunt efectiv migrate n
structurile de date interne ale noului sistem;
H echipa clientului emite Planul de testare a datelor migrate'



Activitate: Migrarea datelor
Subactiviti incluse: Pregtirea datelor pentru migrare
Migrarea de date necesare startrii
utilizrii aplicaiei
Migrarea de date - necesare
personalizrilor fcute
Documentaii emise: Raport de activitate - date migrate Plan
de testare a datelor migrate
Metodologie de acceptan: Prin rularea testelor agreate

5.1 ntocmirea programului de instruire

5.2 Instruirea utilizatorilor

I nstruirea utilizatorilor

A
ntocmirea programului de instruire
managerii de proiect programeaz cursurile i persoanele
participante pe fiecare curs n parte;
managerii de proiect identific utilizatorii cheie pentru fiecare
modul n parte.

5.2 I nstruirea utilizatorilor
instruirea personalului se va face de ctre traineri specialiti;
instruirea se face pe module i const n prezentarea tuturor
funcionalitilor existente n sistem cu insistare pe cele care se vor
folosi de ctre client.
tt instruirea poate fi etapizat n funcie de pregtirea informatic i rolul
fiecrui utilizator n organizaie:
key-users - persoane calificate care trebuie s aib o imagine de
ansamblu asupra ntregii aplicaii sau asupra unor procese
principale;
end-users - utilizatori care desfoar activiti specifice, punctuale;
administrator de sistem - trebuie instruit la nivel de gestionare a
bazelor de date;


Activitate: Instruire utilizatori
Subactiviti
incluse:
Instruire utilizatori cheie
Instruire utilizatori finali - prezentarea modular
a aplicaiei
Instruire utilizatori finali pe baza rolurilor
specifice
Documentaii
emise:
Plan de training
Raport de activitate - instruire utilizatori Prezen
utilizatori
Metodologie de
acceptan:
Implicit, prin recunoaterea efortului depus

6 Start: pilot i go live
6.1 Testarea funcional a aplicaiei
6.2 Start productiv
6.3 Asistena post implementare

1 Testarea funcional a aplicaiei
prima verificare a datelor se face de ctre echipa
implementatorului;
tt a doua verificare se face de ctre client la instalarea
sistemului;
validarea de ctre client a modului n care s-au importat datele
este momentul n care trecerea ctre starul productiv poate avea
loc.

6.2 Start productiv.
presupune utilizarea sistemului de ctre client pentru gestionarea
independent a procesele i activitilor zilnice;
implementarea modului de lucru cu sistemul se face odat cu
instalarea versiunii de lucru a sistemului;
consultanii sunt la dispoziia utilizatorilor pe parcursul derulrii etapei de
start productiv pentru a-i ajut n utilizarea productiv a acestuia;
tt exist cteva opiuni pentru validarea sistemului:
derulare complet paralel;
o comparaie a noului sistem cu cel vechi pe o perioad de timp
specificat;
verificarea tuturor tranzaciilor cu documentele primare aferente
unei anumite perioade.

.3 Asistena post implementare
Consultanii acord asisten clientului n rezolvarea
problemelor semnalate dup nceperea startului productiv;

Gantt-ul va conine activitile din tabelul de mai jos:

Activitate: Testarea funcional a aplicaiei
Subactiviti incluse: Rularea testelor privind funcionalitile
aplicaiei
Documentaii emise: Plan de testare funcionaliti aplicaie Raport
de activitate-testare funcionaliti aplicaie
Rezultatele testrii funcionale a aplicaiei
Metodologie de
acceptan:
Prin rularea testelor agreate


Activitate: Asisten tehnic
Subactiviti
incluse:
Asisten utilizatori n operarea datelor n aplicaie
(att n etapa de lucru n paralel ct i n etapa go
live)
Asisten utilizatori n verificarea i corectarea
datelor operate
Documentaii
emise:
Raport de activitate - asisten tehnic
Metodologie de
acceptan:
Implicit, prin recunoaterea efortului depus
7 Predarea sistemului
7.1 Constatarea utilizrii productive a sistemului
7.2 Predarea sistemului
Constatarea utilizrii productive a sistemului
dup nchiderea primelor dou luni de lucru cu sistemul, eful
de proiect constat utilizarea productiv a sistemului cu
majoritatea modulelor achiziionate;
B ncepnd cu luna urmtoare semnrii actului constatator de
utilizare productiv, clientul trece pe contractul de service;
cnd consultanii au predat sistemul clientului, echipa de
asisten tehnic preia responsabilitatea asistenei clientului.

2 Predarea sistemului
aceast etap are loc n momentul n care se utilizeaz
productiv toate modulele achiziionate n proporie de
aproximativ 90%;

acesta este momentul n care procesul de implementare
este n totalitate finalizat, clientul gestionnd singur
procesele cu ajutorul sistemului.

8 Evaluarea implementrii (la 6 luni dup predare)
tt scopul este de a identifica gradul de mulumire a clienilor;
n aceast perioad va derula o procedur de control
calitativ care s verifice dac implementarea a fost
realizat cu respectarea procedurilor standard;
se verific nivelul de satisfacie a clientului fa de sistem cu
ajutorul unor chestionare de satisfacie";

Implementare SistemeERP

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Implementare SistemeERP

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Selecia i implementarea produselor

S-ar putea să vă placă și