Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
S.A.
CRAIOVA
PROCEDURA SISTEM
Revizia 0 Editia 2
Data: 12 August 2009
AUDIT INTERN
Pag. 1 din 11
Evident modificarilor:
Nr.
crt.
1
Pagina
1-11
ELABORAT
VERIFICAT
APROBAT
Capitol
1-10
Descrierea modificarii
Elaborarea editiei a doua ca urmare a adoptarii
standardului SA 8000:2008 prin abordare
integrata cu Sistemul de management al Calitatii,
Mediului si Sanatatii si Securitatii Ocupationale,
certificat.
Data/
Versiunea
12 August
2009
NUME
FUNCTIA
DATA
M MI
Dir. Tehnic
Dir. general
10 August 2009
11 August 2009
12 August 2009
Observatii
SEMNATURA
Note:
1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea S.C. T.C.I.F. S.A.
2. Prezenta procedura este destinata utilizarii exclusive pentru propriile cerinte.
3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate sau reproducerea partiala /
integrala in orice publicatie si prin orice procedeu ( electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc) este
interzisa fara acordul scris al PROPRIETARULUI.
S.C. T.C.I.F.
S.A.
CRAIOVA
PROCEDURA SISTEM
AUDIT INTERN
Revizia 0 Editia 2
Data: 12 August 2009
Pag. 2 din 11
1. SCOP
Prezenta procedura documenteaza si descrie:
- activitatile desfasurate in cadrul S.C. T.C.I.F. S.A. pentru realizarea auditurilor interne;
- formularele de audit intern utilizate;
- functiile care au responsabilitati pentru efectuarea activitatilor de audit.
2. DOMENIU DE APLICARE
Se aplica la desfasurarea activitatilor de audit intern desfasurate in S.C. T.C.I.F. S.A.
3. DOCUMENTE DE REFERINTA
SR EN ISO 9001: 2001, Sisteme de management al calitatii. Cerinte.
SR EN ISO 9004-3: 2001, Sisteme de management al calitatii. Linii directoare pentru imbunatatirea
performantelor.
SR EN ISO 9000: 2006, Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular.
SR EN ISO 19011: 2003, Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/ sau de mediu.
SR EN ISO 14001:2005, Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de utilizare.
SR OHSAS 18001:2008, Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale.
OHSAS 18002:2008 Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale. Linii directoare pentru
implementare
SA 8000:2008, Responsabilitate sociala 8000.
Ghid SA8000 pentru linii directoare n interpretarea standardului SA 8000.
4. DEFINITII SI PRESCURTARI
4.1.
DEFINITII
Sunt valabile definitiile din standardele SR EN ISO 19011:2003, Ghid pentru auditarea sistemelor de
management, SR EN ISO 9000: 2006, Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si
vocabular, SR EN ISO 14001:2005, Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de utilizare, OHSAS
18001:2008, Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale, SA 8000:2008, Responsabilitate
sociala 8000.
4.2.
PRESCURTARI
Completarea campului
Anul pentru care se intocmeste lista auditorilor
Numarul curent
Numele auditorului
Documente care dovedesc instruirea auditorului intern
Zonele pentru care este imputernicit sa efectueze audituri interne
Observatii
Nume si semnatura elaboratorului (MMI)
Data elaborarii listei
Aprobarea Director General
PROCEDURA SISTEM
S.C. T.C.I.F.
S.A.
CRAIOVA
Revizia 0 Editia 2
Data: 12 August 2009
AUDIT INTERN
Pag. 3 din 11
SIGLA
Nr.
crt.
(2)
Anul: . (1)
Numele
auditorului
(3)
Instruirea
auditorului
(4)
Elaborator, MMI
(7)...
Zone de auditare
Observatii
(5)
(6)
Data elaborarii:
(8)
Cod: FPSMI-0031/1.1.
5.2. Completarea formularului Program de audituri interne pentru anul..., Cod: FPSMI-003-2 / 1.1.
Camp
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Completarea campului
Anul pentru care se face planificarea
Data elaborarii
Numar curent
Zona auditata
Luna din an cand este planificat auditul
Luna din an cand a fost realizat auditul
Numele conducatorului echipei de audit
Semnatura reprezentantului zonei auditate
Observatii privind activitatea auditata
Nume si semnatura MMI (elaboratorul documentului)
Semnatura de aprobare a Directorului General
PROGRAM DE AUDITURI INTERNE
pentru anul ....(1)....
SIGLA
Nr.
crt.
Zona auditata
(3)
(4)
MMI,
. (10) ..
5.3.
Camp
0
1
Luna din an
P
(5)
(6)
Conducator
echipa de
audit
(7)
Data elaborarii:
... (2)....
Semnatura
reprezentantului
zonei auditate
(8)
Observatii
(9)
Cod: FPSMI-0032/1.1.
PROCEDURA SISTEM
S.C. T.C.I.F.
S.A.
CRAIOVA
Revizia 0 Editia 2
Data: 12 August 2009
AUDIT INTERN
Pag. 4 din 11
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Criterii de audit (ex. SR EN ISO 9001: 2001, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008,
SA 8000:2008, Proceduri Generale etc)
Denumirea zonei auditate
Obiectivele urmarite (exemplu: stabilirea conformitatii cu documentul specificat, supraveghere,
verificarea reclamatiilor, urmarirea finalizarii actiunilor corective)
Numar curent al examinarii
Denumire faze si examinari precum si referinta din standard
Data auditului / Intervalul orar pentru examinare
Numele persoanei de contact din partea zonei auditate pentru cerinta respectiva
Observatii
Numele si semnatura MMI
Numele si semnatura membrilor echipei de audit
Numele si semnaturile persoanelor auditate
Nr.
crt.
(5)
Criterii de audit:
Zona auditata
(2)
(3)
Etape si examinari / Cerinta ISO
Data / Interval orar
9001,14001, OHSAS 18001, SA 8000
(7)
(6)
5.4.
Camp
1
2
3
4
5
6
7
8
SIGLA
(8)
(9)
Auditat: (12)
SIGLA
1.
Zona:
PI
NI
(4)
NA
Observatii
(5)
S.C. T.C.I.F.
S.A.
CRAIOVA
PROCEDURA SISTEM
AUDIT INTERN
Pag. 5 din 11
1.1.
1.1.1
Proces: ..
Cerinta ISO 9001, 14001, OHSA 18001, SA8000
Intrebari:
1. .........
2. .....
1.1.2.
Cerinta: .
Intrebari:
2.1. ............
Auditor (6)
Data: (7)
Nr. pag. (8)
5.5. Completarea formularului, Raport de neconformitate pentru procese, Cod: FPSMI-003-5A/ 1.1.
Acest document este utilizat pentru inregistrarea neconformitatilor majore si minore identificate la procese.
Camp
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Completarea campului
Numarul si data raportului de neconformitate
Documentul de referinta (ex. Planul de audit din data.., )
Denumirea zonei / procesului evaluat / auditate
Se descrie neconformitatea
Numele persoanei care a constatat neconformitatea
Descrierea corectiei pentru rezolvarea neconformitatii
Numele si semnatura persoanei responsabile pentru implementarea actiunii de eliminare a
neconformitatii
Termenul de finalizare pentru implementarea actiunii de eliminare a neconformitatii
Comentarii despre modul de rezolvare al neconformitatii (ex: neconformitatea a fost eliminata sau
neconformitatea nu a fost eliminata deoarece....)
Numele si semnatura persoanei responsabila cu verificarea modului de rezolvare al neconformitatii
Daca este cazul, in acesta rubrica sunt trecute explicatii suplimentare.
SIGLA
RAPORT DE NECONFORMITATE
pentru procese
Document de referinta:
(2)
Zona / Proces:
(3)
Cod: FPSMI-003-5A/
1.1.
Nr/ data(1)
Descrierea
neconformitatii:
Corectia intreprinsa:
(4)
(6)
Responsabil: (7)
Termen: (8)
Constatarea rezolvarii:
(9)
Responsabil: (10)
Comentarii:
(11)
Completarea campului
Numarul si data raportului de observatie
Documentul de referinta (ex. Planul de audit din data.., )
Denumirea zonei / procesului evaluat / auditate
Descrierea observatiei
Numele persoanei care a facut observatia
Descrierea corectiei pentru rezolvarea observatiei
PROCEDURA SISTEM
S.C. T.C.I.F.
S.A.
CRAIOVA
Revizia 0 Editia 2
Data: 12 August 2009
AUDIT INTERN
Pag. 6 din 11
8
9
10
11
SIGLA
Cod: FPSMI-003-5B/
1.1.
Nr/ data(1)
RAPORT DE OBSERVATII
Document de referinta:
(2)
Zona / Proces:
(3)
Descrierea observatiei:
(4)
Corectia intreprinsa:
(6)
Responsabil: (7)
Termen: (8)
Constatarea rezolvarii:
(9)
Responsabil: (10)
Comentarii:
5.5.
Camp
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
(11)
SIGLA
1. Zona auditata:
(1)
3. Obiective:
(3)
4. Criterii de audit:
5. Plan de audit:
(4)
(5)
2. Data auditului:
(2)
(6)
Cod: FPSMI-003-6/
1.3.
S.C. T.C.I.F.
S.A.
CRAIOVA
PROCEDURA SISTEM
AUDIT INTERN
Pag. 7 din 11
6.
DESCRIEREA PROCESULUI
6.1.
Auditorii interni
6.1.1. Calificare si experienta.
Personalul care efectueaza audituri interne are cunostintele si experienta corespunzatoare in domeniul care
trebuie auditat.
6.1.2. Independenta.
Personalul care efectueaza audituri interne este independent de activitatea sau zona auditata.
6.1.3. Instruire.
Personalul care efectueaza audituri interne este instruit periodic prin diverse cursuri interne si externe. Aceasta
instruire trebuie sa se efectueze pe baza prezentei proceduri precum si a standardelor: SR ISO 9001: 2001,
SR ISO 19011/:2003, SR ISO 14001/:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008. Se pastreaza de catre
MMI inregistrari ale acestor instruiri.
Lista de auditori interni (cod: FPSMI-003-1) se intocmeste pe baza calificarii, a experientei si a instruirii astfel
incat sa se asigure auditori interni pentru toate departamentele si procesele firmei. Aceasta lista se aproba de
catre Directorul General.
6.2.
Programarea auditurilor interne se realizeaza de catre MMI si se aproba de catre Directorul General,
completandu-se Programul de audituri interne la sfarsitul anului in curs pentru anul urmator sau cel mai traziu
la inceputul anului (luna FEBRUARIE). Programul este realizat astfel incat fiecare element al SMI sa fie verificat
cel putin o data pe an.
Atunci cand sunt necesare audituri suplimentare din diferite motive precum: reclamatii, constatarea unor
neconformitati, modificari ale structurii organizatorice, necesitatea verificarii rezultatelor unor modificari ale
SMC, Programul de audituri interne este actualizat si supus aprobarii Directorului General. Dupa aprobarea
programului, acesta este adus la cunostinta Sefilor de departament (serviciu, compartiment, birou, etc).
6.3.
Planificarea modului de desfasurare a auditurilor interne.
Se definesc obiectivele, domeniul si criteriile auditului.
Obiectivele auditului pot fi:
- determinarea gradului de conformitate a sistemului de management integrat cu criteriile de audit (cu
standardele, cu documentele sistemului calitatii, mediului , sanatatii si securitatii ocupationale,
responsabilitatii sociale, cu cerintele contractuale etc.);
- identificarea zonelor de imbunatatire a sistemului de managemant integrat;
- evaluarea capabilitatii sistemului de managemant de a asigura conformitatea cu cerintele reglementate;
- evaluarea eficacitatii sistemului de management in atingerea obiectivelor specificate.
Conducatorul echipei de audit completeaza Planul de audit (cod: FPSMI-003-3).
Se selecteaza echipa de audit avandu-se in vedere:
- competenta globala a echipei;
- asigurarea independentei si evitarea conflictelor de interese;
- abilitatea membrilor echipei de a interactiona eficace.
Se anunta echipa de audit stabilita de comun acord cu conducerea zonei auditate, se convoaca echipa de
audit si se prezinta planul de audit, declansandu-se astfel perioada de pregatire a auditului.
In etapa de pregatire, fiecare auditor isi extrage din plan responsabilitatile care ii sunt atribuite folosind
documentele de referinta din plan si intocmeste Chestionarul de audit (cod: FPSMI-003-4) care este verificat
de Conducatorul echipei de audit.
6.4.
Desfasurarea auditului intern
6.4.1. Elemente care pot fi luate in considerare la desfasurarea auditurilor interne (in functie de situatie):
- implementarea eficienta si eficace a proceselor ;
- capabilitatea proceselor;
- oportunitatile pentru imbunatatirea continua;
- utilizare eficienta si eficace a resurselor;
- relatiile cu partenerii organizatiei;
- performantele produsului si procesului ;
S.C. T.C.I.F.
S.A.
CRAIOVA
PROCEDURA SISTEM
AUDIT INTERN
Pag. 8 din 11
6.4.7.
Inainte de sedinta de inchidere, echipa de audit se intruneste pentru a se pune de acord cu privire la
constatarile rezultate in urma auditului. Neconformitatile se analizeaza cu auditatul pentru a obtine
confirmarea ca dovada de audit este corecta si ca neconformitatile sunt intelese.
S.C. T.C.I.F.
S.A.
CRAIOVA
PROCEDURA SISTEM
AUDIT INTERN
Pag. 9 din 11
6.4.10. Auditul este finalizat atunci cand activitatile descrise in planul de audit au fost indeplinite si raportul de
audit aprobat a fost difuzat.
Raportul de audit se difuzeaza catre:
- conducere;
- seful zonei auditate;
MMI.
6.4.11. In situatia in care s-au constatat neconformitati majore (neindeplinirea cerintelor unui capitol din
standard, lipsa inregistrailor, etc) se poate planifica audit de urmarire. Cu aceasta ocazie se va examina
completitudinea si corectitudinea inlaturarii neconformitatilor precum si a cauzelor care le-au produs.
6.4.12. MMI acorda o importanta deosebita actiunilor preventive pentru a se evita producerea de noi
neconformitati de tipul celor semnalate.
6.5. Abordarea ca proces a auditului intern:
Elemente ale abordarii
Denumire proces
Indicatori de performanta
Proprietar de proces
Intrari
Iesiri
Definire elemente
Audit intern
Numar de audituri planificate/ numar de audituri realizate.
Numar de neconformitati datorate desfasurarii necorespunzatoare a auditurilor.
MMI
a) cerintele sistemului de management integrat implementat in organizatie;
b) cerintele standardelor de referinta: SR EN ISO 9001:2000, SR EN ISO
19011:2003; SR EN ISO 14001:2005; SR OHSAS 18001:2008; SA 8000:2008;
c) constatari si rezultate ale auditurilor interne si externe efectuate care au
avut loc in intervalul respectiv de timp de la ultimul audit. Analiza si modul de
rezolvare al neconformitatilor impreuna cu actiunile corective/ preventive
intreprinse;
d) feedback-ul de la clienti si parteneri rezultat in urma studiilor de evaluare
efectuate;
e) stadiul actiunilor corective si preventive;
f) performantele proceselor si conformitatea produselor si serviciilor cu
cerintele impuse prin normative;
g) actiunile de monitorizare a analizelor de management efectuate anterior;
h)
eficacitatea globala a SMI in realizarea obiectivelor calitatii; mediului;
sanatatii si securitatii ocupationale, responsabilitatii sociale;
i) considerente asupra actualizarii SMI in concordanta cu schimbarile aduse
de introducerea unor noi tehnologii, unor noi strategii de piata, de modificarea
conditiilor sociale si in general orice modificari care duc la modificarea
proceselor, procedurilor de lucru si a documentelor SMI.
j) reclamatiile si modul de rezolvare;
k) nivelul de atingere a obiectivelor calitatii mediului; sanatatii si securitatii
ocupationale, responsabilitatii sociale.
l) performantele furnizorilor;
m) efectele financiare ale activitatilor referitoare la calitate;mediu; sanatate si
securitate ocupationala, responsabilitate sociala.
o) implementarea eficienta si eficace a proceselor ;
p) capabilitatea proceselor ;
r) oportunitatile pentru imbunatatirea continua;
s) utilizare eficieta si eficace a resurselor;
t) analiza costurilor calitatii; mediului; sanatatii si securitatii ocupationale,
responsabilitatii sociale.
u) relatiile cu partenerii organizatiei;
v) performantele produsului si procesului, serviciului;
Raportul de audit va contine (daca este cazul) :
- concluzii, aprecieri si comentarii privind desfasurarea auditului
constatari pozitive si negative;
- descrierea neconformitatilor si observatiilor identificate;
PROCEDURA SISTEM
S.C. T.C.I.F.
S.A.
CRAIOVA
AUDIT INTERN
Pag. 10 din 11
RESPONSABILITATI
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
-
Directorul General
Aproba Lista de auditori interni, cod: FPSMI-003-1.
Aproba Program de audituri interne, cod: FPSMI-003-2.
Dispune efectuarea de audituri interne suplimentare fata de programul anual in cazul semnalarii unor
neconformitati care nu suporta amanarea analizei pana la urmatorul audit planificat.
MMI
Completeaza Lista de auditori interni, cod: FPSMI-003-1.
Desemneaza echipa de audit conform Listei de auditori interni, cod: FPSMI-003-1 precum si sarcinile
si responsabilitatile auditorilor. Desemneaza Conducatorul echipei de audit.
Asigura selectarea si instruirea membrilor echipei de audit si pastreaza inregistrari ale instruirii
personalului de audit.
Organizeaza activitatea de programare a auditurilor interne si intocmeste Programul de audituri
interne, cod: FPSMI-003-2.
Dispune efectuarea de audituri interne suplimentare fata de programul anual in cazul semnalarii unor
neconformitati care nu pot suporta amanarea analizei pana la urmatorul auditul planificat.
Supravegheaza modul de implementare a prezentei proceduri.
Intocmeste a Planului de audit, cod: FPSMI-003-3.
Arhiveaza originalul Raportului de audit cod: FPSMI-003-6. Timp de arhivare: 5 ani
Seful zonei auditate
Asigura conditiile necesare desfasurarii auditului in conditii normale.
Asigura participarea personalului din subordine la activitatile auditate.
Pune la dispozitia echipei de audit toate documentele necesare: reglementari, normative, standarde,
proceduri generale si specifice, instructiuni si alte documente specifice.
Primeste o copie a Raportului de audit.
Conducatorul echipei de audit
Stabileste, impreuna cu DC, scopul si obiectivele auditului si intocmeste Planul de audit.
Coordoneaza activitatea de pregatire a auditului.
Supravegheaza modul de intocmire a Chestionarului de audit, cod: FPSMI-003-4.
Anunta data auditului, componenta echipei de audit si transmite Planul de audit colectivului ce urmeaza
a fi auditat.
Prezinta in sedinta de deschidere Planul de audit, cod: FPSMI-003-3 si in sedinta de inchidere
concluziile auditului cuprinse in Raportul de audit, cod: FPSMI-003-6.
Coordoneaza desfasurarea auditului.
Rezolva problemele care apar in timpul desfasurarii auditului, modificand daca este cazul Planul de
audit, cod: FPSMI-003-3.
Intocmeste Rapoartele de neconformitati, cele de observatii si elaboreaza Raportul de audit.
Difuzeaza Rapoartele de neconformitati si observatii, cod: FPSMI-003-5 si Raportul de audit, cod:
FPSMI-003-6 reprezentantilor zonelor auditate.
S.C. T.C.I.F.
S.A.
CRAIOVA
PROCEDURA SISTEM
AUDIT INTERN
Pag. 11 din 11
7.5.
-
ANEXE